Tùy chỉnh định dạng dữ liệu trong Access

Thông tin trong cơ sở dữ liệu của bạn đi kèm với các định dạng đã xác định trước nhưng khi bạn muốn thứ gì đó khác, bạn có thể dùng định dạng tùy chỉnh. Vì định dạng tùy chỉnh chỉ thay đổi cách hiển thị dữ liệu, bạn không phải lo lắng về bất kỳ thay đổi nào đối với dữ liệu. Bài viết này giải thích những kiểu ký tự nào sẵn dùng và cách dùng các ký tự đó.

Ghi chú:  Không có tùy chọn định dạng tùy chỉnh cho ứng dụng Access.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu thêm về định dạng tùy chỉnh

Định dạng cho kiểu dữ liệu Số và Tiền tệ

Định dạng cho kiểu dữ liệu Văn bản

Định dạng kiểu dữ liệu Ngày/Giờ

Tìm hiểu thêm về định dạng tùy chỉnh

Để tạo định dạng tùy chỉnh, bạn sẽ nhập các ký tự khác nhau trong thuộc tính Định dạng của trường bảng. Ký tự có thể là chỗ dành sẵn (ví dụ như 0 và #), dấu tách (ví dụ như dấu chấm và dấu phẩy), ký tự chữ và màu dựa trên cách bạn muốn định dạng như thế nào. Chỉ cần nhớ rằng Access tự động áp dụng bất kỳ định dạng tùy chỉnh nào bạn dùng trong trường bảng, vào điều khiển trong biểu mẫu hay báo cáo nếu nó được gắn kết (nối kết).

Bạn có thể xác định định dạng cho bốn kiểu giá trị số  — dương, âm, số không (0) và null (không xác định). Nếu bạn chọn tạo định dạng cho mỗi kiểu giá trị, bạn phải đặt định dạng cho giá trị dương trước tiên, thứ hai là định dạng cho giá trị âm, thứ ba là định dạng cho giá trị không và định dạng cho giá trị null cuối cùng. Ngoài ra, bạn phải tách mỗi định dạng bằng dấu chấm phẩy.

Ví dụ về định dạng tùy chỉnh: #,###.##;(#,###.##)[Red];0.000,00;"Undefined"

Hiển thị là: 1.234,568-1,234.568 = 0

Đây là ý nghĩa định dạng

  • Dấu số (#) là Chỗ dành sẵn cho chữ số. Nếu không có giá trị, Access sẽ hiển thị khoảng trống trắng. Để hiển thị số không thay vì khoảng trống trắng.
    Ví dụ: để hiển thị 1234 là 1234,00, hãy dùng số 0 làm chỗ dành sẵn như thế này ####.00.

  • Giá trị dương với hai vị trí thập phân.

  • Giá trị âm với hai vị trí thập phân, trong dấu ngoặc và dạng red (màu đỏ).

  • Giá trị không là số 0, luôn luôn có hai vị trí thập phân.

  • Giá trị null là từ "Chưa xác định".

Có thể có tối đa bốn phần cho chuỗi và mỗi phần được tách bằng dấu chấm phẩy (;). Nếu trường bảng của bạn không chấp nhận giá trị null, bạn có thể bỏ qua phần thứ tư.

Phần

Mô tả Định dạng

Ví dụ

Nếu phần đầu tiên chứa #.###,##

Hiển thị giá trị dương.

1234,5678 hiển thị là 1.234,568

Định dạng này dùng dấu chấm làm dấu phân tách hàng nghìn và dấu phẩy làm dấu phân tách thập phân. Nếu giá trị thập phân trong bản ghi vượt quá số lượng ký tự chỗ dành sẵn trong định dạng tùy chỉnh, Access sẽ làm tròn giá trị và chỉ hiển thị số giá trị được định dạng xác định. Ví dụ: nếu trường của bạn chứa 3.456,789, nhưng định dạng của nó xác định hai vị trí thập phân, Access sẽ làm tròn giá trị thập phân thành 0,79.

Mẹo: Đối với định dạng có giá trị lớn hơn hoặc nhiều vị trí thập phân hơn, hãy thêm nhiều chỗ dành sẵn hơn cho giá trị thập phân, ví dụ như #.###,###.

Nếu phần thứ hai chứa (#.###,##)[Red]

Chỉ hiển thị giá trị âm.
Nếu dữ liệu của bạn không chứa giá trị âm, Access sẽ để trường trống.

Giá trị âm được đặt trong các ký tự chữ   hoặc dấu ngoặc. Trong ví dụ này, bất kỳ giá trị âm nào sẽ được hiển thị bằng màu đỏ.

Nếu phần thứ ba chứa 0.000,00

Xác định định dạng cho tất cả giá trị không (0).

Khi trường chứa giá trị không thì hiển thị 0.000,00. Để hiển thị văn bản thay vì số, hãy dùng "Zero" (đặt trong dấu ngoặc kép).

Nếu phần thứ tư chứa "Undefined"

Xác định những gì người dùng nhìn thấy khi bản ghi chứa giá trị null. Trong trường hợp này, người dùng thấy chữ "Undefined" (Không xác định).

Bạn cũng có thể dùng văn bản khác, ví dụ như "Null" hoặc "****". Ký tự được đặt trong dấu ngoặc kép được coi là chữ và hiển thị chính xác như nhập vào.

Đầu Trang

Định dạng cho kiểu dữ liệu Số và Tiền tệ

Để tạo định dạng tùy chỉnh, hãy dùng ký tự định dạng hiển thị trong bảng sau.

Ký tự

Mô tả

#

Được dùng để hiển thị chữ số. Mỗi trường hợp ký tự đại diện vị trí cho một số. Nếu không tồn tại giá trị nào tại vị trí, Access hiển thị khoảng trống trắng. Ngoài ra nó có thể dùng làm chỗ dành sẵn.

Ví dụ: nếu bạn áp dụng định dạng #,### và nhập giá trị 45 vào trong trường thì sẽ hiển thị 45. Nếu bạn nhập 12.145 vào trường thì Access sẽ hiển thị 12.145 — mặc dù bạn chỉ xác định một chỗ dành sẵn bên trái của dấu tách hàng nghìn.

0

Được dùng để hiển thị chữ số. Mỗi trường hợp ký tự đại diện vị trí cho một số. Nếu không tồn tại giá trị nào tại vị trí, Access hiển thị số không (0).

Dấu tách hàng nghìn và thập phân

Được dùng để cho biết vị trí bạn muốn Access đặt dấu tách hàng nghìn và thập phân.

khoảng trống trắng, + - $ ()

Được dùng để chèn khoảng trống trắng, ký tự toán học (+ -) và ký hiệu tài chính (¥ £ $) khi cần ở bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng của bạn. Nếu bạn dùng biểu tượng toán học thông thường khác, ví dụ như dấu xuyệt (\ hay /) và dấu hoa thị (*), đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Hãy lưu ý rằng bạn có thể đặt chúng bất kỳ đâu.

\

Được dùng để bắt buộc Access hiển thị ký tự ở ngay sau đó. Đây giống như đặt ký tự trong dấu ngoặc kép.

!

Được dùng để bắt buộc căn trái tất cả các giá trị. Khi bạn bắt buộc căn trái, bạn không thể dùng chỗ dành sẵn số 0 và #, nhưng bạn có thể dùng chỗ dành sẵn cho ký tự văn bản.

*

Được dùng để bắt buộc ký tự theo ngay sau dấu hoa thị trở thành ký tự điền  — ký tự dùng để điền khoảng trống trắng. Access thường hiển thị dữ liệu dạng số dạng căn phải và nó điền vào bất kỳ vùng nào bên trái của giá trị với khoảng trống trắng. Bạn có thể thêm ký tự điền bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng và khi bạn làm thế, Access sẽ điền bất kỳ khoảng trống trắng nào với ký tự đã xác định.

Ví dụ: định dạng £##*~,00 hiển thị lượng tiền là £45~~~~~,15. Số ký tự dấu ngã (~) hiển thị trong trường tùy theo số khoảng trống trắng trong trường bảng.

%

Dùng làm ký tự cuối cùng trong chuỗi định dạng. Nhân giá trị với 100 và hiển thị kết quả với dấu phần trăm sau đó.

E+, E-

–hoặc–

e+, e-

Được dùng để hiển thị giá trị trong ghi chú (hàm mũ) khoa học.

Dùng tùy chọn này khi định dạng khoa học đã xác định trước không cung cấp đủ không gian cho giá trị của bạn. Dùng E+ hoặc e+ để hiển thị giá trị là hàm e dương và E- hoặc e- để hiển thị hàm e âm. Bạn phải dùng những chỗ dành sẵn này với ký tự khác.

Ví dụ: giả sử bạn áp dụng định dạng 0,000E+00 cho trường số rồi nhập 612345. Access hiển thị 6,123E+05. Trước tiên, Access làm tròn số vị trí thập phân xuống còn ba (số lượng số không ở bên phải hay trái của dấu tách thập phân). Tiếp theo, Access tính toán giá trị số mũ từ số chữ số nằm ở bên phải (hay trái, tùy theo thiết đặt ngôn ngữ của bạn) của dấu phân tách thập phân trong giá trị gốc. Trong trường này, giá trị gốc phải đặt "612345" (năm chữ số) ở bên phải của điểm thập phân. Vì lý do đó, Access hiển thị 6,123E+05 và giá trị kết quả tương đương 6,123 x 105.

"Văn bản chữ"

Dùng dấu ngoặc kép để bao quanh bất kỳ văn bản nào bạn muốn người dùng thấy.

[màu]

Được dùng để áp dụng màu cho tất cả các giá trị trong phần định dạng của bạn. Bạn phải đặt tên màu trong dấu ngoặc vuông và dùng một trong những tên này: black (đen), blue (lam), cyan, green (xanh), magenta (đỏ tươi), red (đỏ), yellow (vàng) hoặc while (trắng).

Áp dụng định dạng tùy chỉnh cho kiểu dữ liệu Số hoặc Tiền tệ:

  1. Hãy mở bảng trong Dạng xem Thiết kế, rồi chọn trường bạn muốn định dạng,

  2. Trên tab Chung, bấm ô kế bên hộp Định dạng và nhập ký tự cụ thể dựa trên nhu cầu định dạng của bạn.

  3. Bấm CTRL+S để lưu công việc của bạn.

Đầu Trang

Định dạng cho kiểu dữ liệu Văn bản

Kiểu dữ liệu Văn bản và Bản ghi nhớ không chấp nhận định dạng đã xác định trước nhưng bạn có thể áp dụng định dạng tùy chỉnh để giúp dễ đọc dữ liệu bảng hơn. Ví dụ: nếu bạn sử dụng biểu mẫu Web để thu thập số thẻ tín dụng và bạn lưu trữ những số đó mà không có khoảng trắng, bạn có thể sử dụng định dạng tùy chỉnh để thêm khoảng trắng phù hợp nhằm giúp dễ đọc số thẻ tín dụng hơn. Kiểu dữ liệu Văn bản và Bản ghi nhớ cho phép hai mục định dạng trong một chuỗi. Mục đầu tiên của chuỗi kiểm soát cách văn bản xuất hiện và mục thứ hai kiểm soát cách giá trị trống hay chuỗi có độ dài bằng không xuất hiện. Nếu bạn không xác định định dạng, Access sẽ căn trái tất cả văn bản trong biểu dữ liệu.

Bảng sau liệt kê và giải thích về các định dạng tùy chỉnh mà bạn có thể áp dụng cho kiểu dữ liệu Văn bản:

Ký tự

Mô tả

@

Được dùng để hiển thị bất kỳ ký tự nào sẵn dùng cho vị trí của nó trong chuỗi định dạng. Nếu Access đặt tất cả các ký tự trong dữ liệu cơ bản, bất kỳ chỗ dành sẵn nào còn lại sẽ xuất hiện thành khoảng trống trắng.

Ví dụ: nếu chuỗi định dạng là @@@@@ và văn bản cơ bản là ABC, văn bản sẽ được căn trái với hai khoảng trống trắng ở đầu.

&

Được dùng để hiển thị bất kỳ ký tự nào sẵn dùng cho vị trí của nó trong chuỗi định dạng. Nếu Access đặt tất cả các ký tự trong dữ liệu cơ bản, bất kỳ chỗ dành sẵn nào còn lại không hiển thị gì.

Ví dụ: nếu chuỗi định dạng là &&&&& và văn bản là ABC thì chỉ hiển thị văn bản căn trái.

!

Được dùng để bắt buộc ký tự chỗ dành sẵn được điền từ trái sang phải thay vì từ phải sang trái. Bạn phải dùng ký tự này ở đầu bất kỳ chuỗi ký tự nào.

<

Được dùng để bắt buộc tất cả văn bản thành chữ thường. Bạn phải dùng ký tự này ở đầu chuỗi định dạng, nhưng bạn có thể đặt trước nó với dấu chấm than (!).

>

Được dùng để bắt buộc tất cả văn bản thành chữ hoa. Bạn phải dùng ký tự này ở đầu chuỗi định dạng, nhưng bạn có thể đặt trước nó với dấu chấm than (!).

*

Khi dùng, ký tự ở ngay sau dấu hoa thị (*) trở thành ký tự điền  — ký tự dùng để điền khoảng trống trắng. Access thường hiển thị văn bản là căn trái và điền vào bất kỳ vùng nào bên phải của giá trị với khoảng trống trắng. Bạn có thể thêm ký tự điền bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng. Khi bạn làm thế, Access điền bất kỳ khoảng trống trắng nào với ký tự đã xác định.

Khoảng trống trắng, + - $ ()

Được dùng để chèn khoảng trống trắng, ký tự toán học (+ -), ký hiệu tài chính (¥ £ $) và dấu ngoặc khi cần ở bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng của bạn. Nếu bạn dùng ký hiệu toán học thông thường khác, ví dụ như dấu xuyệt (\ hay /) và dấu hoa thị (*), đặt chúng trong dấu ngoặc kép  — xin lưu ý rằng bạn có thể đặt những ký tự này ở bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng.

"Văn bản chữ"

Dùng dấu ngoặc kép để bao quanh bất kỳ văn bản nào bạn muốn hiển thị cho người dùng.

\

Được dùng để bắt buộc Access hiển thị ký tự ở ngay sau đó. Đây giống như đặt ký tự trong dấu ngoặc kép.

[màu]

Được dùng để áp dụng màu cho tất cả các giá trị trong phần định dạng của bạn. Bạn phải đặt tên trong dấu ngoặc vuông và dùng một trong những tên này: đen, lam, lục lam, lục, đỏ tươi, đỏ, vàng hoặc trắng.

Ghi chú: Khi bạn xác định định dạng, Access điền ký tự chỗ dành sẵn với dữ liệu từ trường cơ bản.

Áp dụng định dạng tùy chỉnh cho trường văn bản

  1. Hãy mở bảng trong Dạng xem Thiết kế.

  2. Chọn trường bạn muốn định dạng và trên tab Chung, bấm ô kế bên hộp Định dạng.

  3. Nhập định dạng của bạn. Nhập định dạng tùy chỉnh bạn có thể xác định tùy theo kiểu dữ liệu bạn chọn cho trường.

  4. Bấm CTRL+S để lưu công việc của bạn.

Đầu Trang

Định dạng kiểu dữ liệu Ngày/Giờ

Khi bạn không xác định định dạng đã xác định trước hay tùy chỉnh cho kiểu dữ liệu ngày/giờ, Access tự động áp dụng định dạng Ngày tháng  — dd/m/yyyy h:nn:ss SA/CH. Định dạng tùy chỉnh của trường Ngày/Giờ có thể chứa hai phần  — một cho ngày và phần kia cho thời gian. Bạn tách các phần bằng dấu chấm phẩy. Ví dụ: bạn có thể tạo lại định dạng Ngày Chung như sau: dd/m/yyyy;h:nn:ss.

Ký tự

Mô tả

Dấu tách ngày

Được dùng để điều khiển nơi Access đặt dấu tách cho ngày, tháng và năm.

"c"

Được dùng để hiển thị định dạng ngày chung.

d hoặc dd

Được dùng để hiển thị ngày của tháng bằng một hay hai chữ số. Đối với một chữ số, hãy dùng một chỗ dành sẵn. Đối với hai chữ số, hãy dùng hai chỗ dành sẵn.

ddd

Được dùng để viết tắt ngày của tuần thành ba chữ cái.

Ví dụ: thứ Hai xuất hiện là T2.

dddd

Được dùng để viết ra tất cả các ngày trong tuần.

ddddd

Được dùng để hiển thị định dạng Ngày dạng Ngắn.

dddddd

Được dùng để hiển thị định dạng Ngày dạng Dài.

w

Được dùng để hiển thị số của ngày trong tuần.

Ví dụ: thứ Hai xuất hiện là 2.

m hoặc mm

Được dùng để hiển thị tháng ở dạng số có một chữ số hay hai chữ số.

mmm

Được dùng để viết tắt tên của tháng thành ba chữ cái.

Ví dụ: tháng Mười xuất hiện là Th10.

mmmm

Được dùng để viết ra tất cả các tên tháng.

q

Để hiển thị số quý lịch hiện tại (1-4).

Ví dụ: đối với ngày trong tháng Năm, Access hiển thị 2 là giá trị quý.

y

Để hiển thị ngày của năm (1-366).

yy

Để hiển thị hai chữ số cuối của năm.

Ghi chú: Chúng tôi khuyên nhập và hiển thị tất cả bốn chữ số của năm đã cho.

yyyy

Được dùng để hiển thị tất cả các chữ cái trong năm trong phạm vi 0100-9999.

Dấu tách thời gian

Được dùng để điều khiển nơi Access đặt dấu tách cho giờ, phút và giây.

h hoặc hh

Được dùng để hiển thị giờ bằng một hay hai chữ số.

n hoặc nn

Được dùng để hiển thị phút bằng một hay hai chữ số.

s hoặc ss

Được dùng để hiển thị giây bằng một hay hai chữ số.

ttttt

Được dùng để hiển thị định dạng Giờ dạng Dài.

SA/CH

Được dùng để hiển thị giá trị đồng hồ dạng 12 tiếng với SA hoặc CH ở sau đó. Access dựa vào đồng hồ hệ thống trong máy tính của bạn để đặt giá trị.

S/C hoặc s/c

Được dùng để hiển thị giá trị đồng hồ dạng 12 tiếng với S, C, s hoặc c ở sau đó. Access dựa vào đồng hồ hệ thống trong máy tính của bạn để đặt giá trị.

SACH

Được dùng để hiển thị giá trị đồng hồ dạng 12 tiếng. Access dùng chỉ báo sáng và chiều xác định trong thiết đặt khu vực của Windows.

Khoảng trống trắng, + - $ ()

Được dùng để chèn khoảng trống trắng, ký tự toán học (+ -), ký hiệu tài chính (¥ £ $) và dấu ngoặc khi cần ở bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng của bạn. Nếu bạn dùng biểu tượng toán học thông thường khác, ví dụ như dấu xuyệt (\ hay /) và dấu hoa thị (*), đặt chúng trong dấu ngoặc kép. Hãy lưu ý rằng bạn có thể đặt chúng bất kỳ đâu.

\

Được dùng để bắt buộc Access hiển thị ký tự ở ngay sau đó. Đây giống như đặt ký tự trong dấu ngoặc kép.

*

Được dùng để bắt buộc ký tự theo ngay sau dấu hoa thị trở thành ký tự điền  — ký tự dùng để điền khoảng trống trắng. Access thường hiển thị văn bản là căn trái và điền vào bất kỳ vùng nào bên phải của giá trị với khoảng trống trắng. Bạn có thể thêm ký tự điền bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng. Khi bạn làm thế, Access điền bất kỳ khoảng trống trắng nào với ký tự đã xác định.

"Văn bản chữ"

Dùng dấu ngoặc kép để bao quanh bất kỳ văn bản nào bạn muốn người dùng thấy.

[màu]

Được dùng để áp dụng màu cho tất cả các giá trị trong phần định dạng của bạn. Bạn phải đặt tên trong dấu ngoặc vuông và dùng một trong những tên này: đen, lam, lục lam, lục, đỏ tươi, đỏ, vàng hoặc trắng.

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục định dạng ngày và giờ.

Đầu Trang

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×