Tạo cảnh báo để được thông báo khi một tệp hoặc thư mục thay đổi trong SharePoint

Tạo cảnh báo để được thông báo khi một tệp hoặc thư mục thay đổi trong SharePoint

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Để duy trì Cập Nhật khi SharePoint tài liệu hoặc mục trên trang web của bạn thay đổi của bạn, bạn có thể tạo cảnh báo. Cảnh báo có thể được gửi đến nhóm của bạn qua email hoặc văn bản thư (SMS), tùy thuộc vào cách người quản trị của bạn đã thiết lập máy chủ. Nếu trang web của bạn là một phần của thuê bao Office 365, cảnh báo được bật khi trang web của bạn được tạo lần đầu. Nếu trang web của bạn là một phần của một triển khai tại cơ sở SharePoint tổ chức của bạn quản lý cảnh báo và email trên của chính nó.

Người quản trị máy chủ phải cấu hình email gửi đi trong SharePoint Trung tâm quản trị trước khi bạn có thể nhận được cảnh báo dưới dạng thông điệp email. Tương tự, trước khi bạn có thể nhận được cảnh báo dưới dạng tin nhắn văn bản, người quản trị máy chủ phải bật thiết đặt dịch vụ SMS/MMS trong Trung tâm quản trị.

Một cách khác nhận được thông báo là sử dụng nguồn cấp RSS. Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo hoặc đăng ký nguồn cấp RSS.

Cập Nhật tháng 12 20, 2016 nhờ khách hàng phản hồi.

Bạn có thể thiết lập cảnh báo cho một danh sách, thư viện, thư mục, tệp hoặc mục danh sách. Ví dụ, bạn có thể thiết lập cảnh báo cho một thư mục cụ thể trong một thư viện, mà không nhận được cảnh báo khi có thay đổi trong phần còn lại của thư viện.

Nhận cảnh báo về thay đổi mục trong SharePoint Online

Bạn có thể nhận được cảnh báo bất cứ khi nào một tệp, nối kết, hoặc thư mục được thay đổi trong thư viện tài liệu SharePoint Online . Tùy thuộc vào mục (tệp, thư mục, nối kết), bạn có thể thấy tùy chọn khác nhau khi bạn đặt cảnh báo.

  1. Mở thư viện tài liệu và di chuột qua tệp, nối kết hoặc thư mục mà bạn muốn nhận cảnh báo và bấm vào dấu kiểm.

    Tài liệu được tô sáng với con chạy qua hộp kiểm
  2. Bấm vào dấu chấm lửng () ở bên phải của tên mục, sau đó bấm cảnh báo tôi.

    Dấu chấm lửng menu với cảnh báo tôi tô sáng
  3. Trong hộp thoại cảnh báo tôi khi mục thay đổi , hãy chọn và thay đổi các tùy chọn bạn muốn. Để thiết đặt và mô tả, hãy xem Tùy chọn cảnh báo dưới đây.

  4. Bấm OK khi hoàn thành.

Nhận cảnh báo về tất cả thay đổi trong thư viện tài liệu trong SharePoint Online

Bạn có thể nhận được cảnh báo mỗi khi bất kỳ tệp, nối kết hoặc thư mục thay đổi. Tùy thuộc vào mục (tệp, thư mục, nối kết), không có một vài tùy chọn cảnh báo khác nhau.

  1. Mở thư viện tài liệu SharePoint Online và đảm bảo rằng không có mục được chọn.

  2. Bấm vào dấu chấm lửng () trên thanh công cụ ở phía trên cùng của trang và sau đó bấm cảnh báo tôi.

    Dấu chấm lửng menu với cảnh báo tôi tô sáng (cho toàn bộ thư viện)
  3. Trong hộp thoại cảnh báo tôi khi mục thay đổi , thay đổi hoặc điền vào các tùy chọn bạn muốn. Để thiết đặt và mô tả, hãy xem Tùy chọn cảnh báo dưới đây.

  4. Bấm OK khi hoàn thành.

Hủy bỏ cảnh báo trong SharePoint Online

  1. Để xem các cảnh báo từ một trang trên trang, bấm vào dấu chấm lửng (…) trên dòng trên cùng, sau đó bấm Quản lý cảnh báo của tôi.

    SharePoint Online quản lý cảnh báo nút được tô sáng

    Ghi chú: Từ một thư viện tài liệu hoặc danh sách, hãy bấm Thư viện hoặc danh sách (thay vì trang) để tìm thấy nút cảnh báo tôi . Tên chính xác của các tab khác nhau nếu bạn đang ở trong một danh sách chuyên biệt, chẳng hạn như một danh sách nhiệm vụ hoặc danh sách lịch. Ví dụ, một danh sách lịch có tab sự kiệnlịch mà bạn có thể tìm thấy nút cảnh báo tôi .

  2. Bấm vào hộp kiểm bên cạnh tên của cảnh báo bạn muốn xóa bỏ.

  3. Bấm Xóa bỏ cảnh báo chọn, sau đó bấm OK.

    Trình quản lý cảnh báo của tôi với xoá được chọn cảnh báo được tô sáng
  4. Bấm OK.

Xem các cập nhật mà không có văn bản thư hoặc email cảnh báo

Nếu bạn không muốn sẽ nhận được email hoặc văn bản thư, nhưng vẫn muốn theo dõi thay đổi trong thư viện tài liệu của bạn, hãy xem tại tệp hoạt động trong thư viện tài liệu.

Đặt cảnh báo trong SharePoint 2016, 2013 hay 2010

  1. Đi đến SharePoint thư viện hoặc danh sách mà bạn muốn đặt cảnh báo. Nếu bạn đang tìm ở dạng xem của danh sách hoặc thư viện trên một trang khác, bạn có thể phải bấm vào tiêu đề của danh sách hoặc thư viện đầu tiên. Ví dụ, bạn có thể phải bấm tài liệu đầu tiên để đến thư viện tài liệu .

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để đặt cảnh báo cho toàn bộ thư viện hoặc danh sách, bấm Thư viện hoặc danh sách, và sau đó bấm cảnh báo tôi, sau đó bấm thiết đặt cảnh báo trên thư viện này.

      Tab Thư viện với đặt cảnh báo trên thư viện này được tô sáng
    • Để đặt cảnh báo cho một tài liệu, chọn tài liệu và bấm tệp hoặc tài liệu, sau đó bấm cảnh báo tôi, sau đó bấm thiết đặt cảnh báo trên tài liệu này.

      Trong tab tệp, với đặt cảnh báo trên tài liệu này được tô sáng
    • Để đặt cảnh báo trên mục danh sách, chọn mục và bấm vào tab mục , sau đó bấm cảnh báo tôi và sau đó bấm thiết đặt cảnh báo trên mục này.

      SharePoint 2016 đặt cảnh báo trên một mục với mục được chọn
  3. Chọn các tùy chọn bạn muốn cho cảnh báo. Để thiết đặt và mô tả, hãy xem Tùy chọn cảnh báo dưới đây.

Ghi chú: Tên chính xác của các tab và các nút trong bước 1 và 2 khác nhau nếu bạn đang ở trong một chuyên biệt thư viện hoặc danh sách, chẳng hạn như thư viện ảnh, danh sách nhiệm vụ, hoặc danh sách lịch. Ví dụ, một danh sách lịch có tab sự kiệnlịch mà bạn có thể tìm thấy cảnh báo tôi.

Tùy thuộc vào cách trang web của bạn và các máy chủ được thiết lập, người đã được bạn tạo một cảnh báo có thể nhận được email xác nhận rằng bạn đã tạo một cảnh báo. Email cảnh báo có thể cung cấp nối kết đến danh sách hoặc thư viện, thiết đặt cảnh báo, tên của người đã tạo cảnh báo, dạng xem di động và các thông tin cũng như các lệnh khác.

Hủy bỏ cảnh báo trong SharePoint 2016, 2013 hay 2010

  1. Đi đến SharePoint thư viện hoặc danh sách mà bạn muốn đặt cảnh báo. Nếu bạn đang tìm ở dạng xem của danh sách hoặc thư viện trên một trang khác, bạn có thể phải bấm vào tiêu đề của danh sách hoặc thư viện đầu tiên. Ví dụ, bạn có thể phải bấm tài liệu đầu tiên để đến thư viện tài liệu .

  2. Bấm Thư viện hoặc danh sách, bấm cảnh báo tôi, sau đó bấm Quản lý cảnh báo của tôi.

    Nút cảnh báo SharePoint 2016 quản lý được tô sáng

    Ghi chú: Từ một thư viện tài liệu hoặc danh sách, hãy bấm Thư viện hoặc danh sách (thay vì trang) để tìm thấy nút cảnh báo tôi . Tên chính xác của các tab khác nhau nếu bạn đang ở trong một danh sách chuyên biệt, chẳng hạn như một danh sách nhiệm vụ hoặc danh sách lịch. Ví dụ, một danh sách lịch có tab sự kiệnlịch mà bạn có thể tìm thấy nút cảnh báo tôi .

  3. Bấm vào hộp kiểm bên cạnh tên của cảnh báo bạn muốn xóa bỏ.

  4. Bấm Xóa bỏ cảnh báo chọn, sau đó bấm OK.

    Trình quản lý cảnh báo của tôi với xoá được chọn cảnh báo được tô sáng
  5. Bấm OK.

Tạo một cảnh báo trong SharePoint năm 2007

  1. Nếu danh sách hoặc thư viện không mở sẵn, hãy bấm tên của nó trên Khởi động Nhanh.

    Nếu tên danh sách hoặc thư viện của bạn không xuất hiện, hãy bấm Xem Tất cả Nội dung Site rồi sau đó bấm tên danh sách hoặc thư viện của bạn.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để đặt cảnh báo trên danh sách hoặc thư viện, trên hành động menu Ảnh menu , bấm cảnh báo tôi.

    • Để đặt cảnh báo trên một mục hoặc tài liệu, hãy trỏ tới mục mà bạn muốn tạo một cảnh báo, bấm vào mũi tên xuất hiện, sau đó bấm cảnh báo tôi.

      SharePoint 2007 thả xuống với cảnh báo tôi tô sáng

      Trong dạng xem một số, chẳng hạn như dạng xem các mục trong lịch, bạn có thể phải bấm vào mục, sau đó bấm cảnh báo tôi.

  3. Trên trang cảnh báo mới, hãy chọn các tùy chọn bạn muốn cho cảnh báo. Để thiết đặt và mô tả, hãy xem Tùy chọn cảnh báo dưới đây.

    SharePoint 2007 cảnh báo tùy chọn trang
  4. Bấm OK.

Tùy thuộc vào cách trang web và máy chủ của bạn được thiết lập, bạn đã tạo một cảnh báo cho người có thể nhận được một thông điệp email xác nhận rằng bạn đã tạo một cảnh báo. Thông báo cảnh báo email có thể cung cấp nối kết đến danh sách hoặc thư viện, thiết đặt thông báo, tên của người đã tạo cảnh báo, dạng xem di động, và các thông tin và lệnh.

Đầu trang

Hủy bỏ cảnh báo trong SharePoint 2007

  1. Nếu danh sách hoặc thư viện không mở sẵn, hãy bấm tên của nó trên Khởi động Nhanh.

    Nếu tên danh sách hoặc thư viện của bạn không xuất hiện, hãy bấm Xem Tất cả Nội dung Site rồi sau đó bấm tên danh sách hoặc thư viện của bạn.

  2. Trên hành động menu Ảnh menu , bấm cảnh báo tôi.

  3. Trên trang cảnh báo mới, hãy bấm xem cảnh báo hiện có của tôi trên trang web này.

    SharePoint 2007 cảnh báo tùy chọn trang
  4. Bấm vào hộp kiểm bên cạnh tên của cảnh báo bạn muốn xóa bỏ.

  5. Bấm Xóa bỏ cảnh báo chọn, sau đó bấm OK.

    Trình quản lý cảnh báo của tôi với xoá được chọn cảnh báo được tô sáng
  6. Bấm OK.

Tùy chọn cảnh báo

Trong hộp thoại cảnh báo tôi khi mục thay đổi , các thiết đặt sau đây sẵn dùng cho các cảnh báo trên một mục, tệp, nối kết (nơi hỗ trợ) hoặc thư mục.

Ghi chú: Không phải tất cả thiết đặt có thể sẵn dùng cho tất cả các kiểu cảnh báo hoặc phiên bản của SharePoint.

  • Cảnh báo tiêu đề    Đây là chủ đề cho thông báo email hoặc văn bản. Trước khi nó được điền với tên của thư viện tài liệu và tên mục, nhưng bạn có thể thay đổi nó.

  • Gửi cảnh báo để    Đây là tên người dùng hoặc email bạn muốn cảnh báo được gửi đến. Để nhập nhiều hơn một, tách riêng các địa chỉ với dấu chấm phẩy.

  • Phương pháp chuyển phát    Chọn email hoặc tin nhắn văn bản dành cho cảnh báo. Cho tin nhắn văn bản, thêm số điện thoại và hộp kiểm nếu bạn muốn URL của mục được gửi. Nếu bạn muốn SMS và nó được tô xám, nói chuyện với quản trị SharePoint của bạn, hoặc nó khoa

  • Thay đổi kiểu    Chọn để nhận cảnh báo cho tất cả thay đổi, khi mục mới được thêm vào hoặc mục hiện có được sửa đổi hoặc xóa bỏ. Không có cảnh báo được gửi khi một mục sẽ bị xóa khỏi dạng xem.

  • Gửi cảnh báo cho những thay đổi    Điều này cho phép bạn chọn loại thay đổi mà bạn nhận được cảnh báo. Bạn có thể chọn khi người nào đó thay đổi bất kỳ tệp, nối kết hoặc thư mục, hoặc khi người nào đó thay đổi một tệp, nối kết hoặc thư mục bạn đã tạo hoặc sửa đổi lần cuối.

  • Khi gửi cảnh báo    Điều này xác định mức độ thường xuyên bạn nhận được cảnh báo. Bạn có thể nhận được thông báo ngay lập tức khi thay đổi xảy ra, hoặc một hàng ngày hoặc hàng tuần tóm tắt. Để tóm tắt hàng ngày, bạn có thể đặt thời gian của ngày để gửi. Trên hàng tuần thông báo, bạn có thể đặt ngày và thời gian gửi. Mặc định là gửi thông báo ngay lập tức, nhưng nếu site của bạn đang hoạt động hoặc bạn không cần phải biết ngay lập tức, bạn có thể muốn chọn tóm tắt hàng ngày hoặc hàng tuần.

Danh sách các thiết đặt tùy chọn cảnh báo

Cấu hình email hoặc dịch vụ SMS

Tìm thông tin về cách cấu hình email gửi đi, hoặc dịch vụ SMS hãy xem cấu hình đi email cho SharePoint hoặc cấu hình tài khoản di động trong SharePoint.

Để lại bình luận cho chúng tôi

Bài viết này được hữu ích không? Nếu vậy, vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này. Nếu nó không hữu ích, cho chúng tôi biết điều gì đã được gây nhầm lẫn hay bị thiếu. Vui lòng bao gồm phiên bản của SharePoint, Hệ điều hành và trình duyệt. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các sự kiện, thêm thông tin và cập nhật các bài viết này.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×