Tổng quan: những cách thực hành tốt nhất cho việc quản lý cách người dùng site nhóm của bạn

Tổng quan: những cách thực hành tốt nhất cho việc quản lý cách người dùng site nhóm của bạn

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Nếu bạn là người sở hữu site nhóm, đó là nên tạo một mô hình quản trị - có nghĩa là, một mô hình để đề địa chỉ trang web của bạn chính sách, quy trình, vai trò và trách nhiệm. Mô hình như thế này sẽ giúp bạn kiểm soát cách người dùng trang. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu kiểm xuất tệp sao cho nhiều người không cố gắng sửa tệp cùng một lúc. Hoặc, bạn có thể muốn cho phép chỉ người nhất định để tạo trang con. Bài viết này cung cấp tổng quan về các ý tưởng và những cách thực hành tốt nhất để suy nghĩ về khi tạo một mô hình.

Ghi chú: Nếu bạn đang tìm kiếm các bước về cách tạo một trang web, hãy xem tạo một site SharePoint.

Trong bài viết này

Quản trị là gì?

Các yếu tố của mô hình quản trị

Tạo trang con

Quản lý quyền

Kiến trúc thông tin

Yêu cầu kiểm xuất tệp

Theo dõi phiên bản

Yêu cầu phê duyệt tài liệu

Cập Nhật thay đổi

Tạo dòng công việc

Xác định kiểu nội dung

Theo dõi kiểm tra

Vòng đời và hưu trí

Giới hạn lưu trữ

Tùy chỉnh

Dẫn hướng

Tìm kiếm

Vai trò và trách nhiệm trong việc hỗ trợ trang

Bảo vệ dữ liệu

Quản trị là gì?

Một phần quan trọng nhưng thường vô hình của bất kỳ trang nào là mô hình quản trị—bộ chính sách, vai trò, trách nhiệm và quy trình mà bạn thiết lập để xác định cách thức sử dụng SharePoint cho các thành viên trong nhóm của bạn.

Rất nhiều tổ chức có mô hình quản trị tại chỗ đối với các trang Quản trị Trung tâm hoặc ở cấp độ tuyển tập trang do phòng hoặc nhóm Công nghệ Thông tin (CNTT) tạo ra và duy trì.

Nếu bạn là người sở hữu một trang con trong một tuyển tập trang, chẳng hạn trang nhóm, bạn nên tạo một mô hình quản trị bổ sung của riêng bạn để giải quyết các vấn đề riêng của bạn.

Mô hình quản trị giúp chúng ta dễ dàng hơn trong việc:

  • Cho người dùng trang biết khi nào họ nên tạo một trang con mới, trái với việc tạo một danh sách hoặc nội dung trang khác.

  • Khi các trang con và nội dung đã lỗi thời, hãy đảm bảo chúng được loại bỏ, hơn là để chúng chiếm hết dung lượng lưu trữ và làm loãng kết quả tìm kiếm.

  • Đảm bảo đúng người truy nhập đúng nội dung.

  • Cho người sở hữu trang con biết họ có thể dùng mẫu và chủ đề gì.

  • Chuyển quyền sở hữu trang một cách trơn tru từ người này sang người khác.

Các yếu tố của mô hình quản trị

Mô hình quản trị của bạn cần giải quyết các vấn đề sau đây:

  • Tạo trang

  • Quản lý quyền

  • Kiến trúc thông tin

  • Vòng đời và thời gian ngừng lưu hành trang

  • Giới hạn lưu trữ

  • Phân loại thông tin

  • Tùy chỉnh

  • Bảo vệ dữ liệu

  • Dẫn hướng

  • Tìm kiếm

  • Vai trò và trách nhiệm trong việc hỗ trợ trang

Một vài trong số các vấn đề này có thể đã được quyết định bởi mô hình quản trị tuyển tập trang hoặc cấp độ tổ chức, chẳng hạn như dung lượng lưu trữ cho trang của bạn là bao nhiêu và loại tùy chỉnh nào bạn có thể làm đối với giao diện và cảm nhận của trang. Các vấn đề khác có thể không liên quan, tùy vào mức độ phức tạp của trang nhóm và bao nhiêu người dùng nó. Nhưng ngay cả khi bạn không cần phải đưa ra quyết định về các vấn đề này, bạn vẫn nên biết quyết định nào đã được đưa ra để có thể thông báo tới người dùng trang và thực thi các chính sách một cách phù hợp.

Đây là một số điều bạn cần xem xét khi thiết đặt một trang mới.

Tạo trang con

Bạn có thể muốn các thành viên trong nhóm có khả năng tạo trang con dưới trang nhóm để sử dụng cho các dự án riêng.

Khả năng tạo trang con mới một cách tự phát có thể mang lại lợi ích lớn cho nhóm, tuy nhiên việc tạo trang không giới hạn có thể nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Có thể phát sinh vấn đề khi trang con được tạo ra một cách tự do. Ví dụ:

  • Người dùng khó tìm thấy trang con đúng hoặc không biết chắc họ có trang con đó hay không.

  • Thông tin có thể bị trùng lặp trong nhiều trang con và chiếm hết dung lượng lưu trữ quý giá, cần mất nhiều công sức để duy trì nó.

  • Thông tin lỗi thời có thể vẫn còn trên các trang con qua nhiều năm và hiện lên trong các kết quả tìm kiếm. Khó xác định phiên bản thông tin nào là đúng.

  • Quản lý quyền truy nhập vô số trang con có thể trở nên phức tạp và người dùng có thể vô tình truy nhập thông tin mà họ thực sự không nên truy nhập.

  • Khi nhân viên rời khỏi nhóm, các trang con họ tạo ra có thể bị bỏ không ai quản lý, tạo ra sự nhầm lẫn và làm lẫn lộn các kết quả tìm kiếm cho người dùng trang còn lại.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức nếu bạn đặt ra một số chính sách về việc tạo trang đề cập đến các lĩnh vực sau:

  • Ai được phép tạo trang con?

  • Các trang con mới có cần được phê duyệt trước không? Nếu có, tiêu chí phê duyệt là gì và ai là người phê duyệt?

  • Các trang con mới có nên dùng những mẫu biểu và chủ đề đã được thiết lập không?

  • Dung lượng thông tin lưu trữ trên một trang là bao nhiêu? Tức là nó chiếm bao nhiêu dung lượng ổ đĩa máy chủ?

  • Các quy tắc đưa chiến lược dẫn hướng lên trang là gì?

  • Thông tin nên được lưu giữ trên trang con bao lâu trước khi xóa bỏ hoặc lưu trữ?

Hãy xem tạo một trang hay trang con để biết thêm thông tin.

Quản lý quyền

Tính toàn vẹn, tính bảo mật và quyền riêng tư của những thông tin quan trọng của tổ chức phụ thuộc vào việc bạn bảo vệ trang ra sao - cụ thể là bạn lựa chọn ai để phân quyền truy nhập vào trang của bạn.

Cấp và hạn chế quyền truy nhập vào trang của bạn được gọi là quản lý quyền truy nhập, đó là một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của bạn khi là người sở hữu trang.

Dưới đây là một số mẹo cần ghi nhớ khi lập chiến lược quản lý quyền truy nhập.

  • Hãy tuân thủ Nguyên tắc Quyền Tối thiểu: Hãy cấp cho mọi người những mức quyền truy nhập thấp nhất mà họ cần để thực hiện nhiệm vụ được giao.

  • Hãy cấp quyền truy nhập bằng cách thêm họ vào nhóm chuẩn, mặc định (như Thành viên, Khách và Người sở hữu). Cho đa số thành viên vào nhóm Thành viên hoặc Khách và hạn chế số lượng người trong nhóm Người sở hữu.

  • Sử dụng kế thừa quyền để tạo cấu trúc phân cấp rõ ràng, dễ trực quan hóa. Tức là tránh cấp quyền cho các cá nhân, thay vào đó nên làm việc với các nhóm. Nếu có thể hãy để các trang con kế thừa quyền từ trang nhóm của bạn hơn là cấp quyền riêng.

  • Sắp xếp nội dung sao cho tận dụng được việc kế thừa quyền: Xem xét phân khúc nội dung theo mức độ bảo mật – tạo một trang hoặc một thư viện riêng cho các tài liệu nhạy cảm, hơn là để chúng rải rác trong một thư viện lớn và được bảo vệ bởi các quyền riêng.

Hãy xem Tìm hiểu về mức cấp phép trong SharePoint hoặc sửa quyền cho một danh sách, thư viện, hoặc mục riêng lẻ để biết thông tin về cách thiết đặt quyền.

Kiến trúc thông tin

Kiến trúc thông tin của một trang giống như bảng mục lục cho một sổ: nó sẽ quyết định cách thông tin trong trang web đó — của các trang web, tài liệu, danh sách và dữ liệu — được tổ chức và trình bày cho người dùng của trang. Kiến trúc thông tin thường được ghi lại như một danh sách phân cấp nội dung trang, từ khóa tìm kiếm, các kiểu dữ liệu và khái niệm khác.

Để tạo ra một kiến ​​trúc thông tin, bạn phải phân tích các thông tin được trình bày trên trang. Dưới đây là một số câu hỏi mà bạn có thể sử dụng để xây dựng một kiến ​​trúc thông tin:

  • Loại nội dung nào bạn sẽ có trên trang? Nội dung đó sẽ được chuyển sang các trang con, danh sách, thư viện, v.v... như thế nào?

  • Thông tin sẽ được trình bày như thế nào trên trang?

  • Người dùng sẽ dẫn hướng như thế nào qua trang?

  • Thông tin sẽ được nhắm đến các đối tượng cụ thể như thế nào?

  • Mục tìm kiếm sẽ được cấu hình và tối ưu hóa ra sao?

Một phần của kiến trúc thông tin của bạn có thể bao gồm cả việc phân loại thông tin.

Nếu thông tin bạn đang xử lý có giá trị cao đối với công ty, cần bảo mật đặc biệt, hoặc chi phối bởi các quy tắc tuân thủ quy định, bạn nên lập sơ đồ phân loại để xác định loại nội dung cụ thể cần được quản lý cẩn thận.

Sau khi sắp xếp thông tin vào các danh sách và thư viện cụ thể, bạn có thể dùng các tính năng quản trị để quản lý nội dung được quản lý như thế nào. Ví dụ:

Yêu cầu kiểm xuất tệp

Khi bạn yêu cầu kiểm xuất tệp, bạn đảm bảo rằng chỉ có một người có thể sửa tệp cho đến khi nó được kiểm nhập. Yêu cầu để kiểm xuất tài liệu ngăn nhiều người thực hiện thay đổi cùng lúc, mà có thể tạo xung đột chỉnh sửa và dẫn đến nhầm lẫn. Yêu cầu kiểm xuất cũng có thể giúp nhắc nhở thành viên nhóm để thêm chú thích khi họ kiểm tra xem một tệp, để bạn có thể dễ dàng theo dõi những gì đã thay đổi trong mỗi phiên bản. Để biết thêm thông tin, hãy xem thiết lập thư viện để yêu cầu kiểm xuất tệp.

Theo dõi phiên bản

Nếu bạn cần giữ lại phiên bản trước của tệp, thư viện có thể giúp bạn theo dõi, lưu trữ và khôi phục các tệp. Bạn có thể chọn theo dõi tất cả phiên bản giống nhau. Hoặc bạn có thể chọn để chỉ định một số phiên bản là chính, chẳng hạn như thêm chương mới thủ công, và một số phiên bản dưới dạng phụ, chẳng hạn như khắc phục các lỗi chính tả. Để giúp quản lý dung lượng lưu trữ, bạn có thể chọn số lượng mỗi loại phiên bản mà bạn muốn lưu trữ. Để biết thêm thông tin về lập phiên bản, hãy xem lập phiên bản hoạt động thế nào trong danh sách hoặc thư viện?.

Bạn có thể chỉ rõ rằng phê duyệt cho tài liệu được yêu cầu. Tài liệu vẫn ở trạng thái đang chờ cho đến khi chúng được phê duyệt hoặc từ chối bởi một người có quyền làm như vậy. Bạn có thể điều khiển nhóm nào của người dùng có thể xem tài liệu trước khi nó đã được phê duyệt. Tính năng này có thể hữu ích nếu thư viện của bạn chứa hướng dẫn quan trọng hoặc thủ tục cần phải cuối cùng trước khi người khác nhìn thấy chúng. Để biết thêm thông tin trên phê duyệt tài liệu, hãy xem yêu cầu phê duyệt mục trong danh sách trang hoặc thư viện.

Thư viện hỗ trợ của công nghệ RSS, sao cho các thành viên của nhóm làm việc của bạn có thể tự động nhận và xem Cập Nhật, hoặc nguồn cấp tin tức và thông tin trong một vị trí tổng hợp. Bạn có thể dùng công nghệ RSS để thông báo cho bạn biết về bất kỳ thay đổi vào một thư viện, chẳng hạn như khi tệp được lưu trữ trong thư viện thay đổi. Nguồn cấp RSS cho phép thành viên của nhóm làm việc của bạn để xem danh sách tổng hợp các tệp đã thay đổi. Bạn có thể tạo cảnh báo email, bạn sẽ được thông báo khi tệp thay đổi. Để biết thêm thông tin trên nguồn cấp RSS, hãy xem nguồn cấp quản lý RSS cho một site hoặc tuyển tập trang.

Một loại tài liệu hoặc thư viện nội dung có thể sử dụng dòng công việc tổ chức của bạn đã xác định cho quy trình kinh doanh, chẳng hạn như quản lý phê duyệt tài liệu hoặc xem lại. Nhóm của bạn có thể áp dụng quy trình kinh doanh cho tài liệu của nó, được gọi là dòng công việc, xác định hành động cần được thực hiện trong một trình tự, chẳng hạn như phê duyệt hoặc dịch tài liệu. Dòng công việc là một cách tự động di chuyển tài liệu hoặc mục thông qua một chuỗi các hành động hoặc nhiệm vụ. Ba dòng công việc sẵn dùng cho thư viện theo mặc định: phê duyệt, định tuyến tài liệu vào một nhóm người phê duyệt; Thu thập phản hồi, mà định tuyến tài liệu vào một nhóm người để nhận phản hồi và trả về tài liệu với người đã khởi tạo dòng công việc làm một việc biên soạn; và thu thập chữ ký, mà định tuyến tài liệu vào một nhóm người để thu thập chữ ký điện tử của họ. Để biết thêm thông tin về dòng công việc, hãy xem tổng quan về các dòng công việc có trong SharePoint

Nếu nhóm của bạn hoạt động với một số loại tệp, chẳng hạn như trang tính, bản trình bày và tài liệu, bạn có thể mở rộng các chức năng của thư viện của bạn bằng cách cho phép và xác định nhiều kiểu nội dung. Các kiểu nội dung thêm tính linh hoạt và nhất quán qua nhiều thư viện. Mỗi loại nội dung có thể xác định một mẫu và thậm chí quy trình dòng công việc. Các mẫu hoạt động như một điểm bắt đầu, để định dạng và bất kỳ văn bản mẫu và cho thuộc tính áp dụng cho các tài liệu của loại đó, chẳng hạn như số hoặc tên hợp đồng bộ phận. Để biết thêm thông tin về các kiểu nội dung, hãy xem giới thiệu về kiểu nội dung và phát hành kiểu nội dung

Nếu bạn có một nhóm nhạy cảm tệp và nó sẽ hữu ích nếu bạn biết làm thế nào đã được sử dụng các tài liệu, bạn có thể xác định một chính sách cho phép bạn bật 'Kiểm nghiệm' theo dõi sự kiện, chẳng hạn như những thay đổi tệp, sao chép hoặc xóa bỏ. Để biết thông tin về cách thiết đặt lập kiểm nghiệm, hãy xem cấu hình các thiết đặt cho một tuyển tập trang kiểm nghiệm

Vòng đời và thời gian ngừng lưu hành trang

Các trang như trang lưu trữ và trang thảo luận có xu hướng bị treo sau khi chúng không còn hữu ích, chiếm hết dung lượng lưu trữ quý giá và làm loãng kết quả tìm kiếm. Nên đặt lịch đánh giá các trang và nội dung của chúng (ít nhất một lần một năm) để xem liệu có đáng để giữ lại hay không.

Thật tốt cần ghi nhớ, quá, mô hình quản trị lớn hơn của tổ chức của bạn cũng có thể có kiếm cũ site. Ví dụ, người quản trị có thể tự động xóa bỏ trang đã bị ảnh hưởng 90 ngày. Là người sở hữu trang, bạn sẽ nhận được một email cảnh báo bạn này sẽ xảy ra. Để biết thêm thông tin về chính sách vòng đời và hưu trí, hãy xem chính sách đóng trang.

Giới hạn lưu trữ

Người quản trị có thể đặt giới hạn dung lượng lưu trữ ổ đĩa mà nhóm của bạn có thể dùng. Bạn cần tìm hiểu xem có bị đặt giới hạn hay không, nếu có, hãy quyết định chia dung lượng như thế nào giữa các trang và thư viện.

Theo mặc định, Máy chủ SharePoint đặt giới hạn dung lượng 50 MB cho một tài liệu đơn được tải lên thư viện tài liệu. Cũng theo mặc định, người sở hữu trang nhóm sẽ nhận được cảnh báo khi lưu trữ chiếm 90% hạn mức.

Sau khi bạn biết giới hạn của bạn là gì, bạn có thể sử dụng các tính năng như phiên bản hoặc kiểm tra theo dõi để đảm bảo nằm trong đó. Để biết thêm thông tin, hãy xem giới hạn lưu trữ tuyển tập trang quản lý.

Tùy chỉnh

Có nhiều khả năng tổ chức của bạn ưu tiên hoặc yêu cầu một số nhãn hiệu, mẫu biểu trang, hoặc bố trí trang theo tiêu chuẩn. Người dùng có thể tùy chỉnh diện mạo các trang ở mức độ nào?

Để kiểm soát tùy chỉnh, bạn có thể quyết định chặn thành viên trong nhóm có quyền tùy chỉnh, hoặc chọn sử dụng bố trí trang theo tiêu chuẩn nhằm đảm bảo đáp ứng các yêu cầu nhất định, chẳng hạn như người sở hữu trang được hiển thị trên góc trái của tất cả các trang.

Bạn cũng nên đưa ra hướng dẫn về chức năng mà mọi người có thể sử dụng trên các trang con của họ. Ví dụ, bạn nên yêu cầu mọi người không dùng Phần Web cần có mã hóa tùy chỉnh.

Ngược lại, bạn có thể cung cấp SharePoint Designer cho mọi người trong nhóm để thực hiện các thay đổi họ muốn.

Để biết thêm về tùy chỉnh trang, hãy xem tùy chỉnh site nhóm của bạn hoặc giới thiệu về tùy chỉnh trang web và trang.

Dẫn hướng

Các yếu tố dẫn hướng giúp mọi người duyệt qua nội dung mà họ cần. Hai mục dẫn hướng mà bạn có thể tùy chỉnh là thanh nối kết trên cùng và Khởi động Nhanh.

Bằng việc sử dụng các trang cài đặt cho từng danh sách hoặc thư viện, bạn có thể chọn danh sách và thư viện nào sẽ hiển thị trên thanh Khởi động Nhanh. Bạn cũng có thể thay đổi thứ tự nối kết, thêm hoặc xóa nối kết kết, thêm hoặc xóa các phần chứa các nối kết đó. Ví dụ: nếu bạn có quá nhiều danh sách trong phần Danh sách, bạn có thể thêm một phần mới là Danh sách Nhiệm vụ nơi bạn có thể đưa các nối kết tới danh sách nhiệm vụ của mình.

Thanh nối kết giúp người dùng trang của bạn vào các trang khác trong tuyển tập trang bằng cách hiển thị một dòng tab trên đầu mỗi trang. Khi bạn tạo một trang mới, bạn có thể chọn hoặc thêm trang đó vào thanh nối kết trên cùng của trang mẹ hoặc dùng thanh nối kết trên cùng từ trang mẹ.

Để biết thêm về dẫn hướng trang, hãy xem giới thiệu về dẫn hướng trang web hoặc tùy chỉnh dẫn hướng trên trang nhóm của bạn

Tìm kiếm

Nội dung xuất hiện tại nhiều nơi bao gồm các trang, danh sách, thư viện, Phần Web và cột. Theo mặc định, khi ai đó tìm kiếm trang của bạn, tất cả nội dung trên trang và trang con sẽ xuất hiện trong kết quả Tìm kiếm.

Là người sở hữu trang, bạn có thể lựa chọn nội dung trên trang của bạn có xuất hiện trong kết quả tìm kiếm hay không. Khi bạn ngăn không cho nội dung xuất hiện trong kết quả tìm kiếm, thì nội dung của mọi trang con cũng đều bị chặn khỏi kết quả tìm kiếm.

Theo mặc định, nội dung bị chặn sẽ không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm đối với người dùng không có quyền đọc các nội dung đó. Bạn có thể thay đổi cho nội dung bị chặn được xuất hiện trong kết quả tìm kiếm, nhưng người dùng sẽ không thể mở nội dung mà họ không có quyền truy nhập.

Hãy xem tổng quan về quản trị tìm kiếm SharePoint Online hoặc cấu hình phần Web tìm kiếm nội dung trong SharePoint để biết thêm về tìm kiếm.

Vai trò và trách nhiệm trong việc hỗ trợ trang

Bạn nên quy định vai trò và trách nhiệm nhằm giảm thiểu sự lộn xộn có thể phát sinh trên trang khi các thành viên luân phiên nhau trong hoặc ngoài nhóm. Sau đây là một số điều cần giải thích rõ ràng ai sẽ làm gì trên trang của bạn:

  • Đào tạo: Đào tạo cơ bản về dẫn hướng, tìm kiếm và quản lý tài liệu sẽ rất hữu ích cho những người mới biết về sản phẩm.

  • Hỗ trợ: Bạn cần chỉ định một chuyên gia trong nhóm chuyên xử lý các vấn đề và là người liên lạc với người quản trị.

  • Tuân thủ các hướng dẫn của pháp luật hoặc tổ chức: Đôi khi đây chỉ là vấn đề duy trì nối kết cập nhật với các hướng dẫn phù hợp, tuy nhiên nên có một người phụ trách việc này.

Hãy xem lập kế hoạch trang và quản lý người dùng hoặc quản lý người quản trị cho tuyển tập trang để thêm vào vai trò.

Bảo vệ dữ liệu

Các tính năng sao lưu và khôi phục bảo vệ dữ liệu của bạn từ việc vô tình lỗ. Tần suất sao lưu và tốc độ và mức độ khôi phục được thiết lập bởi người quản trị. Hãy xem tổng quan về sao lưu và khôi phục trong SharePointhoặc quản lý thùng rác của tuyển tập trang SharePoint Online

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×