Sử dụng các quy tắc để quản lý email

Duy trì tình trạng sắp xếp gọn gàng trong Outlook 2013 bằng cách tạo các quy tắc tự động hành động khi có thư đến hoặc thư gửi đi đáp ứng các điều kiện bạn xác định.

Cách quy tắc giúp bạn quản lý thư email

Quy tắc giúp giảm việc lưu trữ theo cách thủ công hoặc thực hiện thao tác tương tự khi có thư tương tự đến. Không giống như Bước Nhanh, các quy tắc thường được bật và chạy tự động. Ví dụ: khi nhận được thư từ một người cụ thể, thư sẽ tự động được chuyển vào thư mục mà bạn chỉ định.

Trình hướng dẫn Quy tắc giúp bạn thiết kế các quy tắc để quản lý thư. Các quy tắc được chia thành một trong hai danh mục — tổ chức và thông báo.

Trình hướng dẫn Quy tắc bao gồm các mẫu cho các quy tắc được sử dụng thường xuyên nhất, trong đó bao gồm:

• Bố trí hợp lý    Những quy tắc này giúp bạn lưu trữ và theo dõi thư. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc cho thư từ một người gửi cụ thể, chẳng hạn như Anne Weiler, với từ "doanh số" trong dòng Chủ đề, được gắn cờ để theo dõi, phân loại là Doanh số và được di chuyển đến một thư mục có tên Doanh số của Anne.

• Luôn cập nhật    Các quy tắc này sẽ thông báo cho bạn theo một cách nào đó khi bạn nhận được một thư cụ thể. Ví dụ: bạn có thể tạo một quy tắc tự động gửi thư đến thiết bị di động khi bạn nhận được tin nhắn từ một thành viên trong gia đình.

• Bắt đầu từ quy tắc trống    Đây là những quy tắc mà bạn tạo ra mà không cần sự trợ giúp của mẫu quy tắc và bạn có thể hoàn toàn tùy chỉnh.

Bạn muốn xem thêm?

Quản lý email bằng các quy tắc

Sửa quy tắc trong Outlook

Nhập hoặc xuất bộ quy tắc