Tạo một thư mục tên, địa chỉ và thông tin khác

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể kết hợp dữ liệu vào một tài liệu đơn lẻ, chẳng hạn như một thư mục thành viên, danh mục, hoặc danh sách phần, bằng cách sử dụng tính năng thư mục trong Word.

  1. Trên tab gửi thư , bấm phối bắt đầu thư, sau đó bấm Trình hướng dẫn từng bước phối thư.

    Bắt đầu trình hướng dẫn phối thư

  2. Trong ngăn tác vụ phối thư ở bên phải của màn hình, bên dưới Chọn kiểu tài liệu, hãy bấm thư mục.

  3. Ở cuối ngăn phối thư , bấm tiếp theo: bắt đầu tài liệu.

    Bấm thực hiện quy trình phối thư 6-bước

  4. Bên dưới Chọn bắt đầu tài liệu, bạn hãy xem các tùy chọn sau:

    • Sử dụng tài liệu hiện tại: Sử dụng tài liệu hiện tại trên màn hình dưới dạng tài liệu chính của bạn.

    • Bắt đầu từ mẫu: Chọn một trong các mẫu sẵn sàng để dùng phối thư.

    • Bắt đầu từ tài liệu hiện có: Mở tài liệu hiện có để sử dụng làm tài liệu chính của phối thư.

      Chọn tùy chọn bạn muốn, sau đó bấm tiếp theo: chọn người nhận.

  5. Khi bạn mở hoặc tạo một nguồn dữ liệu bằng cách dùng trình hướng dẫn phối thư, bạn đang nói Word sử dụng một bộ biến thông tin cụ thể cho phối của bạn. Dùng một trong những cách sau đây để đính kèm tài liệu chính của bạn vào nguồn dữ liệu.

    1. Trong ngăn tác vụ phối thư , bên dưới Chọn người nhận, bấm dùng danh sách hiện có.

    2. Bên dưới sử dụng danh sách hiện có, hãy bấm duyệt.

    3. Trong hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu , chọn tệp chứa thông tin biến số mà bạn muốn dùng, sau đó bấm mở.

    4. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , hãy chọn tên bạn muốn đưa vào.

      Làm thế nào?

      1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

        Sử dụng các hộp kiểm để chỉ định tên

        Phương pháp này rất hữu ích nhất nếu danh sách được ngắn. Chọn các hộp kiểm bên cạnh tên bạn muốn bao gồm và xóa những bên cạnh tên bạn muốn loại trừ.

        Mẹo: Nếu bạn biết bạn muốn bao gồm hầu hết các danh sách trong thư mục của bạn, bấm Chọn tất cả đầu tiên giúp dễ dàng để xóa bản ghi cụ thể. Tương tự, nếu bạn muốn bao gồm chỉ có một vài bản ghi trong danh sách, bấm Xóa tất cả, sau đó chọn bản ghi mà bạn muốn.

        Sắp xếp các mục trong danh sách

        Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn xem các mục theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số. Bấm vào đầu đề cột của mục bạn muốn sắp xếp theo. Ví dụ, nếu bạn muốn hiển thị danh sách theo họ, hãy bấm đầu đề cột Họ .

        Lọc các mục trong danh sách

        Điều này rất hữu ích nếu danh sách có chứa bản ghi mà bạn biết bạn không muốn thấy hoặc bao gồm trong thư mục. Khi bạn đã lọc danh sách, bạn có thể dùng các hộp kiểm để bao gồm và loại trừ các bản ghi như được mô tả trong phần trước.

        Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột của mục bạn muốn lọc theo và sau đó bấm vào bất kỳ thao tác sau:

        • (Ô trống) sẽ hiển thị tất cả các bản ghi trong đó trường tương ứng là trống.

        • (Hoặc không trống) sẽ hiển thị tất cả các bản ghi trong đó trường tương ứng chứa thông tin.

        • Nếu nguồn dữ liệu của bạn chứa bản ghi cùng thông tin chia sẻ, và có mười hoặc ít hơn giá trị duy nhất trong cột, bạn có thể lọc theo thông tin cụ thể. Ví dụ, nếu có nhiều địa chỉ danh sách đó Úc như quốc gia/vùng, bạn có thể lọc trên nước Úc.

          Hộp thoại Người nhận phối thư Hiển thị chỉ các bản ghi chỉ định. Để hiển thị tất cả các bản ghi lại, hãy bấm (Tất cả).

          Mẹo: 

          • Để nâng cao sắp xếp và lọc, bấm vào mũi tên bên cạnh bất kỳ tên cột, sau đó bấm (nâng cao). Sử dụng tab Bộ lọc bản ghiSắp xếp bản ghi để thiết lập các sắp xếp hoặc lọc bạn muốn truy vấn.

          • Nếu bạn đã cài đặt phần mềm xác thực địa chỉ, bạn có thể bấm xác thực địa chỉ trong hộp thoại Người nhận phối thư để xác thực các địa chỉ được liệt kê.

      2. Bấm OK để quay lại ngăn tác vụ phối thư . Word sẽ sử dụng tên bạn chỉ định cho thư mục.

    1. Trong ngăn tác vụ phối thư , bên dưới Chọn người nhận, hãy bấm chọn từ liên hệ Outlook.

    2. Bên dưới chọn từ liên hệ Outlook, hãy bấm Chọn thư mục liên hệ.

    3. Chọn thư mục liên hệ Outlook mà bạn muốn trong hộp thoại rồi bấm OK.

    4. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , hãy chọn tên bạn muốn đưa vào.

      Làm thế nào?

      1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

        Sử dụng các hộp kiểm để chỉ định tên

        Phương pháp này rất hữu ích nhất nếu danh sách được ngắn. Chọn các hộp kiểm bên cạnh tên bạn muốn bao gồm và xóa những bên cạnh tên bạn muốn loại trừ.

        Mẹo: Nếu bạn biết bạn muốn bao gồm hầu hết các danh sách trong thư mục của bạn, bấm Chọn tất cả đầu tiên giúp dễ dàng để xóa bản ghi cụ thể. Tương tự, nếu bạn muốn bao gồm chỉ có một vài bản ghi trong danh sách, bấm Xóa tất cả, sau đó chọn bản ghi mà bạn muốn.

        Sắp xếp các mục trong danh sách

        Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn xem các mục theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số. Bấm vào đầu đề cột của mục bạn muốn sắp xếp theo. Ví dụ, nếu bạn muốn hiển thị danh sách theo họ, hãy bấm đầu đề cột Họ .

        Lọc các mục trong danh sách

        Điều này rất hữu ích nếu danh sách có chứa bản ghi mà bạn biết bạn không muốn thấy hoặc bao gồm trong thư mục. Khi bạn đã lọc danh sách, bạn có thể dùng các hộp kiểm để bao gồm và loại trừ các bản ghi như được mô tả trong phần trước.

        Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột của mục bạn muốn lọc theo và sau đó bấm vào bất kỳ thao tác sau:

        • (Ô trống) sẽ hiển thị tất cả các bản ghi trong đó trường tương ứng là trống.

        • (Hoặc không trống) sẽ hiển thị tất cả các bản ghi trong đó trường tương ứng chứa thông tin.

        • Nếu nguồn dữ liệu của bạn chứa bản ghi cùng thông tin chia sẻ, và có mười hoặc ít hơn giá trị duy nhất trong cột, bạn có thể lọc theo thông tin cụ thể. Ví dụ, nếu có nhiều địa chỉ danh sách đó Úc như quốc gia/vùng, bạn có thể lọc trên nước Úc.

          Hộp thoại Người nhận phối thư Hiển thị chỉ các bản ghi chỉ định. Để hiển thị tất cả các bản ghi lại, hãy bấm (Tất cả).

          Mẹo: 

          • Để nâng cao sắp xếp và lọc, bấm vào mũi tên bên cạnh bất kỳ tên cột, sau đó bấm (nâng cao). Sử dụng tab Bộ lọc bản ghiSắp xếp bản ghi để thiết lập các sắp xếp hoặc lọc truy vấn bạn muốn.

          • Nếu bạn đã cài đặt phần mềm xác thực địa chỉ, bạn có thể bấm xác thực trong hộp thoại Người nhận phối thư để xác thực các địa chỉ được liệt kê.

      2. Bấm OK để quay lại ngăn tác vụ phối thư . Word sẽ sử dụng tên bạn chỉ định cho thư mục.

    1. Trong ngăn tác vụ phối thư , bên dưới Chọn người nhận, bấm kiểu danh sách mới.

    2. Bên dưới kiểu danh sách mới, hãy bấm tạo.

    3. Trong hộp thoại Danh sách địa chỉ mới , hãy nhập thông tin bạn muốn bao gồm các mục đầu tiên. Bạn không có để điền vào mỗi trường.

    4. Để hoàn tất nhập mục đầu tiên và chuyển đến một nhập mục mới, hãy bấm Mục nhập mới.

    5. Hãy thêm mục nhập cho đến khi bạn hoàn thành, sau đó bấm đóng.

    6. Trong hộp thoại Lưu danh sách địa chỉ , nhập tên cho danh sách địa chỉ trong hộp tên tệp và chọn một thư mục để lưu danh sách trong.

      Theo mặc định, danh sách địa chỉ được lưu trong thư mục Nguồn dữ liệu của tôi . Thật tốt nhất để giữ cho danh sách địa chỉ ở đây vì đây cũng là thư mục mặc định mà Word tìm nguồn dữ liệu. Vì vậy nếu bạn muốn sử dụng danh sách địa chỉ này trong phối thư mới hơn, bạn sẽ không cần phải dẫn hướng qua các tệp và thư mục để định vị nó.

    7. Bấm Lưu.

    8. Trong hộp thoại Người nhận phối thư , hãy chọn tên bạn muốn đưa vào.

      Làm thế nào?

      1. Thực hiện một trong những thao tác sau:

        Sử dụng các hộp kiểm để chỉ định tên

        Phương pháp này rất hữu ích nhất nếu danh sách được ngắn. Chọn các hộp kiểm bên cạnh tên bạn muốn bao gồm và xóa những bên cạnh tên bạn muốn loại trừ.

        Mẹo: Nếu bạn biết bạn muốn bao gồm hầu hết các danh sách trong thư mục của bạn, bấm Chọn tất cả đầu tiên giúp dễ dàng để xóa bản ghi cụ thể. Tương tự, nếu bạn muốn bao gồm chỉ có một vài bản ghi trong danh sách, bấm Xóa tất cả, sau đó chọn bản ghi mà bạn muốn.

        Sắp xếp các mục trong danh sách

        Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn xem các mục theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số. Bấm vào đầu đề cột của mục bạn muốn sắp xếp theo. Ví dụ, nếu bạn muốn hiển thị danh sách theo họ, hãy bấm đầu đề cột Họ .

        Lọc các mục trong danh sách

        Điều này rất hữu ích nếu danh sách có chứa bản ghi mà bạn biết bạn không muốn thấy hoặc bao gồm trong thư mục. Khi bạn đã lọc danh sách, bạn có thể dùng các hộp kiểm để bao gồm và loại trừ các bản ghi như được mô tả trong phần trước.

        Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột của mục bạn muốn lọc theo và sau đó bấm vào bất kỳ thao tác sau:

        • (Ô trống) sẽ hiển thị tất cả các bản ghi trong đó trường tương ứng là trống.

        • (Hoặc không trống) sẽ hiển thị tất cả các bản ghi trong đó trường tương ứng chứa thông tin.

        • Nếu nguồn dữ liệu của bạn chứa bản ghi cùng thông tin chia sẻ, và có mười hoặc ít hơn giá trị duy nhất trong cột, bạn có thể lọc theo thông tin cụ thể. Ví dụ, nếu có nhiều địa chỉ danh sách đó Úc như quốc gia/vùng, bạn có thể lọc trên nước Úc.

          Hộp thoại Người nhận phối thư Hiển thị chỉ các bản ghi chỉ định. Để hiển thị tất cả các bản ghi lại, hãy bấm (Tất cả).

          Mẹo: 

          • Để nâng cao sắp xếp và lọc, bấm vào mũi tên bên cạnh bất kỳ tên cột, sau đó bấm (nâng cao). Sử dụng tab Bộ lọc bản ghiSắp xếp bản ghi để thiết lập các sắp xếp hoặc lọc bạn muốn truy vấn.

          • Nếu bạn đã cài đặt phần mềm xác thực địa chỉ, bạn có thể bấm xác thực trong hộp thoại Người nhận phối thư để xác thực các địa chỉ được liệt kê.

      2. Bấm OK để quay lại ngăn tác vụ phối thư . Word sẽ sử dụng tên bạn chỉ định cho thư mục.

  6. Bấm tiếp theo: sắp xếp các thư mục của bạn.

  7. Nếu bạn chưa làm như vậy, trong cửa sổ tài liệu, hãy nhập văn bản bạn muốn lặp lại cho mỗi mục trong thư mục. Ví dụ, bao gồm nhãn chẳng hạn như tên:địa chỉ:.

    Ghi chú: Tại thời điểm này, không bao gồm văn bản mà bạn muốn in chỉ một lần vào kết quả là thư mục tài liệu.

  8. Chèn trường phối mà bạn muốn sáp nhập tên, địa chỉ và các dữ liệu từ nguồn dữ liệu. Ví dụ, chèn trường phối sau khi một nhãn mục, chẳng hạn như công ty: «Công ty».

    Cách thực hiện?

    1. Trong tài liệu chính, bấm vào nơi bạn muốn chèn trường.

    2. Chèn một trong các thao tác sau:

      Khối Địa chỉ có tên, địa chỉ và các thông tin khác

      1. Hãy bấm Khối Địa chỉ.

      2. Trong hộp thoại Chèn khối địa chỉ , chọn các thành phần địa chỉ bạn muốn bao gồm và các định dạng bạn muốn, sau đó bấm OK.

        Nếu hộp thoại Khớp trường xuất hiện, Word có thể không thể tìm thấy một số thông tin cần cho khối địa chỉ. Bấm vào mũi tên bên cạnh (không sẵn dùng), sau đó chọn trường từ nguồn dữ liệu tương ứng với trường bắt buộc cho phối thư.

      Các trường thông tin

      1. Bấm nhiều mục, và sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:

        • Để chọn trường địa chỉ sẽ tự động tương ứng với các trường trong nguồn dữ liệu của bạn, ngay cả khi trường của nguồn dữ liệu không có cùng tên với trường của bạn, hãy bấm Trường địa chỉ.

        • Để chọn các trường luôn lấy dữ liệu trực tiếp từ một cột trong một cơ sở dữ liệu, hãy bấm Trường cơ sở dữ liệu.

      2. Trong hộp Trường, hãy bấm vào trường mà bạn muốn.

      3. Bấm Chèn rồi bấm Đóng.

        Nếu hộp thoại Khớp trường xuất hiện, Word có thể không thể tìm thấy một số thông tin cần để chèn trường. Bấm vào mũi tên bên cạnh (không sẵn dùng), sau đó chọn trường từ nguồn dữ liệu tương ứng với trường bắt buộc cho phối thư.

        Ghi chú: Nếu bạn chèn một trường từ danh sách Trường Cơ sở dữ liệu và sau đó chuyển tới nguồn dữ liệu không chứa cột có cùng tên, Word sẽ không thể chèn thông tin trường đó vào tài liệu đã phối.

    3. Lặp lại bước một và b cho tất cả các trường bạn muốn chèn.

      Ghi chú: 

      • Bạn không thể nhập ký tự trường phối («») theo cách thủ công hoặc dùng biểu tượng lệnh trên menu chèn . Bạn phải sử dụng ngăn tác vụ phối thư.

      • Nếu trường phối xuất hiện bên trong dấu ngoặc nhọn, chẳng hạn như {MERGEFIELD thành phố}, sau đó Word Hiển thị mã trường thay vì kết quả trường. Điều này không ảnh hưởng tới phối, nhưng nếu bạn muốn hiển thị kết quả thay vào đó, bấm chuột phải vào mã trường, sau đó bấm Chuyển đổi mã trường trên menu lối tắt.

    4. Nếu bạn muốn, bạn có thể thay đổi định dạng dữ liệu đã phối.

      Cách thực hiện?

      Định dạng dữ liệu đã phối, bạn phải định dạng trường phối trong tài liệu chính. Không định dạng dữ liệu trong nguồn dữ liệu, vì định dạng của nó không được giữ lại khi bạn phối dữ liệu vào tài liệu.

      1. Trong tài liệu chính, chọn trường có chứa thông tin bạn muốn định dạng, bao gồm các ký tự xung quanh trường phối («»).

      2. Thay đổi phông chữ hoặc định dạng khác như bạn muốn.

  9. Sau khi bạn đã hoàn thành tài liệu chính và chèn tất cả các trường phối, hãy bấm Lưu dưới dạng trên menu tệp . Đặt tên cho tài liệu, sau đó bấm lưu.

  10. Bấm tiếp theo: xem trước thư mục của bạn.

  11. Để xem trước các mục theo thứ tự, hãy bấm các nút mũi tên lạichuyển tiếp . Hoặc, để định vị và xem trước một mục cụ thể, bấm Tìm người nhận, sau đó nhập tiêu chí tìm kiếm trong hộp thoại Tìm mục .

  12. Nếu cần thiết, tinh chỉnh danh sách người nhận. Thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để loại trừ một người nhận cụ thể từ sáp nhập, hãy bấm loại bỏ người nhận này.

    • Để thay đổi danh sách người nhận, bấm sửa danh sách người nhận, và sau đó thực hiện thay đổi của bạn trong hộp thoại Người nhận phối thư .

  13. Bấm tiếp theo: hoàn thành phối.

  14. Bên dưới sáp nhập, hãy bấm Vào tài liệu mới.

  15. Trong hộp thoại phối vào một tài liệu mới , thực hiện một trong những thao tác sau, sau đó bấm OK.

    • Để phối tất cả các bản ghi, hãy bấm tất cả.

    • Để phối chỉ bản ghi mà bạn thấy trong cửa sổ tài liệu, hãy bấm bản ghi hiện thời.

    • Để phối một phạm vi của các bản ghi, bấm từ, sau đó nhập số bản ghi trong các hộp từđến .

      Word sẽ mở ra một tài liệu mới duy nhất chứa tất cả các bản ghi riêng lẻ.

  16. Thêm đầu trang, chân trang, và bất kỳ văn bản nào bạn muốn.

    Ví dụ, nếu dữ liệu đã phối được định dạng dưới dạng bảng, thêm đầu đề cột vào bảng sau khi dữ liệu được sáp nhập.

  17. Lưu hoặc in thư mục giống như bất kỳ tài liệu thông thường.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×