Tạo nhóm trong Outlook

Cập nhật: Tháng Mười 2017

Nhóm là một tính năng của Office 365 mang tới cho bạn không gian làm việc chung để cộng tác và chia sẻ. Không gian làm việc tích hợp hộp thư đến dùng chung, lịch, thư viện tài liệu, sổ tay OneNote và công cụ lập kế hoạch.

Nhóm Office 365 khác với nhóm liên hệ (trước đây được gọi là danh sách phân phối). Nhóm liên hệ là một tập hợp địa chỉ email. Bạn có thể sử dụng nhóm liên hệ để gửi thư email hoặc lời mời họp tới tất cả địa chỉ cùng một lúc. Để tạo nhóm liên hệ, hãy xem mục Tạo nhóm liên hệ.

Mẹo: Bạn cũng có thể tạo nhóm từ:

  • OneDrive for Business. Các bước đều giống hệt nhau.

  • Yammer. Hãy xem mục Tạo nhóm trong Yammer để biết về hướng dẫn.

Tạo nhóm

Bộ phận CNTT bên bạn có thể bật hoặc tắt khả năng tạo nhóm cho tổ chức của bạn. Nếu sau khi làm theo các hướng dẫn dưới đây, bạn vẫn không thể tạo nhóm, hãy liên hệ với bộ phận CNTT bên bạn.

  1. Mở Outlook trên web.

  2. Trong ngăn dẫn hướng, cạnh Nhóm, chọn nút +. (Nếu bạn không thấy nút +, hãy di chuột qua ngăn dẫn hướng.)

    Ngăn dẫn hướng bên trái trong Outlook trên web với nút Tạo được tô sáng

  3. Trong Chọn tên, hãy nhập một tên nhóm mô tả ngắn gọn được tinh thần của nhóm.

  4. Địa chỉ email đề xuất được cung cấp.

    Nếu bạn thấy thông báo "không khả dụng" thì nghĩa là tên nhóm đã được sử dụng. Hãy thử một tên khác. Lưu ý rằng khi bạn đã chọn tên nhóm, bạn sẽ không thể thay đổi tên đó.

  5. Trong Thêm mô tả, hãy nhập mô tả chi tiết cho nhóm nhằm giúp người khác hiểu rõ mục đích của nhóm. Mô tả này sẽ được tích hợp trong email chào mừng khi có người tham gia nhóm.

  6. Trong Quyền riêng tư, hãy thực hiện một trong các bước sau:

    • Để tạo nhóm mà bất cứ ai trong tổ chức của bạn cũng có thể xem nội dung nhóm và trở thành thành viên, hãy chọn Công khai.

    • Để tạo nhóm mà yêu cầu phải có phê duyệt tư cách thành viên từ chủ nhóm và chỉ có thành viên mới có thể xem nội dung nhóm, hãy chọn Riêng tư.

  7. Hoặc chọn Gửi toàn bộ các cuộc hội thoại và sự kiện nhóm vào hộp thư đến của thành viên. Thao tác này được đề xuất khi các thành viên thuộc nhiều nhóm vì họ có thể xem mọi cuộc hội thoại và sự kiện nhóm trong hộp thư đến của mình mà không phải truy nhập vào không gian làm việc nhóm. Cài đặt này sẽ áp dụng cho bất cứ ai mà bạn thêm vào nhóm ngay lúc này hoặc bất cứ ai tham gia nhóm sau đó. Sau khi tham gia nhóm, mỗi thành viên đều có thể thay đổi cài đặt này.

  8. Chọn Tạo.

    Tạo ngăn nhóm với toàn bộ các thông tin đã điền

  9. Nếu bạn đã sẵn sàng thêm thành viên vào nhóm mới tạo của mình, hãy tiếp tục với trình hướng dẫn tạo nhóm. Nếu không, hãy chọn Để sau. Bạn luôn có thể quay lại và thêm thành viên nhóm vào lúc khác.

Tạo nhóm

Bộ phận CNTT bên bạn có thể bật hoặc tắt khả năng tạo nhóm cho tổ chức của bạn. Nếu sau khi làm theo các hướng dẫn dưới đây, bạn vẫn không thể tạo nhóm, hãy liên hệ với bộ phận CNTT bên bạn.

  1. Mở Outlook 2016.

  2. Trên tab Trang chủ, chọn Nhóm Mới.

    Các tùy chọn nhóm trên dải băng Outlook chính

  3. Trong cửa sổ Tạo Nhóm, hãy nhập thông tin bắt buộc, bao gồm tên, địa chỉ email, mô tả, phân loại và mức quyền riêng tư, (Công khai hoặc Riêng tư). Bạn sẽ không thể thay đổi địa chỉ email nhóm sau khi tạo nhóm.

    Tạo nhóm

  4. Chọn Tùy chọn nâng cao, rồi đánh dấu chọn hộp cuộc hội thoại nhóm để cho phép thành viên nhận email nhóm trong hộp thư đến cá nhân của mình hoặc bỏ chọn nếu bạn muốn họ chỉ có thể truy nhập thư nhóm từ hộp thư đến của nhóm, rồi bấm vào Tạo.

  5. Thêm thành viên (bạn không thể thêm người dùng bên ngoài vào thời điểm này), mô tả và ảnh cho nhóm, rồi bấm vào OK. Bạn cũng có thể thêm thành viên sau khi nhóm được tạo.

    Tạo một nhóm mới

  6. Bấm vào Thêm. Bạn sẽ thấy nhóm mới tạo của mình ở dẫn hướng bên trái và một email Chào mừng trong hộp thư đến của nhóm bạn.

Tạo nhóm trong ứng dụng Outlook Mobile

Bộ phận CNTT bên bạn có thể bật hoặc tắt khả năng tạo nhóm cho tổ chức của bạn. Nếu sau khi làm theo các hướng dẫn dưới đây, bạn vẫn không thể tạo nhóm, hãy liên hệ với bộ phận CNTT bên bạn.

  1. Mở ứng dụng Outlook Mobile.

  2. Chọn Nhóm từ ngăn thư mục.

    Thư mục Nhóm trong ngăn dẫn hướng

  3. Trong tiêu đề Nhóm, hãy nhấn +.

    Nhấn vào dấu cộng ở góc trên cùng bên phải của màn hình để tạo nhóm

  4. Ở trang Nhóm Mới, nhập tên cho nhóm > Tiếp theo.

  5. Trên trang Cài đặt, nhập thông tin bắt buộc, bao gồm các mức bảo mật, (Công khai hoặc Riêng tư), phân loại và việc thành viên nhóm có nên theo dõi các cuộc hội thoại và sự kiện nhóm trong hộp thư đến cá nhân của họ hay không.

  6. Nhấn vào Tạo.

  7. Nhập địa chỉ email của thành viên hoặc chọn thành viên từ danh sách liên hệ để thêm vào nhóm. Bạn có thể thêm khách vào nhóm.

  8. Nhấn vào Tiếp theo. Bạn sẽ thấy một thư chào mừng trong hộp thư đến của nhóm mới tạo.

Tạo nhóm PLC trong Outlook (Office 365 for Education)

Nhóm Cộng đồng Đào tạo Chuyên nghiệp (PLC) là một loại Nhóm Office 365 cung cấp không gian chung cho các giảng viên sử dụng để cộng tác. PLC sẵn có trong các gói Office 365 Education.

PLC rất giống với các nhóm Office 365 khác. Đi kèm với nhóm là hộp thư và lịch dùng chung, thư viện tài liệu dùng chung và Sổ tay OneNote. Sổ tay này được thiết kế dành cho các giảng viên và bao gồm các mẫu, cùng nhiều tài nguyên nhằm cung cấp ý tưởng và hỗ trợ cho họ.

Tạo nhóm PLC

Bộ phận CNTT bên bạn có thể bật hoặc tắt khả năng tạo nhóm cho tổ chức của bạn. Nếu sau khi làm theo các hướng dẫn dưới đây, bạn vẫn không thể tạo nhóm, hãy liên hệ với bộ phận CNTT bên bạn.

  1. Mở Outlook trên web.

  2. Trong ngăn dẫn hướng, cạnh Nhóm, chọn nút +. (Nếu bạn không thấy nút +, hãy di chuột qua ngăn dẫn hướng.)

    Ngăn dẫn hướng bên trái trong Outlook trên web với nút Tạo được tô sáng

  3. Trên ô Cộng đồng Đào tạo Chuyên nghiệp, bấm vào Tiếp theo.

  4. Trong Chọn tên, hãy nhập một tên nhóm mô tả ngắn gọn được tinh thần của nhóm.

  5. Bạn sẽ thấy địa chỉ email được đề xuất. Nếu bạn thấy chữ "không khả dụng" thì tên nhóm này đã được sử dụng. Hãy thử một tên khác. Lưu ý rằng khi đã chọn ID nhóm, bạn sẽ không thể thay đổi ID đó.

  6. Trong Thêm mô tả, hãy nhập mô tả chi tiết cho nhóm nhằm giúp người khác hiểu rõ mục đích của nhóm. Mô tả này sẽ được tích hợp trong email chào mừng khi có người tham gia nhóm.

  7. Trong Quyền riêng tư, hãy thực hiện một trong các bước sau:

    • Để tạo nhóm mà bất cứ ai trong trường học hoặc tổ chức của bạn cũng có thể xem nội dung và trở thành thành viên, hãy chọn Công khai.

    • Để tạo nhóm mà yêu cầu phải có phê duyệt tư cách thành viên từ chủ nhóm và chỉ có thành viên mới có thể xem nội dung nhóm, hãy chọn Riêng tư.

  8. Hoặc chọn Gửi toàn bộ các cuộc hội thoại và sự kiện nhóm vào hộp thư đến của thành viên. Thao tác này được đề xuất khi các thành viên thuộc nhiều nhóm vì họ có thể xem mọi cuộc hội thoại và sự kiện nhóm trong hộp thư đến của mình mà không phải truy nhập vào không gian làm việc nhóm. Cài đặt này sẽ áp dụng cho bất cứ ai mà bạn thêm vào nhóm ngay lúc này hoặc bất cứ ai tham gia nhóm sau đó. Sau khi tham gia nhóm, mỗi thành viên đều có thể thay đổi cài đặt này.

  9. Chọn Tạo.

    Nút tạo nằm ở phía trên cùng màn hình

  10. Nếu bạn đã sẵn sàng thêm thành viên vào nhóm mới tạo của mình, hãy tiếp tục với trình hướng dẫn tạo nhóm. Nếu không, hãy chọn Để sau. Bạn luôn có thể quay lại và thêm thành viên sau.

  11. Bạn sẽ thấy nhóm mới tạo của mình ở dẫn hướng bên trái và email Chào mừng trong hộp thư đến của nhóm.

Chủ đề Liên quan

Tìm hiểu về các nhóm Office 365
So sánh các Nhóm trong Outlook Mobile với ứng dụng Outlook Groups dành cho thiết bị di động
Tham gia nhóm trong Outlook
Lên lịch cuộc họp trên lịch nhóm
Xóa nhóm

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×