Tạo nhóm Office 365 trong trung tâm quản trị

Người đóng góp: Diane Faigel
Cập nhật gần nhất: 06/11/2017

Mặc dù người dùng có thể tạo nhóm Office 365 từ Outlook hoặc các ứng dụng khác, với tư cách là người quản trị toàn cầu, bạn có thể cần tạo hoặc xóa nhóm, thêm hoặc loại bỏ thành viên và tùy chỉnh cách nhóm hoạt động. Trung tâm quản trị Office 365 chính là nơi để thực hiện điều này.

Bạn đã ở đúng nơi hay chưa?

Bạn đang tìm cách tạo nhóm email (danh sách phân phối) trong Outlook?

Nếu vậy, hãy xem mục Tạo một nhóm liên hệ hoặc danh sách phân phối trong Outlook.

Tạo Nhóm Office 365

  1. Đi đến Bấm vào đây để đi tới Trung tâm quản trị Office 365. .

    Đi đến Trung tâm quản trị Office 365.

    Đi đến Trung tâm quản trị Office 365.

  2. Chọn Nhóm > Nhóm trong ngăn dẫn hướng bên trái.

    Nhóm Office 365 trong trung tâm quản trị.

  3. Chọn Thêm nhóm.

    Tạo Nhóm Office 365 mới, danh sách phân phối mới hoặc nhóm bảo mật mới
  4. Chọn loại nhóm bạn muốn tạo, tùy theo mục đích sử dụng của bạn. Nếu bạn muốn có địa chỉ email để khách hàng có thể liên hệ, như info@contoso.com, hãy chọn nhóm Office 365. Để xem so sánh chi tiết về tùy chọn cần chọn vào các thời điểm, xem mục So sánh nhóm.

  5. Gán một tên duy nhất và biệt danh cho nhóm.

  6. Đặt tùy chọn Gửi bản sao cuộc hội thoại nhóm thành Bật nếu bạn muốn thành viên nhận được thư và mục lịch trong hộp thư đến của riêng họ, ngoài hộp thư nhóm.

  7. Chọn Chọn Chủ sở hữu, rồi chọn tên của người sẽ được chỉ định quản lý nhóm. Bất kỳ ai là chủ nhóm cũng đều sẽ có thể xóa email khỏi hộp thư đến của Nhóm. Các thành viên khác sẽ không thể xóa email khỏi hộp thư đến của Nhóm.

  8. Chọn Add.

Thêm thành viên vào nhóm Office 365

  1. Làm mới trang trung tâm quản trị Office 365 để nhóm Office 365 mới của bạn hiển thị.

  2. Chọn nhóm mà bạn muốn thêm thành viên vào.

  3. Bên cạnh Thành viên, hãy chọn Chỉnh sửa.

  4. Nhập tên của những người bạn muốn đặt làm thành viên của nhóm và chọn tên của họ từ danh sách. Hoặc, bạn có thể cho phép các cá nhân tự thêm họ hoặc yêu cầu chấp thuận để tham gia sau (xem mục Tham gia nhóm).

  5. Chọn Lưu để cập nhật Nhóm Office 365.

Nhóm Office 365 sẽ xuất hiện trong Outlook với các thành viên được gán vào nhóm.

Mẹo: Phải tạo các nhóm Yammer được kết nối với Office 365 trong Yammer, tuy nhiên có thể quản lý các nhóm này trong trung tâm quản trị Office 365 như các nhóm Office 365 khác. Để tìm hiểu thêm, hãy xem mục Nhóm Yammer và Office 365.

Để người bên ngoài tổ chức gửi email cho nhóm (như info@contoso.com)

Tùy chọn này sẽ rất phù hợp nếu bạn muốn có địa chỉ email nhóm, như info@contoso.com.

Sau khi bạn tạo nhóm, bạn có thể đặt tùy chọn này.

  1. Đi đến Bấm vào đây để đi tới Trung tâm quản trị Office 365. .

    Đi đến Trung tâm quản trị Office 365.

    Đi đến Trung tâm quản trị Office 365.

  2. Chọn Nhóm > Nhóm trong ngăn dẫn hướng bên trái.

    Nhóm Office 365 trong trung tâm quản trị.

  3. Đánh dấu vào ô bên cạnh nhóm bạn muốn chỉnh sửa.

  4. Đặt tùy chọn Để người bên ngoài tổ chức gửi email cho nhóm thành Bật.

  5. Chọn Lưu.

Cách theo dõi email nhóm hoạt động

Việc bạn hiểu rõ cách cài đặt này hoạt động là rất quan trọng, đặc biệt là khi bạn đang sử dụng hộp thư đến nhóm cho địa chỉ email dùng chung, như info@contoso.com.

  • Khi bạn sử dụng trung tâm quản trị để tạo nhóm, theo mặc định, người dùng sẽ được thiết lập để theo dõi nhóm. Đó là tùy chọn Gửi bản sao cuộc hội thoại và sự kiện nhóm đến hộp thư đến của thành viên nhóm.

    Tạo một nhóm mới

  • Tuy nhiên, nếu người dùng tạo nhóm từ Outlook thì tùy chọn này sẽ không bật theo mặc định; người dùng sẽ phải chọn Tùy chọn Nâng cao > Gửi toàn bộ cuộc hội thoại nhóm.....

    Chọn để gửi email nhóm đến hộp thư đến của người dùng

Những cài đặt này có nghĩa là thành viên nhóm sẽ nhận được bản sao của email được gửi tới Hộp thư đến Outlook của mình. Họ có thể đọc và xóa bản sao email này, cũng như không làm ảnh hưởng tới bất kỳ ai. Trong hộp thư đến Nhóm, một bản sao email sẽ vẫn tồn tại.

Trong Outlook, họ có thể đi tới hộp thư đến Nhóm, rồi chọn dừng theo dõi để bản sao của email không còn đi đến hộp thư đến của mình nữa. Họ cũng có thể theo dõi lại. Họ sẽ vẫn có thể truy nhập vào email nhóm bằng cách đi đến hộp thư đến Nhóm trong Outlook.

Người dùng có thể hủy đăng ký khỏi nhóm và không còn phải nhận email được gửi đến hộp thư đến của mình.

Ai có thể xóa email khỏi Hộp thư đến của Nhóm?

Chủ sở hữu Nhóm có thể xóa bất cứ email nào khỏi Hộp thư đến của Nhóm, dù họ có phải là tác giả ban đầu hay không.

Thành viên có thể xóa cuộc hội thoại email khỏi Hộp thư đến của Nhóm nếu họ khởi tạo cuộc hội thoại email đó và chỉ sử dụng Outlook trên web (bấm chuột phải vào email, rồi bấm vào Xóa). Họ không thể xóa cuộc hội thoại email từ ứng dụng Outlook (Outlook 2016).

Giả sử Chủ nhóm gửi email đến nhóm, rồi xóa email đó khỏi Hộp thư đến nhóm. Những bản sao đã được gửi tới hộp thư đến của thành viên sẽ không bị xóa.

Xem thêm tùy chọn tùy chỉnh

Chọn miền để sử dụng khi tạo Nhóm Office 365

Một số tổ chức sử dụng miền email riêng biệt để phân đoạn các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp của họ. Bạn có thể chỉ định miền sẽ được sử dụng khi người dùng của bạn tạo nhóm Office 365.

Nếu tổ chức của bạn cần người dùng để tạo nhóm trong các miền không phải là miền được chấp nhận mặc định của tổ chức thì bạn có thể cho phép điều đó bằng cách đặt cấu hình chính sách địa chỉ email (EAP) bằng PowerShell.

Xem mục Chọn miền để sử dụng khi tạo Nhóm Office 365 để biết hướng dẫn.

Những điều bạn cần biết về việc tạo nhóm trong trung tâm quản trị

  • Những người có vai trò người quản trị Office 365 sau đây có thể tạo và quản lý các nhóm trong trung tâm quản trị: người quản trị toàn cầu, người quản trị Exchange, người quản trị quản lý người dùng.

  • Ít nhất, bạn cần có giấy phép Exchange Online (ví dụ: nếu bạn không có giấy phép Office 365 business).

  • Bạn cần kích hoạt Nhóm Office 365 cho đối tượng thuê. Đây là thiết đặt mặc định, tuy nhiên, một số tổ chức thường tắt chức năng này.

  • Bạn không thể là người quản trị đại diện (ví dụ: người cố vấn là người quản trị đại diện).

  • Nếu bạn tạo một nhóm bảo mật để quản lý những người có thể tạo nhóm Office 365 thì người quản trị toàn cầu không cần phải là thành viên. Họ vẫn sẽ có thể tạo nhóm từ trung tâm quản trị. Tuy nhiên, họ sẽ không thể tạo nhóm từ các ứng dụng (như Planner, Outlook). Để tìm hiểu thêm, hãy xem mục Quản lý những người có thể tạo Nhóm Office 365.

  • ID Nhóm được dùng để xác định biệt danh (còn được gọi là Biệt_danh_thư) trong Exchange. Thuộc tính Biệt_danh_thư phải là duy nhất trên tất cả các Nhóm Office 365 trong một đối tượng thuê.

Các bài viết về quản lý Nhóm Office 365

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×