Tìm hiểu về cấu trúc của cơ sở dữ liệu Access

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Việc làm quen với các bảng, biểu mẫu, truy vấn và đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu có thể làm cho việc thực hiện nhiều tác vụ, chẳng hạn như nhập dữ liệu vào biểu mẫu, thêm hoặc loại bỏ các bảng, tìm và thay thế dữ liệu, cũng như chạy truy vấn trở nên dễ dàng hơn.

Bài viết này cung cấp một cái nhìn tổng quan cơ bản của cấu trúc cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access. Access cung cấp một vài công cụ mà bạn có thể dùng để làm quen với cấu trúc cơ sở dữ liệu cụ thể. Bài viết này giải thích cũng như thế nào, khi và tại sao bạn sử dụng từng công cụ.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu về những điều cơ bản của cơ sở dữ liệu Access

Xem chi tiết về các đối tượng trong cơ sở dữ liệu

Khám phá bảng trong dạng xem thiết kế

Xem mối quan hệ giữa các bảng

Hãy xem làm thế nào đối tượng sử dụng các đối tượng khác

Tìm hiểu về những điều cơ bản của cơ sở dữ liệu Access

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các thông tin liên quan đến một chủ đề hoặc mục đích cụ thể, như theo dõi đơn hàng của khách hàng hoặc duy trì bộ sưu tập nhạc. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn không được lưu trữ trên máy tính hoặc chỉ các phần của cơ sở dữ liệu được lưu trữ, bạn có thể theo dõi thông tin từ nhiều nguồn khác nhau mà bạn phải điều phối và sắp xếp.

Ví dụ: giả sử số điện thoại từ nhà cung cấp của bạn được lưu trữ tại các vị trí khác nhau: trong tệp thẻ chứa số điện thoại của nhà cung cấp, trong tệp thông tin sản phẩm ở tập tin nén và trong bảng tính chứa thông tin đơn hàng. Nếu số điện thoại của nhà cung cấp thay đổi, bạn có thể sẽ phải cập nhật thông tin đó trong cả ba vị trí. Trong cơ sở dữ liệu được thiết kế đẹp của Access, số điện thoại chỉ được lưu trữ một lần, vì vậy, bạn chỉ phải cập nhật thông tin đó trong một vị trí. Do đó, khi bạn cập nhật số điện thoại của nhà cung cấp, số điện thoại sẽ tự động cập nhật vào mọi lúc bạn sử dụng ở cơ sở dữ liệu.

Tệp cơ sở dữ liệu Access

Bạn có thể sử dụng Access để quản lý tất cả các thông tin của mình trong một tệp. Trong tệp cơ sở dữ liệu Access, bạn có thể sử dụng:

  • Bảng để lưu trữ dữ liệu của bạn.

  • Truy vấn để chỉ tìm và truy xuất những dữ liệu bạn muốn.

  • Biểu mẫu để xem, thêm và cập nhật dữ liệu trong bảng.

  • Báo cáo để phân tích hoặc in dữ liệu trong một bố trí cụ thể.

Dữ liệu từ bảng được sử dụng trong truy vấn, biểu mẫu và báo cáo

1. Lưu trữ dữ liệu một lần trong một bảng nhưng xem dữ liệu từ nhiều vị trí. Khi bạn cập nhật dữ liệu, dữ liệu sẽ tự động cập nhật ở mọi nơi dữ liệu xuất hiện.

2. Truy xuất dữ liệu bằng truy vấn.

3. Xem hoặc nhập dữ liệu bằng cách sử dụng biểu mẫu.

4. Hiển thị hoặc in dữ liệu bằng cách sử dụng báo cáo.

Tất cả các mục — bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo — đều là đối tượng cơ sở dữ liệu.

Ghi chú: Một số cơ sở dữ liệu Access chứa liên kết đến các bảng được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu khác. Ví dụ: bạn có thể có một cơ sở dữ liệu Access không chứa gì ngoài bảng và một cơ sở dữ liệu Access khác chứa liên kết đến các bảng đó cũng như truy vấn, biểu mẫu và báo cáo dựa trên các bảng được liên kết. Trong hầu hết các trường hợp, việc một bảng là bảng liên kết hay được lưu trữ thực sự trong cơ sở dữ liệu là điều không quan trọng lắm.

Bảng và mối quan hệ

Để lưu trữ dữ liệu, bạn hãy tạo một bảng cho từng loại thông tin bạn theo dõi. Các loại thông tin có thể bao gồm thông tin khách hàng, sản phẩm và chi tiết đơn hàng. Để đưa dữ liệu từ nhiều bảng cùng vào một truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn cần xác định mối quan hệ giữa các bảng.

Dữ liệu được lưu trữ trong các bảng được ghép nối trên các trường liên quan

1. Thông tin khách hàng đã có trong danh sách gửi thư giờ sẽ có trong bảng Khách hàng.

2. Thông tin đơn hàng đã có trong bảng tính giờ sẽ có trong bảng Đơn hàng.

3. Một ID duy nhất, như ID Khách hàng, phân biệt một bản ghi với một bản ghi khác trong bảng. Bằng cách thêm trường ID duy nhất của một bảng vào một bảng khác và xác định mối quan hệ giữa hai trường, Access có thể khớp các bản ghi liên quan từ cả hai bảng để bạn có thể đưa các bản ghi đó cùng vào một biểu mẫu, báo cáo hoặc truy vấn.

Truy vấn

Truy vấn có thể giúp bạn tìm và truy xuất dữ liệu đáp ứng các điều kiện mà bạn chỉ định — bao gồm dữ liệu từ nhiều bảng. Bạn cũng có thể sử dụng truy vấn để cập nhật hoặc xóa nhiều bản ghi cùng một lúc, đồng thời, thực hiện tính toán được xác định trước hoặc tùy chỉnh trên dữ liệu của mình.

Một truy vấn trả về kết quả từ các bảng khác nhau

1. Bảng Khách hàng có các thông tin về khách hàng.

2. Bảng Khách hàng có các thông tin về đơn hàng của khách hàng.

3. Truy vấn này truy xuất dữ liệu ID Đơn hàng và Ngày Bắt buộc từ bảng Đơn hàng, cùng dữ liệu Tên Công ty và Thành phố từ bảng Khách hàng. Truy vấn chỉ trả về những đơn hàng được yêu cầu trong Tháng Tư và chỉ dành cho khách hàng tại London.

Biểu mẫu

Bạn có thể sử dụng biểu mẫu để xem, nhập và thay đổi dữ liệu mỗi lúc một hàng. Bạn cũng có thể sử dụng biểu mẫu để thực hiện các hành động khác, như gửi dữ liệu tới ứng dụng khác. Biểu mẫu thường chứa các điều khiển được liên kết với trường cơ sở trong bảng. Khi bạn mở biểu mẫu, Access sẽ truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, rồi hiển thị dữ liệu trong bố trí bạn đã chọn khi tạo biểu mẫu. Bạn có thể tạo biểu mẫu bằng cách sử dụng một trong các lệnh Biểu mẫu trên Dải băng, Trình hướng dẫn Biểu mẫu hoặc tự tạo biểu mẫu trong cửa sổ Thiết kế.

Biểu mẫu có thể giúp bạn xem và nhập dữ liệu

1. Bảng hiển thị nhiều bản ghi cùng một lúc, tuy nhiên, bạn có thể phải cuộn theo chiều ngang để xem tất cả dữ liệu trong một bản ghi. Ngoài ra, khi bạn xem bảng, bạn không thể cập nhật dữ liệu từ nhiều bảng cùng một lúc.

2. Biểu mẫu tập trung vào mỗi lúc một bản ghi, đồng thời, biểu mẫu có thể hiển thị các trường từ nhiều bảng. Biểu mẫu cũng có thể hiển thị ảnh và các đối tượng khác.

3. Biểu mẫu có thể có một nút mà bạn có thể bấm để in báo cáo, mở đối tượng khác hoặc nếu không, tự động hóa tác vụ.

Báo cáo

Bạn có thể sử dụng báo cáo để phân tích nhanh dữ liệu hoặc để trình bày dữ liệu theo một cách nhất định ở định dạng in hoặc ở các định dạng khác. Ví dụ: bạn có thể gửi đồng nghiệp một báo cáo tập hợp các dữ liệu và tính tổng. Hoặc bạn có thể tạo báo cáo với dữ liệu địa chỉ được định dạng để in nhãn thư.

Báo cáo cho thấy dữ liệu được định dạng hoặc được tính toán

1. Sử dụng báo cáo để tạo nhãn thư.

2. Sử dụng báo cáo để hiển thị tổng trong biểu đồ.

3. Sử dụng báo cáo để hiển thị tổng được tính toán.

Bây giờ, bạn đã biết về cấu trúc cơ bản của cơ sở dữ liệu Access, hãy đọc để tìm hiểu cách sử dụng công cụ tích hợp sẵn để khám phá cơ sở dữ liệu Access cụ thể.

Đầu trang

Xem chi tiết về các đối tượng trong cơ sở dữ liệu

Một trong những cách tốt nhất để tìm hiểu về cơ sở dữ liệu cụ thể là bằng cách sử dụng Trình lập tài liệu Cơ sở dữ liệu. Bạn sử dụng Trình lập tài liệu Cơ sở dữ liệu để lập báo cáo có thông tin chi tiết về đối tượng trong cơ sở dữ liệu. Trước tiên, bạn chọn đối tượng sẽ được nêu chi tiết trong báo cáo. Khi bạn chạy Trình lập tài liệu Cơ sở dữ liệu, báo cáo sẽ chứa tất cả dữ liệu về các đối tượng trong cơ sở dữ liệu mà bạn đã chọn.

  1. Mở cơ sở dữ liệu mà bạn muốn lập tư liệu.

  2. Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Phân tích, bấm Trình lập tư liệu Cơ sở dữ liệu.

  3. Trong hộp thoại Trình lập tư liệu, bấm vào tab thể hiện kiểu đối tượng cơ sở dữ liệu mà bạn muốn lập tư liệu. Để tạo báo cáo về tất cả các đối tượng trong cơ sở dữ liệu, bấm tab Tất cả Kiểu Đối tượng.

  4. Chọn một hoặc nhiều đối tượng được liệt kê trên tab. Để chọn tất cả các đối tượng trên tab, bấm Chọn Tất cả.

  5. Bấm vào OK.

    Trình lập tư liệu Cơ sở dữ liệu sẽ tạo một báo cáo có chứa dữ liệu chi tiết của từng đối tượng đã chọn, sao đó mở báo cáo trong dạng Xem trước khi In. Ví dụ, nếu bạn chạy Trình lập dữ liệu Cơ sở dữ liệu cho một biểu mẫu nhập liệu, thì báo cáo mà Trình lập dữ liệu tạo ra sẽ liệt kê các thuộc tính cho toàn bộ biểu mẫu, các thuộc tính cho từng phần của biểu mẫu và các thuộc tính cho mọi nút, nhãn, hộp văn bản và các điều khiển khác của biểu mẫu, cộng thêm mọi mô-đun mã và quyền người dùng gắn với biểu mẫu.

  6. Để in báo cáo, trên tab Xem trước khi In, trong nhóm In, bấm In.

Đầu trang

Khám phá một bảng trong cửa sổ Thiết kế

Việc mở một bảng trong cửa sổ Thiết kế mang đến cho bạn một cái nhìn chi tiết về cấu trúc của bảng. Ví dụ: bạn có thể tìm thấy cài đặt kiểu dữ liệu cho từng trường, tìm thấy mọi dấu hiệu nhập hoặc xem bảng có sử dụng bất kỳ trường tra cứu nào không — trường sử dụng truy vấn để trích xuất dữ liệu từ các bảng khác. Thông tin này rất hữu ích vì kiểu dữ liệu và dấu hiệu nhập có thể ảnh hưởng đến khả năng tìm dữ liệu và chạy truy vấn cập nhật của bạn. Ví dụ: giả sử bạn muốn sử dụng truy vấn cập nhật để cập nhật các trường cụ thể trong một bảng bằng cách sao chép dữ liệu trong trường tương tự từ một bảng khác. Truy vấn sẽ không chạy nếu kiểu dữ liệu cho mỗi trường trong bảng nguồn và đích không trùng khớp.

  1. Mở cơ sở dữ liệu bạn muốn phân tích.

  2. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng bạn muốn khám phá, rồi bấm Cửa sổ Thiết kế trên menu lối tắt.

  3. Nếu cần, hãy ghi lại tên của từng trường trong bảng và kiểu dữ liệu được gán cho từng trường.

    Kiểu dữ liệu được gán cho một trường có thể giới hạn kích cỡ và kiểu dữ liệu mà người dùng có thể nhập vào một trường. Ví dụ: người dùng có thể giới hạn 20 ký tự trong một trường văn bản, đồng thời, không thể nhập dữ liệu văn bản vào trường được đặt thành kiểu dữ liệu Số.

  4. Để xác định trường có phải là trường tra cứu không, bấm vào tab Tra cứu trong mục dưới của lưới thiết kế bảng, bên dưới Thuộc tính Trường.

    Trường tra cứu hiển thị một tập hợp các giá trị (một hoặc nhiều trường, như họ và tên) nhưng thường lưu trữ một tập hợp các giá trị khác (một trường, như một ID số). Ví dụ: trường tra cứu có thể lưu trữ số ID của nhân viên (giá trị lưu trữ) nhưng hiển thị tên của nhân viên (giá trị hiển thị). Khi bạn sử dụng trường tra cứu trong các biểu thức hoặc các thao tác tìm và thay thế, bạn sẽ sử dụng giá trị lưu trữ, không phải giá trị hiển thị. Việc làm quen với các giá trị được lưu trữ và hiển thị của trường tra cứu là cách tốt nhất để đảm bảo rằng biểu thức hoặc thao tác tìm và thay thế sử dụng trường tra cứu hoạt động theo cách bạn mong đợi.

    Minh họa sau đây cho thấy một trường tra cứu thông thường. Hãy nhớ rằng cài đặt bạn thấy trong thuộc tính Nguồn Hàng của trường sẽ khác nhau.

    Dùng một bảng hoặc truy vấn làm nguồn dữ liệu cho trường tra cứu

    Trường tra cứu hiển thị ở đây sử dụng truy vấn để truy xuất dữ liệu từ một bảng khác. Bạn cũng có thể thấy một loại trường tra cứu khác, được gọi là danh sách giá trị, sử dụng danh sách các lựa chọn được mã hóa cố định. Hình sau đây trình bày một danh sách các giá trị thông thường.

    Dùng một danh sách giá trị làm nguồn dữ liệu cho trường tra cứu

    Theo mặc định, danh sách giá trị sử dụng kiểu dữ liệu Văn bản.

    Cách tốt nhất để tìm danh sách tra cứu và giá trị bằng cách hiển thị tab tra cứu , rồi bấm mục nhập trong cột Kiểu dữ liệu cho mỗi trường trong bảng. Để biết thêm thông tin về tạo trường tra cứu và danh sách giá trị, hãy xem tạo trường tra cứu.

Đầu trang

Xem mối quan hệ giữa các bảng

Để xem bản trình bày dạng đồ họa của các bảng trong cơ sở dữ liệu, các trường trong mỗi bảng và mối quan hệ giữa các bảng, sử dụng tab đối tượng Mối quan hệ. Tab đối tượng Mối quan hệ cung cấp một hình ảnh tổng thể về cấu trúc bảng và mối quan hệ của cơ sở dữ liệu — thông tin quan trọng khi bạn cần tạo hoặc thay đổi mối quan hệ giữa các bảng.

Ghi chú: Bạn cũng có thể sử dụng tab đối tượng Mối quan hệ để thêm, thay đổi hoặc xóa mối quan hệ.

  • Mở cơ sở dữ liệu bạn muốn phân tích.

  • Trên tab Công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm Hiện/ẩn , bấm mối quan hệ...

Tab đối tượng Mối quan hệ xuất hiện và cho bạn thấy mối quan hệ giữa tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu đang mở.

Mối quan hệ giữa hai bảng

Để biết thêm thông tin về các mối quan hệ bảng, hãy xem hướng dẫn về mối quan hệ bảng.

Đầu trang

Xem cách đối tượng sử dụng các đối tượng khác

Ngăn Các phụ thuộc Đối tượng minh họa cách đối tượng cơ sở dữ liệu, như bảng, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo, tương tác với hoặc phụ thuộc vào các đối tượng khác.

Bạn có thể sử dụng ngăn Các phụ thuộc Đối tượng để giúp tránh vô tình xóa nguồn bản ghi. Ví dụ: giả sử bạn có một truy vấn Đơn hàng theo Quý trong cơ sở dữ liệu Bán hàng và không còn cần truy vấn đó. Trước khi xóa truy vấn, bạn nên tìm hiểu xem liệu các đối tượng khác trong cơ sở dữ liệu, như biểu mẫu hoặc báo cáo, có sử dụng truy vấn dưới dạng nguồn dữ liệu không. Sau đó, bạn có thể sửa đổi các đối tượng phụ thuộc để loại bỏ tham chiếu đến truy vấn hoặc cũng có thể xóa các đối tượng phụ thuộc cùng với truy vấn. Việc xem danh sách các đối tượng phụ thuộc hoàn chỉnh có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ yêu cầu kiểm tra thuộc tính đối tượng bằng thủ công, đồng thời, giảm thiểu lỗi bằng cách tìm những chi tiết mà một đợt kiểm tra thủ công có thể bỏ lỡ.

Khi bạn muốn thay đổi thiết kế của đối tượng cơ sở dữ liệu, ngăn Các phụ thuộc Đối tượng cũng có thể hữu ích bằng cách cho bạn thấy các đối tượng khác sẽ bị ảnh hưởng bởi thay đổi thiết kế như thế nào. Bạn nên sử dụng ngăn Các phụ thuộc Đối tượng để giúp bạn lập kế hoạch cho những thay đổi thiết kế chính.

Sử dụng ngăn các Phụ thuộc Đối tượng

  1. Mở cơ sở dữ liệu mà bạn muốn tìm hiểu.

  2. Trong Ngăn Dẫn hướng, chọn hoặc mở một bảng, biểu mẫu, báo cáo hoặc truy vấn.

  3. Trên tab Công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm Hiện/ẩn , bấm Phụ thuộc đối tượng.

  4. Nếu được nhắc, bấm OK để cập nhật thông tin phụ thuộc.

    Ngăn Các phụ thuộc Đối tượng xuất hiện.

    Ngăn các Phụ thuộc Đối tượng

  5. Để xem danh sách các đối tượng sử dụng đối tượng bạn đã chọn ở bước 2, bấm vào mục Đối tượng phụ thuộc vào tôi ở phía trên cùng của ngăn. Để xem danh sách các đối tượng mà đối tượng được chọn sử dụng, bấm vào mục Đối tượng mà tôi phụ thuộc.

  6. Để xem thông tin phụ thuộc của một đối tượng, bấm vào biểu tượng (+) bung rộng bên cạnh đối tượng đó. Access hiển thị tối đa bốn cấp độ phụ thuộc của một đối tượng.

Hãy nhớ những điều sau đây khi bạn sử dụng ngăn Các phụ thuộc Đối tượng:

  • Thông tin phụ thuộc chỉ sẵn có nếu bạn có quyền mở một đối tượng trong cửa sổ Thiết kế.

  • Ngăn không hiển thị thông tin của macro và mô-đun mã.

  • Ngăn chỉ hoạt động cho các bảng, biểu mẫu, báo cáo và truy vấn, ngoại trừ các loại truy vấn sau đây:

    • Truy vấn hành động — truy vấn chèn, cập nhật hoặc xóa dữ liệu

    • Truy vấn dành riêng cho SQL, bao gồm truy vấn kết hợp, truy vấn định nghĩa dữ liệu và truy vấn chuyển giao

    • Truy vấn con

      Khi Access gặp phải truy vấn lồng nhau, thông tin phụ thuộc chỉ được tạo ra cho truy vấn ngoài cùng. Quy tắc này cũng áp dụng cho các bảng nguồn và truy vấn của bảng dữ liệu con của truy vấn, cũng như trường tra cứu.

  • Access tạo thông tin phụ thuộc bằng cách tìm ánh xạ tên duy trì bởi tính năng Tự Sửa tên — một tính năng tự động chỉnh sửa hiệu ứng phụ thường gặp, xảy ra khi bạn đổi tên biểu mẫu, báo cáo, bảng, truy vấn, trường hoặc điều khiển trên biểu mẫu và báo cáo. Nếu tính năng theo dõi thông tin Tự Sửa tên bị vô hiệu hóa, bạn sẽ được nhắc bật tính năng này trước khi có thể xem thông tin phụ thuộc.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×