Tự động lưu trữ các mục cũ

Tự động lưu trữ các mục cũ

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Email có thể điền vào hộp thư đến Outlook của bạn nhanh chóng-mới thư của bạn, trả lời, và chuyển tiếp. Trước khi bạn biết nó, bạn có thể có hàng ngàn của thư. Giữ cho hộp thư đến Outlook của bạn và các thư mục bên dưới điều khiển bằng cách di chuyển mục cũ hơn mà bạn muốn giữ tới một kho lưu trữ. Sử dụng tự động lưu trữ để thực hiện điều này sẽ tự động.

Bạn có thể thay đổi mức độ thường xuyên chạy Tự động Lưu trữ, vị trí cất giữ các mục lưu trữ và thời gian mà Outlook sẽ giữ lại các mục trước khi chuyển chúng sang kho lưu trữ.

  1. Bấm Tệp > Tùy chọn > Nâng cao.

  2. Dưới Tự động Lưu trữ, hãy bấm Thiết đặt Tự động Lưu trữ.

  3. Bấm vào hộp Chạy tự động lưu trữ n ngày một lần và chỉ rõ mức độ thường xuyên chạy tự động lưu trữ.

  4. Chọn bất kỳ tùy chọn nào khác mà bạn muốn, chẳng hạn như để Outlook xóa bỏ các mục cũ thay vì lưu trữ chúng.

    Mẹo: Tính năng Lưu trữ và Tự động Lưu trữ có thể không sẵn dùng nếu hồ sơ thư của bạn kết nối với một Máy chủ Exchange. Cũng có thể tổ chức của bạn có chính sách lưu giữ thư mà chính sách đó ghi đè tính năng Tự động Lưu trữ. Hãy hỏi người quản trị hệ thống của bạn để biết thêm thông tin.

Để biết thêm thông tin về thiết đặt tự lưu trữ, hãy xem giải thích các thiết đặt tự lưu trữ.

Thay đổi các thiết đặt Tự động Lưu trữ cho một thư mục riêng lẻ

  1. Trong danh sách thư mục của Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào thư mục mà bạn muốn thay đổi, rồi bấm Thuộc tính.

  2. Trên tab Tự động Lưu trữ, hãy chọn những tùy chọn mà bạn muốn.

Lần đầu tiên bạn chạy Outlook, tự động lưu trữ bật theo mặc định và chạy mỗi 14 ngày. Bạn có thể thay đổi mức độ thường xuyên chạy tự động lưu trữ, hãy xác định tệp dữ liệu Outlook (.pst) được dùng để lưu trữ các mục lưu trữ, và chọn khi mục trong thư mục Outlook của bạn sẽ đang được lưu trữ.

  1. Chọn công cụ > tùy chọn và sau đó chọn tab khác .

  2. Chọn tự động lưu trữ.

    Tự Lưu trữ trong hộp thoại Công cụ Tùy chọn

  3. Chọn hộp kiểm Chạy tự động lưu trữ n ngày một lần , và sau đó xác định cách mức độ thường xuyên chạy tự động lưu trữ.

  4. Chọn các tùy chọn mà bạn muốn.

    • Chạy tự động lưu trữ mỗi   Chọn mức độ thường xuyên bạn muốn tự động lưu trữ để chạy. Lưu trữ nhiều mục cùng một lúc có thể làm chậm hiệu suất của máy tính của bạn. Do đó, thật tốt để chọn một khoảng thời gian rút ngắn quy trình tự động lưu trữ. Cân nhắc số mục mà bạn thường nhận trong một thời gian đã cho và điều chỉnh khung thời gian cho phù hợp. Lời nhắc trước khi chạy tự động lưu trữ    Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn Outlook để hiển thị một thông điệp lời nhắc trước khi xử lý tự động lưu trữ mục Outlook của bạn. Khi bạn thấy thông báo, bạn có thể bấm không có để hủy bỏ đó phiên làm việc tự động lưu trữ.

    • Xóa mục (thư mục email chỉ) hết hạn   Tùy chọn này không được chọn theo mặc định. Bạn có thể chọn để có thông điệp email đã xóa khi thời gian cũ của họ đã hết hạn. Khoảng thời gian mặc định cho mục bản thảo và hộp thư đến của bạn là tháng sáu và ba tháng cho mục đã gửi của bạn, nhưng bạn có thể thay đổi các giai đoạn bằng cách dùng tùy chọn xóa mục cũ hơn .

    • Kho lưu trữ hoặc xóa mục cũ   Bạn phải chọn tùy chọn này nếu bạn muốn tự động lưu trữ để xóa bỏ một số hoặc tất cả mục khi hết hạn. Tùy chọn này sẽ kích hoạt các tùy chọn bật đó bạn quyết định những mục nào được lưu trữ và mà sẽ bị xóa khi họ đến cuối chu kỳ cũ. Sau đó chọn các thiết đặt bổ sung để áp dụng cho cả lưu trữ và xóa.

      Ghi chú: Trong hộp thoại tự lưu trữ , "thư mục" tham chiếu đến khu vực Outlook tính năng chính của bạn, chẳng hạn như thư mục lịchnhiệm vụ thư mục và thư mục email riêng lẻ. Đây là vì mục lịch và nhiệm vụ của bạn được lưu trữ trong các thư mục lịchnhiệm vụ tương ứng.

    • Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục   Chọn thư mục lưu trữ trong danh sách với các thư mục hoạt động khác của bạn trong ngăn dẫn hướng. Trong thư mục lưu trữ chính, bạn có thể mở các thư mục con và xem các mục lưu trữ của bạn. Khi xem mục lưu trữ của bạn, bạn có thể xác nhận rằng các mục chính xác được lưu trữ và bạn cũng có thể kéo bất kỳ mục nào mà bạn cần trở lại thư mục làm việc.

    • Xóa mục cũ hơn    Chọn thiết đặt mặc định cho mà bạn muốn lưu trữ trong ngày, tuần hoặc tháng mục của bạn. Bạn có thể đặt một kỳ hạn của một ngày lên đến một kỳ hạn của 60 tháng. Có nghĩa là "Gọn gàng" để lưu trữ — lưu trữ — mục. Nó có nghĩa là "xóa", trừ khi bạn đã xác định rằng thiết đặt cho các thư mục khác.

    • Di chuyển mục cũ đến    Thiết đặt mặc định cho vị trí này là khác nhau cho máy tính đang chạy Microsoft Windows Vista và hệ điều hành Windows XP.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents và Settings\user Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Nếu bạn muốn đặt đích khác cho các mục lưu trữ, bạn có thể duyệt đến và đặt vị trí khác. Mục sẽ được chuyển đến vị trí này sau thời gian cũ của họ.

      Ghi chú: Mục lưu trữ ở một vị trí tùy chỉnh sẽ không bị xóa trừ khi bạn mở các thư mục và xóa chúng theo cách thủ công.

    • Xóa vĩnh viễn các mục   Tùy chọn này ngay lập tức sẽ xóa bỏ các mục đã hết hạn thay vì di chuyển chúng tới vị trí mặc định, thư mục khác mà bạn đã chỉ định hoặc thư mục khoản mục đã xóa.

    • Áp dụng các thiết đặt này cho tất cả thư mục ngay    Tùy chọn này áp dụng thiết đặt tự lưu trữ, bao gồm thay đổi của bạn, để tất cả các thư mục của bạn. Để xác định các thiết đặt khác cho một hay nhiều thư mục, chọn tùy chọn này. Thay vào đó, sử dụng hướng dẫn Hiển thị bên dưới nút giải thích cách xác định các thiết đặt cho thư mục riêng lẻ. Hướng dẫn này cũng bao gồm trong trong phần sau đây, "Thay đổi thiết đặt tự lưu trữ cho một thư mục riêng lẻ." Thay đổi đối với thư mục cụ thể chỉ áp dụng cho các thư mục.

    • Thông tin chính sách duy trì    Trong tổ chức của bạn, người quản trị hệ thống có thể thiết lập chính sách duy trì xác định khi nào và bao mục hộp thư của bạn là AutoArchived. Bạn có thể xem các chính sách sau đây, nhưng bạn không thể thay đổi chúng mà không có quyền thích hợp.

  5. Bấm OK.

Thay đổi các thiết đặt Tự động Lưu trữ cho một thư mục riêng lẻ

  1. Trong danh sách thư mục trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục mà bạn muốn thay đổi, sau đó bấm thuộc tính trên menu lối tắt.

  2. Bấm tab tự lưu trữ .

  3. Chọn các tùy chọn mà bạn muốn.

    Ghi chú: Để biết thêm thông tin trên trang thiết đặt, vui lòng xem Bước 4 trong phần ở trên, "xem lại hoặc thay đổi thiết đặt tự lưu trữ mặc định."

  4. Bấm OK.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×