Tạo phối thư

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Dùng phối thư khi bạn muốn tạo một số lượng lớn các tài liệu mà được hầu hết là giống hệt nhau nhưng bao gồm một số thông tin duy nhất. Ví dụ, bạn có thể dùng phối thư để tạo ấn phẩm riêng lẻ tùy chỉnh với các ghi chú cá nhân hóa. Bạn cũng có thể dùng phối thư để tạo một thông báo về sản phẩm mà bạn gửi cho khách hàng 100 trên cùng của bạn. Văn bản của Ấn phẩm luôn là giống nhau nhưng tên và địa chỉ khác nhau cho mỗi khách hàng.

Sử dụng ngăn tác vụ phối thư để hướng dẫn bạn thông qua các bước để tạo một phối thư. Để mở ngăn tác vụ phối thư trong một ấn phẩm mới hoặc hiện có, bấm menu công cụ , trỏ tới gửi thư và danh mục, sau đó bấm phối thư.

Trong bài viết này

Tạo hoặc kết nối với danh sách người nhận

Chuẩn bị ấn phẩm của bạn

Tạo ấn phẩm đã phối

Hủy một phối

Tạo hoặc kết nối với danh sách người nhận

Để thực hiện phối thư, bạn phải mở Ấn phẩm mới hoặc hiện có và rồi kết nối với nguồn dữ liệu, đây là một tệp có chứa thông tin duy nhất mà bạn muốn đưa vào. Tệp dữ liệu có thể chứa một danh sách tên và địa chỉ, dữ liệu sản phẩm hoặc hình ảnh. Tệp dữ liệu có thể đang ở trong một loạt các định dạng, bao gồm:

  • Danh sách liên hệ Microsoft Office Outlook

  • Trang tính Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Word bảng

  • Bảng cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access

  • Tệp văn bản trong đó tab hoặc dấu phẩy phân tách các cột và đoạn văn trả về riêng các hàng

Bạn có thể kết nối với một danh sách hiện có hoặc nguồn dữ liệu, hoặc bạn có thể tạo danh sách người nhận mới. Nếu bạn muốn sử dụng chỉ một số mục trong danh sách của bạn, bạn có thể lọc danh sách của bạn bằng một tiêu chí cụ thể. Bạn cũng có thể sắp xếp các mục theo thứ tự bảng chữ cái.

Ghi chú: Nếu bạn muốn sáp nhập ảnh vào trang ấn phẩm của bạn, nguồn dữ liệu của bạn phải bao gồm tên tệp hoặc các đường dẫn cho các tệp ảnh mà bạn muốn phối. Không bao gồm thực tế ảnh hoặc hình ảnh trong nguồn dữ liệu của bạn.

Sử dụng danh sách hiện có

  1. Bên dưới tạo danh sách người nhận, hãy bấm dùng danh sách hiện có, sau đó bấm tiếp theo: tạo hoặc kết nối với danh sách người nhận.

    Theo mặc định, Microsoft Publisher lưu nguồn dữ liệu trong thư mục Nguồn dữ liệu của tôi . Bạn có thể cần duyệt để xác định nguồn dữ liệu của bạn.

  2. Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , hãy bấm vào nguồn dữ liệu mà bạn muốn.

  3. Bấm Mở.

    Tùy thuộc vào kiểu nguồn dữ liệu mà bạn chọn, hộp thoại khác có thể xuất hiện yêu cầu thông tin cụ thể.

    Ví dụ, nếu nguồn dữ liệu của bạn là một sổ làm việc Microsoft Office Excel có các thông tin trên nhiều trang tính, bạn cần phải chọn trang tính có chứa thông tin mà bạn muốn, sau đó bấm OK.

Chọn từ liên hệ Outlook

  1. Bên dưới tạo danh sách người nhận, bấm chọn từ liên hệ Outlook, sau đó bấm tiếp theo: tạo hoặc kết nối với danh sách người nhận.

  2. Nếu bạn được nhắc chọn một hồ sơ thư, bấm vào hồ sơ mà bạn muốn, sau đó bấm OK.

  3. Trong hộp thoại Chọn liên hệ , bấm vào danh sách liên hệ mà bạn muốn, sau đó bấm OK.

    Tất cả các liên hệ trong thư mục xuất hiện trong hộp thoại Người nhận phối thư , nơi bạn có thể sắp xếp và lọc danh sách người nhận để bao gồm trong phối thư.

Nhập một danh sách mới

Nếu bạn không có danh sách hiện có để kết nối đến, bạn có thể tạo một danh sách mới.

  1. Bên dưới tạo danh sách người nhận, bấm kiểu danh sách mới, sau đó bấm tiếp theo: tạo hoặc kết nối với danh sách người nhận.

  2. Trong hộp thoại Danh sách địa chỉ mới , nhập thông tin cho mục đầu tiên trong các trường liên quan. Bạn không có để điền vào mỗi trường.

  3. Khi bạn đã hoàn tất việc nhập thông tin cho mục đầu tiên, hãy bấm Mục nhập mới.

  4. Lặp lại bước 2 và bước 3 cho đến khi bạn đã hoàn tất việc thêm mục nhập, sau đó bấm OK.

  5. Trong hộp thoại Lưu danh sách địa chỉ , nhập tên cho danh sách địa chỉ trong hộp tên tệp , và chọn một thư mục để lưu danh sách.

    Theo mặc định, Microsoft Publisher lưu danh sách địa chỉ trong thư mục Nguồn dữ liệu của tôi . Thật tốt nhất để giữ cho danh sách địa chỉ ở đây vì đây cũng là thư mục mặc định trong đó Publisher tìm nguồn dữ liệu.

    Tất cả các liên hệ trong danh sách mới của bạn xuất hiện trong hộp thoại Người nhận phối thư , nơi bạn có thể sắp xếp và lọc danh sách người nhận để bao gồm trong phối thư.

Chọn người nhận

Trong hộp thoại Người nhận phối thư , bạn có thể chọn người nhận mà bạn muốn bao gồm trong phối thư. Chọn các hộp kiểm bên cạnh những người nhận mà bạn muốn đưa vào và bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh những người nhận mà bạn muốn loại trừ.

Nếu bạn muốn sử dụng chỉ một số mục trong danh sách của bạn, bạn có thể lọc danh sách của bạn bằng một trường cụ thể hoặc tiêu chí. Sau khi bạn lọc danh sách, bạn có thể dùng các hộp kiểm để bao gồm và loại trừ các bản ghi.

Lọc các mục trong danh sách

  1. Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột của mục bạn muốn lọc theo.

  2. Bấm vào bất kỳ thao tác sau:

    • (Ô trống) sẽ hiển thị tất cả các bản ghi trong đó trường tương ứng là trống.

    • (Hoặc không trống) sẽ hiển thị tất cả các bản ghi trong đó trường tương ứng chứa thông tin.

    • (Nâng cao) sẽ mở bộ lọc và sắp xếp hộp thoại, bạn có thể sử dụng để lọc trên nhiều tiêu chí. Bạn cũng có thể bấm bộ lọc dưới tinh chỉnh danh sách người nhận trong hộp thoại Người nhận phối thư để mở hộp thoại bộ lọc và sắp xếp .

      Mẹo: Nếu nguồn dữ liệu của bạn chứa bản ghi cùng thông tin chia sẻ, và có mười hoặc ít hơn giá trị duy nhất trong cột, bạn có thể lọc theo thông tin cụ thể. Ví dụ, nếu có nhiều địa chỉ danh sách đó Úc như quốc gia/vùng, bạn có thể lọc trên nước Úc.

      Hộp thoại Người nhận phối thư Hiển thị chỉ các bản ghi chỉ định. Để hiển thị tất cả các bản ghi lại, hãy bấm (Tất cả)

Nếu bạn muốn xem các mục theo thứ tự bảng chữ cái, bạn có thể sắp xếp các mục trong danh sách của bạn.

Sắp xếp các mục trong danh sách

  • Trong hộp thoại Người nhận phối thư , hãy bấm vào đầu đề cột của mục bạn muốn sắp xếp theo.

    Ví dụ, nếu bạn muốn hiển thị danh sách theo họ, hãy bấm đầu đề cột Họ .

  • Để nhanh chóng chọn hoặc bỏ chọn tất cả các mục, chọn hoặc xóa hộp kiểm tiêu đề cột.

  • Để sắp xếp bằng cách dùng nhiều tiêu chí, hãy bấm sắp xếp dưới tinh chỉnh danh sách người nhận trong hộp thoại Người nhận phối thư . Trong hộp thoại bộ lọc và sắp xếp , hãy chọn các tiêu chí mà bạn muốn sắp xếp theo.

Bấm OK để quay lại ngăn tác vụ phối thư .

Đầu trang

Chuẩn bị ấn phẩm của bạn

Phối thư kết hợp một tài liệu có chứa thông tin tương tự trong mỗi sao chép và một số chỗ dành sẵn cho những thông tin có duy nhất cho từng bản sao. Sau khi bạn tạo ấn phẩm của bạn, chèn bất kỳ văn bản bổ sung mà bạn muốn xuất hiện trong mỗi phiên bản của Ấn phẩm phối thư, chẳng hạn như một lời chào và chỗ dành sẵn để thông tin duy nhất, chẳng hạn như địa chỉ.

Nếu bạn chưa làm như vậy, chèn một hộp văn bản, hãy nhập văn bản bạn muốn xuất hiện trong mỗi phiên bản của Ấn phẩm phối thư và thêm chỗ dành sẵn cho thông tin duy nhất.

Chèn hộp văn bản

  1. Trên thanh công cụ của đối tượng , hãy bấm Hộp văn bản Ảnh nút .

  2. Trong ấn phẩm của bạn, hãy trỏ đến vị trí bạn muốn một góc của hộp văn bản xuất hiện, sau đó kéo theo đường chéo cho đến khi bạn có kích cỡ hộp văn bản bạn muốn.

Chèn văn bản bạn muốn trong mỗi phiên bản

  • Bấm vào bên trong hộp văn bản, sau đó nhập văn bản mà bạn muốn xuất hiện trong mỗi phiên bản của Ấn phẩm phối thư.

Chèn trường dữ liệu vào Ấn phẩm của bạn

  1. Trong ấn phẩm phối thư, bấm vào bên trong hộp văn bản nơi bạn muốn chèn trường dữ liệu.

  2. Chèn trong các thao tác sau:

    Khối Địa chỉ có tên, địa chỉ và các thông tin khác

    1. Trong ngăn tác vụ phối thư (bước 2: chuẩn bị ấn phẩm) bên dưới mục khác, hãy bấm khối địa chỉ.

    2. Trong hộp thoại Chèn khối địa chỉ , bấm các thành phần địa chỉ mà bạn muốn bao gồm, sau đó bấm OK.

      Ghi chú: Nếu tên trường dữ liệu trong nguồn dữ liệu của bạn không khớp với tên của các trường Publisher sử dụng cho khối địa chỉ, bạn có thể phải bấm Khớp trường trong hộp thoại Chèn khối địa chỉ . Trong hộp thoại Khớp trường , hãy dùng các danh sách thả xuống để chọn các trường từ các nguồn dữ liệu của bạn mà tương ứng với các trường Publisher.

    Dòng Lời chào

    1. Trong ngăn tác vụ phối thư (bước 2: chuẩn bị ấn phẩm) bên dưới mục khác, hãy bấm dòng lời chào.

    2. Trong hộp thoại Dòng lời chào , hãy chọn định dạng dòng lời chào, bao gồm lời chào, định dạng tên và dấu chấm câu sau đây.

    3. Chọn các mà bạn muốn xuất hiện trong trường hợp nơi Publisher không thể giải thích về tên của người nhận; văn bản Ví dụ, khi nguồn dữ liệu chứa không có tên đầu tiên hoặc cuối cùng cho người nhận, nhưng chỉ có tên công ty.

    4. Bấm vào OK.

      Ghi chú: Nếu tên của các trường dữ liệu trong nguồn dữ liệu của bạn không khớp với tên của các trường Publisher sử dụng cho dòng lời chào, bạn có thể phải bấm Khớp trường trong hộp thoại Dòng lời chào . Trong hộp thoại Khớp trường , hãy dùng các danh sách thả xuống để chọn các trường từ các nguồn dữ liệu của bạn mà tương ứng với các trường Publisher.

    Trường địa chỉ

    1. Trong ngăn tác vụ phối thư (bước 2: chuẩn bị ấn phẩm) bên dưới mục khác, hãy bấm trường địa chỉ.

    2. Trong hộp thoại Chèn trường địa chỉ , hãy bấm mỗi thành phần địa chỉ mà bạn muốn đưa vào.

      Ghi chú: Nếu tên của các trường dữ liệu trong nguồn dữ liệu của bạn không khớp với tên của các trường Publisher sử dụng cho các trường địa chỉ, bạn có thể phải bấm Khớp trường trong hộp thoại Chèn trường địa chỉ . Trong hộp thoại Khớp trường , hãy dùng các danh sách thả xuống để chọn các trường từ các nguồn dữ liệu của bạn mà tương ứng với các trường Publisher.

    Các trường thông tin

    Trong ngăn tác vụ phối thư (bước 2: chuẩn bị ấn phẩm), trong hộp danh sách bên dưới chuẩn bị ấn phẩm của bạn, hãy kéo trường mà bạn muốn đưa vào hộp văn bản mà bạn đã tạo cho nó.

Định dạng các trường dữ liệu

Nếu bạn muốn, bạn có thể áp dụng định dạng cho các trường dữ liệu và bất kỳ văn bản nào khác bạn đã thêm vào (chẳng hạn như một lời chào của chào hoặc lời chào như kính...) để thay đổi diện mạo của dữ liệu đã phối. Định dạng dữ liệu đã phối, bạn phải định dạng các trường dữ liệu trong ấn phẩm phối thư của bạn.

  1. Trong ấn phẩm phối thư của bạn, hãy chọn trường có chứa thông tin mà bạn muốn định dạng.

  2. Trên menu định dạng , bấm phông, sau đó chọn các tùy chọn mà bạn muốn.

Bản xem trước người nhận dữ liệu trong các trường dữ liệu trong ấn phẩm của bạn

Bây giờ bạn có thể xem lại cách ấn phẩm của bạn sẽ hiển thị với dữ liệu thực sự trong các trường phối.

  1. Để xem trước Ấn phẩm của bạn, hãy làm như sau:

    • Để xem các mục nhập theo thứ tự, hãy bấm vào dẫn hướng nút Nút Chuyển tiếp Nút Lùi để xem làm thế nào mỗi mục nhập sẽ xuất hiện trong ấn phẩm của bạn đã phối.

      Thông tin từ bản ghi đầu tiên của nguồn dữ liệu của bạn tự động thêm trường phối. Bạn không thể sửa mục nhập nguồn dữ liệu của bạn trên trang ấn phẩm của bạn, nhưng bạn có thể định dạng, di chuyển hoặc xóa bỏ trường dữ liệu có.

    • Để tìm và xem trước một mục cụ thể trong nguồn dữ liệu của bạn, bấm Tìm người nhận, sau đó nhập tiêu chí tìm kiếm trong hộp thoại Tìm mục .

  2. Nếu cần thiết, hãy thực hiện thay đổi cho danh sách người nhận. Thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để loại trừ một người nhận cụ thể từ sáp nhập, hãy bấm loại bỏ người nhận này.

    • Để thay đổi danh sách người nhận, bấm sửa danh sách người nhận, và sau đó thực hiện thay đổi của bạn trong hộp thoại Người nhận phối thư .

  3. Sau khi bạn hoàn thành phối thư Ấn phẩm của bạn và chèn tất cả các trường phối, hãy bấm Lưu dưới dạng trên menu tệp . Nhập tên cho Ấn phẩm của bạn trong hộp tên tệp , sau đó bấm lưu.

  4. Bấm tiếp theo: tạo ấn phẩm phối.

Đầu trang

Tạo ấn phẩm đã phối

Trong ngăn tác vụ phối thư , bên dưới tạo ấn phẩm được gộp, bạn có thể:

  • In ấn phẩm phối của bạn (ví dụ, để gửi thư)

  • Xem trước phối Ấn phẩm của bạn (để xem nó sẽ thế trước khi in tất cả phiên bản và để giải quyết vấn đề tiềm ẩn)

  • Lưu Ấn phẩm sáp nhập để sử dụng sau này

  • Thêm các trang được phối vào Ấn phẩm khác

Xem trước Ấn phẩm của bạn đã phối

  • Bấm xem trước khi in.

In ấn phẩm của bạn đã phối

  1. Bấm vào In.

  2. Trong hộp thoại in , chọn các tùy chọn mà bạn muốn, sau đó bấm OK.

    Quan trọng: Để in các tập hợp khác nhau của dữ liệu phối — ví dụ, tên khác và địa chỉ — trên mỗi tờ giấy, hãy bấm vào nhiều trang trên một trang tính trong phần tùy chọn in . Nếu bạn chọn nhiều bản sao trên một trang tính, mỗi tờ giấy sẽ chứa nhiều bản sao của cùng một dữ liệu.

    Hộp thoại Tùy chọn In với tùy chọn Nhiều trang trên một tờ

Lưu Ấn phẩm sáp nhập để sử dụng sau này

Nếu bạn muốn sửa các trang được sáp nhập, lưu chúng để sử dụng sau này, hoặc in chúng sau một lúc, bạn có thể thu thập và lưu tất cả các trang được sáp nhập khi một đơn mới phối Ấn phẩm có chứa dữ liệu thực tế — ví dụ, tên và địa chỉ — thay vì các trường phối.

  1. Bấm phối vào Ấn phẩm mới.

    Publisher sẽ tạo ra một ấn phẩm mới với các trang đã phối.

  2. Trong ấn phẩm mới của bạn, hãy bấm lưu Ấn phẩm này trong ngăn tác vụ phối thư . Nhập tên cho Ấn phẩm mới của bạn trong hộp tên tệp , sau đó bấm lưu.

Thêm các trang được phối vào Ấn phẩm hiện có

Nếu bạn dự định thêm các trang đã phối đến cuối một ấn phẩm hiện có, hãy đảm bảo rằng Ấn phẩm phối thư khớp với Ấn phẩm hiện có trong những cách sau đây:

  • Kích cỡ trang (chiều cao và chiều rộng)

  • Dạng xem trang (trang liền mặt hoặc hai trang trải rộng)

  • Ấn phẩm kiểu (Web hoặc in)

  • Thứ tự trang (trái sang phải hoặc bên phải-qua-trái)

Publisher thêm trang được phối vào Ấn phẩm mới hoặc hiện có, nhưng không thể thêm chúng vào Ấn phẩm mở. Nếu một ấn phẩm mà bạn muốn phối đang mở, đảm bảo lưu và đóng lại trước khi bạn hoàn thành phối thư.

  1. Bấm Thêm vào Ấn phẩm hiện tại.

  2. Trong hộp thoại Mở Ấn phẩm , định vị Ấn phẩm mà bạn muốn thêm các trang được sáp nhập, sau đó bấm mở.

    Publisher thêm các trang được phối vào Ấn phẩm hiện có.

  3. Trong ấn phẩm hiện có, hãy bấm lưu Ấn phẩm này trong ngăn tác vụ phối thư để lưu Cập Nhật của bạn.

Lưu Ấn phẩm phối thư

Nếu bạn cũng lưu Ấn phẩm có chứa các trường phối, bạn có thể quay lại và sửa các trường phối và tạo ấn phẩm phối mới có chứa trường phối mới hoặc cập nhật danh sách người nhận. Để lưu Ấn phẩm phối thư của bạn, hãy làm như sau:

  1. Hãy chắc chắn rằng bạn đang trong ấn phẩm phối thư.

  2. Trên menu tệp , bấm lưu.

  3. Đặt tên cho Ấn phẩm phối thư, sau đó bấm lưu.

Đầu trang

Hủy một phối

Bạn có thể hủy bỏ một phối ngắt kết nối một ấn phẩm phối thư hoặc phối danh mục mẫu từ nguồn dữ liệu.

  1. Trên menu công cụ , trỏ tới gửi thư và danh mục, sau đó bấm Hủy phối.

  2. Khi được yêu cầu nếu bạn muốn hủy phối thư, bấm .

Ấn phẩm bị ngắt kết nối từ nguồn dữ liệu của nó.

Ghi chú: Nếu bạn hủy phối thư, trường không phải là trường địa chỉ, dòng lời chào và khối địa chỉ được chuyển đổi thành văn bản thường.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×