Tạo Trung tâm Bản ghi

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Trung tâm bản ghi nhằm dưới dạng một kho lưu trữ Trung tâm mà tổ chức có thể lưu trữ và quản lý tất cả các bản ghi chẳng hạn như tài liệu pháp lý hoặc tài chính. Trung tâm bản ghi hỗ trợ toàn bộ bản ghi quản lý quy trình, từ bộ sưu tập bản ghi thông qua quản lý bản ghi để bố trí bản ghi.

Mẫu site Trung tâm bản ghi là tương tự như các trang SharePoint khác trong đó nó đóng vai trò như một kho lưu trữ chung cho tài liệu và cho phép cộng tác giữa các trang người dùng. Mẫu site Trung tâm bản ghi, Tuy nhiên, là một trang cấu hình trước thiết kế chuyên để giúp tổ chức thực hiện các chương trình quản lý và duy trì bản ghi. Lập phiên bản, kiểm nghiệm, quản lý siêu dữ liệu, khám phá điện tử và định tuyến có thể tùy chỉnh bản ghi là các tính năng dựng sẵn có thể giúp bạn quản lý bản ghi hiệu quả hơn.

Ví dụ về dòng công việc để lưu giữ bản ghi

Ghi chú: SharePoint cung cấp khả năng quản lý bản ghi "tại chỗ." Với quản lý bản ghi tại chỗ, bạn có thể dùng bất kỳ tính năng sẵn dùng trong Trung tâm bản ghi, chẳng hạn như thông tin quản lý chính sách áp dụng định tuyến và giữ, quản lý bản ghi trên bất kỳ site.

Đầu trang

Xác định một kế hoạch quản lý bản ghi

Ở mức cao nhất, có hai bước chính liên quan đến thiết kế một site Trung tâm bản ghi để thực hiện một chương trình quản lý bản ghi:

  1. Tổ chức phải phát triển chiến lược quản lý bản ghi một và chính thức một kế hoạch quản lý bản ghi. Đây là một công sức có liên quan đến phối hợp giữa các người quản lý bản ghi, chuyên viên tuân thủ, chuyên gia CNTT và nhân viên thông tin.

  2. Tổ chức rồi phải cấu hình một hoặc nhiều trang Trung tâm bản ghi để thực hiện kế hoạch quản lý bản ghi.

Các phần bên dưới tạo đại cương cho các thành phần chính liên quan trong mỗi của các bước sau đây.

Lập kế hoạch quản lý bản ghi

Trước khi một tổ chức có thể cấu hình site Trung tâm bản ghi như giải pháp quản lý bản ghi của nó, nó sẽ phát triển một trang trọng kế hoạch cho chiến lược quản lý bản ghi của nó. Các thành phần cụ thể của một kế hoạch quản lý bản ghi chính thức có thể sẽ là duy nhất để tổ chức riêng lẻ hoặc doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu như tất cả các gói quản lý bản ghi bao gồm các tài liệu và quy trình sau đây:

Sơ đồ tệp      Một tệp gói mô tả các loại tài liệu hoặc mục mà tổ chức thừa nhận là bản ghi chính thức doanh nghiệp. Nó cho biết nơi những bản ghi được lưu trữ và nó sẽ cung cấp thông tin sự khác biệt giữa một loại bản ghi từ khác. Sơ đồ tệp đóng vai trò như một tập hợp đầy đủ các chính sách, quy trình và hướng dẫn tạo, lưu trữ và quản lý bản ghi. Một tệp gói nên bao gồm tất cả các bản ghi, bất kể phương tiện, bao gồm giấy, blog, wiki, email và các tệp điện tử. Nó cũng phải xác định cách từng bản ghi được phân loại, bảo mật và cuối cùng phá hủy. Nó cũng sẽ bao gồm cho thể loại bản ghi, chẳng hạn như bản ghi bảo mật, quan trọng, bí mật thương mại hoặc đặc quyền đặc biệt. Cuối cùng, một tệp gói phải xác định những người chịu trách nhiệm quản lý mỗi loại bản ghi.

Thư viện bản ghi    thư viện bản ghi là cơ bản thư viện tài liệu mà bạn tạo để phân loại và lưu trữ bản ghi quan trọng. Bạn tạo một thư viện bản ghi cho mỗi loại bản ghi bạn muốn giữ lại. Bản ghi được tự động định tuyến tới thư viện thích hợp dựa trên các thiết đặt cấu hình trong tổ chức nội dung.

Các kiểu nội dung    Bạn tạo kiểu nội dung để xác định các loại bản ghi tổ chức của bạn cần để lưu trữ và xác định bất kỳ thuộc tính duy nhất cho mỗi loại bản ghi. Bằng cách xác định kiểu nội dung cho các loại bản ghi, tổ chức của bạn có thể đảm bảo rằng mỗi nhóm các nội dung được quản lý theo một cách nhất quán. Office tài liệu, tệp PDF, TIFFs (hình ảnh được quét), email, hội thoại tin nhắn tức thời, video và vật lý bản ghi có thể tất cả được phân loại và lưu trữ với các kiểu nội dung bạn tạo. Bất kỳ bản ghi nào được gọi là hợp đồng"," ví dụ, sẽ được coi giống cách và theo một cách nhất quán trong SharePoint của bản ghi hệ thống quản lý. Sử dụng các kiểu nội dung để phân loại và lưu trữ bản ghi là một phương pháp thay thế để sử dụng thư viện bản ghi.

Duy trì lịch biểu    Một kế hoạch duy trì xác định khoảng thời gian mỗi loại bản ghi trong sơ đồ tệp phải được giữ lại (thời gian duy trì) và quy trình xử lý của nó khi đạt tới cuối khoảng này (bố trí tiến trình). Các hướng dẫn trong một kế hoạch duy trì thông thường được dựa trên yêu cầu pháp lý, rủi ro để tổ chức và nhu cầu. Ngoài ra, một kế hoạch duy trì thường mô tả các contingencies quản lý rủi ro, xác định khoảng thời gian duy trì cho mỗi loại bản ghi.

Tuân thủ yêu cầu tài liệu    Tài liệu tuân thủ yêu cầu xác định các quy tắc mà hệ thống cho quản lý bản ghi phải tuân thủ, họ phải có các tính năng và các kiểu thông thường theo dõi họ phải hỗ trợ để đảm bảo tuân thủ.

  • Trang trọng quy trình sẽ treo vứt bỏ bản ghi      Quy trình này, thường được gọi là chế độ giữ, chi tiết cách tổ chức đình chỉ vứt bỏ bản ghi khi xảy ra sự kiện như việc kiện tụng, kiểm toán hoặc điều tra.

  • Hệ thống cho theo dõi và báo cáo việc xử lý các bản ghi      Để đảm bảo rằng nhân viên là lưu trữ, truy nhập và quản lý bản ghi theo chính sách được xác định và quy trình, chương trình quản lý bản ghi phải có một quy trình hoặc hệ thống cho theo dõi và báo cáo về việc xử lý các bản ghi.

Đầu trang

Cấu hình một site Trung tâm bản ghi

Sau khi một tổ chức tham gia trong chi tiết lập kế hoạch quản lý bản ghi và phát triển một kế hoạch trang trọng để quản lý bản ghi, nó có thể tạo và cấu hình site Trung tâm bản ghi để giúp nó thực hiện các chương trình này.

Bạn cần phải thực hiện các bước sau đây để cấu hình site Trung tâm bản ghi:

  1. Tạo bản ghi thư viện hoặc danh sách quản lý và lưu trữ mỗi loại bản ghi được xác định trong sơ đồ tệp.

    • Chúng tôi khuyên bạn tạo một thư viện bản ghi cho mỗi loại nội dung trong gói hồ sơ của bạn.

    • Khi bản ghi được gửi đến Trung tâm bản ghi, chúng được định tuyến để có liên quan danh sách hoặc thư viện.

  2. Tạo cột cho thư viện tài liệu liên quan, danh sách hoặc kiểu nội dung để chứa và hiển thị siêu dữ liệu cho mỗi loại bản ghi được xác định trong sơ đồ tệp.

  3. Xác định chính sách quản lý thông tin cho mỗi loại bản ghi trên trang Trung tâm bản ghi. Các chính sách sẽ phản ánh các giai đoạn duy trì và yêu cầu kiểm nghiệm được xác định trong sơ đồ tệp của tổ chức của bạn và duy trì lịch biểu.

  4. Cấu hình trình sắp xếp nội dung để định tuyến mỗi loại bản ghi vào vị trí thích hợp. Khi bản ghi được gửi đến trang Trung tâm bản ghi, theo cách thủ công hoặc theo lập trình, ứng dụng sử dụng tính năng này để xác định cách phân loại bản ghi trong site Trung tâm bản ghi và vị trí để gửi đi.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×