Tùy chỉnh site nhóm Office 365 của bạn để lưu trữ và chia sẻ tệp

Người đóng góp: Tom Werner Diane Faigel
Cập nhật gần nhất: 01/03/2017

Nếu bạn có một doanh nghiệp nhỏ với ít nhân viên thì một trong những cách tốt nhất để thiết lập chia sẻ tệp và cộng tác trực tuyến là sử dụng kết hợp OneDrive for Business và site nhóm Office 365 với nhau. Sau đó, hãy tùy chỉnh site nhóm Office 365 của bạn để có thể tận dụng được nhiều dung lượng lưu trữ và tính năng cộng tác hơn.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi cung cấp các hướng dẫn từng bước nhằm giúp bạn tùy chỉnh site nhóm Office 365 của mình và chia sẻ tệp với người bên ngoài doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể thực hiện tất cả các bước hoặc chỉ chọn các bước mà bạn quan tâm.

Nếu bạn thực hiện mọi bước theo thứ tự, bạn sẽ bắt đầu với Trang chủ site nhóm Office 365 cơ bản có giao diện như sau:

Hình ảnh của site nhóm cơ bản

Bạn cũng có thể tùy chỉnh để trang chủ trông giống như sau đây, với liên kết đến các thư mục OneDrive for Business dùng chung và site con:

Ảnh chụp màn hình của site nhóm được tùy chỉnh với site con

Bước 1: Tùy chỉnh dung lượng lưu trữ tệp trên site nhóm Office 365 của bạn

Thời gian hoàn thành dự tính: 15–20 phút

Trong bước này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách bổ sung thêm nhiều thư viện tài liệu vào site nhóm Office 365 để bạn có thể sắp xếp các tệp của mình. Sau đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thêm một danh sách liên hệ mà bạn có thể kết nối với danh sách liên hệ của bạn trong Outlook. Cả hai đều là các tính năng phổ biến đối với các site nhóm!

Bổ sung thêm nhiều thư viện tài liệu vào site nhóm của bạn

Site nhóm Office 365 của bạn đã có một Thư viện tài liệu mà bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay. Nếu bạn phát triển Thư viện tài liệu mặc định, việc bổ sung thêm nhiều bộ chứa lưu trữ vào site nhóm của bạn sẽ rất dễ dàng. Trước tiên, dành chút thời gian cân nhắc về cách bạn muốn nhóm các tệp vào site nhóm Office 365 của mình và tên bạn muốn đặt cho bộ chứa lưu trữ để dễ tìm thấy các tệp. Nếu bạn có nhiều thông tin cần sắp xếp, xem mục Lập kế hoạch nội dung của bạn cho Site nhóm của mình để xem một số gợi ý.

Đây là cách để bạn có thể tạo thêm các thư viện tài liệu có tên đặc tả cho doanh nghiệp của mình.

  1. Truy nhập site nhóm Office 365 của bạn. Ở Office 365Trang chủ, chọn Site > Site Nhóm.

  2. Ở Trang chủ site nhóm của bạn, chọn ô Thêm danh sách, thư viện và các ứng dụng khác.

    Để thêm bộ chứa lưu trữ mới vào site của bạn, chọn ô xếp Thêm danh sách, thư viện và các ứng dụng khác.

  3. Ở trang Ứng dụng của Bạn, chọn Thư viện Tài liệu.

    Để thêm bộ chứa lưu trữ tài liệu mới, trên trang Ứng dụng của bạn, hãy chọn ô xếp Tài liệu.

  4. Nhập tên cho thư viện tài liệu mới, rồi chọn Tạo.

    Nhập tên cho thư viện tài liệu của bạn, rồi chọn Tạo.

    Thư viện tài liệu mới sẽ xuất hiện trong menu dẫn hướng bên trái ở mục Gần đây.

    Sau khi bạn thêm thư viện tài liệu mới, nó sẽ xuất hiện ở bên phải dưới mục Gần đây.

  5. Để thêm nhiều bộ chứa lưu trữ tài liệu, chọn lại thêm ứng dụng > Thư viện Tài liệu.

  6. Để xóa một thư viện tài liệu, di chuột đến ô thư viện, chọn nút Thêm(. . .), rồi chọn Loại bỏ.

    Để đổi tên hoặc loại bỏ thư viện tài liệu, hãy bấm dấu chấm lửng.

  7. Để đổi tên cho thư viện tài liệu, chọn Thiết đặt, sau đó chọn Tên danh sách, mô tả và dẫn hướng. Trong hộp Tên , nhập tên mới, rồi chọn Lưu. Chọn Nội dung Site để bạn có thể tiếp tục thêm nhiều thư viện tài liệu.

  8. Khi bạn đã hoàn tất việc thêm thư viện tài liệu, chọn siêu kết nối Trang chủ ở đầu trang để quay lại Trang chủ của bạn.

    Trang chủ site nhóm của bạn sẽ trông giống như hình dưới đây, có liên kết đến các thư viện tài liệu mới của bạn trong dẫn hướng bên trái. Trong ví dụ, chúng tôi đã thêm các bộ chứa dành cho Lịch công tác, Tệp máy khách, Dự án và Hướng dẫn.

    Nối kết đến nơi chứa dung lượng lưu trữ của bạn giờ đây nằm ở dẫn hướng bên trái.

Thêm các danh sách cần sắp xếp dữ liệu (danh bạ, tác vụ, sự kiện lịch)

Site nhóm của bạn đi kèm với một tập hợp các ứng dụng mặc định nhằm giúp bạn tạo trang mới cho website nội bộ của mình. Các ứng dụng hoạt động rất giống các mẫu tài liệu Word. Khi bạn thêm một ứng dụng vào site nhóm của mình, ứng dụng sẽ tạo trang để bạn nhập thông tin theo một định dạng cụ thể.

Trong bước này, chúng tôi sử dụng ứng dụng Danh bạ để tạo một trang dùng làm danh sách thông tin liên hệ, ví dụ: thông tin liên hệ về nhà cung cấp, nhà cung ứng, máy khách, v.v.. Sau đó, chúng tôi kết nối danh sách với Outlook để các liên hệ sẽ xuất hiện khi nhóm của bạn sử dụng tài khoản email Office 365 của họ trong Outlook.

Hãy bắt đầu với ứng dụng Danh bạ.

  1. Ở trang Trang chủ từ site nhóm của bạn, chọn ô Thêm danh sách, thư viện và các ứng dụng khác.

    Chọn danh sách Thêm, thư viện và lát xếp ứng dụng khác

  2. Ở trang Ứng dụng của Bạn, chọn Danh bạ.

    Chọn ứng dụng Liên hệ

  3. Nhập tên danh sách liên hệ của bạn, ví dụ: Nhà cung cấp và Nhà cung ứng, rồi chọn Tạo. Tên này sẽ xuất hiện ở đầu trang danh bạ và trong dẫn hướng bên trái.

  4. Ở trang Nội dung Site, chọn trang mới của bạn. Trong ví dụ này, trang mới được đặt tên là Nhà cung cấp và Nhà cung ứng.

  5. Chọn + mục mới để thêm một liên hệ.

    Chọn mới để thêm liên hệ

  6. Nhập thông tin cho liên hệ đầu tiên của bạn. Bạn có thể nhập thông tin vào một số hoặc toàn bộ hộp. Chọn Lưu khi bạn đã hoàn tất.

    Nhập thông tin trong biểu mẫu liên hệ.

    Theo mặc định, Họ, Tên, Công ty, Điện thoại Cơ quan, Điện thoại Nhà riêng và Địa chỉ email sẽ xuất hiện ở trang liên hệ của bạn. Đây là giao diện với một vài liên hệ đã được thêm vào.

    Ảnh chụp màn hình hiển thị nhiều liên hệ được thêm vào trang của bạn

  7. Để xem danh sách liên hệ này bằng tài khoản email Office 365 của bạn trong Outlook, ở đầu trang, chọn Danh sách > Kết nối với Outlook.

    Chọn Kết nối với Outlook để đồng bộ hóa danh sách liên hệ của bạn với Outlook

  8. Ở hộp thoại bảo mật, chọn Cho phép hai lần, rồi chọn . Bạn có thể nhận được các lời nhắc bảo mật bổ sung để nhập thông tin đăng nhập Office 365 cho tài khoản email của bạn. Nếu vậy, hãy nhập địa chỉ email và mật khẩu Office 365 của bạn.

  9. Mất khoảng 5-10 phút để thông tin liên hệ từ site nhóm của bạn xuất hiện ở mục Liên hệ Khác trong Outlook. Trong Outlook, chọn Gửi và Nhận để làm mới. Sau đó, bạn sẽ thấy thông tin liên hệ trong Outlook.

    Ảnh chụp màn hình liên hệ site nhóm của bạn khi chúng xuất hiện trong Outlook

    Lưu ý rằng mọi liên hệ bạn nhập trong Outlook sẽ không xuất hiện trong danh sách liên hệ của bạn trên site nhóm của mình.

    Sau khi thiết lập site nhóm của bạn để kết nối với Outlook, mỗi khi bạn thực hiện cập nhật cho các liên hệ trên site nhóm của mình, các cập nhật đó cũng sẽ tự động xuất hiện trong Outlook.

Xem qua các ứng dụng khác đi kèm với site nhóm của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng ứng dụng Lịch nhằm tạo một trang có lịch để theo dõi các sự kiện quan trọng. Hoặc bạn có thể sử dụng ứng dụng Tác vụ để theo dõi và quản lý các tác vụ dành cho một dự án trên đường thời gian. Tuy nhiên, các ứng dụng này không kết nối với Outlook.

Bước 2: Tùy chỉnh Trang chủ site nhóm Office 365 của bạn

Thời gian hoàn thành dự tính: 30–40 phút

Bạn có thể tùy chỉnh Trang chủ site nhóm của mình để giúp bạn và các nhân viên của bạn nhận được thông tin cần thiết một cách nhanh chóng. Ví dụ: bạn có thể có liên kết đến các thư mục OneDrive for Business của nhân viên và các liên kết đến Tài liệu, Danh bạ, Tác vụ, Lịch và Sổ tay OneNote nơi bạn lưu trữ chương trình họp và ghi chú.

Trong bước này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo liên kết đến các trang quan trọng cũng như sắp xếp lại các thông tin trên site của bạn để truy nhập dễ dàng.

Hãy bắt đầu!

Loại bỏ các ô Bắt đầu và Nguồn cấp tin tức (3 phút)

Lúc này, chúng tôi đã ngừng sử dụng các liên kết Bắt đầu, chúng tôi sẽ loại bỏ chúng khỏi Trang chủ. Điều này không có nghĩa là chúng tôi không thể tiếp tục tùy chỉnh site. Mọi tùy chỉnh site nhóm vẫn sẵn dùng từ menu Chỉnh sửa và khu vực Thiết đặt Site của site.

  1. Ở đầu trang Trang chủ từ site nhóm của bạn, chọn Trang > Chỉnh sửa.

    Sau đó bấm Sửa

  2. Chọn Bố trí Văn bản > Ba cột có đầu trang và chân trang. Thao tác này sẽ cung cấp tới bạn các tùy chọn đầy đủ nhất để bố trí trang của mình.

    Hình ảnh hiển thị cách chọn Bố trí Văn bản cho thiết kế Trang chủ của bạn.

  3. Di chuột đến hộp Nguồn cấp Site, rồi nhấn Xóa để loại bỏ. Chọn Loại bỏ phần này để xóa bỏ các ô Bắt đầu.

    Xóa lát xếp Bắt đầu

  4. Ở mục Thông báo từ trang web, chọn OK.

    Trong thông báo về việc loại bỏ Bắt đầu cho mọi người, hãy bấm OK.

    Lúc này, bạn có một Trang chủ trống để sắp xếp và tùy chỉnh.

    Một site nhóm chỉ có thư viện tài liệu trên đó.

Thêm thông điệp chào mừng vào Trang chủ của bạn (10 phút)

  1. Nếu bạn đã rời khỏi chế độ soạn thảo, hãy quay lại chế độ đó. Ở đầu trang Trang chủ từ của site nhóm của bạn, chọn Trang > Chỉnh sửa.

  2. Ở hộp trên cùng, nhập một thông điệp chào mừng, ví dụ: Chào mừng bạn đến với site nội bộ Contoso! Chọn tab Định dạng Văn bản, rồi sử dụng các điều khiển phông chữ để định dạng văn bản. (Nếu bạn thấy một thông báo về việc không thể hiển thị phần web, hãy bỏ qua thông báo đó.)

    Sử dụng điều khiển phông chữ ở phía trên của trang để định dạng thư Chào mừng của bạn

  3. Chọn Lưu khi bạn đã hoàn tất.

Di chuyển Bộ chứa lưu trữ tài liệu sang phía bên trái của trang (5 phút)

  1. Quay lại chế độ soạn thảo. Ở đầu trang Trang chủ từ của site nhóm của bạn, chọn Trang > Chỉnh sửa.

  2. Kéo và thả hộp Tài liệu sang bên trái trang. Có thể hơi khó chụp lấy hộp và bạn cũng sẽ có thể mất vài lần di chuyển hộp thì mới thành công. (Nếu bạn thấy một thông báo về việc không thể hiển thị phần web, hãy bỏ qua thông báo đó.)

    Di chuyển phần web Tài liệu

  3. Thay đổi tiêu đề cho Thư viện tài liệu. Chọn Chỉnh sửa Phần Web.

    Thay đổi tiêu đề của thư viện tài liệu.

  4. Ở hộp phía bên phải màn hình, bung rộng mục Giao diện. Trong hộp Tiêu đề, nhập Tài liệu Nhóm. Cuộn xuống, rồi chọn OK để lưu.

    Thay đổi tiêu đề của thư viện Tài liệu mặc định cho Tài liệu của Nhóm

Thêm liên kết đến các thư mục OneDrive for Business của nhân viên bạn (10 phút)

  1. Trong lúc vẫn còn ở chế độ soạn thảo, trong hộp trống ở giữa Trang chủ, thêm một đầu đề cho liên kết đến các thư mục OneDrive for Business của nhân viên của bạn, chẳng hạn như Lưu trữ cá nhân. Sử dụng menu ở đầu trang để định dạng văn bản của bạn.

    Trong hộp còn lại, hãy thêm tiêu đề cho nối kết Cá nhân.

  2. Ở phần đầu đề mà bạn vừa mới thêm (chẳng hạn như Lưu trữ cá nhân), liệt kê tên các thư mục OneDrive for Business của nhân viên bạn, đặt tên các thư mục này để dễ xác định. Trong bước tiếp theo, bạn sẽ tạo liên kết cho các thư mục này.

    Liệt kê các nối kết đến OneDrive của người dùng

  3. Tô sáng tên thư mục OneDrive for Business của một nhân viên, rồi chọn Chèn > Liên kết > Từ Địa chỉ.

    Tô sáng văn bản, sau đó bấm Chèn, Nối kết.

  4. Nhập URL cho thư mục OneDrive for Business của nhân viên, rồi chọn OK. Bạn có thể tạo URL theo định dạng này: https://<công_ty>-my.sharepoint.com/personal/<người_dùng>_<công_ty>_com.

    Ví dụ: nếu tên công ty bạn là Contoso và ID người dùng Office 365 của nhân viên là Eleni, URL cho thư mục OneDrive for Business của anh ấy sẽ là https://contoso-my.sharepoint.com/personal/eleni_contoso_com.

    Chèn URL vào thư mục OneDrive.

  5. Khi bạn đã thêm liên kết cho toàn bộ nhân viên của mình, chọn Trang > Lưu.

    Chọn Trang rồi chọn Lưu.

Sau khi thực hiện điều này, Trang chủ site nhóm của bạn sẽ trông giống như hình sau đây với các tài liệu dùng chung ở một bên của trang và liên kết đến các thư mục OneDrive_for_Business của nhân viên ở chính giữa. Trong ví dụ này, chúng tôi đã thêm một số tài liệu vào bộ chứa Tài liệu của Nhóm để bạn có thể xem Trang chủ của mình khi thêm tài liệu.

Thay đổi tiêu đề site nhóm của bạn (10 phút)

  1. Ở trang Trang chủ từ site nhóm, chọn Thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 > Thiết đặt Site.

    Ở góc trên bên phải, chọn nút Thiết đặt, sau đó chọn Thiết đặt Site.

  2. Ở trang Thiết đặt Site, trong mục Giao diện, chọn Tiêu đề, mô tả và logo.

    Bên dưới đầu đề Diện mạo và Cảm nhận, chọn Tiêu đề, mô tả và logo.

  3. Thay đổi tiêu đề cho site nhóm của bạn, ví dụ: để thể hiện rõ site này là nhằm sử dụng nội bộ. Nếu muốn, bạn cũng có thể thêm logo và mô tả. (Mô tả sẽ xuất hiện trong kết quả tìm kiếm nội bộ, điều này hữu ích chỉ khi bạn tạo rất nhiều site nhóm.) Chọn OK.

    Trên trang Tiêu đề, Mô tả và Logo, nhập thông tin cho site nhóm mới của bạn.

  4. Quay lại Trang chủ site nhóm của bạn, nếu bạn muốn tên của siêu kết nối ở đầu Trang chủ của mình phải khác với tiêu đề của site nhóm, trong hộp văn bản ở đầu trang, chọn Chỉnh sửa Liên kết, rồi nhập tên mới cho siêu kết nối, như Site Nhóm Nội bộ.

    Để đổi tên siêu kết nối ở phần trên cùng Trang chủ của bạn, chọn Sửa Nối kết.

  5. Chọn Lưu, ngay cả khi biểu tượng bị mờ. Site sẽ lưu thay đổi của bạn.

Lúc này, Trang chủ site nhóm của bạn sẽ trông giống như hình sau đây, với tiêu đề tùy chỉnh (Site Nhóm Contoso) và siêu kết nối tùy chỉnh ở phía trên cùng (Site nhóm nội bộ).

Đây là diện mạo của trang của bạn vào lúc này.

Bước 3: Thêm liên kết đến các trang quan trọng từ site nhóm của bạn

Thời gian hoàn thành dự tính: 30–60 phút

Bạn có thể làm cho site nhóm của mình có giao diện chuyên nghiệp và dễ dàng dẫn hướng bằng cách thêm các ô hoặc biểu tượng đầy màu sắc liên kết đến các trang quan trọng trên site của bạn. Nếu muốn, bạn cũng có thể liên kết đến các website bên ngoài khác. Các liên kết này được gọi là liên kết được tăng cấp vì các biểu tượng hoặc ô đều hướng sự chú ý đến các liên kết này.

Đây là cách để thêm các liên kết được tăng cấp vào site nhóm của bạn.

Thêm hình ảnh vào site của bạn (10 – 15 phút)

Đối với bước này, chúng tôi đã cung cấp cho bạn một tập hợp năm hình ảnh mà bạn có thể sử dụng làm ô.

Hình ảnh về ảnh bạn sẽ tải xuống.

  1. Tải hình ảnh xuống máy tính của bạn.

  2. Ở site nhóm của bạn, trong phần dẫn hướng bên trái, chọn Nội dung Site. Sau đó chọn Tài nguyên Site.

  3. Tiếp theo, hãy dùng Windows Explorer để tải ảnh lên thư viện Tài nguyên Site. Thay vào đó, chọn Tải lên > Tải tệp lên bằng Window Explorer.

    Thay vào đó Chọn Tải tệp lên bằng Window Explorer.
  4. Ở hộp thoại bảo mật, chọn Cho phép.

  5. Trong Windows Explorer, dẫn hướng đến thư mục bạn đã lưu trữ các hình ảnh. Chọn cả năm hình ảnh, rồi kéo chúng vào thư viện Tài nguyên Site của bạn.

Lúc này, bạn có một số hình ảnh mà bạn có thể thêm vào site của mình.

Tạo một danh sách URL cho hình ảnh và liên kết (10 – 15 phút)

Để liên kết các hình ảnh và liên kết với nhau, bạn cần phải biên dịch một danh sách các vị trí (URL) của cả hai. Cách dễ dàng để thực hiện điều này là sao chép các vị trí vào Word hoặc Notepad. Bằng cách đó, sau này khi bạn được nhắc về các vị trí, bạn sẽ có sẵn các vị trí trong tay.

  1. Mở Word hoặc Notepad.

  2. Đi đến thư viện Tài nguyên Site. Di chuột đến hình ảnh, chọn dấu chấm lửng (…) cạnh từng hình ảnh, rồi bấm chuột phải để sao chép.

    Sao chép URL của ảnh.

  3. Dán URL vào Word hoặc Notepad. Thực hiện thao tác này cho mọi hình ảnh.

  4. Tiếp theo, ở trong cùng một tệp Word hoặc Notepad, sao chép và dán toàn bộ URL của các trang trên site nhóm của bạn mà bạn muốn liên kết. Ví dụ: truy nhập trang Nhà cung cấp và Nhà cung ứng của bạn, rồi sao chép URL đó. Cuối cùng, bạn sẽ có một danh sách URL hình ảnh và các trang tương ứng mà bạn muốn kết nối.

    Bảng có URL ảnh và URL trang

Ánh xạ các hình ảnh và liên kết với nhau (10 – 15 phút)

Ở cuối bước này, bạn sẽ phải tạo một tập hợp đơn gồm các hình ảnh và liên kết cùng tạo thành một nhóm liên kết được tăng cấp.

  1. Ở Trang chủ site nhóm của bạn, chọn Nội dung Site > thêm ứng dụng. Cuộn xuống, rồi chọn Liên kết được tăng cấp.

  2. Để hoàn thành mục đích của ví dụ này, hãy đặt tên các liên kết của bạn là Tác vụ Hàng đầu, rồi chọn Tạo. Khi bạn đã hoàn tất hướng dẫn này, tiêu đề của ứng dụng liên kết được tăng cấp (Tác vụ Hàng đầu) sẽ xuất hiện trên Trang chủ của bạn, ở vị trí mà chúng tôi đã đặt liên kết được tăng cấp.

  3. Chọn thư viện Nhiệm vụ Hàng đầu. Trang sẽ trống. Chọn Tất cả Liên kết Được tăng cấp.

    Hình ảnh của ứng dụng Kết nối được Tăng cấp.

  4. Chọn + mục mới để thêm một hình ảnh và liên kết. Đây là vị trí cần danh sách hình ảnh và liên kết của bạn trong Word hoặc Notepad.

  5. Tiêu đề, nhập tên sẽ xuất hiện trên ô. Ví dụ: nhập Nhà cung cấp và Nhà cung ứng.

  6. Đi đến tệp Word hay Notepad của bạn, rồi sao chép URL của hình ảnh mà bạn muốn sử dụng cho Nhà cung cấp và Nhà cung ứng. Dán vào hộp Vị trí Ảnh Nền.

  7. Sao chép URL của trang mà bạn muốn liên kết đến, rồi dán vào hộp thoại Vị trí Liên kết.

    Cách điền thông tin để tạo kết nối được tăng cấp

  8. Ở hộp Khởi chạy Hành vi, hãy chọn xem có khởi chạy tab mới khi bấm vào biểu tượng hay không (được đề xuất đối với các liên kết truy nhập các website bên ngoài) hay vẫn ở trong phiên bản hiện tại của trình duyệt, là kiểu dẫn hướng trong trang. Chọn Lưu khi bạn đã hoàn tất.

  9. Lặp lại các bước này cho đến khi bạn đã liên kết mọi hình ảnh và trang.

    Danh sách kết nối được tăng cấp

  10. Để xem giao diện các ô của bạn, chọn Danh sách > Dạng Xem Hiện tại > Ô.

    Hình ảnh hiển thị cách xem các ô xếp của bạn.

  11. Để thay đổi thứ tự các ô bất cứ khi nào hoặc thực hiện các thay đổi khác, chọn Danh sách > Chế độ Xem Hiện tại > Tất cả Liên kết Được tăng cấp > chỉnh sửa. Sử dụng cột Thứ tự để chỉ định thứ tự các ô của bạn. Chọn Dừng để lưu các thay đổi của bạn.

    Sử dụng cột Thứ tự để đặt thứ tự của các lát xếp của bạn.

Thêm các liên kết được tăng cấp đến Trang chủ của bạn (3 phút)

  1. Ở trang Trang chủ từ site nhóm của bạn, chọn Chỉnh sửa.

    Ảnh chụp màn hình của biểu tượng chỉnh sửa trên Trang chủ site nhóm của bạn

  2. Đặt con trỏ của bạn vào cuối Thông điệp chào mừng, rồi nhấn Enter. Con trỏ của bạn vẫn sẽ nằm trong cùng hộp.

  3. Chọn Chèn > Phần Web > Nhiệm vụ Hàng đầu > Thêm.

    Ảnh chụp màn hình cách chèn phần web Tác vụ Trên cùng

  4. Chọn Lưu ở đầu trang. Bạn đã hoàn tất!

    Site nhóm của bạn sẽ trông giống như hình này.

    Site nhóm có kết nối được tăng cấp trên Trang chủ

Chúc mừng bạn! Bây giờ, bạn đã biết cách thêm các liên kết được tăng cấp đầy màu sắc đến các phần khác của site nhóm của bạn.

Bước 4: Thiết lập site con để chia sẻ các tệp với khách hàng và đối tác

Thời gian hoàn thành dự tính: 15–20 phút

Bạn có thể thiết lập site con của nhóm, giống như một website riêng tư, để chia sẻ tệp và cộng tác với khách hàng hoặc máy khách bên ngoài tổ chức của bạn. Bằng cách thiết lập các site con có sự cấp phép duy nhất, bạn kiểm soát được những người nhận lời mời để truy nhập vào site con, giúp giảm rủi ro cho việc bạn có thể vô tình chia sẻ nhầm các tệp chủ đích cho một khách hàng với người khác.

Ví dụ: giả sử bạn là một nhà môi giới bất động sản. Bạn có thể tạo một site con chủ đích cho một khách hàng, rồi đặt ảnh bất động sản vào trong site đó để khách hàng xem lại. Không khách hàng nào khác sẽ có thể xem được site con đó.

Đây là cách tạo các site con để lưu trữ các tệp của khách hàng.

  1. Ở site nhóm của bạn, chọn Nội dung Site > + site con mới.

    Để thêm site con mới, hãy chọn Nội dung Site, sau đó chọn site con mới.

  2. Ở trang Nội dung Site > Site SharePoint mới, ở hộp Tiêu đề , nhập tên site con. Khách hàng sẽ thấy tiêu đề này.

  3. Đối với Địa chỉ Website, ở hộp Tên URL, chỉ định tên xuất hiện trong URL của site con, chẳng hạn như tên doanh nghiệp của khách hàng. Khách hàng cũng sẽ thấy mục này.

    Trong hộp Tiêu đề, nhập tên cho site con, trong hộp URL, nhập tên khách hàng để thêm nó vào URL cho site.

  4. Lựa chọn Mẫu, chấp nhận các mặc định.

  5. Đối với Quyền Người dùng, chọn Sử dụng Sự cấp phép duy nhất.

    Ghi chú: Đây là tùy chọn dễ sử dụng nhất.

    Trong trang Site SharePoint mới, hãy chọn tùy chọn Quyền Duy nhất.
  6. Đối với Dẫn hướng, thực hiện các thao tác sau:

    • Đối với Hiển thị site này trên phần Khởi chạy Nhanh của site cha mẹ, chọn . Khởi động Nhanh là phần dẫn hướng bên trái.

    • Đối với Hiển thị site này trên thanh liên kết trên cùng, chọn Không. Nếu bạn có nhiều site con, giải pháp điều chỉnh các liên kết xuất hiện ở phần dẫn hướng bên trái để các liên kết này không chồng chất ở đầu trang của bạn sẽ là giải pháp phù hợp hơn.

  7. Đối với Kế thừa Dẫn hướng, chọn Không. Bằng cách này, site con sẽ không kế thừa dẫn hướng từ site nhóm của bạn. Sau đó, hãy chọn Tạo.

    Chọn Có và Không, sau đó chọn Tạo.

  8. Ở trang Thiết lập Nhóm cho Site này, thêm tên các thành viên trong nhóm mà bạn muốn đóng góp cho site con này, rồi bấm OK. (Ở ảnh chụp màn hình ví dụ, Ina Leonte là chủ sở hữu site. Thay vào đó, tên của bạn sẽ xuất hiện trên trang này.)

    Chấp nhận mặc định và chọn OK.

    Site con ban đầu của bạn sẽ trông giống như hình dưới đây.

    Đây là diện mạo của site con cơ bản

  9. Chọn Loại bỏ nội dung này để loại bỏ các ô Bắt đầu. Nếu bạn chia sẻ site con với khách hàng và có các ô Bắt đầu nằm ở đó thì khách hàng sẽ dễ bị nhầm lẫn.

  10. Lúc này, hãy tùy chỉnh site con của khách hàng khi cần thiết. Ví dụ: chọn Chỉnh sửa ở đầu trang để thêm một thông điệp chào mừng và di chuyển Thư viện tài liệu tương tự như bạn đã thực hiện đối với site nhóm của mình.

  11. Cách dễ dàng để khiến giao diện site con của khách hàng khác biệt với site nội bộ của bạn là thay đổi chủ đề. Chọn Cài đặt Nút Thiết đặt Office 365 > Thay đổi giao diện để dùng thử các chủ đề khác nhau dành cho site con của khách hàng.

    Chọn tùy chọn Thay đổi Diện mạo

    Nếu bạn tạo nhiều site con khách hàng, việc để từng site con là một chủ đề khác biệt có thể sẽ rất hữu ích. Đây là một ví dụ về site con khách hàng có chủ đề, thông điệp chào mừng và một vài tài liệu.

    Hình ảnh về giao diện của site con sau khi bạn tạo.

  12. Để quay lại Trang chủ site nhóm của bạn, chọn Site ở đầu trang site con, sau đó chọn Site Nhóm. Trong Bước 6: Tăng cấp site nhóm của bạn để truy nhập nhanh, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thêm các liên kết để thao tác trở nên dễ dàng khi bạn muốn quay lại site nhóm của mình nhưng khách hàng của bạn sẽ không thể truy nhập vào.

    Mẹo: Vào mọi thời điểm, bạn đều có thể xóa site con và tạo lại từ đầu.

Lúc này, Trang chủ site nhóm của bạn có thể trông giống như hình dưới đây, có một siêu kết nối đến site con khách hàng ở phía bên trái. Bằng cách này, thật dễ dàng cho các thành viên trong nhóm nội bộ của bạn để dẫn hướng đến site.

Sau khi bạn thêm site con, nó sẽ xuất hiện trong menu Khởi động Nhanh ở bên trái Trang chủ của site nhóm.

Chia sẻ các tệp trên site con với một khách hàng (5 phút)

Một cách để chia sẻ tệp trên site con là tạo một liên kết dành cho khách đến tệp, rồi gửi liên kết đến khách hàng. Chỉ duy nhất một người có thể truy nhập tệp bằng liên kết dành cho khách và các liên kết dành cho khách có thể được chuyển tiếp hoặc chia sẻ với những người khác.

  1. Chọn dấu chấm lửng ... cạnh tệp mà bạn muốn chia sẻ, rồi chọn Chia sẻ.

    Chọn dấu chấm lửng bên cạnh tệp bạn muốn chia sẻ, sau đó chọn Chia sẻ.

  2. Chọn Nhận liên kết. Để cho phép khách hàng chỉnh sửa tệp, ở mục Chỉnh sửa, chọn Tạo liên kết.

  3. Bấm chuột phải để sao chép nối kết dành cho khách, rồi dán vào email hoặc phương tiện khác dành cho khách hàng của bạn.

    Bấm chuột phải để sao chép kết nối dành cho khách.

Bạn đã thực hiện xong!

Nếu các khách hàng có Tài khoản Microsoft, bạn có thể chia sẻ toàn bộ site con với họ. Cách thực hiện như sau:

  1. Trên site con khách hàng bạn muốn chia sẻ, chọn Chia sẻ ở đầu trang.

    Chọn biểu tượng Chia sẻ để chia sẻ site con với khách hàng

  2. Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn truy nhập site con. Cũng nhập cả địa chỉ của bạn để bạn có thể nhận được bản sao email cho bản ghi của mình. Bấm Chia sẻ để gửi thư.

    Nhập địa chỉ email của những khách hàng cần nhận lời mời truy nhập vào site con.

  3. Bạn có thể truy nhập email của mình để xem bản sao của thư bạn đã gửi cho khách hàng. Hình thức sẽ trông giống như thế này, với một liên kết đến site con khách hàng ở cuối email.

    Email mẫu mời khách hàng truy nhập vào site con dành cho khách hàng.

Chúc mừng bạn! Bạn đã hoàn tất thiết lập chia sẻ tệp cho khách hàng của mình.

Bước 5: Thiết lập site con của nhóm để lưu trữ các tệp riêng tư

Để thiết lập một site con mà chỉ duy nhất một mình bạn có thể truy nhập trong khi những thành viên còn lại của nhóm bạn thì không thể, hãy tạo site theo các bước trong Bước 4: Thiết lập site con để chia sẻ các tệp bên ngoài. Nhưng ở trang Thiết lập Nhóm cho Site này, đừng thêm bất kỳ thành viên nào trong nhóm. Tên của bạn, chủ sở hữu site, sẽ là mục duy nhất được liệt kê.

Khi bạn thực hiện đến phần thiết lập dẫn hướng, hãy chọn Không cho mọi câu hỏi. Như vậy, các thành viên trong nhóm của bạn sẽ không thấy liên kết đến site con trên Trang chủ của nhóm bạn. Để truy nhập site con này trong tương lai, từ công cụ khởi động ứng dụng, hãy chọn Site > site con của nhóm bạn.

Nếu bạn muốn thêm một liên kết đến site con của mình từ Trang chủ của nhóm để dễ truy nhập hơn, chọn cho một trong các tùy chọn dẫn hướng. Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ không thể truy nhập vào site con nhưng bạn sẽ cần giải thích cho họ hiểu lý do liên kết không hoạt động đối với họ khi họ chọn liên kết.

Chọn Không để ẩn dẫn hướng đến site con của bạn.

Bước 6: Tăng cấp site nhóm của bạn để truy nhập nhanh

Thời gian hoàn thành dự tính: 10–15 phút

Để làm cho thao tác trở nên dễ dàng đối với bạn, cũng như các nhân viên của bạn khi truy nhập vào site nhóm từ mọi vị trí trong Office 365, bạn có thể thêm ô vào công cụ khởi động ứng dụng dưới dạng một ô tùy chỉnh.

Lát xếp tùy chỉnh trên công cụ khởi động ứng dụng Office 365

Bạn cũng có thể thêm liên kết đến site ở tiêu đề Office 365 mà chúng tôi sẽ mô tả cách thực hiện tiếp theo. Tuy nhiên, cả hai vị trí này đều thực sự hữu ích ở những thời điểm mà bạn đang ở trong OneDrive for Business hoặc trong một ứng dụng Office 365 khác và bạn muốn truy nhập site nhóm của mình.

Thêm một liên kết vào site nhóm của bạn đến đầu trang Office 365

Liên kết của bạn có thể là một logo hoặc hình ảnh khác. Chỉ cần dạng 200 x 50 điểm ảnh, không lớn hơn 10 KB. Để tạo logo của mình, hãy cân nhắc sử dụng Microsoft Paint để thực hiện một ảnh chụp nhanh của logo mà bạn có thể cắt xén, đổi cỡ thành 200 x 50 và lưu dưới dạng tệp JPEG. (Việc này sẽ nén tệp nhỏ hơn 10 KB.)

Thêm nối kết đến site nhóm của bạn ở đầu mỗi trang để người dùng có thể truy nhập site dễ dàng

  1. Ở site nhóm của bạn, hãy sao chép URL của bạn. (Định dạng đối với URL là https://<ten_cong_ty_ban>.sharepoint.com.)

    Sao chép URL của site nhóm của bạn

  2. Ở đầu trang, chọn công cụ khởi động ứng dụng Biểu tượng công cụ khởi động ứng dụng , rồi chọn Người quản trị.

    Chọn menu hình bánh quế, rồi chọn Quản trị.

  3. Trong Trung tâm quản trị Office 365, ở bên trái trang, chọn Hồ sơ Công ty.

    Chọn Hồ sơ Công ty

  4. Chọn Chủ đề Tùy chỉnh.

  5. Trong Tùy chỉnh logo, dẫn hướng đến logo hay hình khác đã lưu trên máy tính mà bạn muốn sử dụng.

  6. Trong URL dùng cho logo có thể bấm vào, hãy dán URL cho site nhóm của bạn, rồi chọn Lưu.

    Chọn logo của bạn, nhập URL cho trang nhóm của bạn, sau đó chọn Lưu.

    Lúc này, logo hoặc ảnh của bạn sẽ xuất hiện ở đầu mỗi trang, ngay cả trong Thư và các thành viên nhóm khác trong doanh nghiệp của bạn cũng có thể bấm vào logo để đến site nhóm của bạn.

    Ảnh siêu kết nối tới site nhóm

    khoảng trắng

    Chúc mừng bạn! Bạn đã hoàn tất hướng dẫn từng bước này để tùy chỉnh site nhóm của mình. Bài viết này có hữu ích không? Trong hộp phản hồi ở cuối trang này, vui lòng để lại nhận xét cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ dùng ý kiến phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước của mình.

Dưới đây là các chủ đề thêm mà bạn có thể quan tâm

Chủ đề Liên quan

Thiết lập lưu trữ và chia sẻ tệp trong Office 365

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×