Tổng quan: những biện pháp tốt nhất để quản lý cách mọi người sử dụng site nhóm của bạn

Tổng quan: những biện pháp tốt nhất để quản lý cách mọi người sử dụng site nhóm của bạn

Nếu bạn là chủ sở hữu site nhóm, bạn nên tạo mô hình quản trị-nghĩa là, một mô hình để giải quyết các chính sách, quy trình, vai trò và trách nhiệm của site của bạn. Một mô hình như thế này sẽ giúp bạn kiểm soát cách mọi người sử dụng trang của bạn. Ví dụ, bạn có thể muốn yêu cầu kiểm xuất tệp để nhiều người không thử chỉnh sửa tệp cùng một lúc. Hoặc, bạn có thể chỉ muốn cho phép một số người nhất định tạo site con. Bài viết này cung cấp một cái nhìn tổng quan về ý tưởng và các biện pháp tốt nhất để suy nghĩ khi tạo mô hình đó.

Lưu ý: Nếu bạn đang tìm kiếm các bước làm thế nào để tạo một site, hãy xem tạo site SharePoint.

Quản trị là gì?

Một phần quan trọng nhưng thường ẩn của trang bất kỳ là mô hình quản trị— tập hợp các chính sách, vai trò, trách nhiệm và quy trình mà bạn thiết lập để xác định cách mọi người trong nhóm của bạn sử dụng SharePoint.

Nhiều tổ chức có một mô hình quản trị tại chỗ dành cho các site tại Trung tâm quản trị hoặc mức tuyển tập trang, có thể được tạo và duy trì bởi một nhóm công nghệ thông tin (CNTT) hoặc nhóm.

Nếu bạn là chủ sở hữu site cho trang con trong tuyển tập trang, chẳng hạn như site nhóm, đó là một ý kiến hay để tạo mô hình quản trị bổ sung của riêng bạn để giải quyết các vấn đề cụ thể của bạn.

Mô hình quản trị giúp bạn dễ dàng hơn:

  • Cho phép người dùng site biết khi nào họ nên tạo một trang con mới, như trái ngược với việc tạo danh sách hoặc nội dung trang khác.

  • Hãy đảm bảo rằng các trang con và nội dung đã ngừng hoạt động khi họ đã lỗi thời, chứ không phải bằng cách sử dụng dung lượng lưu trữ và pha loãng kết quả tìm kiếm của bạn.

  • Đảm bảo rằng những người phù hợp có quyền truy nhập vào nội dung phù hợp.

  • Cho phép người sở hữu trang phụ biết những mẫu và chủ đề mà họ có thể sử dụng.

  • Thông suốt quyền sở hữu chuyển tiếp của một site từ một người này sang một người khác.

Các yếu tố của mô hình quản trị

Mô hình quản trị của bạn cần giải quyết các vấn đề sau đây:

  • Tạo site

  • Quản lý quyền

  • Kiến trúc thông tin

  • Vòng đời site và quỹ hưu trí

  • Giới hạn lưu trữ

  • Phân loại thông tin

  • Tuỳ

  • Bảo vệ dữ liệu

  • Dẫn hướng

  • Tìm kiếm

  • Vai trò và trách nhiệm hỗ trợ trang web

Một số câu hỏi này có thể đã được quyết định cho bạn bởi bộ sưu tập site hoặc mô hình quản trị cấp độ tổ chức, chẳng hạn như bao nhiêu dung lượng lưu trữ mà bạn có cho trang của mình và những loại tùy chỉnh mà bạn có thể thực hiện để diện mạo của trang. Những người khác có thể không liên quan, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của site nhóm của bạn là gì và có bao nhiêu người mà bạn đã sử dụng. Tuy nhiên, ngay cả khi bạn không cần đưa ra quyết định về các chủ đề này, bạn nên biết những quyết định đã được thực hiện, để bạn có thể thông báo cho người dùng trang của mình và thực thi các chính sách phù hợp.

Dưới đây là một số điều cần cân nhắc khi bạn thiết lập một site mới.

Tạo trang con

Bạn có thể muốn các thành viên trong nhóm có thể tạo các site con dưới trang nhóm để sử dụng trong các dự án cụ thể.

Có thể tự động tạo các site con mới có thể là một lợi ích tuyệt vời cho nhóm, nhưng việc tạo trang không giới hạn có thể thoát khỏi tay. Khi các site con nảy nở tự do, các vấn đề có thể phát sinh. Ví dụ:

  • Thật khó đối với người dùng để tìm trang con phù hợp hoặc chắc chắn nếu có.

  • Thông tin có thể được nhân đôi trong một vài site con, sử dụng dung lượng lưu trữ đắt tiền và yêu cầu nỗ lực trùng lặp để duy trì.

  • Thông tin vắng mặt có thể nằm trên site con, có khả năng trong nhiều năm, Hiển thị trong các kết quả tìm kiếm. Có thể khó để biết phiên bản thông tin nào chính xác.

  • Quản lý quyền đối với vô số trang con có thể trở thành công việc nhà chính và người dùng có thể làm việc với quyền truy nhập vào thông tin mà họ thực sự không nên có.

  • Với tư cách là nhân viên rời khỏi nhóm, các site con họ tạo có thể bị bỏ, tạo ra các kết quả tìm kiếm lẫn lộn và khắc phục sự cố cho người dùng trang còn lại.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian và năng lượng nếu bạn thiết lập một số chính sách cho việc tạo trang mà địa chỉ các khu vực sau đây:

  • Ai được phép tạo site con?

  • Các site con mới có cần được phê duyệt trước không? Nếu vậy, các tiêu chí phê duyệt là gì và ai được phê duyệt?

  • Các site con có thể sử dụng các mẫu và chủ đề được thiết lập mới không?

  • Có thể lưu trữ bao nhiêu thông tin trên một trang? Có nghĩa là bao nhiêu dung lượng ổ đĩa máy chủ có thể mất nó?

  • Các quy tắc cho việc bao gồm các chiến lược dẫn hướng trên trang web là gì?

  • Thông tin sẽ được lưu trữ trên các site con trước khi xóa hoặc lưu trữ trong bao lâu?

Xem mục tạo site hoặc site con để biết thêm thông tin.

Quản lý quyền

Tính toàn vẹn, tính bảo mật và quyền riêng tư thông tin quan trọng của tổ chức bạn phụ thuộc vào cách bảo mật bạn làm cho trang của bạn — cụ thể là người mà bạn chọn cấp quyền truy nhập vào site của mình.

Cấp và hạn chế quyền truy nhập vào trang của bạn được gọi là quản lý quyền, và đó là một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của bạn với tư cách là chủ sở hữu trang.

Dưới đây là một số mẹo cần ghi nhớ khi bạn đang phát triển một chiến lược quyền.

  • Làm theo nguyên tắc đặc quyền tối thiểu: cung cấp cho mọi người các mức cấp phép thấp nhất mà họ cần để thực hiện các tác vụ được gán của họ.

  • Cung cấp cho mọi người quyền truy nhập bằng cách thêm chúng vào tiêu chuẩn, các nhóm mặc định (chẳng hạn như thành viên, khách truy cập và chủ sở hữu). Tạo hầu hết mọi người thành viên của các nhóm thành viên hoặc khách truy cập và giới hạn số lượng người trong nhóm chủ sở hữu.

  • Sử dụng kế thừa quyền để tạo cấu trúc phân cấp, dễ trực quan hóa. Tức là, tránh cấp quyền cho các cá nhân, thay vào đó hoạt động với nhóm. Nếu có thể, có các site con chỉ đơn giản là quyền kế thừa từ site nhóm của bạn, thay vì có quyền duy nhất.

  • Sắp xếp nội dung của bạn để tận dụng lợi thế của quyền kế thừa quyền: cân nhắc việc phân đoạn nội dung của bạn theo mức bảo mật – tạo một site hoặc một thư viện đặc biệt cho các tài liệu nhạy cảm, chứ không phải là có chúng phân tán trong một thư viện lớn hơn và được bảo vệ bởi duy nhất quyền.

Xem Tìm hiểu các mức cấp phép trong SharePoint hoặc sửa quyền cho danh sách, thư viện hoặc mục riêng lẻ để biết thông tin về thiết đặt quyền.

Kiến trúc thông tin

Kiến trúc thông tin của site giống như mục lục cho một cuốn sách: nó xác định cách thức thông tin trong site đó — các trang web, tài liệu, danh sách và dữ liệu của nó — được sắp xếp và trình bày cho người dùng của trang. Kiến trúc thông tin thường được ghi lại dưới dạng danh sách phân cấp nội dung site, từ khóa tìm kiếm, kiểu dữ liệu và các khái niệm khác.

Để tạo một kiến trúc thông tin, bạn phải phân tích thông tin sẽ được trình bày trong trang web. Dưới đây là một số câu hỏi mà bạn có thể sử dụng để phát triển một kiến trúc thông tin:

  • Bạn sẽ có loại nội dung nào trên trang web? Làm thế nào để dịch sang các site con, danh sách, thư viện, v.v.

  • Thông tin sẽ được trình bày như thế nào trong site?

  • Làm thế nào để người dùng sẽ dẫn hướng qua site?

  • Thông tin sẽ được nhắm đến các đối tượng cụ thể như thế nào?

  • Tìm kiếm sẽ được cấu hình và tối ưu hóa như thế nào?

Một phần của kiến trúc thông tin của bạn có thể bao gồm phân loại thông tin.

Nếu thông tin bạn đang xử lý có giá trị cao cho công ty, hãy yêu cầu bảo mật đặc biệt hoặc được bao phủ bởi quy tắc tuân thủ quy định, bạn có thể muốn thiết lập một sơ đồ phân loại để xác định các loại nội dung cụ thể cần được quản lý cẩn thận.

Sau khi bạn đã tổ chức thông tin vào danh sách và thư viện cụ thể, bạn có thể sử dụng các tính năng quản lý để quản lý nội dung được quản lý như thế nào. Ví dụ:

Yêu cầu kiểm xuất tệp

Khi bạn yêu cầu kiểm xuất tệp, bạn đảm bảo rằng chỉ có một người có thể chỉnh sửa tệp cho đến khi nó được kiểm nhập. Yêu cầu phải kiểm xuất tài liệu để ngăn không cho nhiều người thực hiện thay đổi cùng một lúc, có thể tạo xung đột chỉnh sửa và dẫn đến sự nhầm lẫn. Yêu cầu kiểm xuất cũng có thể giúp nhắc nhở các thành viên nhóm để thêm chú thích khi họ kiểm tra tệp, để bạn có thể dễ dàng theo dõi những gì đã thay đổi trong mỗi phiên bản. Để biết thêm thông tin, hãy xem thiết lập thư viện để yêu cầu kiểm xuất tệp.

Theo dõi phiên bản

Nếu bạn cần giữ lại các phiên bản trước của tệp, các thư viện có thể giúp bạn theo dõi, lưu trữ và khôi phục tệp. Bạn có thể chọn để theo dõi tất cả các phiên bản theo cách tương tự. Hoặc bạn có thể chọn chỉ định một số phiên bản là chính, chẳng hạn như thêm một chương mới vào một thủ công và một số phiên bản như nhỏ, chẳng hạn như sửa lỗi chính tả. Để giúp quản lý dung lượng lưu trữ, bạn có thể chọn số của từng kiểu Phiên bản bạn muốn lưu trữ. Để biết thêm thông tin về lập phiên bản, hãy xem lập phiên bản hoạt động như thế nào trong danh sách hoặc thư viện?.

Bạn có thể xác định phê duyệt cho một tài liệu được yêu cầu. Tài liệu vẫn nằm trong trạng thái đang chờ cho đến khi họ được phê duyệt hoặc từ chối bởi những người có quyền thực hiện như vậy. Bạn có thể kiểm soát những nhóm người dùng có thể xem tài liệu trước khi được phê duyệt. Tính năng này có thể hữu ích nếu thư viện của bạn có các hướng dẫn hoặc quy trình quan trọng cần phải là cuối cùng trước khi những người khác nhìn thấy chúng. Để biết thêm thông tin về phê duyệt tài liệu, hãy xem yêu cầu phê duyệt mục trong danh sách trang hoặc thư viện.

Công nghệ hỗ trợ thư viện RSS, để các thành viên trong nhóm làm việc của bạn có thể tự động nhận và xem các bản Cập Nhật hoặc nguồn cấp dữ liệu, tin tức và thông tin trong vị trí hợp nhất. Bạn có thể sử dụng công nghệ RSS để cảnh báo bạn về bất kỳ thay đổi nào đối với thư viện, chẳng hạn như khi các tệp được lưu trữ trong thay đổi thư viện. Nguồn cấp RSS cho phép thành viên của nhóm làm việc của bạn để xem danh sách hợp nhất các tệp đã thay đổi. Bạn cũng có thể tạo cảnh báo email, để bạn được thông báo khi tệp thay đổi. Để biết thêm thông tin về nguồn cấp RSS, hãy xem quản lý nguồn cấp RSS cho một trang hoặc tuyển tập trang.

Một thư viện tài liệu hoặc kiểu nội dung có thể sử dụng dòng công việc mà tổ chức của bạn đã xác định cho quy trình kinh doanh, chẳng hạn như quản lý phê duyệt tài liệu hoặc xem xét. Nhóm của bạn có thể áp dụng các quy trình kinh doanh cho tài liệu của mình, được gọi là dòng công việc, trong đó xác định những hành động cần được thực hiện trong một trình tự, chẳng hạn như phê duyệt hoặc dịch tài liệu. Dòng công việc là một cách tự động chuyển tài liệu hoặc các mục thông qua một chuỗi các hành động hoặc nhiệm vụ. Ba dòng công việc sẵn dùng cho thư viện theo mặc định: phê duyệt, vốn sẽ định tuyến tài liệu đến một nhóm người để phê duyệt; Thu thập phản hồi, vốn sẽ định tuyến tài liệu đến một nhóm người để phản hồi và trả về tài liệu cho người khởi tạo dòng công việc dưới dạng trình biên dịch; và thu thập chữ ký, vốn sẽ định tuyến tài liệu đến một nhóm người để thu thập chữ ký điện tử của họ. Để biết thêm thông tin về dòng công việc, hãy xem tổng quan về dòng công việc bao gồm trong SharePoint

Nếu nhóm của bạn hoạt động với một số loại tệp, chẳng hạn như trang tính, bản trình bày và tài liệu, bạn có thể mở rộng chức năng của thư viện của bạn bằng cách cho phép và xác định nhiều kiểu nội dung. Kiểu nội dung thêm tính linh hoạt và nhất quán trên nhiều thư viện. Mỗi kiểu nội dung có thể xác định một mẫu và các quy trình dòng công việc. Đạo luật mẫu làm điểm bắt đầu, để định dạng và bất kỳ văn bản mẫu nào và cho các thuộc tính áp dụng cho các tài liệu của kiểu đó, chẳng hạn như tên phòng ban hoặc số hợp đồng. Để biết thêm thông tin về kiểu nội dung, hãy xem giới thiệu về kiểu nội dung và phát hành kiểu nội dung

Nếu bạn có một nhóm các tệp nhạy cảm và sẽ rất hữu ích khi biết các tài liệu đang được sử dụng, bạn có thể xác định chính sách cho phép bạn bật ' kiểm nghiệm ' theo dõi các sự kiện, chẳng hạn như thay đổi tệp, sao chép hoặc xóa bỏ. Để biết thông tin về việc thiết lập kiểm tra, hãy xem cấu hình thiết đặt kiểm nghiệm cho tuyển tập trang

Vòng đời site và quỹ hưu trí

Các site chẳng hạn như các site và trang thảo luận tài liệu có xu hướng treo xung quanh sau khi chúng không còn hữu ích, bằng cách sử dụng dung lượng lưu trữ có giá trị và kết quả tìm kiếm. Bạn nên thiết lập lịch biểu để xem lại các site và nội dung của chúng (ít nhất một lần một năm) để xem họ có giá trị duy trì hay không.

Cũng rất tốt khi lưu ý rằng mô hình quản trị lớn hơn của tổ chức bạn có thể nằm trên Lookout cho các site cũ. Ví dụ: người quản trị có thể tự động xóa các site đã bị ảnh hưởng trong 90 ngày. Với tư cách là chủ sở hữu trang, bạn sẽ nhận được cảnh báo email cho bạn điều này sẽ xảy ra. Để biết thêm thông tin về các chính sách vòng đời và quỹ hưu trí, hãy xem mục chính sách đóng cửa trang.

Giới hạn lưu trữ

Người quản trị có thể đã thiết lập giới hạn trên dung lượng lưu trữ đĩa mà nhóm của bạn có thể sử dụng. Bạn cần tìm hiểu xem liệu có giới hạn hay không, Nếu vậy, hãy quyết định cách thức bạn sẽ phân bổ nó giữa các trang, trang và thư viện của bạn.

Theo mặc định, SharePoint Server áp đặt giới hạn 50 MB trên kích cỡ của một tài liệu có thể được tải lên thư viện tài liệu. Ngoài ra, theo mặc định, chủ sở hữu site nhóm nhận được cảnh báo khi dung lượng lưu trữ ở 90% của hạn ngạch.

Sau khi bạn biết giới hạn của mình là gì, bạn có thể sử dụng các tính năng như theo dõi phiên bản hoặc kiểm tra để đảm bảo site của bạn vẫn nằm trong đó. Để biết thêm thông tin, hãy xem quản lý giới hạn lưu trữ tuyển tập site.

Tuỳ

Rất có thể là tổ chức của bạn sẽ có một số tiêu chuẩn hóa thương hiệu, mẫu site hoặc bố trí trang được ưu tiên hoặc bắt buộc. Những người dùng có thể đi xa trong tùy chỉnh diện mạo trang và trang của họ như thế nào?

Để điều khiển tùy chỉnh, bạn có thể quyết định khóa người trong nhóm của mình có quyền tùy chỉnh hoặc bạn có thể chọn sử dụng bố trí trang chuẩn hóa để đảm bảo rằng một số yêu cầu được đáp ứng, chẳng hạn như có chủ sở hữu site được hiển thị ở góc trên bên trái của tất cả site.

Bạn cũng có thể muốn đặt hướng dẫn về các chức năng mà mọi người có thể sử dụng trên site con của họ. Ví dụ, bạn có thể muốn hỏi rằng mọi người không sử dụng các phần web mà sẽ yêu cầu mã hóa tùy chỉnh.

Ở đầu kia của quang phổ, bạn có thể cung cấp cho mọi người trong nhóm của bạn với SharePoint Designer, để họ có thể thực hiện tất cả những thay đổi mà họ muốn.

Để biết thêm về tùy chỉnh trang, hãy xem thay đổi diện mạo của site SharePoint hoặc giới thiệu về các site và trang tùy chỉnh.

Dẫn hướng

Các phần tử dẫn hướng giúp mọi người duyệt qua nội dung mà họ cần. Hai mục dẫn hướng mà bạn có thể tùy chỉnh là thanh liên kết trên cùng và khởi động nhanh.

Bằng cách sử dụng các trang thiết đặt cho mỗi danh sách hoặc thư viện, bạn có thể chọn danh sách và thư viện xuất hiện trên khởi động nhanh. Bạn cũng có thể thay đổi thứ tự của các nối kết, thêm hoặc xóa bỏ nối kết và thêm hoặc xóa bỏ các phần mà các nối kết được sắp xếp. Ví dụ, nếu bạn có quá nhiều danh sách trong phần danh sách, bạn có thể thêm một phần mới cho danh sách nhiệm vụ, nơi bạn có thể bao gồm các nối kết đến danh sách nhiệm vụ của mình.

Thanh nối kết trên cùng cung cấp một cách cho người dùng trang web của bạn để truy nhập các site khác trong tuyển tập trang bằng cách hiển thị một hàng của các tab ở đầu mỗi trang trong trang. Khi bạn tạo một trang mới, bạn có thể chọn có bao gồm trang trên thanh nối kết trên cùng của trang web mẹ và liệu có sử dụng thanh nối kết trên cùng từ site mẹ hay không.

Để biết thêm về dẫn hướng trang, hãy xem giới thiệu về dẫn hướng site hoặc tùy chỉnh dẫn hướng trên site SharePoint của bạn

Tìm kiếm

Nội dung sẽ xuất hiện ở nhiều nơi, bao gồm các site, danh sách, thư viện, phần web và cột. Theo mặc định, khi ai đó tìm kiếm site của bạn, tất cả nội dung trên site của bất kỳ site con nào của nó sẽ xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.

Với tư cách là chủ sở hữu trang web, bạn có thể chọn có nội dung trên trang của bạn xuất hiện trong kết quả tìm kiếm. Khi bạn ngăn không cho nội dung của một trang xuất hiện trong kết quả tìm kiếm, nội dung của tất cả các site con bên dưới nó cũng bị chặn xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.

Theo mặc định, nội dung với các quyền hạn chế sẽ không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm cho những người dùng không có quyền đọc. Bạn có thể thay đổi để các nội dung bị hạn chế sẽ hiển thị trong kết quả tìm kiếm nhưng người dùng sẽ không thể mở nội dung mà họ không có quyền.

Xem tổng quan về quản trị tìm kiếm SharePoint Online hoặc cấu hình một phần web tìm kiếm nội dung trong SharePoint để tìm hiểu thêm về tìm kiếm.

Vai trò và trách nhiệm hỗ trợ trang web

Bạn nên xác định vai trò và trách nhiệm để giảm bớt sự hỗn loạn có thể xảy ra trên một trang khi nhân viên sẽ xoay vào hoặc ra khỏi nhóm. Dưới đây là một số điều tốt có thể được viết chính tả về những người hiện đang trên trang web của bạn:

  • Nội dung đào tạo: điều hướng cơ bản, tìm kiếm và đào tạo quản lý tài liệu có thể rất hữu ích đối với những người mới đến sản phẩm.

  • Hỗ trợ: bạn có thể muốn một chuyên gia được chỉ định trong nhóm của bạn để khắc phục sự cố và là một liên lạc với người quản trị.

  • Tuân thủ các hướng dẫn pháp lý hoặc tổ chức: đôi khi điều này chỉ có thể là vấn đề duy trì các nối kết Cập Nhật cho các hướng dẫn phù hợp, nhưng rất tốt để có một người chịu trách nhiệm.

Xem các trang kế hoạch và quản lý người dùng hoặc quản lý người quản trị cho tuyển tập trang để biết thêm về vai trò.

Bảo vệ dữ liệu

Tính năng sao lưu và phục hồi bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi mất tình cờ. Tần suất sao lưu và tốc độ và mức độ phục hồi được thiết lập bởi người quản trị. Xem mục tổng quan về sao lưu và phục hồi trong SharePoint Server hoặc quản lý thùng rác của tuyển tập trang SharePoint Online

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×