Tại sao bạn nên nâng cấp danh sách phân phối của mình lên các nhóm trong Outlook

Đối với các tổ chức năm đã dựa vào các nhóm phân phối để liên lạc và cộng tác với các nhóm người trong cả bên trong và bên ngoài công ty. Tuy nhiên, bây giờ, các nhóm Office 365 trong Outlook cung cấp giải pháp mạnh hơn cho cộng tác.

Mẹo: Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin về cách sử dụng nhóm liên hệ Outlook để gửi email đến danh sách mọi người-chẳng hạn như một nhóm bạn bè-hãy xem tạo một nhóm liên hệ hoặc danh sách phân phối trong Outlook for PC.

Nhóm Office 365 là gì?

Khi bạn thiết lập một nhóm Office 365 trong Outlook, bạn có thể chọn một tập hợp những người mà bạn muốn cộng tác và dễ dàng thiết lập một bộ sưu tập tài nguyên cho những người đó để chia sẻ. Bạn không cần phải lo lắng về việc gán quyền thủ công đối với tất cả các tài nguyên đó vì việc thêm thành viên vào nhóm sẽ tự động cung cấp cho họ những quyền mà họ cần đến các công cụ nhóm của bạn cung cấp.

Những tài nguyên bổ sung này bao gồm:

  • Hộp thư đến được chia sẻ -nơi các cuộc hội thoại mà bạn có trong danh sách phân phối của bạn sẽ diễn ra. Hộp thư đến được chia sẻ này hoàn toàn có thể tìm kiếm để nó tạo ra một lưu trữ sống của thư của nhóm. Người mới vào nhóm có thể tìm kiếm hoặc cuộn lại qua lịch sử để nhanh chóng tăng tốc về những nội dung được đăng trong nhóm trước đó. Xem: có cuộc hội thoại nhóm trong Outlook.

    Mẹo: Nếu người dùng của bạn vẫn muốn các thư nhóm xuất hiện trong hộp thư đến cá nhân của họ, khi họ đã làm với danh sách phân phối, tất cả những gì họ cần làm là đăng ký nhóm bằng cách bấm vào nút thành viên trên Ribbon trong Outlook.

  • Thư viện tệp được chia sẻ -nhóm của bạn có thư viện tệp SharePoint nơi người dùng của bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu, sổ làm việc, bản trình bày, hình ảnh hay bất kỳ loại tệp nào khác mà họ cần để làm việc. Xem: chia sẻ tệp nhóm.

  • Lịch dùng chung -nhóm của bạn nhận được lịch dùng chung để đăng các sự kiện liên quan đến nhóm. Mỗi thành viên đã đăng ký cho nhóm được tự động mời đến các sự kiện được đăng lên lịch để những sự kiện đó cũng có thể xuất hiện trên lịch cá nhân của họ nếu họ muốn. Xem: lên lịch cuộc họp trên lịch nhóm trong Outlook.

  • Sổ ghi chép OneNote được chia sẻ -nhóm tự động có sổ tay OneNote được chia sẻ, trong đó các thành viên nhóm có thể thu thập và cộng tác trên thông tin. Nhiều nhóm sử dụng sổ ghi chép để tạo wiki sống với các câu hỏi thường gặp và các tài nguyên khác.

  • Quyền truy nhập của khách -bạn có thể thêm các liên hệ bên ngoài vào các nhóm phân phối trước đó nhưng tất cả đều được gửi qua email. Với các nhóm mà bạn có thể cung cấp cho khách truy nhập vào các cuộc hội thoại email, tệp và thậm chí cả sổ tay OneNote được chia sẻ. Xem: quyền truy nhập của khách trong nhóm Office 365.

  • Nội dung được phát hiện-nhóm trong Outlook là công khai theo mặc định có nghĩa là chúng dễ dàng cho những người khác trong tổ chức của bạn để khám phá và tham gia hoặc xem xét các tài liệu trong nhóm. Nếu nội dung của nhóm là nhạy cảm hơn, bạn có thể chuyển nhóm thành riêng tư, vốn sẽ ẩn nội dung khỏi những người không phải là thành viên và yêu cầu người sở hữu nhóm phê duyệt bất kỳ yêu cầu nào để gia nhập.

  • Tạo tự phục vụ -nó không phải bị bogged xuống theo yêu cầu từ người dùng để tạo nhóm. Người dùng có thể tạo nhóm riêng của họ khi cần thiết. Nếu bạn muốn kiểm soát người dùng nào trong tổ chức của bạn có thể tạo nhóm, hãy xem mục truy nhập của khách trong nhóm Office 365.

Những người chỉ là một vài trong số các tính năng khiến cho nhóm một giải pháp mạnh hơn so với các nhóm phân phối.

Quản trị nhóm của bạn

Office 365 cung cấp một số công cụ và chức năng hữu ích để quản lý dễ dàng hơn và quản lý các nhóm của bạn. Để biết thêm thông tin về từng lợi ích này, hãy bấm vào đầu đề bên dưới.

Giữ lại thư mục của bạn bên dưới điều khiển là mối quan tâm đến mọi người quản trị. Dưới đây là một số công cụ Office 365 cung cấp để giúp dễ dàng hơn:

  • Chính sách đặt tên -chính sách đặt tên cho phép bạn xác định là gì và không được chấp nhận tên cho nhóm của bạn. Ngăn không cho người dùng đưa ra các tên gọi lại hoặc bị cấm cho các nhóm. Ngoài ra, bạn có thể thực thi các tiền tố tiêu chuẩn của công ty hoặc các hậu tố cho tên nhóm.

    Thành viên năng động-thành viên năng động cho phép bạn đặt thành viên nhóm theo quy tắc, trong đó cộng thêm (hoặc loại bỏ) thành viên nhóm dựa trên siêu dữ liệu (chẳng hạn như phòng ban hoặc vai trò) trong Active Directory của bạn. Xem mục sử dụng các thuộc tính để tạo quy tắc nâng cao để biết thêm thông tin về cách tạo tư cách thành viên.

  • Thành viên bị ẩn -nếu bạn có một lý do muốn thành viên nhóm của bạn được bảo mật, ví dụ, nếu các thành viên là sinh viên, bạn có thể ẩn tư cách thành viên từ các bên ngoài.

  • Quyền tạo -có thể có một số người trong tổ chức của bạn mà bạn không muốn có thể tạo nhóm mới. Có một số kỹ thuật để quản lý các quyền tạo trong thư mục của bạn. Xem mục quản lý việc tạo nhóm trong Office 365.

  • Nhật ký kiểm tra-bạn có thể có thêm tin cậy cho phép người dùng của bạn tạo nhóm và quản lý tư cách thành viên nhóm vì các Nhật ký kiểm tra nhóm Office 365 cho phép bạn theo dõi những người đã tạo hoặc xóa một nhóm cụ thể hoặc thực hiện thay đổi cho thành viên của nhóm. Xem: Tìm kiếm Nhật ký kiểm tra trong Trung tâm tuân thủ & bảo mật của Office 365.

Quản lý giao hàng cung cấp cho bạn một số phương pháp để xử lý cách gửi thư hoặc nhận được nhóm. Ngoài ra, có những công cụ để theo dõi dòng của các thư đó.

  • Gửi dưới dạng hoặc gửi thay mặt cho -các thiết đặt này cho phép người dùng được xác định để gửi email như thể chúng đến từ, hoặc là thay mặt cho nhóm.

  • Hạn chế người gửi -các thiết đặt này cho phép bạn kiểm soát những người được phép gửi thư tới nhóm. Nhóm có thể được cấu hình để cho phép email từ các bên ngoài, nhưng bạn có thể muốn hạn chế chỉ đến các bên ngoài cụ thể.

  • Hỗ trợ người dùng bên ngoài -bằng cách mời khách đến nhóm của bạn, bạn có thể chọn để chúng được đưa vào các cuộc hội thoại email trong nhóm. Xem: quyền truy nhập của khách trong nhóm Office 365.

  • Quy tắc truyền dẫn-quy tắc truyền dẫn hoạt động cho các nhóm cũng giống như chúng làm đối với máy chủ Exchange của bạn. Các quy tắc có thể tìm kiếm các thư đáp ứng các điều kiện cụ thể và sau đó có thể thực hiện hành động trên các thư đó.

  • Mẹo thư-Mẹo Thư sẽ được hiển thị thông điệp thông tin cho người dùng trong khi họ đang soạn thư. Họ có thể giúp giảm hàm NDRs bằng cách cảnh báo người dùng nếu thông điệp của họ có thể đi đến bên ngoài hoặc vượt quá hạn ngạch thư.

  • Nhiều địa chỉ proxy -một nhóm có thể có biệt danh giống như một hộp thư của người dùng. Các địa chỉ proxy bổ sung có thể được thuận tiện để chấp nhận thư được gửi đến những biệt danh khác hoặc để giúp bạn dễ dàng tiếp cận một nhóm có tên dài hoặc cứng để chính tả. Xem: hỗ trợ nhiều miền cho nhóm Office 365-trợ giúp người quản trị

  • Kích cỡ tối đa gửi/nhận -các hạn ngạch này có thể giúp giảm các vấn đề với việc nhận nhóm (hoặc gửi) rất lớn thư để quản lý tốt hơn các yêu cầu lưu trữ và băng thông.

Office 365 cũng cung cấp cho bạn một số công cụ để quản lý loại nội dung được chia sẻ trong nhóm của bạn.

  • Hướng dẫn sử dụng -bạn sẽ có thể xác định hướng dẫn sử dụng cho các nhóm Office 365 — để giáo dục người dùng của bạn về các cách thực hành tốt nhất giúp giữ cho các nhóm có hiệu lực và giáo dục chúng trên chính sách nội dung nội bộ. Để biết một ví dụ: hướng dẫn sử dụng dành cho khách hàng và đối tác của Microsoft.

  • Phân loại dữ liệu -bạn sẽ có thể tạo ra một hệ thống phân loại dữ liệu tùy chỉnh cho các nhóm Office 365 cho phép tách các nhóm theo kiểu chính sách (ví dụ: "không phân loại," "bảo mật công ty" hoặc "bí mật hàng đầu"). Theo cách này, các nhóm của bạn có thể triển lãm các chính sách của các nội dung khác trong tổ chức của bạn. Chính sách mở rộng cho phép tổ chức của bạn cấu hình điểm cuối được gọi là bất kỳ khi nào một nhóm được tạo hoặc thay đổi — và bạn có thể thực hiện các chính sách của riêng mình để tạo nhóm hoặc thay đổi.

Quản lý thay đổi

Người dùng đôi khi không thoải mái khi thay đổi, điều quan trọng là phải liên lạc với các thành viên hiện có trong danh sách phân phối của bạn để cho họ biết những gì mong đợi. Dưới đây là một số thông tin bạn cần đưa vào thông báo này, cùng với một số câu trả lời bạn có thể thấy hữu ích:

Nhóm trong Outlook là gì?

Các nhóm Office 365 trong Outlook là một giải pháp cộng tác duy nhất cho các nhóm/nhóm muốn có một nơi để chia sẻ các cuộc thảo luận, tệp, lịch và ghi chú theo một cách hợp nhất dễ tìm.  Có lẽ là một tính năng đơn nhất là hộp thư đến của nhóm duy trì lịch sử thảo luận, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các thảo luận trước đó.

Tại sao chúng tôi lại đưa ra thay đổi này?

Mọi người thường yêu cầu khả năng tìm kiếm các thư được gửi đến danh sách phân phối của chúng tôi để tìm thông tin đã được thảo luận trong quá khứ. Nâng cấp danh sách phân phối thành một nhóm có nghĩa là mọi người không cần phải hỏi hoặc trả lời những câu hỏi đó hơn và hơn.

Ngoài ra, nhóm mới sẽ bao gồm lịch cho các sự kiện nhóm của chúng tôi, một thư viện tệp được chia sẻ và sổ ghi chép OneNote mà chúng tôi có thể cộng tác và thu thập thông tin cho tham chiếu trong tương lai.

Tôi có cần thực hiện bất kỳ thao tác nào để gia nhập nhóm này nếu tôi đã là thành viên của danh sách phân phối không?

Không, nếu bạn đã là thành viên của danh sách phân phối, bạn sẽ tự động là một thành viên của nhóm mới.

Làm thế nào để tôi truy nhập nhóm mới trong Outlook? Về Outlook trên web là gì?

Để truy nhập nhóm mới trong Outlook, chỉ cần đi tới thể loại nhóm về phía dưới cùng của ngăn dẫn hướng ở bên trái. Nếu bạn sử dụng nhóm này thường sẽ cân nhắc việc ghim nó là một yêu thích bằng cách bấm chuột phải vào đó và chọn Hiển thị là yêu thích.

Ngoài ra, còn có các máy khách di động miễn phí cho các nhóm Office 365 sẵn dùng trên mọi nền tảng di động (iOS, Android, v.v.) để bạn có thể dễ dàng truy nhập nhóm trên đường đi.

Tôi vẫn không thể chỉ email

Vâng, tất nhiên rồi. Cùng một biệt danh email mà bạn đã sử dụng cho danh sách phân phối sẽ vẫn hoạt động tốt cho nhóm trong Outlook.

Ngoài ra...

Hãy nhớ thông báo cho họ biết khi thay đổi này xảy ra và họ nên liên hệ với họ nếu họ có thêm câu hỏi.

Di chuyển danh sách phân phối của bạn

Bạn đã sẵn sàng để nâng cấp danh sách phân phối của mình vào một nhóm? Hãy xem di chuyển danh sách phân phối lên nhóm Office 365-trợ giúp người quản trị.

Tiếp theo là gì?

Sau khi bạn đã nâng cấp nhóm phân phối của mình lên một nhóm Office 365 có một vài nhiệm vụ theo dõi bạn có thể muốn thực hiện để đảm bảo rằng nó sẽ suôn sẻ.

  • Theo dõi với người dùng của bạn -kiểm nhập với họ ngay sau khi quá trình nâng cấp hoàn tất, sau đó một lần nữa một vài ngày sau đó. Cho biết bạn đang lắng nghe và phản hồi với mọi câu hỏi họ có thể sẽ đi một chặng đường dài hướng đến làm cho chúng hạnh phúc và thoải mái với sự thay đổi.

  • Giám sát các báo cáo cam kết -cổng thông tin quản trị Office 365 có một số báo cáo tốt có thể cho bạn biết có bao nhiêu người dùng đang sử dụng nhóm, thường xuyên và những tính năng mà họ đang sử dụng. Những báo cáo này có thể giúp bạn thiết kế nội dung đào tạo theo dõi và người dùng cũng như tô sáng nơi người dùng của bạn nhận được giá trị nhất từ nhóm mới. Xem: báo cáo hoạt động trong Trung tâm quản trị Microsoft 365.

  • Chia sẻ trải nghiệm của bạn -cho phép các nhóm khác trong công ty của bạn biết rằng bạn đã nâng cấp nhóm phân phối và các bước bạn thực hiện thành công! Chia sẻ thông tin có thể giúp những nhóm khác làm theo ví dụ của bạn và có bản nâng cấp thành công của riêng họ.

Xem thêm

Bạn có thắc mắc về các nhóm Office 365?

Truy nhập cộng đồng kỹ thuật của nhóm Microsoft Office 365.

Chúng tôi luôn lắng nghe

Bài viết này được cập nhật lần cuối vào ngày 22 tháng 12, 2017 do phản hồi của bạn. Nếu bạn thấy rằng nó hướng dẫn bạn đến thông tin hữu ích và đặc biệt là nếu bạn không, vui lòng bấm vào điều khiển phản hồi bên dưới và để lại cho chúng tôi một số chú thích xây dựng để chúng tôi có thể tiếp tục cải thiện nó. Xin cảm ơn!

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×