Tạo nhãn thư trong Access

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Microsoft Access 2010 cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn khác nhau để tạo nhãn có chứa dữ liệu được lưu trữ trong bảng Access của bạn. Các đơn giản nhất là sử dụng trình hướng dẫn nhãn trong Access để tạo và in báo cáo được định dạng để vừa khớp với nhãn của bạn. Các nhãn có thể chứa dữ liệu được lưu trữ trong bảng Access, hoặc danh sách liên hệ dữ liệu được nhập hoặc nối kết từ các nguồn khác chẳng hạn như sổ làm việc Microsoft Excel hoặc Microsoft Outlook. Bạn có thể tạo nhãn như báo cáo trong Access, hoặc bạn có thể "phối" dữ liệu với một tài liệu Microsoft Word và sau đó in các nhãn từ Word. Bài viết này trình bày các bước liên quan đến.

Bạn muốn làm gì?

Sử dụng Access để tạo và in nhãn

In truy nhập dữ liệu bằng cách dùng trình hướng dẫn phối thư trong Microsoft Word

Sử dụng Access để tạo và in nhãn

Trong Access, bạn tạo nhãn như báo cáo được định dạng với kích cỡ trang nhỏ cho vừa khớp với nhãn mong muốn. Sử dụng phổ biến nhất của các nhãn để gửi thư, nhưng bất kỳ dữ liệu Access có thể in ở định dạng nhãn cho nhiều mục đích. Trong trường hợp nhãn thư, báo cáo có được dữ liệu địa chỉ từ bảng hoặc truy vấn có chứa các địa chỉ. In báo cáo cung cấp cho bạn một nhãn đơn cho mỗi địa chỉ từ nguồn bản ghi bên dưới.

Để biết thêm thông tin về cách nối kết hoặc nhập dữ liệu từ nguồn khác (chẳng hạn như Microsoft Excel hoặc Microsoft Outlook) để sử dụng trên nhãn của bạn, hãy xem bài viết giới thiệu cho việc nhập và xuất dữ liệu.

Trình hướng dẫn nhãn yêu cầu bạn một chuỗi các câu hỏi về nhãn của bạn và dữ liệu mà bạn muốn hiển thị chúng. Trình hướng dẫn tạo báo cáo, bạn có thể tùy chỉnh sau đó, nếu cần thiết.

Tạo nhãn bằng cách dùng trình hướng dẫn nhãn trong Access

Quan trọng: Báo cáo nhãn mà bạn tạo bằng cách dùng trình hướng dẫn nhãn sẽ không tương thích với bản phát hành lên Access Services tính năng. Tuy nhiên, bạn có thể vẫn in nhãn khi bạn có cơ sở dữ liệu mở trong chương trình Access.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, hãy chọn đối tượng có chứa dữ liệu mà bạn muốn hiển thị trên nhãn của bạn. Điều này thường là bảng, được nối kết bảng hoặc truy vấn, nhưng bạn cũng có thể chọn một biểu mẫu hoặc báo cáo.

  2. Trên tab tạo , trong nhóm báo cáo , hãy bấm nhãn.

    Ghi chú: Nếu bạn đang làm việc trong một cơ sở dữ liệu web, lệnh nhãn nằm bên dưới Ứng dụng khách báo cáo.

    Access khởi động trình hướng dẫn nhãn.

    Trang đầu tiên của trình hướng dẫn nhãn

    1. Nếu bạn biết số nhà sản xuất và sản phẩm nhãn:

      • Chọn nhà sản xuất trong hộp bộ lọc được nhà sản xuất .

      • Chọn nhãn của bạn trong các kích cỡ nhãn những gì bạn có muốn? hộp.

        Nếu không, hãy thử để tìm một sản phẩm có giá trị trong các kích thướcsố trong các cột khớp với nhãn của bạn.

        Nếu bạn không thể tìm thấy nhãn tương tự như:   

      • Bấm tùy chỉnh và sau đó bấm mới.

        Hộp thoại Nhãn mới được hiển thị.

        Trang Nhãn Mới của trình hướng dẫn nhãn

      • Đo nhãn của bạn và nhập số đo trong các hộp thích hợp trong hộp thoại Nhãn mới .

      • Nhập tên cho nhãn tùy chỉnh trong hộp văn bản Nhãn tên , hãy chọn kiểu nhãn và hướng bạn muốn, sau đó bấm OK.

        Nếu bạn đã tạo nhãn tùy chỉnh và bạn muốn để chọn nó:   

      • Bấm Hiển thị kích thước nhãn tùy chỉnh, sau đó bấm vào nhãn tùy chỉnh bạn muốn.

    2. Chọn nguồn cấp dữ liệu trang tính hoặc liên tục bên dưới Kiểu nhãn và sau đó bấm tiếp theo.

    3. Chọn tên phông, kích cỡ, màu và độ dày của văn bản bạn muốn trên nhãn của bạn, rồi bấm tiếp theo.

    4. Trên trang những gì bạn muốn trên nhãn gửi thư của bạn trong trình hướng dẫn, hãy chọn các trường bạn muốn trên nhãn của bạn từ danh sách trường sẵn có , rồi bấm đúp vào đó để thêm vào hộp mẫu nhãn .

      Thêm trường vào nhãn trong trình hướng dẫn nhãn

      • Để thêm khoảng trống giữa các trường trong hộp mẫu nhãn , hãy nhấn phím cách.

      • Để tạo một dòng mới, hãy nhấn ENTER.

      • Để di chuyển giữa các trường và đường kẻ, hãy dùng các phím mũi tên.

      • Để loại bỏ trường khỏi hộp, hãy nhấn phím BACKSPACE.

      • Để thêm văn bản hoặc dấu chấm câu (ví dụ, dấu phẩy sau tên thành phố) khác, hãy bấm để đặt con trỏ ở nơi bạn muốn văn bản xuất hiện và bắt đầu nhập. Văn bản này sẽ giống nhau trên từng nhãn.

        Ghi chú: Bạn chỉ có thể thêm trường loại dữ liệu sau đây bằng cách dùng trình hướng dẫn nhãn: văn bản, ghi chú, số, ngày/thời gian, tiền tệ, có/không, hoặc phần đính kèm. Để thêm trường loại dữ liệu khác, mở báo cáo nhãn trong dạng xem thiết kế sau khi bạn đã hoàn tất trình hướng dẫn nhãn, và sau đó dùng ngăn danh Sách trường để thêm các trường. Để mở ngăn danh Sách trường trong khi báo cáo đang mở trong dạng xem thiết kế, hãy nhấn ALT + F8.

        Khi bạn có các trường được sắp xếp trên nhãn của bạn theo cách bạn muốn, hãy bấm tiếp theo.

    5. Trên trang tiếp theo, bạn có thể chọn trường để sắp xếp nhãn của bạn. Ví dụ, bạn có thể muốn sắp xếp theo mã bưu chính để gửi thư lớn. Chọn các trường bạn muốn sắp xếp theo từ danh sách trường sẵn có và bấm đúp vào đó để thêm vào hộp sắp xếp theo . Khi bạn thực hiện xong, hãy bấm tiếp theo.

      Đặt thứ tự sắp xếp trong trình hướng dẫn nhãn

    6. Trên trang cuối cùng, hãy nhập tên cho nhãn của bạn, và bấm kết thúc.

      Trang cuối cùng của trình hướng dẫn nhãn

      Nếu bạn chọn xem các nhãn như nhìn sẽ được in trên trang cuối cùng của trình hướng dẫn nhãn, Access sẽ hiển thị các nhãn trong xem trước khi in. Bạn có thể bấm vào nhãn để phóng to và thu nhỏ, hoặc sử dụng điều khiển thu phóng trên thanh trạng thái.

      Điều khiển Thu phóng

      Nếu bạn đã chọn sửa đổi thiết kế nhãn trên trang cuối cùng của trình hướng dẫn nhãn, Access sẽ hiển thị báo cáo nhãn trong dạng xem thiết kế.

      Ghi chú: Xem trước khi in là dạng xem chỉ mà bạn có thể nhìn thấy các cột khi bạn đã sắp xếp chúng. Nếu bạn xem báo cáo trong dạng xem báo cáo hoặc dạng xem bố trí, Access sẽ hiển thị tất cả dữ liệu trong một cột duy nhất.

Tùy chỉnh diện mạo của nhãn

Nếu kết quả nhãn không theo cách bạn muốn, bạn có thể tùy chỉnh bố trí bằng cách mở báo cáo trong dạng xem thiết kế và thực hiện thay đổi của bạn. Khi làm việc với các nhãn, sẽ thường dễ dàng hơn để sử dụng dạng xem thiết kế mà bạn có quyền điều khiển chính xác hơn vào bố trí. Để xem kết quả thay đổi bạn thực hiện trong dạng xem thiết kế, hãy chuyển sang bản xem trước in.

Nếu Access Hiển thị thông báo về không có đủ dung lượng ngang để hiển thị dữ liệu

Thông báo này khi nó xuất hiện, là một hiệu ứng bên của các số đo của một số nhãn. Thường nào chúng xảy ra khi các nhãn đến rất gần với các cạnh trái và phải của trang tính nhãn. Điều này có thể gây ra trình hướng dẫn để xác định một số đo nằm ngoài phạm vi thông thường in và rằng nói nguyên nhân thông báo xuất hiện khi bạn xem trước hoặc in nhãn.

Nếu bạn đã hài lòng với căn chỉnh văn bản vào các nhãn, và bạn không có trang trống tất cả các trang khác, sau đó bạn có thể muốn giữ nguyên thiết kế báo cáo như cũ, và chỉ cần bấm OK trên thông báo mỗi khi nó xuất hiện. Nếu không, bạn có thể thử điều chỉnh một số các tùy chọn thiết lập trang, như được mô tả trong phần sau đây.

Nếu dữ liệu của bạn không thẳng hàng với các nhãn chính xác

Trong nhiều trường hợp, bạn có thể khắc phục các vấn đề nhỏ với bố trí nhãn của bạn bằng cách điều chỉnh trong dạng xem thiết kế. Bạn có thể di chuyển các điều khiển và bạn có thể điều chỉnh kích cỡ nhãn bằng cách thay đổi chiều rộng hoặc chiều cao của phần chi tiết.

Để chuyển sang dạng xem thiết kế, bấm chuột phải vào báo cáo trong ngăn dẫn hướng và sau đó bấm Dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

Nếu bạn cần thay đổi lề hoặc khoảng cách giữa các nhãn, bạn có thể dùng hộp thoại Thiết lập trang khi đang ở trong dạng xem thiết kế:

  • Trên tab Thiết lập trang , trong nhóm Bố trí trang , hãy bấm cột.

    Hiển thị hộp thoại Thiết lập trang với tab cột được chọn.

Tab Cột trong hộp thoại Thiết lập Trang

Bạn có thể thay đổi các thiết đặt sau đây trong ba phần của hộp thoại Thiết lập trang :

Phần

Tùy chọn

Mô tả

Thiết đặt lưới

Số cột

Điều này nên bằng số nhãn trên trang.

Dãn cách hàng

Nhập một giá trị mới để tăng hoặc giảm khoảng cách dọc giữa các hàng của nhãn.

Cột dãn cách

Nhập một giá trị mới để tăng hoặc giảm khoảng cách ngang giữa các nhãn cột.

Kích cỡ Cột

Chiều rộng

Lưu ý các thiết đặt lề và dãn cách cột khi thiết đặt giá trị này.

Bạn có thể kiểm tra và điều chỉnh lề bằng cách bấm vào Tùy chọn in trong hộp thoại Thiết lập trang .

Chiều cao

Điều chỉnh chiều cao của từng nhãn, nếu cần.

Cùng kích cỡ

Khi được chọn, sẽ đặt độ rộng cột và chiều cao bằng chiều rộng và chiều cao của phần chi tiết trong dạng xem thiết kế.

Bố trí Cột

Xuống dưới, sau đó qua

Khi được chọn, nhãn dữ liệu của bạn in xuống cột đầu tiên, sau đó xuống cột thứ hai, và nhiều.

Qua, rồi xuống dưới

Khi được chọn, nhãn dữ liệu của bạn in qua hàng đầu tiên, sau đó trong các hàng thứ hai, và nhiều.

Ghi chú: Bạn cũng có thể mở hộp thoại Thiết lập trang trong khi xem trước khi in bằng cách bấm vào cột trên tab Xem trước khi in . Khi bạn bấm OK để đóng hộp thoại, thay đổi của bạn ngay lập tức được phản ánh trong xem trước khi in.

In nhãn

  1. Mở báo cáo trong dạng xem bất kỳ (hoặc chọn báo cáo trong ngăn dẫn hướng).

  2. Trên tab tệp , bấm in, sau đó bấm in.

    Access Hiển thị hộp thoại in .

  3. Nhập lựa chọn của bạn cho các tùy chọn chẳng hạn như máy in, in phạm vi và số lượng bản sao.

  4. Bấm OK.

Đầu Trang

In truy nhập dữ liệu bằng cách dùng trình hướng dẫn phối thư trong Microsoft Word

Nếu địa chỉ của bạn được lưu trữ trong Access, nhưng bạn muốn xuất chúng đến từ để bạn có thể sử dụng chức năng phối thư để định dạng và in nhãn của bạn, bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn phối thư trong Word.

Ghi chú: Quy trình này chỉ áp dụng cho cơ sở dữ liệu khách hàng; lệnh Word phối không sẵn dùng cho cơ sở dữ liệu web.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, hãy chọn bảng hoặc truy vấn có chứa dữ liệu mà bạn muốn in.

  2. Trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm xuất , hãy bấm Word phối.

  3. Trong hộp thoại Trình hướng dẫn phối thư của Microsoft Word , nếu bạn đã tạo tài liệu và bạn muốn nối kết dữ liệu của bạn vào đó, hãy bấm nối kết dữ liệu của bạn vào một tài liệu Microsoft Word hiện có. Nếu không, hãy bấm tạo tài liệu mới và sau đó nối kết dữ liệu vào đó.

  4. Bấm OK.

    Nếu bạn đã chọn nối kết dữ liệu của bạn vào một tài liệu Microsoft Word hiện có, hộp thoại Chọn tài liệu Word Microsoft sẽ mở ra. Chọn tài liệu bạn muốn, rồi bấm mở. Tài liệu sẽ được mở trong Word.

    Nếu bạn đã chọn để tạo tài liệu mới, Word sẽ mở ra với một tài liệu trống.

  5. Trong Word, hãy làm theo các hướng dẫn trong ngăn tác vụ phối thư . Khi bạn đến ở bước 3 của quá trình phối thư Word (chọn người nhận), nguồn dữ liệu bạn đã chọn trong bước 1 của quy trình này sẽ đã được chọn.

    Để biết thêm thông tin về trình hướng dẫn phối thư Word, hãy xem trợ giúp Word.

Ghi chú: Bạn có thể dùng Word để in địa chỉ của bạn, bất kể mà các địa chỉ được lưu trữ. Từ Word, bạn có thể kết nối với danh sách địa chỉ được lưu trữ trong nhiều chương trình, chẳng hạn như Excel, Outlook và truy nhập. Hoặc, nếu bạn không có danh sách địa chỉ, bạn có thể tạo trong Word và sau đó in nhãn. Để biết thêm thông tin, hãy xem trợ giúp Word.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×