Tính tổng dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn

Tính tổng dữ liệu bằng cách sử dụng truy vấn

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bài viết này giải thích cách sử dụng một kiểu của hàm được gọi là hàm tổng hợp để tính tổng dữ liệu trong một tập kết quả truy vấn. Bài viết này cũng ngắn gọn giải thích cách sử dụng các hàm tổng hợp khác, chẳng hạn như COUNTTrung BÌNH để đếm hoặc trung bình các giá trị trong một tập kết quả. Ngoài ra, bài viết này giải thích cách sử dụng hàng tổng, một tính năng trong Access mà bạn dùng để tính tổng dữ liệu mà không cần phải thay đổi thiết kế truy vấn của bạn.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu về cách thức để tính tổng dữ liệu

Chuẩn bị một số dữ liệu mẫu

Tính tổng dữ liệu bằng cách sử dụng một hàng tổng

Tính tổng cộng bằng cách sử dụng truy vấn

Tính tổng cộng nhóm bằng cách sử dụng truy vấn tổng

Tính tổng dữ liệu trong nhiều nhóm bằng cách sử dụng truy vấn chéo bảng

Hàm tổng hợp tham chiếu

Tìm hiểu về cách thức để tính tổng dữ liệu

Bạn có thể tính tổng một cột số trong một truy vấn bằng cách sử dụng một kiểu của hàm được gọi là hàm tổng hợp. Hàm tổng hợp thực hiện một phép tính trên một cột dữ liệu và trả về một giá trị duy nhất. Access cung cấp một loạt các hàm tổng hợp, bao gồm tổng, đếm, Trung bình (dành cho máy tính giá trị trung bình), nhỏ nhấtlớn nhất. Bạn tính tổng dữ liệu bằng cách thêm hàm Sum để truy vấn của bạn, bạn đếm dữ liệu bằng cách dùng hàm Count , v.v..

Ngoài ra, Access cung cấp một vài cách để thêm tổng và các hàm tổng hợp khác vào một truy vấn. Bạn có thể:

  • Mở truy vấn trong dạng xem biểu dữ liệu và thêm một hàng tổng. Hàng tổng, một tính năng trong Access, cho phép bạn sử dụng hàm tổng hợp trong một hoặc nhiều cột của một kết quả truy vấn mà không cần phải thay đổi thiết kế truy vấn của bạn.

  • Tạo truy vấn tổng. Truy vấn tổng tính tổng phụ trong các nhóm bản ghi; một hàng tổng tính tổng cộng cho một hoặc nhiều cột (trường) của dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn muốn tất cả doanh thu theo thành phố hoặc theo quý tổng phụ, bạn dùng truy vấn tổng để nhóm các bản ghi của bạn bằng thể loại mong muốn và bạn, sau đó tính tổng các số liệu bán hàng.

  • Tạo một truy vấn chéo bảng. Một truy vấn chéo bảng là một kiểu đặc biệt của truy vấn Hiển thị kết quả của nó trong một lưới tương tự như trang tính Excel. Truy vấn chéo bảng tóm tắt giá trị của bạn và sau đó hãy nhóm chúng bằng hai tập dữ liệu — một thiết xuống phía (đề mục hàng) và khác ở trên cùng (đầu đề cột). Ví dụ, bạn có thể dùng truy vấn chéo bảng để hiển thị tổng doanh số cho mỗi thành phố cho ba năm trước đây, như trong bảng sau đây:

Thành phố

2003

2004

2005

Paris

254,556

372,455

467,892

Sydney

478,021

372,987

276,399

Jakarta

572,997

684,374

792,571

...

...

...

...

Ghi chú: Các phần hướng dẫn trong tài liệu này làm nổi bật bằng cách dùng hàm Sum , nhưng hãy nhớ rằng bạn có thể dùng các hàm tổng hợp khác trong các hàng tổng và truy vấn. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng các hàm tổng hợp khác, hãy xem hàm tổng hợp tham chiếu ở phần sau của bài viết này.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng các hàm tổng hợp khác, hãy xem bài viết tổng cột hiển thị trong biểu dữ liệu.

Các bước trong phần sau đây sẽ giải thích cách thêm một hàng tổng, sử dụng truy vấn tổng để tính tổng dữ liệu trong các nhóm, và cách dùng một truy vấn chéo bảng tổng phụ dữ liệu trong các nhóm và khoảng thời gian. Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng nhiều trong các hàm tổng hợp hoạt động chỉ trên dữ liệu trong các trường được đặt kiểu dữ liệu cụ thể. Ví dụ, hàm SUM hoạt động chỉ với các trường được đặt thành các kiểu dữ liệu số, số thập phân hoặc tiền tệ. Để biết thêm thông tin về các kiểu dữ liệu mỗi hàm yêu cầu, hãy xem hàm tổng hợp tham chiếu, ở phần sau của bài viết này.

Để biết thông tin chung về các kiểu dữ liệu, hãy xem bài viết sửa đổi hoặc thay đổi loại dữ liệu được đặt cho một trường.

Đầu trang

Chuẩn bị một số dữ liệu mẫu

Các phần hướng dẫn trong bài viết này cung cấp các bảng dữ liệu mẫu. Các bước hướng dẫn sử dụng các mẫu bảng để giúp bạn hiểu rõ cách thức hoạt động của các hàm tổng hợp. Nếu bạn thích, bạn có thể hoặc bạn có thể thêm các mẫu bảng vào cơ sở dữ liệu mới hoặc hiện có.

Access cung cấp một vài cách để thêm các mẫu bảng vào cơ sở dữ liệu. Bạn có thể nhập dữ liệu theo cách thủ công, bạn có thể sao chép mỗi bảng vào chương trình bảng tính chẳng hạn như Excel và sau đó nhập các trang tính vào trong Access, hoặc bạn có thể dán dữ liệu vào một trình soạn thảo văn bản chẳng hạn như Notepad và nhập dữ liệu từ tệp văn bản kết quả.

Các bước trong phần này giải thích cách nhập dữ liệu theo cách thủ công trong biểu dữ liệu trống, và làm thế nào để sao chép bảng mẫu cho chương trình bảng tính, và sau đó nhập các bảng đó vào trong Access. Để biết thêm thông tin về cách tạo và nhập dữ liệu văn bản, hãy xem bài viết nhập hoặc nối kết đến dữ liệu trong một tệp văn bản.

Các bước trong bài viết này sử dụng các bảng sau đây. Sử dụng các bảng này để tạo mẫu dữ liệu của bạn:

Thể loại bảng:

Danh mục

Dolls

Trò chơi và câu đố

Mẫu và khung

Video trò chơi

DVD và phim

Mô hình và sở thích

Thể thao

Bảng sản phẩm :

Tên sản phẩm

Giá

Thể loại

Lập trình hành động hình

$12,95

Dolls

Vui vẻ với C# (một trò chơi cho cả gia đình)

$15.85

Trò chơi và câu đố

Sơ đồ quan hệ cơ sở dữ liệu

$22,50

Mẫu và khung

Máy tính kỳ diệu Chip (500 phần)

$32.65

Trò chơi và câu đố

Truy nhập! Độ!

$22,95

Trò chơi và câu đố

Máy tính Geeks và sinh vật huyền thoại

$78.50

Video trò chơi

Bài tập cho máy tính Geeks! Đĩa DVD!

$14.88

DVD và phim

Cuối cùng bay Pizza

$36,75

Thể thao

Ổ đĩa bên ngoài 5,25-inch đĩa mềm đĩa (1/4 tỷ lệ)

$65,00

Mô hình và sở thích

Công chức không phải hành động hình

$78.88

Dolls

Gloom

$53.33

Video trò chơi

Xây dựng bàn phím của riêng bạn

$77.95

Mô hình và sở thích

Bảng đơn hàng :

Ngày đặt hàng

Ngày vận chuyển

Thành phố gửi hàng

Chuyển hàng phí

11/14/2005

11/15/2005

Jakarta

$55,00

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

11/16/2005

17-11-2005

Sydney

$87.00

17-11-2005

11/18/2005

Jakarta

$43,00

17-11-2005

11/18/2005

Paris

$105,00

17-11-2005

11/18/2005

Stuttgart

$112.00

11/18/2005

11/19/2005

Vienna

$215.00

11/19/2005

11/20/2005

Miami

$525.00

11/20/2005

11/21/2005

Vienna

$198,00

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187.00

11/21/2005

22/11 2005

Sydney

$81.00

11/23/2005

11/24/2005

Jakarta

$92.00

Bảng Chi tiết đơn hàng :

ID Đơn đặt hàng

Tên sản phẩm

ID Sản phẩm

Đơn Giá

Số lượng

Chiết khấu

1

Xây dựng bàn phím của riêng bạn

12

$77.95

9

5%

1

Công chức không phải hành động hình

2

$78.88

4

7.5%

2

Bài tập cho máy tính Geeks! Đĩa DVD!

7

$14.88

6

4%

2

Chip kỳ diệu của máy tính

4

$32.65

8

0

2

Máy tính Geeks và sinh vật huyền thoại

6

$78.50

4

0

3

Truy nhập! Độ!

5

$22,95

5

15%

4

Lập trình hành động hình

1

$12,95

2

6%

4

Cuối cùng bay Pizza

8

$36,75

8

4%

5

Ổ đĩa bên ngoài 5,25-inch đĩa mềm đĩa (1/4 tỷ lệ)

9

$65,00

4

10%

6

Sơ đồ quan hệ cơ sở dữ liệu

3

$22,50

12

6,5%

7

Gloom

11

$53.33

6

8%

7

Sơ đồ quan hệ cơ sở dữ liệu

3

$22,50

4

9%

Ghi chú: Hãy nhớ rằng trong cơ sở dữ liệu điển hình một bảng chi tiết đơn hàng sẽ chứa chỉ một trường ID sản phẩm, không phải là trường Tên sản phẩm. Bảng mẫu sử dụng trường Tên sản phẩm để làm cho dữ liệu dễ đọc hơn.

Nhập dữ liệu mẫu theo cách thủ công

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Bảng.

    Access thêm một bảng trống, mới vào cơ sở dữ liệu của bạn.

    Ghi chú: Bạn không cần phải thực hiện bước này nếu bạn mở một cơ sở dữ liệu mới, trống, nhưng bạn sẽ cần phải thực hiện nó bất cứ khi nào bạn cần phải thêm bảng vào cơ sở dữ liệu.

  2. Bấm đúp vào ô đầu tiên trong hàng tiêu đề và nhập tên của trường trong bảng mẫu.

    Theo mặc định, Access biểu thị trường trống trong hàng tiêu đề với văn bản Thêm trường mới, giống như:

    Trường mới trong biểu dữ liệu

  3. Dùng các phím mũi tên để di chuyển đến ô trống đầu trang tiếp theo, và nhập tên trường thứ hai (bạn có thể cũng nhấn TAB hoặc bấm đúp vào ô mới). Lặp lại bước này cho đến khi bạn nhập tất cả các tên trường.

  4. Nhập dữ liệu trong bảng mẫu.

    Khi bạn nhập dữ liệu, Access infers một kiểu dữ liệu cho mỗi trường. Nếu bạn mới dùng cơ sở dữ liệu quan hệ, bạn nên đặt loại dữ liệu cụ thể, chẳng hạn như số, văn bản hoặc ngày/thời gian, đối với mỗi trường trong bảng của bạn. Thiết đặt dữ liệu kiểu giúp đảm bảo rằng các mục nhập dữ liệu chính xác và cũng có thể giúp tránh những sai lầm, chẳng hạn như bằng cách dùng một số điện thoại trong một phép tính. Đối với các mẫu bảng, bạn nên cho phép truy nhập suy luận loại dữ liệu.

  5. Khi bạn hoàn tất việc nhập dữ liệu, hãy bấm lưu.

    Lối tắt bàn phím, nhấn CTRL + S.

    Hộp thoại Lưu Dưới dạng sẽ xuất hiện.

  6. Trong hộp Tên bảng , hãy nhập tên của bảng mẫu, sau đó bấm OK.

    Bạn sử dụng tên của mỗi bảng mẫu vì các truy vấn trong các phần hướng dẫn sử dụng những tên.

  7. Lặp lại các bước này cho đến khi bạn tạo mỗi bảng mẫu được liệt kê ở phần đầu của phần này.

Nếu bạn không muốn nhập dữ liệu theo cách thủ công, hãy làm theo các bước tiếp theo để sao chép dữ liệu vào một tệp bảng tính, và sau đó nhập dữ liệu từ tệp bảng tính vào trong Access.

Tạo mẫu trang tính

  1. Bắt đầu chương trình bảng tính của bạn và tạo một tệp mới, trống. Nếu bạn sử dụng Excel, nó sẽ tạo ra một sổ làm việc mới, trống theo mặc định.

  2. Sao chép bảng mẫu đầu tiên được cung cấp ở phía trên và dán nó vào trang tính đầu tiên, bắt đầu từ ô đầu tiên.

  3. Sử dụng phương pháp được cung cấp bởi chương trình bảng tính của bạn, đổi tên trang tính. Cung cấp cho trang tính cùng tên bảng mẫu. Ví dụ, nếu bảng mẫu được đặt tên là thể loại, cho trang tính của bạn cùng tên.

  4. Lặp lại bước 2 và 3, sao chép mỗi bảng mẫu vào một trang tính trống và đổi tên trang tính.

    Ghi chú: Bạn có thể cần phải thêm trang tính vào tệp bảng tính của bạn. Để biết thông tin về cách thực hiện nhiệm vụ đó, hãy xem trợ giúp cho chương trình bảng tính của bạn.

  5. Lưu sổ làm việc vào một vị trí thuận tiện trên máy tính của bạn hoặc mạng của bạn và đi tới bộ các bước tiếp theo.

Tạo bảng cơ sở dữ liệu từ trang tính

  1. Trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập , hãy bấm vào Excel.

    -hoặc-

    Bấm Thêm, sau đó chọn chương trình bảng tính từ danh sách.

    Hộp thoại Lấy dữ liệu ngoài - bảng tính tên chương trình sẽ xuất hiện.

  2. Bấm duyệt, mở tệp bảng tính mà bạn đã tạo trong bước trước đó, sau đó bấm OK.

    Khởi động trình hướng dẫn nhập bảng tính.

  3. Theo mặc định, trình hướng dẫn chọn trang tính đầu tiên trong sổ làm việc ( khách hàng trang tính, nếu bạn làm theo các bước trong phần trước đó), và dữ liệu từ trang tính xuất hiện trong phần dưới của trang trình hướng dẫn. Bấm tiếp theo.

  4. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, bấm hàng đầu tiên chứa đầu đề cột, sau đó bấm tiếp theo.

  5. Hoặc bạn có thể trên trang tiếp theo, sử dụng hộp văn bản và danh sách bên dưới Tùy chọn trường để thay đổi tên trường và kiểu dữ liệu hoặc bỏ qua các trường từ quá trình nhập. Nếu không, hãy bấm tiếp theo.

  6. Rời khỏi tùy chọn cho phép truy nhập thêm khóa chính được chọn, rồi bấm tiếp theo.

  7. Theo mặc định, Access sẽ áp dụng tên trang tính vào bảng mới. Chấp nhận tên hoặc nhập tên khác, sau đó bấm kết thúc.

  8. Lặp lại bước 1 đến 7 cho đến khi bạn đã tạo bảng từ mỗi trang tính trong sổ làm việc.

Đổi tên trường khóa chính

Ghi chú: Khi bạn nhập vào các trang tính, Access tự động thêm một cột khóa chính vào mỗi bảng và theo mặc định, Access có tên là cột đó "ID" và đặt nó kiểu dữ liệu tự động đánh số. Các bước ở đây sẽ giải thích cách đổi tên mỗi trường khóa chính. Làm vậy giúp rõ tất cả các trường trong một truy vấn.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào mỗi bảng mà bạn đã tạo trong bước trước đó và bấm Dạng xem thiết kế.

  2. Cho mỗi bảng, hãy định vị trường khóa chính. Theo mặc định, Access tên mỗi trường ID.

  3. Trong cột Tên trường cho mỗi trường khóa chính, hãy thêm tên của bảng.

    Ví dụ, bạn có thể đổi tên trường ID cho thể loại cho "Thể loại ID" bảng và trường trong bảng đơn hàng để "Thứ tự ID." Trong bảng chi tiết đơn hàng, đổi tên trường để "Chi tiết ID." Đối với bảng sản phẩm, đổi tên trường để "Sản phẩm ID."

  4. Lưu thay đổi của bạn.

Bất cứ khi nào các mẫu bảng xuất hiện trong bài viết này, chúng bao gồm trường khóa chính và trường được đổi tên, như được mô tả bằng cách dùng các bước trước đó.

Đầu trang

Tính tổng dữ liệu bằng cách sử dụng một hàng tổng

Bạn có thể thêm một hàng tổng vào một truy vấn bằng cách mở truy vấn của bạn trong biểu dữ liệu dạng xem, thêm hàng, và sau đó chọn hàm tổng hợp mà bạn muốn dùng, chẳng hạn như Sum, Min, tối đahoặc Trung bình. Các bước trong phần này giải thích cách tạo một truy vấn chọn cơ bản và thêm một hàng tổng. Bạn không cần phải sử dụng các mẫu bảng được mô tả trong phần trước.

Tạo một truy vấn chọn cơ bản

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm đúp vào bảng hoặc bảng mà bạn muốn sử dụng truy vấn của bạn, sau đó bấm đóng.

    Đã chọn bảng hoặc bảng xuất hiện dưới dạng windows ở phần trên của trình thiết kế truy vấn.

  3. Bấm đúp vào trường bảng mà bạn muốn sử dụng truy vấn của bạn.

    Bạn có thể bao gồm trường có chứa dữ liệu mang tính mô tả, chẳng hạn như tên và mô tả, nhưng bạn phải bao gồm một trường có chứa số hoặc dữ liệu tiền tệ.

    Mỗi trường sẽ xuất hiện trong một ô trong lưới thiết kế.

  4. Bấm chạy Ảnh nút để chạy truy vấn.

    Tập kết quả truy vấn sẽ xuất hiện trong dạng xem biểu dữ liệu.

  5. Hoặc bạn có thể chuyển sang dạng xem thiết kế và điều chỉnh truy vấn của bạn. Để làm điều này, bấm chuột phải vào tab Tài liệu cho truy vấn và bấm Dạng xem thiết kế. Sau đó bạn có thể điều chỉnh truy vấn, nếu cần, bằng cách thêm hoặc loại bỏ trường bảng. Để loại bỏ một trường, hãy chọn cột trong lưới thiết kế và nhấn DELETE.

  6. Lưu truy vấn của bạn.

Thêm một hàng tổng

  1. Hãy đảm bảo rằng truy vấn của bạn đang mở trong dạng xem biểu dữ liệu. Để làm điều này, bấm chuột phải vào tab Tài liệu cho truy vấn và bấm Dạng xem biểu dữ liệu.

    -hoặc-

    Trong ngăn dẫn hướng, bấm đúp vào truy vấn. Điều này sẽ chạy truy vấn và tải kết quả vào một biểu dữ liệu.

  2. Trên trang đầu tab, trong nhóm bản ghi , hãy bấm tổng.

    Một hàng tổng mới xuất hiện trong biểu dữ liệu của bạn.

  3. Trong hàng tổng , bấm vào ô trong trường mà bạn muốn tính tổng, và sau đó chọn Sum từ danh sách.

Ẩn một hàng tổng

  • Trên trang đầu tab, trong nhóm bản ghi , hãy bấm tổng.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng một hàng tổng, hãy xem bài viết tổng cột hiển thị trong biểu dữ liệu.

Đầu trang

Tính tổng cộng bằng cách sử dụng truy vấn

Tổng cuối tổng là tổng của tất cả các giá trị trong một cột. Bạn có thể tính toán một số loại tổng cộng, bao gồm:

  • Đơn giản tổng tính tổng các giá trị trong một cột duy nhất. Ví dụ, bạn có thể tính toán vận chuyển tổng chi phí.

  • Tính tổng tính tổng các giá trị trong cột. Ví dụ, bạn có thể tính tổng doanh thu theo nhân chi phí của một số mục bằng số lượng mục sắp xếp thứ tự, và sau đó tổng cộng các giá trị kết quả.

  • Tổng loại trừ một số bản ghi. Ví dụ, bạn có thể tính tổng doanh thu chỉ cho thứ sáu cuối cùng.

Các bước trong phần sau đây sẽ giải thích cách tạo từng kiểu tổng cộng. Các bước sử dụng các bảng đơn hàng và chi tiết đơn hàng.

Bảng đơn hàng

ID Đơn đặt hàng

Ngày đặt hàng

Ngày vận chuyển

Thành phố gửi hàng

Chuyển hàng phí

1

11/14/2005

11/15/2005

Jakarta

$55,00

2

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

3

11/16/2005

17-11-2005

Sydney

$87.00

4

17-11-2005

11/18/2005

Jakarta

$43,00

5

17-11-2005

11/18/2005

Paris

$105,00

6

17-11-2005

11/18/2005

Stuttgart

$112.00

7

11/18/2005

11/19/2005

Vienna

$215.00

8

11/19/2005

11/20/2005

Miami

$525.00

9

11/20/2005

11/21/2005

Vienna

$198,00

10

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187.00

11

11/21/2005

22/11 2005

Sydney

$81.00

12

11/23/2005

11/24/2005

Jakarta

$92.00

Bảng chi tiết đơn hàng

Chi tiết ID

ID Đơn đặt hàng

Tên sản phẩm

ID Sản phẩm

Đơn Giá

Số lượng

Chiết khấu

1

1

Xây dựng bàn phím của riêng bạn

12

$77.95

9

0,05

2

1

Công chức không phải hành động hình

2

$78.88

4

0,075

3

2

Bài tập cho máy tính Geeks! Đĩa DVD!

7

$14.88

6

0,04

4

2

Chip kỳ diệu của máy tính

4

$32.65

8

0,00

5

2

Máy tính Geeks và sinh vật huyền thoại

6

$78.50

4

0,00

6

3

Truy nhập! Độ!

5

$22,95

5

0,15

7

4

Lập trình hành động hình

1

$12,95

2

0,06

8

4

Cuối cùng bay Pizza

8

$36,75

8

0,04

9

5

Ổ đĩa bên ngoài 5,25-inch đĩa mềm đĩa (1/4 tỷ lệ)

9

$65,00

4

0,10

10

6

Sơ đồ quan hệ cơ sở dữ liệu

3

$22,50

12

0,065

11

7

Gloom

11

$53.33

6

0,08

12

7

Sơ đồ quan hệ cơ sở dữ liệu

3

$22,50

4

0,09

Tính tổng đơn giản

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm đúp vào bảng mà bạn muốn sử dụng truy vấn của bạn, sau đó bấm đóng.

    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, bấm đúp vào bảng đơn hàng.

    Bảng xuất hiện trong một cửa sổ trong phần bên trên của trình thiết kế truy vấn.

  3. Bấm đúp vào trường mà bạn muốn tính tổng. Hãy đảm bảo rằng trường được thiết đặt kiểu dữ liệu số hoặc tiền tệ. Nếu bạn tìm cách tính tổng giá trị trong trường không phải là số, chẳng hạn như một trường văn bản, Access Hiển thị thông báo lỗi không khớp trong biểu thức tiêu chí loại dữ liệu khi bạn chạy truy vấn.

    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, bấm đúp vào cột phí chuyển hàng.

    Bạn có thể thêm trường số bổ sung vào lưới nếu bạn muốn tính tổng cộng cho các trường đó. Truy vấn tổng có thể tính tổng cộng cho nhiều cột.

  4. Trên tab thiết kế , trong nhóm Hiện/ẩn , hãy bấm tổng cộng. Ảnh Nút

    Hàng tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế và Nhóm bằng cách xuất hiện trong ô trong cột phí chuyển hàng.

  5. Thay đổi giá trị trong ô trong hàng tổng để tính tổng.

  6. Bấm chạy Ảnh nút để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

    Mẹo: Lưu ý rằng truy nhập nối "SumOf" vào đầu tên trường của bạn tính tổng. Để thay đổi tiêu đề cột cho số có ý nghĩa hơn, chẳng hạn như Chuyển hàng tổng, chuyển trở lại dạng xem thiết kế và bấm vào hàng trường của cột phí chuyển hàng trong lưới thiết kế. Đặt con trỏ vào bên cạnh Phí chuyển hàng và nhập các từ Chuyển hàng tổng, theo sau là dấu hai chấm, giống như: chuyển hàng tổng: vận chuyển phí.

  7. Hoặc bạn có thể lưu truy vấn và đóng lại.

Tính tổng loại trừ một số bản ghi

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm đúp vào bảng đơn hàng và chi tiết đơn hàng bảng, sau đó bấm đóng để đóng hộp thoại.

  3. Thêm trường ngày đặt hàng từ bảng đơn hàng vào cột đầu tiên trong lưới thiết kế truy vấn.

  4. Trong hàng tiêu chí của cột đầu tiên, hãy nhập Date() -1. Biểu thức đó loại trừ các ngày hiện tại của bản ghi từ tổng được tính toán.

  5. Tiếp theo, tạo cột tính doanh số cho từng giao dịch. Nhập biểu thức sau trong hàng trường , cột thứ hai trong lưới:

    Tổng doanh số giá trị: (1-[chi tiết đơn hàng]. [ Chiết khấu] / 100) * ([đơn hàng chi tiết]. [ Đơn giá] * [đơn hàng chi tiết]. [Số lượng])

    Đảm bảo rằng tham chiếu biểu thức trường được đặt thành các kiểu dữ liệu số hoặc tiền tệ. Nếu biểu thức tham chiếu đến trường được đặt thành các kiểu dữ liệu, Access Hiển thị thông báo kiểu dữ liệu không khớp trong biểu thức tiêu chí khi bạn chạy truy vấn.

  6. Trên tab thiết kế , trong nhóm Hiện/ẩn , hãy bấm tổng cộng.

    Hàng tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế và Nhóm bằng cách xuất hiện trong cột đầu tiên và thứ hai.

  7. Trong cột thứ hai, thay đổi giá trị trong ô trong hàng tổng để tính tổng. Hàm Sum cộng các số liệu bán hàng riêng lẻ.

  8. Bấm chạy Ảnh nút để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

  9. Lưu truy vấn dưới dạng Doanh số hàng ngày.

    Ghi chú: Lần sau bạn mở truy vấn trong dạng xem thiết kế, bạn có thể thấy một thay đổi nhỏ trong các giá trị đã xác định trong các trườngtổng hàng của cột tổng doanh số giá trị. Biểu thức sẽ xuất hiện kèm theo bên trong hàm Sum và hàng tổng sẽ hiển thị Expression thay vì tổng.

    Ví dụ, nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu và tạo truy vấn (như minh họa trong các bước trước đó), bạn hãy xem:

    Tổng doanh số giá trị: Sum ((1-[chi tiết đơn hàng]. Discount/100) * ([đơn hàng chi tiết]. Đơn giá * [chi tiết đơn hàng]. Số lượng))

Đầu trang

Tính tổng cộng nhóm bằng cách sử dụng truy vấn tổng

Các bước trong phần này giải thích cách tạo truy vấn tổng tính tổng phụ trong các nhóm dữ liệu. Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng theo mặc định, truy vấn tổng có thể đưa vào chỉ một hoặc nhiều trường có chứa dữ liệu nhóm của bạn, chẳng hạn như một trường "thể loại", và trường có chứa dữ liệu mà bạn muốn tính tổng, chẳng hạn như một trường "doanh số". Truy vấn tổng cộng không thể bao gồm các trường mô tả các mục trong một thể loại. Nếu bạn muốn xem dữ liệu mang tính mô tả đó, bạn có thể tạo một truy vấn chọn thứ hai kết hợp các trường trong truy vấn tổng cộng của bạn với các trường dữ liệu bổ sung.

Các bước trong phần này giải thích cách tạo một tổng và chọn truy vấn cần thiết để xác định tổng doanh thu cho từng sản phẩm. Các bước này giả định sử dụng các mẫu bảng:

Bảng sản phẩm

ID Sản phẩm

Tên sản phẩm

Giá

Danh mục

1

Lập trình hành động hình

$12,95

Dolls

2

Vui vẻ với C# (một trò chơi cho cả gia đình)

$15.85

Trò chơi và câu đố

3

Sơ đồ quan hệ cơ sở dữ liệu

$22,50

Mẫu và khung

4

Máy tính kỳ diệu Chip (500 phần)

$32.65

Mẫu và khung

5

Truy nhập! Độ!

$22,95

Trò chơi và câu đố

6

Máy tính Geeks và sinh vật huyền thoại

$78.50

Video trò chơi

7

Bài tập cho máy tính Geeks! Đĩa DVD!

$14.88

DVD và phim

8

Cuối cùng bay Pizza

$36,75

Thể thao

9

Ổ đĩa bên ngoài 5,25-inch đĩa mềm đĩa (1/4 tỷ lệ)

$65,00

Mô hình và sở thích

10

Công chức không phải hành động hình

$78.88

Dolls

11

Gloom

$53.33

Video trò chơi

12

Xây dựng bàn phím của riêng bạn

$77.95

Mô hình và sở thích

Bảng chi tiết đơn hàng

Chi tiết ID

ID Đơn đặt hàng

Tên sản phẩm

ID Sản phẩm

Đơn Giá

Số lượng

Chiết khấu

1

1

Xây dựng bàn phím của riêng bạn

12

$77.95

9

5%

2

1

Công chức không phải hành động hình

2

$78.88

4

7.5%

3

2

Bài tập cho máy tính Geeks! Đĩa DVD!

7

$14.88

6

4%

4

2

Chip kỳ diệu của máy tính

4

$32.65

8

0

5

2

Máy tính Geeks và sinh vật huyền thoại

6

$78.50

4

0

6

3

Truy nhập! Độ!

5

$22,95

5

15%

7

4

Lập trình hành động hình

1

$12,95

2

6%

8

4

Cuối cùng bay Pizza

8

$36,75

8

4%

9

5

Ổ đĩa bên ngoài 5,25-inch đĩa mềm đĩa (1/4 tỷ lệ)

9

$65,00

4

10%

10

6

Sơ đồ quan hệ cơ sở dữ liệu

3

$22,50

12

6,5%

11

7

Gloom

11

$53.33

6

8%

12

7

Sơ đồ quan hệ cơ sở dữ liệu

3

$22,50

4

9%

Các bước sau đây giả định mối quan hệ một-nhiều giữa các trường ID sản phẩm trong bảng đơn hàng và bảng chi tiết đơn hàng, với bảng đơn hàng ở bên "một" của mối quan hệ.

Tạo truy vấn tổng

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , hãy chọn bảng mà bạn muốn làm việc với, bấm Thêm, sau đó bấm đóng sau khi bạn đã hoàn tất việc thêm các bảng.

    -hoặc-

    Bấm đúp vào bảng mà bạn muốn dùng, sau đó bấm đóng. Mỗi bảng xuất hiện dưới dạng một cửa sổ trong phần bên trên của trình thiết kế truy vấn.

    Nếu bạn sử dụng các mẫu bảng được liệt kê trước đó, bạn thêm các bảng sản phẩm và chi tiết đơn hàng.

  3. Bấm đúp vào trường bảng mà bạn muốn sử dụng truy vấn của bạn.

    Dưới dạng một quy tắc, bạn thêm chỉ nhóm trường và trường giá trị vào truy vấn. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng một phép tính thay vì giá trị trường — các bước tiếp theo giải thích cách làm như vậy.

    1. Thêm trường thể loại từ bảng sản phẩm vào lưới thiết kế.

    2. Tạo cột tính doanh số cho từng giao dịch bằng cách nhập biểu thức sau đây trong cột thứ hai trong lưới:

      Tổng doanh số giá trị: (1-[chi tiết đơn hàng]. [ Chiết khấu] / 100) * ([đơn hàng chi tiết]. [ Đơn giá] * [đơn hàng chi tiết]. [Số lượng])

      Hãy đảm bảo rằng các trường bạn tham chiếu biểu thức các kiểu dữ liệu số hoặc tiền tệ. Nếu bạn tham chiếu trường của các kiểu dữ liệu, Access Hiển thị thông báo lỗi không khớp trong biểu thức tiêu chí kiểu dữ liệu khi bạn tìm cách chuyển sang dạng xem biểu dữ liệu.

    3. Trên tab thiết kế , trong nhóm Hiện/ẩn , hãy bấm tổng cộng.

      Hàng tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế và trong hàng đó, Nhóm theo xuất hiện trong cột đầu tiên và thứ hai.

    4. Trong cột thứ hai, thay đổi giá trị trong hàng tổng để tính tổng. Hàm Sum cộng các số liệu bán hàng riêng lẻ.

    5. Bấm chạy Ảnh nút để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

    6. Duy trì truy vấn mở để sử dụng trong phần tiếp theo.

      Dùng tiêu chí với truy vấn tổng

      Truy vấn mà bạn đã tạo trong phần trước bao gồm tất cả các bản ghi trong bảng bên dưới. Nó không loại trừ bất kỳ thứ tự khi tính toán các tổng, và nó sẽ hiển thị tổng cộng cho tất cả thể loại.

      Nếu bạn cần loại trừ một số bản ghi, bạn có thể thêm tiêu chí vào truy vấn. Ví dụ, bạn có thể bỏ qua các giao dịch nhỏ hơn $100 hoặc tính toán tổng cộng cho chỉ một số thể loại sản phẩm của bạn. Các bước trong phần này giải thích cách sử dụng ba loại tiêu chí:

    7. Tiêu chí bỏ qua các nhóm khi tính toán tổng cộng.    Ví dụ, bạn sẽ tính tổng cho chỉ các thể loại Video trò chơi, mẫu và khung và thể thao.

    8. Tiêu chí ẩn một số tổng cộng sau khi tính toán chúng.    Ví dụ, bạn có thể hiển thị chỉ các tổng lớn hơn $150.000.

    9. Tiêu chí loại trừ các bản ghi riêng lẻ từ được bao gồm trong tổng.    Ví dụ, bạn có thể loại trừ các giao dịch bán hàng riêng lẻ khi giá trị (đơn vị giá * số lượng) giọt dưới $100.

      Các bước sau đây sẽ giải thích cách thêm các tiêu chí từng cái một và xem ảnh hưởng trên kết quả truy vấn.

      Thêm tiêu chí vào truy vấn

    10. Mở truy vấn khỏi phần trước trong dạng xem thiết kế. Để làm điều này, bấm chuột phải vào tab Tài liệu cho truy vấn và bấm Dạng xem thiết kế.

      -hoặc-

      Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào truy vấn và bấm Dạng xem thiết kế.

    11. Trong hàng tiêu chí của cột thể loại ID, nhập = Dolls hoặc thể thao hoặc khung và mẫu.

    12. Bấm chạy Ảnh nút để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

    13. Chuyển trở lại dạng xem thiết kế, và trong hàng tiêu chí của cột tổng doanh số giá trị, hãy nhập > 100.

    14. Chạy truy vấn để xem kết quả, rồi sau đó chuyển trở lại dạng xem thiết kế.

    15. Giờ đây thêm các tiêu chí để loại trừ riêng lẻ giao dịch bán hàng được nhỏ hơn $100. Để thực hiện điều này, bạn cần phải thêm một cột khác.

      Ghi chú: Bạn không thể xác định các tiêu chí thứ ba trong cột tổng doanh số giá trị. Bất kỳ tiêu chí nào mà bạn xác định trong cột này áp dụng cho giá trị tổng, không phải các giá trị riêng lẻ.

    16. Sao chép biểu thức từ cột thứ hai cột thứ ba.

    17. Trong hàng tổng cho cột mới, chọn vị trí , và trong hàng tiêu chí , kiểu > 20.

    18. Chạy truy vấn để xem kết quả, và sau đó lưu truy vấn.

      Ghi chú: Lần sau khi bạn mở truy vấn trong dạng xem thiết kế, bạn có thể thấy các thay đổi nhỏ trong lưới thiết kế. Trong cột thứ hai, biểu thức trong hàng trường sẽ xuất hiện kèm theo bên trong hàm Sum và giá trị trong hàng tổng sẽ hiển thị biểu thức thay vì tổng.

      Tổng doanh số giá trị: Sum ((1-[chi tiết đơn hàng]. Discount/100) * ([đơn hàng chi tiết]. Đơn giá * [Orde r chi tiết]. Số lượng))

      Bạn cũng sẽ nhìn thấy một cột thứ tư. Cột này là một bản sao của cột thứ hai, nhưng các tiêu chí mà bạn đã xác định trong cột thứ hai thực sự xuất hiện như là một phần của cột mới.

Đầu trang

Tính tổng dữ liệu trong nhiều nhóm bằng cách sử dụng truy vấn chéo bảng

Một truy vấn chéo bảng là một kiểu đặc biệt của truy vấn Hiển thị kết quả của nó trong lưới tương tự như trang tính Excel. Truy vấn chéo bảng tóm tắt giá trị của bạn và sau đó hãy nhóm chúng bằng hai tập dữ liệu — một thiết xuống bên cạnh (tập hàng tiêu đề) và khác ở trên cùng (tập tiêu đề cột). Hình này minh họa một phần của tập dữ liệu cho truy vấn chéo bảng mẫu:

Một truy vấn chéo bảng mẫu

Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng truy vấn chéo bảng không luôn nhập tất cả các trường trong tập dữ liệu vì các bảng mà bạn sử dụng trong truy vấn luôn không chứa giá trị cho mỗi điểm dữ liệu có thể xảy ra.

Khi bạn tạo một truy vấn chéo bảng, bạn thường bao gồm dữ liệu từ nhiều hơn một bảng, và bạn luôn bao gồm ba kiểu dữ liệu: dữ liệu được dùng làm đề mục hàng, dữ liệu được dùng làm đầu đề cột và các giá trị mà bạn muốn tính tổng hoặc nếu không tính toán.

Các bước trong phần này xem như các bảng sau đây:

Bảng đơn hàng

Ngày đặt hàng

Ngày vận chuyển

Thành phố gửi hàng

Chuyển hàng phí

11/14/2005

11/15/2005

Jakarta

$55,00

11/14/2005

11/15/2005

Sydney

$76,00

11/16/2005

17-11-2005

Sydney

$87.00

17-11-2005

11/18/2005

Jakarta

$43,00

17-11-2005

11/18/2005

Paris

$105,00

17-11-2005

11/18/2005

Stuttgart

$112.00

11/18/2005

11/19/2005

Vienna

$215.00

11/19/2005

11/20/2005

Miami

$525.00

11/20/2005

11/21/2005

Vienna

$198,00

11/20/2005

11/21/2005

Paris

$187.00

11/21/2005

22/11 2005

Sydney

$81.00

11/23/2005

11/24/2005

Jakarta

$92.00

Bảng chi tiết đơn hàng

ID Đơn đặt hàng

Tên sản phẩm

ID Sản phẩm

Đơn Giá

Số lượng

Chiết khấu

1

Xây dựng bàn phím của riêng bạn

12

$77.95

9

5%

1

Công chức không phải hành động hình

2

$78.88

4

7.5%

2

Bài tập cho máy tính Geeks! Đĩa DVD!

7

$14.88

6

4%

2

Chip kỳ diệu của máy tính

4

$32.65

8

0

2

Máy tính Geeks và sinh vật huyền thoại

6

$78.50

4

0

3

Truy nhập! Độ!

5

$22,95

5

15%

4

Lập trình hành động hình

1

$12,95

2

6%

4

Cuối cùng bay Pizza

8

$36,75

8

4%

5

Ổ đĩa bên ngoài 5,25-inch đĩa mềm đĩa (1/4 tỷ lệ)

9

$65,00

4

10%

6

Sơ đồ quan hệ cơ sở dữ liệu

3

$22,50

12

6,5%

7

Gloom

11

$53.33

6

8%

7

Sơ đồ quan hệ cơ sở dữ liệu

3

$22,50

4

9%

Các bước sau đây sẽ giải thích cách tạo truy vấn chéo bảng nhóm tổng doanh số theo thành phố. Truy vấn dùng hai biểu thức để trả về một ngày đã định dạng và doanh số một tổng.

Tạo truy vấn chéo bảng

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm đúp vào bảng mà bạn muốn sử dụng truy vấn của bạn, sau đó bấm đóng.

    Mỗi bảng xuất hiện dưới dạng một cửa sổ trong phần bên trên của trình thiết kế truy vấn.

    Nếu bạn sử dụng các mẫu bảng, bấm đúp vào bảng đơn hàng và bảng chi tiết đơn hàng.

  3. Bấm đúp vào trường mà bạn muốn sử dụng truy vấn của bạn.

    Mỗi tên trường xuất hiện trong các ô trống trong hàng trường của lưới thiết kế.

    Nếu bạn sử dụng các mẫu bảng, hãy thêm các thành phố gửi hàng và ngày vận chuyển trong trường từ bảng đơn hàng.

  4. Trong ô trống kế tiếp trong hàng trường , sao chép và dán hoặc gõ biểu thức sau đây: tổng doanh thu: Sum (CCur ([đơn hàng chi tiết]. [ Đơn vị Price]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100)

  5. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Chéo bảng.

    Hàng tổng và hàng chéo bảng xuất hiện trong lưới thiết kế.

  6. Bấm vào ô trong hàng tổng trong trường thành phố và chọn Nhóm theo. Làm tương tự cho trường ngày vận chuyển. Thay đổi giá trị trong ô tổng của tổng doanh thu trường sang biểu thức.

  7. Trong hàng chéo bảng , đặt ô trong trường thành phố vào Đầu đề hàng, trường ngày vận chuyển đến Đầu đề cộtvà thiết đặt trường tổng doanh thu giá trị.

  8. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Kết quả truy vấn xuất hiện trong dạng xem biểu dữ liệu.

Đầu trang

Hàm tổng hợp tham chiếu

Bảng này liệt kê và mô tả các hàm tổng hợp mà Access cung cấp trong hàng tổng và trong truy vấn. Hãy nhớ rằng Access cung cấp nhiều hàm tổng hợp cho các truy vấn hơn nào cho hàng tổng. Ngoài ra, nếu bạn làm việc với dự án Access (truy nhập một phía trước được kết nối với cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server), bạn có thể sử dụng bộ lớn hơn về các hàm tổng hợp SQL Server cung cấp. Để biết thêm thông tin về đó tập hợp các hàm, hãy xem Microsoft SQL Server sách trực tuyến.

Hàm

Mô tả

Us e với () loại dữ liệu

Average

Tính toán giá trị trung bình cho một cột. Cột phải chứa số, tiền tệ, hoặc ngày/thời gian dữ liệu. Hàm bỏ qua giá trị null.

Số, tiền tệ, ngày/thời gian

Count

Đếm số lượng các mục trong một cột.

Tất cả các kiểu dữ liệu, ngoại trừ phức tạp lặp vô hướng dữ liệu, chẳng hạn như một cột đa giá trị danh sách.

Để biết thêm thông tin về danh sách đa giá trị, hãy xem các bài viết hướng dẫn để đa giá trị trườngThêm hoặc thay đổi trường tra cứu có cho phép bạn lưu giữ nhiều giá trị.

Tối đa

Trả về mục có giá trị cao nhất. Đối với dữ liệu văn bản, giá trị cao nhất là giá trị bảng chữ cái cuối cùng — bỏ qua truy nhập trường hợp. Hàm bỏ qua giá trị null.

Số, tiền tệ, ngày/thời gian

Tối thiểu

Trả về mục có giá trị thấp nhất. Đối với dữ liệu văn bản, giá trị thấp nhất là giá trị bảng chữ cái đầu tiên — bỏ qua truy nhập trường hợp. Hàm bỏ qua giá trị null.

Số, tiền tệ, ngày/thời gian

Độ lệch chuẩn

Số đo độ giá trị phân tán từ một giá trị trung bình (trung bình).

Để biết thêm thông tin về cách dùng hàm này, hãy xem bài viết tổng cột hiển thị trong biểu dữ liệu.

Số, tiền tệ

Sum

Thêm các mục trong một cột. Hoạt động chỉ trên dữ liệu số và tiền tệ.

Số, tiền tệ

Chênh lệch

Các biện pháp thống kê phương sai của tất cả giá trị trong cột. Bạn có thể dùng hàm này chỉ trên dữ liệu số và tiền tệ. Nếu bảng chứa nhỏ hơn hai hàng, Access sẽ trả về giá trị null.

Để biết thêm thông tin về các hàm phương sai, hãy xem bài viết tổng cột hiển thị trong biểu dữ liệu.

Số, tiền tệ

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×