Tạo bảng và thêm trường

Tạo bảng và thêm trường

Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu Access, bạn sẽ lưu trữ dữ liệu của mình vào các bảng—danh sách dựa theo đối tượng chứa các hàng và cột. Ví dụ: bạn có thể tạo bảng Danh bạ để lưu trữ danh sách tên, địa chỉ và số điện thoại hoặc bảng Sản phẩm để lưu trữ thông tin về các sản phẩm. Bài viết này giải thích cách tạo bảng, thêm trường vào bảng, đặt khóa chính của bảng và cách đặt các thuộc tính của trường và bảng.

Trước khi bạn tạo bảng và thêm trường, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ các khái niệm cơ bản. Để biết thêm thông tin, xem mục Giới thiệu về bảng.

Trong bài viết này

Cách tạo bảng
Tạo trong cơ sở dữ liệu mới
Tạo trong cơ sở dữ liệu hiện có
Nhập hoặc liên kết
— — Sử dụng dữ liệu bên ngoài
— — Sử dụng site SharePoint
— — Sử dụng một dịch vụ Web
Đặt thuộc tính cho bảng
Lưu bảng

Đặt khóa chính
Xác định trường để sử dụng
Đặt hoặc thay đổi khóa chính
Loại bỏ khóa chính

Di chuyển trường

Thêm trường
Thêm bằng cách nhập dữ liệu
Thêm bằng cách sử dụng mẫu trường
Thiết đặt thuộc tính trườn
Đặt trong dạng xem biểu dữ liệuw
— — Đổi tên trường
— — Thay đổi kiểu dữ liệu
— — Thay đổi một định dạng
— — Đặt các thuộc tính khác
Đặt thuộc tính trong dạng xem Thiết kế
— — Thay đổi kiểu dữ liệu
— — Đặt các thuộc tính khác

Tạo bảng

Một cơ sở dữ liệu đơn giản, như danh sách liên hệ, có thể sẽ chỉ sử dụng một bảng đơn. Tuy nhiên, nhiều cơ sở dữ liệu sẽ sử dụng nhiều bảng. Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu mới, bạn sẽ tạo một tệp mới trên máy tính của mình hoạt động như một bộ chứa cho toàn bộ đối tượng trong cơ sở dữ liệu, bao gồm bảng của bạn.

Bạn có thể tạo bảng bằng cách tạo một cơ sở dữ liệu mới, bằng cách chèn bảng vào cơ sở dữ liệu hiện có hoặc bằng cách nhập hay liên kết tới bảng từ một nguồn dữ liệu khác — chẳng hạn như sổ làm việc Microsoft Excel, tài liệu Microsoft Word, tệp văn bản hoặc một cơ sở dữ liệu khác. Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu trống mới thì một bảng trống mới sẽ tự động được chèn cho bạn. Khi đó, bạn có thể nhập dữ liệu vào bảng để bắt đầu định nghĩa trường của mình.

Đầu trang

Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu mới

  1. Bấm vào Tệp > Mới, rồi chọn Cơ sở dữ liệu máy tính trống.

  2. Trong hộp Tên tệp, nhập tên tệp cho cơ sở dữ liệu mới.

  3. Để duyệt tới vị trí khác và lưu cơ sở dữ liệu, bấm vào biểu tượng thư mục.

  4. Bấm Tạo.

    Cơ sở dữ liệu mới mở ra và một bảng mới có tên là Bảng1 được tạo và mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu trang

Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện có

  1. Bấm vào Tệp > Mở, và bấm vào cơ sở dữ liệu nếu nó được liệt kê bên dưới Gần đây. Nếu không, hãy chọn một trong các tùy chọn duyệt để định vị cơ sở dữ liệu.

  2. Trong hộp thoại Mở, chọn cơ sở dữ liệu mà bạn muốn mở, rồi bấm vào Mở.

  3. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Bảng.

    Một bảng mới được chèn vào cơ sở dữ liệu, đồng thời bảng sẽ mở ra trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu trang

Nhập hoặc liên kết để tạo bảng

Bạn có thể tạo bảng bằng cách nhập hoặc liên kết tới dữ liệu được lưu ở bất kỳ đâu. Bạn có thể nhập hoặc liên kết tới dữ liệu trong một trang tính Excel, một danh sách SharePoint, một tệp XML, một cơ sở dữ liệu Access khác, một thư mục Microsoft Outlook và nhiều định dạng khác.

Khi bạn nhập dữ liệu, bạn tạo một bản sao dữ liệu trong một bảng mới trên cơ sở dữ liệu hiện tại. Các thay đổi sau đó đối với dữ liệu nguồn sẽ không ảnh hưởng tới các dữ liệu được nhập và những thay đổi đối với dữ liệu đã nhập cũng không ảnh hưởng tới dữ liệu nguồn. Sau khi bạn kết nối với một nguồn dữ liệu và nhập dữ liệu của nguồn đó, bạn có thể sử dụng dữ liệu đã nhập mà không phải kết nối với nguồn. Bạn có thể thay đổi thiết kế của một bảng đã nhập.

Khi bạn kêt nối tới dữ liệu, bạn có thể tạo một bảng được nối kết trong cơ sở dữ liệu hiện tại đại diện một nối kết trực tiếp tới thông tin hiện có được lưu ở bất kỳ đâu. Khi bạn thay đổi dữ liệu trong một bảng được nối kết, bạn sẽ thay đổi nó trong nguồn. Bất kỳ khi nào dữ liệu thay đổi trong nguồn, những thay đổi đó cũng được hiển thị trong bảng được nối kế. Bạn phải có thể kết nối với nguồn dữ liệu bất kỳ khi nào bạn sử dụng bảng được nối kết. Bạn không thể thay đổi thiết kế của bảng được nối kết.

Lưu ý: Bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu trong trang tính Excel bằng cách sử dụng bảng đã liên kết. Giải pháp thay thế là nhập dữ liệu nguồn vào cơ sở dữ liệu Access, rồi liên kết tới cơ sở dữ liệu từ Excel.

Đầu trang

Tạo một bảng mới bằng cách nhập hoặc liên kết với dữ liệu bên ngoài

  1. Bấm vào Tệp > Mở.

  2. Trong hộp thoại Mở, chọn và mở cơ sở dữ liệu mà bạn muốn tạo bảng mới trong đó.

  3. Trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập & Liên kết, bấm vào một trong các nguồn dữ liệu sẵn có. 

    Ảnh Ribbon Access

  4. Theo các hướng dẫn trong hộp thoại xuất hiện ở từng bước.

    Access tạo bảng mới và hiển thị trong Ngăn Dẫn hướng.

Đầu trang

Sử dụng trang SharePoint để tạo bảng

Bạn có thể tạo bảng trong cơ sở dữ liệu của mình để nhập hoặc liên kết tới danh sách SharePoint. Bạn cũng có thể tạo danh sách SharePoint mới bằng cách sử dụng mẫu được xác định sẵn. Mẫu được xác định sẵn trong Access gồm Danh bạ, Tác vụ, Sự cố và Sự kiện.

  1. Bấm vào Tệp > Mở.

  2. Trong hộp thoại Mở, chọn cơ sở dữ liệu mà bạn muốn tạo bảng mới trong đó, rồi bấm vào Mở.

  3. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Danh sách SharePoint.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    Tạo một danh sách SharePoint dựa vào một mẫu

    1. Bấm vào Danh bạ, Tác vụ, Sự cố hoặc Sự kiện.

    2. Trong hộp thoại Tạo Danh sách Mới, nhập URL cho site SharePoint ở nơi bạn muốn tạo danh sách.

    3. Nhập tên cho danh sách mới và mô tả của danh sách vào các hộp Chỉ định tên cho danh sách mớiMô tả.

    4. Để mở bảng được liên kết sau khi tạo, hãy chọn hộp kiểm Mở danh sách khi hoàn tất (được chọn theo mặc định).

    Tạo danh sách tùy chỉnh

    1. Bấm Tùy chỉnh.

    2. Trong hộp thoại Tạo Danh sách Mới, nhập URL cho site SharePoint ở nơi bạn muốn tạo danh sách.

    3. Nhập tên cho danh sách mới và mô tả của danh sách vào các hộp Chỉ định tên cho danh sách mớiMô tả.

    4. Để mở bảng được liên kết sau khi tạo, hãy chọn hộp kiểm Mở danh sách khi hoàn tất (được chọn theo mặc định).

    Nhập dữ liệu từ danh sách hiện có

    1. Bấm Danh sách SharePoint Hiện có.

    2. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài, hãy nhập URL cho trang SharePoint chứa dữ liệu mà bạn muốn nhập.

    3. Bấm Nhập dữ liệu nguồn vào trong một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại, rồi bấm Tiếp.

    4. Chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi danh sách SharePoint mà bạn muốn nhập.

    Liên kết đến một danh sách

    1. Bấm Danh sách SharePoint Hiện có.

    2. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài - Trang SharePoint, hãy nhập URL cho trang SharePoint có chứa danh sách mà bạn muốn nối kết.

    3. Bấm Nối kết nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng đã nối kết, rồi bấm Tiếp.

    4. Chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi danh sách SharePoint mà bạn muốn nối kết.

Đầu Trang

Sử dụng một dịch vụ web để tạo bảng

Bạn có thể tạo một bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn kết nối tới dữ liệu tại một trang web cung cấp giao diện dịch vụ web. Bảng dịch vụ web chỉ đọc.

  1. Trong tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập & Nối kết, bấm Xem thêm rồi bấm Dịch vụ Dữ liệu.

  2. Nếu kết nối bạn muốn sử dụng đã được cài đặt, hãy bỏ qua bước 5. Nếu không, hãy tiếp tục với bước tiếp theo.

  3. Bấm Cải đặt kết nối mới.

  4. Chọn tệp kết nối bạn muốn sử dụng, rồi bấm OK.

  5. Trong hộp thoại Tạo Nối kết đến Dữ liệu Dịch vụ Web, mở rộng kết nối bạn muốn sử dụng.

  6. Chọn bảng bạn muốn nối kết tới. Access hiển thị các trường ở cạnh bên phải của hộp thoại.

  7. Tùy chọn, hãy gõ một tên cho bảng được nối kết trong hộp Xác định tên nối kết. Access sẽ sử dụng tên này cho bảng được nối kết trong Ngăn Dẫn hướng.

  8. Bấm OK. Access tạo bảng được nối kết.

Đầu Trang

Đặt thuộc tính cho bảng

Ngoài việc đặt trường thuộc tính, bạn còn có thể đặt thuộc tính áp dụng cho toàn bộ bảng hoặc toàn bộ bản ghi.

  1. Chọn bảng có các thuộc tính bạn muốn đặt.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  3. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm vào Trang Thuộc tính.

    Hiện/Ẩn nhóm trên tab Thiết kế trong Access

    Trang thuộc tính bảng được hiển thị.

  4. Trên trang tính thuộc tính, bấm tab Chung.

  5. Bấm vào hộp ở bên trái thuộc tính mà bạn muốn đặt, rồi nhập một thiết đặt cho thuộc tính.

    Đừng quên nhấn CTRL+S để lưu các thay đổi của bạn.

    Sử dụng thuộc tính bảng này

    Để

    Hiển thị các Chế độ xem trên Site SharePoint

    Đặc biệt các dạng xem tùy thuộc vào bảng có thể được hiển thị trên một trang SharePoint.

    Lưu ý: Hiệu ứng của thiết đặt này tùy thuộc vào thiết đặt thuộc tính cơ sở dữ liệu trong Hiển thị Tất cả Dạng Xem trên Trang SharePoint.

    Mở rộng bảng dữ liệu con

    Mở rộng toàn bộ bảng dữ liệu con khi bạn mở bảng.

    Chiều cao của Bảng dữ liệu con

    Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Nếu bạn muốn bung rộng cửa sổ bảng dữ liệu con để hiển thị tất cả các hàng, hãy đặt thuộc tính này là 0".

    • Nếu bạn muốn điều khiển chiều cao của bảng dữ liệu con, hãy nhập chiều cao mong muốn bằng in-xơ.

    Định hướng

    Đặt hướng dạng xem, tùy theo ngôn ngữ của bạn đọc từ trái sang phải hoặc từ phải sang trái.

    Mô tả

    Cung cấp phần mô tả về bảng. Mô tả này sẽ xuất hiện trong chú giải công cụ đối với bảng.

    Chế độ xem Mặc định

    Đặt Biểu dữ liệu, PivotTable hoặc PivotChart làm dạng xem mặc định khi bạn mở bảng. Các tùy chọn PivotTable và PivotChart đã bị loại bỏ khỏi Access, kể từ Access 2013.

    Quy tắc Xác thực

    Nhập một biểu thức đúng với bất kỳ khi nào thêm hoặc thay đổi bản ghi.

    Văn bản Xác thực

    Nhập một thông tin được hiển thị khi bản ghi vi phạm biểu thước trong thuộc tính Quy tắc Hợp lệ.

    Bộ lọc

    Định nghĩa các tiêu chí để hiển thị chỉ các hàng khớp trong dạng xem Biểu dữ liệu.

    Xếp thứ tự theo

    Chọn một hoặc nhiều trường để định rõ thứ tự sắp xếp mặc định của hàng trong dạng xem Biểu dữ liệu.

    Tên của Bảng dữ liệu con

    Định rõ xem bảng dữ liệu con có xuất hiện trong dạng xem Biểu dữ liệu hay không, và nếu có, bảng nào hoặc truy vấn nào phải cung cấp hàng trong bảng dữ liệu con.

    Trường Con Liên kết

    Liệt kê các trường trong bảng hoặc truy vấn được sử dụng cho bảng dữ liệu con khớp với thuộc tính Nối kết các Trường Chính đã được định rõ trong bảng.

    Trường Chính Liên kết

    Liệt kê các trường trong bảng khớp với thuộc tính Nối kết các Trường Con đã được định rõ trong bảng.

    Bộ lọc Khi Tải

    Tự động áp dụng các tiêu chí bộ lọc trong trường thuộc tính Bộ lọc (khi thiết đặt là Có) khi bảng được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

    Xếp thứ tự Theo Khi Tải

    Tự động áp dụng các tiêu chí bộ lọc trong trường thuộc tính Xếp thứ tự Theo (khi đặt là Có) khi bảng được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

    Mẹo    Để cung cấp thêm dung lượng nhằm nhập hoặc chỉnh sửa thiết đặt trong hộp thuộc tính, nhấn SHIFT+F2 để hiển thị hộp Thu phóng. Nếu bạn đang đặt thuộc tính Quy tắc tính hợp lệ thành một biểu thức và muốn trợ giúp trong việc xây dựng nó, hãy nhấp vào Nút Trình Tạo bên cạnh hộp thuộc tính Quy tắc tính hợp lệ để hiển thị Trình tạo biểu thức.

Đầu Trang

Lưu bảng

Sau khi bạn tạo hoặc sửa đổi bảng, bạn nên lưu lại thiết kế của bảng đó. Khi bạn lưu bảng lần đầu, hãy đặt tên giúp mô tả dữ liệu mà bảng đó chứa. Bạn có thể sử dụng tối đa 64 ký tự gồm chữ và số, gồm cả khoảng trống. Ví dụ: bạn có thể đặt tên bảng là Khách hàng, Kiểm kê Phụ tùng hoặc Sản phẩm.

Access cho phép bạn đặt tên bảng một cách linh hoạt; tuy nhiên, vẫn có một số hạn chế mà bạn cần lưu ý. Tên bảng có thể dài tối đa 64 ký tự và chứa mọi tổ hợp chữ cái, số, dấu cách và các ký tự đặc biệt, ngoại trừ dấu chấm (.), dấu chấm than (!), dấu ngoặc vuông ([]), dấu cách đầu dòng, dấu bằng đầu dòng (=) hoặc ký tự không in được như dấu xuống dòng. Tên cũng không được chứa bất kỳ ký tự nào sau đây:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

Mẹo: Bạn nên quyết định một quy ước đặt tên cho các đối tượng trong cơ sở dữ liệu của mình, rồi sử dụng chúng một cách nhất quán.

  1. Chọn Tệp > Lưu hoặc nhấn CTRL+S.

  2. Nếu bạn đang lưu bảng lần đầu, hãy nhập tên cho bảng, rồi bấm vào OK.

Đầu Trang

Đặt khóa chính

Trừ khi bạn có lý do cụ thể để không làm vậy, bạn nên chỉ định một khóa chính cho bảng. Access sẽ tự động tạo chỉ mục cho khóa chính, chỉ mục này có thể giúp cải thiện hiệu suất cơ sở dữ liệu. Access cũng sẽ đảm bảo rằng mọi bản ghi đều có một giá trị trong trường khóa chính và giá trị đó luôn là duy nhất. Các giá trị duy nhất rất quan trọng vì theo cách khác thì không có cách nào để có thể phân biệt một cách tin cậy một hàng cụ thể với các hàng khác.

Khi bạn tạo bảng mới trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access sẽ tự động tạo khóa chính cho bạn và gán tên trường của ID, cũng như loại dữ liệu Số Tự động cho khóa.

Trong cửa sổ Thiết kế, bạn có thể thay đổi hoặc loại bỏ khóa chính hay đặt khóa chính cho bảng chưa có khóa.

Đầu trang

Xác định trường để sử dụng làm khóa chính

Đôi khi, có thể bạn đã có dữ liệu mà bạn muốn sử dụng làm khóa chính. Ví dụ: bạn có thể có số ID hiện tại cho các nhân viên của mình. Nếu bạn tạo bảng để theo dõi thông tin nhân viên, bạn có thể quyết định sử dụng ID nhân viên hiện có làm khóa chính cho bảng. Hoặc có thể ID nhân viên chỉ là duy nhất trong tổ hợp có ID bộ phận, yêu cầu bạn sử dụng cả hai trường cùng với nhau làm khóa chính. Một ứng viên tốt cho khóa chính có các đặc tính sau:

  • Mỗi bản ghi có một giá trị duy nhất cho trường hoặc tổ hợp trường.

  • Trường hoặc tổ hợp trường không bao giờ trống hoặc rỗng — luôn có một giá trị trong đó.

  • Các giá trị không thay đổi.

Nếu không tồn tại dữ liệu nào phù hợp để sử dụng làm khóa chính, bạn có thể tạo trường mới để sử dụng làm khóa chính. Khi bạn tạo trường mới để sử dụng làm khóa chính, hãy đặt loại dữ liệu của trường cho Số Tự động nhằm giúp đảm bảo rằng Số Tự động đáp ứng được ba đặc tính trong danh sách trước.

Đầu trang

Đặt hoặc thay đổi khóa chính

  1. Chọn bảng có khóa chính mà bạn muốn đặt hoặc thay đổi.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  3. Trong lưới thiết kế bảng, chọn trường hoặc các trường mà bạn muốn sử dụng làm khóa chính.

    Để chọn một trường, bấm vào bộ chọn hàng cho trường bạn muốn chọn.

    Để chọn nhiều trường, nhấn và giữ phím CTRL, rồi bấm vào bộ chọn hàng cho từng trường.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, hãy bấm Khóa chính.

    Nhóm Công cụ trên tab Thiết kế

    Một chỉ báo khóa sẽ xuất hiện ở bên trái trường hoặc các trường mà bạn chỉ định làm khóa chính.

Đầu trang

Loại bỏ khóa chính

  1. Chọn bảng có khóa chính mà bạn muốn loại bỏ.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  3. Bấm vào bộ chọn hàng cho khóa chính hiện tại. Nếu khóa chính có chứa nhiều trường, nhấn giữ phím CTRL, rồi bấm vào bộ chọn hàng cho từng trường.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, hãy bấm Khóa chính.

    Nhóm Công cụ trên tab Thiết kế

    Chỉ báo khóa bị xóa khỏi các trường mà trước đó bạn đã chọn làm khóa chính.

Khi bạn lưu bảng mới mà không đặt khóa chính, Access sẽ nhắc bạn tạo trường mới cho khóa chính. Nếu bạn bấm vào , Access sẽ tạo một trường ID sử dụng loại dữ liệu Số Tự động để cung cấp giá trị riêng cho từng bản ghi. Nếu bảng của bạn đã tích hợp trường Số Tự động, Access sẽ sử dụng trường này làm khóa chính. Nếu bạn bấm vào Không, Access sẽ không thêm trường và không có khóa chính nào được đặt.

Đầu Trang

Thêm trường

Để lưu trữ một phần dữ liệu mới về một nội dung nào đó mà bạn đã tạo bảng Access, hãy cân nhắc đến việc thêm một trường vào bảng này. Ví dụ: giả sử bạn đã tạo bảng lưu trữ tên, họ, địa chỉ email, số điện thoại và địa chỉ gửi thư của từng khách hàng. Nếu bạn muốn bắt đầu theo dõi phương tiện liên lạc của từng khách hàng, bạn cần thêm một trường để lưu trữ phần dữ liệu đó.

Bạn lưu mỗi phần của dữ liệu bạn muốn theo dõi vào một trường. Ví dụ, trong bảng các liên hệ, bạn tạo các trường cho Họ, Tên, Số điện thoại và Địa chỉ. Trong bảng sản phẩm, bạn tạo các trường cho Tên sản phẩm, ID Sản phẩm và Giá.

Mỗi trường đều có những thuộc tính cơ bản nhất định, chẳng hạn như tên dùng để nhận dạng duy nhất trường đó bên trong bảng, kiểu dữ liệu xác định tính chất của dữ liệu, các hoạt động có thể thực hiện đối với dữ liệu và dung lượng lưu trữ hiện có cho từng giá trị.

Trước khi bạn tạo các trường, hãy cố gắng tách riêng dữ liệu thành các phần hữu ích nhỏ nhất. Việc kết hợp dữ liệu sau đó dễ dàng hơn là tách riêng dữ liệu ra. Ví dụ: thay vì trường Họ Tên, hãy cân nhắc việc tạo các trường riêng cho Họ và Tên. Sau đó, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm hoặc sắp xếp theo Tên, Họ hoặc cả hai. Nếu bạn định báo cáo, sắp xếp, tìm kiếm hoặc tính toán theo một mục dữ liệu, hãy đặt mục đó vào riêng một trường.

Sau khi bạn tạo một trường, bạn cũng có thể đặt thuộc tính trường để điều khiển sự xuất hiện và hành vi của nó. Ví dụ: thuộc tính Format xác định cách thức dữ liệu xuất hiện trong biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu có chứa trường đó.

Đầu trang

Thêm trường bằng cách nhập dữ liệu

Khi tạo bảng mới hoặc mở bảng hiện có trong Dạng xem biểu dữ liệu, bạn có thể thêm trường vào bảng bằng cách nhập dữ liệu vào cột Thêm trường mới của biểu dữ liệu (1). Access sẽ tự động gán kiểu dữ liệu cho trường dựa trên giá trị bạn nhập. Nếu mục nhập của bạn không có ngụ ý về kiểu dữ liệu nào khác, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu là Văn bản nhưng bạn có thể thay đổi kiểu dữ liệu.

Biểu dữ liệu trong Access với cột Thêm Trường Mới

Cách nhập dữ liệu trong cột Thêm trường mới:

  1. Tạo hoặc mở một bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu bằng cách bấm chuột phải vào bảng bạn muốn trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm vào Dạng xem biểu dữ liệu từ menu lối tắt.

  2. Trong cột Thêm Trường Mới, hãy nhập tên trường mà bạn muốn tạo.

    Sử dụng tên mô tả để bạn có thể xác định trường hơn dễ dàng.

  3. Nhập dữ liệu vào trong trường mới.

Đầu trang

Thêm trường bằng cách sử dụng mẫu trường

Đôi khi, việc chọn trường từ danh sách trường được xác định trước phù hợp với nhu cầu của bạn còn dễ dàng hơn việc tạo trường thủ công. Bạn có thể sử dụng danh sách Xem thêm trường để chọn trong danh sách các mẫu trường. Một mẫu trường là tập hợp các đặc tính và thuộc tính được xác định trước có tác dụng mô tả trường. Định nghĩa của mẫu trường gồm tên trường, loại dữ liệu, thiết đặt cho thuộc tính Định dạng của trường cùng các thuộc tính trường khác.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm vào Dạng xem, rồi bấm vào Dạng xem Biểu dữ liệu.

  2. Trên tab Trường, trong nhóm Thêm & Xóa, bấm vào Xem thêm Trường.

    Ảnh chụp màn hình mục Thêm & Xóa nhóm trên tab dải băng Trường.

  3. Chọn một trường trong danh sách Xem thêm Trường để chèn cột mới. Access đặt trường ở bên phải cột mà bạn hiện đặt con trỏ. Nếu bạn chọn một trong các tùy chọn trường bên dưới đầu đề Bắt đầu Nhanh, chẳng hạn như Địa chỉ, thì Access sẽ tạo ra nhiều trường trong bảng của bạn để chứa nhiều phần của địa chỉ.

Đầu Trang

Đặt thuộc tính cho trường

Sau khi bạn tạo một trường, bạn có thể đặt thuộc tính trường để điều khiển sự xuất hiện và hành vi của nó.

Ví dụ, khi thiết đặt các thuộc tính trường, bạn có thể:

  • Điều khiển sự xuất hiện của dữ liệu trong trường

  • Giúp ngăn ngừa các mục nhập dữ liệu không đúng trong một trường

  • Định rõ các giá trị mặc định cho một trường

  • Tăng tốc tìm kiếm và sắp xếp trong một trường

Bạn có thể đặt vài thuộc tính trường sẵn có khi bạn làm việc trong dạng xem Biểu dữ liệu. Tuy nhiên, để truy nhập và đặt danh sách đầy đủ các thuộc tính trường, bạn phải sử dụng dạng xem Thiết kế.

Các thuộc tính bạn có thể đặt, tùy theo kiểu dữ liệu của trường đó.

Đầu trang

Đặt thuộc tính trường trong dạng xem Biểu dữ liệu

Bạn có thể đổi tên trường, thay đổi loại dữ liệu, thay đổi thuộc tính Định dạng và thay đổi một số thuộc tính khác của trường khi bạn làm việc trong dạng xem Biểu dữ liệu.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng bạn muốn mở.

  2. Trên menu lối tắt, bấm vào dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu trang

Đổi tên trường

Khi bạn thêm một trường bằng cách nhập dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access tự động gán một tên chung cho trường. Access gán tên Trường_1 cho trường mới đầu tiên, Trường_2 cho trường mới thứ hai và cứ tiếp tục như thế. Theo mặc định, tên trường được sử dụng làm nhãn khi trường được hiển thị, ví dụ như đầu đề cột trong một biểu dữ liệu. Việc đổi tên trường để chúng có tên mô tả rõ hơn sẽ giúp bạn dễ dàng sử dụng trường hơn khi xem hoặc chỉnh sửa các bản ghi.

  1. Bấm chuột phải vào tiêu đề của trường mà bạn muốn đổi tên (ví dụ: Truong1).

  2. Trên menu lối tắt, bấm vào Đổi tên Trường.

  3. Nhập tên mới trong tiêu đề trường.

    Tên trường có thể lên tới 64 ký tự (chữ hoặc số), gồm cả khoảng trống.

Đầu trang

Thay đổi loại dữ liệu của trường

Khi bạn tạo một trường bằng cách nhập dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access sẽ kiểm tra dữ liệu để xác định kiểu dữ liệu phù hợp cho trường. Ví dụ: nếu bạn nhập 1/1/2017, Access nhận dạng dữ liệu là ngày tháng và đặt kiểu dữ liệu cho trường này là Ngày/Giờ. Nếu Access không thể xác định rõ kiểu dữ liệu này, kiểu dữ liệu sẽ được đặt mặc định là Văn bản (Văn bản Ngắn nếu bạn đang sử dụng Access 2016).

Kiểu dữ liệu của trường sẽ xác định các thuộc tính khác của trường mà bạn có thể đặt. Ví dụ: bạn chỉ có thể đặt thuộc tính Chỉ Nối vào cho trường có kiểu dữ liệu Siêu kết nối hoặc kiểu dữ liệu Bản ghi nhớ (Văn bản Dài nếu bạn đang sử dụng Access 2016).

Trong một số trường hợp, bạn sẽ muốn thay đổi kiểu dữ liệu trường theo cách thủ công. Ví dụ: giả sử bạn có số phòng trông giống ngày tháng, ví dụ như 10/2017. Nếu bạn nhập 10/2017 vào một trường mới trong dạng xem Biểu dữ liệu, tính năng tự động phát hiện kiểu dữ liệu sẽ chọn kiểu dữ liệu Ngày/Giờ cho trường đó. Do số phòng là các nhãn, không phải là ngày tháng nên chúng phải sử dụng kiểu dữ liệu Văn bản. Sử dụng quy trình sau để thay đổi kiểu dữ liệu của trường.

  1. Trên Dải băng, bấm vào tab Trường.

  2. Trong danh sách Kiểu Dữ liệu, trong nhóm Định dạng, chọn kiểu dữ liệu mà bạn muốn.

    Hình ảnh nhóm Kiểu dữ liệu và Định dạng trên Dải băng Access

    Kiểu dữ liệu nào sẵn dùng?

    Xem mục Các kiểu dữ liệu cho cơ sở dữ liệu Access trên máy tính để biết danh sách kiểu dữ liệu có sẵn đầy đủ trong cơ sở dữ liệu Access.

    Mẹo về kiểu dữ liệu

    • Kích cỡ tối đa của tệp cơ sở dữ liệu Access là 2 gigabyte.

    • Để tối ưu hóa hiệu suất, bạn nên sử dụng Cỡ Trường phù hợp nhất khi tạo trường Văn bản hoặc Số. Ví dụ: nếu bạn muốn lưu trữ mã bưu điện với một độ dài có thể dự đoán, hãy chỉ định độ dài đó làm kích cỡ trường. Bạn có thể chỉ định kích cỡ trường bằng cách đặt giá trị trong hộp thuộc tính Cỡ Trường. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Đặt các thuộc tính trường khác.

    • Đối với các số điện thoại, số phần và số khác mà bạn không định sử dụng cho các phép tính toán học, bạn nên chọn loại dữ liệu Văn bản thay cho loại dữ liệu Số. Bạn có thể sắp xếp và lọc một giá trị số được lưu trữ dưới dạng văn bản lô-gic hơn.

Đầu trang

Thay đổi định dạng trường

Ngoài việc xác định loại dữ liệu của trường mới, Access cũng có thể đặt thuộc tính Định dạng cho trường, tùy thuộc vào dữ liệu bạn nhập. Ví dụ, nếu bạn nhập 10:50 sa, Access đặt loại dữ liệu là Ngày/Giờ và thuộc tính Định dạng là Thời gian Trung bình. Để thay đổi theo cách thủ công thuộc tính Định dạng của trường, hãy thực hiện thao tác sau:

  1. Trên Dải băng, bấm vào tab Trường

  2. Trong danh sách Định dạng, trong nhóm Định dạng, hãy nhập định dạng mà bạn muốn. 

    Lưu ý: Danh sách Định dạng có thể không sẵn dùng đối với một vài trường (ví dụ Văn bản), tùy thuộc vào loại dữ liệu của trường.

Đầu trang

Đặt các thuộc tính khác

  1. Trong dạng xem Biểu dữ liệu, bấm trường bạn muốn đặt thuộc tính.

  2. Trên tab Trường, trong nhóm Thuộc tính, Định dạng hoặc Xác nhận tính hợp lệ trường, chọn các thuộc tính mà bạn muốn.

Đầu trang

Đặt thuộc tính trường trong cửa sổ Thiết kế

Bạn có thể đặt thuộc tính trường bất kỳ khi bạn làm việc bằng bảng trong cửa sổ Thiết kế. Trong cửa sổ Thiết kế, bạn đặt loại dữ liệu trường trong lưới thiết kế bảng, rồi đặt các thuộc tính khác trong ngăn Thuộc tính Trường.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng.

  2. Trên menu lối tắt, bấm vào cửa sổ Thiết kế.

Đầu trang

Thay đổi loại dữ liệu của trường

Bạn có thể thay đổi các khía cạnh khác nhau của trường sau khi tạo nó.

Cảnh báo: Bạn cũng có thể thay đổi những khía cạnh này của trường mà bạn tạo từ trước. Tuy nhiên, nếu đã có dữ liệu trong trường rồi, một số hành động sẽ không khả dụng hoặc có thể làm mất dữ liệu.

  1. Trong lưới thiết kế bảng, xác định trường mà bạn muốn đặt loại dữ liệu.

  2. Trong cột Loại Dữ liệu, chọn một loại dữ liệu từ danh sách.

    Kiểu dữ liệu nào sẵn dùng?

    Xem mục Các kiểu dữ liệu cho cơ sở dữ liệu Access trên máy tính để biết danh sách kiểu dữ liệu có sẵn đầy đủ trong cơ sở dữ liệu Access.

    Mẹo về kiểu dữ liệu

    • Kích cỡ tối đa của tệp cơ sở dữ liệu Access là 2 gigabyte.

    • Đối với các số điện thoại, số phần và số khác mà bạn không định sử dụng cho các phép tính toán học, bạn nên chọn loại dữ liệu Văn bản thay cho loại dữ liệu Số. Bạn có thể sắp xếp và lọc giá trị số được lưu trữ dưới dạng văn bản lô-gic hơn nhưng không thể sử dụng dễ dàng trong các phép tính.

    • Đối với các kiểu dữ liệu Văn bản và Số, bạn có thể chỉ định kích cỡ trường hoặc kiểu dữ liệu chính xác hơn bằng cách đặt giá trị trong hộp thuộc tính Cỡ Trường.

Đầu trang

Đặt các thuộc tính khác cho trường

Lưu ý: Không phải tất cả các định dạng đều sẵn dùng cho tất cả các kiểu dữ liệu. Đặt kiểu dữ liệu trước rồi sau đó nếu cần, hãy đặt định dạng.

  1. Trong lưới thiết kế bảng, chọn trường mà bạn muốn đặt thuộc tính. Access sẽ hiển thị thuộc tính cho trường này trong ngăn Thuộc tính Trường.

    Loại dữ liệu của trường sẽ xác định thuộc tính bạn có thể đặt.

  2. Trong ngăn Thuộc tính Trường, nhập thiết đặt mà bạn muốn sử dung cho từng thuộc tính hoặc nhấn F6, rồi sử dụng các phím mũi tên để chọn thuộc tính.

    Những trường thuộc tính nào khả dụng?

    Xem mục Giới thiệu về các kiểu dữ liệu và thuộc tính trường để biết danh sách đầy đủ các thuộc tính trường có sẵn cho từng kiểu dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access.

    Lưu ý: Không phải tất cả các thuộc tính đều khả dụng cho mọi trường. Kiểu dữ liệu của trường sẽ xác định loại thuộc tính có trong trường.

  3. Để cung cấp thêm không gian để nhập hoặc chỉnh sửa thiết đặt thuộc tính trong hộp thuộc tính, nhấn SHIFT+F2 để hiển thị hộp Thu phóng.

    Mẹo: Nếu bạn dấu hiệu nhập hoặc biểu thức xác thực và muốn trợ giúp trong việc xây dựng nó, hãy nhấp vào Nút Trình Tạo bên cạnh hộp thuộc tính để hiển thị trình tạo thích hợp.

  4. Để lưu thay đổi của bạn, hãy nhấn CTRL+S.

Đầu trang

Di chuyển trường

Để di chuyển một trường, hãy kéo trường đó vào vị trí mà bạn muốn. Để chọn nhiều trường liền kề, bấm vào trường đầu tiên, giữ phím SHIFT, sau đó bấm vào trường cuối cùng. Sau đó bạn có thể kéo nhóm trường đã chọn sang một vị trí mới.

Kéo một trường sẽ thay đổi vị trí của trường đó trên Biểu dữ liệu, nhưng không thay đổi trật tự các trường trong thiết kế bảng. Nếu bạn truy cập vào các trường theo lịch trình, trật tự ban đầu sẽ được áp dụng. Ví dụ, nếu bạn kéo một trường sang vị trí mới trên Biểu dữ liệu, sau đó tạo một mẫu từ bảng bằng cách dùng nút Biểu mẫu, trường đó sẽ nằm ở vị trí ban đầu.

Đầu trang

Xem thêm

Thêm trường được tính toán vào bảng

Thêm trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×