Tìm thấy hồ sơ với các ngày đặt tại hoặc lâu đời nhất

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bài viết này giải thích cách sử dụng truy vấn giá trị hàng đầu để tìm các ngày gần đây nhất hoặc sớm nhất trong tập bản ghi. Bạn có thể sử dụng thông tin này kiểu truy vấn trả về để trả lời một loạt các câu hỏi doanh nghiệp, chẳng hạn như khi một khách hàng cuối cùng đặt một thứ tự.

Bạn muốn thực hiện điều gì?

Tìm hiểu về làm thế nào trên cùng giá trị truy vấn làm việc với ngày tháng

Tìm ngày gần đây nhất hoặc sớm nhất

Tìm ngày tháng mới nhất hoặc sớm nhất cho bản ghi trong thể loại hoặc nhóm

Tìm kiếm gần đây nhất và ngày tháng sớm nhất

Tìm hiểu làm thế nào trên cùng giá trị truy vấn làm việc với ngày tháng

Bạn sử dụng truy vấn giá trị hàng đầu khi bạn cần tìm bản ghi có chứa ngày tháng mới nhất hoặc sớm nhất trong một bảng hoặc nhóm các bản ghi. Bạn có thể dùng dữ liệu để trả lời một vài kiểu câu hỏi doanh nghiệp, chẳng hạn như:

  • Khi một nhân viên cuối làm doanh số? Câu trả lời có thể giúp bạn xác định một nhân viên đạt hiệu quả nhất hoặc đạt hiệu quả nhỏ nhất.

  • Khi, có phải một khách hàng cuối cùng đặt một thứ tự? Nếu một khách hàng không đã đặt một thứ tự cho một kỳ hạn đã cho thời gian, bạn có thể muốn di chuyển khách hàng vào danh sách không hoạt động.

  • Ai có sinh nhật tiếp theo hoặc sinh nhật n tiếp theo?

Quy tắc cho việc tạo và sử dụng truy vấn giá trị hàng đầu

Bạn tạo một truy vấn hàng đầu giá trị bằng cách tạo một truy vấn chọn. Tùy thuộc vào kết quả mà bạn muốn, bạn áp dụng một trong hai một thứ tự sắp xếp vào truy vấn, hoặc bạn chuyển đổi truy vấn vào truy vấn tổng. Nếu bạn chuyển đổi truy vấn, bạn dùng hàm tổng hợp, chẳng hạn như Max hoặc Min trả về giá trị cao nhất hoặc thấp nhất, hoặc đầu tiên hoặc cuối cùng để trả về ngày sớm nhất hoặc mới nhất. Bạn sử dụng truy vấn tổng và các hàm tổng hợp chỉ khi bạn cần tìm dữ liệu rơi vào một tập hợp các nhóm hoặc thể loại. Ví dụ, giả sử bạn cần tìm số doanh số cho một ngày đã cho cho mỗi thành phố công ty của bạn hoạt động. Trong trường hợp, các thành phố trở thành các thể loại (bạn cần tìm dữ liệu cho mỗi thành phố), vì vậy bạn sử dụng truy vấn tổng.

Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng, bất kể kiểu truy vấn, truy vấn của bạn phải sử dụng trường có chứa dữ liệu mang tính mô tả, chẳng hạn như tên khách hàng, và cũng là một trường có chứa các giá trị ngày mà bạn muốn tìm. Ngoài ra, ngày giá trị phải nằm trong một trường đặt dữ liệu ngày/thời gian nhập. Các truy vấn bài viết này mô tả không chạy nếu bạn tìm cách chạy chúng so với giá trị ngày trong một trường văn bản. Ngoài ra, nếu bạn muốn sử dụng truy vấn tổng, trường dữ liệu của bạn phải bao gồm thông tin thể loại, chẳng hạn như một trường thành phố hoặc quốc gia/khu vực.

Lựa chọn giữa một truy vấn giá trị trên cùng và bộ lọc

Để xác định xem bạn nên tạo một truy vấn giá trị trên cùng hoặc áp dụng bộ lọc, hãy chọn một trong các thao tác sau:

  • Nếu bạn muốn trả về các bản ghi với những ngày gần đây nhất hoặc mới nhất trong một trường, và bạn không biết ngày chính xác các giá trị, hoặc họ không quan trọng, bạn tạo một truy vấn giá trị trên cùng.

  • Nếu bạn muốn trả về tất cả các bản ghi mà khớp với ngày, là trước, hoặc trễ hơn một dành riêng cho ngày tháng, bạn sử dụng một bộ lọc. Ví dụ, để xem ngày tháng cho doanh số giữa tháng và tháng, bạn áp dụng bộ lọc. Một thảo luận đầy đủ của bộ lọc là ngoài chủ đề này.

    Để biết thêm thông tin về cách tạo và dùng chúng, hãy xem bài viết bộ lọc: giới hạn số lượng các bản ghi trong một dạng xem.

Đầu Trang

Tìm ngày gần đây nhất hoặc sớm nhất

Các bước trong phần này giải thích cách tạo một truy vấn cơ bản giá trị hàng đầu sử dụng một thứ tự sắp xếp, cùng với nhiều hơn một truy vấn sử dụng biểu thức và các tiêu chí nâng cao. Phần đầu tiên thể hiện các bước cơ bản trong việc tạo một truy vấn giá trị trên cùng, và phần thứ hai giải thích cách tìm sinh nhật nhân viên vài tiếp theo bằng cách thêm tiêu chí. Các bước sử dụng dữ liệu trong bảng mẫu sau đây.

Họ

Tên

Địa chỉ

Thành phố

Quốc gia/Khu vực

Ngày sinh

Thuê ngày

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

USA

Ngày 5 tháng 2, 1968

Ngày 10 tháng 6, 1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

Ngày 22 tháng 5, 1957

Ngày 22 tháng 11, 1996

Pica

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

Ngày 11 tháng 11, 1960

Ngày 11 tháng 3, 2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

Ngày 22 tháng 3, 1964

Ngày 22 tháng 6, 1998

Giá

Julian

Calle Smith 2

Thành phố Mê-xi-cô

Mexico

Ngày 5 tháng 6, 1972

Ngày 5 tháng 1, 2002

Hughes

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

USA

Ngày 23 tháng 1, 1970

Ngày 23 tháng 4, 1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

Ngày 14 tháng 4, 1964

Ngày 14 tháng 10, 2004

Birkby

Dana

2 Nosey Pkwy

Phần Lan

USA

Ngày 29 tháng 10, 1959

Ngày 29 tháng 3, 1997

Nếu bạn muốn, bạn có thể nhập dữ liệu mẫu này vào một bảng mới theo cách thủ công, hoặc bạn có thể sao chép bảng mẫu này để chương trình bảng tính, chẳng hạn như Microsoft Office Excel 2007, và sau đó dùng Access để nhập các kết quả là trang tính vào bảng.

Hiển thị tôi làm thế nào

Nhập dữ liệu mẫu theo cách thủ công

  1. Trên tab tạo , trong nhóm bảng , hãy bấm bảng.

    Access thêm một bảng trống, mới vào cơ sở dữ liệu của bạn.

    Ghi chú: Bạn không cần phải thực hiện theo các bước này nếu bạn mở một cơ sở dữ liệu mới, trống, nhưng bạn sẽ cần phải thực hiện nó bất cứ khi nào bạn cần phải thêm bảng vào cơ sở dữ liệu.

  2. Bấm đúp vào ô đầu tiên trong hàng tiêu đề và nhập tên của trường trong bảng mẫu.

    Theo mặc định, Access biểu thị trường trống trong hàng tiêu đề với văn bản Thêm trường mới, giống như:

    Trường mới trong biểu dữ liệu

  3. Dùng các phím mũi tên để di chuyển đến ô trống đầu trang tiếp theo, sau đó nhập tên trường thứ hai (bạn có thể cũng nhấn TAB hoặc bấm đúp vào ô mới). Lặp lại bước này cho đến khi bạn nhập tất cả các tên trường.

  4. Nhập dữ liệu trong bảng mẫu.

    Khi bạn nhập dữ liệu, Access infers một kiểu dữ liệu cho mỗi trường. Nếu bạn mới dùng cơ sở dữ liệu quan hệ, bạn nên đặt loại dữ liệu cụ thể, chẳng hạn như số, văn bản hoặc ngày/thời gian, đối với mỗi trường trong bảng của bạn. Đặt kiểu dữ liệu giúp đảm bảo rằng nhập chính xác dữ liệu và giúp ngăn không cho lỗi, chẳng hạn như bằng cách dùng một số điện thoại trong một phép tính. Đối với các mẫu bảng, bạn nên cho phép truy nhập suy luận loại dữ liệu.

  5. Khi bạn hoàn tất việc nhập dữ liệu, bấm lưu

    Lối tắt bàn phím, nhấn CTRL + S.

    Hộp thoại Lưu Dưới dạng sẽ xuất hiện.

  6. Trong hộp Tên bảng , hãy nhập tên của bảng mẫu, sau đó bấm OK.

    Bạn sử dụng tên của mỗi bảng mẫu vì các truy vấn trong các phần hướng dẫn sử dụng những tên.

  7. Lặp lại các bước này cho đến khi bạn tạo mỗi bảng mẫu được liệt kê ở phần đầu của phần này.

Sao chép bảng sang chương trình bảng tính của bạn

  1. Bắt đầu chương trình bảng tính của bạn và tạo một tệp mới, trống. Nếu bạn sử dụng Excel, một sổ làm việc mới, trống sẽ được tạo theo mặc định.

  2. Sao chép bảng mẫu trong phần trước đó và dán nó vào trang tính đầu tiên, bắt đầu từ ô đầu tiên.

  3. Bấm chuột phải vào tab trang tính, bấm đổi tênvà tên trang tính nhân viên.

  4. Lưu tệp bảng tính vào một vị trí tiện lợi và đi đến bước tiếp theo.

Nhập bảng vào trong Access

  1. Trong một cơ sở dữ liệu mới hoặc hiện có:

    Trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập , hãy bấm vào Excel.

    -hoặc-

    Bấm Thêm, sau đó chọn chương trình bảng tính từ danh sách.

    Hộp thoại Lấy dữ liệu ngoài - bảng tính tên chương trình sẽ xuất hiện.

  2. Bấm duyệt, mở tệp bảng tính mà bạn đã tạo trong bước trước đó, sau đó bấm OK.

    Khởi động trình hướng dẫn nhập bảng tính.

  3. Theo mặc định, trình hướng dẫn chọn trang tính đầu tiên trong sổ làm việc (nhân viên, nếu bạn làm theo các bước trong phần trước đó), và dữ liệu từ trang tính xuất hiện trong phần dưới của màn hình. Bấm tiếp theo.

  4. Bấm Đầu tiên chứa cột đề mục hàng, sau đó bấm tiếp theo.

  5. Hoặc bạn có thể dùng hộp văn bản và danh sách bên dưới Tùy chọn trường để thay đổi kiểu dữ liệu và tên trường, hoặc bỏ qua các trường từ trình nhập. Nếu không, hãy bấm tiếp theo.

    Nếu bạn sử dụng mẫu bảng trên đây, bạn không cần thực hiện bất kỳ thay đổi tại thời điểm này.

  6. Rời khỏi tùy chọn cho phép truy nhập thêm khóa chính được chọn, rồi bấm tiếp theo.

  7. Theo mặc định, Access sẽ áp dụng tên trang tính vào bảng mới. Chấp nhận tên hoặc nhập tên khác, sau đó bấm kết thúc.

Ghi chú: Nếu bạn không có chương trình bảng tính, bạn có thể sao chép dữ liệu mẫu để trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Notepad. Để biết thêm thông tin về việc nhập dữ liệu văn bản, hãy xem bài viết nhập hoặc nối kết đến dữ liệu trong một tệp văn bản.

Tạo một truy vấn giá trị hàng đầu cơ bản

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

    Hộp thoại Hiện bảng xuất hiện.

  2. Trong hộp thoại, bấm vào bảng mà bạn muốn sử dụng trong truy vấn, bấm Thêm để đặt bảng trong phần bên trên của trình thiết kế, sau đó bấm đóng.

    -hoặc-

    Bấm đúp vào bảng, sau đó bấm đóng.

    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, hãy thêm bảng nhân viên vào truy vấn.

  3. Thêm các trường mà bạn muốn sử dụng truy vấn của bạn vào lưới thiết kế. Bạn có thể bấm đúp vào mỗi trường, hoặc kéo và thả mỗi trường vào một ô trống trong trường hàng.

    Nếu bạn sử dụng mẫu bảng, thêm các trường tên, họ và ngày sinh.

  4. Trong trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng (ngày sinh trường, nếu bạn sử dụng mẫu bảng), bấm hàng sắp xếp và chọn tăng dần hoặc giảm dần.

    Sắp xếp thứ tự giảm dần trả về ngày gần đây nhất, và thứ tự sắp xếp tăng dần trả về ngày sớm nhất.

    Quan trọng: Bạn phải đặt một giá trị trong hàng sắp xếp chỉ dành cho trường có chứa ngày tháng của bạn. Nếu bạn chỉ định một thứ tự sắp xếp cho trường khác, truy vấn không trả về kết quả bạn muốn.

  5. Trên tab thiết kế , trong nhóm công cụ , bấm vào mũi tên xuống bên cạnh tất cả (danh sách Giá trị cao nhất ), sau đó nhập số bản ghi mà bạn muốn xem, hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

  6. Bấm chạy Ảnh nút để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

  7. Lưu truy vấn và giữ nó mở để sử dụng trong các bước tiếp theo.

Bạn có thể nhìn thấy kiểu truy vấn trên cùng giá trị này có thể trả lời câu hỏi cơ bản, chẳng hạn như ai là cũ nhất hoặc út người trong công ty. Các bước tiếp theo giải thích cách sử dụng biểu thức và tiêu chí khác để thêm power và khả năng linh hoạt cho truy vấn. Các tiêu chí Hiển thị trong bước tiếp theo trả về ngày sinh nhật tiếp theo ba nhân viên.

Thêm tiêu chí vào truy vấn

Ghi chú: Các bước này giả định rằng bạn sẽ sử dụng truy vấn được mô tả trong phần trước.

  1. Chuyển đổi truy vấn mà bạn đã tạo trong bước trước đó sang dạng xem thiết kế.

  2. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong cột bên phải của cột ngày sinh, sao chép và dán hoặc gõ biểu thức này: Expr1: phần ngày ("t", [ngày sinh]). Sau đó bấm chạy.

    Hàm DatePart trích phần tháng của trường ngày sinh.

  3. Chuyển sang dạng xem thiết kế.

  4. Ở bên phải của biểu thức đầu tiên của bạn, dán hoặc gõ biểu thức này: Expr2: DatePart ("d", [ngày sinh]). Sau đó bấm chạy.

    Trong trường hợp này, hàm DatePart trích phần ngày của trường ngày sinh.

  5. Chuyển sang dạng xem thiết kế.

  6. Xóa hộp kiểm trong hàng hiện đối với mỗi hai biểu thức bạn vừa nhập, hãy bấm sắp xếp hàng cho mỗi biểu thức, sau đó chọn tăng dần.

  7. Bấm Chạy.

  8. Hoặc bạn có thể, bạn có thể xác định một tiêu chí để giới hạn phạm vi truy vấn. Khi bạn xác định tiêu chí, sắp xếp truy vấn chỉ các bản ghi đáp ứng các tiêu chí và nó nhận dạng các trên cùng hoặc dưới cùng trường giá trị từ trong danh sách được sắp xếp.

    Để tiếp tục với dữ liệu mẫu, hãy chuyển sang dạng xem thiết kế. Sau đó, trong hàng tiêu chí của cột Ngày sinh , hãy nhập biểu thức sau đây:

    Tháng ([ngày sinh]) > Month(Date()) hoặc tháng ([ngày sinh]) = Month(Date()) và ngày ([ngày sinh]) > Day(Date())

    Biểu thức này thực hiện các thao tác sau: các tháng ([ngày sinh]) > Month(Date()) phần kiểm tra ngày sinh của từng nhân viên để xem nếu nó dạng trong một tháng trong tương lai, và nếu đúng, bao gồm những bản ghi trong truy vấn. Các tháng ([ngày sinh]) = Month(Date()) và Day([Birth Date]) > Day(Date()) kiểm tra phần của biểu thức vào ngày sinh nhật trong tháng hiện tại để xem nếu sinh nhật rơi vào hoặc sau ngày hiện tại. Nếu điều kiện đó là true, hàm bao gồm những bản ghi trong truy vấn. Nói tóm lại: biểu thức này bỏ qua bất kỳ bản ghi nào vị trí sinh nhật dạng giữa ngày 1 và ngày tháng mà bạn chạy truy vấn của bạn.

    Để xem thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

  9. Trên tab thiết kế , trong nhóm công cụ , bấm vào mũi tên xuống bên cạnh tất cả (danh sách Giá trị cao nhất ), sau đó nhập số bản ghi mà bạn muốn xem, hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

    Để xem tiếp theo ba sinh nhật, hãy nhập 3.

  10. Bấm chạy Ảnh nút để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

Nếu bạn thấy thêm bản ghi hơn bạn xác định

Nếu dữ liệu của bạn chứa nhiều bản ghi chia sẻ một giá trị ngày, truy vấn giá trị trên cùng của bạn có thể trả về nhiều dữ liệu hơn bạn xác định. Ví dụ, bạn có thể thiết kế truy vấn giá trị hàng đầu để truy xuất ba bản ghi nhân viên, nhưng truy vấn trả về bốn bản ghi vì "Wilson" và "Edwards" chia sẻ một sinh nhật, như minh họa trong bảng sau đây.

Họ

Ngày Sinh

Berka

9/26/1968

Jackson

10/2/1970

Edwards

10/15/1965

Wilson

10/15/1969

Nếu bạn thấy bản ghi ít hơn bạn xác định

Giả sử bạn thiết kế truy vấn để trả về đầu hoặc cuối năm bản ghi trong một trường, nhưng truy vấn trả về chỉ ba bản ghi. Dưới dạng một quy tắc, bạn giải quyết loại vấn đề đó bằng cách mở truy vấn trong dạng xem thiết kế và xem lại hàng tiêu chí của cột trong lưới thiết kế.

Để biết thêm thông tin về tiêu chí, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

Nếu bạn thấy bản ghi trùng lặp

Nếu truy vấn trên cùng giá trị trả về dữ liệu trùng lặp, hoặc các bảng bên dưới chứa bản ghi trùng lặp, hoặc bản ghi xuất hiện mục trùng lặp vì truy vấn không bao gồm các trường có thể phân biệt giữa các bản ghi. Ví dụ, bảng sau đây Hiển thị kết quả của truy vấn trả về các đơn hàng năm được vận chuyển giao gần đây nhất, cùng với tên của người bán hàng xử lý giao dịch.

Ngày vận chuyển

Nhân viên bán hàng

11/12/2004

Freitag

11/12/2004

Cajhen

10/12/2004

Delgado

10/12/2004

Delgado

10/12/2004

Freitag

Các bản ghi thứ ba và thứ tư xuất hiện mục trùng lặp, nhưng có thể xử lý nhân viên bán hàng Delgado hai đơn hàng khác nhau trên cùng ngày vận chuyển.

Tùy thuộc vào yêu cầu của bạn, bạn có thể thực hiện một trong hai thao tác sau để tránh trở lại bản ghi trùng lặp. Bạn có thể thay đổi thiết kế truy vấn để thêm các trường sẽ giúp phân biệt các bản ghi, chẳng hạn như các trường OrderID và ID khách hàng. Hoặc, nếu đó là đủ để xem chỉ một trong các bản ghi trùng lặp, bạn có thể hiển thị chỉ các bản ghi riêng biệt bằng cách đặt thuộc tính Giá trị duy nhất của truy vấn thành . Để đặt thuộc tính này, trong dạng xem thiết kế truy vấn, bấm chuột phải vào bất kỳ đâu trong khu vực trống trong nửa trên cùng của trình thiết kế truy vấn, sau đó bấm thuộc tính trên menu lối tắt. Trong trang thuộc tính cho truy vấn, tìm thuộc tính Giá trị duy nhất và đặt thành .

Để biết thêm thông tin về xử lý với bản ghi trùng lặp, hãy xem bài viết Tìm, ẩn, hoặc loại bỏ dữ liệu trùng lặp.

Đầu Trang

Tìm ngày tháng mới nhất hoặc sớm nhất cho bản ghi trong thể loại hoặc nhóm

Bạn sử dụng truy vấn tổng để tìm ngày tháng sớm nhất hoặc mới nhất cho bản ghi rơi vào nhóm hoặc thể loại. Truy vấn tổng là một truy vấn chọn sử dụng hàm tổng hợp chẳng hạn như hàm Min, Max, Sum, đầu tiêncuối cùng để tính toán các giá trị cho trường đã cho.

Các bước trong phần này giả định rằng bạn chạy một sự kiện quản lý công việc — bạn xử lý các dàn, ánh sáng, phục vụ, và các khía cạnh khác của hàm lớn. Ngoài ra, các sự kiện mà bạn quản lý chia thành một số thể loại, chẳng hạn như giới thiệu sản phẩm, đường phố Hội chợ và hòa. Các bước trong phần này giải thích cách trả lời câu hỏi thường gặp: Khi nào sự kiện tiếp theo, theo thể loại không? Nói cách khác, khi là khởi động sản phẩm tiếp theo, tiếp theo buổi và như vậy.

Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ những điều sau đây: theo mặc định, kiểu truy vấn Tổng mà bạn tạo ra dưới đây có thể bao gồm chỉ vào trường có chứa nhóm hoặc thể loại dữ liệu của bạn và trường có chứa ngày tháng của bạn. Bạn không thể bao gồm các trường mô tả các mục trong một thể loại, chẳng hạn như tên khách hàng hoặc nhà cung cấp. Tuy nhiên, bạn có thể tạo một truy vấn thứ hai kết hợp các truy vấn tổng cộng của bạn với các trường có chứa dữ liệu mang tính mô tả. Các bước sau đó trong phần này giải thích cách thực hiện nhiệm vụ đó.

Các bước trong phần này giả định sử dụng ba bảng sau đây:

Kiểu sự kiện bảng   

TypeID

Kiểu Sự kiện

1

Khởi động sản phẩm

2

Hàm công ty

3

Hàm riêng tư

4

Quỹ Raiser

5

Hiển thị thương mại

6

Bài giảng

7

Buổi

8

Chế sẽ xuất hiện

9

Đường phố Hội chợ

Bảng Customers   

CustomerID

Công ty

Liên hệ

1

Đồ họa contoso, Ltd

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carol Philips

4

Ở đầu cánh đồ chơi

Lucio Iallo

5

A. đo lường

Mandar Samant

6

Adventure Works

Brian Burke

7

Viện thiết kế

Jaka bia

8

Trường học của Mỹ thuật

Milena Duomanova

Bảng sự kiện   

EventID

Kiểu Sự kiện

Khách hàng

Sự kiện ngày

Giá

1

Khởi động sản phẩm

Contoso, Ltd.

4/14/2003

$10,000

2

Hàm công ty

Tailspin Toys

21-4-2003

$8.000

3

Hiển thị thương mại

Tailspin Toys

1-5-2003

$25.000

4

Chế sẽ xuất hiện

Viện Thiết kế Đồ họa

5/13/2003

$4.500

5

Hiển thị thương mại

Contoso, Ltd.

5/14/2003

$55.000

6

Buổi

Trường học của Mỹ thuật

5/23/2003

$12.000

7

Khởi động sản phẩm

A. đo lường

6/1/2003

$15.000

8

Khởi động sản phẩm

Ở đầu cánh đồ chơi

18-6-2003

$21.000

9

Quỹ Raiser

Adventure Works

6/22/2003

$1.300

10

Bài giảng

Viện Thiết kế Đồ họa

25-6-2003

$2.450

11

Bài giảng

Contoso, Ltd.

4-7-2003

$3.800

12

Đường phố Hội chợ

Viện Thiết kế Đồ họa

4-7-2003

$5,500

Ghi chú: Các bước trong phần này giả định mà khách hàng và kiểu sự kiện bảng nằm ở bên "một" của mối quan hệ một-nhiều với bảng sự kiện. Trong trường hợp này, bảng sự kiện chia sẻ các trường ID khách hàng và TypeID. Tổng cộng truy vấn được mô tả trong phần tiếp theo sẽ không hoạt động mà không cần các mối quan hệ.

Làm thế nào để tôi có thể thêm dữ liệu này vào cơ sở dữ liệu?

Để thêm các mẫu bảng cơ sở dữ liệu, bạn có thể làm theo các bước trong phần trước, Tìm các bản ghi với giá trị trên cùng hoặc dưới cùng, nhưng có một vài ngoại lệ:

  • Khi bạn sao chép bảng sự kiện kiểu và khách hàng vào Excel, không sao chép các cột TypeID và ID khách hàng. Access sẽ thêm một giá trị khóa chính cho bạn khi bạn nhập vào trang tính; mà bạn tiết kiệm thời gian một số.

  • Sau khi bạn nhập các bảng, bạn phải mở sự kiện bảng trong dạng xem thiết kế và chuyển đổi các cột kiểu sự kiện và khách hàng vào trường tra cứu. Vì vậy, hãy bấm cột Kiểu dữ liệu cho mỗi trường, và sau đó bấm Trình hướng dẫn tra cứu.

    Là một phần của việc tạo các trường tra cứu, Access sẽ thay thế giá trị văn bản trong các cột kiểu sự kiện và khách hàng với các giá trị số từ các bảng nguồn.

    Để biết thêm thông tin về cách tạo và sử dụng trường tra cứu, hãy xem các bài viết sử dụng danh sách có lưu nhiều giá trịhướng dẫn về trường đa giá trị. Cả hai bài viết này giải thích cách tạo một kiểu trường tra cứu cho phép bạn chọn nhiều giá trị cho trường đã cho và cũng sẽ giải thích cách tạo danh sách tra cứu.

Tạo truy vấn tổng

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

    Hộp thoại Hiện bảng xuất hiện.

  2. Trong hộp thoại, hãy chọn bảng mà bạn muốn làm việc với, bấm Thêm, sau đó bấm đóng khi bạn hoàn tất việc thêm các bảng.

    -hoặc-

    Bấm đúp vào bảng mà bạn muốn dùng, sau đó bấm đóng. Mỗi bảng xuất hiện trong phần bên trên của trình thiết kế truy vấn.

    Nếu bạn sử dụng các mẫu bảng liệt kê ở trên, thêm các sự kiện và sự kiện kiểu bảng.

  3. Bấm đúp vào trường bảng mà bạn muốn sử dụng truy vấn của bạn. Đảm bảo rằng bạn thêm chỉ có các trường nhóm hoặc thể loại và trường giá trị vào truy vấn tại thời điểm này.

    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu được liệt kê trong ba bảng trước đó, bạn thêm trường kiểu sự kiện từ bảng sự kiện kiểu hoặc sự kiện ngày trường từ bảng sự kiện.

  4. Hoặc bạn có thể, bạn có thể xác định tiêu chí mà giới hạn phạm vi truy vấn. Chỉ các bản ghi đáp ứng các tiêu chí được sắp xếp, và trên cùng và dưới cùng trường giá trị được xác định trong danh sách được sắp xếp này.

    Ví dụ, nếu bạn muốn trả về sự kiện trong thể loại hàm riêng tư, bạn nhập biểu thức này trong hàng tiêu chí của cột Kiểu sự kiện : <> "riêng hàm".

    Để xem thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

  5. Chuyển đổi truy vấn vào truy vấn tổng cộng bằng cách thực hiện các thao tác sau:

    Trên tab thiết kế , trong nhóm Hiện/ẩn , hãy bấm tổng cộng.

    Hàng tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế.

  6. Đảm bảo rằng hàng tổng của mỗi trường nhóm hoặc thể loại được đặt để Nhóm theovà rồi đặt hàng tổng của trường giá trị (trường với các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng) tối đa hoặc Min.

    Hàm Max trả về giá trị lớn nhất trong một trường số và giá trị ngày hoặc thời gian nhất trong một trường ngày/giờ. Hàm min trả về giá trị nhỏ nhất trong một trường số và giá trị ngày hoặc thời gian sớm nhất trong một trường ngày/giờ.

  7. Trên tab thiết kế , trong nhóm công cụ , bấm vào mũi tên xuống bên cạnh tất cả (danh sách Giá trị cao nhất ), sau đó nhập số bản ghi mà bạn muốn xem, hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

    Trong trường hợp này, hãy chọn tất cả, sau đó bấm chạy để hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

    Ghi chú: Tùy thuộc vào các chức năng mà bạn đã chọn trong bước 6, Access sẽ thay đổi tên của trường giá trị trong truy vấn MaxOftên trường hoặc MinOftên trường. Nếu bạn sử dụng các mẫu bảng, truy nhập đổi tên trường MaxOfEvent ngày hoặc MinOfEvent ngày.

  8. Lưu truy vấn và đi đến bước tiếp theo.

Kết quả truy vấn không hiện tên sản phẩm hoặc bất kỳ thông tin khác về các sản phẩm. Để xem dữ liệu bổ sung đó, bạn cần để tạo một truy vấn thứ hai kết hợp truy vấn mà bạn vừa tạo. Các bước tiếp theo giải thích cách thực hiện việc này.

Tạo một truy vấn thứ hai để thêm nhiều dữ liệu

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm vào tab truy vấn , và sau đó bấm đúp vào truy vấn Tổng mà bạn đã tạo trong phần trước.

  3. Bấm tab bảng và thêm các bảng mà bạn đã sử dụng truy vấn tổng cộng của bạn cũng có thể thêm bất kỳ bảng có chứa dữ liệu liên quan khác. Nếu bạn sử dụng các mẫu ba bảng trước đó, thêm các kiểu sự kiện, sự kiện, và khách hàng bảng để truy vấn mới của bạn.

  4. Gia nhập các trường trong truy vấn tổng đến các trường tương ứng trong bảng mẹ. Để làm như vậy, hãy kéo mỗi trường trong truy vấn Tổng trường tương ứng của nó trong bảng.

    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu từ ba bảng, kéo cột kiểu sự kiện trong truy vấn Tổng trường kiểu sự kiện trong bảng kiểu sự kiện. Bạn rồi kéo cột MaxOfEvent ngày trong truy vấn tổng cho trường ngày sự kiện trong bảng sự kiện. Tạo các kết nối cho phép truy vấn chọn mới để mang lại cùng dữ liệu trong truy vấn tổng và dữ liệu trong các bảng khác.

  5. Thêm mô tả trường bổ sung từ các bảng khác trong truy vấn.

    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu từ ba bảng, bạn có thể thêm các trường công ty và liên hệ từ bảng khách hàng.

  6. Hoặc bạn có thể xác định thứ tự sắp xếp cho một hoặc nhiều cột. Ví dụ, để danh sách thể loại theo thứ tự bảng chữ cái, đặt hàng sắp xếp của cột Kiểu sự kiện để tăng dần.

  7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Kết quả của truy vấn được hiển thị trong dạng xem biểu dữ liệu.

Mẹo    Nếu bạn không muốn đầu đề cột giá xuất hiện dưới dạng MaxOfPrice hoặc MinOfPrice, mở truy vấn trong dạng xem thiết kế và trong cột giá trong lưới, hãy nhập giá: MaxOfPrice hoặc giá: MinOfPrice. Giá sẽ xuất hiện như là đầu đề cột trong dạng xem biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Tìm kiếm gần đây nhất và ngày tháng sớm nhất

Các truy vấn mà bạn đã tạo trước trong bài viết này có thể trả về trên cùng hoặc dưới cùng giá trị, nhưng không phải cả hai. Nếu bạn muốn xem cả hai giá trị trong một dạng xem duy nhất, bạn cần phải tạo hai truy vấn — một truy xuất các giá trị trên cùng và khác truy xuất các giá trị cuối — và sau đó phối và lưu kết quả trong một bảng duy nhất.

Quy trình tìm giá trị trên cùng và dưới cùng và hiển thị dữ liệu đó trong bảng theo những bước chung như sau:

  • Tạo một giá trị trên cùng và dưới cùng một giá trị truy vấn hoặc, nếu bạn cần để nhóm dữ liệu của bạn, tạo truy vấn tổng sử dụng hàm Mintối đa .

  • Chuyển đổi của bạn trên cùng các giá trị truy vấn (hoặc truy vấn tổng tối đa của bạn) vào tạo bảng truy vấn, và tạo bảng mới.

  • Chuyển đổi truy vấn giá trị dưới cùng của bạn (hoặc truy vấn tổng Min) vào một truy vấn chắp thêm và chắp thêm bản ghi vào bảng giá trị trên cùng của bạn.

    Các bước trong các phần này giải thích cách thực hiện.

    Tạo các truy vấn

    1. Tạo truy vấn giá trị trên cùng và dưới cùng.

      Để biết các bước cần thiết để tạo một truy vấn giá trị trên cùng hoặc dưới cùng, hãy xem Tìm ngày gần đây nhất hoặc sớm nhất, phiên bản cũ hơn trong bài viết này. Nếu bạn cần để nhóm các bản ghi của bạn theo thể loại, hãy xem Tìm ngày gần đây nhất hoặc sớm nhất cho bản ghi trong thể loại hoặc nhóm, phiên bản cũ hơn trong bài viết này.

      Nếu bạn sử dụng các mẫu bảng từ phần cuối cùng, hãy dùng chỉ có dữ liệu trong bảng sự kiện. Dùng các trường kiểu sự kiện, khách hàng và ngày sự kiện từ bảng sự kiện trong cả hai truy vấn.

    2. Lưu mỗi truy vấn với một tên có ý nghĩa, chẳng hạn như giá trị trên cùng và dưới cùng giá trị, và chọn mở để sử dụng chúng trong các bước tiếp theo.

Tạo thực hiện bảng truy vấn

  1. Với giá trị trên cùng của bạn truy vấn mở trong dạng xem thiết kế:

    Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Tạo Bảng.

    Hộp thoại Tạo Bảng sẽ xuất hiện.

  2. Trong hộp Tên bảng , hãy nhập tên cho bảng sẽ lưu giữ các bản ghi trên cùng và dưới cùng. Ví dụ, nhập trên cùng và dưới bản ghi, sau đó bấm OK.

    Mỗi lần bạn chạy truy vấn, thay vì Hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu, truy vấn tạo bảng và thay thế giá trị trên cùng với dữ liệu hiện tại.

  3. Lưu và đóng truy vấn.

Tạo truy vấn chắp thêm

  1. Với truy vấn giá trị cuối trong dạng xem thiết kế:

    Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Chắp thêm.

  2. Hộp thoại chắp thêm xuất hiện.

  3. Nhập cùng tên mà bạn đã nhập trong hộp thoại Tạo bảng .

    Ví dụ, nhập trên cùng và dưới bản ghi, sau đó bấm OK. Mỗi lần bạn chạy truy vấn, thay vì Hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu, truy vấn chắp thêm bản ghi vào bảng trên cùng và dưới bản ghi.

  4. Lưu và đóng truy vấn.

Chạy các truy vấn

  • Bạn đã sẵn sàng để chạy hai truy vấn. Trong ngăn dẫn hướng, bấm đúp vào truy vấn giá trị trên cùng và bấm khi Access nhắc bạn. Sau đó bấm đúp vào truy vấn giá trị cuối và bấm khi Access nhắc bạn.

  • Mở bảng trên cùng và dưới bản ghi trong dạng xem biểu dữ liệu.

Quan trọng: Nếu bạn tìm cách chạy tạo bảng hoặc truy vấn chắp thêm và dường như không có gì xảy ra, hãy kiểm tra thanh trạng thái Access cho thông báo sau đây:

Chế độ Tắt đã chặn hành động hoặc sự kiện này.

Nếu bạn thấy thông báo đó, hãy thực hiện các bước sau đây:

  • Nếu nó chưa được hiển thị, Hiển thị thanh thông báo. Làm như vậy, trên tab Công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm Hiện/ẩn , bấm Thanh thông báo.

  • Trên Thanh Thông báo, hãy bấm vào Tuỳ chọn.

    Hộp thoại Tùy chọn Bảo mật của Microsoft Office xuất hiện.

  • Chọn bật nội dung này và sau đó bấm OK.

  • Chạy lại truy vấn của bạn.

Để biết thêm thông tin về chế độ tắt và bảo mật của Access, hãy xem bài viết bảo mật cơ sở dữ liệu Access 2007.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×