Tạo và cập nhật cột dữ liệu ngoài trong một danh sách hoặc thư viện

Tạo và cập nhật cột dữ liệu ngoài trong một danh sách hoặc thư viện

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể thêm một kiểu cột đặc biệt vào một danh sách hoặc thư viện bản địa, được gọi là cột dữ liệu ngoài. Cột này cho phép bạn kết hợp một cột dữ liệu từ một nguồn dữ liệu ngoài với các cột khác trong một danh sách hoặc thư viện bản địa. Vì một cột dữ liệu ngoài được thêm vào một danh sách hoặc thư viện bản địa, tất cả tính năng của danh sách hoặc thư viện liên quan sẽ hoạt động, bao gồm lập phiên bản, phê duyệt, kiểm nhập, kiểm xuất và đính kèm tệp.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tìm nội dung về dữ liệu ngoài.

Bạn muốn làm gì?

Trước khi bạn bắt đầu

Hiểu rõ các ví dụ về cách sử dụng cột dữ liệu ngoài

Tạo cột dữ liệu ngoài trong một danh sách hoặc thư viện

Cập Nhật cột dữ liệu ngoài

Làm mới cột dữ liệu ngoài

Trước khi bạn bắt đầu

Làm việc với dữ liệu ngoài đòi hỏi một số tác vụ như điều kiện tiên quyết để cho phép truy nhập an toàn vào dữ liệu.. Thông tin sau đây có thể giúp bạn lên kế hoạch cho các bước tiếp theo của mình. Ngoài ra, nếu bạn gặp phải sự cố khi cố gắng làm việc với dữ liệu ngoài, thông tin này có thể giúp bạn xác định được vấn đề. Để truy nhập dữ liệu ngoài, bạn hoặc người quản trị phải làm như sau:

Chuẩn bị nguồn dữ liệu ngoài    Người quản trị có thể cần phải tạo tài khoản và cung cấp quyền truy nhập vào nguồn dữ liệu để đảm bảo rằng đúng người có quyền truy nhập vào dữ liệu và đảm bảo dữ liệu không rơi vào tay kẻ xấu. Trong cơ sở dữ liệu ngoài, người quản trị cũng có thể muốn tạo bảng, dạng xem, truy vấn v.v...để giới hạn kết quả tìm kiếm sao cho đáp ứng đúng nhu cầu tìm kiếm đồng thời giúp nâng cao hiệu suất tìm kiếm.

Cấu hình SharePoint dịch vụ và tài khoản    Người quản trị phải kích hoạt dịch vụ kết nối dữ liệu nghiệp vụ và dịch vụ lưu trữ bảo mật.

Cấu hình Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật    Người quản trị cần phải thực hiện các việc sau: xác định phương thức truy nhập tốt nhất cho nguồn dữ liệu ngoài, tạo một ứng dụng đích và đặt chứng danh cho ứng dụng đích đó.

Cấu hình Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ    Người quản trị cần phải đảm bảo rằng người dùng tạo loại nội dung ngoài được quyền truy nhập kho siêu dữ liệu Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ còn những người dùng phù hợp khác có quyền truy nhập loại nội dung ngoài vốn là cơ sở để xây dựng danh sách ngoài.

Tạo loại nội dung ngoài    Người dùng phải xác định loại nội dung ngoài chứa thông tin về kết nối, truy nhập, cách thức thao tác, cột, bộ lọc và các siêu dữ liệu khác được dùng để truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài.

Đầu trang

Hiểu rõ các ví dụ về sử dụng cột dữ liệu ngoài

Các phần sau đây mô tả một số trường hợp sử dụng thực tế khi thêm cột dữ liệu ngoài vào một danh sách hoặc thư viện.

Hợp đồng khách hàng và thông tin liên hệ    Bạn có một thư viện tài liệu có chứa các hợp đồng khách hàng. Tuy nhiên, tất cả thông tin khách hàng của bạn được lưu giữ trong ứng dụng Phạm vi Kinh doanh (chẳng hạn như SAP hoặc Microsoft CRM) và ứng dụng này có một nguồn dữ liệu nằm bên ngoài các sản phẩm SharePoint. Bạn muốn theo dõi hợp đồng của khách hàng trong thư viện tài liệu, nhưng đảm bảo rằng các thông tin liên quan của khách hàng phải cập nhật và không trùng lặp một cách không cần thiết. Bạn có thể làm điều này bằng cách thêm một hoặc nhiều cột dữ liệu ngoài vào thư viện để kết hợp tên và số điện thoại của khách hàng phù hợp với mỗi hợp đồng được lưu trữ trong thư viện. Cột dữ liệu ngoài giúp bạn dễ dàng nhập hoặc cập nhật thông tin chính xác và tự động truy xuất thông tin khách hàng từ nguồn dữ liệu ngoài. Trong tình huống này, bạn cũng có thể tạo ra một tài liệu Word có cấu trúc nhằm đưa các giá trị của các cột dữ liệu ngoài vào tài liệu Word để bạn có thể chỉnh sửa các giá trị đó trong Ngăn Thông tin Tài liệu hoặc bằng cách sử dụng các điều khiển nội dung Word.

Dữ liệu sản phẩm cơ bản với hình ảnh    Bạn đã tạo một thư viện hình ảnh có chứa ảnh chụp của những sản phẩm mà tổ chức của bạn đang bán. Bạn thêm một cột dữ liệu ngoài vào thư viện có khả năng truy nhập tên sản phẩm, mã sản phẩm và giá hiện tại từ một cơ sở dữ liệu ngoài. Tuy nhiên, bạn đảm bảo rằng khi kiểu nội dung ngoài được tạo ra, dữ liệu ngoài là chỉ đọc. Quy tắc và quy trình của công ty bạn đòi hỏi bất kỳ thay đổi nào đối với thông tin sản phẩm đều phải được thực hiện qua hệ thống cơ sở dữ liệu. Nhưng giờ đây, nhiều người hơn trong tổ chức của bạn có thể dễ dàng xem tất cả thông tin sản phẩm thông thường trong cùng một dạng xem thư viện.

Đầu trang

Tạo cột dữ liệu ngoài trong một danh sách hoặc thư viện

Ghi chú:  Việc tạo một cột dữ liệu ngoài đòi hỏi các quyền Đóng góp hoặc cao hơn trên danh sách hoặc thư viện.

  1. Chuyển tới trang SharePoint rồi chuyển tới danh sách hay thư viện.

    Ghi chú:  Bạn không thể thêm cột dữ liệu ngoài vào danh sách ngoài.

  2. Bấm Danh sách hoặc Thư viện > Thiết đặt Danh sách hoặc Thiết đặt Thư viện.

  3. Trong phần Cột, bấm Tạo Cột.

  4. Nhập tên cột, chẳng hạn như Khách hàng rồi trong phần Kiểu Cột, hãy bấm Dữ liệu Ngoài.

  5. Dưới Kiểu Nội dung Bên ngoài, bấm Bộ chọn Kiểu Nội dung Bên ngoài, sau đó chọn mục phù hợp từ danh sách các kiểu nội dung bên ngoài, ví dụ như CRM Khách hàng.

  6. Quyết định cách bạn muốn xử lý bất kỳ hành động nào đã xác định cho loại nội dung ngoài bằng cách thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

    • Để hiển thị menu có một hoặc nhiều hành động, hãy bấm Hiển thị menu hành động.

    • Để làm cho cột dữ liệu ngoài thực hiện hành động mặc định khi được chọn, hãy bấm Nối kết cột này với Hành động Mặc định của loại nội dung ngoài.

  7. Dưới Thêm một cột để hiển thị mỗi trường trong các trường bổ sung này, bấm Chọn tất cả trường hoặc chọn một hoặc nhiều tên trường cụ thể, chẳng hạn như Tên Khách hàng và Số Điện thoại.

Mẹo:  Theo mặc định, một tiền tố được thêm vào mỗi tên cột dựa trên tên cột dữ liệu ngoài. Bạn nên đặt tên cột ngắn gọn, chẳng hạn như ID KH, nhất là khi bạn thêm nhiều cột. Nếu tính năng Sửa Nhanh được bật cho danh sách hoặc thư viện, bạn có thể dùng Sửa Nhanh để thay đổi các tên cột.

Đầu trang

Cập nhật cột dữ liệu ngoài

Ghi chú:  Việc cập nhật một cột dữ liệu ngoài đòi hỏi các quyền Đóng góp hoặc cao hơn trên danh sách hoặc thư viện.

  1. Dẫn hướng đến Trang SharePoint, sau đó dẫn hướng đến danh sách hoặc thư viện.

  2. Thêm hoặc sửa một mục trong danh sách hoặc các thuộc tính của thư viện tài liệu.

  3. Trong hộp văn bản của cột dữ liệu ngoài, ví dụ tên khách hàng, hãy bấm Bộ chọn Mục Dữ liệu Bên ngoài.

    Tác giả của kiểu nội dung bên ngoài cần xác định cách hoạt động của Bộ chọn Mục Dữ liệu Bên ngoài bằng cách chọn một trường định danh phù hợp và tạo một hoặc nhiều bộ lọc để bạn có thể nhanh chóng tìm được giá trị đúng. Nếu không phải như vậy, hãy liên hệ với tác giả của kiểu nội dung ngoài hoặc người quản trị của bạn để được hỗ trợ.

  4. Trong hộp thoại, hãy chọn mục nhập phù hợp, ví dụ Nancy Davolio, rồi bấm OK.

Dữ liệu được cập nhật trong danh sách ngoài và nguồn dữ liệu ngoài.

Đầu trang

Làm mới cột dữ liệu ngoài

Vì lý do hiệu suất, dữ liệu trong cột dữ liệu ngoài được đệm ẩn trên một máy chủ hoặc dịch vụ và có thể không hiển thị các giá trị gần đây nhất từ hệ thống dữ liệu ngoài. Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài được hiển thị là dữ liệu hiện thời, bạn có thể làm mới cột dữ liệu ngoài. Tuy nhiên, hãy cẩn thận khi thực hiện thao tác làm mới vì điều đó có thể mất nhiều thời gian tùy theo cách dữ liệu ngoài được thiết lập.

Ghi chú:  Việc làm mới một cột dữ liệu ngoài đòi hỏi các quyền đóng góp hoặc cao hơn trên danh sách hoặc thư viện.

  1. Dẫn hướng đến Trang SharePoint, sau đó dẫn hướng đến danh sách hoặc thư viện.

  2. Trên tiêu đề của cột dữ liệu ngoài, bấm Làm mới.

  3. Trên trang Làm mới, hãy quyết định xem bạn muốn chỉ làm mới thư mục hiện tại hay thư mục hiện tại cùng với tất cả thư mục con của nó.

  4. Bấm OK.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×