Tìm kiếm và dùng từ khóa trong Trung tâm khám phá điện tử

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Từ khóa giúp bạn thu hẹp nội dung cụ thể mà bạn tạo ra thông qua việc xuất cho vụ việc Khám phá Điện tử. Bằng cách tạo các tìm kiếm có tập trung, bạn tăng khả năng nội dung sẽ phù hợp cho vụ việc đó và giảm lượng nội dung cần quản lý.

Tổ chức của bạn có thể tạo vụ việc Khám phá Điện tử nếu tổ chức đó nhận được yêu cầu cung cấp chứng cứ tiềm tàng để hỗ trợ việc kiện tụng, kiểm toán hoặc điều tra.

Bộ lọc và Truy vấn

Sau khi tạo vụ việc, bạn thêm vào đó Bộ Khám phá. Bộ Khám phá chứa các nguồn nội dung - chẳng hạn như trang con SharePoint và hộp thư Exchange – mà có thể có liên quan tới vụ việc. Bộ lọc giúp bạn thu hẹp nguồn, chẳng hạn như theo từ khóa, phạm vi từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc, theo miền, theo tác giả hoặc người gửi.

Sau khi bạn đã xác định được các nguồn tiềm tàng, truy vấn giúp tiếp tục tinh chỉnh nội dung bạn muốn xuất để xem lại hoặc để cung cấp cho bên tư vấn và/hoặc bên yêu cầu. Bạn có thể xây dựng bộ lọc bằng cách dùng từ khóa, phạm vi ngày, tác giả/người nhận, miền và các tìm kiếm lân cận.

Ghi chú: Để cho nội dung được phát hiện, nó phải được tìm kéo theo tìm kiếm. Để biết thêm thông tin về các kiểu tệp mặc định được tìm kéo, hãy xem bài viết mặc định được tìm kéo phần mở rộng tên tệp và phân tách các loại tệp trong SharePoint Server 2013.

Toán tử và sự Lân cận trong từ khóa

Có thể dùng các toán tử đặc biệt, chẳng hạn như toán tử Boolean và toán tử lân cận, để tạo các mối quan hệ giữa nhiều từ khóa. Phải viết các toán tử đó ở dạng chữ viết hoa toàn bộ. Nếu bạn cần dùng nhiều toán tử, bạn có thể gộp nhóm chúng bằng dấu ngoặc đơn để xác định thứ tự áp dụng các toán tử này.

Ví dụ, bạn có thể tìm kiếm nội dung với điều hành thuật ngữ, nhưng bạn không muốn tìm thuật ngữ khi nó xuất hiện trong tiêu đề của báo cáo thường xuyên trong tổ chức của bạn được gọi là tóm tắt nhà điều hành. Khi bạn sử dụng điều hành cụm từ không tóm tắt, bạn có thể thu hẹp xuống số lượng mục được trả về từ 300 188, bởi vì bạn đang loại bỏ bất kỳ tài liệu nào có chứa từ tóm tắt.

Ghi chú: Khi hai từ được xác định toán tử không, và một ngụ ý tồn tại. Ví dụ: xoăn sâu là giống như xoăn và sâu.

Sử dụng

Đến

Ví dụ

AND

Tìm kiếm nội dung chứa tất cả các từ hoặc cụm từ mà nó phân tách.

risk AND value AND VAR tìm kiếm nội dung chứa tất cả ba từ.

OR

Tìm kiếm nội dung có chứa một trong hai từ hoặc cụm từ mà nó phân tách.

risk OR VAR tìm kiếm tất cả nội dung có chứa một trong hai từ.

NOT

Loại trừ nội dung chứa thuật ngữ nằm trong cụm từ.

Executive NOT Summary tìm kiếm tất cả nội dung có chứa từ điều hành, trừ khi nội dung đó cũng chứa từ tóm tắt.

( )

Gộp nhóm các từ hoặc cụm từ để hiện thứ tự áp dụng của chúng.

(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)

NEAR(n)

Tìm các từ gần nhau, trong đó n là số từ phân cách. Nếu chưa xác định số nào, thì khoảng cách mặc định là 8 từ.

Mid NEAR(5) Office tìm kiếm Mid và Back Office và Mid-Office và Mid, Back, và Front Office.

Dùng ký tự đại diện

Ký tự đại diện có thể giúp bạn mở rộng từ khóa để bao gồm các thuật ngữ có chứa một phần từ khóa hoặc thuật ngữ có cách viết thay thế.

Sử dụng

Đến

Ví dụ

* ở cuối từ

Tìm kiếm các thuật ngữ có chứa từ gốc và bất kỳ số chữ bổ sung nào.

rủi ro * sẽ tìm risk, risks, risked, risking, và risky

Các quy tắc cơ bản khi dùng từ khóa trong bộ lọc và truy vấn

  • Bộ lọc nội dung hoặc truy vấn có thể bao gồm các từ, cụm từ đặt trong ngoặc kép và thuật ngữ dùng các từ khóa và thuộc tính. Hãy phân tách thuật ngữ bằng dấu cách.

  • Các từ thường dùng chẳng hạn như cái/chiếc, nó và bởi, và các số có một chữ số bị bỏ qua.

  • Khi bạn đặt cụm từ trong dấu ngoặc kép, mục tìm kiếm của bạn trả về nội dung nằm trong phạm vi được chọn có chứa cụm từ chính xác bạn đã nhập. Nếu có bất kỳ sai lệch nào giữa cụm từ trong dấu ngoặc kép và nội dung thực sự, thì sẽ không tìm thấy nội dung đó.

  • Toán tử (ví dụ, toán tử Boolean) – chẳng hạn như hoặcAND — cần được viết dưới dạng chữ hoa toàn bộ.

  • Nếu thuộc tính của nội dung SharePoint hoặc Exchange không được liệt kê trong menu thả xuống Xác định thuộc tính , bạn có thể tìm kiếm nó bằng các từ khóa. Hãy đặt thuộc tính một giá trị trong dấu ngoặc kép để tìm giá trị khớp chính xác, hoặc để giá trị unquoted để tìm kết quả khớp một phần bắt đầu bằng chữ đã nhập. Ví dụ, nếu bạn tìm kiếm tên tệp: "Ngân sách" (với dấu ngoặc kép), tìm kiếm của bạn sẽ trả về một tệp có tên là "Budget.xlsx." Tìm kiếm filename:budget (không có dấu ngoặc kép) cũng sẽ trả về các tệp "Budget_Current.xlsx" và "Budget_Next.xlsx."

  • Ghi chú: Truy vấn phải bao gồm thuật ngữ cần tìm. Truy vấn chỉ chứa các thuật ngữ cần loại trừ sẽ tạo ra thông báo lỗi.

Các ví dụ về việc áp dụng quy tắc

Từ khóa

Kết quả Ví dụ

Executive Briefing

Bất kỳ nội dung có chứa chỉ dẫn, và nhà điều hành bất kỳ đâu trong tài liệu, trang, thông báo hoặc siêu dữ liệu.

"Executive Briefing"

Bất kỳ nội dung có chứa chính xác cụm từ "Chỉ dẫn cho nhà điều hành" bất kỳ đâu trong tài liệu, trang hoặc thông báo.

"Executive Briefing" AND "Executive Summary"

Bất kỳ nội dung có chứa cụm từ chính xác "Chỉ dẫn cho nhà điều hành" and "Tóm tắt cho nhà điều hành" bất kỳ đâu trong tài liệu, trang, thông báo hoặc siêu dữ liệu.

filename:budget

Bất kỳ tệp nào với ngân sách trong tên tệp, chẳng hạn như dự toán ngân sách 2014 2014.docx, ưu tiên 2015 ngân sách 2015.pptx, hoạch định ngân sách 2014 2014.xlsx, đánh giá ngân sách 2014 2014.xlsx và v.v.

filename:2014 budget filetype:xlsx

Trang tính Excel có chứa cụm từ năm 2014 ngân sách, chẳng hạn như "hoạch ngân sách 2014.xlsx" và "sân bay ngân sách 2014.xlsx"

Phạm vi Truy vấn

Truy vấn có thể áp dụng cho tất cả nội dung trong một vụ việc, cho các Bộ Khám phá Điện tử cụ thể hoặc nguồn nội dung cụ thể (chẳng hạn như nội dung Web, chia sẻ tệp hay hộp thư) bên trong Bộ Khám phá Điện tử. Việc thu hẹp phạm vi có thể giúp bạn xác định nội dung phù hợp, đặc biệt là nếu vụ việc đó lớn và mục tìm kiếm trả về trong các nguồn khác hoặc Bộ Khám phá Điện tử không có liên quan.

Quan trọng: Khi chọn các tùy chọn Chọn nguồn, mọi bộ lọc có thể đã được thêm như một phần của bộ Khám phá đều không được bao gồm.

Để thiết lập phạm vi cho truy vấn, hãy bấm vào Sửa đổi Phạm vi Truy vấn rồi chọn Tất cả nội dung vụ việc, Chọn Bộ Khám phá Điện tử hoặc Chọn nguồn.

Tùy chọn Tất cả nội dung vụ việc bao gồm tất cả nội dung từ danh sách các nguồn có bất kỳ bộ lọc Bộ Khám phá Điện tử nào được áp dụng. Bạn cũng có thể đưa vào thêm vị trí nội dung và hộp thư khi đặt phạm vi truy vấn.

Xem và khắc phục sự cố truy vấn

Sau khi chạy truy vấn, bạn có thể xem kết quả SharePoint theo mức độ phù hợp với truy vấn đó hoặc theo ngày cũ nhất hoặc mới nhất. Bạn có thể xem bản xem trước của tài liệu bằng cách di chuột qua tiêu đề của tài liệu đó.

Để thu hẹp những mục nào được xuất, bạn có thể tinh chỉnh thêm kết quả theo đuôi mở rộng và theo thuộc tính, chẳng hạn như Tác giả hay Tiêu đề. Giá trị tinh chỉnh được áp dụng vào SharePoint sẽ không ảnh hưởng tới các kết quả Exchange và ngược lại.

Bạn có thể xem cú pháp truy vấn và giảm dữ liệu Exchange thừa trên trang Tùy chọn Truy vấn Nâng cao.

Trong hộp thoại truy vấn, hãy bấm vào nối kết Tùy chọn Truy vấn Nâng cao. Bạn có thể thấy cú pháp truy vấn ẩn dưới của Exchange và SharePoint, các nguồn nội dung được bao gồm trong truy vấn của bạn, bất kỳ bộ lọc nào cho truy vấn và bất kỳ mục lọc nào. Bạn cũng có thể loại bỏ dữ liệu Exchange thừa.

Tìm thêm thông tin về Khám phá Điện tử

Để biết thêm thông tin về trường hợp Khám phá Điện tử, hãy xem các bài viết sau:

Kịch bản: khám phá điện tử trong SharePoint Server 2013 và Exchange Server 2013

Lập kế hoạch và quản lý vụ việc Khám phá Điện tử

Thêm nội dung vào một khám phá điện tử chữ hoa và chỗ giữ lại nguồn

Mặc định được tìm kéo phần mở rộng tên tệp và phân tách các loại tệp trong SharePoint Server 2013

Tổng quan về tìm kéo và được quản lý thuộc tính trong SharePoint Server 2013

Tạo và chạy truy vấn Khám phá Điện tử

Xuất nội dung Khám phá Điện tử và tạo báo cáo

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×