Tùy chỉnh biểu mẫu Business Contact Manager của bạn thông qua các trường do người dùng xác định

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bằng cách dùng Business Contact Manager cho Outlook, bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu Tài khoản, Liên hệ Công việc, Cơ hộivà Dự án Kinh doanh của bạn để hiển thị chính xác thông tin bạn muốn theo dõi. Ví dụ, nếu bạn là một bất động sản đại diện, bạn có thể muốn theo dõi kiểu thuộc tính (cư hoặc thương mại) là một khách hàng quan tâm. Bằng cách tùy chỉnh các biểu mẫu, bạn đạt được tính linh hoạt hơn sắp xếp, lọc, phân loại và phân tích dữ liệu của bạn. Một cách để thực hiện điều này là để tạo trường đã xác định người dùng của riêng bạn, rồi thêm hoặc loại bỏ chúng để thiết kế biểu mẫu của bạn theo cách bạn muốn.

Bạn có thể dùng các trường do người dùng xác định trong giống như cách bạn sử dụng các trường trong biểu mẫu mặc định. Ví dụ như là một bất động sản đại diện, bạn có thể muốn gửi thông điệp email cho tất cả các khách hàng người đang tìm kiếm một phòng ngủ hai. Bạn có thể lọc danh sách người nhận bằng cách dùng kiểu thuộc tính trường mà bạn đã tạo cho biểu mẫu.

Sau khi bạn đã tạo một biểu mẫu tùy chỉnh, nó được lưu dưới dạng một tệp .bcmx, bạn có thể chia sẻ với người khác trong nhóm làm việc của bạn. Bạn cũng có thể nhập tùy chỉnh được tạo bởi những người khác.

Lưu ý: Biểu mẫu Business Contact Manager được tùy chỉnh bằng cách thêm trường, được gọi là người dùng xác định trường, hoặc bằng cách thay đổi danh sách các mục có sẵn trong một trường (danh sách thả xuống). Bạn không thể thay đổi bố trí biểu mẫu hoặc loại bỏ trường mặc định.

Bạn muốn làm gì?

Tạo một nhóm người dùng xác định hoặc trường

Tùy chỉnh biểu mẫu thông qua trường do người dùng xác định

Xóa người dùng xác định trường mà không cần nữa

Xuất và nhập tùy chỉnh

Tạo một nhóm người dùng xác định hoặc trường

Khi bạn nhập dữ liệu trong một biểu mẫu Business Contact Manager cho Outlook , bạn nhập vào một trường — chẳng hạn như tên tài khoản hoặc Office, nằm trên biểu mẫu tài khoản. Mỗi trường là một phần của một nhóm trên biểu mẫu đó. Ví dụ, tên tài khoản hoặc Office trường là cả hai phần của tài khoản nhóm. Tên nhóm xuất hiện trên biểu mẫu là đầu đề phụ.

Quan trọng: Để được bao gồm trên biểu mẫu, một trường phải là một phần của một nhóm. Nếu bạn không chỉ định một nhóm, nhóm mặc định được tạo ra cho bạn.

  1. Trên menu Business Contact Manager , trỏ tới Biểu mẫu tùy chỉnh Business Contact Manager, và sau đó bấm vào một trong những thao tác sau: mẫu tùy chỉnh tài khoản, liên hệ công việc tùy chỉnh biểu mẫu, cơ hội tùy chỉnh biểu mẫu , hoặc dự án kinh doanh tùy chỉnh biểu mẫu.

  2. Trong hộp thoại thích hợp Manage User-Defined trường , trong danh sách trang , bấm vào trang bạn muốn thêm một người dùng xác định trường đến.

  3. Bấm vào nút Thêm nhóm để tạo một nhóm nhận dạng cho trường đã xác định người dùng mới của bạn, và trong hộp thoại Thêm một nhóm , hãy nhập tên cho nhóm này.

  4. Chọn Nhóm, sau đó bấm vào nút sửa đổi tên của nhóm.

  5. Bấm vào nút Thêm trường .

  6. Trong hộp thoại Thêm trường , hãy nhập tên trường bạn muốn, hãy chọn một Kiểu dữ liệu (chẳng hạn như văn bản, sốhoặc Ngày/giờ), và một định dạng cho kiểu dữ liệu bạn chọn.

    Lưu ý: Sau khi bạn lưu bộ trường với một kiểu dữ liệu cụ thể, bạn không thể thay đổi loại dữ liệu. Thay vào đó, bạn phải xóa kiểu dữ liệu hiện có và chọn mới.

    Kiểu dữ liệu là gì?

    Khi bạn tạo một trường, bạn phải quyết định loại dữ liệu, nó sẽ bao gồm. Bạn có thể chọn từ các thao tác sau:

    Đối với loại dữ liệu

    Chọn kiểu dữ liệu tương ứng

    Từ hoặc câu tối đa 96 ký tự

    Văn bản

    Các số bằng và không có dấu thập phân (tối đa 19 chữ số ở cả hai bên của dấu thập phân).

    Số

    Phần trăm

    Phần trăm

    Giá cả, thu nhập hoặc bất kỳ dữ liệu tiền tệ liên quan khác

    Tiền tệ

    Câu trả lời cho các câu hỏi đơn giản như có hoặc không, hoặc tắt, hoặc true hoặc false

    Có/Không

    Thông tin ngày hoặc thời gian trong bất kỳ định dạng sẵn dùng trong Outlook

    Ngày/Giờ

    Số nguyên

    Số nguyên

    Prepopulated danh sách các mục nhập có thể xảy ra để tiết kiệm thời gian hoặc duy trì nhất quán giữa biểu mẫu.

    Danh sách thả xuống

Mẹo: Sau khi bạn tạo một người dùng xác định trường trong một biểu mẫu, bạn có thể dùng lại nó ở vị trí khác. Trong hộp thoại Thêm trường , bấm Thêm trường từ một thực thể khác nhau, và sau đó bấm vào trường bạn muốn. Bạn có thể có tối đa 40 trường trên một biểu mẫu.

Trở về đầu trang

Tùy chỉnh biểu mẫu thông qua trường do người dùng xác định

Bạn có thể tạo, sửa, di chuyển hoặc xóa bỏ trường và nhóm các trường trong hộp thoại quản lý người dùng xác định trường .

  1. Trên menu Business Contact Manager , trỏ tới Biểu mẫu tùy chỉnh Business Contact Manager, trỏ tới Manage User-Defined trường, sau đó bấm tài khoản, Liên hệ công việc, cơ hộihoặc doanh nghiệp Dự án.

  2. Trong hộp thoại thích hợp Manage User-Defined trường , trong danh sách trang , hãy chọn trang bạn muốn tùy chỉnh. Nếu bạn đã có thêm trường do người dùng xác định, những mục này được liệt kê theo thứ tự mà chúng xuất hiện trên trang.

    Để quản lý các trường này, hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

    • Để thêm một nhóm mới hoặc các trường vào biểu mẫu này, hãy xem tạo một người dùng xác định nhóm hoặc trường.

    • Để sửa một người dùng xác định trường, bấm vào tên nhóm hoặc trường, sau đó bấm sửa. Nhập thông tin mà bạn muốn.

      Lưu ý: Kiểu dữ liệu không thể sửa được. Để biết thêm thông tin về sửa một trường, hãy xem quản lý người dùng xác định trường trong Business Contact Manager: sửa một trường.

    • Để thay đổi thứ tự của các trường này, hãy chọn Nhóm các trường bạn muốn di chuyển, sau đó bấm vào Di chuyển lên hoặc Di chuyển xuống nút. Để thay đổi vị trí của một nhóm hoặc trường trong cột bên trái hoặc bên phải, chọn mục và sau đó bấm nút di chuyển sang trái để di chuyển mục bên trái hoặc nút di chuyển sang phải để di chuyển mục ở bên phải.

    • Để di chuyển một nhóm hoặc trường đến một trang khác trong cùng một biểu mẫu, hãy bấm nút Di chuyển đến .

Trở về đầu trang

Xóa người dùng xác định trường mà không cần nữa

Nếu bạn không còn cần một nhóm người dùng xác định hoặc trường, bấm xóa bỏ nút, vốn sẽ xóa bỏ nhóm hoặc trường từ các trang hoặc biểu mẫu.

Lưu ý: Khi bạn xóa một trường do người dùng xác định trên biểu mẫu, bạn cũng xóa tất cả thông tin được nối kết với trường này trong Cơ sở dữ liệu Trình quản lý Liên hệ Công việccủa bạn. Nếu bạn nghĩ bạn có thể sử dụng dữ liệu này lại trong tương lai, sao lưu cơ sở dữ liệu trước khi xóa bỏ trường. Để sao lưu cơ sở dữ liệu, bạn phải là người sở hữu cơ sở dữ liệu.

Cách thực hiện?

Nếu bạn là chủ sở hữu cơ sở dữ liệu, trên menu Business Contact Manager , trỏ tới Công cụ cơ sở dữ liệu, sau đó bấm Quản lý cơ sở dữ liệu. Trong hộp thoại Quản lý cơ sở dữ liệu , trên tab Sao lưu/khôi phục , hãy bấm Lại lập cơ sở dữ liệu.

Trở về đầu trang

Xuất và nhập tùy chỉnh

Khi bạn đã tạo một tập hợp các biểu mẫu mà bạn muốn dùng, bạn có thể chia sẻ các tùy chỉnh với các đồng workerss.

Xuất tùy chỉnh của bạn

Tùy chỉnh của bạn, bao gồm trường do người dùng xác định, nhóm và vị trí của họ được lưu dưới dạng tệp .bcmx.

  1. Trên menu tệp , trỏ tới nhập và xuất, sau đó bấm Business Contact Manager cho Outlook.

  2. Trong trình hướng dẫn nhập dữ liệu nghiệp vụ và xuất , hãy bấm xuất một tệp.

  3. Bấm Tùy chỉnh Business Contact Manager (.bcmx) và sau đó bấm tiếp theo.

  4. Bấm duyệt để chọn một vị trí cho tệp tùy chỉnh của bạn.

Đảm bảo bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp tùy chỉnh này với các đồng nghiệp bằng cách chọn một vị trí có thể truy nhập công khai.

Nhập tùy chỉnh từ những người khác

  1. Trên menu Business Contact Manager , hãy bấm Nhập tùy chỉnh.

  2. Trong trình hướng dẫn nhập dữ liệu nghiệp vụ và xuất , hãy bấm tiếp theo.

  3. Bấm duyệt để định vị tệp tùy chỉnh (.bcmx) bạn muốn nhập, sau đó bấm tiếp theo.

Tùy chỉnh được áp dụng cho các biểu mẫu hiện có trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Lưu ý: Tệp tùy chỉnh này chỉ áp dụng cho cơ sở dữ liệu hiện tại của bạn. Bạn phải nhập lại tệp mỗi lần bạn tạo hoặc chọn cơ sở dữ liệu khác nhau.

Trở về đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×