Tạo và chạy truy vấn xóa

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Khi bạn muốn nhanh chóng xóa nhiều dữ liệu hoặc xóa bỏ một tập hợp dữ liệu thường xuyên trong cơ sở dữ liệu Access trên máy tính, xóa bỏ một hoặc một truy vấn Cập Nhật hữu ích vì các truy vấn giúp bạn có thể xảy ra để xác định tiêu chí để nhanh chóng tìm và xóa bỏ dữ liệu. Dùng truy vấn cũng có thể là một timesaver vì bạn có thể tái sử dụng truy vấn đã lưu.

Ghi chú: Trước khi bạn xóa bỏ bất kỳ dữ liệu hoặc chạy truy vấn xóa, hãy đảm bảo rằng bạn đã sao lưu cơ sở dữ liệu Access trên máy tính.

Nếu chỉ muốn xóa bỏ vài bản ghi thì bạn không cần dùng truy vấn. Bạn chỉ cần mở bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu, chọn các trường (cột) hoặc bản ghi (hàng) bạn muốn xóa, rồi nhấn DELETE.

Quan trọng: Thông tin trong bài viết này nhằm để sử dụng chỉ với cơ sở dữ liệu. Bạn không thể dùng xóa hoặc Cập Nhật truy vấn trong ứng dụng web Access.

Trong bài viết này

Chọn kiểu truy vấn

Dùng truy vấn xóa

Dùng truy vấn cập nhật

Thông tin bổ sung

Mẹo gỡ rối

Chọn kiểu truy vấn

Bạn có thể dùng truy vấn cập nhật hoặc truy vấn xóa để xóa bỏ dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của bạn. Hãy chọn truy vấn dựa trên chi tiết trong bảng sau đây:

Kiểu truy vấn

Lúc sử dụng

Kết quả

Dùng truy vấn xóa

Để đồng thời loại bỏ toàn bộ các bản ghi (hàng) trong một bảng hoặc trong hai bảng có liên quan.

Ghi chú: Nếu các bản ghi nằm ở bên "một" của quan hệ một-nhiều, thì bạn có thể cần phải thay đổi quan hệ đó trước khi chạy truy vấn xóa. Hãy xem phần xóa dữ liệu từ bảng có liên quan.

Truy vấn xóa sẽ loại bỏ tất cả dữ liệu trong từng trường, kể cả khóa chính vốn tạo ra tính duy nhất của bản ghi

Dùng truy vấn cập nhật

Để xóa bỏ giá trị trường riêng lẻ khỏi bảng.

Giúp dễ dàng hơn trong việc xóa bỏ các giá trị bằng cách cập nhật giá trị hiện có thành giá trị null (tức là không có dữ liệu) hoặc một chuỗi có độ dài bằng không (một cặp dấu ngoặc kép không chứa khoảng trống trong đó).

Đầu Trang

Những điều cần xác nhận trước khi bạn dùng truy vấn để xóa dữ liệu

  • Hãy bảo đảm tệp đó không phải là tệp chỉ đọc:

    1. Bấm chuột phải vào Bắt đầu rồi bấm Mở Windows Explorer.

    2. Bấm chuột phải vào tệp cơ sở dữ liệu và bấm Thuộc tính.

    3. Xem thuộc tính Chỉ đọc có được chọn không.

  • Xác nhận rằng bạn có quyền cần thiết để xóa bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu. Nếu bạn không chắc chắn, hãy liên hệ với người quản trị hệ thống hoặc người thiết kế cơ sở dữ liệu.

  • Bảo đảm bạn đã bật nội dung trong cơ sở dữ liệu. Theo mặc định, Access chặn tất cả các truy vấn hành động (truy vấn xóa, cập nhật và tạo bảng) trừ khi bạn phải tin tưởng vào cơ sở dữ liệu trước đã. Để biết thêm thông tin về việc tin cậy cơ sở dữ liệu, hãy xem phần Ngăn không cho chế độ Tắt chặn truy vấn.

  • Hãy yêu cầu những người dùng khác của cơ sở dữ liệu đóng tất cả bảng, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo có dùng dữ liệu mà bạn muốn xóa. Điều này sẽ giúp tránh vi phạm khóa.

  • Trước khi bạn sửa hoặc xóa bỏ bản ghi, việctạo bản sao lưu cơ sở dữ liệu là một ý tưởng hay trong trường hợp bạn muốn hủy bỏ thay đổi của mình.

Mẹo: Nếu có nhiều người dùng kết nối với cơ sở dữ liệu, bạn có thể cần phải đóng cơ sở dữ liệu và sau đó mở lại nó trong chế độ dành riêng .

Để mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Dành riêng

  1. Bấm Tệp > Mở.

  2. Duyệt và trỏ đến cơ sở dữ liệu để chọn nó, bấm vào mũi tên kế bên nút Mở, rồi bấm Mở Riêng.

    Mở tệp trong chế độ Mở riêng

Sao lưu cơ sở dữ liệu

  1. Bấm tab Tệp, trỏ đến Lưu Như.

  2. Bấm Lưu Cơ sở dữ liệu Dưới dạng, bấm Sao lưu Cơ sở dữ liệu. Access sẽ đóng tệp gốc, tạo tệp sao lưu, rồi mở lại tệp gốc.

  3. Bấm Lưu Như và xác định tên và vị trí đặt bản sao lưu, rồi bấm Lưu.

Ghi chú:  Nếu bạn đang dùng bản chỉ đọc hoặc cơ sở dữ liệu được tạo trong phiên bản Access trước đây, thì bạn có thể nhận được thông báo rằng không tạo được bản sao lưu của cơ sở dữ liệu.

Để trở lại tệp sao lưu, hãy đóng và đổi tên tệp gốc để bản sao lưu có thể dùng tên của bản gốc. Gán tên của bản gốc cho bản sao lưu, rồi mở bản sao lưu đã được đổi tên trong Access.

Dùng truy vấn xóa

Để tạo một truy vấn xóa, hãy bấm vào tab tạo , trong các nhóm truy vấn , bấm Thiết kế truy vấn. Trong các hộp thoại Hiện bảng , hãy bấm đúp vào mỗi bảng mà bạn muốn xóa bỏ bản ghi, sau đó bấm đóng.

Bảng sẽ xuất hiện dưới dạng một cửa sổ ở phần trên của lưới thiết kế truy vấn. Từ danh sách trường, bấm đúp vào dấu hoa thị (*) để thêm tất cả các trường trong bảng vào lưới thiết kế.

Dùng tiêu chí cụ thể trong truy vấn xóa

Quan trọng: Hãy dùng các tiêu chí để chỉ trả về những bản ghi mà bạn muốn xóa bỏ. Nếu không, truy vấn xóa sẽ loại bỏ tất cả các bản ghi trong bảng.

Bấm đúp vào trường mà bạn muốn xác định như tiêu chí cho việc xóa bỏ, hãy nhập một tiêu chí trong các hàng tiêu chí của truy vấn trình thiết kế, và sau đó xóa các Hiển thị hộp kiểm cho từng trường tiêu chí.

Đây là một ví dụ về trường hợp bạn có thể muốn dùng tùy chọn này: Giả sử bạn muốn loại bỏ tất cả các đơn hàng đang chờ xử lý cho một khách hàng. Để chỉ tìm những bản ghi này, bạn cần thêm trường ID Khách hàng và Ngày Đặt hàng vào lưới thiết kế truy vấn, sau đó nhập số ID của khách hàng, rồi đến ngày mà đơn hàng của khách hàng đó sẽ trở thành không hợp lệ.

  1. Trên tab thiết kế , bấm dạng xem > Dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Xác nhận rằng truy vấn trả về các bản ghi bạn muốn xóa bỏ, rồi nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

  3. Để chạy truy vấn, hãy bấm đúp vào truy vấn trong Ngăn Dẫn hướng.

Đầu Trang

Dùng truy vấn cập nhật

Ghi chú: Bạn không thể sử dụng tùy chọn truy vấn Cập Nhật trong ứng dụng web Access.

Phần này sẽ giải thích cách dùng truy vấn cập nhật để xóa bỏ các trường đơn lẻ ra khỏi bảng. Hãy nhớ rằng chạy truy vấn cập nhật để xóa dữ liệu sẽ làm thay đổi các giá trị hiện có thành NULL hoặc một chuỗi có độ dài bằng không (một cặp dấu ngoặc kép không chứa khoảng trống trong đó), tùy thuộc vào tiêu chí do bạn xác định.

  1. Bấm vào tab Tạo và trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Chọn bảng có dữ liệu bạn muốn xóa bỏ (nếu bảng có liên quan, hãy chọn bảng ở bên "một" của mối quan hệ), bấm Thêm và sau đó bấm Đóng.

    Bảng sẽ xuất hiện dưới dạng một cửa sổ ở phần trên của lưới thiết kế truy vấn. Cửa sổ này liệt kê tất cả các trường trong bảng đã chọn.

  3. Bấm đúp vào dấu hoa thị (*) để thêm tất cả các trường trong bảng vào lưới thiết kế. Việc thêm tất cả các trường bảng sẽ cho phép truy vấn xóa loại bỏ toàn bộ các bản ghi (hàng) trong bảng.

    Bạn có thể tùy ý nhập tiêu chí cho một hoặc nhiều trường trong hàng Tiêu chí của trình thiết kế, sau đó xóa hộp kiểm Hiện cho từng trường tiêu chí. Để biết thêm thông tin về dùng tiêu chí, hãy xem bảng Tiêu chí mẫu cho truy vấn chọn.

    Ghi chú: Bạn dùng các tiêu chí để chỉ trả về những bản ghi bạn muốn thay đổi. Nếu không, truy vấn cập nhật sẽ đặt mọi bản ghi thành NULL trong mỗi trường trong truy vấn của bạn.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Dạng xem và sau đó bấm Dạng xem Biểu dữ liệu.

  5. Xác nhận rằng truy vấn trả về các bản ghi mà bạn muốn đặt là NULL hoặc chuỗi có độ dài không (một cặp dấu nháy kép không có khoảng trắng giữa chúng ("").

  6. Nếu cần, lặp lại bước 3 đến 5 và thay đổi trường hoặc tiêu chí cho đến khi truy vấn trả về chỉ dữ liệu mà bạn muốn xóa, sau đó nhấn CTRL + S để lưu truy vấn.

  7. Để chạy truy vấn, hãy bấm đúp vào truy vấn trong Ngăn Dẫn hướng.

Đầu Trang

Thông tin Bổ sung

Xóa bỏ dữ liệu từ bảng có liên quan

Nếu bạn muốn xóa bỏ dữ liệu từ vài bảng có liên quan, bạn phải bật các tùy chọn Tính toàn vẹn Tham chiếu và Xóa Xếp tầng Bản ghi Liên quan cho mỗi mối quan hệ. Điều này cho phép truy vấn xóa bỏ dữ liệu của các bảng ở bên "một" và bên "nhiều" của quan hệ. Để chuẩn bị xóa dữ liệu liên quan, bạn cần phải xác nhận những điều sau:

  • Xác định những bản ghi nào nằm ở bên "một" của mối quan hệ và những bản ghi nào nằm ở bên "nhiều".

  • Nếu bạn cần xóa bản ghi ở bên "một" của mối quan hệ và bản ghi có liên quan ở bên "nhiều", bạn hãy bật một bộ quy tắc có tên là Tính toàn vẹn Tham chiếu và bật xóa xếp tầng. Các bước trong phần này giải thích về Tính toàn vẹn Tham chiếu và cách thực hiện cả hai tác vụ.

  • Nếu bạn cần xóa bỏ bản ghi chỉ ở bên "một" của mối quan hệ, trước tiên bạn phải xóa bỏ mối quan hệ đó rồi sau đó mới xóa dữ liệu.

Nếu bạn cần loại bỏ dữ liệu chỉ ở bên "nhiều" của mối quan hệ, bạn có thể tạo và chạy truy vấn xóa bỏ mà không phải thay đổi mối quan hệ.

Để tìm xem bản ghi nào nằm ở bên "một" hay bên "nhiều" của mối quan hệ, trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Quan hệ, hãy bấm Mối quan hệ. Tab Mối quan hệ hiển thị các bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn và các mối quan hệ. Mỗi mối quan hệ được mô tả như một đường nối các bảng giữa các trường.

Hình sau đây thể hiện mối quan hệ đặc trưng. Hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả các mối quan hệ trong cơ sở dữ liệu đều có bên "một" và bên "nhiều". Sơ đồ mối quan hệ biểu thị bên "một" bằng một số (1) và bên nhiều bằng ký hiệu vô cùng().

Mối quan hệ giữa hai bảng

Khi bạn xóa bỏ bản ghi ở bên "một" của mối quan hệ, bạn cũng xóa bỏ tất cả bản ghi có liên quan ở bên "nhiều" của mối quan hệ. Tuy nhiên, khi bạn xóa bỏ các bản ghi ở bên "nhiều" của mối quan hệ, bạn thường không xóa các bản ghi ở bên "một".

Ngoài ra, Access tự động thực thi một bộ quy tắc gọi là tính toàn vẹn tham chiếu. Những quy tắc này đảm bảo rằng khóa ngoại trong cơ sở dữ liệu chứa giá trị đúng. Khóa ngoại là một cột mà giá trị của nó khớp với giá trị trong cột khóa chính của bảng khác.

Sửa mối quan hệ

Chỉ làm theo những bước này khi bạn cần xóa bỏ dữ liệu ở bên "một" và bên "nhiều" của mối quan hệ.

  1. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Mối quan hệ, bấm Mối quan hệ.

  2. Bấm chuột phải vào mối quan hệ (đường) kết nối với bảng có liên quan trong thao tác xóa bỏ rồi bấm Sửa Quan hệ trên menu lối tắt.

  3. Trong hộp thoại Sửa Quan hệ, hãy bảo đảm đã chọn hộp kiểm Bắt buộc Tính toàn vẹn Tham chiếu.

  4. Chọn hộp kiểm Xóa Xếp tầng Bản ghi Liên quan.

    Ghi chú: Chừng nào bạn chưa tắt thuộc tính này thì việc xóa bỏ bản ghi ở bên "một" của mối quan hệ sẽ xóa bỏ tất cả các bản ghi có liên quan ở bên "nhiều" của mối quan hệ.

  5. Bấm OK, đóng ngăn Mối quan hệ, rồi thực hiện các bước tiếp theo.

Xóa bỏ quan hệ

  1. Mở ngăn Mối quan hệ nếu bạn chưa làm như vậy.

  2. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Mối quan hệ, bấm Mối quan hệ.

    Lập ghi chú cho những trường liên quan trong mối quan hệ để bạn có thể khôi phục mối quan hệ đó sau khi đã xóa bỏ dữ liệu.

  3. Bấm chuột phải vào mối quan hệ (đường) kết nối bảng có liên quan trong thao tác xóa bỏ, sau đó bấm xóa trên menu lối tắt.

Ghi chú: Để khôi phục mối quan hệ, hãy làm theo các bước trước đó để mở ngăn Mối quan hệ rồi kéo trường khóa chính từ bảng "một" và thả nó lên trường khóa ngoại của bảng "nhiều". Hộp thoại Sửa Quan hệ sẽ xuất hiện. Nếu mối quan hệ cũ bắt buộc tính toàn vẹn tham chiếu, hãy chọn Bắt buộc Tính toàn vẹn Tham chiếu rồi sau đó bấm Tạo. Nếu không, bạn chỉ cần bấm Tạo.

Đầu Trang

Tiêu chí mẫu cho truy vấn chọn

Bảng sau đây liệt kê một số tiêu chí mẫu bạn có thể dùng trong truy vấn chọn khi bạn muốn đảm bảo rằng bạn chỉ xóa bỏ dữ liệu bạn muốn bị xóa bỏ. Một vài mẫu này dùng ký tự đại diện.

Tiêu chí

Kết quả

> 234

Trả về tất cả số lớn hơn 234. Để tìm thấy tất cả các số nhỏ hơn 234, dùng < 234.

>= "Cajhen"

Trả về tất cả các bản ghi từ Cajhen đến cuối bảng chữ cái.

Between #2/2/2010# And #12/1/2010#

Trả về những ngày từ 2-Tháng 2-2010 đến 1-Tháng 12-2010 (ANSI-89). Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng ký tự đại điện ANSI-92, hãy dùng dấu ngoặc đơn (') thay cho dấu thăng (#). Ví dụ: Between '2/2/2010' And '12/1/2010'.

Not "Nước Đức"

Tìm tất cả các bản ghi mà nội dung chính xác của trường không phải là "Nước Đức." Tiêu chí sẽ trả về các bản ghi có chứa các ký tự ngoài từ "Nước Đức" như "Nước Đức (châu âu)" hay "Châu Âu (Nước Đức)".

Not "T*"

Tìm tất cả các bản ghi trừ những bản ghi bắt đầu bằng chữ T. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng tập ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu phần trăm (%) thay cho dấu sao (*).

Not "*t"

Tìm tất cả các bản ghi không kết thúc bằng chữ t. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao (*).

In(Canada,UK)

Trong danh sách, tìm tất cả các bản ghi có chứa Canada hoặc Vương quốc Anh.

Like "[A-D]*"

Trong một trường văn bản, tìm tất cả các bản ghi bắt đầu bằng chữ A đến chữ D. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay cho dấu hoa thị (*).

Like "*ar*"

Tìm tất cả các bản ghi bao gồm chuỗi chữ "ar". Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao (*).

Like "Maison Dewe?"

Tìm tất cả các bản ghi bắt đầu bằng từ "Maison" và chứa chuỗi thứ hai có 5 chữ trong đó 4 chữ đầu tiên là "Dewe" chữ cuối cùng không rõ. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu gạch dưới (_) thay vì dấu hỏi (?).

#2/2/2010#

Tìm tất cả các bản ghi của ngày 2 tháng 2 năm 2010. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy đặt ngày trong ngoặc đơn thay cho dấu thăng ('2/2/2010').

< Date() - 30

Dùng hàm Date để trả về tất cả các ngày tháng nhiều hơn 30 ngày về trước.

Date()

Dùng hàm Date để trả về tất cả các bản ghi chứa ngày hôm nay.

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Dùng hàm DateDateAdd để trả về tất cả các bản ghi từ ngày hôm nay cho đến ba tháng tính từ ngày hôm nay.

Is Null

Trả về tất cả các bản ghi có chứa một giá trị null (trống hoặc chưa được xác định).

Is Not Null

Trả về tất cả các bản ghi có chứa bất kỳ giá trị nào (không phải là giá trị null).

""

Trả về tất cả các bản ghi có chứa một chuỗi có độ dài bằng không. Bạn dùng chuỗi có độ dài bằng không khi bạn cần thêm giá trị vào một trường bắt buộc, nhưng bạn chưa biết giá trị đó thực tế là gì. Ví dụ: Một trường có thể yêu cầu số fax nhưng một số khách hàng của bạn có thể không có máy fax. Trong trường hợp đó, thay vì nhập một số, bạn hãy nhập một cặp dấu ngoặc kép không chứa khoảng trống ("").

Đầu Trang

Mẹo gỡ rối

Tại sao tôi lại nhìn thấy thông báo lỗi này và tôi phải làm thế nào để khắc phục?

Nếu bạn dựng một truy vấn xóa bằng cách dùng nhiều bảng và thuộc tính Bản ghi Duy nhất của truy vấn được đặt là Không, thì Access sẽ hiển thị thông báo lỗi Không thể xóa bỏ từ bảng đã xác định khi bạn chạy truy vấn.

Để sửa lỗi này, hãy đặt thuộc tính Bản ghi Duy nhất của truy vấn là .

  1. Mở truy vấn xóa trong dạng xem Thiết kế.

  2. Nếu trang thuộc tính truy vấn không mở ra, hãy nhấn F4 để mở nó.

  3. Hãy bấm vào trình thiết kế truy vấn để hiện thuộc tính truy vấn (chứ không phải thuộc tính trường).

  4. Trong trang thuộc tính truy vấn, hãy tìm thuộc tính Bản ghi Duy nhất và đặt nó là .

Không cho Chế độ Tắt chặn truy vấn

Theo mặc định, nếu bạn mở một cơ sở dữ liệu trên máy tính mà bạn chọn để tin cậy hoặc không nằm trong một vị trí tin cậy, Access sẽ chặn tất cả các truy vấn hành động chạy.

Nếu bạn tìm cách chạy truy vấn hành động và dường như không có vấn đề gì xảy ra, hãy kiểm tra thanh trạng thái của Access để xem thông báo sau đây:

Chế độ Tắt đã chặn hành động hoặc sự kiện này.

Khi bạn nhìn thấy thông báo đó, hãy thực hiện bước sau để bật nội dung đã bị chặn:

  • Trên thanh thông báo Cảnh báo bảo mật , bấm Bật nội dung, và chạy lại truy vấn của bạn.

Để biết thêm thông tin về chế độ Tắt và bảo mật Access, hãy xem Các đối tượng cơ sở dữ liệu hoạt động ra sao khi được tin cậy và không được tin cậy.

đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×