Tìm các bản ghi với các giá trị trên hoặc dưới một nhóm hoặc các lĩnh vực

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bài viết này giải thích cách sử dụng truy vấn giá trị hàng đầu để tìm các giá trị cao nhất hoặc thấp nhất trong tập bản ghi. Bạn sử dụng truy vấn giá trị hàng đầu để trả lời một loạt các câu hỏi doanh nghiệp, chẳng hạn như những sản phẩm bán tốt và mà không.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu về truy vấn giá trị hàng đầu

Tìm bản ghi có chứa giá trị trên cùng hoặc dưới cùng

Tìm các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng cho các bản ghi trong thể loại hoặc nhóm

Tìm bản ghi có chứa giá trị trên cùng và dưới cùng

Tìm hiểu về truy vấn giá trị hàng đầu

Bạn sử dụng truy vấn giá trị hàng đầu khi bạn cần tìm bản ghi có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng trong một trường bảng. Bạn có thể dùng truy vấn giá trị hàng đầu để trả lời các kiểu câu hỏi.

  • Là sản phẩm nhất hoặc thiểu hết?

  • Nhân viên ba nào có sinh nhật tiếp theo?

  • Đơn vị nào tạo lớn nhất hoặc thiểu bán hàng trong năm hiện tại không?

  • Những sản phẩm sẽ chiếm phía trên cùng hoặc dưới cùng năm phần trăm của doanh số?

  • Những sản phẩm trong mỗi thể loại sản phẩm sẽ chiếm phía trên cùng hoặc dưới cùng năm phần trăm của doanh số?

Đặt ngắn gọn, truy vấn giá trị cao nhất sắp xếp và sau đó lọc dữ liệu của bạn để trả về giá trị trên cùng hoặc dưới cùng trong một trường. Bạn có thể sử dụng một truy vấn giá trị hàng đầu để tìm kiếm số (bao gồm tiền tệ) và giá trị ngày.

Quy trình tạo truy vấn giá trị hàng đầu theo những bước chung như sau:

  • Tạo một truy vấn tổng hoặc truy vấn chọn.

    Bạn sử dụng truy vấn chọn để tìm giá trị trên cùng hoặc dưới cùng trong bảng. Bạn sử dụng truy vấn tổng để tìm các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng ở trong một hoặc nhiều thể loại. Ví dụ, nếu bạn muốn trả lời câu hỏi chẳng hạn như "là gì tối đa hoặc ít tốn kém sản phẩm", bạn bắt đầu bằng cách tạo một truy vấn chọn. Để trả lời câu hỏi chẳng hạn như "những sản phẩm trong mỗi thể loại sản phẩm của chúng tôi sẽ chiếm phía trên cùng hoặc dưới cùng năm phần trăm của doanh số," bạn sử dụng truy vấn tổng. Ngoài ra, bạn có thể dùng một trong hai kiểu truy vấn để tìm các giá trị trên cùng và dưới cùng trong một trong hai một nhóm các bản ghi hoặc các bản ghi chia thành nhóm.

  • Áp dụng một thứ tự sắp xếp vào truy vấn.

  • Áp dụng tiêu chí khác để truy vấn.

  • Xác định số bản ghi mà bạn muốn truy vấn để trả về. Bạn có thể chỉ định một tỷ lệ phần trăm, chẳng hạn như đầu 5 phần trăm của giá trị trong một trường, hoặc bạn có thể xác định một số cố định, chẳng hạn như các giá trị 10 trên cùng trong một trường.

Lựa chọn giữa một truy vấn giá trị trên cùng và bộ lọc

Để xác định xem bạn nên tạo một truy vấn giá trị trên cùng hoặc áp dụng bộ lọc, hãy xem xét các thao tác sau:

  • Nếu bạn muốn trả về các bản ghi có chứa các giá trị cao nhất hoặc thấp nhất trong một trường, và bạn không biết chính xác trên cùng hoặc dưới cùng trường giá trị (hoặc họ không quan trọng), bạn tạo một truy vấn giá trị trên cùng.

  • Nếu bạn muốn trả về tất cả các bản ghi mà giá trị trong một trường khớp, hoặc nhỏ hơn hoặc lớn hơn một giá trị mà bạn đang quan tâm, bạn áp dụng bộ lọc. Ví dụ, để xem các sản phẩm có giá từ 50 $100, bạn áp dụng bộ lọc. Hình này minh họa một bộ lọc mẫu trong dạng xem thiết kế truy vấn và kết quả có thể tạo ra một bộ lọc:

    Các sản phẩm có giá từ 50$ đến 100$

    Để biết thêm thông tin về cách tạo và sử dụng bộ lọc, hãy xem bài viết bộ lọc: giới hạn số lượng các bản ghi trong một dạng xem.

Quy tắc cho việc tạo và sử dụng truy vấn giá trị hàng đầu

Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng, bất kể kiểu truy vấn (một truy vấn chọn hoặc truy vấn tổng), bạn phải sử dụng trường có chứa dữ liệu mang tính mô tả, chẳng hạn như tên sản phẩm, hoặc nhân viên và một trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng mà bạn muốn tìm, chẳng hạn như giá hoặc một trường ngày. Bạn có thể sử dụng nhiều hơn một trường dữ liệu, và nếu bạn sử dụng truy vấn tổng, trường dữ liệu của bạn thường sẽ bao gồm thông tin thể loại, chẳng hạn như một trường thành phố hoặc quốc gia/khu vực. Bạn có thể bỏ qua thể loại dữ liệu chỉ khi bạn tạo một truy vấn Tổng mà chạy đối với tất cả bản ghi, chẳng hạn như "Hiển thị các tôi phần trăm trên cùng của năm của đơn hàng nhất hết." Ngoài ra, bạn có thể dùng một truy vấn tổng hoặc chọn một để tìm các giá trị trên cùng và dưới cùng trong một nhóm các bản ghi hoặc các bản ghi chia thành nhóm. Để biết thêm thông tin về cách làm như vậy, hãy xem phần Tìm các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng cho các bản ghi trong thể loại hoặc nhóm, ở phần sau của bài viết này.

Tìm bản ghi có chứa giá trị trên cùng hoặc dưới cùng

Các bước trong phần này giải thích cách tạo một truy vấn giá trị hàng đầu cơ bản và một truy vấn nâng cao hơn. Bước đầu tiên minh họa các phần cơ bản của một truy vấn giá trị hàng đầu, trong khi phần thứ hai giải thích cách tìm sinh nhật nhân viên vài tiếp theo. Các bước sử dụng mẫu bảng sau đây:

Họ

Tên

Địa chỉ

Thành phố

Quốc gia/Khu vực

Ngày sinh

Thuê ngày

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

USA

Ngày 5 tháng 2, 1968

Ngày 10 tháng 6, 1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

Ngày 22 tháng 5, 1957

Ngày 22 tháng 11, 1996

Guido

Pica

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

Ngày 11 tháng 11, 1960

Ngày 11 tháng 3, 2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

Ngày 22 tháng 3, 1964

Ngày 22 tháng 6, 1998

Giá

Julian

Calle Smith 2

Thành phố Mê-xi-cô

Mexico

Ngày 5 tháng 6, 1972

Ngày 5 tháng 1, 2002

Hughes

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

USA

Ngày 23 tháng 1, 1970

Ngày 23 tháng 4, 1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

Ngày 14 tháng 4, 1964

Ngày 14 tháng 10, 2004

Birkby

Dana

2 Nosey Pkwy

Phần Lan

USA

Ngày 29 tháng 10, 1959

Ngày 29 tháng 3, 1997

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

Ngày 22 tháng 3, 1964

Ngày 20 tháng 6, 1998

Nếu bạn muốn, bạn có thể nhập dữ liệu trong bảng mẫu này theo cách thủ công, hoặc bạn có thể sao chép bảng này sang chương trình bảng tính, chẳng hạn như Microsoft Office Excel 2007, và sau đó nhập kết quả là trang tính vào một bảng trong Microsoft Office Access 2007.

Hiển thị tôi làm thế nào

Nhập dữ liệu mẫu theo cách thủ công

  1. Trên tab tạo , trong nhóm bảng , hãy bấm bảng.

Office Access 2007 thêm một bảng trống, mới vào cơ sở dữ liệu của bạn.

Ghi chú: Bạn không cần phải thực hiện bước này nếu bạn mở một cơ sở dữ liệu mới, trống, nhưng bạn sẽ cần phải thực hiện nó bất cứ khi nào bạn cần phải thêm bảng vào cơ sở dữ liệu.

  1. Bấm đúp vào ô đầu tiên trong hàng tiêu đề và nhập tên của trường trong bảng mẫu.
    Theo mặc định, Access biểu thị trường trống trong hàng tiêu đề với văn bản Thêm trường mới, như vậy:
    Trường mới trong biểu dữ liệu

  2. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển đến ô trống đầu trang tiếp theo và sau đó nhập tên trường thứ hai (bạn có thể cũng nhấn TAB hoặc bấm đúp vào ô mới). Lặp lại bước này cho đến khi bạn nhập tất cả các tên trường.

  3. Nhập dữ liệu trong bảng mẫu.
    Khi bạn nhập dữ liệu, Access infers một kiểu dữ liệu cho mỗi trường. Nếu bạn mới dùng cơ sở dữ liệu quan hệ, bạn đặt loại dữ liệu cụ thể, chẳng hạn như số, văn bản hoặc ngày/thời gian, đối với mỗi trường trong bảng của bạn. Đặt kiểu dữ liệu giúp đảm bảo rằng nhập chính xác dữ liệu và giúp ngăn không cho lỗi, chẳng hạn như bằng cách dùng một số điện thoại trong một phép tính. Đối với các mẫu bảng, bạn nên cho phép truy nhập suy luận loại dữ liệu.

  4. Khi bạn hoàn tất việc nhập dữ liệu, bấm lưu
    lối tắt bàn phím nhấn CTRL + S.
    hộp thoại Lưu như xuất hiện.

  5. Trong hộp Tên bảng , hãy nhập tên của bảng mẫu, sau đó bấm OK.
    Bạn sử dụng tên của mỗi bảng mẫu vì các truy vấn trong các phần hướng dẫn sử dụng những tên.

  6. Lặp lại các bước này cho đến khi bạn tạo mỗi bảng mẫu được liệt kê ở phần đầu của phần này.

Sao chép bảng sang chương trình bảng tính

  1. Bắt đầu chương trình bảng tính của bạn và tạo một tệp mới, trống. Nếu bạn sử dụng Excel, một sổ làm việc mới, trống sẽ được tạo theo mặc định.

  2. Sao chép bảng mẫu trong phần trước đó và dán nó vào trang tính đầu tiên, bắt đầu từ ô đầu tiên.

  3. Sử dụng phương pháp được cung cấp bởi chương trình bảng tính của bạn, tên trang tính nhân viên.

  4. Lưu tệp bảng tính vào một vị trí tiện lợi và đi đến bước tiếp theo.

Nhập bảng vào trong Access

  1. Trong một cơ sở dữ liệu mới hoặc hiện có:
    trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập , hãy bấm vào Excel.
    - hoặc -
    bấm Thêm, và sau đó chọn chương trình bảng tính từ danh sách.
    Hộp thoại Lấy dữ liệu ngoài - chương trình tên bảng tính xuất hiện.

  2. Bấm duyệt, mở tệp bảng tính mà bạn đã tạo trong bước trước đó, sau đó bấm OK.
    Khởi động trình hướng dẫn nhập bảng tính.

  3. Theo mặc định, trình hướng dẫn chọn trang tính đầu tiên trong sổ làm việc (nhân viên, nếu bạn làm theo các bước trong phần trước đó), và dữ liệu từ trang tính xuất hiện trong phần dưới của trang trình hướng dẫn. Bấm tiếp theo.

  4. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, bấm hàng đầu tiên chứa đầu đề cột, sau đó bấm tiếp theo.

  5. Hoặc bạn có thể trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, sử dụng hộp văn bản và danh sách bên dưới Tùy chọn trường để thay đổi tên trường và kiểu dữ liệu hoặc bỏ qua các trường từ quá trình nhập. Nếu không, hãy bấm tiếp theo.

  6. Rời khỏi tùy chọn cho phép truy nhập thêm khóa chính được chọn, rồi bấm tiếp theo.

  7. Theo mặc định, Access sẽ áp dụng tên trang tính vào bảng mới. Chấp nhận tên hoặc nhập tên khác, sau đó bấm kết thúc.

Ghi chú: Nếu bạn không có chương trình bảng tính, bạn có thể sao chép dữ liệu mẫu để trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Notepad. Để biết thêm thông tin về việc nhập dữ liệu văn bản, hãy xem bài viết nhập hoặc nối kết đến dữ liệu trong một tệp văn bản.

Tạo một truy vấn giá trị hàng đầu cơ bản

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm vào bảng mà bạn muốn sử dụng trong truy vấn, bấm Thêm để đặt bảng trong lưới thiết kế, sau đó bấm đóng.
    - hoặc -
    bấm đúp vào bảng.
    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, hãy thêm bảng nhân viên vào truy vấn.

  3. Thêm các trường mà bạn muốn sử dụng truy vấn của bạn vào lưới thiết kế. Bạn có thể bấm đúp vào mỗi trường, hoặc kéo và thả mỗi trường vào một ô trống trong trường hàng.
    Nếu bạn sử dụng bảng mẫu, hãy thêm các trường tên, họ và ngày sinh.

  4. Trong trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng (ngày sinh trường, nếu bạn sử dụng mẫu bảng), bấm hàng sắp xếp và chọn tăng dần hoặc giảm dần.
    Nếu trường giá trị của bạn chứa các số, chẳng hạn như giá hoặc số liệu bán hàng, thứ tự sắp xếp tăng dần trả về giá trị thấp nhất và thứ tự sắp xếp giảm dần trả về giá trị cao nhất. Nếu trường giá trị của bạn chứa ngày tháng, thứ tự sắp xếp giảm dần trả về ngày gần đây nhất, trong khi tăng dần trả về ngày sớm nhất.

    Quan trọng: Bạn phải thiết hàng sắp xếptăng dần hoặc giảm dần chỉ dành cho các trường có chứa giá trị trên cùng hoặc dưới cùng của bạn. Nếu bạn chỉ định một thứ tự sắp xếp cho trường ngoại trừ trường có chứa giá trị trên cùng hoặc dưới cùng của bạn — ví dụ, tên sản phẩm thay vì giá — truy vấn sẽ không trả về kết quả bạn muốn.

  5. Trên tab thiết kế , trong nhóm công cụ , bấm vào mũi tên xuống bên cạnh tất cả (danh sách Giá trị cao nhất ), sau đó nhập số hoặc tỷ lệ phần trăm của bản ghi mà bạn muốn xem, hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

  6. Bấm chạy Ảnh nút để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

  7. Lưu truy vấn và giữ nó mở để sử dụng trong các bước tiếp theo.

Bạn có thể nhìn thấy kiểu truy vấn trên cùng giá trị này có thể trả lời câu hỏi cơ bản, chẳng hạn như ai là cũ nhất hoặc út người trong công ty. Các bước tiếp theo giải thích cách sử dụng biểu thức và tiêu chí khác để thêm power và khả năng linh hoạt cho truy vấn. Các tiêu chí Hiển thị trong bước tiếp theo trả về ngày sinh nhật tiếp theo ba nhân viên.

Thêm tiêu chí vào truy vấn

Ghi chú: Các bước này giả định rằng bạn sẽ sử dụng truy vấn được mô tả trong phần trước.

  1. Mở, trong dạng xem thiết kế, truy vấn mà bạn đã tạo trong bước trước đó.

  2. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong cột bên phải của cột ngày sinh, sao chép và dán hoặc gõ biểu thức Expr1: DatePart("m", [ngày sinh]). Hàm DatePart trích phần tháng của giá trị trong trường ngày sinh.

  3. Ở bên phải của cột có chứa biểu thức của bạn, sao chép và dán hoặc gõ biểu thức Expr2: DatePart("d", [ngày sinh]). Trong trường hợp này, hàm DatePart trích phần ngày của giá trị trong trường ngày sinh.

  4. Bỏ chọn hộp kiểm trong hàng hiện cho mỗi biểu thức, và sau đó bấm vào ô sắp xếp cho mỗi biểu thức và chọn tăng dần.

  5. Hoặc bạn có thể, bạn có thể xác định một tiêu chí để giới hạn phạm vi truy vấn. Khi bạn xác định tiêu chí, sắp xếp truy vấn chỉ các bản ghi đáp ứng các tiêu chí và nó nhận dạng các trên cùng hoặc dưới cùng trường giá trị từ trong danh sách được sắp xếp.
    Để tiếp tục với dữ liệu mẫu, trong hàng tiêu chí của trường ngày sinh, hãy nhập hoặc sao chép và dán biểu thức này:

    Tháng ([ngày sinh]) > Month(Date()) hoặc tháng ([ngày sinh]) = Month(Date()) và ngày ([ngày sinh]) > Day(Date())

    Biểu thức này thực hiện các thao tác sau: các tháng ([ngày sinh]) > Month(Date()) phần kiểm tra ngày sinh của từng nhân viên để xem nếu nó dạng trong một tháng trong tương lai, và nếu đúng, bao gồm những bản ghi trong truy vấn. Các tháng ([ngày sinh]) = Month(Date()) và Day([BirthDate]) > Day(Date()) kiểm tra phần của biểu thức vào ngày sinh nhật trong tháng hiện tại để xem nếu ngày sinh rơi vào hoặc sau ngày hiện tại. Nếu điều kiện đó là true, hàm bao gồm những bản ghi trong kết quả truy vấn. Nói tóm lại, biểu thức này bỏ qua bất kỳ bản ghi nào vị trí ngày sinh dạng giữa ngày 1 và ngày tháng mà bạn chạy truy vấn của bạn.

    Để xem thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

  6. Trên tab thiết kế , trong nhóm công cụ , bấm vào mũi tên xuống bên cạnh tất cả (danh sách Giá trị cao nhất ), sau đó nhập số hoặc tỷ lệ phần trăm của bản ghi mà bạn muốn xem, hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

  7. Bấm chạy Ảnh nút để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

Nếu truy vấn trả về các bản ghi nữa hơn bạn mong đợi

Nếu dữ liệu của bạn chứa bản ghi chia sẻ một giá trị ngày, truy vấn giá trị trên cùng của bạn có thể trả về nhiều dữ liệu hơn những gì bạn mong đợi. Ví dụ, bạn có thể thiết kế truy vấn giá trị hàng đầu để truy xuất ba bản ghi nhân viên, nhưng bạn thực sự xem bốn vì "Wilson" và "Edwards" chia sẻ một sinh nhật. Kiểu truy vấn này trả về tất cả các giá trị trên cùng, bất kể số lượng bản ghi có những giá trị. Để loại trừ giá trị trùng lặp, bạn có thể đặt một thuộc tính được gọi là Giá trị duy nhất đến . Để biết thông tin về việc sử dụng thuộc tính đó, hãy xem phần nếu bạn thấy bản ghi trùng lặp, ở phần sau của bài viết này.

Họ

Ngày Sinh

Johnson

9/26/1968

Jacobsen

10/2/1970

Edwards

10/15/1965

Wilson

10/15/1969

Nếu truy vấn trả về các bản ghi ít hơn bạn mong đợi

Giả sử bạn thiết kế truy vấn để trả về đầu hoặc cuối năm bản ghi trong một trường, nhưng bạn chỉ thấy ba bản ghi. Dưới dạng một quy tắc, bạn giải quyết loại vấn đề đó bằng cách mở truy vấn trong dạng xem thiết kế và xem lại hàng tiêu chí trong lưới thiết kế cho tiêu chí được hạn chế hơn hơn bạn dự định. Để biết thêm thông tin về tiêu chí, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

Nếu bạn thấy bản ghi trùng lặp

Nếu truy vấn hàng đầu giá trị trả về dữ liệu trùng lặp, hoặc các bảng bên dưới chứa bản ghi trùng lặp, hoặc bản ghi xuất hiện mục trùng lặp vì truy vấn không bao gồm các trường có thể phân biệt giữa các bản ghi. Ví dụ, đây là một truy vấn Hiển thị đơn hàng năm mà đã được giao gần đây nhất, cùng với tên của người bán hàng ai xử lý giao dịch.

Ngày vận chuyển

Nhân viên bán hàng

11/12/2004

Fontana

11/12/2004

Moreno

10/12/2004

Baconesque

10/12/2004

Baconesque

10/12/2004

Fontana

Các bản ghi thứ ba và thứ tư xuất hiện mục trùng lặp, nhưng có thể vì nhân viên bán hàng Baconesque xử lý hai khác đơn hàng đã giao trên cùng ngày.

Tùy thuộc vào yêu cầu của bạn, bạn có thể thực hiện một trong hai thao tác sau để tránh trở lại bản ghi trùng lặp. Bạn có thể thay đổi thiết kế truy vấn để thêm các trường sẽ giúp phân biệt các bản ghi, chẳng hạn như các trường OrderID và ID khách hàng. Hoặc, nếu đó là đủ để xem chỉ một trong các bản ghi trùng lặp, bạn có thể hiển thị chỉ các bản ghi riêng biệt bằng cách đặt thuộc tính Giá trị duy nhất của truy vấn thành . Để đặt thuộc tính này, trong dạng xem thiết kế truy vấn, nhấn F4 để hiển thị bảng thuộc tính cho truy vấn, tìm thuộc tính Giá trị duy nhất và đặt thành .

Để biết thêm thông tin về xử lý với bản ghi trùng lặp, hãy xem bài viết Tìm, ẩn, hoặc loại bỏ dữ liệu trùng lặp.

Đầu Trang

Tìm các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng cho các bản ghi trong thể loại hoặc nhóm

Bạn tìm thấy các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng cho bản ghi chia thành nhóm bằng cách tạo truy vấn tổng. Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng, theo mặc định, truy vấn tổng có thể đưa vào chỉ một hoặc nhiều trường có chứa dữ liệu nhóm của bạn, chẳng hạn như một trường "thể loại", và trường có giá trị trên cùng hoặc dưới cùng, chẳng hạn như một trường "giá". Truy vấn tổng cộng không thể bao gồm các trường mô tả các mục trong một thể loại. Tuy nhiên, bạn có thể tạo một truy vấn thứ hai, bao gồm trường từ truy vấn tổng cộng của bạn, cộng với các trường từ các bảng có chứa dữ liệu mang tính mô tả.

Ví dụ, giả sử bạn có một bảng sản phẩm, và bạn gán mỗi sản phẩm cho thể loại, chẳng hạn như bảng trò chơi, câu đố, v.v.. Nếu bạn tạo một truy vấn tổng để nhận dạng sản phẩm tốn kém nhất trong mỗi thể loại, truy vấn có thể chỉ bao gồm một hoặc nhiều trường chứa dữ liệu thể loại và trường có chứa dữ liệu giá. Ví dụ này, giả định một trường có tên là tên thể loại và trường được gọi là giá. Khi bạn chạy kiểu truy vấn này, truy nhập nối "MaxOf" hoặc "MinOf" (tùy thuộc vào các chức năng mà bạn chọn) vào đầu của trường giá, giống như:

Tên thể loại

MaxOfPrice

Bảng thảo luận trò chơi

$55,00

Câu đố

$43,90

Máy tính trò chơi

$263.50

Dolls

$81.00

...

...

Tổng cộng của bạn truy vấn không thể bao gồm các trường sẽ giúp mô tả sản phẩm (và do đó thực hiện dữ liệu dễ hiểu hơn), chẳng hạn như tên sản phẩm hoặc tên của nhà cung cấp, giống như:

Tên thể loại

MaxOfPrice

Tên sản phẩm

Nhà cung cấp tên

Bảng thảo luận trò chơi

$55.000

Vui vẻ với C++

Proseware, Inc.

Câu đố

$43,90

Sơ đồ quan hệ cơ sở dữ liệu

Phát hành Luzern

Máy tính trò chơi

$263.50

Máy tính Geeks và sinh vật huyền thoại

Litware, Inc.

Dolls

$81.00

Lập trình hành động hình

Contoso, Ltd

...

...

...

...

Nếu bạn muốn xem dữ liệu mang tính mô tả đó, bạn có thể tạo một truy vấn chọn thứ hai kết hợp các trường trong truy vấn tổng cộng của bạn với các trường dữ liệu bổ sung.

Các bước trong phần này giải thích cách tạo truy vấn tổng và chọn truy vấn cần thiết để xác định các sản phẩm tốn kém nhất trong mỗi một tập hợp các thể loại. Các bước này giả định sử dụng các mẫu bảng sau đây:

Bảng thể loại

CategoryID

Tên thể loại

Mô tả

1

Bảng thảo luận trò chơi

Cổ tất cả và cấp độ kỹ năng

2

Câu đố

Ghép, word câu đố, đồ chơi

3

Máy tính trò chơi

Bàn điều khiển và cấp độ kỹ năng

4

Dolls

Số liệu hành động, luôn dolls

5

Thiết bị thể thao

Bóng, trang phục, lưới

6

Mô hình/sở thích

Máy bay, xe hơi, xe lửa

Nhà cung cấp bảng

SupplierID

Nhà cung cấp tên

1

Fabrikam

2

Tailspin Toys

3

Northwind Traders

4

Adventure Works

5

Phát hành Luzern

6

Proseware, Inc.

7

Contoso, Ltd

8

Nhập khẩu rộng thế giới

9

Ở đầu cánh đồ chơi

10

Nhập khẩu rộng thế giới

11

Litware, Inc.

12

SOUTHRIDGE Video

Bảng sản phẩm

Tên sản phẩm

SupplierID

CategoryID

Giá

Lập trình hành động hình

7

4

$12,95

Vui vẻ với C++

6

1

$15.85

Sơ đồ quan hệ cơ sở dữ liệu

5

2

$22,50

Chip kỳ diệu của máy tính

3

2

$32.65

Truy nhập! Độ!

1

1

$22,95

Máy tính Geeks và sinh vật huyền thoại

11

3

$78.50

Bài tập cho máy tính Geeks! Đĩa DVD!

4

5

$14.88

Cuối cùng bay Pizza

2

5

$36,75

Ổ đĩa bên ngoài 5,25-inch đĩa mềm đĩa (1/4 tỷ lệ)

8

6

$65,00

Trình quản lý không phải hành động hình

9

4

$78.88

Gloom

12

3

$53.33

Xây dựng bàn phím của riêng bạn

1

6

$77.95

Ghi chú: Các bước cũng giả định mối quan hệ một-nhiều giữa các bảng thể loại và sản phẩm và giống nhau giữa các bảng nhà cung cấp và sản phẩm. Trong trường hợp này, các bảng chia sẻ các trường SupplierID và CategoryID. Truy vấn tổng được mô tả trong phần tiếp theo sẽ không hoạt động mà không có mối quan hệ.

Tạo truy vấn tổng

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , hãy chọn bảng mà bạn muốn làm việc với, bấm Thêm, sau đó bấm đóng sau khi bạn đã hoàn tất việc thêm các bảng.
    - hoặc -
    bấm đúp vào bảng mà bạn muốn dùng, sau đó bấm đóng. Mỗi bảng xuất hiện trong lưới thiết kế. Nếu bạn sử dụng các mẫu bảng liệt kê ở trên, bạn thêm các thể loại và sản phẩm bảng.

  3. Bấm đúp vào trường bảng mà bạn muốn sử dụng truy vấn của bạn.
    Tại thời điểm này, đảm bảo rằng bạn thêm chỉ nhóm trường và trường giá trị vào truy vấn. Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu được liệt kê trong bảng trước đó, bạn thêm tên thể loại trường từ bảng thể loại và giá trường từ bảng sản phẩm.

  4. Hoặc bạn có thể, bạn có thể xác định một tiêu chí để giới hạn phạm vi truy vấn.
    Chỉ bản ghi đáp ứng các tiêu chí sẽ được sắp xếp, và giá trị trường trên cùng và dưới cùng sẽ được xác định trong danh sách được sắp xếp này. Ví dụ, để loại trừ các sản phẩm trong thể loại thể thao, bạn thêm biểu thức này vào hàng tiêu chí của trường tên thể loại: <> "Thể thao".
    Để xem thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

  5. Chuyển đổi truy vấn vào truy vấn tổng.

    1. Trên tab thiết kế , trong nhóm Hiện/ẩn , hãy bấm tổng cộng.

      Hàng tổng sẽ xuất hiện trong lưới thiết kế.

  6. Đảm bảo rằng ô tổng của mỗi nhóm trường được đặt để Nhóm theovà rồi đặt ô tổng của trường giá trị (trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng) Max hoặc hàm Min.
    Việc chọn Max trả về giá trị lớn nhất trong một trường số và giá trị ngày hoặc thời gian gần đây nhất trong một trường ngày/giờ. Chọn hàm Min trả về giá trị nhỏ nhất trong một trường số và giá trị ngày hoặc thời gian sớm nhất trong một trường ngày/giờ. Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, đặt ô tổng của trường tên thể loại để Nhóm theotổng ô trường giá để Max hay phút.

  7. Trên tab thiết kế , trong nhóm công cụ , hãy đảm bảo rằng danh sách Giá trị cao nhất được đặt thành tất cả, sau đó bấm chạy Ảnh nút để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

    Ghi chú: Tùy thuộc vào các chức năng mà bạn đã chọn trong bước 7, Access sẽ thay đổi tên của trường giá trị trong truy vấn MaxOfFieldName hoặc MinOf FieldName. Nếu bạn sử dụng các mẫu bảng, truy nhập đổi tên trường MaxOfPrice hoặc MinOfPrice.

  8. Lưu truy vấn và đi đến bước tiếp theo.

Truy vấn không trả về tên sản phẩm hoặc bất kỳ thông tin khác về các sản phẩm. Để xem dữ liệu bổ sung đó, bạn cần để tạo một truy vấn thứ hai kết hợp truy vấn mà bạn vừa tạo. Các bước tiếp theo giải thích cách tạo truy vấn thứ hai này.

Tạo một truy vấn thứ hai để xem thêm dữ liệu

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm vào tab truy vấn , và sau đó bấm đúp vào truy vấn Tổng mà bạn đã tạo trong phần trước.

  3. Bấm tab bảng và thêm các bảng mà bạn đã sử dụng trong truy vấn tổng cộng với bất kỳ bảng có chứa các dữ liệu liên quan khác mà bạn muốn xem.
    Nếu bạn sử dụng các mẫu bảng được liệt kê phiên bản cũ hơn, bạn thêm các thể loại, sản phẩm và nhà cung cấp bảng để truy vấn mới của bạn.

  4. Gia nhập các trường trong truy vấn tổng đến các trường tương ứng trong bảng mẹ. Để làm như vậy, hãy kéo mỗi trường trong truy vấn Tổng trường tương ứng của nó trong bảng.

    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, kéo trường tên thể loại trong truy vấn tổng thể loại tên trường trong bảng thể loại. Bạn sau đó kéo trường MaxOfPrice trong truy vấn Tổng giá trường trong bảng sản phẩm. Các đường nối bật truy vấn chọn mới để hiển thị cùng nhau dữ liệu trong truy vấn tổng và dữ liệu trong các bảng khác.

  5. Trong cửa sổ cho truy vấn tổng, bấm đúp vào dấu sao để thêm toàn bộ truy vấn vào lưới thiết kế, sau đó kéo các trường bổ sung từ các bảng khác trong truy vấn.

    Nếu bạn sử dụng các mẫu bảng, bạn bấm đúp vào truy vấn Tổng mà bạn đã tạo trong phần trước và sau đó thêm các trường Tên sản phẩm và nhà cung cấp từ bảng sản phẩm và nhà cung cấp, tương ứng.

  6. Hoặc bạn có thể xác định thứ tự sắp xếp cho một hoặc nhiều cột.
    Ví dụ, để liệt kê các thể loại theo thứ tự bảng chữ cái, hãy đặt ô sắp xếp của cột tên thể loại để tăng dần.

  7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Điều này sẽ chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

Mẹo    Nếu bạn không muốn đầu đề cột giá xuất hiện dưới dạng MaxOfPrice hoặc MinOfPrice, mở truy vấn trong dạng xem thiết kế và trong cột giá trong lưới, hãy nhập giá: MaxOfPrice hoặc giá: MinOfPrice. Làm như vậy làm cho giá xuất hiện như là đầu đề cột trong dạng xem biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Tìm bản ghi có chứa giá trị trên cùng và dưới cùng

Các truy vấn mà bạn đã tạo trước trong bài viết này có thể trả về trên cùng hoặc dưới giá trị, nhưng không phải cả hai. Nếu bạn muốn xem cả hai giá trị trong một dạng xem duy nhất, bạn cần phải tạo hai truy vấn — một truy xuất các giá trị trên cùng và truy xuất các giá trị cuối khác — rồi phối và lưu kết quả trong một bảng duy nhất.

Quy trình tìm thấy giá trị trên cùng và dưới cùng và hiển thị dữ liệu đó trong bảng theo những bước chung như sau:

  • Tạo một truy vấn giá trị hàng đầu và cuối giá trị truy vấn, hoặc nếu bạn cần để nhóm dữ liệu của bạn, tạo truy vấn tổng sử dụng các hàm nhỏ nhấtlớn nhất .

  • Chuyển đổi của bạn trên cùng các giá trị truy vấn (hoặc truy vấn tổng tối đa của bạn) vào tạo bảng truy vấn và chạy truy vấn này để tạo một bảng mới.

  • Chuyển đổi truy vấn giá trị dưới cùng của bạn (hoặc truy vấn tổng Min của bạn) vào một truy vấn chắp thêm và chạy truy vấn này để chắp thêm bản ghi vào bảng giá trị trên cùng của bạn.

    Các bước trong các phần này giải thích cách tạo truy vấn.

    Ghi chú: Trừ khi cơ sở dữ liệu của bạn được ký điện tử hoặc nằm tại vị trí tin cậy, Access ngăn bạn chạy truy vấn hành động đã mô tả ở đây. Làm theo các tập hợp các bước để cho phép bất kỳ nội dung bị chặn trước khi bạn tìm cách tạo thực hiện bảng và chắp thêm truy vấn được mô tả ở đây.

    Bật nội dung trong một cơ sở dữ liệu

    • Trên Thanh Thông báo, hãy bấm vào Tuỳ chọn.

      Hộp thoại Tùy chọn Bảo mật của Microsoft Office xuất hiện.

    • Chọn bật nội dung này, sau đó bấm OK.

    • Chạy lại truy vấn của bạn.

      Nếu bạn không nhìn thấy thanh thông báo

    • Trên tab Công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm Hiện/ẩn , bấm Thanh thông báo.

      Để biết thêm thông tin về chế độ tắt và bảo mật của Access, hãy xem bài viết bảo mật cơ sở dữ liệu Access 2007.

      Tạo các truy vấn

  • Tạo truy vấn giá trị trên cùng và dưới cùng.

    Để biết các bước cần thiết để tạo một truy vấn giá trị trên cùng hoặc dưới cùng, hãy xem phần Tìm bản ghi với giá trị trên cùng hoặc dưới cùng, phiên bản cũ hơn trong bài viết này. Nếu bạn cần để nhóm các bản ghi của bạn theo thể loại, hãy xem phần Tìm các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng cho các bản ghi trong thể loại hoặc nhóm, phiên bản cũ hơn trong bài viết này.

  • Lưu mỗi truy vấn và để mở để sử dụng trong các bước tiếp theo.

Tạo thực hiện bảng truy vấn

  1. Với giá trị trên cùng của bạn truy vấn mở trong dạng xem thiết kế:

    Trên tab thiết kế , trong nhóm Kiểu truy vấn , bấm Tạo bảng.
    Hộp thoại Tạo bảng xuất hiện.

  2. Trong hộp Tên bảng , hãy nhập tên cho bảng sẽ lưu giữ các bản ghi trên cùng và dưới cùng. Ví dụ, nhập trên cùng và dưới bản ghi, sau đó bấm OK.
    Mỗi lần bạn chạy truy vấn, thay vì Hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu, truy vấn tạo bảng và thay thế giá trị trên cùng với dữ liệu hiện tại.

  3. Lưu và đóng truy vấn.

Tạo truy vấn chắp thêm

  1. Mở truy vấn giá trị dưới cùng của bạn trong dạng xem thiết kế.

  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Chắp thêm.

  3. Trong hộp thoại chắp thêm , hãy nhập cùng tên mà bạn đã nhập trong hộp thoại Tạo bảng .
    Ví dụ, nhập trên cùng và dưới bản ghi và sau đó bấm OK. Mỗi lần bạn chạy truy vấn, thay vì Hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu, truy vấn chắp thêm bản ghi vào bảng trên cùng và dưới bản ghi.

  4. Lưu và đóng truy vấn.

Chạy các truy vấn

Bạn đã sẵn sàng để chạy hai truy vấn.

  • Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu, bấm đúp vào truy vấn giá trị trên cùng và bấm trong thư.

  • Bấm đúp vào truy vấn giá trị cuối và bấm trong thư.

  • Mở bảng bản ghi trên cùng và dưới cùng trong dạng xem biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×