Tạo một nhóm hoặc phân phối danh sách liên hệ trong Outlook

Tạo một nhóm hoặc phân phối danh sách liên hệ trong Outlook

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Dùng một nhóm liên hệ (trước đây gọi là "danh sách phân phối") để gửi một email đến nhiều người - một nhóm dự án, một ủy ban hoặc thậm chí chỉ là một nhóm bạn - mà không phải thêm từng tên mỗi lần bạn muốn viết cho họ. Để tạo nhóm liên hệ:

Hộp thoại Nhóm Liên hệ

Để biết thông tin về nhóm liên hệ trong cho Mac, hãy xem tạo một nhóm liên hệ trong Outlook cho Mac.

  1. Trên thanh dẫn hướng, bấm mọi người.

    • Cho Outlook 2013: Mọi người

    • Cho Outlook 2016: Mọi người

  2. Bên dưới Liên hệ của Tôi, hãy chọn vị trí bạn muốn thêm nhóm liên hệ. Ví dụ: bấm Liên hệ.

  3. Bấm Trang đầu > Nhóm Liên hệ Mới.

  4. Trên tab Nhóm Liên hệ, trong hộp Tên, hãy chọn tên cho nhóm.

  5. Bấm Thêm Thành viên, rồi thêm người từ sổ địa chỉ hoặc danh sách liên hệ của bạn.

    Thêm thành viên vào nhóm mới

    Ghi chú: Để thêm người không nằm trong sổ địa chỉ hoặc liên hệ, tạo hoặc thêm một người dưới dạng một liên hệcủa bạn.

  6. Bấm Lưu và Đóng.

    Để tìm hiểu cách dùng nhóm liên hệ mới của bạn, hãy xem Gửi email tới một nhóm liên hệ.

Nếu bạn thường gửi email cho cùng một nhóm người, bạn có thể tạo một nhóm liên hệ (trước đây gọi là danh sách phân phối) và đưa vào đó tất cả những người nhận này bằng cách dùng một email mà bạn đã gửi cho họ trước đó. Lần sau khi bạn muốn liên hệ với họ hoặc lên lịch một cuộc họp với họ, bạn có thể thêm nhóm liên hệ đó vào dòng Đến trong thư, thay vì phải thêm từng người vào.

  1. Hãy mở một email đã gửi cho những người mà bạn muốn đưa vào nhóm liên hệ.

  2. Trong hộp Đến hoặc Đồng gửi, hãy dùng chuột tô sáng tất cả tên.

    Chọn những người trong email

  3. Bấm chuột phải vào vùng chọn, rồi bấm Sao chép hoặc nhấn Ctrl+C.

  4. Trong Outlook (không phải trong email đã mở), hãy bấm Người.

    Mẹo:  Nếu danh sách liên hệ của bạn không xuất hiện, hãy bấm Người một lần nữa.

    Bấm Mọi người

  5. Bấm Trang đầu > Nhóm Liên hệ Mới.

    Bấm Nhóm Liên hệ Mới trên tab Nhà

  6. Nhập tên cho nhóm liên hệ của bạn, chẳng hạn như Dự án Đặc biệt.

  7. Bấm Thêm Thành viên > Từ Liên hệ Outlook.

    Thêm Thành viên Từ Liên hệ Outlook.

  8. Trong cửa sổ mở ra, hãy bấm chuột phải vào trong hộp Thành viên, rồi bấm Dán hoặc nhấn Ctrl+V.

  9. Bấm OK.

    Những người trong email đó sẽ xuất hiện như là một danh sách thành viên cho nhóm liên hệ của bạn.

    Nhóm liên hệ mới của bạn giờ đây đã có mọi người

  10. Bấm Lưu & Đóng.

Các nhóm liên hệ hiển thị trong danh sách liên hệ của bạn, cùng với từng người riêng lẻ. Bạn có thể thấy sự khác biệt khi nhìn vào các biểu tượng xuất hiện bên trái của tên trong dạng xem Danh sách. Biểu tượng thẻ là của các liên hệ cá nhân, còn biểu tượng người là của nhóm liên hệ.

Biểu tượng người là của nhóm liên hệ, còn biểu tượng cái thẻ là của cá nhân

Cuối cùng, sau này bạn luôn có thể thêm người hoặc loại bỏ người trong nhóm liên hệ.

Nếu bạn có nhiều liên hệ cá nhân hoặc công việc mà bạn giữ trong một bảng tính Excel, bạn có thể nhập thẳng các liên hệ này vào Outlook.

Sau đó bạn có thể tạo một nhóm liên hệ (trước đây gọi là một "danh sách phân phối") sử dụng thông tin liên hệ đã nhập. Với một nhóm liên hệ, bạn có thể gửi email và thư mời cuộc họp để những người mà không cần phải thêm từng tên mỗi lần.

Không may là Outlook không thể tự động tạo ra một nhóm liên hệ từ một danh sách các liên hệ trong Excel. Tuy nhiên, bạn có thể làm điều đó bằng cách làm theo bốn bước sau:

  1. Chuẩn bị dữ liệu liên hệ của bạn sẵn sàng để được nhập.

  2. Nhập thông tin.

  3. Ánh xạ các cột bảng tính Excel đến các trường Outlook thích hợp.

  4. Tạo nhóm liên hệ của bạn.

Bước 1: Lưu thông tin liên hệ từ Excel trong một tệp mà Outlook có thể nhập

Outlook không thể nhập các sổ làm việc có nhiều trang, nhưng có thể nhập các tệp giá trị được phân cách bằng dấu phẩy (.csv). Dưới đây là cách lưu sổ làm việc của bạn thành một tệp .csv:

  1. Trong sổ làm việc của bạn, bấm vào trang tính có thông tin liên hệ mà bạn muốn nhập.

  2. Bấm Tệp > Lưu Như.

  3. Chọn nơi lưu tệp của bạn.

  4. Trong hộp Lưu dưới dạng, chọn CSV (MS-DOS) (*.csv), cho nó một tên tệp và bấm Lưu.

  5. Nếu Excel nói với bạn rằng “Loại tệp được chọn không chứa các sổ làm việc có nhiều trang", hãy bấm OK. Thông báo này đề cập đến một giới hạn của tệp CSV; không có điều gì sẽ xảy đến cho sổ làm việc gốc của bạn (tệp .xlsx).

  6. Nếu Excel nói với bạn rằng “Một số tính năng trong sổ làm việc của bạn có thể bị mất", hãy bấm Có để lưu trang tính hiện tại thành tệp CSV. Sổ làm việc gốc (tệp .xlsx) đóng lại nhưng không có thay đổi nào được thực hiện với nó.

  7. Đóng tệp CSV.

Bạn đã làm xong với Excel. Bây giờ, bạn có thể bắt đầu quá trình nhập trong Outlook.

Bước 2: Bắt đầu nhập

  1. Trong Outlook, bấm Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

    Nhập/xuất

    Điều này khởi động Trình hướng dẫn Nhập và Xuất.

  2. Chọn Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác và bấm Tiếp.

    Trình hướng dẫn Nhập và Xuất

  3. Chọn Các Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy và bấm Tiếp.

  4. Bấm Duyệt và xác định vị trí tệp CSV đã lưu.

  5. Dưới Tùy chọn, chọn có thay thế bản trùng lặp (các liên hệ hiện tại), tạo ra các liên hệ trùng lặp hoặc không nhập các trùng lặp hay không. Dưới đây là một số điều cần xem xét:

    • Việc thay thế các bản trùng lặp sẽ xóa các liên hệ hiện tại, nếu Outlook tìm thấy một kết quả khớp cho tên của liên hệ (hoặc trường khác nào đó, như đã giải thích trong phần về ánh xạ dưới đây). Nếu bạn đã có thông tin về cùng một số liên hệ trong Outlook, hãy chọn tạo ra bản trùng lặp thay vào đó.

    • Việc tạo ra các bản trùng lặp là một tùy chọn an toàn hơn. Bạn có thể xóa các bản trùng lặp sau đó.

    • Nếu bạn tự tin rằng thông tin cho các liên hệ hiện tại trong Outlook giống với các liên hệ trong tệp nhập của bạn, bạn có thể chọn không nhập các bản trùng lặp. Outlook sẽ chỉ nhập các liên hệ mới.

  6. Bấm Tiếp và chọn nơi bạn muốn lưu trữ các liên hệ mới được nhập của bạn. Liên hệ nên được chọn theo mặc định. Nếu bạn muốn một thư mục khác, hãy cuộn xuống để tìm thư mục bạn muốn sử dụng.

  7. Bấm Tiếp.

  8. Hãy bảo đảm rằng hộp kiểm cạnh Nhập MyContact.csv” (giả định rằng đó là tên tệp của bạn) được chọn.

  9. Đừng bấm Hoàn tất vì bạn cần "ánh xạ" một số cột trong tệp CSV của bạn vào các trường liên hệ trong Outlook.

Bước 3: Ánh xạ các cột tệp CSV của bạn vào trường liên hệ Outlook

  1. Bấm nút Ánh xạ Trường Tùy chỉnh. Hộp Ánh xạ Trường Tùy chỉnh xuất hiện.

    • Dưới Từ, một hộp hiển thị các tên cột từ tệp nhập CSV của bạn.

    • Dưới Đến, bạn thấy các trường tiêu chuẩn mà Outlook sử dụng cho các liên hệ. Nếu một trường khớp một cột trong tệp CSV, bạn sẽ thấy cột của bạn dưới Được ánh xạ từ.

      Hộp thoại Ánh xạ Trường Tùy chỉnh

  2. Có lẽ bạn sẽ cần thực hiện thủ công một số ánh xạ. Ví dụ, trong ví dụ sau đây, trong tệp nhập của bạn, số điện thoại nhà của liên hệ nằm trong một cột có tên là ĐT Nhà. Tên này không có kết quả khớp chính xác trong Outlook. Thay vào đó, Outlook dùng trường Điện thoại Nhà.

    Ánh xạ các trường trong tệp nhập vào các trường trong Outlook

  3. Kéo ĐT Nhà từ ngăn ở bên trái và kéo nó lên Điện thoại Nhà trong ngăn phải.

    ĐT Nhà bây giờ xuất hiện trong cột Được ánh xạ từ.

    Các trường được ánh xạ thành công

  4. Kéo từng giá trị một còn lại từ ngăn trái sang các trường Outlook phù hợp trong ngăn phải. Ví dụ, bạn có thể kéo Địa chỉ đến Đường Nhà hoặc Đường Cơ quan, tùy theo loại địa chỉ cho các liên hệ của bạn.

  5. Bấm OK và Hoàn thành.

    Các liên hệ của bạn được nhập thành công vào Outlook.

    Liên hệ

Bây giờ bạn đã đưa các liên hệ của bạn vào Outlook, giờ bạn chỉ có thêm một bước nữa - tạo ra nhóm liên hệ.

Bước 4: Tạo nhóm liên hệ của bạn

  1. Bấm Mọi người.

    Bấm Mọi người

  2. Bên dưới Liên hệ của Tôi, hãy chọn vị trí bạn muốn thêm nhóm liên hệ. Ví dụ: bấm Liên hệ.

  3. Bấm Trang đầu > Nhóm Liên hệ Mới.

    Trên tab Trang đầu, bấm Nhóm Liên hệ Mới.

  4. Trên tab Nhóm Liên hệ, trong hộp Tên, hãy nhập tên cho nhóm.

  5. Bấm Thêm Thành viên > Từ Liên hệ Outlook.

  6. Nhấn giữ CTRL, bấm vào các liên hệ bạn đã nhập, sau đó bấm Thành viên để thêm chúng vào nhóm liên hệ.

  7. Bấm OK.

  8. Bấm Lưu và Đóng.

Xem thêm

Thêm người vào nhóm liên hệ

Thay đổi nội dung Hiển thị trên thanh dẫn hướng

Trong Outlook 2010, bạn sẽ không có số tối đa của tên mà bạn có thể bao gồm trong một nhóm liên hệ.

Tạo một nhóm liên hệ

  • Tạo một nhóm liên hệ với tên mới hoặc tên trong sổ địa chỉ   

    1. Trong liên hệ, trên trang đầu tab, trong nhóm mới , hãy bấm Nhóm liên hệ mới.

      Lệnh Nhóm Liên hệ Mới trên ribbon

    2. Trong hộp tên , nhập tên cho nhóm liên hệ.

    3. Trên tab Nhóm liên hệ , trong nhóm thành viên , bấm Thêm thành viên, sau đó bấm Liên hệ từ Outlook, Từ sổ địa chỉ hoặc Liên hệ Email mới.

    4. Nếu bạn đã Thêm một liên hệ email mới, nhập thông tin cho người đó trong hộp thoại Thêm thành viên mới .

      Nếu bạn muốn thêm thành viên từ liên hệ Outlook hoặc một sổ địa chỉ, hãy làm như sau:

      1. Trong danh sách thả xuống Sổ địa chỉ , hãy bấm sổ địa chỉ chứa các địa chỉ email mà bạn muốn đưa vào nhóm liên hệ của bạn.

      2. Trong danh sách tên, bấm vào tên bạn muốn, sau đó bấm thành viên. Bạn có thể thêm tên từ sổ địa chỉ khác nhau vào cùng một nhóm liên hệ.

    5. Thực hiện điều này cho mỗi người mà bạn muốn thêm vào nhóm liên hệ, sau đó bấm OK.

      Nhóm liên hệ được lưu trong thư mục liên hệ bên dưới tên bạn cung cấp cho nó.

  • Tạo một nhóm liên hệ bằng cách sao chép tên từ thông điệp email   

    1. Trong thư mà bạn muốn sao chép các tên từ, bấm vào tên trong hộp tới hoặc Cc .

    2. Bấm chuột phải vào lựa chọn của bạn, sau đó bấm sao chép.

    3. Trong thư, trên trang đầu tab, trong nhóm mới , hãy bấm Mục mới, sau đó bấm Thêm mục, sau đó bấm Nhóm liên hệ.

    4. Trong hộp tên , nhập tên cho nhóm liên hệ.

    5. Trên tab Nhóm liên hệ , trong nhóm thành viên , bấm Thêm thành viên, và sau đó bấm Liên hệ từ Outlook hoặc Từ sổ địa chỉ.

    6. Ở dưới cùng của hộp thoại Chọn thành viên , trong hộp thành viên , bấm chuột phải, sau đó bấm dán.

Ghi chú: Thành viên không phải trong sổ địa chỉ của bạn để được thêm vào nhóm liên hệ. Tên của thành viên và địa chỉ email được bao gồm khi bạn sao chép và dán từ thông điệp email ban đầu.

Khi bạn nhận được một thông báo cho biết một nhóm liên hệ mà bạn muốn dùng, bạn có thể lưu nó vào liên hệ của bạn.

  1. Mở thư có chứa nhóm liên hệ.

  2. Trong hộp tới hoặc Cc , bấm chuột phải vào nhóm liên hệ, sau đó bấm Thêm vào liên hệ Outlook.

Hiển thị tôi tên trong một nhóm liên hệ

Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

  • Xem các tên trong sổ địa chỉ

    1. Trong thư mới, hãy bấm vào.

    2. Trong danh sách thả xuống Sổ địa chỉ , hãy bấm sổ địa chỉ có chứa nhóm liên hệ mà bạn muốn thông tin về.

      Mẹo: Không nhìn thấy các nhóm liên hệ ngay? Bạn có thể cần phải Thêm một sổ địa chỉ đầu tiên.

    3. Duyệt tìm tên của nhóm liên hệ, hoặc nhập vào hộp Tìm kiếm .

    4. Trong danh sách tên , bấm chuột phải vào nhóm liên hệ mà bạn muốn, sau đó bấm thuộc tính.

  • Xem các tên trong tiêu đề của một thư hoặc yêu cầu họp

    1. Trong hộp đến , hãy bấm vào dấu cộng (+) bên cạnh tên của nhóm liên hệ.

      Ghi chú: Sau khi được bung rộng danh sách, bạn không thể thu gọn danh sách lại trong thông báo đó.

  1. Trong liên hệ, hãy mở vào nhóm liên hệ.

    Ghi chú: Trong dạng xem danh sách, nhóm liên hệ được đánh dấu với biểu tượng Danh sách Phân phối nhóm liên hệ.

  2. Bạn hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

    • Thêm một địa chỉ từ một sổ địa chỉ hoặc thư mục liên hệ   

      1. Trên tab Nhóm liên hệ , trong nhóm thành viên , bấm Thêm thành viên, sau đó bấm Liên hệ từ Outlook hoặc Từ sổ địa chỉ.

      2. Trong danh sách thả xuống Sổ địa chỉ , hãy bấm sổ địa chỉ chứa các địa chỉ email mà bạn muốn trong nhóm liên hệ của bạn.

      3. Duyệt tên bạn muốn, hoặc nhập nó vào hộp Tìm kiếm .

      4. Trong danh sách tên , hãy bấm vào tên, sau đó bấm thành viên. Thực hiện điều này cho mỗi người mà bạn muốn thêm vào nhóm liên hệ, sau đó bấm OK.

    • Thêm một địa chỉ không nằm trong thư mục liên hệ hoặc một sổ địa chỉ   

      1. Trên tab Nhóm liên hệ , trong nhóm thành viên , bấm Thêm thành viên, sau đó bấm Liên hệ email mới.

      2. Nhập thông tin địa chỉ email, sau đó bấm OK.

    • Loại bỏ tên   

      1. Trong danh sách tên, bấm vào tên mà bạn muốn loại bỏ và sau đó trên tab Nhóm liên hệ , trong nhóm thành viên , bấm Loại bỏ thành viên.

Xem thêm

Chia sẻ thư mục liên hệ với người khác

Tạo một danh sách phân phối

Danh sách phân phối được lưu trữ theo mặc định trong thư mục liên hệ của bạn. Nếu bạn sử dụng tài khoản Microsoft Exchange, Danh sách Địa chỉ Toàn cục của bạn có thể chứa danh sách phân phối toàn cầu, sẵn dùng cho mọi người đang dùng mạng đó. Danh sách phân phối cá nhân mà bạn tạo trong thư mục liên hệ của bạn sẵn dùng chỉ cho bạn, nhưng bạn có thể chia sẻ chúng bằng cách gửi cho chúng để những người khác.

Tôi có thể bao gồm số lượng tên trong danh sách phân phối?

Số tên mà bạn có thể bao gồm trong danh sách phân phối, tối đa tùy thuộc vào kích cỡ tệp liên hệ (cho mỗi liên hệ) chính họ. Không có không có quy tắc cứng và nhanh chóng nhưng nhìn chung, danh sách phân phối có thể chứa giữa 50-70 tên và địa chỉ email. Số lượng địa chỉ email, với kích cỡ tệp liên hệ tối thiểu, tối đa là xấp xỉ 125 và điều này có thể bao gồm các danh sách phân phối.

Để biết thêm thông tin hãy xem bài viết cơ sở kiến thức trên kích cỡ tối đa cho phân bố liệt kê.

Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

  • Tạo danh sách phân phối bằng cách dùng tên trong sổ địa chỉ   

    1. Trên menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm Danh sách phân phối.

    2. Trong hộp tên , nhập tên của danh sách phân phối của bạn. (Ví dụ, "chính trị bạn bè.")

    3. Trên tab Danh sách phân phối , hãy bấm Chọn thành viên.

    4. Trong danh sách thả xuống Sổ địa chỉ , hãy bấm sổ địa chỉ chứa các địa chỉ email bạn muốn bao gồm trong danh sách phân phối của bạn.

      Danh sách Sổ Địa chỉ

    5. Trong hộp Tìm kiếm , nhập tên mà bạn muốn đưa vào. Khi bạn đang tìm kiếm tên xuất hiện trong danh sách dưới đây, hãy bấm vào nó, sau đó bấm thành viên.

    6. Thực hiện điều này cho mỗi người mà bạn muốn thêm vào danh sách phân phối, sau đó bấm OK.

      Nếu bạn muốn thêm mô tả dài của danh sách phân phối, trên tab Danh sách phân phối , bấm ghi chú, sau đó nhập văn bản.

      Danh sách phân phối được lưu trong thư mục liên hệ bên dưới tên bạn cung cấp cho nó.

  • Tạo danh sách phân phối bằng cách sao chép tên từ thông điệp email   

    1. Trong thư mà bạn muốn sao chép các tên từ, hãy chọn các tên trong hộp tới hoặc Cc .

    2. Bấm chuột phải vào lựa chọn của bạn, sau đó bấm sao chép trên menu lối tắt.

    3. Bấm Nút Microsoft Office Ảnh nút , và bên dưới Tạo mục Outlook mới, hãy bấm danh sách phân phối.

    4. Trên tab Danh sách phân phối , trong nhóm thành viên , hãy bấm Chọn thành viên.

    5. Ở dưới cùng của hộp thoại Chọn thành viên , trong hộp thành viên , bấm chuột phải và sau đó bấm dán trên menu lối tắt.

      Ghi chú: Thành viên không cần nằm trong sổ địa chỉ của bạn để được thêm vào danh sách phân phối. Tên của thành viên và địa chỉ email sẽ được đưa vào khi bạn sao chép và dán từ thông điệp email ban đầu.

    6. Bấm vào OK.

    7. Trong hộp tên , nhập tên cho danh sách phân phối.

    8. Trên tab Danh sách phân phối , trong nhóm hành động , bấm lưu & đóng.

Danh sách phân phối được lưu trữ theo mặc định trong thư mục liên hệ của bạn. Khi bạn nhận được một danh sách phân phối từ người khác, bạn có thể lưu nó vào liên hệ của bạn.

  1. Mở thư có chứa danh sách phân phối.

  2. Trong phần đầu thư, bấm chuột phải vào danh sách phân phối, sau đó bấm Thêm vào liên hệ Outlook trên menu lối tắt.

Bạn sửa danh sách phân phối bằng cách thêm hoặc xóa tên.

Hiển thị tôi tên trong danh sách phân phối

Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

  • Xem các tên trong sổ địa chỉ

  • Trong thư mới, hãy bấm vào.

  • Trong danh sách thả xuống Sổ địa chỉ , hãy bấm sổ địa chỉ có chứa danh sách phân phối mà bạn muốn thông tin về.

  • Trong hộp Tìm kiếm , nhập tên của danh sách phân phối.

  • Trong danh sách tên , bấm chuột phải vào danh sách phân phối, sau đó bấm thuộc tính trên menu lối tắt.

    Tại sao tôi không nhìn thấy danh sách tên trong sổ địa chỉ?

    Bạn đã sử dụng tùy chọn tìm kiếm Thêm cột lần cuối bạn đã dùng trong sổ địa chỉ. Để khôi phục dạng xem danh sách tên, hãy bấm chỉ có tên bên cạnh Tìm kiếm.

  • Xem các tên trong tiêu đề của một thư hoặc yêu cầu họp

    • Trong hộp đến , hãy bấm vào dấu cộng (+) bên cạnh tên của danh sách phân phối.

      Ghi chú: Sau khi được bung rộng danh sách, bạn không thể thu gọn danh sách một lần nữa. Danh sách phân phối trong trường email của liên hệ không thể được bung rộng

  1. Trong liên hệ, hãy mở danh sách phân phối.

    Ghi chú: Trong dạng xem danh sách, danh sách phân phối được đánh dấu bằng Danh sách Phân phối .

  2. Bạn hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

    • Thêm một địa chỉ từ một sổ địa chỉ hoặc thư mục liên hệ   

      1. Trên tab Danh sách phân phối , hãy bấm Chọn thành viên.

      2. Trong danh sách thả xuống Sổ địa chỉ , hãy bấm sổ địa chỉ chứa các địa chỉ email bạn muốn trong danh sách phân phối của bạn.

      3. Trong hộp Tìm kiếm , nhập tên bạn muốn đưa vào.

      4. Trong danh sách tên , hãy bấm vào tên, sau đó bấm thành viên. Thực hiện điều này cho mỗi người mà bạn muốn thêm vào danh sách phân phối, sau đó bấm OK.

        Tại sao tôi không nhìn thấy danh sách tên trong sổ địa chỉ?

        Bạn đã sử dụng tùy chọn tìm kiếm Thêm cột lần cuối bạn đã dùng trong sổ địa chỉ. Để khôi phục dạng xem danh sách tên, hãy bấm chỉ có tên bên cạnh Tìm kiếm.

    • Thêm một địa chỉ không nằm trong thư mục liên hệ hoặc một sổ địa chỉ   

      1. Trên tab Danh sách phân phối , hãy bấm Thêm mới.

      2. Nhập thông tin địa chỉ email, sau đó bấm OK.

    • Xóa tên   

      1. Bấm vào tên, sau đó bấm loại bỏ.

Danh sách phân phối là một nhóm các địa chỉ email mà bạn tạo và thêm vào sổ địa chỉ Outlook của bạn dưới dạng một địa chỉ email duy nhất. Khi bạn gửi thư cho danh sách phân phối, đi tới tất cả địa chỉ email trong danh sách.

Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

  • Tạo danh sách phân phối bằng cách dùng tên trong sổ địa chỉ của bạn   

    1. Trên menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm Danh sách phân phối.

    2. Trong hộp tên , nhập tên.

    3. Trên tab Danh sách phân phối , hãy bấm Chọn thành viên.

    4. Trong danh sách thả xuống Sổ địa chỉ , hãy bấm sổ địa chỉ chứa các địa chỉ email bạn muốn trong danh sách phân phối của bạn.

    5. Trong hộp Tìm kiếm , nhập tên mà bạn muốn đưa vào. Trong danh sách dưới đây, hãy bấm vào tên, sau đó bấm thành viên. Thực hiện điều này cho mỗi người mà bạn muốn thêm vào danh sách phân phối, sau đó bấm OK.

      Nếu bạn muốn bao gồm mô tả dài của danh sách phân phối, trên tab Danh sách phân phối , bấm ghi chú, và sau đó thêm nó.

      Danh sách phân phối được lưu trong thư mục liên hệ của bạn theo tên mà bạn cung cấp cho nó.

  • Tạo danh sách phân phối bằng cách sao chép tên từ thông điệp email   

    1. Trong thông điệp email mà bạn muốn sao chép các tên từ, hãy chọn các tên trong hộp tới hoặc Cc .

    2. Bấm chuột phải vào lựa chọn của bạn, sau đó bấm sao chép trên menu lối tắt.

    3. Bấm Nút Microsoft Office Ảnh nút , và bên dưới Tạo mục Outlook mới, hãy bấm danh sách phân phối.

    4. Trên tab Danh sách phân phối , trong nhóm thành viên , hãy bấm Chọn thành viên.

    5. Ở dưới cùng của hộp thoại Chọn thành viên , trong hộp thành viên , bấm chuột phải và sau đó bấm dán trên menu lối tắt.

      Ghi chú: Thành viên không cần nằm trong sổ địa chỉ của bạn để được thêm vào danh sách phân phối. Tên của thành viên và địa chỉ email sẽ được đưa vào khi bạn sao chép và dán từ thông điệp email ban đầu.

    6. Bấm vào OK.

    7. Trong hộp tên , nhập tên cho danh sách phân phối.

    8. Trên tab Danh sách phân phối , trong nhóm hành động , bấm lưu & đóng.

Để biết thêm thông tin về danh sách phân phối, chẳng hạn như thêm tên hoặc gửi thư cho một phần của một danh sách, hãy xem tạo và sửa danh sách liên hệ mông hoặc phân phối.

Tạo một nhóm liên hệ Outlook

Sau khi bạn tổ chức các liên hệ riêng lẻ vào thư mục, bạn có thể sắp xếp các thư mục liên hệ liên quan theo nhóm trong Ngăn Dẫn hướng để giữ chúng Hiển thị và dễ dàng truy nhập.

Mẹo: Vẫn nhìn thấy thư mục liên hệ của bạn bằng cách giữ của nhóm mở hoặc "được bung rộng" hoặc thu gọn nhóm để tạo thêm chỗ trống. Bấm vào mũi tên trong đầu mục nhóm để bung rộng và thu gọn nhóm.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×