Tạo và chia sẻ thư mục công cộng trong Outlook

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Thư mục công cộng trong Outlook là nơi tuyệt vời để bạn thu thập, sắp xếp và chia sẻ thông tin về các chủ đề hoặc dự án cụ thể trong phạm vi tổ chức. "Công cộng" trong trường hợp này có nghĩa là mọi người trong tổ chức đều có thể xem được chứ không phải tất cả mọi người trên thế giới nói chung. Khi bạn đăng thư vào thư mục công cộng, bạn sẽ không gửi thư qua email cho bất kỳ ai, vì vậy sẽ không có Hộp thư đến của người nào bị xáo trộn. Thay vào đó, mọi người có thể kiểm tra thư mục bất cứ khi nào họ muốn tìm những bài đăng thú vị.

Quan trọng: Bạn cần Microsoft Exchange Server và tài khoản email Exchange để dùng thư mục công cộng với Outlook. Hầu hết tài khoản email cá nhân và gia đình đều không sử dụng Exchange.

Bước 1: Kiểm tra với người quản trị Exchange của bạn

Tổ chức của bạn có thể không cho phép sử dụng các thư mục công cộng hoặc có thể có chính sách về cách sử dụng thư mục công cộng. Hãy kiểm tra với người quản trị của bạn để biết đúng hướng thực hiện. Nếu tổ chức của bạn cho phép và hỗ trợ sử dụng thư mục công cộng nhưng chưa có thư mục công cộng ở mức trên cùng, hãy yêu cầu người quản trị Exchange của bạn tạo một thư mục.

Khi đã có sẵn thư mục ở mức trên cùng, chỉ cần nhấn Ctrl + 6 để xem thư mục và nội dung thư mục trong ngăn Thư mục Outlook.

Bước 2: Tạo và đặt tên cho thư mục của bạn

  1. Nhấn Ctrl+6 để xem Thư mục Công cộng trong Ngăn Thư mục.

    Quan trọng: Nếu bạn không nhìn thấy một phần Thư mục công cộng trong ngăn thư mục, hãy xem quản trị email Exchange cục bộ của bạn. Họ phải thiết lập nó cho bạn.

  2. Bấm chuột phải vào Thư mục Công cộng và bấm Thư mục Mới.

    Thư mục Công cộng

  3. Đặt tên cho thư mục và bấm OK.

Mẹo: 

  • Bạn có thể thêm một thư mục công cộng vào thư mục yêu thích của bạn. Sau đó trong Outlook Web App, bạn có thể thực hiện một số hàm trong các thư mục công cộng cùng, chẳng hạn như tạo, Cập Nhật hoặc xóa mục. Có thể thực hiện các hành động trong lịch, liên hệ, thư và bài đăng thư mục công cộng.

  • Để thêm một thư mục công cộng của bạn yêu thích, bấm chuột phải vào thư mục, sau đó chọn Thêm vào yêu thích ….

  • Để biết thông tin về cách sử dụng thư mục yêu thích trong Outlook Web App, hãy xem làm việc với thư mục thư trong Outlook Web App.

Bước 3: Đặt quyền thư mục cho người dùng và nhóm

Theo mặc định, Outlook là người quyền chỉ cho bạn, là người tạo thư mục công cộng, do đó bạn rồi cần cụ thể cấp quyền cho mọi người để họ có thể đọc và gửi nội dung trong thư mục. Tìm hiểu cách thay đổi quyền cho thư mục công cộng.

Bắt đầu sử dụng thư mục công cộng

Dưới đây là một số cách thông thường để sử dụng thư mục công cộng trong một tổ chức:

Thảo luận trực tuyến

Lưu trữ từng chủ đề thảo luận trong thư mục con riêng. Nếu cần, hãy đặt quyền cho từng thư mục con (có thể bạn muốn hạn chế quyền truy nhập vào thư mục chứa thông tin mật hoặc thông tin nhạy cảm). Một chủ đề có thể có người điều hành riêng để kiểm soát xem mục có được đăng hay không và để xóa các bài đăng không đáp ứng các tiêu chuẩn của tổ chức hoặc vi phạm chính sách.

Chia sẻ lịch, danh sách liên hệ và danh sách nhiệm vụ

Đính kèm lịch, liên hệ và tác vụ hoặc danh sách tác vụ cần đăng để chia sẻ thông tin với những người có quyền truy nhập vào thư mục. Loại vị trí trung tâm này giúp bạn dễ dàng liên lạc và cộng tác trên các dự án nhóm.

Sự khác biệt giữa các thư mục thư và thư mục công cộng

  • Khi bạn chuyển từ thư mục email sang thư mục công cộng, nút Bài đăng Mới phía trên Ngăn Thư mục thay đổi thành Email Mới – vì bạn thường đăng các mục thay vì gửi thư trong thư mục công cộng.

  • Khi bạn trả lời một bài đăng trong thư mục công cộng, sẽ không có nút Trả lời Tất cả. Bất kỳ ai xem được nội dung của thư mục đều có thể xem được bài đăng của bạn.

Thông tin thêm về thư mục Outlook

Chuyển đổi giữa các thư mục Outlook

Thay đổi quyền cho thư mục công cộng

Tạo thư mục công cộng và xác định các quyền, dạng xem, biểu mẫu và quy tắc

Để tạo một thư mục công cộng, bạn phải có quyền tạo thư mục trong một thư mục công cộng hiện có. Để biết thông tin về cách để có được quyền, hãy xem người quản trị của bạn.

  1. Trên menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm thư mục.

  2. Trong hộp Tên, hãy nhập tên cho thư mục.

  3. Trong hộp Có chứa thư mục , bấm vào loại thư mục bạn muốn tạo.

  4. Trong danh sách chọn nơi đặt thư mục , bấm vào vị trí cho thư mục.

    Để nhanh chóng bắt đầu một thư mục công cộng với các mục hiện có:

    1. Trong danh sách thư mục, trong ngăn dẫn hướng, bấm vào thư mục mà bạn muốn sao chép.

    2. Trên menu tệp , trỏ tới thư mục, sau đó bấm tên thư mục sao chép.

    3. Trong danh sách, hãy bấm vào vị trí bạn muốn sao chép vào thư mục.

  1. Trong Danh sách Thư mục, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục công cộng mà bạn muốn chia sẻ, sau đó bấm thuộc tính trên menu lối tắt.

    Bạn phải có quyền sở hữu cho một thư mục công cộng để đặt quyền cho thư mục chia sẻ. Bạn có thể đặt quyền cho chỉ một thư mục tại một thời điểm.

  2. Bấm tab quyền .

  3. Bấm vào Thêm.

  4. Trong hộp Tìm kiếm , nhập tên của người mà bạn muốn cấp quyền chia sẻ với.

  5. Bấm Thêm rồi bấm OK.

  6. Trong danh sách tên , hãy bấm vào tên của người mà bạn vừa thêm vào.

  7. Tại mục quyền, chọn thiết đặt bạn muốn.

    Ghi chú: Bạn có thể gán mọi người có quyền truy nhập vào thư mục cùng một quyền bằng cách bấm mặc định trong danh sách tên .

Thực hiện một trong những thao tác sau:

  • Tạo dạng xem từ đầu

    1. Trên menu Dạng xem, trỏ đến Dạng xem Hiện tại, rồi bấm vào Xác định Dạng xem.

    2. Bấm Mới.

    3. Trong hộp Tên dạng xem mới, hãy nhập tên.

    4. Trong hộp kiểu dạng xem , chọn kiểu góc nhìn bạn muốn.

    5. Để thay đổi nơi dạng xem sẽ có sẵn, bấm Tùy chọn dưới có thể được dùng.

    6. Bấm OK.

    7. Để tùy chỉnh thêm dạng xem, bên dưới mô tả, bấm nút, sau đó chọn các tùy chọn bạn muốn dùng.

    8. Khi bạn chọn xong các tùy chọn, hãy bấm vào OK.

    9. Để dùng ngay dạng xem, hãy bấm Áp dụng Dạng xem.

  • Tạo dạng xem dựa trên một dạng xem chuẩn

    1. Chuyển sang dạng xem bạn muốn dựa vào dạng xem mới.

    2. Trên menu dạng xem , trỏ đến Dạng xem hiện tại, sau đó bấm Tùy chỉnh dạng xem hiện tại.

    3. Đối với mỗi loại thay đổi bạn muốn thực hiện, bên dưới mô tả, hãy bấm nút, sau đó chọn các tùy chọn bạn muốn.

    4. Khi bạn hoàn tất các thay đổi, hãy đóng hộp thoại Tùy chỉnh dạng xem .

    5. Trên menu Dạng xem, trỏ đến Dạng xem Hiện tại, rồi bấm vào Xác định Dạng xem.

    6. Trong hộp dạng xem cho thư mục tên thư mục , bấm thiết đặt dạng xem hiện tại.

    7. Bấm Sao chép.

    8. Trong hộp Tên dạng xem mới, hãy nhập tên.

    9. Để thay đổi nơi dạng xem sẵn dùng, hãy bấm vào một tùy chọn bên dưới Có thể được dùng trong.

      Ghi chú: Dạng xem mới được thêm vào Dạng xem hiện tại  menu con (trên menu dạng xem , trỏ tới Sắp xếp theo).

Để thay đổi dạng xem mặc định cho thư mục công cộng, bạn phải có quyền sở hữu cho thư mục, và phải có ít nhất một dạng xem tùy chỉnh đã xác định cho thư mục Hiển thị với tất cả mọi người.

  1. Trong Danh sách Thư mục, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục công cộng, sau đó bấm thuộc tính trên menu lối tắt.

  2. Bấm vào tab quản trị .

    Nếu tab quản trị sẽ không xuất hiện, bạn không có quyền sở hữu.

  3. Trong danh sách ban đầu dạng xem trên thư mục , bấm vào dạng xem mà bạn muốn xuất hiện mỗi lần mở thư mục.

    Dạng xem thường Hiển thị dạng xem Microsoft Outlook mặc định cho loại mục trong thư mục.

Bạn phải có quyền chỉnh sửa, chỉnh sửa phát hành hoặc chủ sở hữu thêm biểu mẫu vào một thư mục chia sẻ riêng tư hoặc vào một thư mục công cộng. Nếu thư mục thư mục công cộng, và bạn có quyền sở hữu, bạn có thể giới hạn các biểu mẫu sẵn dùng cho những người khác, người dùng thư mục.

  1. Trong Danh sách Thư mục, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục, sau đó bấm thuộc tính trên menu lối tắt.

  2. Bấm tab biểu mẫu .

  3. Để thêm một biểu mẫu danh sách biểu mẫu liên kết với thư mục này , hãy bấm quản lý, sau đó biểu thị biểu mẫu.

  4. Bấm Đóng.

  5. Để giới hạn các biểu mẫu mà bạn muốn sẵn dùng cho những người khác, người dùng thư mục, bấm Tùy chọn bên dưới cho phép các biểu mẫu trong thư mục này.

Bạn phải có quyền sở hữu cho một thư mục công cộng để tạo hoặc sửa đổi quy tắc cho nó.

  1. Trong Danh sách Thư mục, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục công cộng mà bạn muốn tạo hoặc sửa đổi quy tắc cho, sau đó bấm thuộc tính trên menu lối tắt.

  2. Bấm vào tab quản trị .

  3. Bấm trợ lý thư mục.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để tạo một quy tắc, hãy bấm Thêm quy tắc.

    • Để sửa một quy tắc hiện có, hãy bấm quy tắc trong danh sách, sau đó bấm Sửa quy tắc.

  5. Nhập các điều kiện mà mục phải đáp ứng hành động xảy ra. Để biết thêm điều kiện, bấm nâng cao.

  6. Bên dưới thực hiện các hành động, hãy chọn các tùy chọn bạn muốn.

    Ghi chú: Khi bạn tạo một quy tắc, nó sẽ hiện hoạt theo mặc định.

Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

  • Chia sẻ lịch

    1. Tạo một thư mục mới, và chọn các mục lịch trong danh sách thư mục chứa .

    2. Trong danh sách Chọn nơi đặt thư mục, bấm Lịch, sau đó bấm OK.

    3. Thêm sự kiện và cuộc họp vào thư mục.

  • Chia sẻ danh sách liên hệ

    1. Tạo một thư mục mới, và chọn các mục liên hệ trong danh sách thư mục chứa .

    2. Trong danh sách chọn nơi đặt thư mục , bấm liên hệ, sau đó bấm OK.

    3. Thêm liên hệ vào thư mục.

      Ghi chú: Danh sách liên hệ được chia sẻ sẽ xuất hiện trong các địa chỉ sổ/liên hệ Outlook.

  • Chia sẻ danh sách nhiệm vụ

    1. Tạo một thư mục mới, và chọn các mục nhiệm vụ trong danh sách thư mục chứa .

    2. Trong danh sách chọn nơi đặt thư mục , bấm nhiệm vụ, sau đó bấm OK.

    3. Thêm nhiệm vụ vào thư mục.

      Ghi chú: Trong khi bạn có thể sao chép một danh sách nhiệm vụ vào thư mục công cộng, bạn không thể sao chép yêu cầu nhiệm vụ đến một thư mục công cộng hoặc tạo một yêu cầu nhiệm vụ từ thư mục công cộng.

  • Bài đăng thông tin trong một thư mục công cộng

    1. Mở thư mục công cộng mà bạn muốn đăng thông tin trong.

    2. Để sử dụng biểu mẫu mặc định cho việc đăng thông tin, hãy bấm menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm bài đăng trong thư mục này.

    3. Trong biểu mẫu, hãy nhập thông tin bạn muốn đăng.

    4. Bấm Đăng.

Tạo thư mục công cộng được điều tiết

Bạn phải có quyền sở hữu cho một thư mục công cộng để chỉ định nó là một thư mục được điều phối.

  1. Trong Danh sách Thư mục, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục công cộng, sau đó bấm thuộc tính trên menu lối tắt.

  2. Trên tab công cụ quản trị , hãy bấm Kiểm duyệt thư mục.

  3. Chọn hộp kiểm đặt thư mục dưới dạng một thư mục được điều phối .

  4. Trong hộp chuyển tiếp mục mới để , hãy nhập tên của người nhận thư đến hoặc tên một thư mục công cộng thay thế nơi các thư được lưu trữ để xem lại. Người điều hành người nào xem lại các được xác định trong bước 6.

  5. Tùy chọn: Để tự động gửi trả lời khi nhận được thư mới bằng người điều hành, hãy chọn một tùy chọn bên dưới trả lời cho các mục mới với.

    Chọn một trong các mục sau:

    • Phản hồi tiêu chuẩn   

      "Cảm ơn bạn bài gửi của bạn. Vui lòng lưu ý rằng gửi cho một số thư mục hoặc thảo luận nhóm sẽ được duyệt lại để xác định xem chúng sẽ được cung cấp công khai. Trong trường hợp này, sẽ có một thời gian trễ trước khi gửi được phê duyệt có thể xem được những người khác."

    • Tùy chỉnh phản hồi   

      Bấm tùy chỉnh phản hồi, sau đó bấm mẫu. Nhập văn bản tùy chỉnh phản hồi của bạn.

    Người điều hành sẽ không nhận được một trong các thư trả lời khi họ gửi thư.

  6. Để thêm hoặc loại bỏ tên của người đã là người điều hành, bấm Thêm hoặc loại bỏ.

  7. Tùy chọn: Để xem các thuộc tính của một người điều hành được chọn, bấm thuộc tính.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×