Tổ chức tài liệu và site trong Office 365

Tổ chức tài liệu và site trong Office 365

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Một trong những thách thức workday phổ biến nhất sắp xếp OneDrive for Business và SharePoint Online tài liệu và trang. Dưới đây là một số cách bạn có thể tổ chức tài liệu và site trong OneDrive for Business.

Lưu trữ tài liệu trong OneDrive for Business hoặc trong thư viện Site Nhóm của bạn

Để biết thông tin về việc sử dụng OneDrive for Business và các site nhóm lại với nhau, đây là lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ, hãy xem thiết lập Office 365 tệp lưu trữ và chia sẻ.

OneDrive for Business là thư viện tài liệu cá nhân của bạn trong Office 365. Tệp bạn lưu trữ trong OneDrive for Business là riêng tư theo mặc định, nhưng bạn có thể chia sẻ chúng khi cần thiết. Site nhóm của bạn là một trang web chia sẻ bởi những người cụ thể trong tổ chức của bạn.

Ghi chú: OneDrive for Business này khác với OneDrive, vốn được dùng cho dung lượng lưu trữ cá nhân riêng biệt với nơi làm việc của bạn.

Bạn có thể lưu trữ tối đa 1 TB được thêm trong dữ liệu trong OneDrive for Business. Để biết thêm thông tin về giới hạn lưu trữ, hãy xem SharePoint Online giới hạn.

Để đi đến OneDrive for Business hoặc thư viện Site nhóm của bạn, đăng nhập vào Office 365, và sau đó một trong những thao tác sau:

  • Chọn OneDrive ở đầu trang, sau đó bấm tệp trong thanh khởi động nhanh ở bên của màn hình. .

  • Chọn site ở đầu trang, hãy chọn lát xếp Site nhóm , sau đó chọn một thư viện tài liệu trong thanh Khởi động nhanh ở bên của màn hình.

Ghi chú: Nếu trang SharePoint của bạn đã được tùy chỉnh, bạn có thể không có thanh khởi động nhanh ở bên.

Để bắt đầu hoạt động trong OneDrive for Business hoặc thư viện tài liệu Site nhóm của bạn, hãy dùng các tùy chọn trong thanh Lệnh nhanh ở trên thư viện, hoặc có dấu chấm lửng () trên các tệp riêng lẻ:

Dùng Thanh Lệnh Nhanh trong Office 365 để bắt đầu hoạt động trong thư viện tài liệu OneDrive for Business hoặc Site Nhóm SharePoint Online.

Bạn có thể:

Nếu bạn bấm chuột phải vào một tài liệu bạn sẽ có danh sách bay ra các tùy chọn khác chẳng hạn như chia sẻ, hãy tải xuống, xóa, di chuyển hoặc sao chép và lấy nối kết đến tệp. Để biết thêm mẹo, hãy xem tổ chức tệp trong thư viện.

Tìm tài liệu

Hầu hết các công ty tạo một số formidable của tài liệu, và có thể thử thách để tìm những bạn cần, thậm chí cả những người bạn đã tạo tự. Office 365 cung cấp nhiều cách để tìm các tài liệu mà bạn cần một cách nhanh chóng khác nhau.

Cách bạn tìm kiếm tài liệu thường tùy thuộc vào những gì bạn biết về tài liệu. Ví dụ, có là các vị trí cụ thể để xem nếu bạn đang theo dõi tài liệu, nếu ai đó chia sẻ tài liệu với bạn, hoặc nếu bạn biết một tài liệu là lưu trữ trong OneDrive for Business hoặc trong thư viện trang nhóm.

Thời gian khác, bạn có thể muốn tìm kiếm tài liệu theo tên hoặc thậm chí chỉ thuật ngữ mà bạn nghĩ xuất hiện trong tài liệu. Trong trường hợp này, bạn có thể dùng hộp truy vấn OneDrive for Business để tìm kiếm:

  • Tài liệu trong OneDrive for Businesscủa bạn.

  • Tài liệu mà người khác đã chia sẻ với bạn.

  • Tài liệu được lưu trữ trên một site mà bạn dõi theo.

Hộp Tìm kiếm được đặt ở góc trái hoặc phải trên cùng của OneDrive for Businesshoặc SharePoint site.

Ảnh chụp màn hình của Hộp Truy vấn OneDrive trong Office 365.

Trong SharePoint, bạn cũng có thể dùng Tìm tệp ở phía trên các tài liệu, hoặc vào hộp Tìm kiếm trang web này .

Để xem tóm tắt cách để tìm tài liệu trong Office 365, hãy xem Tìm tệp trong Office 365.

Theo dõi tài liệu để dễ tìm sau này

Khi bạn theo dõi tài liệu, nó sẽ xuất hiện trong danh sách Theo dõi tài liệu của bạn trong OneDrive for Business.

Ảnh chụp màn hình của tài liệu OneDrive for Business mà bạn đang theo dõi trong Office 365.

Ngoài ra, nếu bạn đã nhập thông tin về bản thân trong hồ sơ của mình, chẳng hạn như các từ khóa trong trường Mối quan tâm và Hỏi tôi về, thì những gợi ý về tài liệu mà bạn có thể quan tâm sẽ xuất hiện trong danh sách Tài liệu được Dõi theo. Chọn Dõi theo bên dưới bất kỳ tài liệu được gợi ý nào để thêm tài liệu đó vào danh sách Tài liệu được Dõi theo.

Chọn Theo dõi bên dưới bất kỳ tài liệu nào được gợi ý để thêm tài liệu vào danh sách Tài liệu Theo dõi của bạn trong Office 365.

Để theo dõi tài liệu trong OneDrive for Business hoặc thư viện site:

  1. Bấm chuột phải vào tài liệu mà bạn muốn bắt đầu theo dõi.

    Chọn biểu tượng dấu chấm lửng Thêm bên cạnh tên tài liệu trong OneDrive for Business để mở thẻ di chuột qua của tài liệu
  2. Trong khung chú thích tài liệu, hãy chọn theo dõi. Nếu bạn không nhìn thấy theo dõi, bấm chuột phải vào tệp, bấm nâng cao, sau đó bấm theo dõi.

    Chọn lệnh Dõi theo trong menu thẻ di chuột trong OneDrive for Business

Hãy xem tài liệu mọi người đã chia sẻ với bạn

Tài liệu mọi người chia sẻ với bạn, cụ thể, được liệt kê trong dạng xem chia sẻ với tôi trong OneDrive for Business. Tuy nhiên, tài liệu mọi người "chia sẻ với mọi người" hoặc được chia sẻ bằng cách sử dụng nhóm bảo mật không được liệt kê trong dạng xem này.

Tài liệu mọi người đã chia sẻ với bạn được liệt kê trong chế độ xem Chia sẻ Với Tôi trong OneDrive for Business.
  1. Trong Office 365, chọn OneDrive for Business ở đầu trang.

  2. Bấm chia sẻ với tôi trong thanh Khởi động nhanh ở bên trái.

Xem danh sách các tài liệu bạn đã mở gần đây

OneDrive for Business liệt kê tài liệu bạn đã mở gần đây trên Office 365, bất kể chúng được lưu trữ trong OneDrive for Business thư viện của bạn hoặc trong thư viện trang nhóm. Bấm vào gần đây trong thanh Khởi động nhanh ở bên trái để xem tệp của bạn.

Ghi chú: Bạn phải đang chạy ít Office 2013 để xem những tài liệu gần đây.

Đặt cảnh báo trên tài liệu để theo dõi các thay đổi

Bạn có thể thiết lập một cảnh báo trên một tài liệu để được thông báo về bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu đó, bao gồm việc xóa tài liệu. Bạn có thể xác định xem mình có muốn nhận được cảnh báo qua email hay tin nhắn văn bản hay không, và tần suất nhận cảnh báo.

Để đặt cảnh báo trong SharePoint:

  1. Chọn tài liệu trong thư viện.

  2. Chọn tệp>cảnh báo tôi>thiết đặt cảnh báo hoặc trang >>cảnh báo tôi>thiết đặt cảnh báo trên tài liệu này.

  3. Chọn các tùy chọn bạn muốn trong hộp thoại Cảnh báo mới , sau đó chọn OK.

Để biết thêm chi tiết về cách thiết đặt cảnh báo, hãy xem tạo một cảnh báo để nhận được thông báo khi các thay đổi một tệp hoặc thư mục trong SharePoint.

Theo dõi site để dễ tìm sau này

Nếu bạn là thành viên của một số trang nhóm trong tổ chức của bạn, bạn có thể muốn bắt đầu theo dõi chúng cho truy nhập dễ dàng. Khi bạn thực hiện theo một site nhóm, nó sẽ được liệt kê trên trang site của bạn. Khi bạn thực hiện theo các trang web, bạn có thể nhanh chóng dẫn hướng đến thư viện trên các trang từ OneDrive for Business, như được mô tả trong phần tiếp theo.

Để bắt đầu theo dõi trang:

  1. Đến site mà bạn muốn bắt đầu dõi theo.

  2. Chọn theo dõi từ bên phải của tiêu đề.

    Theo dõi site SharePoint Online và thêm nối kết đến trang Site của bạn trong Office 365.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Video: Theo dõi site SharePoint.

Đi tới thư viện tài liệu trong các site nhóm mà bạn đang theo dõi

Trong OneDrive for Business, bạn có thể hiển thị một danh sách các site nhóm mà bạn đang theo dõi trong Office 365, và sau đó dẫn hướng đến thư viện tài liệu trên các trang này.

  1. Trong thanh Hành động Nhanh, chọn Thư mục Site. Bạn sẽ thấy một danh sách tất cả các site mà bạn đang dõi theo:

    Chọn Thư mục Site trong thanh Hành động Nhanh trong Office 365 để xem danh sách các site SharePoint Online mà bạn đang theo dõi.
  2. Chọn một site trong danh sách để xem các thư viện tài liệu trên site này.

    Chọn một site trong danh sách Thư mục Site trong Office 365 để xem các thư viện tài liệu trên site đó.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Xem Thêm

Dạng xem và sửa hồ sơ của bạn trong Office Delve

Video: sao chép hoặc di chuyển tệp thư viện bằng cách dùng mở bằng Explorer

Tạo thư mục, thư viện, và trang con

Tìm tệp bị mất hoặc thất lạc trong OneDrive

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×