Tạo và sử dụng gọi liệt kê trong Business Contact Manager

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Một trong các nhiệm vụ quan trọng nhất khi bạn có doanh nghiệp là giữ liên lạc với khách hàng thực tế và tiềm tàng. Mức độ thường xuyên, cuộc gọi điện thoại đơn giản là cách tốt nhất để thực hiện việc này.

Bạn có thể muốn theo dõi đầu mối người đã cấp cho bạn danh thiếp của họ, hoặc trái thông tin trên trang web của bạn, gọi khách hàng muốn biết khi các mục ra của chứng khoán tìm thấy, hoặc nói chuyện với tài khoản hiện tại hoặc liên hệ công việc đang quá hạn thanh toán của họ.

Bài viết này mô tả cách làm việc với và đo hiệu quả của danh sách cuộc gọi trong Business Contact Manager cho Outlook, với chi tiết về cách tạo danh sách người nhận mục tiêu và gọi script và làm thế nào để theo dõi các hoạt động và kết quả của bạn.

Bạn muốn làm gì?

Quảng bá doanh nghiệp của bạn thông qua cuộc gọi điện thoại

Mở danh sách cuộc gọi

Sửa đổi danh sách cuộc gọi của bạn

Quảng bá doanh nghiệp của bạn thông qua cuộc gọi điện thoại

Với Business Contact Manager cho Outlook, bạn có thể tập hợp các danh sách cuộc gọi từ các tài khoản và liên hệ công việc của bạn, tạo một cuộc gọi script và theo dõi các kết quả của mỗi cuộc gọi điện thoại. Bạn cũng có thể tạo một danh sách cuộc gọi từ các tên trong một báo cáo. Để biết thông tin về cách tạo một danh sách cuộc gọi từ báo cáo, hãy xem sử dụng báo cáo và biểu đồ trong Business Contact Manager.

Danh sách cuộc gọi cũng là một cơ hoạt động tiếp thị và có thể là một phần của một chiến dịch tiếp thị.

Để theo dõi các kết quả của một danh sách cuộc gọi hoạt động, bạn phải ghi lại tên của các hoạt động trong trường khởi tạo bởi từng bản ghi tài khoản, liên hệ công việc, đầu mối, hoặc Cơ hội được tạo bằng các hoạt động. Ngoài ra, ghi lại thông tin chi phí thực tế và ngân sách trên trang chi tiếttheo dõi của bản ghi danh sách cuộc gọi.

Sau đó, để xem kết quả của danh sách cuộc gọi của bạn, hãy theo dõi trang của biểu mẫu danh sách cuộc gọi. Nếu danh sách cuộc gọi là một phần của một chiến dịch tiếp thị, kết quả tổng thể của chiến có thể được theo dõi trên tab phân tích của tiếp thị không gian làm việc.

Tạo một danh sách cuộc gọi

Danh sách cuộc gọi trong Business Contact Manager cho Outlook là nhiều hơn chỉ danh sách các tên và số. Nó là một hệ thống mà sẽ giúp bạn đạt được sẵn sàng và sẵn sàng trên điện thoại và giúp bạn theo dõi các kết quả của mỗi bộ cuộc gọi.

Danh sách người nhận cho một hoạt động tiếp thị có thể bao gồm chỉ có một loại bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc. Liên hệ công việc và đầu mối có thể nằm trong danh sách cùng vì bản ghi đầu mối dựa trên loại bản ghi liên hệ công việc.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Business Contact Manager, bấm vào Tiếp thị.

  2. Trên ruy-băng, trên trang đầu tab, trong nhóm mới , hãy bấm nút Danh sách cuộc gọi Biểu tượng Danh sách Cuộc gọi .

  3. Trên biểu mẫu danh sách cuộc gọi, bên dưới hoạt động, trong trường tên , nhập tên cho danh sách cuộc gọi, chẳng hạn như "Khách hàng tiềm năng California".

    bản ghi danh sách cuộc gọi

    Ghi chú: Nếu danh sách cuộc gọi này là một phần của một chiến dịch tiếp thị, trong hộp văn bản chiến dịch , hãy nhập tên của chiến dịch, hoặc bấm vào mũi tên để chọn tên của một chiến dịch hiện có. Nếu nó không phải là một phần của chiến dịch một danh sách cuộc gọi sẽ đính kèm các hoạt động hiện tại mặc định chiến dịch tiếp thị.

  4. Trong phần danh sách người nhận , hãy bấm vào loại bản ghi bạn muốn tiếp cận với danh sách cuộc gọi, Tất cả tài khoản, tất cả các liên hệ công việc và đầu mối, Tất cả các liên hệ công việchoặc Đầu mối tất cả.

    Hoặc, bấm vào một trong các tùy chọn sau:

    • Thư mục tìm kiếm. Chọn một thư mục tìm kiếm chứa một danh sách đã lọc trước người nhận, để tạo danh sách tùy chỉnh. Trường được đổi tên Danh sách tùy chỉnh sau khi bạn chọn một thư mục.

    • Hiện có hoạt động tiếp thị. Chọn danh sách người nhận mà bạn đã dùng cho một hoạt động tiếp thị trước đó.

    • Danh sách mới. Mở hộp thoại Bộ lọc liên hệ công việc và chọn tiêu chí để lọc danh sách.

      Bạn cũng có thể tạo một danh sách người nhận từ báo cáo. Để biết thêm thông tin, hãy xem sử dụng báo cáo và biểu đồ trong Business Contact Manager.

      Nếu bạn đã tạo các loại bản ghi mới dựa trên loại tài khoản, chúng sẽ xuất hiện trong danh sách tất cả tài khoản. Nếu bạn đã tạo các loại bản ghi mới dựa trên kiểu liên hệ công việc, chúng sẽ xuất hiện trong tất cả các liên hệ công việc và đầu mối danh sách.

  5. Để sửa danh sách đã chọn bằng cách lọc nó, hãy bấm xem lại và lọc.

    Để biết thêm thông tin về lọc danh sách, hãy xem lọc bản ghi trong Business Contact Manager.

  6. Trên ruy-băng, trên trang đầu tab, trong nhóm hiện , hãy bấm chi tiết để mở trang chi tiết hoạt động. Nếu bạn muốn, hãy nhập giá trị cho mã chiến dịch, Budgeted chi phí, ngày bắt đầu, ngày kết thúcchú thích.

    Để trở lại trang chính của biểu mẫu danh sách cuộc gọi, trên ruy-băng, trên tab tiếp thị, trong nhóm hiện , hãy bấm chung.

  7. Thông tin về mỗi người nhận xuất hiện trên trang tổng quát, dưới chi tiết người nhận. Để thay đổi phần nào từ bản ghi xuất hiện, hãy bấm nút Chọn phần Nút Chọn Phần và sau đó chọn các phần mà bạn muốn hiển thị.

  8. Nếu bạn muốn, bạn có thể tạo một script thực hiện cuộc gọi của bạn nhất quán và đảm bảo rằng bạn nắm bao quát tất cả các điểm bạn muốn thực hiện. Ngoài ra, một kịch bản cho phép bạn tiếp tục dùng chủ đề và nhanh chóng điều chỉnh cách tiếp cận của bạn khi điện thoại hội thoại không như mong muốn.

    Tạo một script cuộc gọi

    • Trên ruy-băng, trong nhóm Nhật ký điện thoại , hãy bấm Cuộc gọi Script Biểu tượng Danh sách Cuộc gọi .

    • Để tạo một kịch bản cho các cuộc gọi của bạn, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

      • Nhập mã lệnh trong cửa sổ Cuộc gọi Script .

      • Trong nhóm hành động , bấm Tải nội dung Biểu tượng Tải Script , và sau đó dẫn hướng đến một tài liệu đã được lưu.

      • Sao chép và dán một script từ một tài liệu khác nhau.

        Script sẽ xuất hiện trong Nhật ký điện thoại cho từng người nhận.

        Danh sách cuộc gọi với script

        Ghi chú: Nếu bạn sửa kịch bản trong mục Nhật ký điện thoại của bản ghi danh sách cuộc gọi, bạn sẽ thay đổi chỉ Phiên bản của các kịch bản cho người nhận đã chọn. Sửa kịch bản cho tất cả các cuộc gọi, bạn phải bấm Gọi Script Biểu tượng Danh sách Cuộc gọi trên ruy-băng và sau đó sửa script trong cửa sổ Cuộc gọi Script .

  9. Nếu bạn muốn, bạn có thể dùng tính năng Outlook phân loại để thêm một thể loại màu vào danh sách cuộc gọi. Trên ruy-băng, trên tab tiếp thị , trong nhóm thẻ , bấm phân loại, sau đó bấm thể loại màu.

  10. Để bắt đầu thực hiện cuộc gọi của bạn ngay lập tức, bạn có thể bắt đầu với tên trong danh sách. Nếu không, lưu danh sách cuộc gọi.

Trước khi bạn thực hiện cuộc gọi lạnh, nghiên cứu quốc gia làm không gọi sổ đăng ký và quy định FCC tại www.fcc.gov/cgb/donotcall/. Quy tắc không thực hiện cuộc gọi không áp dụng cho các công ty mà một người tiêu dùng có một mối quan hệ hiện có.

Đầu trang

Mở danh sách cuộc gọi

Bạn có thể cần hồ sơ cá nhân của bạn làm việc trên một danh sách cuộc gọi nếu bạn không thể gọi tất cả mọi người trong một phiên làm việc, hoặc bạn có thể cần phải thực hiện thay đổi vào danh sách người nhận hoặc kịch bản.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bên dưới Business Contact Manager, bấm vào Tiếp thị.

  2. Trên tab Gọi liệt kê trong ngăn danh sách, bấm đúp vào danh sách cuộc gọi mà bạn muốn mở.

Đầu trang

Sửa đổi danh sách cuộc gọi của bạn

Danh sách cuộc gọi được dễ dàng để tạo và sửa đổi. Bạn có thể thay đổi loại bản ghi xuất hiện trong danh sách, bạn có thể lọc danh sách bằng cách lọc hoặc chọn người nhận và bạn có thể thay đổi mã lệnh cho toàn bộ hoặc một người nhận.

  1. Mở danh sách cuộc gọi mà bạn muốn sửa đổi.

  2. Để thực hiện thay đổi vào danh sách cuộc gọi, hãy làm theo các hướng dẫn trong tạo một danh sách cuộc gọi.

Quan trọng: Bạn không thể sửa đổi danh sách cuộc gọi sau khi bạn thay đổi trạng thái gọi cho bất kỳ bản ghi trong danh sách. Thay vào đó, bấm chuột phải vào danh sách cuộc gọi, sau đó bấm gửi với danh sách cuộc gọi để tạo một danh sách cuộc gọi mới dựa trên trang hiện có.

Đầu trang

Thực hiện và theo dõi các cuộc gọi của bạn bằng cách dùng một danh sách cuộc gọi

  1. Mở hoặc tạo một danh sách cuộc gọi.

    Bên dưới danh sách người nhận, tên trong danh sách được tô sáng.

    Danh sách người gọi trong danh sách cuộc gọi không có cuộc gọi đã thực hiện

    Ghi chú: Tên hiển thị là từ Tệp dưới dạng trường trong nguồn bản ghi. Tên hiển thị bên dưới chi tiết người nhận từ trường Tên đầy đủ .

  2. Dùng số điện thoại bên dưới chi tiết người nhận, gọi cho liên hệ.

  3. Mở các kịch bản. Trên ruy-băng, trong nhóm Nhật ký điện thoại , hãy bấm Script cuộc gọi. Khi bạn liên lạc liên hệ, hãy đọc kịch bản của bạn theo cách tự nhiên, hoặc nếu không có script không, hãy nêu thông điệp của bạn.

    Ghi chú: Nếu bạn sửa kịch bản trong mục Nhật ký điện thoại của bản ghi danh sách cuộc gọi, bạn sẽ thay đổi mã lệnh chỉ dành cho người nhận đã chọn.

  4. Tại mục Nhật ký điện thoại, trong tổng thời gian thực hiện, bấm hoặc nhập độ dài của cuộc gọi điện thoại. Bạn cũng có thể thời gian cuộc gọi sẽ tự động.

    Vào thời gian cuộc gọi của bạn tự động

    1. Trên ruy-băng, trong nhóm Nhật ký điện thoại , hãy bấm Bắt đầu bấm giờ Biểu tượng Bắt đầu hẹn giờ khi bạn bắt đầu cuộc gọi của bạn, hoặc sơ yếu lý lịch sau khi tạm ngừng.

    2. Bấm Tạm dừng bấm giờ Biểu tượng Tạm dừng Bấm giờ khi không có dấu ngắt trong cuộc gọi, hoặc khi bạn đã hoàn tất cuộc gọi.

      Độ dài của cuộc gọi được ghi lại trong Nhật ký điện thoại, trong hộp tổng thời gian thực hiện . Bạn cũng có thể bấm hoặc gõ độ dài của cuộc gọi theo cách thủ công.

  5. Để thêm ghi chú trên hội thoại của bạn, trên ruy-băng, trong nhóm Nhật ký điện thoại , bấm Thêm tem thời gian, sau đó nhập chú thích của bạn trong hộp vị trí kịch bản được hiển thị.

    Ghi chú: Để thay đổi diện mạo của văn bản, trên ruy-băng, hãy bấm vào tab Định dạng văn bản để sử dụng các lệnh định dạng. Để thêm tệp, ảnh hay bảng, hãy bấm vào tab chèn .

  6. Trong suốt cuộc gọi hoặc sau khi nó đã kết thúc, trên ruy-băng, trên tab tiếp thị , trong nhóm Hành động người nhận , bấm vào một hoặc nhiều tùy chọn sau đây:

    • Mục lịch sử mới để thêm một mục lịch sử liên lạc chẳng hạn như một ghi chú công việc, nhiệm vụ, tệp, hoặc thông điệp email vào bản ghi của người nhận. Nhật ký điện thoại mới được tạo tự động theo danh sách cuộc gọi cho người nhận.

    • Theo dõi để thêm cờ theo dõi vào bản ghi, hoặc để đánh dấu một mục theo dõi là đã hoàn thành với tùy chọn Đánh dấu hoàn thành .

    • Mở để hiển thị bản ghi của người nhận.

    • Trang Web để hiển thị trang web được liên kết với bản ghi của người nhận, nếu sẵn dùng.

  7. Ở phần cuối của cuộc gọi, trong phần trạng thái cuộc gọi , Cập Nhật bản ghi. Không gọi được chọn theo mặc định. Bấm vào một trong các hộp kiểm sau đây:

    1. Thông báo bên trái

    2. Hoàn tất cuộc gọi

    3. Không gọi

      Quan trọng: Bạn không thể sửa đổi danh sách cuộc gọi sau khi bạn thay đổi trạng thái gọi cho bất kỳ bản ghi trong danh sách. Bạn có thể, Tuy nhiên, tạo một danh sách mới gọi là bản sao của danh sách cuộc gọi hiện có. Bấm chuột phải vào danh sách cuộc gọi trong tiếp thị không gian làm việc, sau đó bấm gửi với danh sách cuộc gọi.

  8. Nếu người nhận một yêu cầu được đưa ra khỏi danh sách cuộc gọi của bạn, hãy chọn hộp kiểm không gọi . Tài khoản hoặc liên hệ công việc sẽ được đánh dấu là không gọi trong cả hai danh sách người nhận, và trên trang chi tiết của bản ghi tài khoản hoặc liên hệ công việc. Người nhận này không được bao gồm trong danh sách cuộc gọi trong tương lai.

  9. Bấm lưu & tiếp để thực hiện các thay đổi sau đây:

    1. Lưu các thay đổi như Nhật ký điện thoại trong lịch sử giao tiếp của bản ghi đã chọn và di chuyển đến bản ghi kế tiếp để gọi.

    2. Dừng bấm giờ vào và ghi thời gian thực hiện tất cả các cuộc gọi trong Nhật ký điện thoại.

    3. Cho biết trạng thái cuộc gọi trong danh sách người nhận.

      danh sách cuộc gọi với hai cuộc gọi được thực hiện

      1 - một thông báo bên trái. 2-gọi hoàn thành. 3-không gọi. 4-người nhận hiện tại.

      Ghi chú: Mặc dù trạng thái được Cập Nhật trong danh sách người nhận khi bạn lưu bản ghi, các tùy chọn Hiển thị trong phần Cuộc gọi trạng thái phải được thay đổi theo cách thủ công.

  10. Khi bạn đã gọi là tất cả mọi người trong danh sách, hãy đóng các hoạt động. Trên ruy-băng, trong nhóm tiếp thị , bấm Đánh dấu đóng.

Đầu trang

Thước đo hiệu quả của danh sách cuộc gọi tiếp thị của bạn

Bạn có thể tạo danh sách cuộc gọi và kịch bản cho nhiều mục đích. Tuy nhiên, khi bạn thực hiện cuộc gọi tiếp thị, bạn muốn cho biết kết quả làm việc của bạn. Xem lại kết quả của một danh sách cuộc gọi trên trang theo dõi của danh sách cuộc gọi.

  1. Mở một danh sách cuộc gọi.

  2. Trên ruy-băng, trên trang đầu tab, trong nhóm hiện , hãy bấm theo dõi Biểu tượng Theo dõi trang .

  3. Trên trang theo dõi , hãy xem lại các mục sau đây:

    • Bên dưới kết quả hoạt động, bạn có thể thấy thông tin tóm tắt cho khởi tạo đầu mối, cơ hội khởi tạo, khởi tạo tài khoản, khởi tạo liên hệ, điện thoại khởi tạo Nhật kýdoanh thu dự kiến cho các hoạt động. Mỗi trường cũng có một nút Hiển thị báo cáo , sẽ hiển thị báo cáo chi tiết của dữ liệu cho trường đó.

      Ghi chú: Thông tin trên trang theo dõi, bao gồm doanh thu dự kiến, được cập nhật khi bản ghi tài khoản, liên hệ công việc, đầu mối hoặc cơ hội bao gồm tên của danh sách cuộc gọi trong khởi đầu bởi trường.

    • Trong khu vực hoạt động thông tin , bạn có thể cập nhật thông tin sau đây:

      • Chi phí thực tế    Nhập chi phí thực tế của danh sách cuộc gọi, để bạn có thể tính toán của bạn lợi nhuận đầu tư.

      • Đóng cửa    Chọn hộp kiểm này để cho biết rằng danh sách cuộc gọi được hoàn thành và các hoạt động ngay đóng. Xóa hộp kiểm để kích hoạt lại danh sách cuộc gọi.

    • Trong phần người nhận , bạn có thể xem lại danh sách của bạn đã thực hiện cuộc gọi, và nếu bạn muốn, bạn có thể tạo một bản ghi cơ hội bên phải từ hồ sơ của người nhận. Chỉ cần bấm vào tên trong danh sách, sau đó bấm Bắt đầu cơ hội.

      Ghi chú: Bạn cũng có thể tạo một bản ghi cơ hội từ danh sách người nhận trên các trang chung của danh sách cuộc gọi. Chọn một tên từ danh sách người nhận, sau đó trên ruy-băng, trên tab tiếp thị , trong nhóm Hành động người nhận , bấm Mục lịch sử mới Biểu tượng Mục Lịch sử Mới , sau đó bấm cơ hội.

  4. Bấm lưu và đóng Biểu tượng Lưu và đóng .

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×