Tìm bản ghi có ngày tháng hầu hết hoặc thiểu gần đây

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bài viết này giải thích cách sử dụng truy vấn giá trị trên cùng và tổng cộng truy vấn để tìm các ngày gần đây nhất hoặc sớm nhất trong tập bản ghi. Điều này có thể giúp bạn trả lời một loạt các câu hỏi doanh nghiệp, chẳng hạn như khi một khách hàng cuối cùng đặt một thứ tự hoặc quý năm nào đã của bạn phù hợp nhất cho doanh số, theo thành phố.

Trong bài viết này

Tổng quan

Chuẩn bị dữ liệu mẫu để thực hiện cùng với các ví dụ

Tìm ngày gần đây nhất hoặc ít nhất

Tìm ngày hầu hết hoặc gần đây nhất cho các nhóm bản ghi

Tổng quan

Bạn có thể xếp hạng các dữ liệu và xem xét mục cao nhất xếp hạng bằng cách sử dụng truy vấn giá trị trên cùng. Một truy vấn hàng đầu giá trị là một truy vấn chọn trả về một số đã xác định hoặc phần trăm của giá trị từ phía trên cùng của kết quả, ví dụ, các năm trang phổ biến nhất trên một trang web. Bạn có thể sử dụng truy vấn giá trị hàng đầu đối với bất kỳ loại giá trị – họ không phải là số.

Nếu bạn muốn nhóm hoặc tóm tắt dữ liệu của bạn trước khi bạn xếp thứ hạng nó, bạn không có sử dụng truy vấn giá trị trên cùng. Ví dụ, giả sử bạn cần tìm số doanh số cho một ngày đã cho cho mỗi thành phố công ty của bạn hoạt động. Trong trường hợp, các thành phố trở thành các thể loại (bạn cần tìm dữ liệu cho mỗi thành phố), vì vậy bạn sử dụng truy vấn tổng.

Khi bạn dùng truy vấn giá trị hàng đầu để tìm bản ghi có chứa ngày tháng mới nhất hoặc sớm nhất trong một bảng hoặc nhóm các bản ghi, bạn có thể trả lời một loạt các câu hỏi doanh nghiệp, chẳng hạn như các thao tác sau:

  • Ai đã thực hiện nhất bán hàng gần đây?

  • Khi, có phải một khách hàng cuối cùng đặt một thứ tự?

  • Khi là tiếp theo ba sinh nhật trong nhóm?

Để thực hiện một truy vấn giá trị trên cùng, hãy bắt đầu bằng cách tạo một truy vấn chọn. Sau đó, sắp xếp dữ liệu theo câu hỏi của bạn – cho dù bạn đang tìm kiếm phía trên cùng hoặc dưới cùng. Nếu bạn cần để tạo nhóm và tóm tắt dữ liệu, chuyển truy vấn chọn thành truy vấn tổng. Bạn có thể dùng hàm tổng hợp, chẳng hạn như Max hoặc Min trả về giá trị cao nhất hoặc thấp nhất, hoặc đầu tiên hoặc cuối cùng để trả về ngày sớm nhất hoặc mới nhất.

Bài viết này giả định rằng các giá trị ngày mà bạn dùng có dữ liệu ngày/thời gian kiểu. Nếu các giá trị ngày của bạn trong một trường văn bản.

Cân nhắc sử dụng một bộ lọc thay vì một truy vấn giá trị hàng đầu

Bộ lọc thường tốt hơn nếu bạn có một ngày cụ thể nhớ. Để xác định xem bạn nên tạo một truy vấn giá trị trên cùng hoặc áp dụng bộ lọc, hãy xem xét các thao tác sau:

  • Nếu bạn muốn trả về tất cả các bản ghi mà khớp với ngày, trước hoặc trễ hơn một ngày cụ thể, sử dụng một bộ lọc. Ví dụ, để xem ngày tháng cho doanh số giữa tháng và tháng, bạn áp dụng bộ lọc.

  • Nếu bạn muốn trả về một giá trị đã xác định bản ghi có ngày gần đây nhất hoặc mới nhất trong một trường, và bạn không biết ngày chính xác các giá trị, hoặc họ không quan trọng, bạn tạo một truy vấn giá trị trên cùng. Ví dụ, để xem các quý doanh số năm tốt nhất, hãy dùng truy vấn giá trị trên cùng.

Để biết thêm thông tin về cách tạo và sử dụng bộ lọc, hãy xem bài viết này áp dụng một bộ lọc để xem chọn bản ghi trong cơ sở dữ liệu Access.

Đầu Trang

Chuẩn bị dữ liệu mẫu để thực hiện cùng với các ví dụ

Các bước trong bài viết này sử dụng dữ liệu trong các mẫu bảng sau đây.

Bảng nhân viên   

Họ

Đầu tiên Tên

Địa chỉ

Thành phố

CountryOrR egion

Sinh Ngày

Thuê Ngày

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

Hoa Kỳ

05 tháng 2, 1968

Ngày 10 tháng 6, 1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

Hoa Kỳ

22 tháng 5, 1957

Ngày 22 tháng 11, 1996

Pica

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

Hoa Kỳ

Ngày 11 tháng 11, 1960

Ngày 11 tháng 3, 2000

Bánh mì tròn

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

Vương quốc Anh

Ngày 22 tháng 3, 1964

Ngày 22 tháng 6, 1998

Giá

Julian

Calle Smith 2

Thành phố Mê-xi-cô

Mexico

05, tháng 6, 1972

05-Jan-2002

Hughes

Christine

3122 75 St S.

Seattle

Hoa Kỳ

Ngày 23 Jan, 1970

Ngày 23 tháng 4, 1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

Hoa Kỳ

Ngày 14 tháng 4, 1964

Ngày 14 tháng 10, 2004

Birkby

Dana

2 nosey Pkwy

Portland

Hoa Kỳ

Ngày 29 tháng 10, 1959

Ngày 29 tháng 3, 1997

Bảng EventType    

TypeID

Sự kiện Kiểu

1

Khởi động sản phẩm

2

Hàm công ty

3

Hàm riêng tư

4

Quỹ Raiser

5

Hiển thị thương mại

6

Bài giảng

7

Buổi

8

Chế sẽ xuất hiện

9

Đường phố Hội chợ

Bảng Customers    

CustomerID

Công ty

Liên hệ

1

Contoso, Ltd. Đồ họa

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carol Philips

4

Ở đầu cánh đồ chơi

Lucio Iallo

5

A. Đo lường

Mandar Samant

6

Adventure Works

Brian Burke

7

Viện thiết kế

Jaka bia

8

Trường học của nghệ thuật

Milena Duomanova

Bảng sự kiện    

ID_sự_kiện

Sự kiện Kiểu

Khách hàng

Sự kiện Ngày

Giá

1

Khởi động sản phẩm

Contoso, Ltd.

4/14/2011

$10,000

2

Hàm công ty

Tailspin Toys

4/21/2011

$8.000

3

Hiển thị thương mại

Tailspin Toys

01/05/11

$25.000

4

Chế sẽ xuất hiện

Viện Thiết kế Đồ họa

5/13/2011

$4.500

5

Hiển thị thương mại

Contoso, Ltd.

5/14/2011

$55.000

6

Buổi

Trường học của nghệ thuật

5/23/2011

$12.000

7

Khởi động sản phẩm

A. Đo lường

1/6 năm 2011

$15.000

8

Khởi động sản phẩm

Ở đầu cánh đồ chơi

6/18/2011

$21.000

9

Quỹ Raiser

Adventure Works

6/22/2011

$1.300

10

Bài giảng

Viện Thiết kế Đồ họa

25/6 năm 2011

$2.450

11

Bài giảng

Contoso, Ltd.

04/07/2011

$3.800

12

Đường phố Hội chợ

Viện Thiết kế Đồ họa

04/07/2011

$5,500

Lưu ý: Các bước trong phần này giả định mà khách hàng và kiểu sự kiện bảng nằm ở bên "một" của mối quan hệ một-nhiều với bảng sự kiện. Trong trường hợp này, bảng sự kiện chia sẻ các trường ID khách hàng và TypeID. Tổng cộng truy vấn được mô tả trong phần tiếp theo sẽ không hoạt động mà không cần các mối quan hệ.

Dán dữ liệu mẫu vào trang tính Excel

  1. Khởi động Excel. Sổ làm việc trống mở ra.

  2. Nhấn SHIFT + F11 để chèn một trang tính (bạn sẽ cần bốn).

  3. Sao chép dữ liệu từ mỗi bảng mẫu vào một trang tính trống. Bao gồm các đầu đề cột (hàng đầu tiên).

Tạo bảng cơ sở dữ liệu từ trang tính

  1. Chọn dữ liệu từ trang tính đầu tiên, bao gồm các đầu đề cột.

  2. Bấm chuột phải vào ngăn dẫn hướng, sau đó bấm dán.

  3. Bấm để xác nhận rằng hàng đầu tiên chứa đầu đề cột.

  4. Lặp lại bước 1-3 cho từng trang tính còn lại.

Tìm ngày gần đây nhất hoặc ít nhất

Các bước trong phần này sử dụng dữ liệu mẫu để minh họa quy trình tạo truy vấn giá trị trên cùng.

Tạo một truy vấn giá trị hàng đầu cơ bản

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

    Hộp thoại Hiển thị Bảng xuất hiện.

  2. Bấm đúp vào bảng nhân viên, và sau đó bấm đóng.

    Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, hãy thêm bảng nhân viên vào truy vấn.

  3. Thêm các trường mà bạn muốn sử dụng truy vấn của bạn vào lưới thiết kế. Bạn có thể bấm đúp vào mỗi trường, hoặc kéo và thả mỗi trường vào một ô trống trong trường hàng.

    Nếu bạn sử dụng mẫu bảng, thêm các trường tên, họ và ngày sinh.

  4. Trong trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng (ngày sinh trường, nếu bạn sử dụng mẫu bảng), bấm hàng sắp xếp và chọn tăng dần hoặc giảm dần.

    Sắp xếp thứ tự giảm dần trả về ngày gần đây nhất, và thứ tự sắp xếp tăng dần trả về ngày sớm nhất.

    Quan trọng: Bạn phải đặt một giá trị trong hàng sắp xếp chỉ dành cho trường có chứa ngày tháng của bạn. Nếu bạn chỉ định một thứ tự sắp xếp cho trường khác, truy vấn không trả về kết quả bạn muốn.

  5. Trên tab thiết kế , trong nhóm công cụ , bấm vào mũi tên xuống bên cạnh tất cả (danh sách Giá trị cao nhất ), sau đó nhập số bản ghi mà bạn muốn xem, hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

  6. Bấm chạy Ảnh nút để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem biểu dữ liệu.

  7. Lưu truy vấn dưới dạng NextBirthDays.

Bạn có thể nhìn thấy kiểu truy vấn hàng đầu giá trị này có thể trả lời câu hỏi cơ bản, chẳng hạn như ai là cũ nhất hoặc út người trong công ty. Các bước tiếp theo giải thích cách sử dụng biểu thức và tiêu chí khác để thêm power và khả năng linh hoạt cho truy vấn. Các tiêu chí Hiển thị trong bước tiếp theo trả về ngày sinh nhật tiếp theo ba nhân viên.

Thêm tiêu chí vào truy vấn

Các bước sau đây sử dụng truy vấn được tạo trong quy trình trước đó. Bạn có thể thực hiện cùng với một truy vấn giá trị khác nhau trên cùng miễn là nó chứa dữ liệu ngày/thời gian thực sự, không có giá trị văn bản.

Mẹo:  Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn cách hoạt động của truy vấn này, chuyển đổi giữa các dạng xem thiết kế và dạng xem biểu dữ liệu ở từng bước. Nếu bạn muốn xem mã thực tế truy vấn, hãy chuyển sang dạng xem SQL. Để chuyển đổi giữa dạng xem, bấm chuột phải vào tab ở phía trên cùng của truy vấn và sau đó bấm dạng xem mà bạn muốn.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào truy vấn NextBirthDays, sau đó bấm Dạng xem thiết kế.

  2. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong cột bên phải của ngày sinh, hãy nhập như sau:
    MonthBorn: DatePart("m",[BirthDate]).
    Biểu thức này trích tháng từ ngày sinh bằng cách dùng hàm DatePart .

  3. Trong cột tiếp theo của lưới thiết kế truy vấn, hãy nhập như sau:
    DayOfMonthBorn: DatePart("d",[BirthDate])
    biểu thức này trích ngày tháng từ ngày sinh bằng cách dùng hàm DatePart .

  4. Bỏ chọn hộp kiểm trong hàng hiện đối với mỗi hai biểu thức bạn vừa nhập.

  5. Bấm sắp xếp hàng cho mỗi biểu thức, sau đó chọn tăng dần.

  6. Trong hàng tiêu chí của cột Ngày sinh , nhập biểu thức sau đây:
    tháng ([ngày sinh]) > Month(Date()) hoặc Month([Birth Date]) = Month(Date()) và ngày ([sinh Date])>Day(Date())
    này biểu thức sẽ thực hiện các thao tác sau:

    • Tháng ( [ngày sinh]) > Month(Date()) xác định ngày sinh của từng nhân viên dạng trong một tháng trong tương lai.

    • Các tháng ([ngày sinh]) = Month(Date()) và Day([Birth Date])>Day(Date()) specifies that if the birth date occurs in the current month, the birthday falls on or after the current day.

      Nói tóm lại, biểu thức này loại trừ bất kỳ bản ghi nào đó sinh nhật xảy ra giữa ngày 1 và ngày hiện tại.

      Mẹo:  Để thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

  7. Trên tab thiết kế , trong nhóm Thiết lập truy vấn , nhập số 3 trong hộp trả về .

  8. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm vào Chạy Ảnh nút .

Lưu ý:  Trong truy vấn của riêng bạn bằng cách dùng dữ liệu của mình, đôi khi bạn có thể thấy các bản ghi nữa hơn bạn đã xác định. Nếu dữ liệu của bạn chứa nhiều bản ghi chia sẻ một giá trị trong số các giá trị trên cùng, truy vấn của bạn sẽ trả về tất cả các bản ghi ngay cả khi nó có nghĩa là trả về các bản ghi nữa hơn bạn muốn.

Đầu Trang

Tìm ngày hầu hết hoặc gần đây nhất cho các nhóm bản ghi

Bạn sử dụng truy vấn tổng để tìm ngày tháng sớm nhất hoặc mới nhất cho bản ghi rơi vào nhóm, chẳng hạn như sự kiện được nhóm theo thành phố. Truy vấn tổng là một truy vấn chọn sử dụng hàm tổng hợp (chẳng hạn như Nhóm theo, Mtrong, Max, đếm, đầu tiêncuối cùng) để tính toán các giá trị cho mỗi trường đầu ra.

Đưa vào trường mà bạn muốn dùng cho các thể loại – để nhóm theo – và trường có giá trị mà bạn muốn tóm tắt. Nếu bạn bao gồm các trường đầu ra – nói, tên của khách hàng khi bạn nhóm theo sự kiện nhập – truy vấn cũng sẽ sử dụng các trường này để làm cho nhóm, thay đổi kết quả để chúng không trả lời câu hỏi gốc của bạn. Nhãn hàng bằng cách dùng các trường khác, bạn tạo một truy vấn bổ sung và sử dụng truy vấn tổng làm nguồn và thêm các trường bổ sung vào truy vấn đó.

Mẹo:  Xây dựng truy vấn trong bước này là một chiến lược hiệu quả rất để trả lời câu hỏi nâng cao hơn. Nếu bạn đang gặp sự cố về việc truy vấn phức tạp để làm việc, hãy cân nhắc xem bạn có thể ngắt vào một chuỗi truy vấn đơn giản hơn.

Tạo truy vấn tổng

Quy trình này sử dụng các sự kiện mẫu bảngbảng mẫu EventType để trả lời câu hỏi này:

Khi là sự kiện gần đây nhất của mỗi loại sự kiện, không bao gồm buổi?

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm đúp vào sự kiện và EventType bảng.
    Mỗi bảng xuất hiện trong phần trên cùng của trình thiết kế truy vấn.

  3. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.

  4. Bấm đúp vào trường EventType EventType bảng và trường EventDate từ bảng sự kiện để thêm trường vào lưới thiết kế truy vấn.

  5. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng tiêu chí của trường EventType , nhập <>Concert.

    Mẹo:  Để thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

  6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm Tổng.

  7. Trong lưới thiết kế truy vấn, bấm hàng tổng của trường EventDate sau đó bấm lớn nhất.

  8. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Dạng xem và sau đó bấm Dạng xem SQL.

  9. Trong cửa sổ SQL, ở cuối mệnh đề SELECT, ngay sau khi từ khóa AS, thay thế MaxOfEventDate với xuyên.

  10. Lưu truy vấn dưới dạng MostRecentEventByType.

Tạo một truy vấn thứ hai để thêm nhiều dữ liệu

Quy trình này sử dụng truy vấn MostRecentEventByType từ thủ tục trước đó để trả lời câu hỏi này:

Ai là khách hàng tại sự kiện gần đây nhất của mỗi loại sự kiện?

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , trên tab truy vấn , bấm đúp vào truy vấn MostRecentEventByType.

  3. Trên tab bảng của hộp thoại, bấm đúp vào sự kiện bảng và bảng khách hàng.

  4. Trong trình thiết kế truy vấn, bấm đúp vào các trường sau đây:

    1. Trên bảng sự kiện, bấm đúp vào EventType.

    2. Trên MostRecentEventByType truy vấn, bấm đúp vào xuyên.

    3. Trên bảng khách hàng, bấm đúp vào công ty.

  5. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng sắp xếp của cột EventType , hãy chọn tăng dần.

  6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×