Tổ chức các tệp trong thư viện

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Việc sắp xếp tệp của bạn trong một thư viện SharePoint phụ thuộc trên nhu cầu của nhóm của bạn và làm thế nào bạn muốn lưu trữ và tìm kiếm thông tin của bạn. Lập kế hoạch một số có thể giúp bạn thiết lập cấu trúc hoạt động tốt nhất cho tổ chức của bạn.

Cách để sắp xếp tệp

Thư viện có nhiều tính năng giúp bạn làm việc với nhiều tệp trong cùng thư viện. Tuy nhiên, nhiều thư viện có thể phù hợp với tổ chức của bạn tốt hơn.

Bạn có thể muốn một thư viện lớn để phục vụ nhu cầu đa dạng. Ví dụ, bạn có thể có một số dự án trong cùng một nhóm hoặc nhiều nhóm làm việc trên cùng một dự án.

Sử dụng thư viện đơn khi:

  • Nhóm của bạn cần để xem các thông tin tóm tắt về tệp hoặc các dạng xem khác nhau của cùng một tập hợp các tệp. Ví dụ, người quản lý có thể muốn xem tất cả các tệp được nhóm theo bộ phận hoặc hạn ngày.

  • Mọi người muốn tìm kiếm các tệp trong cùng một vị trí trên trang.

  • Bạn muốn áp dụng các thiết đặt giống nhau cho các tệp, chẳng hạn như theo dõi phiên bản các tệp hoặc yêu cầu phê duyệt.

  • Các nhóm đang làm việc với thư viện chia sẻ các đặc điểm tương tự, chẳng hạn như cùng mức cấp phép.

    Ghi chú: Quyền duy nhất có thể áp dụng cho các tệp, nhưng nếu các mức cấp phép khác nhau đáng kể, hãy cân nhắc sử dụng nhiều thư viện.

  • Bạn muốn phân tích thông tin về tệp trong một bảng tính hoặc nhận bản Cập Nhật tổng hợp về tệp.

    Ghi chú: Bạn có thể nhận được cảnh báo khi tệp thay đổi hoặc bạn có thể xem bất kỳ thay đổi vào một thư viện bằng cách dùng công nghệ RSS. Nguồn cấp RSS cho phép thành viên của nhóm làm việc của bạn để xem danh sách tổng hợp các tệp đã thay đổi. Hãy xem tạo hoặc đăng ký nguồn cấp RSS hoặc tạo một cảnh báo để nhận được thông báo khi các thay đổi một tệp hoặc thư mục trong SharePoint để biết thêm thông tin.

Sau đây là một số cách bạn có thể xem và quản lý các tệp trong cùng thư viện:

  • Thêm các cột    Để giúp nhóm của bạn để xác định dữ liệu quan trọng nhất và xem dữ liệu theo cách khác nhau, bạn có thể thêm cột vào thư viện của bạn. Cột xuất hiện ở phía trên cùng của trang thư viện như là đầu đề, chẳng hạn như tên phòng ban hoặc hạn ngày. Bạn có thể dùng các đầu đề cột để sắp xếp và lọc các tệp trong thư viện. Hãy xem Thêm, loại bỏ, hoặc sửa đổi cột thư viện SharePoint hoặc trang cột để biết thêm thông tin.

  • Tạo dạng xem    Bạn có thể sử dụng dạng xem, nếu những người trong nhóm của bạn thường xuyên cần xem dữ liệu trong một cách nhất định. Trong dạng xem, cột được sử dụng để sắp xếp, nhóm, lọc và hiển thị dữ liệu. Hãy xem tạo, sửa đổi, hoặc xóa dạng xem để biết thêm thông tin.

  • Tạo thư mục    Đối với nhiều tệp có thể được nhóm theo một cách cụ thể, thư mục các tùy chọn. Thư mục có thể giúp mọi người để xem qua và quản lý các tệp trong một cách quen thuộc. SharePoint cung cấp một dạng xem hình cây mà mọi người có thể dùng để dẫn hướng site và thư mục, tương tự như cách chúng làm việc với thư mục trên một ổ đĩa cứng. Hãy xem tạo một thư mục trong thư viện tài liệu để biết thêm thông tin.

  • Thiết lập nhiều mẫu    Nếu nhiều kiểu nội dung được thiết lập trong thư viện, bạn có thể tạo các loại mẫu mặc định — chẳng hạn như hợp đồng bán hàng, hoạt động tiếp thị bản trình bày, và trang tính ngân sách — trong cùng thư viện. Các kiểu nội dung thêm tính linh hoạt và nhất quán qua nhiều thư viện. Xem thiết lập mẫu tệp cho thư viện tài liệu hoặc biểu mẫu để biết thêm thông tin.

Bạn có thể muốn nhiều thư viện khi có sự khác biệt rõ rệt giữa các tập hợp các tệp mà bạn muốn lưu trữ và quản lý hoặc giữa các nhóm những người sẽ làm việc với các tệp.

Sử dụng nhiều thư viện khi:

  • Các loại tệp bạn muốn lưu trữ và quản lý khác biệt và bạn không mong đợi mọi người thường xuyên xem bản tóm tắt các tệp hoặc tìm kiếm các tệp cùng nhau.

  • Các nhóm người đang dùng các tệp riêng biệt và có các mức cấp phép khác nhau rõ rệt.

  • Bạn cần phải áp dụng thiết đặt khác nhau, chẳng hạn như lập phiên bản hoặc phê duyệt cho nhiều tập hợp các tệp.

  • Bạn không cần phải phân tích các tệp cùng nhau hoặc nhận bản Cập Nhật tổng hợp về tệp.

  • Bạn muốn cung cấp các tập hợp khác nhau trong các tùy chọn để tạo tệp mới hoặc thay đổi thứ tự của các tùy chọn trên menu mới của thư viện.

Sau đây là một số cách bạn có thể làm việc hiệu quả với nhiều thư viện:

  • Thiết lập mẫu site và cột     Nếu tổ chức của bạn muốn thiết lập một số thiết đặt nhất quán trong các thư viện của nó, nó có thể thiết lập mẫu và trang cột trang. Bạn có thể chia sẻ các thiết đặt qua nhiều thư viện để bạn không cần phải tạo lại các thiết đặt mỗi lần.

  • Gửi tệp đến vị trí khác    Nếu bạn muốn một tệp có sẵn dùng trong nhiều thư viện, bạn có thể lưu trữ nó trong một thư viện và sau đó gửi một bản sao cho các thư viện. Khi bạn cập nhật tài liệu gốc, bạn có thể chọn được nhắc để cập nhật tài liệu trong các vị trí khác.

  • Tạo mẫu thư viện    Nếu bạn muốn thiết lập một số thiết đặt bộ cho thư viện hoặc tái sử dụng đặc tính qua thư viện, bạn có thể lưu thư viện dưới dạng mẫu. Các mẫu thư viện có sẵn dùng như một tùy chọn trong trang web của bạn khi bạn bấm vào tạo trên menu Hành động trang .

Ghi chú: Nếu bạn muốn thêm tệp mới vào thư viện chứa tệp từ một dự án cũ hơn, nó có thể khó để quyết định để tạo một thư viện mới hoặc thêm vào trang hiện có. Tình huống mỗi là khác nhau, nhưng nếu bạn nghĩ bạn cần phải phân tích hoặc quản lý tất cả các tệp cùng nhau ở một số điểm, hãy cân nhắc thêm các tệp vào thư viện hiện có. Bạn có thể sử dụng cột, bộ lọc và dạng xem sao cho chỉ các tệp gần đây nhất xuất hiện trong dạng xem mặc định.

Theo mặc định, thư viện theo dõi tên của một tệp, cũng như thông tin về trạng thái của một tệp, chẳng hạn như hay không, nó được kiểm nhập. Bạn có thể xác định cột bổ sung giúp nhóm của bạn để phân loại và theo dõi tệp, chẳng hạn như bộ phận tên hoặc số dự án. Thêm cột sẽ giúp bạn thực hiện của nhiều dạng xem cho thư viện của bạn.

Bạn có một vài tùy chọn cho kiểu cột mà bạn tạo, bao gồm một dòng văn bản, một danh sách thả xuống tùy chọn, một số được tính toán từ các cột khác, hoặc thậm chí tên và ảnh của một người trên site của bạn.

Ghi chú: Thủ tục sau đây bắt đầu từ thư viện trang cho thư viện mà bạn muốn thêm cột. Nếu thư viện không mở sẵn, bấm tên của nó trên khởi động nhanh. Nếu tên của thư viện của bạn sẽ không xuất hiện, bấm thiết đặt Hình bánh răng hình nút thiết đặt , rồi bấm Nội dung Site hoặc Xem tất cả nội dung trang, và sau đó bấm vào tên của thư viện của bạn.

  1. Trong ruy-băng, hãy bấm tab Danh sách hoặc Thư viện.

  2. Trong nhóm Quản lý Dạng xem, hãy bấm Tạo Cột.

    Thư viện SharePoint Online tạo nối kết cột
  3. Trong phần Tên và Loại, hãy gõ tên cột bạn muốn trong hộp Tên cột.

  4. Dưới mục Loại thông tin trong cột này, hãy chọn loại thông tin bạn muốn xuất hiện trong cột.

    Tạo hộp thoại theo cột

  5. Trong phầnThiết đặt Cột Bổ sung đó, hãy nhập mô tả vào hộp Mô tả để giúp mọi người hiểu được mục đích của cột đó và nên chứa dữ liệu nào. Mô tả này là tùy chọn.

  6. Bấm OK.

Bạn có thể dùng các dạng xem để xem các tệp đó là quan trọng nhất cho bạn hoặc mà nhất phù hợp với mục đích. Ví dụ, bạn có thể tạo các dạng xem tệp đã được tạo ra hầu hết gần đây, các tệp từ một vùng cụ thể hoặc tệp đã được tạo ra một người cụ thể. Sau khi bạn tạo dạng xem, sẽ luôn sẵn dùng khi bạn xem các thư viện.

Danh sách dạng xem hiện tại từ ruy-băng

Khi bạn xem các tệp trong thư viện, bạn có thể tạm thời sắp xếp hoặc lọc các tệp bằng trỏ đến tên của một cột, rồi bấm vào mũi tên xuống bên cạnh tên. Đây là hữu ích nếu bạn cần để xem các tệp trong một cách nhất định, nhưng bạn có lặp lại các bước lần sau khi bạn xem thư viện.

Danh sách thả xuống bên dưới đầu đề cột.

Nếu bạn mong đợi để xem các tệp trong một số cách thường, bạn có thể tạo dạng xem. Bạn có thể sử dụng dạng xem này bất kỳ lúc nào bạn làm việc với thư viện. Khi bạn tạo dạng xem, nó được thêm vào menu dạng xem của thư viện.

Lựa chọn dạng xem ở trên cùng của thư viện tài liệu

Thư viện có thể có dạng xem cá nhân và dạng xem công cộng. Bất kỳ ai cũng có thể tạo một dạng xem cá nhân để xem các tệp trong một cách nhất định hoặc lọc để chỉ các tệp mà họ muốn xem. Nếu bạn có quyền để thiết kế trang, bạn có thể tạo dạng xem công cộng mà bất kỳ ai cũng có thể dùng khi xem thư viện. Bạn cũng có thể tạo bất kỳ dạng xem công cộng dạng xem mặc định, sao cho mọi người sẽ tự động thấy dạng xem đó của thư viện.

Ngoài ra, khi bạn thiết kế trang, bạn có thể nối kết đến dạng xem khác nhau hoặc thiết kế trang với các phần Web sử dụng dạng xem khác nhau.

Nếu các thành viên của nhóm của bạn sẽ xem các thư viện trên một thiết bị di động, bạn có thể tạo các dạng xem di động đã cung cấp các giới hạn, chẳng hạn như số lượng các mục được hiển thị trong dạng xem, được tối ưu cho băng thông và giới hạn của các thiết bị. Tìm nối kết để biết thêm thông tin về cách tạo dạng xem trong phần xem thêm .

Thủ tục sau đây là tạo một kiểu tiêu chuẩn của dạng xem. Các tùy chọn bạn có thể chọn khác nhau cho một số loại dạng xem, nhưng các bước cơ bản để tạo một dạng xem được tương tự.

  1. Trong danh sách hoặc thư viện bạn muốn tạo dạng xem, hãy bấm tab Danh sách hoặc Thư viện, rồi sau đó bấm Tạo Dạng xem.

    Ghi chú: Nếu Tạo dạng xem bị vô hiệu hóa, bạn không có quyền để tạo dạng xem. Kiểm tra với người quản trị trang web của bạn.

    Thư viện SharePoint tạo dạng xem nút trên ruy-băng.

  2. Bấm định dạng, ví dụ như Dạng xem Chuẩn, hoặc dạng xem hiện có mà bạn muốn dựa vào.

  3. Trong hộp Tên Dạng xem, hãy gõ tên cho dạng xem của bạn. Hãy chọn mục Chọn dạng xem này làm dạng xem mặc định nếu bạn muốn tạo dạng xem này thành dạng xem mặc định cho danh sách hoặc thư viện của bạn. Chỉ dạng xem công cộng mới có thể là dạng xem mặc định cho danh mục hoặc thư viện.

  4. Trong phần Khán giả, dưới Xem Khán giả, hãy chọn Tạo dạng xem Cá nhân hoặc Tạo dạng xem Công cộng.

    Ghi chú: Nếu Tạo Dạng xem Công cộng bị tắt, bạn không có quyền tạo dạng xem công cộng cho danh sách hoặc thư viện này.

    Trong phần cột , chọn cột mà bạn muốn trong dạng xem và xóa các cột mà bạn không muốn xuất hiện. Bên cạnh các số cột, hãy chọn thứ tự mà bạn muốn cột xuất hiện trong dạng xem. Hãy xem tạo một cột trong danh sách hoặc thư việnđể thêm cột vào.

  5. Trong phần sắp xếp , hãy chọn các tùy chọn cho việc và làm thế nào bạn muốn sắp xếp các tệp. Bạn có thể sử dụng hai cột để sắp xếp. Ví dụ, trước tiên bạn có thể sắp xếp theo tác giả và sau đó bằng tên tệp cho mỗi tác giả.

  6. Trong phần bộ lọc , hãy chọn các tùy chọn cho việc và làm thế nào bạn muốn lọc các tệp. Một dạng xem đã lọc cho bạn một vùng chọn nhỏ hơn của tệp, chẳng hạn như chỉ các tệp được tạo bởi một vùng cụ thể hoặc chỉ là các tệp với một trạng thái đã phê duyệt.

  7. Trong phần Theo nhóm, bạn có thể nhóm các mục có cùng một giá trị trong một phần, chẳng hạn như một phần cho tài liệu mỗi tác giả mà bạn có thể bung rộng hoặc thu gọn.

  8. Trong phần Tổng, bạn có thể đếm số mục trong một cột, ví dụ như tổng số các vấn đề. Trong một vài trường hợp, bạn có thể tóm tắt hoặc tinh lọc thông tin bổ sung, ví dụ như giá trị trung bình.

  9. Trong phần Kiểu, hãy chọn kiểu dạng xem mà bạn muốn, ví dụ như danh sách được tô màu trong đó tất cả các hàng khác đều được tô màu.

  10. Nếu thư viện của bạn có thư mục, bạn có thể tạo dạng xem không bao gồm các thư mục. Đôi khi còn gọi là dạng xem phẳng. Để xem tất cả các tệp của bạn ở cùng một mức, hãy bấm hiện tất cả các mục mà không có thư mục trong phần thư mục .

  11. Bạn có thể giới hạn số lượng tệp có thể xem được trong thư viện hoặc số lượng tệp có thể xem trên cùng một trang. Các thiết đặt này đặc biệt là quan trọng nếu bạn đang tạo một dạng xem cho một thiết bị di động. Trong phần Giới hạn mục , hãy chọn các tùy chọn mà bạn muốn.

  12. Nếu bạn lập kế hoạch để xem thư viện trên một thiết bị di động, hãy chọn các tùy chọn mà bạn muốn trong phần di động .

  13. Bấm OK.

Nếu bạn có một số loại tài liệu hoặc nội dung đa dạng trong thư viện, bạn có thể tạo thư mục để giúp bạn tổ chức nội dung.

  1. Nếu thư viện không mở sẵn, bấm tên của nó trên khởi động nhanh.

    Nếu tên của thư viện của bạn sẽ không xuất hiện, bấm thiết đặt menu Hình bánh răng hình nút thiết đặt , bấm Nội dung Site hoặc Xem tất cả nội dung trang, sau đó bấm tên của thư viện của bạn.

  2. Bấm tab tệp , bấm Thư mục mới.

    Tab tệp trên ruy-băng với nút thư mục mới được tô sáng

    Ghi chú: Người tạo thư viện của bạn có thể đã xác định thư mục không được tạo trong thư viện. Nếu đây là trường hợp, lệnh Thư mục mới sẽ không sẵn dùng.

  3. Nhập tên cho thư mục, sau đó bấm lưu hoặc OK.

Mẹo: Nếu bạn có nhiều thư viện với thư mục và mọi người trong nhóm của bạn muốn duyệt thư viện như họ muốn duyệt ổ đĩa cứng của họ, nhóm của bạn có thể muốn cho phép trang web của bạn để sử dụng dạng xem hình cây. Bạn có thể sử dụng dạng xem hình cây để bung rộng, Thu gọn và dễ dàng dẫn hướng thư mục.

Bật dạng xem hình cây

  1. bấm thiết đặt menu Hình bánh răng hình nút thiết đặt , sau đó bấm Thiết đặt trang.

  2. Bấm dạng xem hình cây bên dưới phần diện mạo và cảm nhận.

  3. Trên trang dạng xem hình cây , bạn có thể thiết lập việc Khởi động nhanh hoặc dạng xem hình cây được bật hay không. Vì dạng xem hình cây sẽ xuất hiện trong thanh khởi động nhanh, bạn có thể muốn cho phép cả hai.

  4. Bấm OK.

    Thanh khởi động nhanh với dạng xem hình cây

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Xem Thêm

Giới thiệu về thư viện

Tạo, thay đổi, hoặc xóa dạng xem của danh sách hoặc thư viện

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×