Tạo và chia sẻ một bảng điều khiển với Excel và Microsoft nhóm

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bảng điều khiển là biểu thị trực quan của số liệu chính cho phép bạn nhanh chóng xem và phân tích dữ liệu của bạn trong một chỗ. Bảng điều khiển không chỉ cung cấp các dạng xem dữ liệu hợp nhất, nhưng một cơ hội trí tuệ thương nghiệp tự phục vụ, nơi người dùng có thể để lọc dữ liệu để hiển thị chỉ những điều quan trọng là phải chúng. Trong quá khứ, báo cáo Excel thường yêu cầu bạn tạo nhiều báo cáo để những người khác hoặc bộ phận tùy theo nhu cầu của họ.

Ví dụ về một bảng điều khiển Excel có slicer và một Timline

Tổng quan

Trong chủ đề này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách sử dụng công cụ nhiều Pivottable, Pivotchart và PivotTable để tạo bảng điều khiển động. Sau đó chúng ta sẽ cho phép người dùng để nhanh chóng lọc dữ liệu theo cách họ muốn có slicer và đường thời gian, cho phép Pivottable và các biểu đồ để tự động bung rộng và thu gọn để hiển thị chỉ những thông tin mà người dùng muốn xem. Ngoài ra, bạn có thể nhanh chóng làm mới bảng điều khiển của bạn khi bạn thêm hoặc cập nhật dữ liệu. Điều này sẽ giúp bạn rất có ích do bạn chỉ cần để tạo báo cáo bảng điều khiển một lần.

Ví dụ này, chúng tôi sẽ tạo bốn Pivottable và biểu đồ từ một nguồn dữ liệu đơn lẻ.

Sau khi tạo bảng điều khiển của bạn, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chia sẻ với mọi người bằng cách tạo một nhóm Microsoft. Chúng tôi cũng có tính tương tác sổ làm việc Excel bạn có thể tải xuống và làm theo các bước của riêng bạn.

Tải xuống sổ làm việc hướng dẫn bảng điều khiển Excel.

Lấy dữ liệu của bạn

  1. Bạn có thể sao chép và dán dữ liệu trực tiếp vào Excel, hoặc bạn có thể thiết lập truy vấn từ một nguồn dữ liệu. Cho chủ đề này, chúng ta đã dùng truy vấn Phân tích doanh số từ mẫu của Northwind Traders cho Microsoft Access. Nếu bạn muốn sử dụng nó, bạn có thể mở Access và đi đến tệp > mới > Tìm kiếm "Northwind" và tạo cơ sở dữ liệu mẫu. Sau khi bạn đã hoàn tất mà bạn có thể truy nhập bất kỳ truy vấn được bao gồm trong mẫu. Chúng tôi đã đã đặt dữ liệu này vào sổ làm việc Excel cho bạn, vì vậy không cần lo nếu bạn không có quyền truy nhập.

  2. Xác nhận dữ liệu của bạn được lập cấu trúc đúng cách, không có thiếu hàng hoặc cột. Mỗi hàng nên đại diện cho một bản ghi riêng lẻ hoặc mục. Để trợ giúp với việc thiết lập truy vấn, hoặc nếu dữ liệu của bạn cần phải được thao tác, hãy xem lấy & biến đổi trong Excel.

    Dữ liệu mẫu trong bảng Excel để dùng làm nguồn dữ liệu PivotTable
  3. Nếu nó chưa, định dạng dữ liệu của bạn dưới dạng một Bảng Excel. Khi bạn nhập từ Access, dữ liệu sẽ tự động được nhập vào bảng.

Tạo Pivottable

  1. Chọn bất kỳ ô nào trong phạm vi dữ liệu của bạn và đi đến chèn > PivotTable > Trang tính mới. Hãy xem tạo PivotTable để phân tích dữ liệu trang tính để biết thêm chi tiết.

  2. Thêm các trường PivotTable mà bạn muốn, sau đó định dạng mong muốn. PivotTable này sẽ có cơ sở cho những người khác, vì vậy bạn nên dành thời gian thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào cho kiểu, bố trí báo cáo và chung định dạng bây giờ để bạn không cần phải thực hiện nhiều lần. Để biết thêm chi tiết, hãy xem: thay đổi bố trí và định dạng của báo cáo PivotTable.

    Trong trường hợp này, chúng tôi đã tạo một bản tóm tắt mức cao nhất của doanh số theo thể loại sản phẩm, và sắp xếp theo trường doanh số theo thứ tự giảm dần.

    PivotTable mẫu theo thể loại, doanh thu và % của tổng

    Hãy xem sắp xếp dữ liệu trong PivotTable hoặc PivotChart để biết thêm chi tiết.

  3. Khi bạn đã tạo PivotTable chính của bạn, hãy chọn nó, sau đó sao chép và dán nó nhiều lần theo nhu cầu đến các khu vực trống trong trang tính. Ví dụ của chúng tôi, các Pivottable có thể thay đổi hàng, nhưng không cột để chúng tôi đặt trên cùng một hàng với một cột trống ở giữa từng. Tuy nhiên, bạn có thể thấy rằng bạn cần phải đặt Pivottable của bạn bên dưới nhau nếu họ có thể bung rộng cột.

    Quan trọng: Pivottable không chồng lấp lên nhau, vì vậy hãy đảm bảo rằng thiết kế của bạn sẽ cho phép đủ khoảng cách giữa các để cho phép cho chúng để bung rộng và thu gọn khi giá trị được lọc, thêm hoặc loại bỏ.

    Tại thời điểm này, bạn có thể cung cấp cho bạn tên có ý nghĩa của Pivottable, để bạn biết chúng. Nếu không, Excel sẽ đặt tên cho chúng PivotTable1, PivotTable2 vân vân. Bạn có thể chọn mỗi, sau đó đến Công cụ PivotTable > phân tích > nhập tên mới trong hộp Tên PivotTable . Điều này sẽ bị quan trọng khi nó hiện thời gian để kết nối của bạn Pivottable với slicer và điều khiển đường thời gian.

    Đổi tên một PivotTable từ công cụ PivotTable > phân tích > tên PivotTable hộp

Tạo Pivotchart

  1. Bấm vào bất kỳ đâu trong PivotTable đầu tiên và đi tới Công cụ PivotTable > phân tích > PivotChart > chọn một loại biểu đồ. Chúng tôi đã chọn biểu đồ kết hợp với doanh số dưới dạng biểu đồ cột liên cụm, và % tổng dưới dạng biểu đồ đường vẽ trên trục phụ.

    Biểu đồ seelction thoại cho một biểu đồ kết hợp với biểu đồ cột liên cụm và đường kẻ
  2. Chọn biểu đồ, rồi đến kích cỡ và định dạng dưới dạng mong muốn từ tab Công cụ PivotChart . Để biết thêm chi tiết, hãy xem chuỗi của chúng tôi trên định dạng biểu đồ.

  3. Lặp lại cho mỗi Pivottable còn lại.

  4. Bây giờ là một thời điểm tốt để đổi tên của bạn Pivotchart quá. Hãy đến Công cụ PivotChart > phân tích > nhập tên mới trong hộp Tên biểu đồ .

Thêm slicer và đường thời gian

Slicer và đường thời gian cho phép bạn nhanh chóng lọc Pivottable và Pivotchart, của bạn để bạn có thể thấy chỉ những thông tin có ý nghĩa cho bạn.

Phát nổ dạng xem của slicer và điều khiển đường thời gian trong một bảng điều khiển
  1. Chọn bất kỳ PivotTable và đi tới Công cụ PivotTable > phân tích > bộ lọc > Chèn Slicer, sau đó kiểm mỗi mục bạn muốn dùng cho một slicer. Bảng điều khiển này, chúng tôi đã chọn thể loại, tên sản phẩm, nhân viên và tên khách hàng. Khi bạn bấm OK, slicer sẽ được thêm vào ở giữa màn hình, xếp chồng lên nhau, vì vậy bạn cần sắp xếp và đổi kích cỡ chúng theo nhu cầu.

    Chèn Slicer tùy chọn từ công cụ PivotTable > phân tích > bộ lọc
  2. Tùy chọn slicer – nếu bạn bấm vào bất kỳ slicer, bạn có thể đến Slicer công cụ > tùy chọn và chọn tùy chọn khác nhau, chẳng hạn như kiểu và số lượng cột được hiển thị. Bạn có thể căn chỉnh slicer nhiều bằng cách chọn chúng với bấm Ctrl + trái, sau đó dùng các công cụ căn chỉnh trên tab công cụ Slicer.

  3. Kết nối slicer - slicer sẽ chỉ được kết nối vào pivottable bạn đã dùng để tạo chúng, vì vậy bạn cần phải chọn mỗi Slicer, sau đó đến Slicer công cụ > tùy chọn > Kết nối báo cáo và kiểm Pivottable bạn muốn kết nối với mỗi. Slicer và đường thời gian có thể kiểm soát Pivottable trên trang tính bất kỳ, ngay cả khi trang tính bị ẩn.

    Kết nối báo cáo slicer từ Slicer công cụ > tùy chọn
  4. Thêm một đường thời gian -chọn bất kỳ PivotTable và đi tới Công cụ PivotTable > phân tích > bộ lọc > Chèn đường thời gian, sau đó kiểm mỗi mục bạn muốn dùng. Đối với bảng điều khiển này, chúng tôi đã chọn ngày đặt hàng.

  5. Tùy chọn đường thời gian -bấm vào đường thời gian và đi đến Công cụ đường thời gian > tùy chọn và chọn tùy chọn chẳng hạn như kiểu, đầu trangchú thích. Chọn tùy chọn Kết nối báo cáo để nối kết vào đường thời gian vào Pivottable lựa chọn của bạn.

Tìm hiểu thêm về slicerđường thời gian điều khiển.

Bước tiếp theo

Bảng điều khiển của bạn giờ đây là chức năng đầy đủ, nhưng bạn vẫn có thể cần sắp xếp nó theo cách bạn muốn và thực hiện điều chỉnh cuối cùng. Ví dụ, bạn có thể muốn thêm một tiêu đề báo cáo, hoặc nền. Cho bảng điều khiển của chúng tôi, chúng tôi đã thêm hình xung quanh Pivottable và tắt đầu đề và đường lưới từ tab dạng xem.

Hãy đảm bảo kiểm tra mỗi slicer và đường thời gian của bạn để đảm bảo rằng Pivottable và Pivotchart của bạn hoạt động thích hợp. Bạn có thể thấy tình huống mà một số lựa chọn của bạn gây ra vấn đề nếu muốn điều chỉnh và chồng lấp lên nhau, có một PivotTable mà nó không thể thực hiện và sẽ hiển thị thông báo lỗi. Những vấn đề cần được khắc phục trước khi bạn phân phối bảng điều khiển của bạn.

Khi bạn hoàn tất thiết lập bảng điều khiển của bạn, bạn có thể bấm vào tab "Chia sẻ một bảng điều khiển" ở phía trên cùng chủ đề này để tìm hiểu cách phân phối nó.

Chúc mừng bạn tạo bảng điều khiển của bạn! Trong bước này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập Microsoft nhóm để chia sẻ bảng điều khiển của bạn. Những gì chúng tôi sẽ thực hiện là ghim bảng điều khiển ở trên cùng của thư viện tài liệu nhóm của bạn trong SharePoint, để người dùng của bạn có thể dễ dàng truy nhập nó tại bất kỳ lúc nào.

Ghi chú: Nếu bạn chưa có một nhóm thiết lập, hãy xem tạo một nhóm trong Outlook

Lưu trữ bảng điều khiển của bạn trong nhóm

Nếu bạn chưa lưu sổ làm việc bảng điều khiển trong nhóm, bạn sẽ muốn di chuyển nó ở đó. Nếu nó đã có trong nhóm tệp thư viện sau đó bạn có thể bỏ qua bước này.

  1. Đi tới nhóm của bạn trong Outlook 2016 hoặc Outlook trên web.

  2. Bấm tệp trên ruy-băng để truy nhập thư viện tài liệu của nhóm.

  3. Bấm vào nút tải lên trên ruy-băng và tải lên sổ làm việc bảng điều khiển thư viện tài liệu.

Thêm nó vào site nhóm SharePoint Online của nhóm của bạn

  1. Nếu bạn truy cập vào thư viện tài liệu từ Outlook 2016, bấm trang đầu trên ngăn dẫn hướng bên trái. Nếu bạn truy cập vào thư viện tài liệu từ Outlook trên web, hãy bấm Thêm > Site từ đầu bên phải của ruy-băng.

  2. Bấm tài liệu từ ngăn dẫn hướng ở phía bên trái.

  3. Tìm sổ làm việc bảng điều khiển của bạn và bấm vòng tròn vùng chọn chỉ để ở bên trái tên của nó.

  4. Khi bạn có sổ làm việc bảng điều khiển đã chọn, hãy chọn ghim vào đầu trên ruy-băng.

Chọn tệp và bấm ghim vào đầu để làm cho nó dễ dàng acessible trên thư viện tài liệu của bạn

Bây giờ bất cứ khi nào người dùng của bạn đến trang tài liệu site nhóm SharePoint Online của bạn bảng điều khiển trang tính của bạn sẽ ngay tại đó ở phía trên cùng. Họ có thể bấm vào nó và dễ dàng truy nhập Phiên bản hiện tại của bảng điều khiển.

Mẹo: Người dùng của bạn cũng có thể truy nhập thư viện tài liệu nhóm của bạn, bao gồm các sổ làm việc bảng điều khiển, thông qua ứng dụng di động của Outlook nhóm. Để biết thêm thông tin hãy xem Outlook nhóm ứng dụng di động.

Xem thêm

Bạn có câu hỏi chúng tôi không trả lời ở đây?

Hãy truy cập cộng đồng Microsoft Answers.

Chúng tôi đã nghe!

Bài viết này cuối cùng được xem xét Ben và Chris ngày 16 Tháng ba, 2017 do phản hồi của bạn. Nếu bạn thấy hữu ích, đặc biệt là nếu bạn không, vui lòng sử dụng các điều khiển phản hồi bên dưới và thoát khỏi chúng tôi phản hồi xây dựng một số, để chúng tôi có thể tiếp tục cải thiện. Cảm ơn!

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×