Tạo danh sách thả xuống

Bạn có thể cung cấp một trang tính hiệu quả hơn bằng cách sử dụng danh sách thả xuống trong các ô để mọi người có thể chọn Có hoặc Không, chọn một ngày từ lịch hoặc chọn từ một danh sách khác do bạn tạo. Hãy xem video ngắn sau để biết cách thực hiện.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Danh sách thả xuống mẫu trong Excel

  1. Trên trang tính mới, hãy nhập những mục bạn muốn xuất hiện trong danh sách thả xuống. Các mục cần nằm trong một cột hoặc một hàng duy nhất mà không có bất kỳ ô trống nào, ví dụ như thế này:

    Tạo danh sách mục thả xuống của bạn trong một cột hoặc hàng trong Excel

    Mẹo:  Bây giờ là lúc để Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bạn muốn xuất hiện trong danh sách thả xuống.

  2. Chọn tất cả các mục, bấm chuột phải, rồi bấm Định nghĩa Tên.

  3. Trong hộp Tên, hãy nhập tên cho các mục nhập của bạn, ví dụ: ValidDepts., rồi bấm vào OK. Hãy đảm bảo tên không chứa bất kỳ khoảng trắng nào. Tên này sẽ không hiện trong danh sách nhưng bạn cần đặt tên để có thể liên kết với danh sách thả xuống.

    Nhập tên cho danh sách mục thả xuống trong Excel

  4. Trong trang tính, bấm vào ô bạn muốn có danh sách thả xuống.

  5. Bấm Dữ liệu >Xác thực Dữ liệu.

    Xác thực danh sách thả xuống bằng cách bấm Dữ liệu > Xác thực Dữ liệu trong Excel

    Mẹo: Bạn không thể bấm Xác thực Dữ liệu? Dưới đây là một vài lý do khiến điều đó có thể xảy ra.

    • Danh sách thả xuống không thể thêm vào những bảng được nối kết với trang SharePoint. Hãy hủy nối kết bảng hoặc loại bỏ định dạng bảng rồi thử lại bước 5.

    • Có thể trang tính đang được bảo vệ hoặc chia sẻ Loại bỏ bảo vệ hoặc dừng chia sẻ trang tính rồi thử lại bước 5.

  6. Trên tab Thiết đặt, trong hộp Cho phép, hãy bấm Danh sách.

  7. Trong hộp Nguồn, hãy nhập dấu bằng (=), ngay sau đó là tên mà bạn đã đặt cho danh sách trong bước 3. Ví dụ: =ValidDepts..

    Chọn thiết đặt cho danh sách thả xuống này trong tab Thiết đặt trong Excel

  8. Chọn hộp Thả xuống trong ô.

  9. Nếu bạn muốn cho phép người dùng để trống ô, hãy chọn hộp Bỏ qua ô trống.

  10. Hãy bấm tab Thông báo Nhập.

  11. Nếu bạn muốn có thông báo bật lên khi người dùng bấm vào ô đó, hãy chọn hộp Hiện thông báo nhập khi ô được chọn, rồi gõ tiêu đề và thông báo vào các hộp (tối đa 225 ký tự). Nếu bạn không muốn hiện thông báo, hãy bỏ chọn hộp kiểm này.

    Chọn thông báo mà bạn muốn mọi người nhìn thấy khi họ bắt đầu sử dụng danh sách thả xuống trong Excel

  12. Bấm tab Cảnh báo Lỗi.

  13. Chọn hộp Hiện cảnh báo lỗi sau khi dữ liệu không hợp lệ được nhập, chọn tùy chọn từ hộp Kiểu, rồi gõ tiêu đề và thông báo. Nếu bạn không muốn hiện thông báo, hãy bỏ chọn hộp kiểm này.

    Gõ thông báo mà bạn muốn mọi người nhìn thấy nếu danh sách thả xuống không hoạt động đúng cách trong Excel

    Bạn không biết nên chọn tùy chọn nào trong hộp Kiểu?

    • Để hiện thông báo nhưng không ngăn cản việc nhập dữ liệu không có trong danh sách thả xuống, hãy bấm Thông tin hoặc Cảnh báo. Thông tin sẽ hiện thông báo cùng với biểu tượng Thông báo hiển thị biểu tượng Thông tin nhưng không ngăn mọi người chọn từ danh sách thả xuống này và Cảnh báo sẽ hiện thông báo cùng với biểu tượng Thông báo hiển thị biểu tượng Cảnh báo nhưng không ngăn mọi người chọn từ danh sách thả xuống này.

    • Để ngăn không cho nhập dữ liệu không có trong danh sách thả xuống, hãy bấm Ngừng.

      Ghi chú: Nếu bạn không thêm tiêu đề hoặc văn bản, Excel sẽ dùng tiêu đề mặc định "Microsoft Excel" và thông báo: "Giá trị bạn nhập không hợp lệ. Một người dùng đã giới hạn các giá trị có thể được nhập vào ô này."

Làm việc với danh sách thả xuống

Sau khi bạn tạo danh sách thả xuống, hãy đảm bảo rằng nó hoạt động theo cách bạn muốn. Ví dụ, bạn có thể muốn kiểm tra xem ô có đủ rộng để hiện tất cả các mục không.

Nếu danh sách mục nhập của danh sách thả xuống nằm trên trang tính khác và bạn muốn ngăn không cho người dùng nhìn thấy hoặc thay đổi nó, hãy cân nhắc việc ẩn và bảo vệ trang tính đó. Để biết thêm thông tin về cách bảo vệ trang tính, hãy xem Khóa các ô để bảo vệ chúng.

Nếu bạn quyết định muốn thay đổi tùy chọn trong danh sách thả xuống, hãy xem Thêm hoặc loại bỏ các mục trong danh sách thả xuống.

Để xóa danh sách thả xuống, hãy xem Loại bỏ danh sách thả xuống.

Để xem video về cách làm việc với các danh sách thả xuống, hãy xem Tạo và quản lý các danh sách thả xuống.

Tải xuống ví dụ của chúng tôi

Bạn có thể tải xuống sổ làm việc mẫu kèm theo nhiều ví dụ về xác thực dữ liệu như ví dụ trong bài viết này. Bạn có thể theo dõi hoặc tạo các kịch bản xác thực dữ liệu của riêng mình. Tải xuống các ví dụ về xác thực dữ liệu trong Excel

Xem Thêm

Áp dụng Xác nhận tính hợp lệ Dữ liệu đối với ô

: Danh sách thả xuống

Tất cả các hàm Excel (theo thể loại)

Tạo danh sách thả xuống (bản xem trước miễn phí)

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×