Tổng đài tự động hệ thống điện thoại là gì?

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Hệ thống điện thoại trong Office 365 tổng đài tự động có thể được dùng để tạo một hệ thống menu cho tổ chức của bạn cho phép người gọi bên ngoài và nội bộ di chuyển qua một hệ thống menu để định vị và đặt hoặc chuyển cuộc gọi đến người dùng công ty hoặc bộ phận trong tổ chức của bạn.

Khi người gọi đến, chúng được trình bày với một chuỗi các lời nhắc thoại giúp họ thực hiện cuộc gọi cho người dùng hoặc định vị người trong tổ chức của bạn và sau đó thực hiện cuộc gọi đến người dùng đó. Một tổng đài tự động là một chuỗi các lời nhắc thoại hoặc một tệp âm thanh gọi nghe thay vì một toán tử nhân khi họ gọi vào tổ chức. Một tổng đài tự động cho phép người gọi di chuyển qua menu hệ thống, đặt cuộc gọi, hoặc định vị người dùng bằng cách sử dụng một bàn phím số điện thoại (DTMF) hoặc thoại nhập vào bằng cách dùng nhận dạng tiếng nói.

Để thiết lập một tổng đài tự động cho hệ thống điện thoại trong Office 365, đi ở đây.

Một tổng đài tự động hệ thống điện thoại có các tính năng sau đây:

  • Nó có thể cung cấp công ty hoặc thông tin lời chào.

  • Nó có thể cung cấp menu tùy chỉnh công ty. Bạn có thể tùy chỉnh các menu để có nhiều hơn một mức.

  • Bạn sẽ tìm kiếm thư mục cho phép những người gọi vào tìm kiếm của tổ chức thư mục cho một tên.

  • Điều này cho phép người gọi trong để truy nhập hoặc rời khỏi một thông báo cho một người trong tổ chức của bạn.

Bắt đầu

Để bắt đầu sử dụng tổng đài tự động, điều quan trọng là cần nhớ là:

  • Tổ chức của bạn phải có (tối thiểu) một giấy phép Enterprise E3 cộng với Hệ thống điện thoại hoặc một giấy phép Enterprise E5.  Số lượng giấy phép người dùng Hệ thống điện thoại được gán tác động số dịch vụ số có sẵn dùng cho tổng đài tự động. Số lượng tổng đài tự động, bạn có thể có được phụ thuộc vào các số Điện thoại hệ thốngHội thảo âm thanh giấy phép được gán trong tổ chức của bạn. Để tìm hiểu thêm về cấp phép, đi ở đây.

    Mẹo: Để chuyển hướng cuộc gọi đến một người điều hành hoặc một tùy chọn menu là một người dùng trực tuyến với giấy phép Hệ thống điện thoại , bạn sẽ cần phải bật chúng Enterprise Voice hoặc gán gọi kế hoạch cho họ. Hãy xem Gán Skype for Business và Microsoft nhóm giấy phép. Bạn cũng có thể sử dụng Windows PowerShell. Ví dụ chạy: Set-CsUser -identity "Amos Marble" -EnterpriseVoiceEnabled $true

  • Để lấy và sử dụng dịch vụ miễn phí số cho tổng đài tự động của bạn, bạn cần phải thiết lập liên lạc ghi. Để thực hiện điều này, hãy xem liên lạc ghi là gì?thiết lập liên lạc ghi.

    Quan trọng: Số điện thoại của người dùng (người đăng ký) không thể được gán cho tổng đài tự động - chỉ dịch vụ điện thoại hoặc số điện thoại miễn phí có thể sử dụng.

Tổng quan về tính năng

Quay số theo tên

Quay số bằng tên là một tính năng của một tổng đài tự động được gọi là thư mục tìm kiếm. Điều này cho phép những người gọi vào tổng đài tự động của bạn để dùng thoại (nhận dạng tiếng nói) hoặc bàn phím số điện thoại của họ (DTMF) để nhập một tên đầy đủ hoặc một phần tìm kiếm thư mục của công ty, định vị người, và sau đó có cuộc gọi được chuyển đến chúng. Nếu bạn cài đặt Skype cho Business Online người dùng, họ không phải là bắt buộc phải có một số điện thoại hoặc có gọi gói gán cho chúng, nhưng họ phải có một giấy phép Hệ thống điện thoại cho họ có thể truy cập khi họ tìm kiếm bằng cách dùng quay số theo tên. Quay số bằng tên sẽ thậm chí có thể tìm thấy và chuyển cuộc gọi Skype cho Business Online người dùng đang được lưu trữ trong các quốc gia hoặc khu vực cho tổ chức đa quốc gia.

Thận trọng: Triển khai tại chỗ của người dùng Lync Server 2010 sẽ không được liệt kê trong thư mục khi người nào đó tìm kiếm chúng.

Kích cỡ tối đa các thư mục

Bạn sẽ không có giới hạn kích cỡ thư mục hoạt động mà quay số bằng tên được hỗ trợ khi sử dụng bàn phím số điện thoại để tìm kiếm để nhập một phần hoặc toàn bộ tên (tên họ, và cũng họ + tên). Tuy nhiên, kích cỡ tối đa tên danh sách, một tổng đài tự động duy nhất có thể hỗ trợ bằng cách dùng nhận dạng tên với lời nói là 80.000 người dùng.

Nhập kiểu

Tìm kiếm định dạng

Số lượng người dùng trong tổ chức tối đa

DTMF (mục nhập bàn phím số)

Một phần

Tên + họ

Họ + tên

Không có giới hạn cứng

Lời nói (giọng nói)

Tên

Họ

Tên + họ

Họ + tên

80.000 người dùng

Ghi chú: Nếu bạn đang dùng quay số theo tên với lời nói nhận dạng, nhưng thư mục hoạt động của tổ chức của bạn là lớn hơn 80.000 người dùng và bạn vẫn giới hạn phạm vi của số theo tên bằng cách dùng tính năng phạm vi quay số, số theo tên sẽ vẫn hoạt động cho người gọi của bạn bằng cách dùng một bàn phím số điện thoại , và nhập vào thoại sẽ sẵn dùng cho tất cả các tình huống khác. Bạn có thể dùng tính năng quay số phạm vi để thu hẹp các tên được tiếp bằng cách thay đổi phạm vi của số theo tên cho một tổng đài tự động cụ thể.

Quay số bằng tên – mục nhập bàn phím số (DTMF)

Người gọi vào có thể dùng quay số bằng tên để đạt đến người dùng bằng cách xác định hoặc tên đầy đủ hoặc một phần của người mà họ đang cố gắng truy nhập. Điều tốt là có định dạng khác nhau mà bạn có thể dùng tên được nhập.

Khi tìm kiếm thư mục của tổ chức của bạn, mọi người có thể dùng số '0' khóa (không) để cho biết khoảng trắng giữa tên đầu tiên và cuối cùng hoặc cuối cùng tên và đầu tiên. Khi họ nhập tên, họ sẽ được yêu cầu chấm dứt mục nhập bàn phím số của họ với phím # (thăng). Ví dụ, "sau khi bạn nhập tên của người mà bạn đang tìm cách, hãy nhấn #." Nếu có nhiều tên được tìm thấy, người gọi sẽ được cung cấp một danh sách tên để chọn từ.

Mọi người có thể tìm kiếm tên trong tổ chức của bạn bằng cách dùng các định dạng tìm kiếm trên bàn phím số điện thoại của họ:

Định dạng tên

Tìm kiếm kiểu

Ví dụ

Kết quả tìm kiếm

Tên + họ

Đầy đủ

Amos0Marble #

Amos đá

Họ + tên

Đầy đủ

Marble0Amos #

Amos đá

Tên

Đầy đủ

Amos #

Nhấn 1 cho Amos đá

Nhấn 2 cho Amos Marcus

Họ

Đầy đủ

Đá #

Nhấn 1 cho Amos đá

Nhấn 2 cho Mary Marble

Tên hoặc họ

Một phần

Ba #

Nhấn 1 cho Mary Marble

Nhấn 2 cho Mary Jones

Nhấn 3 cho Amos Marcus

FirsName + họ

Một phần

Mar0Amos #

Nhấn 1 cho Amos đá

Nhấn 2 cho Amos Marcus

Họ + tên

Một phần

Mar0Am #

Nhấn 1 cho Amos đá

Nhấn 2 cho Amos Marcus

Không có một vài ký tự đặc biệt được sử dụng khi tìm kiếm người sử dụng một bàn phím số điện thoại. Ví dụ, người đó sẽ được yêu cầu để dùng khóa dấu thăng (#), trong khi phím bằng không (0) được dùng cho một khoảng trắng giữa tên. Nhấn phím ngôi sao (*) sẽ lặp lại danh sách các kết hợp tên cho người.

Đặc biệt điện thoại bàn phím số ký tự

Điều đó nghĩa là gì

# (thăng khóa)

Ký tự cuối khi nhập một tên.

0 (không)

Khoảng cách giữa các tên.

* (ngôi sao khóa)

Lặp lại danh sách các kết hợp tên.

Quay số bằng tên – tên nhận dạng với lời nói

Mọi người có thể tìm kiếm những người khác trong tổ chức của mình bằng cách dùng của họ thoại (nhận dạng tiếng nói). Họ cũng có thể truy nhập bất kỳ ai trong công ty Active Directory bằng tên của người mà họ đang cố gắng định vị nói gì. Sử dụng đầu vào thoại có thể nhận ra tên ở nhiều định dạng, bao gồm tên, họ, tên họ, hoặc họ + tên.

Khi bạn bật nhận dạng tiếng nói cho một tổng đài tự động, điện thoại bàn phím số mục nhập (DTMF) sẽ không bị vô hiệu hóa, để có thể dùng cả hai kiểu đầu vào. Điện thoại bàn phím số mục nhập không thể bị vô hiệu hóa và có thể được dùng ở bất kỳ lúc nào, ngay cả khi nhận dạng tiếng nói được bật trên tổng đài tự động.

Dưới dạng với các mục nhập bàn phím số điện thoại, nếu tìm thấy nhiều tên, người gọi sẽ được trình bày với một danh sách tên để chọn từ.

Người gọi vào có thể nói tên trong các định dạng sau đây:

Tên với lời nói

Tìm kiếm kiểu

Ví dụ

Kết quả tìm kiếm

Tên + họ

Đầy đủ

Amos đá

Amos đá

Họ + tên

Đầy đủ

Đá Amos

Amos đá

Tên

Đầy đủ

Amos

Nhấn hoặc nói 1 cho Amos đá

Nhấn hoặc nói 2 cho Amos Jones

Họ

Đầy đủ

Đá

Nhấn hoặc nói 1 cho Amos đá

Nhấn hoặc nói 2 cho Ben Marble

Ghi chú: Có thể mất tối đa 36 giờ cho người dùng mới có tên của họ được liệt kê trong thư mục cho số theo tên với nhận dạng tiếng nói.

Hỗ trợ ngôn ngữ

Các ngôn ngữ sẵn có cho text-to-speech:

Tiếng ả-Rập (ví dụ)

Tiếng Anh (New Zealand)

Tiếng Hàn (KO)

Tiếng Trung (Hồng Kông)

Tiếng Anh (Vương Quốc Anh)

Tiếng Na-Uy (không)

Tiếng Trung (TW)

Tiếng Anh (Mỹ)

Tiếng Ba Lan (PL)

Tiếng Trung (ZH)

Tiếng Phần Lan (FI)

Tiếng Bồ Đào Nha (BR)

Tiếng Đan Mạch (DA)

Tiếng Pháp (CA)

Tiếng Bồ Đào Nha (PT)

Tiếng Hà Lan (NL)

Tiếng Pháp (FR)

Tiếng Nga (RU)

Tiếng Anh (AU)

Tiếng Đức (DE)

Tiếng Tây Ban Nha (ES)

Tiếng Anh (CA)

Tiếng ý (CNTT)

Tiếng Tây Ban Nha (MX)

Tiếng Anh (IN)

Tiếng Nhật (JP)

Tiếng Thụy Điển (SV)

Nhận dạng tiếng nói cho tổng đài tự động sẵn dùng trong ngôn ngữ sau:

Tiếng Trung (ZH)

Tiếng Pháp (FR)

Tiếng Anh (AU)

Tiếng Đức (DE)

Tiếng Anh (CA)

Tiếng ý (CNTT)

Tiếng Anh (IN)

Tiếng Nhật (JP)

Tiếng Anh (Vương Quốc Anh)

Tiếng Bồ Đào Nha (BR)

Tiếng Anh (Mỹ)

Tiếng Tây Ban Nha (ES)

Tiếng Pháp (CA)

Tiếng Tây Ban Nha (MX)

Các lệnh thoại sau đây sẵn dùng trong các 14 (14) ngôn ngữ được hỗ trợ để nhận dạng tiếng nói:

Lệnh thoại

Ý nghĩa

Có - tương ứng với nhấn 1 cho có.

Không

Không - tương ứng với nhấn 2 cho không.

Lặp lại

Lặp lại danh sách tùy chọn - tương ứng với nhấn * lặp lại danh sách tùy chọn.

Toán tử

Nghỉ để toán tử – tương ứng với nhấn 0 cho "Toán tử".

Menu chính

Mang đến những người gọi để menu chính của tổng đài tự động.

Không (0)

Tương ứng với nhấn 0 (theo mặc định, tương tự như "Nhà điều hành").

     Một   

Tương ứng với nhấn 1.

Hai

Tương ứng với nhấn 2.

Ba

Tương ứng với nhấn 3.

Bốn

Tương ứng với nhấn 4.

Năm

Tương ứng với nhấn 5.

Sáu

Tương ứng với nhấn 6.

Bảy

Tương ứng với nhấn 7.

8

Tương ứng với nhấn 8.

Chín

Tương ứng với nhấn 9.

Dùng tùy chọn toán tử

Sử dụng toán tử cho một tổng đài tự động là một thiết đặt tùy chọn cho phép người gọi với một tùy chọn để nói cho một người trực tiếp.

Khóa 0 và lệnh thoại "Toán tử" (trong tất cả các ngôn ngữ được hỗ trợ để nhận dạng tiếng nói) được gán cho toán tử theo mặc định.

Ghi chú: Bạn có thể đặt nút được đẩy cho toán tử cho một phím khác nhau bằng cách dùng Menu tùy chọn.

Bạn có thể đặt sau đây làm toán tử:

  • Skype for Business Online người dùng có một Hệ thống điện thoại giấy phép mà được hỗ trợ Enterprise Voice hoặc có gọi gói gán cho chúng. Bạn có thể thiết lập nó để người gọi có thể được gửi đến thư thoại. Để thực hiện điều này, hãy chọn một người trong công ty của bạn và thiết lập cuộc gọi của người này được tự động chuyển tiếp trực tiếp tới thư thoại.

    Ghi chú: Người dùng lưu trữ tại chỗ bằng cách dùng Lync Server 2010 không thể được dùng như một toán tử.

  • Đài tự động được thiết lập cho tổ chức của bạn.

  • Bất kỳ hàng đợi cuộc gọi hiện có được thiết lập trong tổ chức của bạn. Để xem thông tin thêm về hàng đợi cuộc gọi, hãy xem tạo một cuộc gọi điện thoại hệ thống xếp hàng.

Giờ làm việc và xử lý cuộc gọi

Giờ làm việc được thiết lập trên mỗi tổng đài tự động. Nếu giờ làm việc không được đặt, tất cả ngày và giờ tất cả trong ô ngày được xem là giờ làm việc vì 24/7 lịch trình được thiết lập mặc định. Giờ làm việc có thể đặt với dấu ngắt trong thời gian trong ngày, và giờ không được thiết lập như giờ làm việc được xem là sau cho tất cả. Bạn có thể đặt tùy chọn xử lý cuộc gọi đến khác nhau và lời chào khác (có tùy chọn) và cả hai có thể được đặt cho giờ làm việc và sau.

Mỗi tổng đài tự động có tùy chọn xử lý cuộc gọi có thể được thiết đặt:

  • Bạn có thể có cuộc gọi chỉ ngắt kết nối sau khi lời chào.

  • Bạn cũng có thể:

    • Chuyển hướng cuộc gọi đến một Skype for Business Online người dùng có giấy phép Hệ thống điện thoại được bật Enterprise Voice hoặc có gọi gói gán cho chúng. Bạn có thể thiết lập nó để người gọi có thể được gửi đến thư thoại. Để thực hiện điều này, hãy chọn một người trong công ty của bạn và thiết lập cuộc gọi của người này được tự động chuyển tiếp trực tiếp tới thư thoại.

      Ghi chú: Người dùng lưu trữ tại chỗ bằng cách dùng Lync Server 2010 không được hỗ trợ.

    • Chuyển hướng cuộc gọi đến một hàng đợi cuộc gọi. Để xem thông tin thêm về hàng đợi cuộc gọi, hãy xem tạo một cuộc gọi điện thoại hệ thống xếp hàng.

    • Chuyển hướng cuộc gọi đến một tổng đài tự động mà bạn đã thiết lập.

  • Tạo tùy chọn menu và phát một lời nhắc menu cho người gọi. Ví dụ: "nhấn 1 doanh số bán hàng, nhấn 2 cho các dịch vụ. Nói chuyện với toán tử, nhấn 0 tại bất kỳ lúc nào."

Menu tùy chọn

Tổng đài tự động hệ thống điện thoại cho phép bạn tạo lời nhắc menu ("nhấn 1 doanh số bán hàng, nhấn 2 cho các dịch vụ") và thiết lập tùy chọn menu để định tuyến cuộc gọi dựa trên những gì người dùng sẽ chọn. Thiết lập menu tùy chọn cho một tổng đài tự động cho phép tổ chức cung cấp các hướng dẫn tương tác để người đến đích của họ nhanh hơn, mà không dựa trên một toán tử nhân xử lý cuộc gọi đến. Lời nhắc menu có thể được tạo bằng cách dùng text-to-speech (hệ thống tạo lời nhắc) hoặc bằng cách tải tệp âm thanh mà sẽ được ghi lại. Nhận dạng tiếng nói để sử dụng lệnh thoại miễn phí bàn tay dẫn hướng, nhưng những người gọi vào cũng có thể dùng bàn phím số điện thoại để dẫn hướng menu.

Phím 0 đến 9 có thể gán cho Menu tùy chọn trong một tổng đài tự động bằng Skype dành cho doanh nghiệp Trung tâm quản trị. Các tập hợp khác nhau của tùy chọn menu có thể tạo cho giờ làm việc và sau giờ, và bạn có thể bật hoặc tắt số theo tên trong Menu tùy chọn. Phím có thể được ánh xạ để chuyển cuộc gọi đến:

  • Một toán tử được ánh xạ chính 0 theo mặc định. Tuy nhiên, nó có thể được lại được gán cho bất kỳ phím nào khác, hoặc loại bỏ từ menu.

  • Một hàng đợi cuộc gọi.

  • Tổng đài tự động khác. Nhiều mức menu có thể thiết lập bằng cách trỏ một Tùy chọn Menu trong tổng đài tự động một vào tổng đài tự động khác với riêng bộ tùy chọn Menu, được gọi là một tổng đài tự động "lồng".

  • Skype for Business Online người dùng có một Hệ thống điện thoại giấy phép mà được hỗ trợ Enterprise Voice hoặc có gọi gói gán cho chúng. Bạn có thể thiết lập nó để người gọi có thể được gửi đến thư thoại. Để thực hiện điều này, hãy chọn một người trong công ty của bạn và thiết lập cuộc gọi của người này được tự động chuyển tiếp trực tiếp tới thư thoại.

    Ghi chú: Người dùng lưu trữ tại chỗ bằng cách dùng Lync Server 2010 không thể được dùng trong Menu tùy chọn.

Tên của mỗi tùy chọn menu trở thành một từ khóa nhận dạng tiếng nói nhận dạng tiếng nói đã được bật. Ví dụ, người gọi có thể nói rằng "Một" để chọn tùy chọn menu ánh xạ tới khóa 1, hoặc họ có thể chỉ cần nói rằng "Doanh số" để chọn tùy chọn menu cùng có tên là "Doanh số."

Để thiết lập một tổng đài tự động và các tùy chọn menu, hãy đi ở đây.

Lấy số dịch vụ cho tự động một tổng đài

Trước khi bạn có thể tạo và thiết lập tổng đài tự động của bạn, bạn sẽ cần nhận hoặc chuyển điện thoại trả tiền hiện có hoặc dịch vụ miễn phí số. Sau khi bạn nhận được số điện thoại hoặc số điện thoại miễn phí dịch vụ, họ sẽ hiển thị trong Skype for Business Trung tâm quản trị > thoại > số điện thoạisố kiểu được liệt kê sẽ được liệt kê là dịch vụ – miễn phí. Để lấy số dịch vụ của bạn, hãy xem bắt dịch vụ số điện thoại cho Skype for Business và Microsoft nhóm hoặc, nếu bạn muốn truyền và số dịch vụ hiện có, hãy xem chuyển số điện thoại để Office 365.

Ghi chú: Nếu bạn là bên ngoài Hoa Kỳ, bạn không thể sử dụng Skype for Business Trung tâm quản trị để lấy số dịch vụ. Đi đây thay vào đó để xem cách thực hiện.

Thay đổi của người dùng nhận dạng là một hàng đợi gọi số điện thoại

Bạn có thể bảo vệ căn cước của người dùng bằng cách thay đổi của họ nhận dạng cho các cuộc gọi đi đến một hàng đợi gọi thay vào đó bằng cách tạo một chính sách bằng cách dùng lệnh ghép ngắn New-CallingLineIdentity .

Để thực hiện điều này, hãy chạy:

New-CsCallingLineIdentity -Identity "UKSalesQueue" -CallingIdSubstitute "Service" -ServiceNumber 14258828080 -EnableUserOverride $False -Verbose

Sau đó áp dụng chính sách cho người dùng bằng cách dùng lệnh ghép ngắn Grant-CallingLineIdentity . Để thực hiện điều này, hãy chạy:

Grant-CsCallingLineIdentity -PolicyName UKSalesQueue -Identity "AmosMarble@contoso.com"

Bạn có thể lấy thêm thông tin về cách thực hiện thay đổi thiết đặt ID người gọi trong tổ chức của bạn ở đây.

Chủ đề Liên quan

Đây là những gì bạn nhận được với hệ thống điện thoại trong Office 365
thiết lập gọi gói

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×