Tạo nhãn với các địa chỉ khác nhau trong nhà xuất bản

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Tạo nhãn cho tất cả mọi người trên danh sách của bạn nhanh hơn bằng cách sử dụng một phối thư. Thiết lập mất một chút thời gian — nhưng bạn có thể in tất cả các nhãn cùng một lúc. Và bạn có thể lưu thiết lập nhãn để dùng lần sau bạn muốn in nhãn.

Chọn mẫu khớp với nhãn của bạn

Nếu bạn có một gói nhãn với số sản phẩm cụ thể, hãy tìm mẫu cho sản phẩm đó.

  1. Bấm Tệp > Mới và nhập số nhà sản xuất (chẳng hạn như Avery 8871) trong hộp tìm kiếm.

  2. Chọn một mẫu, xem mô tả để đảm bảo mẫu này khớp với số sản phẩm của nhãn và bấm Tạo.

Kết nối ấn phẩm nhãn với danh sách địa chỉ của bạn

Bước tiếp theo là kết nối trang nhãn đến một nguồn dữ liệu. Nguồn dữ liệu là một tệp có chứa danh sách địa chỉ của bạn.

Bạn có thể dùng Liên hệ trong Outlook của mình hoặc danh sách địa chỉ trong bảng tính Excel hoặc cơ sở dữ liệu Access. Nếu bạn vẫn chưa có danh sách nào, thì bạn có thể nhập một danh sách trong Publisher.

Nếu bạn vẫn chưa có danh sách nào

Hãy bắt đầu bằng cách thu thập thông tin tất cả những người bạn muốn trong danh sách địa chỉ của mình.

  1. Trong Publisher, hãy bấm Thư > Chọn Người nhận > Nhập Danh sách Mới.

    Tùy chọn nút Chọn Người nhận Thư

  2. Ở hàng thứ nhất, hãy nhập thông tin người đầu tiên trong danh sách của bạn.

    Hộp Danh sách Địa chỉ Mới

    Mẹo: Để thay đổi các cột trong Publisher, hãy bấm nút Tùy chỉnh Cột. Sau đó bạn có thể thêm, xóa bỏ, đổi tên và sắp xếp lại các cột trong danh sách.

  3. Khi đã nhập tất cả thông tin về người đó, bạn hãy nhấn Mục nhập Mới và nhập thông tin người tiếp theo trong danh sách của mình.

    Tùy chọn tạo hoặc thay đổi danh sách địa chỉ

  4. Sau khi đã thêm mọi người vào danh sách của mình, bạn hãy bấm OK.

  5. Trong hộp thoại Lưu Danh sách Địa chỉ, hãy nhập tên danh sách địa chỉ trong hộp Tên tệp và chọn thư mục mà bạn muốn lưu danh sách đó.

Nếu bạn đã có một danh sách địa chỉ

  1. Hãy bấm Thư > Chọn Người nhận.

    Tùy chọn Chọn Người nhận Thư

  2. Nếu danh sách nằm trong bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu, hãy bấm Dùng Danh sách Hiện có, duyệt đến tệp có chứa danh sách, bấm vào đó và bấm Mở. (Nếu bạn được nhắc chọn bảng, hãy bấm OK.)

  3. Nếu bạn muốn dùng Liên hệ trong Outlook của mình, hãy bấm Chọn từ Liên hệ trong Outlook, bấm thư mục liên hệ bạn muốn dùng và bấm OK.

Chọn người nhận nào để đưa vào

Khi bạn sử dụng danh sách hiện có hoặc liên hệ Outlook của bạn, Publisher bao gồm tất cả mọi người trong tệp hoặc thư mục liên hệ. Dự án của bạn, bạn có thể muốn thu hẹp danh sách đó.

  1. Hãy bấm Sửa Danh sách Người nhận.

  2. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , hãy chọn hộp bên cạnh người mà bạn muốn bao gồm và bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh người mà bạn không muốn bao gồm thời điểm này.

    Tùy chọn danh sách người nhận phối thư

Để giúp dễ dàng để tìm người bạn muốn đưa vào, bạn có thể sắp xếp hoặc lọc danh sách của bạn.

Sắp xếp các mục trong danh sách

  1. Trong hộp Người nhận Phối Thư, hãy bấm đầu đề cột bạn muốn sắp xếp.

    Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị danh sách theo họ theo thứ tự bảng chữ cái, hãy bấm đầu đề cột Họ.

    Mẹo: Để sắp xếp theo nhiều thứ (ví dụ: theo tiểu bang và theo thành phố), hãy bấm Sắp xếp tại mục Lọc danh sách người nhận trong hộp Người nhận Phối Thư. Trong hộp thoại Lọc và Sắp xếp, hãy chọn tiêu chí mà bạn muốn sắp xếp.

  2. Hãy chọn hộp bên cạnh những người bạn muốn đưa vào danh sách và bỏ chọn hộp bên cạnh những người bạn không muốn đưa vào danh sách lần này.

    Chọn hàng bằng cách chọn hộp kiểm

Lọc các mục trong danh sách

  1. Bấm vào mũi tên bên cạnh đầu đề cột bạn muốn lọc.

  2. Bấm (Trống) hoặc (Không trống) để lọc một cách chung chung. Để lọc cụ thể hơn - ví dụ: chỉ những người sống trong một thành phố cụ thể - hãy bấm (Nâng cao) và điền vào các hộp mà bạn muốn lọc theo đó.

    Mẹo:  Trong hộp Lọc và Sắp xếp, bạn cũng có thể lọc theo nhiều tiêu chí.

  3. Hãy chọn hộp bên cạnh những người bạn muốn đưa vào danh sách và bỏ chọn hộp bên cạnh những người bạn không muốn đưa vào danh sách lần này.

    Để hiển thị lại tất cả các bản ghi, hãy bấm (Tất cả).

Thêm địa chỉ vào nhãn của bạn

  1. Bấm Thư > Khối Địa chỉ.

    Lệnh Khối Địa chỉ Phối Thư

  2. Chọn cách mà bạn muốn tên xuất hiện.

    Các tùy chọn khối địa chỉ

    Mẹo:  Để bảo đảm Publisher tìm thấy tên và địa chỉ trong danh sách, hãy bấm Khớp Trường. Kiểm tra xem trường bạn muốn có xuất hiện trong danh sách chưa. Nếu trường mà bạn muốn thể hiện là Không Khớp, hãy bấm vào danh sách thả xuống cho trường đó, rồi bấm vào tên cột khớp với cột đó trong danh sách của bạn.

  3. Bấm OK.

    Publisher sẽ thêm một trường phối thư vào ấn phẩm của bạn. Khi bạn kết thúc việc phối thư, Publisher sẽ thay thế trường đó bằng một địa chỉ trong từng nhãn.

    Ghi chú:  Nếu bạn đang tạo các loại nhãn khác và muốn thêm thông tin khác, hãy bấm Thư > Chèn Trường Phối, rồi bấm vào tên thông tin mà bạn muốn thêm.

Định dạng địa chỉ

  1. Trong ấn phẩm của mình, hãy chọn trường Khối Địa chỉ, kể cả các dấu bắt đầu và kết thúc khối.

    Trường Khối Địa chỉ đã chọn

  2. Bấm Định dạng Công cụ Hộp Văn bản, rồi chọn Phông,Cỡ PhôngMàu Phông bạn muốn.

Xem trước nhãn của bạn

Bây giờ bạn có thể kiểm tra xem nhãn của bạn hiển thị như thế nào trước khi chạy phối thư.

  • Bấm Xem trước Kết quả rồi bấm vào mũi tên để đảm bảo nhãn hiển thị theo cách bạn muốn.

Mẹo: Để tìm và xem trước một mục nhập cụ thể trong nguồn dữ liệu của bạn, hãy bấm Tìm Người nhận, nhập mục bạn đang tìm kiếm trong hộp Tìm Mục nhập và bấm Tìm Tiếp.

Ghi chú: 

  • Nếu bạn nhìn thấy tên người nhận mà bạn định bỏ ra khỏi phối thư, bạn vẫn có thể loại bỏ bằng cách bấm Loại trừ Người nhận Này.

  • Nếu bạn nhận ra mình có danh sách sai hoàn toàn, hãy bấm Sửa Danh sách Người nhận và sắp xếp hoặc lọc để có được danh sách mình muốn.

In nhãn

  1. Bấm Kết thúc & Phối > Phối sang Máy in.

    Nút Kết thúc & Phối Thư

  2. Ở mục Thiết đặt, hãy đảm bảo Publisher cho biết Nhiều trang trên một trang tính.

  3. Bấm In.

Lưu thiết lập nhãn để sử dụng sau này

Sau khi hoàn thành phối, hãy lưu tệp nhãn để có thể dùng lại.

  1. Bấm Tệp > Lưu Như.

  2. Bấm vào vị trí bạn muốn lưu tệp nhãn rồi bấm Duyệt.

  3. Nhập tên cho ấn phẩm nhãn của bạn trong hộp Tên tệp rồi bấm Lưu.

Tệp nhãn sẽ giữ kết nối với danh sách địa chỉ của bạn. Để làm lại nhãn, hãy mở tệp và bấm khi Publisher nhắc bạn giữ kết nối đó hay không. Sau đó, nếu bạn muốn thay đổi người hay mục bạn đưa vào trong tài liệu phối, hãy bấm Sửa Danh sách Người nhận để sắp xếp, lọc và chọn chúng.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×