Tạo nhiệm vụ và các mục cần làm

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Nhiều người giữ cho một danh sách việc cần làm — trên tài liệu, trong bảng tính, hoặc bằng cách sử dụng một tổ hợp giấy và phương pháp điện tử. Trong Outlook, bạn có thể kết hợp của bạn danh sách khác nhau vào một danh sách, nâng cao với lời nhắc và theo dõi.

Tạo một tác vụ

  1. Bấm Nhiệm vụ > Nhiệm vụ Mới hoặc nhấn Ctrl+Shift+K.

    Lệnh Nhiệm vụ Mới trên ribbon

  2. Trong hộp Chủ đề, hãy nhập tên cho nhiệm vụ. Nếu bạn có nhiều thông tin cần nhập, hãy viết dòng chủ đề ngắn thôi, sau đó thêm chi tiết vào phần nội dung nhiệm vụ.

  3. Nếu bạn đã xác định ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc, hãy thiết lập Ngày bắt đầu hoặc Ngày đến hạn.

  4. Đặt ưu tiên cho nhiệm vụ bằng tính năng Ưu tiên.

  5. Nếu bạn muốn có lời nhắc bật lên, hãy đánh dấu kiểm mục Lời nhắc và đặt ngày và thời gian.

  6. Bấm Nhiệm vụ > Lưu & Đóng.

Có một cách để tạo nhanh nhiệm vụ dựa vào email bạn đã nhận được. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo nhiệm vụ từ email.

  1. Trong Tác vụ, trên tab Trang đầu, trong nhóm Mới, bấm Tác vụ Mới.

    Lệnh Nhiệm vụ Mới trên ribbon

Lối tắt bàn phím    Để tạo một tác vụ mới, hãy nhấn CTRL+SHIFT+K.

  1. Trong hộp chủ đề , nhập tên cho nhiệm vụ. Bạn có thể thêm chi tiết hơn trong phần nội dung nhiệm vụ.

  2. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm hành động , bấm lưu & đóng.

Bạn có thể tạo một nhiệm vụ ra khỏi bất kỳ mục Outlook, chẳng hạn như thông điệp email, liên hệ, mục lịch hoặc ghi chú.

Thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Kéo thông điệp email vào thanh việc cần làm

    Thanh việc cần làm phải được sắp xếp theo Ngày bắt đầu hoặc ngày đến hạn để sử dụng các thủ tục.

    1. Kéo mục vào mục danh sách nhiệm vụ của thanh việc cần làm.

    2. Khi bạn thấy một đường màu đỏ với mũi tên ở mỗi đầu được định vị mà bạn muốn đặt nhiệm vụ, thả nút chuột.

      ảnh chụp màn hình thanh việc cần làm, phần cuộc hẹn

  • Kéo một mục nhiệm vụ

    Khi bạn kéo một mục nhiệm vụ trong ngăn dẫn hướng, bạn có thể dùng tất cả các tính năng của một mục nhiệm vụ. Nội dung của mục, ngoại trừ phần đính kèm, sẽ được sao chép nội dung nhiệm vụ. Ngay cả khi mục gốc được xóa sau này, nhiệm vụ được vẫn sẵn dùng, bao gồm được sao chép nội dung của mục

  • Kéo mục tab nhiệm vụ trên ngăn dẫn hướng.

    Mẹo: Để thêm mục dưới dạng phần đính kèm vào tác vụ thay vì dán văn bản vào phần nội dung nhiệm vụ, bấm chuột phải vào mục và kéo nó đến danh sách nhiệm vụ, sau đó bấm Sao chép dưới đây là các nhiệm vụ với phần đính kèm.

Nếu nhiệm vụ của bạn bao gồm một người hoặc tổ chức trong liên hệ của bạn, bạn có thể tạo một nối kết đến liên hệ.

Ghi chú: Liên kết phải được bật.

Làm thế nào để tôi bật nối kết liên hệ?

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Tùy chọn.

  3. Bấm Liên hệ.

  4. Bên dưới liên kết, hãy chọn hộp kiểm Hiển thị liên hệ được nối kết đến mục hiện tại .

  • Trong một nhiệm vụ mở, ở dưới cùng của cửa sổ, hãy bấm liên hệ, bấm liên hệ và sau đó bấm OK.

Thanh việc cần làm xuất hiện trong tất cả Outlook dạng xem theo mặc định.

Để tạo một nhiệm vụ, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Trong thanh việc cần làm, hãy bấm vào hộp nhập nhiệm vụ mới , sau đó nhập mô tả nhiệm vụ. Nhấn ENTER để hoàn tất. Nhiệm vụ sẽ xuất hiện trong danh sách việc cần làm của bạn với ngày hôm nay.

  • Trong thanh việc cần làm, bấm đúp vào hộp nhập nhiệm vụ mới để mở một nhiệm vụ trong cửa sổ mới. Bạn có thể nhập các chi tiết hơn về nhiệm vụ.

Mẹo: Để bật hoặc tắt thanh việc cần làm, trên tab xem , trong nhóm bố trí , bấm Thanh việc cần làm và bấm bình thường, Minimizedhoặc tắt. Điều này sẽ thay đổi thanh việc cần làm chỉ trong dạng xem hiện tại, chứ không phải tất cả dạng xem.

Danh sách nhiệm vụ hàng ngày sẽ xuất hiện trong dạng xem ngày và tuần của lịch Outlook.

Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày trong dạng xem lịch theo tuần

  1. Con trỏ trong danh sách nhiệm vụ hàng ngày trong ngày mà bạn muốn.

  2. Bấm Bấm để thêm nhiệm vụ.

  3. Nhập một chủ đề cho nhiệm vụ, sau đó nhấn ENTER.

    Theo mặc định, bắt đầu và ngày đến hạn được thiết lập cho ngày mà bạn đã chèn nhiệm vụ. Để thay đổi trang bắt đầu ngày hoặc ngày đến hạn nhiệm vụ, hãy kéo nhiệm vụ ngày mà bạn muốn. Để thay đổi theo cách thủ công bắt đầu hoặc ngày đến hạn, bấm chuột phải vào nhiệm vụ rồi bấm mở.

Ghi chú: Để bật hoặc tắt danh sách nhiệm vụ hàng ngày trong lịch, trên tab xem , trong nhóm bố trí , bấm danh sách nhiệm vụ hàng ngày, sau đó chọn bình thường, Minimizedhoặc tắt.

Bạn muốn làm gì?

Thanh Việc Cần Làm Nhiệm vụ là một mục mà bạn tạo trong Outlook để theo dõi cho đến khi hoàn thành. Một mục việc cần làm là bất kỳ mục Outlook nào — chẳng hạn như một nhiệm vụ, thông điệp email, hoặc một liên hệ — mà đã được gắn cờ để theo dõi. Theo mặc định, tất cả nhiệm vụ được gắn cờ để theo dõi khi chúng được tạo ra, ngay cả khi họ không bắt đầu ngày hoặc ngày đến hạn. Do đó, bất cứ khi nào bạn tạo một nhiệm vụ, hoặc gắn cờ thông điệp email hoặc một liên hệ, mục cần làm được tạo tự động.

Khi bạn cần để nhanh chóng cho biết rằng một mục đòi hỏi sự chú ý của bạn tại một thời điểm sau, gắn cờ là tùy chọn tốt nhất. Khi bạn gắn cờ cho một mục, nó sẽ hiển thị cờ trong dạng xem thư, trong phần nhiệm vụ, trong thanh việc cần làm, và trong danh sách nhiệm vụ hàng ngày trong lịch. Gắn cờ cho thư hoặc liên hệ không tạo một nhiệm vụ mới. Vì mục việc cần làm vẫn là một thông điệp email hoặc liên hệ sau khi được gắn cờ, bạn không có khả năng gán nó là một nhiệm vụ cho người khác, hoặc chỉ báo tiến độ của nó hoặc tỷ lệ phần trăm của đầy đủ.

Nhiệm vụ có thể xảy ra một hoặc nhiều lần. Nhiệm vụ định kỳ có thể lặp lại theo định kỳ, hoặc nó có thể lặp lại dựa trên ngày tháng mà bạn đánh dấu nhiệm vụ hoàn thành. Ví dụ, bạn có thể tạo một nhiệm vụ định kỳ để gửi báo cáo trạng thái để quản lý của bạn trên Thứ sáu cuối cùng của mỗi tháng, hoặc tạo một nhiệm vụ định kỳ để cắt một tháng sau khi một cuối cùng của bạn.

Nhiệm vụ và các mục xuất hiện trong nhiệm vụ, để-do-thanh và danh sách nhiệm vụ hàng ngày trong lịch. Cho dù dạng xem bạn đang ở, thanh việc cần làm giúp bạn thông báo về các mục lịch, nhiệm vụ và việc cần làm của bạn.

Không có một vài cách để tạo một nhiệm vụ mới trong Outlook. Bạn có thể sử dụng lệnh nhiệm vụ (bấm vào mới trên menu tệp ), nhập một nhiệm vụ trong hộp văn bản loại nhiệm vụ mới trong thanh việc cần làm từ mọi dạng xem trong Outlook, nhập bất kỳ khoảng trống trong danh sách nhiệm vụ hàng ngày trong lịch, hoặc bấm và nhập Cli CK ở đây để thêm một nhiệm vụ mới hộp văn bản ở trên cùng của dạng xem nhiệm vụ. Trong số này, cách nhanh nhất là sử dụng thanh việc cần làm.

Bạn cũng có thể tạo một nhiệm vụ bằng cách kéo một mục, chẳng hạn như thông điệp email, nhiệm vụ trong Ngăn Dẫn hướng. Một bản sao của thông điệp email đó được tạo như một nhiệm vụ.

Cho dù bạn theo dõi nhiệm vụ được gán cho chính mình (chẳng hạn như lời nhắc để trả lời thông điệp email), hoặc theo dõi các nhiệm vụ được gán cho người khác (chẳng hạn như tiến độ của một người dự án), nhiệm vụ Outlook là giải pháp của bạn. Bạn có thể nhanh chóng thêm và Cập Nhật nhiệm vụ, hoặc đánh dấu là hoàn thành. Với các nhiệm vụ tích hợp vào dạng xem lịch biểu, bạn có một giao diện phong phú cho theo dõi không chỉ cuộc hẹn của bạn, mà các nhiệm vụ mà bạn cần phải hoàn thành một ngày đã cho cũng như trên.

  1. Trên menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm nhiệm vụ.

    Lối tắt bàn phím để tạo một nhiệm vụ mới, hãy nhấn CTRL + SHIFT + K.

  2. Trong hộp Chủ đề, hãy nhập tên cho nhiệm vụ.

    Ghi chú: Bây giờ bạn đã nhập đủ thông tin để tạo một nhiệm vụ. Các bước sau đây là tùy chọn, nhưng sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn nhiệm vụ của bạn trong Outlook.

  3. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm hành động , bấm lưu & đóng hoặc tiếp tục các bước sau đây để tùy chỉnh nhiệm vụ của bạn.

  4. Nếu bạn muốn, đặt ngày bắt đầungày đến hạn cho nhiệm vụ.

    Nếu bạn xác định ngày bắt đầu, ngày đến hạn trường được đặt tự động tới cùng ngày. Bạn có thể thay đổi trường ngày đến hạn vào bất kỳ ngày nào mà bạn muốn.

  5. Nếu bạn muốn thực hiện tác vụ lặp lại, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm tùy chọn , bấm lặp lại.

  6. Trong hộp thoại Nhiệm vụ lặp lại , bấm vào tần suất (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm) mà nhiệm vụ sẽ lặp lại, và sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Thực hiện tác vụ lặp lại dựa trên một khoảng thời gian thông thường     Trong phần kiểu lặp lại , hãy chọn các tùy chọn khoảng tần suất bạn muốn. Không chọn tạo lại nhiệm vụ mớihoặc nhiệm vụ sẽ không lặp lại theo định kỳ.

    • Hãy lặp lại dựa trên ngày tháng hoàn thành tác vụ     Chọn tạo lại nhiệm vụ mới, và trong hộp, hãy nhập khoảng thời gian sau đó một nhiệm vụ mới phải được tạo ra.

      Mỗi khi bạn đánh dấu nhiệm vụ hoàn thành, tạo một nhiệm vụ mới dựa trên đặc tính của bạn.

      Mẹo: Đây là lựa chọn tốt nhất của bạn khi bạn không muốn tiếp theo lời nhắc cho một nhiệm vụ xuất hiện cho đến khi trước đó được đánh dấu là hoàn tất. Nếu bạn không đánh dấu mục hoàn thành, lời nhắc tiếp theo sẽ không bao giờ xuất hiện. Ví dụ, nếu bạn có một lời nhắc để thanh toán hóa đơn của bạn Tiện ích ngày 15 tháng mỗi và bạn không để đánh dấu lần xuất hiện trên 15 tháng 4 là hoàn thành, trong có thể bạn sẽ vẫn nhìn thấy không chưa hoàn thành các tác vụ 15 tháng 4. Chỉ sau khi bạn đánh dấu 15 tháng 4 nhiệm vụ khi có các sự kiện 15 nhiệm vụ hoàn thành thao tác xuất hiện.

  7. Bấm OK để đóng hộp thoại Nhiệm vụ lặp lại .

  8. Nếu bạn muốn thêm một cảnh báo lời nhắc, chọn hộp kiểm lời nhắc , sau đó nhập ngày và thời gian cho lời nhắc.

  9. Bạn có thể chỉ định tùy chỉnh âm thanh sẽ phát với lời nhắc của bạn. Bấm Ảnh Nút , bấm duyệt, chọn tệp âm thanh để phát, hãy bấm mở, rồi bấm OK. Điều này sẽ thay đổi lời nhắc âm thanh chỉ cho nhiệm vụ này.

  10. Nếu bạn muốn theo dõi tiến độ của bạn trên nhiệm vụ này, trong hộp trạng thái, ưu tiên, và % hoàn thành , hãy nhập giá trị mà bạn muốn.

    Trường trạng thái% hoàn thành được nối kết. Khi bạn thay đổi giá trị trong một trong hai trường, giá trị trong trường khác thay đổi cho phù hợp.

Trạng thái

% Hoàn thành

Chưa Bắt đầu

0

Đang Tiến hành

1-99

Đã hoàn thành

100

Chờ đợi người khác

0-100

Trì hoãn

0-100

  1. Nếu bạn muốn gán một thể loại màu cho các nhiệm vụ của bạn, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm tùy chọn , bấm phân loại, sau đó bấm một trong các thể loại màu trên menu. Để biết thêm các thể loại màu, bấm Tất cả thể loại.

    Lần đầu tiên mà bạn dùng một thể loại màu, bạn được nhắc cung cấp một tên cho thể loại màu là có ý nghĩa hơn cho bạn. Bạn có thể tạo thể loại tùy chỉnh màu, kết hợp màu tùy chỉnh với các thể loại màu và gán phím lối tắt cho các thể loại màu. Bấm OK để quay lại cửa sổ nhiệm vụ.

    Mẹo: Thay đổi ý về gán thể loại màu? Bấm chuột phải vào màu hoặc tên thể loại màu, sau đó bấm Xóa tên thể loại hoặc Xóa tất cả thể loại.

  2. Nếu nhiệm vụ của bạn bao gồm một người hoặc tổ chức trong liên hệ của bạn, bạn có thể tạo một nối kết nhanh đến liên hệ đó, bằng cách bấm liên hệ ở dưới cùng của cửa sổ, rồi chọn một mục nhập. Bấm OK để đóng hộp thoại Chọn liên hệ .

    Ghi chú: Theo mặc định, liên hệ liên kết không xuất hiện trên thư, liên hệ và tác vụ windows. Để bật liên hệ liên kết, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm hành động , hãy bấm lưu & đóng. Trên cửa sổ Outlook chính, trên menu công cụ , bấm tùy chọn. Trên tab tùy chọn , bấm Tùy chọn liên hệ, và sau đó trên hộp thoại Tùy chọn liên hệ bên dưới Liên hệ liên kết, chọn hộp kiểm Hiển thị những liên hệ nối kết trên tất cả biểu mẫu . Mở nhiệm vụ của bạn để tiếp tục với quy trình này.

  3. Nếu bạn không muốn người khác nhìn thấy một mục nhập nhiệm vụ được chia sẻ, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm tùy chọn , bấm riêng tư.

  4. Nếu bạn muốn nhập dặm, giờ làm việc và thông tin thanh toán, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm hiện , hãy bấm chi tiết. Nhập thông tin trong các hộp văn bản hoạt động tổng, làm việc thực tế, dặm, và thông tin thanh toán .

  5. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm hành động , bấm lưu và đóng.

Không có một vài cách để chuyển thông điệp email thành một nhiệm vụ hoặc mục cần làm.

Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

  • Gắn cờ để theo dõi email

    Gắn cờ cho thư là tùy chọn tốt nhất khi bạn cần để nhanh chóng đánh dấu một mục cần sự chú ý của bạn tại một thời điểm sau. Khi bạn gắn cờ cho một mục, nó được hiển thị trong dạng xem thư bằng cờ, trong phần nhiệm vụ, trong thanh việc cần làm, và trong danh sách nhiệm vụ hàng ngày trong lịch. Gắn cờ cho thư hoặc liên hệ không tạo một nhiệm vụ mới. Vì mục việc cần làm vẫn giữ một thông điệp email hoặc liên hệ sau khi được gắn cờ, bạn không có khả năng gán nó là một nhiệm vụ cho người khác, hoặc chỉ báo tiến độ của nó hoặc tỷ lệ phần trăm của đầy đủ.

    1. Trong thư, bấm chuột phải vào cột gắn cờ cho thông điệp email.

    2. Chọn ngày đến hạn.

      Để thêm cờ theo dõi nhanh chóng, hãy bấm vào cột cờ bên cạnh thông điệp email. Ngày bắt đầu và ngày đến hạn hôm nay được đặt tự động.

      Để thay đổi thời gian lời nhắc, âm thanh lời nhắc, ngày đến hạn ngày, hoặc văn bản cờ sẽ xuất hiện trên thanh thông tin, hoặc để xóa bỏ cờ của lời nhắc, bấm chuột phải vào cờ cột kế bên thông điệp email, sau đó bấm tùy chỉnh hoặc Thêm lời nhắcbắt đầu. Cả hai tùy chọn mở hộp thoại cùng, nhưng khi bạn dùng Thêm lời nhắc, hộp kiểm lời nhắc được chọn tự động.

      Hộp thoại Theo dõi

  • Kéo thông điệp email vào thanh việc cần làm để tạo một mục việc cần làm

    Thanh việc cần làm phải được sắp xếp theo Ngày bắt đầu hoặc ngày đến hạn để sử dụng các thủ tục.

    1. Bấm vào thông điệp email để chọn nó, sau đó kéo thư mục danh sách nhiệm vụ của thanh việc cần làm.

    2. Khi bạn thấy một đường màu đỏ với mũi tên ở mỗi đầu vị trí nơi bạn muốn đặt nhiệm vụ, thả nút chuột.

      ảnh chụp màn hình thanh việc cần làm, phần cuộc hẹn

  • Kéo thông điệp email đến nút nhiệm vụ để tạo một nhiệm vụ mới

    Khi bạn kéo thông điệp email đến nhiệm vụ trong ngăn dẫn hướng, bạn có thể dùng tất cả các tính năng của một mục nhiệm vụ, và nội dung của email, ngoại trừ phần đính kèm, sẽ được sao chép nội dung nhiệm vụ. Ngay cả khi thông điệp email ban đầu sau này đã xóa, nhiệm vụ, bao gồm nội dung được sao chép, ngoại trừ phần đính kèm của email, là vẫn sẵn dùng.

    1. Bấm vào thông điệp email để chọn nó và sau đó kéo nó đến nút nhiệm vụ trên ngăn dẫn hướng.

      Để thêm thư dưới dạng phần đính kèm vào tác vụ thay vì dán văn bản vào phần nội dung nhiệm vụ, bấm chuột phải vào thư và kéo nó đến danh sách nhiệm vụ. Trên menu lối tắt, bấm Sao chép dưới đây là các nhiệm vụ với phần đính kèm.

      Cửa sổ mục nhiệm vụ mới xuất hiện, và một bản sao của nội dung email được dán vào phần nội dung nhiệm vụ. Chủ đề của thông điệp email sẽ trở thành chủ đề của nhiệm vụ. Nếu bạn muốn, bạn có thể thay đổi chủ đề.

      Ghi chú: Bây giờ bạn đã nhập đủ thông tin để tạo một nhiệm vụ. Các bước sau đây là tùy chọn, nhưng sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn nhiệm vụ của bạn trong Outlook.

    2. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm hành động , bấm lưu & đóng hoặc tiếp tục các bước sau đây để tùy chỉnh nhiệm vụ của bạn.

    3. Nếu bạn muốn, đặt ngày bắt đầungày đến hạn cho nhiệm vụ.

      Nếu bạn chỉ định một ngày bắt đầu, trường ngày đến hạn được đặt tự động cho cùng một ngày. Bạn có thể thay đổi ngày đến hạn vào ngày mà bạn muốn.

    4. Nếu bạn muốn thực hiện tác vụ lặp lại, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm tùy chọn , bấm lặp lại.

    5. Trong hộp thoại Nhiệm vụ lặp lại , bấm vào tần suất (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm) mà nhiệm vụ sẽ lặp lại, và sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:

      • Thực hiện tác vụ lặp lại theo định kỳ     Trong phần kiểu lặp lại , hãy chọn các tùy chọn khoảng tần suất bạn muốn. Không chọn tạo lại nhiệm vụ mớihoặc nhiệm vụ sẽ không lặp lại theo định kỳ.

      • Hãy lặp lại dựa trên ngày tháng hoàn thành tác vụ     Chọn tạo lại nhiệm vụ mới, và trong hộp, hãy nhập khoảng thời gian sau đó một nhiệm vụ mới phải được tạo ra.

        Mỗi khi bạn đánh dấu nhiệm vụ hoàn thành, nhiệm vụ mới sẽ được tạo dựa trên lựa chọn của bạn.

        Đây là lựa chọn tốt nhất của bạn khi bạn không muốn tiếp theo lời nhắc cho một nhiệm vụ xuất hiện cho đến khi trước đó được đánh dấu hoàn thành. Nếu bạn không đánh dấu mục hoàn thành, lời nhắc tiếp theo sẽ không bao giờ xuất hiện. Ví dụ, nếu bạn có một lời nhắc để thanh toán hóa đơn của bạn Tiện ích ngày 15 tháng mỗi và bạn không để đánh dấu lần xuất hiện trên 15 tháng 4 là hoàn thành, trong có thể bạn sẽ vẫn nhìn thấy thứ 15 tháng 4 nhiệm vụ. Sau khi bạn đánh dấu 15 tháng 4 nhiệm vụ hoàn thành, ngày 15 lần xuất hiện của nhiệm vụ sẽ xuất hiện.

    6. Bấm OK để đóng hộp thoại Nhiệm vụ lặp lại .

    7. Nếu bạn muốn thêm lời nhắc, hãy chọn hộp kiểm lời nhắc để bật một cảnh báo lời nhắc. Nhập ngày và thời gian bạn muốn cho lời nhắc.

    8. Bạn có thể chỉ định tùy chỉnh âm thanh sẽ phát với lời nhắc của bạn. Bấm Ảnh Nút , bấm duyệt, chọn tệp âm thanh để phát, hãy bấm mở, rồi bấm OK. Điều này sẽ thay đổi lời nhắc âm thanh chỉ cho nhiệm vụ này.

    9. Nếu bạn muốn theo dõi tiến độ của bạn trên nhiệm vụ này, trong trạng thái, ưu tiên% hoàn thành hộp nhập hoặc chọn các tùy chọn bạn muốn.

      Trường trạng thái% hoàn thành được phụ thuộc vào nhau. Bằng cách thay đổi giá trị trong một trường, giá trị trong các thay đổi trường khác cho phù hợp.

Trạng thái

% Hoàn thành

Chưa Bắt đầu

0

Đang Tiến hành

1-99

Đã hoàn thành

100

Chờ đợi người khác

0-100

Trì hoãn

0-100

  1. Nếu bạn muốn gán một thể loại màu cho các nhiệm vụ của bạn, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm tùy chọn , bấm phân loại, sau đó bấm một trong các mục nhập từ menu. Để biết thêm các thể loại màu, bấm Tất cả thể loại.

    Lần đầu tiên bạn sử dụng thể loại màu, bạn sẽ được nhắc cung cấp một tên có ý nghĩa hơn cho bạn. Bạn có thể tạo thể loại tùy chỉnh màu, kết hợp màu tùy chỉnh với các thể loại màu và gán phím lối tắt. Bấm OK để quay lại cửa sổ nhiệm vụ.

    Thay đổi ý về gán thể loại màu? Bấm chuột phải vào màu hoặc tên thể loại màu, sau đó bấm Xóa tên thể loại hoặc Xóa tất cả thể loại.

  2. Nếu nhiệm vụ của bạn bao gồm một người hoặc tổ chức trong liên hệ của bạn, bạn có thể tạo một nối kết nhanh đến liên hệ đó, bằng cách bấm liên hệ ở dưới cùng của cửa sổ, rồi chọn một mục nhập. Bấm OK để đóng hộp thoại Chọn liên hệ .

  3. Nếu bạn không muốn người khác nhìn thấy một mục nhập nhiệm vụ được chia sẻ, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm tùy chọn , bấm riêng tư.

  4. Nếu bạn muốn nhập dặm, giờ làm việc và thông tin thanh toán, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm hiện , hãy bấm chi tiết. Nhập thông tin trong các hộp văn bản hoạt động tổng, làm việc thực tế, dặm, và thông tin thanh toán .

  5. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm lưu , bấm lưu và đóng.

Gắn cờ cho một liên hệ là tùy chọn tốt nhất khi bạn cần để nhanh chóng đánh dấu một liên hệ cho sự chú ý của bạn tại một thời điểm sau. Gắn cờ cho một liên hệ tạo một mục việc cần làm, với văn bản cờ trong thanh thông tin. Liên hệ được gắn cờ nó cũng được hiển thị trong danh sách nhiệm vụ, thanh việc cần làm, và trong danh sách nhiệm vụ hàng ngày trong lịch. Gắn cờ cho một liên hệ không tạo một mục nhiệm vụ mới. Vì mục việc cần làm vẫn liên hệ, bạn không có khả năng để gán nó là một nhiệm vụ cho người khác hoặc để cho biết tiến độ của nó hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn tất.

  1. Trong liên hệ, bấm chuột phải vào liên hệ.

  2. Trỏ tới Theo dõi trên menu lối tắt, sau đó bấm ngày đến hạn.

    Để thay đổi thời gian lời nhắc, âm thanh lời nhắc, ngày đến hạn ngày, hoặc văn bản cờ sẽ xuất hiện trong thanh thông tin, hoặc để xóa bỏ cờ của lời nhắc, hãy bấm tùy chỉnh hoặc Thêm lời nhắcbắt đầu. (Tùy chọn cả hai mở hộp thoại cùng, nhưng khi bạn dùng Thêm lời nhắc, hộp kiểm lời nhắc được chọn tự động.)

Thanh việc cần làm xuất hiện trong tất cả Outlook dạng xem theo mặc định. Bạn có thể bật thanh việc cần làm hoặc tắt. Ngoài ra, bạn có thể chọn phiên bản thu nhỏ cực tiểu thanh việc cần làm, sử dụng ít dung lượng màn hình hiển thị. Khi bạn bật thanh việc cần làm hoặc tắt, hoặc thu nhỏ cực tiểu trong dạng xem cụ thể, thiết đặt chỉ áp dụng cho dạng xem đó. Ví dụ, nếu bạn tắt thanh việc cần làm trong dạng xem thư, nó vẫn sẽ tắt mỗi khi bạn đang ở dạng xem thư, bao gồm lần sau khi bạn bắt đầu Outlook. Tuy nhiên, nó vẫn ở trên trong dạng xem khác chẳng hạn như lịch, ghi chú và tác vụ.

  • Để bật hoặc tắt thanh việc cần làm, hãy bấm dạng xem, trỏ đến Thanh việc cần làm, sau đó bấm bình thường, Minimizedhoặc tắt.

  • Để tạo một nhiệm vụ mới trong thanh việc cần làm, hãy bấm vào hộp văn bản loại nhiệm vụ mới (được gọi là Panel nhập nhiệm vụ, nhập Chủ đề cho nhiệm vụ, sau đó nhấn ENTER.

    Panel Nhập Nhiệm vụ

    Theo mặc định, nhiệm vụ sẽ được gán ngày đến hạn và ngày bắt đầu được dựa trên các thiết đặt Đặt bấm nhanh của cờ. Khi bạn lần đầu tiên cài đặt Outlook, thiết đặt này được cấu hình làm hôm nay.

    Nếu bạn tạo một nhiệm vụ và thay đổi cờ khác do lựa chọn ngày, bất kỳ nhiệm vụ tương lai mà bạn nhập trong thanh việc cần làm sẽ sử dụng thiết đặt mới. Bạn luôn có thể ghi đè lựa chọn được hiển thị và chọn một tùy chọn khác. Tuy nhiên, khi bạn khởi động lại Outlook, nhiệm vụ đầu tiên đã nhập sẽ mặc định để Đặt bấm nhanh cờ thiết đặt.

    Để thay đổi cờ mặc định thiết đặt, bấm chuột phải vào cột cờ trong bất kỳ dạng xem, bấm Đặt bấm nhanh, sau đó chọn cờ thiết đặt mà bạn muốn. Các tùy chọn bao gồm Không xác định ngày. Chọn Không xác định ngày cờ làm cho mục xuất hiện trong nhóm Không xác định ngày trong thanh việc cần làm.

    Ghi chú: Bây giờ bạn đã nhập đủ thông tin để tạo một nhiệm vụ. Các bước sau đây là tùy chọn, nhưng sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn nhiệm vụ của bạn trong Outlook.

  • Tiếp tục các bước sau đây để tùy chỉnh nhiệm vụ của bạn bằng cách bấm đúp vào tác vụ trong thanh việc cần làm.

  • Nếu bạn muốn, đặt ngày bắt đầungày đến hạn cho nhiệm vụ.

    Nếu bạn chỉ định một ngày bắt đầu, trường ngày đến hạn được đặt tự động cho cùng một ngày. Bạn có thể thay đổi ngày đến hạn vào ngày mà bạn muốn.

  • Nếu bạn muốn thực hiện tác vụ lặp lại, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm tùy chọn , bấm lặp lại.

  • Trong hộp thoại Nhiệm vụ lặp lại , bấm vào tần suất (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm) mà nhiệm vụ sẽ lặp lại, và sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Thực hiện tác vụ lặp lại theo định kỳ     Trong phần kiểu lặp lại , hãy chọn các tùy chọn khoảng tần suất bạn muốn. Không chọn tạo lại nhiệm vụ mớihoặc nhiệm vụ sẽ không lặp lại theo định kỳ.

    • Hãy lặp lại dựa trên ngày tháng hoàn thành tác vụ     Chọn tạo lại nhiệm vụ mới, và trong hộp, hãy nhập khoảng thời gian sau đó một nhiệm vụ mới phải được tạo ra.

      Mỗi khi bạn đánh dấu nhiệm vụ hoàn thành, nhiệm vụ mới sẽ được tạo dựa trên lựa chọn của bạn.

      Đây là lựa chọn tốt nhất của bạn khi bạn không muốn tiếp theo lời nhắc cho một nhiệm vụ xuất hiện cho đến khi trước đó được đánh dấu hoàn thành. Nếu bạn không đánh dấu mục hoàn thành, lời nhắc tiếp theo sẽ không bao giờ xuất hiện. Ví dụ, nếu bạn có một lời nhắc để thanh toán hóa đơn của bạn Tiện ích ngày 15 tháng mỗi và bạn không để đánh dấu lần xuất hiện trên 15 tháng 4 là hoàn thành, trong có thể bạn sẽ vẫn nhìn thấy thứ 15 tháng 4 nhiệm vụ. Sau khi bạn đánh dấu 15 tháng 4 nhiệm vụ hoàn thành, ngày 15 lần xuất hiện của nhiệm vụ sẽ xuất hiện.

  • Bấm OK để đóng hộp thoại Nhiệm vụ lặp lại .

  • Nếu bạn muốn thêm lời nhắc, hãy chọn hộp kiểm lời nhắc để bật một cảnh báo lời nhắc. Nhập ngày và thời gian bạn muốn cho lời nhắc.

  • Bạn có thể chỉ định tùy chỉnh âm thanh sẽ phát với lời nhắc của bạn. Bấm Ảnh Nút , bấm duyệt, chọn tệp âm thanh để phát, hãy bấm mở, rồi bấm OK. Điều này sẽ thay đổi lời nhắc âm thanh chỉ cho nhiệm vụ này.

  • Nếu bạn muốn theo dõi tiến độ của bạn trên nhiệm vụ này, trong trạng thái, ưu tiên% hoàn thành hộp nhập hoặc chọn các tùy chọn bạn muốn.

    Trường trạng thái% hoàn thành được phụ thuộc vào nhau. Bằng cách thay đổi giá trị trong một trường, giá trị trong các thay đổi trường khác cho phù hợp.

Trạng thái

% Hoàn thành

Chưa Bắt đầu

0

Đang Tiến hành

1-99

Đã hoàn thành

100

Chờ đợi người khác

0-100

Trì hoãn

0-100

  1. Nếu bạn muốn gán một thể loại màu cho các nhiệm vụ của bạn, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm tùy chọn , bấm phân loại, sau đó bấm một trong các mục nhập từ menu. Để biết thêm các thể loại màu, bấm Tất cả thể loại.

    Lần đầu tiên bạn sử dụng thể loại màu, bạn sẽ được nhắc cung cấp một tên có ý nghĩa hơn cho bạn. Bạn có thể tạo thể loại tùy chỉnh màu, kết hợp màu tùy chỉnh với các thể loại màu và gán phím lối tắt. Bấm OK để quay lại cửa sổ nhiệm vụ.

    Thay đổi ý về gán thể loại màu? Bấm chuột phải vào màu hoặc namef thể loại màu, sau đó bấm Xóa tên thể loại hoặc Xóa tất cả thể loại.

  2. Nếu nhiệm vụ của bạn bao gồm một người hoặc tổ chức trong liên hệ của bạn, bạn có thể tạo một nối kết nhanh đến liên hệ đó, bằng cách bấm liên hệ ở dưới cùng của cửa sổ, rồi chọn một mục nhập. Bấm OK để đóng hộp thoại Chọn liên hệ .

  3. Nếu bạn không muốn người khác nhìn thấy một mục nhập nhiệm vụ được chia sẻ, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm tùy chọn , bấm riêng tư.

  4. Nếu bạn muốn nhập dặm, giờ làm việc và thông tin thanh toán, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm hiện , hãy bấm chi tiết. Nhập thông tin trong các hộp văn bản hoạt động tổng, làm việc thực tế, dặm, và thông tin thanh toán .

  5. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm lưu , bấm lưu và đóng.

Để di chuyển một nhiệm vụ lên hoặc xuống trong danh sách, hãy bấm và kéo mục đến vị trí mà bạn muốn. Khi bạn kéo nhiệm vụ, đường màu đỏ với mũi tên cho biết nơi nhiệm vụ sẽ được đặt khi bạn thả nút chuột.

Danh sách nhiệm vụ hàng ngày sẽ xuất hiện trong dạng xem ngày và tuần của lịch Outlook. Để chuyển đổi danh sách nhiệm vụ hàng ngày hoặc tắt, trong lịch, bấm dạng xem, trỏ đến Danh sách nhiệm vụ hàng ngày, sau đó bấm bình thường, Minimizedhoặc tắt.

Danh sách Nhiệm vụ Hàng ngày

Để hiển thị chỉ tổng số nhiệm vụ, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

  • Trong lịch, bấm dạng xem, trỏ đến Danh sách nhiệm vụ hàng ngày, sau đó bấm Minimized.

  • Trỏ tới cạnh trên của danh sách nhiệm vụ hàng ngày. Khi con trỏ chuyển thành một Biểu tượng núm điều khiển kích cỡ , kéo cạnh xuống dưới cùng của cửa sổ.

Để tạo nhiệm vụ mới trong danh sách nhiệm vụ hàng ngày, bạn phải sử dụng thiết đặt danh sách nhiệm vụ hàng ngày thường .

  1. Trong danh sách nhiệm vụ hàng ngày, như của bạn di con trỏ, hãy bấm để thêm nhiệm vụ được hiển thị.

  2. Bấm vào bất kỳ khoảng trống bên dưới một cột ngày.

  3. Nhập một chủ đề cho nhiệm vụ, sau đó nhấn ENTER.

    Theo mặc định, nhiệm vụ sẽ được gán một ngày bắt đầu và ngày đến hạn của ngày trong cột ở phía trên danh sách nhiệm vụ hàng ngày. Để thay đổi trang bắt đầu ngày hoặc ngày đến hạn nhiệm vụ, hãy kéo nhiệm vụ đã tạo ngày nhiệm vụ đến hạn. Thay vì kéo nhiệm vụ, bạn có thể mở nhiệm vụ và sau đó thay đổi bắt đầu và ngày đến hạn. Để làm như vậy, bạn có thể bấm chuột phải vào nhiệm vụ, rồi bấm mở, hoặc chọn mục, hãy nhấn ESC, và sau đó nhấn ENTER.

  4. Nếu bạn muốn thực hiện tác vụ lặp lại, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm tùy chọn , bấm lặp lại.

  5. Trong hộp thoại Nhiệm vụ lặp lại , bấm vào tần suất (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm) mà nhiệm vụ sẽ lặp lại, và sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Thực hiện tác vụ lặp lại theo định kỳ     Trong phần kiểu lặp lại , hãy chọn các tùy chọn khoảng tần suất bạn muốn. Không chọn tạo lại nhiệm vụ mớihoặc nhiệm vụ sẽ không lặp lại theo định kỳ.

    • Hãy lặp lại dựa trên ngày tháng hoàn thành tác vụ     Chọn tạo lại nhiệm vụ mới, và trong hộp, hãy nhập khoảng thời gian sau đó một nhiệm vụ mới phải được tạo ra.

      Mỗi khi bạn đánh dấu nhiệm vụ hoàn thành, nhiệm vụ mới sẽ được tạo dựa trên lựa chọn của bạn.

      Đây là lựa chọn tốt nhất của bạn khi bạn không muốn tiếp theo lời nhắc cho một nhiệm vụ xuất hiện cho đến khi trước đó được đánh dấu hoàn thành. Nếu bạn không đánh dấu mục hoàn thành, lời nhắc tiếp theo sẽ không bao giờ xuất hiện. Ví dụ, nếu bạn có một lời nhắc để thanh toán hóa đơn của bạn Tiện ích ngày 15 tháng mỗi và bạn không để đánh dấu lần xuất hiện trên 15 tháng 4 là hoàn thành, trong có thể bạn sẽ vẫn nhìn thấy thứ 15 tháng 4 nhiệm vụ. Sau khi bạn đánh dấu 15 tháng 4 nhiệm vụ hoàn thành, ngày 15 lần xuất hiện của nhiệm vụ sẽ xuất hiện.

  6. Bấm OK để đóng hộp thoại Nhiệm vụ lặp lại .

  7. Nếu bạn muốn thêm lời nhắc, hãy chọn hộp kiểm lời nhắc để bật một cảnh báo lời nhắc. Nhập ngày và thời gian bạn muốn cho lời nhắc.

  8. Bạn có thể chỉ định tùy chỉnh âm thanh sẽ phát với lời nhắc của bạn. Bấm Ảnh Nút , bấm duyệt, chọn tệp âm thanh để phát, hãy bấm mở, rồi bấm OK. Điều này sẽ thay đổi lời nhắc âm thanh chỉ cho nhiệm vụ này.

  9. Nếu bạn muốn theo dõi tiến độ của bạn trên nhiệm vụ này, trong trạng thái, ưu tiên% hoàn thành hộp nhập hoặc chọn các tùy chọn bạn muốn.

    Trường trạng thái% hoàn thành được phụ thuộc vào nhau. Bằng cách thay đổi giá trị trong một trường, giá trị trong các thay đổi trường khác cho phù hợp.

Trạng thái

% Hoàn thành

Chưa Bắt đầu

0

Đang Tiến hành

1-99

Đã hoàn thành

100

Chờ đợi người khác

0-100

Trì hoãn

0-100

  1. Nếu bạn muốn gán một thể loại màu cho các nhiệm vụ của bạn, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm tùy chọn , bấm phân loại, sau đó bấm một trong các mục nhập từ menu. Để biết thêm các thể loại màu, bấm Tất cả thể loại.

    Lần đầu tiên bạn sử dụng thể loại màu, bạn sẽ được nhắc cung cấp một tên có ý nghĩa hơn cho bạn. Bạn có thể tạo thể loại tùy chỉnh màu, kết hợp màu tùy chỉnh với các thể loại màu và gán phím lối tắt. Bấm OK để quay lại cửa sổ nhiệm vụ.

    Thay đổi ý về gán thể loại màu? Bấm chuột phải vào màu hoặc tên thể loại màu, sau đó bấm Xóa tên thể loại hoặc Xóa tất cả thể loại.

  2. Nếu nhiệm vụ của bạn bao gồm một người hoặc tổ chức trong liên hệ của bạn, bạn có thể tạo một nối kết nhanh đến liên hệ đó, bằng cách bấm liên hệ ở dưới cùng của cửa sổ, rồi chọn một mục nhập. Bấm OK để đóng hộp thoại Chọn liên hệ .

  3. Nếu bạn không muốn người khác nhìn thấy một mục nhập nhiệm vụ được chia sẻ, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm tùy chọn , bấm riêng tư.

  4. Nếu bạn muốn nhập dặm, giờ làm việc và thông tin thanh toán, trên tab nhiệm vụ , trong nhóm hiện , hãy bấm chi tiết. Nhập thông tin trong các hộp văn bản hoạt động tổng, làm việc thực tế, dặm, và thông tin thanh toán .

  5. Trên tab nhiệm vụ , trong nhóm lưu , bấm lưu và đóng.

Để di chuyển một nhiệm vụ lên hoặc xuống trong danh sách, hãy bấm và kéo mục đến vị trí mà bạn muốn. Khi bạn kéo nhiệm vụ, đường màu đỏ với mũi tên cho biết nơi nhiệm vụ sẽ được đặt khi bạn thả nút chuột.

  1. Mở nhiệm vụ.

  2. Ở dưới cùng của cửa sổ nhiệm vụ, hãy bấm liên hệ.

    Nút liên hệ bị thiếu

    Nếu bạn không nhìn thấy nút liên hệ, hãy làm như sau:

    1. Trên menu Công cụ, bấm Tùy chọn.

    2. Trên tab tùy chọn , dưới liên hệ và ghi chú, bấm Tùy chọn liên hệ.

    3. Trên hộp thoại Tùy chọn liên hệ , bên dưới Liên hệ liên kết, hãy chọn hộp kiểm Hiển thị những liên hệ nối kết trên tất cả biểu mẫu .

  3. Trong hộp thoại Chọn liên hệ , dưới mục, hãy chọn liên hệ mà bạn muốn nối kết đến nhiệm vụ này.

    Để chọn nhiều liên hệ, bấm vào một liên hệ, Giữ phím CTRL và sau đó bấm vào mỗi liên hệ bổ sung.

    Để xem các mục được nối kết từ một liên hệ, mở liên hệ, và trên các tab liên hệ , trong nhóm hiện , hãy bấm hoạt động. Để xem một kiểu mục cụ thể, trong danh sách Hiển thị , hãy bấm kiểu mục.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×