Tạo một cơ sở dữ liệu mới

Tạo một cơ sở dữ liệu mới

Bài viết này giới thiệu quy trình cơ bản về việc khởi động Access và tạo một cơ sở dữ liệu sẽ được sử dụng trên máy tính, không phải trên Web. Bài viết giải thích cách tạo một cơ sở dữ liệu trên máy tính bằng cách sử dụng mẫu và cách xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu bằng cách tạo các bảng, biểu mẫu, báo cáo và đối tượng cơ sở dữ liệu khác của riêng bạn. Bài viết cũng giải thích một số kỹ thuật bạn có thể sử dụng để đưa dữ liệu hiện có vào cơ sở dữ liệu mới của mình.

Trong bài viết này

Tổng quan

Tạo một cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng mẫu

Tạo một cơ sở dữ liệu mà không sử dụng mẫu

Sao chép dữ liệu từ một nguồn khác vào bảng Access

Nhập, gắn thêm hoặc liên kết đến dữ liệu từ một nguồn khác

Thêm một phần ứng dụng

Mở cơ sở dữ liệu Access hiện có

Tổng quan

Khi bạn khởi động Access lần đầu hoặc nếu bạn đóng một cơ sở dữ liệu mà không đóng Access, dạng xem Backstage của Microsoft Office sẽ được hiển thị.

Dạng xem Backstage là điểm bắt đầu, từ đây bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu mới, mở cơ sở dữ liệu hiện có, xem nội dung nổi bật từ Office.com  — mọi tác vụ mà bạn có thể sử dụng Access để thực hiện với một tệp cơ sở dữ liệu hoặc bên ngoài cơ sở dữ liệu, trái ngược với bên trong cơ sở dữ liệu.

Tạo cơ sở dữ liệu

Khi bạn mở Access, dạng xem Backstage hiển thị tab Mới. Tab Mới cung cấp một vài cách để bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới:

  • Cơ sở dữ liệu trống    Bạn có thể bắt đầu từ đầu, nếu muốn. Đây là một tùy chọn tốt nếu bạn có các yêu cầu thiết kế rất cụ thể hoặc có dữ liệu hiện có cần xử lý hoặc kết hợp.

  • Mẫu được cài đặt cùng với Access    Hãy cân nhắc sử dụng mẫu này nếu bạn đang bắt đầu một dự án mới và muốn nhanh chóng bắt đầu. Access đi kèm với một vài mẫu được cài đặt theo mặc định.

  • Mẫu từ Office.com    Ngoài các mẫu đi kèm với Access, bạn có thể tìm thấy thêm nhiều mẫu trên Office.com. Bạn thậm chí không cần phải mở trình duyệt, các mẫu này sẵn có trên tab Mới.

Thêm vào cơ sở dữ liệu

Khi bạn đang làm việc trong một cơ sở dữ liệu, bạn có thể thêm các trường, bảng hoặc phần ứng dụng.

Phần ứng dụng là một tính năng cho phép bạn sử dụng một số đối tượng cơ sở dữ liệu liên quan cùng với nhau, như thể các đối tượng là một. Ví dụ: phần ứng dụng có thể bao gồm một bảng và một biểu mẫu dựa trên bảng. Bạn có thể thêm bảng và biểu mẫu cùng một lúc bằng cách sử dụng phần ứng dụng.

Bạn cũng có thể tạo các truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro - tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu mà bạn thường làm việc cùng.

Tạo một cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng mẫu

Access đi kèm với một loạt mẫu khác nhau để bạn có thể sử dụng nguyên trạng hoặc bắt đầu chỉnh sửa từ đó. Mẫu là một cơ sở dữ liệu sẵn dùng chứa tất cả các bảng, truy vấn, biểu mẫu, macro và báo cáo cần để thực hiện một tác vụ cụ thể. Ví dụ: có những mẫu bạn có thể sử dụng để theo dõi các sự cố, quản lý danh bạ hoặc lưu giữ bản ghi chi phí. Một số mẫu có chứa một vài bản ghi mẫu để giúp mô tả cách sử dụng các mẫu đó.

Nếu một trong các mẫu này phù hợp với nhu cầu của bạn, sử dụng mẫu thường là cách nhanh nhất để bắt đầu một cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn có dữ liệu trong một chương trình khác và muốn nhập vào Access, bạn có thể cho rằng việc tạo cơ sở dữ liệu không dùng mẫu sẽ là phương án tốt hơn. Các mẫu đều có cấu trúc dữ liệu đã xác định sẵn và có thể đòi hỏi nhiều công đoạn để điều chỉnh dữ liệu hiện có của bạn phù hợp với cấu trúc của mẫu.

  1. Nếu bạn đang mở một cơ sở dữ liệu, trên tab Tệp, bấm vào Đóng. Dạng xem Backstage sẽ hiển thị tab Mới.

  2. Có một vài tập hợp mẫu sẵn dùng trong tab Mới, một vài mẫu trong số đó được tích hợp sẵn trong Access. Bạn có thể tải thêm mẫu xuống từ Office.com. Hãy xem mục tiếp theo trong bài viết này để biết chi tiết.

  3. Chọn mẫu bạn muốn sử dụng.

  4. Access đề xuất tên tệp cho cơ sở dữ liệu của bạn trong hộp Tên Tệp — bạn có thể thay đổi tên tệp, nếu muốn. Để lưu cơ sở dữ liệu trong một thư mục khác với thư mục được hiển thị bên dưới hộp tên tệp, bấm vào Ảnh nút , duyệt đến thư mục bạn muốn lưu, rồi bấm OK. Hoặc bạn có thể tạo và liên kết cơ sở dữ liệu của mình với site SharePoint.

    Ghi chú: Mặc dù cả hai cách đều sử dụng SharePoint nhưng cơ sở dữ liệu trên máy tính được liên kết đến site SharePoint không giống với cơ sở dữ liệu trên web sử dụng Access Services. Để sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy tính, bạn phải cài đặt Access. Có thể sử dụng cơ sở dữ liệu web với trình duyệt web.

  5. Bấm vào Tạo.

    Access tạo cơ sở dữ liệu từ mẫu bạn đã chọn, rồi mở cơ sở dữ liệu đó. Với nhiều mẫu, sẽ có một biểu mẫu hiển thị và bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu vào đó. Nếu mẫu của bạn chứa dữ liệu mẫu thì bạn có thể xóa từng bản ghi bằng cách bấm vào bộ chọn bản ghi (hộp hoặc thanh được tô bóng ở ngay bên trái bản ghi), rồi thực hiện các thao tác sau đây:

    Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Xóa. Ảnh nút

  6. Để bắt đầu nhập dữ liệu, bấm vào ô trống đầu tiên trên biểu mẫu và bắt đầu nhập. Sử dụng Ngăn Dẫn hướng để duyệt tìm các biểu mẫu hoặc báo cáo khác mà bạn có thể muốn dùng. Một vài mẫu tích hợp biểu mẫu dẫn hướng cho phép bạn di chuyển giữa các đối tượng cơ sở dữ liệu khác nhau.

Để biết thêm thông tin về cách làm việc với các mẫu, hãy xem bài viết Sử dụng mẫu để tạo cơ sở dữ liệu Access trên máy tính.

Đầu Trang

Tạo một cơ sở dữ liệu mà không sử dụng mẫu

Nếu không thích sử dụng mẫu, bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu bằng cách xây dựng các bảng, biểu mẫu, báo cáo và đối tượng cơ sở dữ liệu khác của riêng mình. Trong hầu hết các trường hợp, hoạt động này sẽ bao gồm một hoặc cả hai quy trình sau:

  • Nhập, dán hoặc nhập dữ liệu vào bảng được tạo khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu mới, rồi lặp lại quy trình với các bảng mới mà bạn tạo bằng cách sử dụng lệnh Bảng trên tab Tạo.

  • Nhập dữ liệu từ các nguồn khác và tạo các bảng mới trong quy trình.

Tạo một cơ sở dữ liệu trống

  1. Trên tab Tệp, bấm vào Mới, rồi bấm vào Cơ sở dữ liệu Trống.

  2. Nhập tên tệp trong hộp Tên Tệp. Để thay đổi vị trí mặc định của tệp, bấm vào Duyệt tìm vị trí để đặt cơ sở dữ liệu của bạn Ảnh nút (bên cạnh hộp Tên Tệp), duyệt đến vị trí mới, rồi bấm vào OK.

  3. Bấm vào Tạo.

    Access tạo cơ sở dữ liệu với một bảng trống có tên là Bảng_1, rồi mở Bảng_1 ở dạng xem Biểu dữ liệu. Đặt con trỏ vào ô trống đầu tiên trong cột Bấm để Thêm.

  4. Bắt đầu nhập để thêm dữ liệu hoặc bạn có thể dán dữ liệu từ một nguồn khác, như được mô tả trong mục Sao chép dữ liệu từ một nguồn khác vào bảng Access.

Thao tác nhập dữ liệu ở dạng xem Biểu dữ liệu được thiết kế rất giống với cách làm việc trong trang tính Excel. Cấu trúc bảng được tạo trong khi bạn nhập dữ liệu. Khi bạn thêm cột mới vào biểu dữ liệu, một trường mới sẽ được xác định trong bảng. Access tự động đặt kiểu dữ liệu của từng trường, dựa trên dữ liệu bạn nhập.

Nếu bạn không muốn nhập dữ liệu vào Bảng_1 tại thời điểm này, hãy bấm vào Đóng Ảnh nút . Nếu bạn đã thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với bảng, Access sẽ nhắc bạn lưu các thay đổi. Bấm vào để lưu các thay đổi của bạn, bấm vào Không để bỏ hoặc bấm Hủy bỏ để giữ nguyên bảng đang mở.

Mẹo:  Access tìm kiếm tệp có tên Trống.accdb trong thư mục được đặt tại [ổ đĩa cài đặt]: \Tệp Chương trình\Microsoft Office\Mẫu\1033\Access\. Nếu có, tệp Trống.accdb sẽ là mẫu dùng cho tất cả các cơ sở dữ liệu trống mới, không bao gồm cơ sở dữ liệu web. Mọi nội dung trong tệp sẽ được tất cả cơ sở dữ liệu trống mới kế thừa. Đây là một cách hay để phân phối nội dung mặc định, chẳng hạn như số hiệu bộ phận hoặc tuyên bố miễn trừ trách nhiệm và chính sách của công ty. Hãy nhớ rằng, tệp Trống.accdb không có ảnh hưởng gì về việc tạo các cơ sở dữ liệu trống mới trên web.

Quan trọng: Nếu bạn đóng Bảng_1 mà không lưu ít nhất là một lần, Access sẽ xóa toàn bộ bảng, ngay cả khi bạn đã nhập dữ liệu trong đó.

Thêm bảng

Bạn có thể thêm các bảng mới vào cơ sở dữ liệu hiện có bằng cách sử dụng các lệnh trong nhóm Bảng trên tab Tạo.

Ảnh Ribbon Access

Tạo bảng, bắt đầu trong dạng xem Biểu dữ liệu    Trong dạng xem Biểu dữ liệu, bạn có thể nhập dữ liệu ngay lập tức và để Access xây dựng cấu trúc bảng dưới nền. Tên trường được gán theo số (Trường_1, Trường_2, v.v.) và Access tự động đặt kiểu dữ liệu của từng trường, dựa trên dữ liệu bạn nhập.

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Bảng. Ảnh nút

    Access tạo bảng và chọn ô trống đầu tiên trong cột Bấm để Thêm.

  2. Trên tab Trường, trong nhóm Thêm & Xóa, bấm vào kiểu trường bạn muốn thêm. Nếu bạn không thấy kiểu trường mình muốn, hãy bấm vào Xem thêm Trường Ảnh nút .

  3. Access sẽ hiển thị danh sách kiểu trường thường dùng. Bấm vào kiểu trường bạn muốn và Access sẽ thêm trường mới vào biểu dữ liệu tại điểm chèn.

    Bạn có thể di chuyển trường bằng thao tác kéo. Khi bạn kéo một trường trong biểu dữ liệu, một thanh chèn dọc xuất hiện ở vị trí trường sẽ được đặt.

  4. Để thêm dữ liệu, hãy bắt đầu nhập vào ô trống đầu tiên hoặc dán dữ liệu từ một nguồn khác, như được mô tả trong mục Sao chép dữ liệu từ một nguồn khác vào bảng Access.

  5. Để đổi tên một cột (trường), bấm đúp vào đầu đề cột, rồi nhập tên mới.

    Bạn nên đặt tên có ý nghĩa cho từng trường để có thể biết nội dung chứa bên trong khi bạn xem trường trong ngăn Danh sách Trường.

  6. Để di chuyển một cột, hãy bấm vào đầu đề cột để chọn cột, rồi kéo cột đến vị trí bạn muốn. Bạn cũng có thể chọn nhiều cột liền kề, rồi kéo tất cả các cột đó đến vị trí mới cùng một lúc. Để chọn nhiều cột liền kề, bấm vào tiêu đề cột của cột đầu tiên, rồi đồng thời giữ phím SHIFT và bấm vào tiêu đề cột của cột cuối cùng.

Tạo bảng, bắt đầu trong cửa sổ Thiết kế    Trong cửa sổ Thiết kế, trước tiên bạn phải tạo cấu trúc bảng. Sau đó, bạn sẽ chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu để nhập dữ liệu hoặc nhập dữ liệu bằng cách sử dụng một số phương pháp khác, chẳng hạn như dán hoặc nhập.

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Thiết kế Bảng. Ảnh nút

  2. Đối với từng trường trong bảng của bạn, hãy nhập tên vào cột Tên Trường, rồi chọn kiểu dữ liệu từ danh sách Kiểu Dữ liệu.

  3. Nếu muốn, bạn có thể nhập mô tả cho từng trường trong cột Mô tả. Sau đó, mô tả được hiển thị trên thanh trạng thái khi đặt con trỏ vào trường đó trong lúc ở dạng xem Biểu dữ liệu. Mô tả cũng được sử dụng làm văn bản thanh trạng thái dành cho mọi điều khiển trong một biểu mẫu hoặc báo cáo mà bạn tạo bằng cách kéo trường từ ngăn Danh sách Trường, cũng như dành cho mọi điều khiển được tạo cho trường đó khi bạn sử dụng Trình hướng dẫn Biểu mẫu hoặc Trình hướng dẫn Báo cáo.

  4. Sau khi bạn đã thêm tất cả các trường của mình, hãy lưu bảng:

    • Trên tab Tệp, bấm vào Lưu.

  5. Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu trong bảng bất kỳ lúc nào bằng cách chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu và bấm vào ô trống đầu tiên. Bạn cũng có thể dán dữ liệu từ một nguồn khác, như được mô tả trong mục Sao chép dữ liệu từ một nguồn khác vào bảng Access.

Đặt các thuộc tính trường trong cửa sổ Thiết kế    Dù đã tạo bảng theo cách nào, bạn cũng nên kiểm tra và đặt các thuộc tính trường. Trong khi một số thuộc tính sẵn dùng ở dạng xem Biểu dữ liệu, một số thuộc tính khác lại chỉ có thể được đặt trong cửa sổ Thiết kế. Để chuyển sang cửa sổ Thiết kế, bấm chuột phải vào bảng trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm vào Cửa sổ Thiết kế. Để xem các thuộc tính của một trường, bấm vào trường trong lưới thiết kế. Các thuộc tính được hiển thị bên dưới lưới thiết kế, trong mục Thuộc tính Trường.

Để xem mô tả của từng thuộc tính trường, hãy bấm vào thuộc tính đó và đọc mô tả trong hộp bên cạnh danh sách thuộc tính bên dưới Thuộc tính Trường. Bạn có thể xem thông tin chi tiết hơn bằng cách bấm vào nút Trợ giúp.

Bảng sau đây mô tả một số thuộc tính trường thường được điều chỉnh.

Thuộc tính

Mô tả

Kích cỡ Trường

Đối với trường Văn bản, thuộc tính này đặt số ký tự tối đa có thể được lưu trữ trong trường. Tối đa là 255. Đối với trường Số, thuộc tính này đặt kiểu số sẽ được lưu trữ (Số Nguyên Dài, Kép, v.v.). Để lưu trữ dữ liệu hiệu quả nhất, bạn nên cấp phát một lượng không gian tối thiểu mà bạn nghĩ sẽ cần dùng cho dữ liệu. Sau này, bạn có thể điều chỉnh giá trị tăng lên nếu nhu cầu của bạn thay đổi.

Định dạng

Thuộc tính này quy định cách hiển thị dữ liệu. Thuộc tính không ảnh hưởng đến dữ liệu thực khi dữ liệu được lưu trữ trong trường. Bạn có thể chọn một định dạng được xác định trước hoặc nhập một định dạng tùy chỉnh.

Dấu hiệu Nhập

Sử dụng thuộc tính này để chỉ định một mẫu hình cho tất cả các dữ liệu sẽ được nhập trong trường này. Thuộc tính này giúp đảm bảo rằng tất cả dữ liệu đều được nhập đúng và chứa số ký tự cần thiết. Để được trợ giúp về cách xây dựng dấu hiệu nhập, hãy bấm vào Nút Trình Tạo ở bên phải hộp thuộc tính.

Giá trị Mặc định

Sử dụng thuộc tính này để chỉ định giá trị mặc định sẽ xuất hiện trong trường này mỗi khi thêm bản ghi mới. Ví dụ: nếu bạn có trường Ngày/Giờ để luôn ghi lại ngày thêm bản ghi, bạn có thể nhập "Date()" (không có dấu ngoặc kép) làm giá trị mặc định.

Bắt buộc

Thuộc tính này quy định trường này có bắt buộc phải chứa giá trị không. Nếu bạn đặt thuộc tính này thành , Access sẽ không cho phép bạn thêm một bản ghi mới nếu chưa nhập giá trị cho trường này.

Đầu Trang

Sao chép dữ liệu từ một nguồn khác vào bảng Access

Nếu dữ liệu của bạn hiện đang được lưu trữ trong một chương trình khác, chẳng hạn như Excel, bạn có thể sao chép và dán dữ liệu vào bảng Access. Nói chung, cách thức này hoạt động hiệu quả nhất nếu dữ liệu của bạn đã được phân tách sẵn thành các cột, tương tự như trong một trang tính Excel. Nếu dữ liệu của bạn đang nằm trong một chương trình xử lý từ, tốt nhất bạn nên phân tách các cột dữ liệu bằng cách sử dụng tab hoặc chuyển đổi dữ liệu thành bảng trong chương trình xử lý từ trước khi sao chép dữ liệu. Nếu dữ liệu của bạn cần được chỉnh sửa hoặc tác động bất kỳ (ví dụ: phân tách tên đầy đủ thành họ và tên) thì có thể bạn sẽ muốn thực hiện thao tác này trước khi sao chép dữ liệu, đặc biệt là khi bạn không quen thuộc với Access.

Khi bạn dán dữ liệu vào một bảng trống, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu của từng trường theo loại dữ liệu có trong trường đó. Ví dụ: nếu một trường đã dán không chứa dữ liệu gì ngoài các giá trị ngày, Access sẽ áp dụng kiểu dữ liệu Ngày/Giờ cho trường đó. Nếu trường được dán chỉ chứa từ "có" và "không", Access sẽ áp dụng kiểu dữ liệu Có/Không cho trường.

Access đặt tên các trường dựa trên nội dung có trong hàng đầu tiên của dữ liệu được dán. Nếu hàng đầu tiên của dữ liệu được dán có kiểu giống với các hàng tiếp theo, Access sẽ xác định hàng đầu tiên là một phần của dữ liệu đó và gán tên chung cho trường (T1, T2, v.v.). Nếu hàng đầu tiên của dữ liệu được dán không giống với các hàng tiếp theo, Access sẽ xác định hàng đầu tiên chứa tên trường. Access sẽ đặt tên các trường theo đó và không bao gồm hàng đầu tiên trong dữ liệu.

Nếu Access gán tên trường chung, bạn nên đổi tên các trường càng sớm càng tốt để tránh nhầm lẫn. Sử dụng thủ tục sau đây:

  1. Nhấn CTRL+S để lưu bảng.

  2. Trong dạng xem Biểu dữ liệu, bấm đúp vào từng đầu đề cột, rồi nhập tên trường mô tả cho từng cột.

  3. Lưu bảng một lần nữa.

Ghi chú: Bạn cũng có thể đổi tên các trường bằng cách chuyển sang cửa sổ Thiết kế và chỉnh sửa tên trường trong đó. Để chuyển sang cửa sổ Thiết kế, bấm chuột phải vào bảng trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm vào Cửa sổ Thiết kế. Để chuyển trở lại dạng xem Biểu dữ liệu, bấm đúp vào bảng trong Ngăn Dẫn hướng.

Đầu Trang

Nhập, gắn thêm hoặc liên kết đến dữ liệu từ một nguồn khác

Bạn có thể có dữ liệu được lưu trữ trong một chương trình khác và bạn muốn nhập dữ liệu đó vào một bảng mới hoặc gắn thêm vào một bảng hiện có trong Access. Hoặc bạn có thể làm việc với những người lưu giữ dữ liệu trong chương trình khác nếu bạn muốn làm việc với dữ liệu này trong Access bằng cách liên kết đến đó. Dù chọn cách nào thì Access cũng sẽ giúp bạn dễ dàng làm việc với dữ liệu từ các nguồn khác. Bạn có thể nhập dữ liệu từ một trang tính Excel, từ bảng trong một cơ sở dữ liệu Access khác, từ danh sách SharePoint hoặc từ nhiều nguồn khác. Quy trình bạn sử dụng sẽ hơi khác một chút, tùy thuộc vào nguồn của bạn nhưng thủ tục sau đây sẽ giúp bạn bắt đầu.

  1. Trong Access, trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập & Nối kết, bấm vào lệnh tương ứng với kiểu tệp bạn định nhập.

    Nhóm Nhập và Liên kết trên tab Dữ liệu Bên ngoài

    Ví dụ: nếu bạn định nhập dữ liệu từ một trang tính Excel, hãy bấm vào Excel. Nếu bạn không nhìn thấy kiểu chương trình mình cần, hãy bấm vào Xem thêm.

    Ghi chú: Nếu không tìm thấy kiểu định dạng đúng trong nhóm Nhập & Nối kết, có thể bạn cần khởi động chương trình ban đầu bạn đã tạo dữ liệu, rồi sử dụng chương trình đó để lưu các dữ liệu ở định dạng tệp thông thường (chẳng hạn như tệp văn bản được tách) trước khi có thể nhập dữ liệu đó vào Access.

  2. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài, bấm vào Duyệt để tìm tệp dữ liệu nguồn hoặc nhập đường dẫn đầy đủ của tệp dữ liệu nguồn trong hộp Tên tệp.

  3. Bấm vào tùy chọn bạn muốn (tất cả các chương trình đều cho phép bạn nhập và một số cho phép bạn gắn thêm hoặc liên kết) bên dưới mục Xác định cách và vị trí bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hiện tại. Bạn có thể tạo một bảng mới sử dụng dữ liệu đã nhập hoặc (với một số chương trình) bạn có thể gắn thêm dữ liệu vào bảng hiện có hay tạo một bảng được liên kết có tác dụng duy trì liên kết đến dữ liệu trong chương trình nguồn.

  4. Nếu trình hướng dẫn khởi động, hãy làm theo các hướng dẫn trên một vài trang tiếp theo trong trình hướng dẫn. Ở trang cuối trong trình hướng dẫn, bấm vào Kết thúc.

    Nếu bạn nhập các đối tượng hoặc liên kết các bảng từ cơ sở dữ liệu Access thì hộp thoại Nhập Đối tượng hoặc Liên kết Bảng sẽ xuất hiện. Chọn các mục bạn muốn, rồi bấm vào OK.

    Quy trình chính xác phụ thuộc vào việc bạn chọn nhập, gắn thêm hay liên kết dữ liệu.

  5. Access nhắc xem bạn có muốn lưu các chi tiết của thao tác nhập bạn vừa mới hoàn thành hay không. Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ thực hiện lại thao tác nhập này trong tương lai, hãy bấm vào Lưu các bước nhập, rồi nhập chi tiết. Sau đó, bạn có thể dễ dàng lặp lại thao tác này trong tương lai bằng cách bấm vào Nhập Đã lưu Ảnh nút trong nhóm Nhập & Nối kết trên tab Dữ liệu Bên ngoài. Nếu bạn không muốn lưu các chi tiết của thao tác, hãy bấm vào Đóng.

Nếu bạn đã chọn nhập bảng, Access sẽ nhập dữ liệu vào một bảng mới, rồi hiển thị bảng đó bên dưới nhóm Bảng trong Ngăn Dẫn hướng. Nếu bạn đã chọn gắn thêm dữ liệu vào một bảng hiện có, dữ liệu sẽ được thêm vào bảng đó. Nếu bạn đã chọn liên kết đến dữ liệu, Access sẽ tạo một bảng được liên kết bên dưới nhóm Bảng trong Ngăn Dẫn hướng.

Đầu Trang

Thêm một phần ứng dụng

Bạn có thể sử dụng phần ứng dụng để thêm chức năng cho cơ sở dữ liệu hiện có. Phần ứng dụng có thể chỉ đơn giản là một bảng đơn hoặc có thể gồm một vài đối tượng có liên quan, chẳng hạn như một bảng và một biểu mẫu được liên kết.

Ví dụ: phần ứng dụng Nhận xét gồm một bảng có trường Tự động Đánh số ID, một trường ngày và một trường bản ghi nhớ. Bạn có thể thêm phần ứng dụng vào mọi cơ sở dữ liệu và sử dụng nguyên trạng hoặc với tùy chỉnh tối thiểu.

  1. Mở cơ sở dữ liệu bạn muốn thêm phần ứng dụng.

  2. Bấm vào tab Tạo.

  3. Trong nhóm Mẫu, bấm vào Phần Ứng dụng. Danh sách các phần khả dụng sẽ mở ra.

  4. Bấm vào phần ứng dụng bạn muốn thêm.

Đầu Trang

Mở cơ sở dữ liệu Access hiện có

  1. Trên tab Tệp, bấm vào Mở.

  2. Trong hộp thoại Mở, duyệt đến cơ sở dữ liệu bạn muốn mở.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Bấm đúp vào cơ sở dữ liệu để mở ở chế độ mặc định được chỉ định trong hộp thoại Tùy chọn Access hoặc chế độ do chính sách quản trị đặt.

    • Bấm vào Mở để mở cơ sở dữ liệu với quyền truy nhập chung trong môi trường nhiều người dùng để bạn và những người dùng khác có thể đọc và ghi cơ sở dữ liệu.

    • Bấm vào mũi tên bên cạnh nút Mở, rồi bấm vào Mở Chỉ Đọc để mở cơ sở dữ liệu với quyền truy nhập chỉ đọc để bạn có thể xem nhưng không thể chỉnh sửa. Những người dùng khác vẫn có thể đọc và ghi cơ sở dữ liệu.

    • Bấm vào mũi tên bên cạnh nút Mở, rồi bấm vào Mở Dành riêng để mở cơ sở dữ liệu bằng quyền truy nhập dành riêng. Khi bạn mở một cơ sở dữ liệu với quyền truy nhập dành riêng, tất cả những người tìm cách mở cơ sở dữ liệu đó sẽ nhận được thông báo "tệp đang được sử dụng".

    • Bấm vào mũi tên bên cạnh nút Mở, rồi bấm vào Mở Chỉ Đọc Dành riêng để mở cơ sở dữ liệu với quyền truy nhập chỉ đọc. Những người dùng khác vẫn có thể mở cơ sở dữ liệu nhưng sẽ bị giới hạn ở chế độ chỉ đọc.

Ghi chú: Bạn có thể mở trực tiếp tệp dữ liệu có định dạng tệp bên ngoài, chẳng hạn như dBASE, Microsoft Exchange hoặc Excel. Bạn cũng có thể mở trực tiếp mọi Nguồn dữ liệu ODBC, chẳng hạn như Microsoft SQL Server. Access tự động tạo một cơ sở dữ liệu Access mới trong cùng một thư mục với tệp dữ liệu và thêm liên kết đến từng bảng trong cơ sở dữ liệu bên ngoài.

Mẹo

  • Để mở một trong các cơ sở dữ liệu đã mở gần đây nhất, trên tab Tệp, bấm vào Gần đây, rồi bấm vào tên tệp của cơ sở dữ liệu đó. Access mở cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng cùng các cài đặt tùy chọn có trong lần gần nhất bạn mở. Nếu danh sách các tệp đã sử dụng gần đây không hiển thị, trên tab Tệp, hãy bấm vào Tùy chọn. Trong hộp thoại Tùy chọn Access, bấm vào Cài đặt Máy khách. Bên dưới Hiển thị, nhập số lượng tài liệu bạn muốn hiển thị trong danh sách Tài liệu Gần đây, tối đa là 50.

    Bạn cũng có thể hiển thị các cơ sở dữ liệu gần đây trong thanh dẫn hướng ở dạng xem Backstage, để truy nhập qua hai lần bấm: 1) tab Tệp, 2) cơ sở dữ liệu gần đây bạn muốn mở. Ở gần cuối tab Gần đây, chọn hộp kiểm Truy nhập nhanh số lượng Cơ sở dữ liệu Gần đây này, rồi điều chỉnh số lượng cơ sở dữ liệu bạn muốn hiển thị.

  • Nếu bạn đang mở một cơ sở dữ liệu bằng cách bấm vào lệnh Mở trên tab Tệp, bạn có thể xem danh sách các lối tắt đến cơ sở dữ liệu bạn đã mở trước đó bằng cách bấm vào Tài liệu Gần đây của Tôi trong hộp thoại Mở.

Đầu Trang

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu trang Bắt Đầu với Microsoft Office Access

Tạo một cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng mẫu

Tạo một cơ sở dữ liệu mà không sử dụng mẫu

Sao chép dữ liệu từ một nguồn khác vào bảng Access

Nhập, gắn thêm hoặc liên kết đến dữ liệu từ một nguồn khác

Mở cơ sở dữ liệu Access hiện có

Tạo một mẫu trống tùy chỉnh

Tìm hiểu trang Bắt Đầu với Microsoft Office Access

Khi bạn khởi động Access lần đầu hoặc nếu bạn đóng một cơ sở dữ liệu mà không đóng Access, trang Bắt Đầu với Microsoft Office Access sẽ được hiển thị.

Bắt Đầu với trang Microsoft Office Access

Trang này là điểm bắt đầu, từ đây bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu mới, mở cơ sở dữ liệu hiện có hoặc xem nội dung nổi bật từ Microsoft Office Online.

Tạo một cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng mẫu

Access cung cấp cho bạn một loạt mẫu khác nhau mà bạn có thể sử dụng để tăng tốc quá trình tạo cơ sở dữ liệu. Mẫu là một cơ sở dữ liệu sẵn dùng chứa tất cả các bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo cần để thực hiện một tác vụ cụ thể. Ví dụ: có những mẫu bạn có thể sử dụng để theo dõi các sự cố, quản lý danh bạ hoặc lưu giữ bản ghi chi phí. Một số mẫu có chứa một vài bản ghi mẫu để giúp mô tả cách sử dụng các mẫu đó. Có thể sử dụng nguyên trạng các cơ sở dữ liệu mẫu hoặc bạn có thể tùy chỉnh các mẫu để phù hợp hơn với nhu cầu của bạn.

Nếu một trong các mẫu này phù hợp với nhu cầu của bạn, sử dụng mẫu thường là cách nhanh nhất để bắt đầu một cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn có dữ liệu trong một chương trình khác và muốn nhập vào Access, bạn có thể cho rằng việc tạo cơ sở dữ liệu không dùng mẫu sẽ là phương án tốt hơn. Các mẫu đều có cấu trúc dữ liệu đã xác định sẵn và có thể đòi hỏi nhiều công đoạn để điều chỉnh dữ liệu hiện có của bạn phù hợp với cấu trúc của mẫu.

  1. Nếu bạn đang mở một cơ sở dữ liệu, hãy bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Đóng Cơ sở dữ liệu Ảnh nút để hiển thị trang Bắt Đầu với Microsoft Office Access.

  2. Một vài mẫu nổi bật được hiển thị ở giữa trang Bắt Đầu với Microsoft Office Access và những mẫu khác sẽ sẵn dùng khi bạn bấm vào các liên kết trong ngăn Danh mục Mẫu. Bạn có thể tải xuống các mẫu bổ sung từ Website Office Online. Hãy xem mục tiếp theo trong bài viết này để biết chi tiết.

  3. Bấm vào mẫu bạn muốn sử dụng.

  4. Access đề xuất tên tệp cho cơ sở dữ liệu của bạn trong hộp Tên Tệp — bạn có thể thay đổi tên tệp, nếu muốn. Để lưu cơ sở dữ liệu trong một thư mục khác với thư mục được hiển thị bên dưới hộp tên tệp, bấm vào Ảnh nút , duyệt đến thư mục bạn muốn lưu, rồi bấm OK. Hoặc bạn có thể tạo và liên kết cơ sở dữ liệu của mình với site SharePoint.

  5. Bấm vào Tạo (hoặc Tải xuống, đối với mẫu Office Online).

    Access tạo hoặc tải xuống, rồi mở cơ sở dữ liệu. Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu trong một biểu mẫu được hiển thị. Nếu mẫu của bạn chứa dữ liệu mẫu thì bạn có thể xóa từng bản ghi bằng cách bấm vào bộ chọn bản ghi (hộp hoặc thanh được tô bóng ở ngay bên trái bản ghi), rồi thực hiện các thao tác sau đây:

    Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Xóa. Ảnh nút

  6. Để bắt đầu nhập dữ liệu, bấm vào ô trống đầu tiên trên biểu mẫu và bắt đầu nhập. Sử dụng Ngăn Dẫn hướng để duyệt tìm các biểu mẫu hoặc báo cáo khác mà bạn có thể muốn dùng.

Tải xuống mẫu từ Office Online

Nếu bạn không tìm thấy mẫu phù hợp với nhu cầu của mình ở trang Bắt Đầu với Microsoft Office Access và bạn đang kết nối Internet thì bạn có thể khám phá Website Office Online để có nhiều lựa chọn hơn.

  1. Trên trang Bắt Đầu với Microsoft Office Access, bên dưới Xem thêm trên Office Online, bấm vào Mẫu.

    Trang chủ Mẫu trên Office Online được hiển thị trong cửa sổ trình duyệt của bạn.

  2. Sử dụng dẫn hướng và các công cụ tìm kiếm của Office Online để tìm mẫu Access bạn muốn sử dụng, rồi làm theo hướng dẫn để tải xuống. Khi bạn tải xuống một mẫu, tệp cơ sở dữ liệu được tải xuống máy tính của bạn và được mở trong phiên bản Access mới. Trong hầu hết các trường hợp, mẫu được thiết kế để mở biểu mẫu nhập dữ liệu nhằm giúp bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu ngay lập tức.

Để biết thêm thông tin về cách làm việc với các mẫu, hãy xem bài viết Hướng dẫn về các mẫu Access 2007.

Đầu Trang

Tạo một cơ sở dữ liệu mà không sử dụng mẫu

Nếu không thích sử dụng mẫu, bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu bằng cách xây dựng các bảng, biểu mẫu, báo cáo và đối tượng cơ sở dữ liệu khác của riêng mình. Trong hầu hết các trường hợp, hoạt động này thường sẽ bao gồm một hoặc cả hai quy trình sau:

  • Nhập, dán hoặc nhập dữ liệu vào bảng được tạo khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu mới, rồi lặp lại quy trình với các bảng mới mà bạn tạo bằng cách sử dụng lệnh Bảng trên tab Tạo.

  • Nhập dữ liệu từ các nguồn khác và tạo các bảng mới trong quy trình.

Tạo một cơ sở dữ liệu trống
  1. Trên trang Bắt Đầu với Microsoft Office Access, bên dưới Cơ sở dữ liệu Trống Mới, bấm vào Cơ sở dữ liệu Trống.

    Nút Cơ sở dữ liệu Trống

  2. Trong ngăn Cơ sở dữ liệu Trống, nhập tên tệp vào hộp Tên Tệp. Nếu bạn không cung cấp phần mở rộng tên tệp, Access sẽ bổ sung cho bạn. Để thay đổi vị trí mặc định của tệp, bấm vào Duyệt tìm vị trí để đặt cơ sở dữ liệu của bạn Ảnh nút (bên cạnh hộp Tên Tệp), duyệt đến vị trí mới, rồi bấm vào OK.

  3. Bấm vào Tạo.

    Access tạo cơ sở dữ liệu với một bảng trống có tên là Bảng_1, rồi mở Bảng_1 ở dạng xem Biểu dữ liệu. Đặt con trỏ vào ô trống đầu tiên trong cột Thêm Trường Mới.

  4. Bắt đầu nhập để thêm dữ liệu hoặc bạn có thể dán dữ liệu từ một nguồn khác, như được mô tả trong mục Sao chép dữ liệu từ một nguồn khác vào bảng Access.

Thao tác nhập thông tin ở dạng xem Biểu dữ liệu được thiết kế rất giống với cách làm việc trong trang tính Microsoft Office Excel 2007. Cấu trúc bảng được tạo trong khi bạn nhập dữ liệu — bất kỳ lúc nào bạn thêm cột mới vào bảng, một trường mới sẽ được xác định. Access tự động đặt kiểu dữ liệu cho từng trường, dựa trên dữ liệu bạn nhập.

Nếu bạn không muốn nhập thông tin vào Bảng_1 tại thời điểm này, hãy bấm vào Đóng Ảnh nút . Nếu bạn đã thực hiện bất kỳ thay đổi nào với bảng, Access sẽ nhắc bạn lưu các thay đổi đó. Bấm vào để lưu các thay đổi của bạn, bấm vào Không để bỏ hoặc bấm Hủy bỏ để giữ nguyên bảng đang mở.

Quan trọng: Nếu bạn đóng Bảng_1 mà không lưu ít nhất là một lần, Access sẽ xóa toàn bộ bảng, ngay cả khi bạn đã nhập dữ liệu trong đó.

Thêm bảng

Bạn có thể thêm các bảng mới vào cơ sở dữ liệu hiện có bằng cách sử dụng các lệnh trong nhóm Bảng trên tab Tạo.

Ảnh Ribbon Access

Tạo bảng, bắt đầu trong dạng xem Biểu dữ liệu    Trong dạng xem Biểu dữ liệu, bạn có thể nhập dữ liệu ngay lập tức và để Access xây dựng cấu trúc bảng dưới nền. Tên trường được gán theo số (Trường_1, Trường_2, v.v.) và Access tự động đặt kiểu dữ liệu của từng trường, dựa trên dữ liệu bạn nhập.

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Bảng. Ảnh nút

    Access tạo các bảng và chọn ô trống đầu tiên trong cột Thêm Trường Mới.

    Ghi chú: Nếu bạn không nhìn thấy cột Thêm Trường Mới, có thể bạn đang ở cửa sổ Thiết kế thay vì dạng xem Biểu dữ liệu. Để chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu, bấm đúp vào bảng trong Ngăn Dẫn hướng. Access sẽ nhắc bạn lưu bảng mới, rồi chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu.

  2. Trên tab Biểu dữ liệu, trong nhóm Trường & Cột, bấm vào Trường Mới. Ảnh nút

    Access hiển thị ngăn Mẫu Trường chứa danh sách các kiểu trường thường dùng. Nếu bạn bấm đúp hoặc kéo một trong các trường này vào biểu dữ liệu của mình, Access sẽ thêm một trường theo tên đó và đặt các thuộc tính thành giá trị thích hợp dành cho kiểu trường đó. Sau này bạn có thể thay đổi các thuộc tính, nếu muốn. Nếu bạn kéo một trường, bạn phải kéo trường đó vào khu vực trong biểu dữ liệu có chứa dữ liệu. Một thanh chèn dọc sẽ xuất hiện, hiển thị cho bạn thấy vị trí trường sẽ được đặt.

  3. Để thêm dữ liệu, hãy bắt đầu nhập vào ô trống đầu tiên hoặc dán dữ liệu từ một nguồn khác, như được mô tả trong mục Sao chép dữ liệu từ một nguồn khác vào bảng Access.

  4. Để đổi tên một cột (trường), bấm đúp vào đầu đề cột, rồi nhập tên mới.

    Đặt tên có ý nghĩa cho từng trường để có thể biết nội dung bên trong khi bạn xem trường trong ngăn Danh sách Trường là một biện pháp hay.

  5. Để di chuyển một cột, bấm vào đầu đề của cột để chọn cột, rồi kéo cột đến vị trí bạn muốn.

    Bạn cũng có thể chọn nhiều cột liền kề, rồi kéo tất cả các cột đó đến vị trí mới cùng một lúc. Để chọn nhiều cột liền kề, bấm vào tiêu đề cột của cột đầu tiên, rồi đồng thời giữ phím SHIFT và bấm vào tiêu đề cột của cột cuối cùng.

Tạo bảng, bắt đầu trong cửa sổ Thiết kế    Trong cửa sổ Thiết kế, bạn phải tạo cấu trúc bảng mới trước tiên. Sau đó, bạn sẽ chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu để nhập dữ liệu hoặc nhập dữ liệu bằng cách sử dụng một số phương pháp khác, chẳng hạn như dán hoặc nhập.

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Thiết kế Bảng. Ảnh nút

  2. Đối với từng trường trong bảng của bạn, hãy nhập tên vào cột Tên Trường, rồi chọn kiểu dữ liệu từ danh sách Kiểu Dữ liệu.

    Ghi chú: Nếu bạn không nhìn thấy cột Tên TrườngKiểu Dữ liệu, có thể bạn đang ở dạng xem Biểu dữ liệu thay vì cửa sổ Thiết kế. Để chuyển sang cửa sổ Thiết kế, bấm chuột phải vào bảng trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm vào Cửa sổ Thiết kế Ảnh nút . Access sẽ nhắc bạn đặt tên cho bảng mới, rồi chuyển sang cửa sổ Thiết kế.

  3. Nếu muốn, bạn có thể nhập mô tả cho từng trường trong cột Mô tả. Sau đó, mô tả được hiển thị trên thanh trạng thái khi đặt con trỏ vào trường đó trong lúc ở dạng xem Biểu dữ liệu. Mô tả cũng được sử dụng làm văn bản thanh trạng thái dành cho mọi điều khiển trong một biểu mẫu hoặc báo cáo mà bạn tạo bằng cách kéo trường từ ngăn Danh sách Trường, cũng như dành cho mọi điều khiển được tạo cho trường đó khi bạn sử dụng Trình hướng dẫn Biểu mẫu hoặc Trình hướng dẫn Báo cáo.

  4. Sau khi bạn đã thêm tất cả các trường của mình, hãy lưu bảng:

    • Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu hoặc nhấn CTRL+S Ảnh Nút .

  5. Bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu trong bảng bất kỳ lúc nào bằng cách chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu và bấm vào ô trống đầu tiên. Bạn cũng có thể dán dữ liệu từ một nguồn khác, như được mô tả trong mục Sao chép dữ liệu từ một nguồn khác vào bảng Access.

Tạo bảng bằng cách sử dụng một mẫu    Access cung cấp mẫu cho những kiểu bảng thường dùng. Với một thao tác bấm chuột, bạn có thể tạo một cấu trúc bảng hoàn chỉnh có các trường được đặt cấu hình sẵn và sẵn dùng. Sau đó, bạn có thể thêm hoặc loại bỏ các trường, nếu cần, để bảng phù hợp với nhu cầu của bạn.

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Mẫu Bảng, rồi chọn một trong các mẫu sẵn có từ danh sách.

  2. Để thêm dữ liệu, bắt đầu nhập ở ô trống đầu tiên hoặc dán dữ liệu từ một nguồn khác, như được mô tả trong mục Sao chép dữ liệu từ một nguồn khác vào bảng Access.

    • Để xóa một cột    

      1. Bấm chuột phải vào đầu đề cột, rồi bấm vào Xóa Cột Ảnh nút .

    • Để thêm một cột mới    

      1. Trên tab Biểu dữ liệu, trong nhóm Trường & Cột, bấm vào Trường Mới. Ảnh nút

      2. Access hiển thị ngăn Mẫu Trường chứa danh sách các kiểu trường thường dùng. Nếu bạn bấm đúp hoặc kéo một trong các trường này vào biểu dữ liệu của mình, Access sẽ thêm một trường theo tên đó và đặt các thuộc tính thành giá trị thích hợp dành cho kiểu trường đó. Sau này bạn có thể thay đổi các thuộc tính, nếu muốn. Nếu bạn kéo một trường, bạn phải kéo trường đó vào khu vực trong biểu dữ liệu có chứa dữ liệu. Một thanh chèn dọc sẽ xuất hiện, hiển thị cho bạn thấy vị trí trường sẽ được đặt.

  3. Lưu bảng:

    • Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu hoặc nhấn CTRL+S Ảnh Nút .

Đặt các thuộc tính trường trong cửa sổ Thiết kế    Dù đã tạo bảng theo cách nào, bạn cũng nên kiểm tra và đặt các thuộc tính trường. Chỉ có thể thực hiện thao tác này trong cửa sổ Thiết kế. Để chuyển sang cửa sổ Thiết kế, bấm chuột phải vào bảng trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm vào Cửa sổ Thiết kế. Để xem các thuộc tính của một trường, bấm vào trường trong lưới thiết kế. Các thuộc tính được hiển thị bên dưới lưới thiết kế, trong mục Thuộc tính Trường.

Để xem mô tả của từng thuộc tính trường, hãy bấm vào thuộc tính đó và đọc mô tả trong hộp bên cạnh danh sách thuộc tính bên dưới Thuộc tính Trường. Bạn có thể xem thông tin chi tiết hơn bằng cách nhấn F1.

Bảng sau đây mô tả một số thuộc tính trường thường được điều chỉnh.

Thuộc tính

Mô tả

Kích cỡ Trường

Đối với trường Văn bản, thuộc tính này đặt số ký tự tối đa có thể được lưu trữ trong trường. Tối đa là 255. Đối với trường Số, thuộc tính này đặt kiểu số sẽ được lưu trữ (Số Nguyên Dài, Kép, v.v.). Để lưu trữ dữ liệu hiệu quả nhất, bạn nên cấp phát một lượng không gian tối thiểu mà bạn nghĩ sẽ cần dùng cho dữ liệu. Sau này, bạn có thể điều chỉnh giá trị tăng lên nếu nhu cầu của bạn thay đổi.

Định dạng

Thuộc tính này quy định cách hiển thị dữ liệu. Thuộc tính không ảnh hưởng đến dữ liệu thực khi dữ liệu được lưu trữ trong trường. Bạn có thể chọn một định dạng được xác định trước hoặc nhập một định dạng tùy chỉnh.

Dấu hiệu Nhập

Sử dụng thuộc tính này để chỉ định một mẫu hình cho tất cả các dữ liệu sẽ được nhập trong trường này. Thuộc tính này giúp đảm bảo rằng tất cả dữ liệu đều được nhập đúng và chứa số ký tự cần thiết. Để được trợ giúp về cách xây dựng dấu hiệu nhập, hãy bấm vào Nút Trình Tạo ở bên phải hộp thuộc tính.

Giá trị Mặc định

Sử dụng thuộc tính này để chỉ định giá trị mặc định sẽ xuất hiện trong trường này mỗi khi thêm bản ghi mới. Ví dụ: nếu bạn có trường Ngày/Giờ để luôn ghi lại ngày thêm bản ghi, bạn có thể nhập "Date()" (không có dấu ngoặc kép) làm giá trị mặc định.

Bắt buộc

Thuộc tính này quy định trường này có bắt buộc phải chứa giá trị không. Nếu bạn đặt thuộc tính này thành , Access sẽ không cho phép bạn thêm một bản ghi mới nếu chưa nhập giá trị cho trường này.

Đầu Trang

Sao chép dữ liệu từ một nguồn khác vào bảng Access

Nếu dữ liệu của bạn hiện đang được lưu trữ trong một chương trình khác, chẳng hạn như Office Excel 2007, bạn có thể sao chép và dán dữ liệu đó vào một bảng Access. Nói chung, cách thức này hoạt động hiệu quả nhất nếu dữ liệu của bạn đã được phân tách sẵn thành các cột, tương tự như trong một trang tính Excel. Nếu dữ liệu của bạn đang nằm trong một chương trình xử lý từ, tốt nhất bạn nên phân tách các cột dữ liệu bằng cách sử dụng tab hoặc chuyển đổi dữ liệu thành bảng trong chương trình xử lý từ trước khi sao chép dữ liệu. Nếu dữ liệu của bạn cần được chỉnh sửa hoặc tác động bất kỳ (ví dụ: phân tách tên đầy đủ thành họ và tên) thì có thể bạn muốn thực hiện thao tác này trước khi sao chép dữ liệu, đặc biệt là khi bạn không quen thuộc với Access.

Khi bạn dán dữ liệu vào một bảng trống, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu của từng trường theo loại dữ liệu có trong trường đó. Ví dụ: nếu một trường đã dán không chứa dữ liệu gì ngoài các giá trị ngày, Access sẽ áp dụng kiểu dữ liệu Ngày/Giờ cho trường đó. Nếu trường được dán chỉ chứa từ "có" và "không", Access sẽ áp dụng kiểu dữ liệu Có/Không cho trường.

Access đặt tên các trường dựa trên nội dung có trong hàng đầu tiên của dữ liệu được dán. Nếu hàng đầu tiên của dữ liệu được dán có kiểu giống với các hàng tiếp theo, Access sẽ xác định hàng đầu tiên là một phần của dữ liệu và gán tên chung cho trường (F1, F2, v.v.). Nếu hàng đầu tiên của dữ liệu được dán không giống với các hàng tiếp theo, Access sẽ xác định hàng đầu tiên chứa tên trường. Access sẽ đặt tên các trường theo đó và không bao gồm hàng đầu tiên trong dữ liệu.

Nếu Access gán tên trường chung, bạn nên đổi tên các trường càng sớm càng tốt để tránh nhầm lẫn. Sử dụng thủ tục sau đây:

  1. Lưu bảng.

    • Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu hoặc nhấn CTRL+S Ảnh Nút .

  2. Trong dạng xem Biểu dữ liệu, bấm đúp vào từng đầu đề cột, rồi nhập tên trường hợp lệ cho từng cột. Thao tác này có thể trông giống như bạn đang nhập dữ liệu nhưng hàng đầu đề cột chứa tên trường, không phải dữ liệu.

  3. Lưu bảng một lần nữa.

Ghi chú: Bạn cũng có thể đổi tên các trường bằng cách chuyển sang cửa sổ Thiết kế và chỉnh sửa tên trường trong đó. Để chuyển sang cửa sổ Thiết kế, bấm chuột phải vào bảng trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm vào Cửa sổ Thiết kế. Để chuyển trở lại dạng xem Biểu dữ liệu, bấm đúp vào bảng trong Ngăn Dẫn hướng.

Đầu Trang

Nhập, gắn thêm hoặc liên kết đến dữ liệu từ một nguồn khác

Bạn có thể có dữ liệu được lưu trữ trong một chương trình khác và bạn muốn nhập dữ liệu đó vào một bảng mới hoặc gắn thêm vào một bảng hiện có trong Access. Hoặc bạn có thể làm việc với những người lưu giữ dữ liệu trong chương trình khác nếu bạn muốn làm việc với dữ liệu này trong Access bằng cách liên kết đến đó. Dù chọn cách nào thì Access cũng sẽ giúp bạn dễ dàng làm việc với dữ liệu từ các nguồn khác. Bạn có thể nhập dữ liệu từ một trang tính Excel, từ bảng trong một cơ sở dữ liệu Access khác, từ danh sách SharePoint hoặc từ nhiều nguồn khác. Quy trình bạn sử dụng sẽ hơi khác một chút, tùy thuộc vào nguồn của bạn nhưng thủ tục sau đây sẽ giúp bạn bắt đầu.

  1. Trong Access, trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập, bấm vào lệnh tương ứng với kiểu tệp bạn đang định nhập.

    Ảnh Ribbon Access

    Ví dụ: nếu bạn định nhập dữ liệu từ một trang tính Excel, hãy bấm vào Excel. Nếu bạn không nhìn thấy kiểu chương trình mình cần, hãy bấm vào Xem thêm.

    Ghi chú: Nếu không tìm thấy kiểu định dạng đúng trong nhóm Nhập, có thể bạn cần khởi động chương trình ban đầu bạn đã tạo dữ liệu, rồi sử dụng chương trình đó để lưu các dữ liệu ở định dạng tệp thông thường (chẳng hạn như tệp văn bản được tách) trước khi có thể nhập dữ liệu đó vào Access.

  2. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài, bấm vào Duyệt để tìm tệp dữ liệu nguồn hoặc nhập đường dẫn đầy đủ của tệp dữ liệu nguồn trong hộp Tên tệp.

  3. Bấm vào tùy chọn bạn muốn (tất cả chương trình đều cho phép bạn nhập và một số cho phép bạn gắn thêm hoặc liên kết) bên dưới mục Xác định cách và vị trí bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hiện tại. Bạn có thể tạo một bảng mới sử dụng dữ liệu đã nhập hoặc (với một số chương trình) bạn có thể gắn thêm dữ liệu vào bảng hiện có hay tạo một bảng được liên kết có tác dụng duy trì liên kết đến dữ liệu trong chương trình nguồn.

  4. Nếu trình hướng dẫn khởi động, hãy làm theo các hướng dẫn trên một vài trang tiếp theo trong trình hướng dẫn. Ở trang cuối trong trình hướng dẫn, bấm vào Kết thúc.

    Nếu bạn nhập các đối tượng hoặc liên kết các bảng từ cơ sở dữ liệu Access thì hộp thoại Nhập Đối tượng hoặc Liên kết Bảng sẽ xuất hiện. Chọn các mục bạn muốn, rồi bấm vào OK.

    Quy trình chính xác phụ thuộc vào việc bạn chọn nhập, gắn thêm hay liên kết dữ liệu.

  5. Access nhắc xem bạn có muốn lưu các chi tiết của thao tác nhập bạn vừa mới hoàn thành hay không. Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ thực hiện lại thao tác nhập này trong tương lai, hãy bấm vào Lưu các bước nhập, rồi nhập chi tiết. Như thế, về sau bạn có thể dễ dàng lặp lại thao tác này bằng cách bấm vào Nhập Đã lưu Ảnh nút trong nhóm Nhập trên tab Dữ liệu Bên ngoài. Nếu bạn không muốn lưu các chi tiết của thao tác, hãy bấm vào Đóng.

Nếu bạn đã chọn nhập bảng, Access sẽ nhập dữ liệu vào một bảng mới, rồi hiển thị bảng đó bên dưới nhóm Bảng trong Ngăn Dẫn hướng. Nếu bạn đã chọn gắn thêm dữ liệu vào một bảng hiện có, dữ liệu sẽ được thêm vào bảng đó. Nếu bạn đã chọn liên kết đến dữ liệu, Access sẽ tạo một bảng được liên kết bên dưới nhóm Bảng trong Ngăn Dẫn hướng.

Đầu Trang

Mở cơ sở dữ liệu Access hiện có
  1. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Mở.

  2. Trong hộp thoại Mở, duyệt đến cơ sở dữ liệu bạn muốn mở.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Bấm đúp vào cơ sở dữ liệu để mở ở chế độ mặc định được chỉ định trong hộp thoại Tùy chọn Access hoặc chế độ do chính sách quản trị đặt.

    • Bấm vào Mở để mở cơ sở dữ liệu với quyền truy nhập chung trong môi trường nhiều người dùng để bạn và những người dùng khác có thể đọc và ghi cơ sở dữ liệu.

    • Bấm vào mũi tên bên cạnh nút Mở, rồi bấm vào Mở Chỉ Đọc để mở cơ sở dữ liệu với quyền truy nhập chỉ đọc để bạn có thể xem nhưng không thể chỉnh sửa. Những người dùng khác vẫn có thể đọc và ghi cơ sở dữ liệu.

    • Bấm vào mũi tên bên cạnh nút Mở, rồi bấm vào Mở Dành riêng để mở cơ sở dữ liệu với quyền truy nhập dành riêng. Khi bạn mở một cơ sở dữ liệu với quyền truy nhập dành riêng, tất cả những người tìm cách mở cơ sở dữ liệu đó sẽ nhận được thông báo "tệp đang được sử dụng".

    • Bấm vào mũi tên bên cạnh nút Mở, rồi bấm vào Mở Chỉ Đọc Dành riêng để mở cơ sở dữ liệu với quyền truy nhập chỉ đọc. Những người dùng khác vẫn có thể mở cơ sở dữ liệu nhưng sẽ bị giới hạn ở chế độ chỉ đọc.

Nếu bạn không tìm thấy cơ sở dữ liệu mình muốn mở    

  1. Trong hộp thoại Mở, bấm vào Máy tính của Tôi hoặc bấm vào Máy tính của Tôi trong danh sách thả xuống Tìm trong.

  2. Trong danh sách ổ đĩa, bấm chuột phải vào ổ đĩa bạn nghĩ có thể chứa cơ sở dữ liệu, rồi bấm vào Tìm kiếm.

  3. Nhập tiêu chí tìm kiếm của bạn vào hộp thoại Kết quả Tìm kiếm, rồi bấm vào Tìm kiếm để tìm kiếm cơ sở dữ liệu.

  4. Nếu tìm thấy cơ sở dữ liệu, hãy bấm đúp vào đó để mở.

  5. Bạn phải bấm vào Hủy bỏ trong hộp thoại Mở của cơ sở dữ liệu để mở. Sau đó, đóng hộp thoại Kết quả Tìm kiếm.

Ghi chú: Bạn có thể mở trực tiếp tệp dữ liệu có định dạng tệp bên ngoài, chẳng hạn như dBASE, Paradox, Microsoft Exchange hoặc Excel. Bạn cũng có thể mở trực tiếp mọi Nguồn dữ liệu ODBC, chẳng hạn như Microsoft SQL Server hoặc Microsoft FoxPro. Access tự động tạo một cơ sở dữ liệu Access mới trong cùng một thư mục với tệp dữ liệu và thêm liên kết đến từng bảng trong cơ sở dữ liệu bên ngoài.

Mẹo
  • Để mở một trong các cơ sở dữ liệu đã mở gần đây nhất, bấm vào tên tệp của cơ sở dữ liệu đó trong danh sách Mở Cơ sở dữ liệu Gần đây trên trang Bắt đầu với Microsoft Office Access. Access mở cơ sở dữ liệu với cùng các cài đặt tùy chọn đã có trong lần gần nhất bạn mở. Nếu danh sách các tệp đã sử dụng gần đây không hiển thị, hãy bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Tùy chọn Access. Trong hộp thoại Tùy chọn Access, bấm vào Nâng cao. Bên dưới Hiển thị, nhập số lượng tài liệu bạn muốn hiển thị trong danh sách Tài liệu Gần đây, tối đa là chín.

  • Nếu bạn đang mở một cơ sở dữ liệu bằng cách bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi sử dụng lệnh Mở, bạn có thể xem danh sách các lối tắt đến cơ sở dữ liệu bạn đã mở trước đó bằng cách bấm vào Tài liệu Gần đây của Tôi trong hộp thoại Mở.

Đầu Trang

Tạo một mẫu trống tùy chỉnh

Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu trống mới, Access sẽ mở một bảng mới để bạn có thể nhập dữ liệu nhưng sẽ không tạo đối tượng nào khác trong cơ sở dữ liệu. Nếu bạn muốn mọi cơ sở dữ liệu mới mình tạo đều chứa các đối tượng khác, chẳng hạn như biểu mẫu, báo cáo, macro hoặc bảng bổ sung, bạn có thể tạo một mẫu trống tùy chỉnh chứa những đối tượng đó. Sau đó, vào lần tiếp theo bạn tạo cơ sở dữ liệu mới, cơ sở dữ liệu này sẽ chứa sẵn những đối tượng đó trong mẫu của bạn. Ngoài các đối tượng này, mẫu có thể bao gồm các bảng với dữ liệu điền trước, cũng như mọi cài đặt cấu hình đặc biệt, thuộc tính cơ sở dữ liệu, tham chiếu hoặc mã mà bạn muốn có trong tất cả các cơ sở dữ liệu mới.

Ví dụ: giả sử bạn có một tuyển tập macro mà bạn muốn dùng trong tất cả các dự án của mình. Nếu bạn tạo một mẫu trống chứa những macro đó, Access sẽ tích hợp các macro này trong mọi cơ sở dữ liệu mới mà bạn tạo.

Bạn có thể tạo các mẫu trống theo định dạng tệp Office Access 2007, định dạng tệp Access 2002-2003 hoặc định dạng tệp Access 2000. Mẫu phải được đặt tên là Trống.accdb với định dạng tệp Office Access 2007 và Trống.mdb với các định dạng tệp cũ hơn.

  • Nếu định dạng tệp mặc định được đặt là Access 2000 hoặc Access 2002 - 2003, Access sẽ sử dụng Trống.mdb làm tên tệp mẫu trống. Cơ sở dữ liệu mới được tạo có cùng định dạng với tệp Trống.mdb. Ví dụ: ngay cả khi định dạng tệp mặc định của bạn là Access 2000, nếu mẫu được đặt tên là Trống.mdb theo định dạng tệp Access 2002-2003 thì mọi cơ sở dữ liệu mới bạn tạo đều sẽ có định dạng Access 2002-2003.

  • Nếu định dạng tệp mặc định của bạn được đặt thành Access 2007, Access sẽ sử dụng Trống.accdb làm tên tệp cho mẫu trống.

Làm thế nào để thay đổi định dạng tệp mặc định?

  1. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Tùy chọn Access.

  2. Trong hộp thoại Tùy chọn Access, bấm vào Phổ biến.

  3. Trong mục Đang tạo cơ sở dữ liệu, chọn định dạng bạn muốn từ danh sách thả xuống Định dạng tệp mặc định.

Để tạo một tệp trống, thực hiện một trong những thao tác sau:

  • Tạo một cơ sở dữ liệu mới (bạn có thể đặt tên là Trống hoặc cấp một tên tạm thời), rồi nhập hoặc tạo các đối tượng bạn muốn có trong mẫu.

  • Tạo một bản sao của cơ sở dữ liệu hiện có chứa sẵn các đối tượng bạn muốn trong mẫu, rồi xóa bất kỳ đối tượng nào bạn không muốn.

Sau khi có các đối tượng mình muốn trong mẫu, bạn phải lưu mẫu vào vị trí cụ thể.

  1. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi trỏ đến Lưu Như.

  2. Trong mục Lưu cơ sở dữ liệu theo một định dạng khác, bấm vào định dạng tệp bạn muốn lưu mẫu.

  3. Trong hộp thoại Lưu Như, duyệt đến một trong hai thư mục mẫu sau:

    • Thư mục mẫu hệ thống    Ví dụ: C:\Tệp Chương trình\Microsoft Office\Mẫu\1033\Access

    • Thư mục mẫu người dùng    Ví dụ:

      • Trong Windows Vista    c:\Người dùng\tên người dùng\Dữ_liệu_Ứng_dụng\Chuyển vùng\Microsoft\Mẫu

      • Trong Microsoft Windows Server 2003 hoặc Microsoft Windows XP    C:\Tài liệu và Cài đặt\tên người dùng\Dữ liệu Ứng dụng\Microsoft\Mẫu

        Ghi chú: Mẫu trống trong thư mục Mẫu hệ thống sẽ thay thế các mẫu trống trong mọi thư mục mẫu người dùng.

  4. Trong hộp Tên tệp, nhập Trống.accdb (hoặc Trống.mdb nếu bạn đang tạo một mẫu phiên bản cũ hơn), rồi bấm vào Lưu.

Bây giờ thì mẫu mới đã nằm đúng vị trí, khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu trống mới, những đối tượng trong mẫu sẽ được đưa vào mọi cơ sở dữ liệu mới bạn tạo theo mặc định. Access sẽ mở một bảng mới ở dạng xem Biểu dữ liệu, tương tự như khi bạn tạo các cơ sở dữ liệu trống mới mà không dùng mẫu.

Để ngừng sử dụng mẫu trống, hãy xóa hoặc đổi tên cho tệp có tên Trống.accdb (hoặc Trống.mdb đối với các phiên bản Access cũ hơn).

Đầu Trang

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×