Tạo trường tra cứu

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Tạo trường tra cứu trong bảng Microsoft Office Access của bạn có thể giúp cải thiện hiệu suất của quy trình nhập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu của bạn. Một trường tra cứu có thể hiển thị một giá trị thân thiện người dùng được gắn kết các giá trị khác trong nguồn dữ liệu bảng hoặc giá trị danh sách. Ví dụ, trường tra cứu có thể hiển thị tên liên hệ được gắn kết một liên hệ tương ứng ID số trong một bảng, truy vấn hoặc danh sách.

Bài viết này giải thích về các kiểu trường tra cứu và sau đó sẽ hướng dẫn bạn cách và khi nào nên tạo mỗi loại.

Bạn muốn làm gì?

Chọn một kiểu trường tra cứu

Tạo trường tra cứu

Khi nào nên dùng nhiều giá trị trong một trường tra cứu

Loại bỏ một thuộc tính tra cứu

Chọn một kiểu trường tra cứu

Một trường tra cứu Hiển thị danh sách giá trị mà người dùng có thể chọn. Điều này có thể giúp nhập dữ liệu nhanh hơn và chính xác hơn. Khi dữ liệu đã nhập trong một trường đã tồn tại trong bảng khác, bạn có thể tránh sao chép và càng tốt lỗi từ reentering dữ liệu. Trường tra cứu có thể đơn giản hoặc phức tạp. Trường tra cứu đơn giản cho phép bạn lưu trữ một giá trị trong khi trường tra cứu phức tạp hoặc trường tra cứu đa giá trị cho phép bạn lưu giữ nhiều giá trị được hiển thị trong hộp tổ hợp hoặc điều khiển hộp danh sách. Cho mỗi mục nhập trong một trường đa giá trị, một giá trị Hiển thị "nhìn lên" dựa trên giá trị gắn kết tương ứng của nó. Khi một trường tra cứu được xem hay truy nhập trong biểu dữ liệu, nó được gọi là cột tra cứu. Hai kiểu trường tra cứu mà bạn có thể tạo là danh sách tra cứu và danh sách giá trị.

Sử dụng danh sách tra cứu

Khi một trường tra cứu dựa trên danh sách tra cứu, trường sẽ được dữ liệu của nó từ bảng hiện có hoặc truy vấn trong cơ sở dữ liệu. Trong kiểu tra cứu này, các bảng có liên quan và khi các giá trị trong các thay đổi nguồn dữ liệu, dữ liệu hiện tại đang khả dụng trong trường tra cứu.

Sử dụng danh sách giá trị tra cứu

Khi một trường tra cứu dựa trên danh sách giá trị tra cứu, trường tra cứu sẽ được dữ liệu của nó từ danh sách giá trị bạn nhập trong khi bạn tạo trường. Kiểu trường tra cứu này là lý tưởng khi bạn có một tập hợp chỉ bao gồm các giá trị không thay đổi mức độ thường xuyên.

Tạo trường tra cứu

Bạn có thể tạo trường tra cứu trong dạng xem thiết kế hoặc biểu dữ liệu. Để thay đổi một trường hiện có thành một trường tra cứu, sử dụng dạng xem thiết kế và thay đổi loại dữ liệu. Để thêm một trường tra cứu mới, hãy dùng một bảng hiện có hoặc truy vấn dưới dạng nguồn dữ liệu cho trường tra cứu của bạn hoặc tạo danh sách giá trị của riêng bạn. Các phần sau đây sẽ giải thích cả hai cách tạo một trường tra cứu.

Tạo trường tra cứu dựa trên một nguồn dữ liệu bảng hoặc truy vấn

  1. Mở bảng trong dạng xem biểu dữ liệu và bấm vào tiêu đề cột mà bạn muốn tạo trường tra cứu.

  2. Bấm vào loại dữ liệu tra cứu & quan hệ .

    Dạng xem Trường tra cứu

  3. Trong trình hướng dẫn tra cứu chọn tôi muốn trường tra cứu để lấy giá trị từ bảng hoặc truy vấn khác được chọn, sau đó bấm tiếp theo.

Ghi chú: Nếu trường tra cứu được nối kết với một danh sách SharePoint, bất kỳ chỉnh sửa với dữ liệu của bạn phải thể thực hiện danh sách SharePoint.

  1. Để chọn nguồn cho giá trị trường tra cứu, hãy chọn từ các bảng, truy vấn, hoặc cả hai tùy chọn.

Nếu ứng dụng đã được thiết kế cho Web, nhưng bảng nguồn trong chế độ máy khách, nó phải có một khóa chính số hoặc Access Hiển thị thông báo lỗi. Nếu điều này xảy ra, bạn phải đầu tiên tạo một khóa chính số cho bảng từ dạng xem thiết kế và sau đó trở lại chế độ Web để tạo trường tra cứu. Để biết thêm thông tin về thiết kế bảng trong chế độ Web, hãy xem xây dựng một cơ sở dữ liệu để chia sẻ trên Web.

  1. Chọn bảng hoặc truy vấn trong danh sách, rồi bấm Tiếp.

  2. Từ danh sách Trường sẵn có , chọn trường mà bạn muốn thêm, sau đó bấm vào > nút thêm nó vào danh sách trường đã chọn. Hãy đảm bảo rằng trường đã chọn hoặc trường xuất hiện trong danh sách trường đã chọn, lặp lại để thêm trường bổ sung cho đến khi bạn đã thêm tất cả các trường bắt buộc, sau đó bấm tiếp theo.

  3. Nếu bạn chọn nhiều trường, và bạn muốn xác định các tùy chọn sắp xếp cho trường tra cứu, chọn mũi tên xuống bên cạnh sắp xếp trường đầu tiên, sau đó bấm tên của trường mà bạn muốn sắp xếp các giá trị.

  4. Để thay đổi thứ tự sắp xếp, bấm vào nút tăng dần , sau đó bấm tiếp theo.

  5. Để điều chỉnh chiều rộng của trường tra cứu, sử dụng chuột để kéo cột với độ rộng lựa chọn của bạn, sau đó bấm tiếp theo.

Ghi chú: Bạn có thể điều chỉnh độ rộng cột của trường tra cứu nhưng nếu bạn giảm chiều rộng sao cho nó không còn nhìn thấy được, nó sẽ không được hiển thị.

Mẹo: Để ẩn cột khóa hộp kiểm đã chọn để thấy bất kỳ ai sử dụng cột tra cứu chỉ các giá trị mà bạn muốn họ thấy trong trường và không phải là các giá trị trong trường khóa chính.

  1. Nhập tên nhãn cho trường tra cứu.

  2. Để tạo cột tra cứu đa giá trị, hãy chọn hộp kiểm Cho phép nhiều giá trị .

Ghi chú: Cho phép nhiều giá trị phải được chọn để cho phép lưu giữ nhiều giá trị. Hãy xem phần, khi cho phép nhiều giá trị trong một trường tra cứu.

từ trình hướng dẫn tra cứu, chọn tuỳ chọn tra cứu đa giá trị

  1. Bấm hoàn tất, hãy bấm tab tệp, sau đó bấm lưu.

Mẹo: Để xác nhận hoặc thay đổi thuộc tính cho trường tra cứu, mở bảng trong dạng xem thiết kế và các thuộc tính sẵn dùng trên tab tra cứu , bên dưới Thuộc tính trường.

Dùng một bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu cho trường tra cứu

đầu trang

Tạo trường tra cứu dựa trên danh sách giá trị

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn làm việc, sau đó bấm Dạng xem thiết kế.

  2. Bấm vào ô trong cột Kiểu dữ liệu tương ứng với cột mà bạn muốn xác định là một trường tra cứu, hãy bấm vào mũi tên xuống và chọn một loại dữ liệu, sau đó bấm Trình hướng dẫn tra cứu.

Ghi chú: Nếu Access Hiển thị một thông báo rằng nó sẽ không thể khởi động trình hướng dẫn tra cứu, bạn cần thay đổi loại dữ liệu của trường.

  1. Trong trình hướng dẫn tra cứu, chọn tôi sẽ nhập các giá trị tôi muốnvà bấm tiếp theo.

  2. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy nhập số cột mà bạn muốn trong danh sách tra cứu của bạn.

Ghi chú: Bạn có thể điều chỉnh độ rộng cột của trường tra cứu nhưng nếu bạn giảm chiều rộng sao cho nó không còn nhìn thấy được, nó sẽ không được hiển thị.

  1. Nhập các giá trị mà bạn muốn hiển thị trong danh sách tra cứu, sau đó bấm tiếp theo.

Bạn có thể sửa danh sách giá trị trực tiếp trong hộp văn bản nguồn hàng từ các thuộc tính trường tra cứu.

  1. Nếu bạn đã xác định nhiều cột trong bước 4, bạn phải chọn cột mà bạn sẽ dùng để nhận dạng duy nhất mỗi giá trị. Trong hộp Trường sẵn có , bấm đúp vào cột mà bạn muốn dùng để nhận dạng duy nhất mỗi giá trị, sau đó bấm tiếp theo.

Ghi chú: Bước này không xuất hiện nếu bạn không xác định nhiều cột trong bước 4.

  1. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy nhập tên nhãn cho trường tra cứu.

  2. Nếu bạn đang tạo cột tra cứu đa giá trị, hãy chọn hộp kiểm Cho phép nhiều giá trị .

    Ghi chú: Cho phép nhiều giá trị phải được chọn để cho phép lưu giữ nhiều giá trị. Hãy xem phần, khi cho phép nhiều giá trị trong một trường tra cứu.

  3. Bấm kết thúc và bấm để lưu thay đổi của bạn.

Đầu Trang

Khi nào nên dùng nhiều giá trị trong một trường tra cứu

Cân nhắc việc cho phép nhiều giá trị để hiển thị trong trường tra cứu nếu bất kỳ điều kiện sau đây áp dụng cho đường cơ sở dữ liệu được sử dụng:

  • Bạn có danh sách giá trị hiện tại cho phép người dùng một vài lựa chọn mục nhập dữ liệu.

  • Nếu cơ sở dữ liệu của bạn thường xuyên truy cập SharePoint site.

  • Cơ sở dữ liệu được nối kết đến một site SharePoint.

Trong khi cho phép sử dụng nhiều giá trị trong một trường sẽ hữu ích, nó cũng có thể làm giảm chức năng cơ sở dữ liệu nếu bạn di chuyển nó vào máy chủ.

Thận trọng: Sau khi bạn tạo nhiều giá trị trường tra cứu có dữ liệu nguồn là bảng hiện có, bạn sẽ không thể thay đổi loại dữ liệu hoặc kích cỡ trường của trường tra cứu mà không xóa bỏ mối quan hệ.

Đặt hoặc thay đổi thuộc tính trường tra cứu

Khi bạn sử dụng trình hướng dẫn tra cứu, thuộc tính của trường tra cứu được tự động thiết lập. Tuy nhiên, bạn có thể sửa đổi các thuộc tính để thay đổi hành vi của trường tra cứu.

  • Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn làm việc, sau đó bấm Dạng xem thiết kế.

  • Bấm vào trường mà tra cứu các thuộc tính bạn muốn thay đổi.

  • Bấm tab tra cứu .

  • Bấm vào mũi tên thả xuống bên cạnh thuộc tính mà bạn muốn thay đổi, và chọn tùy chọn mà bạn muốn.

Bảng sau đây liệt kê các thuộc tính trường tra cứu mà bạn có thể đặt hoặc thay đổi.

Property

Hành động

Hiển thị Điều khiển

Tùy thuộc vào loại điều khiển, loại có thể được đặt vào một trong các thao tác sau:

Hộp kiểm Yes/No trường chỉ.

  • Hộp văn bản     Hiển thị nội dung đã được nhập bởi một người dùng.

  • Hộp danh sách     Hiển thị danh sách giá trị trong một cửa sổ mở.

  • Hộp tổ hợp     Hiển thị giá trị đã chọn khi đóng và hiển thị danh sách sẵn có giá trị khi mở.

Ghi chú: Thiết đặt Hiển thị điều khiểnsẽ tắt các thuộc tính Hộp văn bản hoặc hộp kiểm tra cứu.

Kiểu Nguồn Dữ liệu của Hàng

Chọn nhập trường tra cứu với các giá trị từ bảng hoặc truy vấn khác hoặc từ danh sách giá trị mà bạn xác định. Bạn cũng có thể chọn danh sách với tên của các trường trong bảng hoặc truy vấn.

Nguồn Dữ liệu của Hàng

Xác định bảng, truy vấn hoặc danh sách các giá trị cung cấp các giá trị cho trường tra cứu. Khi thuộc tính Kiểu nguồn hàng được đặt Bảng/truy vấn hoặc Danh sách trường, thuộc tính này nên được đặt thành tên của bảng, truy vấn hoặc câu lệnh SQL đại diện cho truy vấn. Khi thuộc tính Kiểu nguồn hàng được đặt Giá trị danh sách, thuộc tính này sẽ chứa một danh sách các giá trị được phân tách bằng dấu chấm phẩy.

Cột Gắn kết

Xác định cột trong thuộc tính Nguồn hàng cung cấp giá trị được lưu trữ theo trường tra cứu. Giá trị này có thể phạm vi từ 1 đến số cột trong thuộc tính Nguồn hàng .

Tổng số Cột

Xác định số cột trong nguồn hàng có thể được hiển thị trong cột tra cứu. Thuộc tính này có thể là một giá trị số nguyên từ 1 đến 255.

Đầu đề Cột

Xác định có hiển thị đầu đề cột. Giá trị có thể là không (mặc định) hoặc chọn có.

Độ rộng Cột

Nhập chiều rộng cột cho mỗi cột. Ví dụ, nếu bạn không muốn hiển thị một cột, chẳng hạn như một ID số, bạn có thể xác định 0 cho chiều rộng.

Số hàng trong Danh sách

Xác định số hàng sẽ xuất hiện khi bạn hiển thị cột tra cứu.

Độ rộng Danh sách

Xác định chiều rộng của điều khiển xuất hiện khi bạn hiển thị cột tra cứu.

Giới hạn trong Danh sách

Chọn xem người dùng có thể nhập một giá trị không tìm thấy trong danh sách.

Cho phép Nhiều Giá trị

Xác định xem trường tra cứu sử dụng trường đa giá trị và cho phép nhiều giá trị để được chọn. Thiết đặt này có thể không có (mặc định) hoặc chọn có. Nếu bạn chọn , người dùng sẽ có thể chọn nhiều giá trị từ thuộc tính Nguồn hàng cho từng bản ghi. Để biết thêm thông tin về dùng, hãy xem tùy chọn này; Khi nào cho phép nhiều giá trị trong một trường tra cứu.

Cho phép Sửa Danh sách Giá trị

Xác định nếu các mục trong một trường tra cứu giá trị danh sách có thể sửa. Khi đặt là , bấm chuột phải vào trường tra cứu Hiển thị tùy chọn menu Sửa mục danh sách . Nếu trường tra cứu có nhiều hơn một cột, thuộc tính này được bỏ qua.

Biểu mẫu Sửa Mục Danh Sách

Xác định biểu mẫu hiện có mà bạn có thể dùng để sửa các mục danh sách trong một trường tra cứu.

Chỉ Hiện Giá trị Nguồn Dữ liệu của Hàng

Chỉ hiện những giá trị khớp với nguồn dữ liệu hiện tại của hàng khi thuộc tính Cho phép Nhiều Giá trị được đặt là Có.

Đầu Trang

Loại bỏ một thuộc tính tra cứu

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn làm việc, sau đó bấm Dạng xem thiết kế.

  2. Chọn trường có thuộc tính tra cứu bạn muốn loại bỏ.

  3. Bấm tab tra cứu .

  4. Trong danh sách thả xuống Hiển thị điều khiển , bấm Hộp văn bản, rồi lưu thay đổi.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×