So sánh hai bảng và chỉ tìm dữ liệu khớp

So sánh hai bảng và chỉ tìm dữ liệu khớp

Đôi khi, bạn có thể muốn xem lại bản ghi từ một bảng Access duy nhất nếu có các bản ghi tương ứng trong một bảng Access khác có chứa một hoặc nhiều trường với dữ liệu khớp. Ví dụ: bạn có thể muốn xem lại bản ghi của nhân viên về những nhân viên đã xử lý ít nhất một đơn hàng để xác định nhân viên nào đủ điều kiện nhận tiền thưởng. Hoặc bạn có thể muốn xem lại thông tin liên hệ của các khách hàng sống cùng thành phố với nhân viên để có thể sắp xếp nhân viên phù hợp với khách hàng để gặp mặt trực tiếp.

Khi muốn so sánh hai bảng Access và tìm dữ liệu khớp, bạn có thể:

  • Tạo truy vấn kết hợp các trường từ mỗi bảng có trường chứa thông tin tương ứng, bằng cách sử dụng mối quan hệ hiện có hoặc bằng cách sử dụng kết hợp mà bạn tạo dành cho truy vấn. Phương pháp này cho hiệu suất tối ưu (tốc độ truy vấn trả về kết quả), nhưng bạn không thể kết hợp các trường có kiểu dữ liệu không giống nhau.

  • Tạo truy vấn so sánh các trường bằng cách sử dụng một trường làm tiêu chí cho trường kia. Sử dụng một trường làm tiêu chí cho trường khác thường chậm hơn cách sử dụng kết hợp, vì các kết hợp sẽ loại bỏ các hàng khỏi kết quả truy vấn trước khi đọc các bảng cơ sở, trong khi tiêu chí được áp dụng cho kết quả truy vấn sau khi đọc các bảng cơ sở. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng một trường làm tiêu chí trường để so sánh các trường có kiểu dữ liệu không giống nhau, điều mà bạn không thể thực hiện khi sử dụng kết hợp.

Bài viết này thảo luận cách so sánh hai bảng để xác định dữ liệu khớp và cung cấp dữ liệu mẫu mà bạn có thể sử dụng với các quy trình mẫu.

Bạn muốn làm gì?

So sánh hai bảng sử dụng kết hợp

So sánh hai bảng bằng cách sử dụng một trường làm tiêu chí

So sánh hai bảng sử dụng kết hợp

Để so sánh hai bảng sử dụng kết hợp, bạn cần tạo truy vấn chọn bao gồm cả hai bảng. Nếu chưa có mối quan hệ hiện có giữa các bảng trên trường chứa dữ liệu tương ứng, bạn cần tạo kết hợp trên các trường mà bạn muốn kiểm tra khả năng khớp. Bạn có thể tạo nhiều kết hợp tùy thích, nhưng mỗi cặp trường kết hợp phải có kiểu dữ liệu giống nhau hoặc tương thích.

Giả sử bạn là nhà nghiên cứu của tổ chức tại một trường đại học và muốn xem mức độ ảnh hưởng của các thay đổi gần đây trong chương trình giảng dạy của khoa toán đến điểm số của học viên. Bạn đặc biệt quan tâm đến điểm số của các học viên chuyên ngành toán. Bạn đã có một bảng lưu trữ dữ liệu chuyên ngành của học viên và một bảng lưu trữ dữ liệu đăng ký lớp học. Dữ liệu điểm số được lưu trữ trong bảng Đăng ký Lớp học và dữ liệu chuyên ngành của học viên được lưu trữ trong bảng Chuyên ngành của Học viên. Để xem điểm số đã thay đổi như thế nào đối với chuyên ngành toán do các thay đổi gần đây trong chương trình giảng dạy, bạn cần xem xét các bản ghi từ bảng đăng ký có bản ghi tương ứng trong bảng chuyên ngành.

Chuẩn bị dữ liệu mẫu

Trong ví dụ này, bạn tạo một truy vấn xác định mức độ ảnh hưởng của các thay đổi gần đây trong chương trình giảng dạy của khoa toán đến điểm số của học viên khoa toán. Bạn sử dụng hai bảng mẫu sau đây, Chuyên ngành của Học viên và Đăng ký Lớp học. Thêm hai bảng mẫu Chuyên ngành của Học viên và Đăng ký Lớp học này vào cơ sở dữ liệu.

Microsoft Office Access 2007 đưa ra một vài cách để thêm hai bảng mẫu này vào cơ sở dữ liệu. Bạn có thể nhập dữ liệu thủ công, có thể sao chép từng bảng vào chương trình bảng tính (chẳng hạn như Microsoft Office Excel 2007), rồi nhập trang tính vào Office Access 2007 hoặc bạn có thể dán dữ liệu vào một trình soạn thảo văn bản, như Notepad, rồi nhập dữ liệu từ tệp văn bản thu được.

Các bước trong phần này giải thích cách nhập thủ công dữ liệu vào biểu dữ liệu trống, đồng thời giải thích các sao chép bảng mẫu vào Excel, rồi nhập các bảng đó vào Access.

Chuyên ngành của Học viên

ID Học viên

Năm

Chuyên ngành

123456789

2005

TOÁN HỌC

223334444

2005

TIẾNG ANH

987654321

2005

TOÁN HỌC

135791357

2005

LỊCH SỬ

147025836

2005

SINH HỌC

707070707

2005

TOÁN HỌC

123456789

2006

TOÁN HỌC

223334444

2006

TIẾNG ANH

987654321

2006

VẬT LÝ

135791357

2006

LỊCH SỬ MỸ THUẬT

147025836

2006

SINH HỌC

707070707

2006

TOÁN HỌC

Đăng ký Lớp học

ID Học viên

Năm

Kỳ

Chương trình giảng dạy

Khóa học Số

Điểm

123456789

2005

3

TOÁN HỌC

221

A

123456789

2005

3

TIẾNG ANH

101

B

123456789

2006

1

TOÁN HỌC

242

C

123456789

2006

1

TOÁN HỌC

224

C

223334444

2005

3

TIẾNG ANH

112

A

223334444

2005

3

TOÁN HỌC

120

C

223334444

2006

1

KH CHÍNH TRỊ

110

A

223334444

2006

1

TIẾNG ANH

201

B

987654321

2005

3

TOÁN HỌC

120

A

987654321

2005

3

VẬT LÝ

101

A

987654321

2006

1

TOÁN HỌC

221

B

987654321

2006

1

TOÁN HỌC

242

C

135791357

2005

3

LỊCH SỬ

102

A

135791357

2005

3

LỊCH SỬ MỸ THUẬT

112

A

135791357

2006

1

TOÁN HỌC

120

B

135791357

2006

1

TOÁN HỌC

141

C

147025836

2005

3

SINH HỌC

113

B

147025836

2005

3

HÓA HỌC

113

B

147025836

2006

1

TOÁN HỌC

120

D

147025836

2006

1

THỐNG KÊ

114

B

707070707

2005

3

TOÁN HỌC

221

B

707070707

2005

3

THỐNG KÊ

114

A

707070707

2006

1

TOÁN HỌC

242

D

707070707

2006

1

TOÁN HỌC

224

C

Nếu bạn muốn sử dụng chương trình bảng tính để nhập dữ liệu mẫu, bạn có thể bỏ qua phần sau đây.

Nhập dữ liệu mẫu thủ công

  1. Mở một cơ sở dữ liệu hiện có hoặc mới.

  2. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Bảng.

    Ảnh Ribbon Access

    Access thêm một bảng trống mới vào cơ sở dữ liệu của bạn.

    Ghi chú: Bạn không cần làm theo bước này nếu mở một cơ sở dữ liệu trống, mới, nhưng bạn sẽ cần làm theo bước này bất cứ khi nào cần thêm một bảng vào cơ sở dữ liệu.

  3. Bấm đúp vào ô đầu tiên trong hàng tiêu đề, rồi nhập tên trường trong bảng mẫu.

    Theo mặc định, Access biểu thị các trường trống trong hàng tiêu đề với văn bản Thêm Trường Mới, chẳng hạn như:

    Trường mới trong biểu dữ liệu

  4. Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển tới ô tiêu đề trống tiếp theo, rồi nhập tên trường thứ hai. (Bạn cũng có thể bấm đúp vào ô mới.) Lặp lại bước này cho từng tên trường.

  5. Nhập dữ liệu trong bảng mẫu.

    Khi bạn nhập dữ liệu, Access sẽ suy ra kiểu dữ liệu cho từng trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu cụ thể, như Số, Văn bản hoặc Ngày/Giờ. Việc thiết lập kiểu dữ liệu sẽ giúp đảm bảo nhập dữ liệu chính xác, đồng thời tránh các lỗi, chẳng hạn như sử dụng số điện thoại trong một phép tính. Cho phép Access suy ra kiểu dữ liệu đối với các bảng mẫu này, nhưng hãy đảm bảo xem lại kiểu dữ liệu mà Access suy ra cho từng trường.

  6. Sau khi bạn hoàn thành nhập dữ liệu, hãy bấm Lưu hoặc nhấn CTRL+S.

    Hộp thoại Lưu Dưới dạng sẽ xuất hiện.

  7. Trong hộp Tên Bảng, hãy nhập tên bảng mẫu, rồi bấm OK.

    Bạn sử dụng tên của từng bảng mẫu (ví dụ: Chuyên ngành của Học viên) vì các truy vấn trong phần quy trình của bài viết này cũng sử dụng các tên đó.

Sau khi hoàn thành nhập dữ liệu mẫu, bạn đã sẵn sàng để so sánh hai bảng.

Bỏ qua phần sau đây (Tạo các trang tính mẫu), trừ khi bạn muốn tìm hiểu cách tạo trang tính dựa trên dữ liệu mẫu từ các bảng ở phần trước.

Tạo trang tính mẫu

  1. Bắt đầu chương trình bảng tính của bạn và tạo một tệp trống mới. Nếu bạn sử dụng Excel, một sổ làm việc trống mới sẽ được tạo theo mặc định khi bạn bắt đầu chương trình.

  2. Sao chép bảng mẫu đầu tiên từ phần trước và dán bảng vào trang tính đầu tiên, bắt đầu từ ô đầu tiên. Hãy đảm bảo bạn sao chép hàng tiêu đề, vì hàng có chứa tên trường của bảng mẫu.

  3. Sử dụng kỹ thuật được cung cấp bởi chương trình bảng tính, đặt tên bảng tính giống với bảng mẫu. Ví dụ: khi bạn dán dữ liệu mẫu Đăng ký Lớp học, hãy đặt tên cho trang tính là Đăng ký Lớp học.

  4. Lặp lại bước 2 và 3, sao chép bảng mẫu thứ hai vào trang tính trống và đổi tên trang tính.

    Ghi chú: Bạn có thể cần phải thêm các trang tính vào tệp bảng tính của bạn. Để biết thông tin về cách thêm các trang tính vào tệp bảng tính, hãy xem phần trợ giúp cho chương trình bảng tính của bạn.

  5. Lưu sổ làm việc vào một vị trí thuận tiện trên máy tính hoặc mạng của bạn và đến bộ các bước tiếp theo.

Tạo bảng cơ sở dữ liệu từ trang tính

  1. Trong cơ sở dữ liệu hiện có hoặc mới:

    Trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập, hãy bấm Excel.

    Ảnh Ribbon Access

    -hoặc-

    Bấm Khác, rồi chọn một chương trình bảng tính từ danh sách.

    Hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Bảng tính Tên Chương trình sẽ xuất hiện.

  2. Bấm Duyệt, tìm và mở tệp bảng tính bạn đã tạo ở các bước trước, rồi bấm OK.

    Trình hướng dẫn Nhập Bảng tính sẽ bắt đầu.

    Theo mặc định, trình hướng dẫn sẽ chọn trang tính đầu tiên trong sổ làm việc (Chuyên ngành của Học viên nếu bạn làm theo các bước trong phần trước đó) và dữ liệu từ trang tính đó sẽ xuất hiện trong phần bên dưới của trang trình hướng dẫn.

  3. Bấm Tiếp.

  4. Trên trang tiếp theo của trình hướng dẫn, hãy chọn hộp kiểm Hàng Đầu tiên Chứa Đầu đề Cột, rồi bấm Tiếp theo.

  5. Trên trang tiếp theo, bạn có thể sử dụng hộp văn bản và danh sách bên dưới Tùy chọn Trường để thay đổi tên trường và kiểu dữ liệu hoặc để bỏ qua các trường khỏi thao tác nhập. Trong ví dụ này, bạn không cần thay đổi bất kỳ thứ gì. Bấm Tiếp theo.

  6. Trên trang tiếp theo, hãy chọn tùy chọn Không có khóa chính, rồi bấm Tiếp theo.

  7. Theo mặc định, Access sẽ áp dụng tên của trang tính cho bảng mới của bạn. Chấp nhận tên trong hộp Nhập vào Bảng, rồi bấm Hoàn thành.

  8. Trên trang Lưu các Bước Nhập, bấm Đóng để hoàn tất trình hướng dẫn.

  9. Lặp lại các bước 1 đến 7 cho đến khi bạn tạo được một bảng từ mỗi trang tính trong tệp bảng tính.

So sánh các bảng mẫu và tìm bản ghi khớp sử dụng kết hợp

Giờ bạn đã sẵn sàng so sánh bảng Đăng ký Lớp học với bảng Chuyên ngành của Học viên. Vì chưa xác định mối quan hệ giữa hai bảng nên bạn cần tạo ra sự kết hợp giữa các trường thích hợp trong truy vấn. Các bảng có nhiều trường chung và bạn sẽ cần tạo sự kết hợp cho từng cặp trường chung: ID Học viên, Năm và Chương trình giảng dạy (bảng Đăng ký Lớp học) và Chuyên ngành (bảng Chuyên ngành của Học viên). Trong ví dụ này, bạn chỉ quan tâm đến chuyên ngành toán, do đó, bạn còn có thể sử dụng tiêu chí trường để giới hạn kết quả truy vấn.

  1. Mở cơ sở dữ liệu mà bạn đã lưu các bảng mẫu.

  2. Trên tab Tạo, bấm Thiết kế Truy vấn.

  3. Trong hộp thoại Hiển thị Bảng, hãy bấm đúp vào bảng chứa các bản ghi mà bạn muốn hiển thị — trong ví dụ này là bảng Đăng ký Lớp học, rồi bấm đúp vào bảng mà bạn đang so sánh — trong ví dụ này là bảng Chuyên ngành của Học viên.

  4. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.

  5. Kéo trường ID Học viên từ bảng Đăng ký Lớp học vào trường ID Học viên của bảng Chuyên ngành của Học viên. Một dòng sẽ xuất hiện giữa hai bảng trong lưới thiết kế, cho biết bạn đã tạo kết hợp. Bấm đúp vào dòng để mở hộp thoại Thuộc tính Kết hợp.

  6. Xem lại ba tùy chọn trong hộp thoại Thuộc tính Kết hợp. Theo mặc định, tùy chọn 1 sẽ được chọn. Trong một số trường hợp, bạn cần điều chỉnh thuộc tính kết hợp để bao gồm thêm các hàng từ một bảng. Vì bạn đang cố chỉ tìm dữ liệu khớp, hãy đặt bộ kết hợp là tùy chọn 1. Đóng hộp thoại Thuộc tính Kết hợp bằng cách bấm Hủy bỏ.

  7. Bạn sẽ cần tạo hai kết hợp khác. Tạo các kết hợp này bằng cách kéo trường Năm từ bảng Đăng ký Lớp học vào trường Năm của bảng Chuyên ngành của Học viên, sau đó kéo trường Chương trình giảng dạy từ bảng Đăng ký Lớp học vào trường Chuyên ngành trong bảng Chuyên ngành của Học viên.

  8. Trong bảng Đăng ký Lớp học, hãy bấm đúp vào dấu sao (*) để thêm tất cả các trường trong bảng vào lưới thiết kế truy vấn.

    Ghi chú: Khi bạn sử dụng dấu sao để thêm tất cả các trường, chỉ một cột xuất hiện trong lưới thiết kế. Cột xuất hiện có tên bảng, theo sau là một dấu chấm (.) và một dấu sao (*). Trong ví dụ này, cột tên là Đăng ký Lớp học.*.

  9. Trong bảng Chuyên ngành của Học viên, hãy bấm đúp vào trường Chuyên ngành để thêm vào lưới.

  10. Bỏ chọn hộp kiểm trong hàng Hiển thị của cột Chuyên ngành trong lưới thiết kế truy vấn.

  11. Trong hàng Tiêu chí của cột Chuyên ngành, hãy nhập TOÁN.

  12. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Truy vấn sẽ chạy, rồi chỉ hiển thị điểm môn toán cho chuyên ngành toán.

Đầu Trang

So sánh hai bảng bằng cách sử dụng một trường làm tiêu chí

Đôi khi, bạn có thể muốn so sánh các bảng trên cơ sở các trường có dữ liệu khớp, nhưng có kiểu dữ liệu khác nhau. Ví dụ: trường trong một bảng có thể có kiểu dữ liệu Số và bạn muốn so sánh trường đó với trường trong một bảng khác có kiểu dữ liệu Văn bản. Trường chứa dữ liệu tương tự nhưng có các kiểu trường khác nhau có thể bắt nguồn từ tình huống số được lưu dưới dạng văn bản, do thiết kế hoặc vì lý do khác, chẳng hạn như nhập dữ liệu từ một chương trình khác. Vì bạn không thể tạo sự kết hợp giữa các trường có kiểu dữ liệu khác nhau nên bạn sẽ cần sử dụng phương pháp khác để so sánh trường. Bạn có thể so sánh hai trường có kiểu dữ liệu khác nhau bằng cách sử dụng một trường làm tiêu chí cho trường khác.

Giả sử bạn là nhà nghiên cứu của tổ chức tại một trường đại học và muốn xem mức độ ảnh hưởng của các thay đổi gần đây trong chương trình giảng dạy của khoa toán đến điểm số của học viên. Bạn đặc biệt quan tâm đến điểm số của các học viên chuyên ngành toán. Bạn đã có bảng Chuyên ngành của Học viên và bảng Đăng ký Lớp học. Dữ liệu điểm số được lưu trữ trong bảng Đăng ký Lớp học và dữ liệu chuyên ngành của học viên được lưu trữ trong bảng Chuyên ngành của Học viên. Để xem điểm số đã thay đổi như thế nào với chuyên ngành toán, bạn cần tìm kiếm các bản ghi từ bảng đăng ký có bản ghi tương ứng trong bảng chuyên ngành. Tuy nhiên, một trong các trường mà bạn muốn dùng để so sánh bảng có kiểu dữ liệu khác với bảng kia.

Để so sánh hai bảng bằng cách sử dụng một trường làm tiêu chí, bạn cần tạo truy vấn chọn bao gồm cả hai bảng. Bạn bao gồm các trường mà bạn muốn hiển thị và bạn cũng bao gồm trường tương ứng với trường bạn muốn sử dụng làm tiêu chí. Sau đó, bạn tạo tiêu chí để so sánh các bảng. Bạn có thể tạo nhiều tiêu chí để so sánh các trường như bạn muốn.

Để minh họa phương pháp này, bạn cần sử dụng các bảng mẫu từ phần trước, nhưng sẽ thay đổi kiểu dữ liệu của trường ID Học viên trong bảng mẫu Chuyên ngành của Học viên từ Số thành Văn bản. Vì bạn không thể tạo sự kết hợp giữa hai trường có kiểu dữ liệu khác nhau nên bạn sẽ phải so sánh hai trường ID Học viên bằng cách sử dụng một trường làm tiêu chí cho trường kia.

Thay đổi kiểu dữ liệu của trường ID Học viên trong bảng Chuyên ngành của Học viên

  1. Mở cơ sở dữ liệu mà bạn đã lưu các bảng mẫu.

  2. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng Chuyên ngành của Học viên, rồi bấm Cửa sổ Thiết kế trên menu lối tắt.

    Bảng Chuyên ngành của Học viên sẽ mở ra trong cửa sổ Thiết kế.

  3. Trong cột Kiểu Dữ liệu, hãy thay đổi thiết đặt cho ID Học viên từ Số thành Văn bản.

  4. Đóng bảng Chuyên ngành của Học viên. Khi bạn được nhắc lưu các thay đổi, hãy bấm .

So sánh các bảng mẫu và tìm bản ghi trùng khớp bằng cách sử dụng tiêu chí trường

Quy trình sau đây cho thấy cách so sánh hai trường ID Học viên bằng cách sử dụng trường từ bảng Đăng ký Lớp học làm tiêu chí cho trường từ bảng Chuyên ngành của Học viên. Bằng cách sử dụng từ khóa Giống nhau, bạn có thể so sánh các trường, dù chúng có kiểu dữ liệu khác nhau.

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiển thị Bảng, hãy bấm đúp vào Đăng ký Lớp học, rồi bấm đúp vào Chuyên ngành của Học viên.

  3. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.

  4. Kéo trường Năm từ bảng Đăng ký Lớp học vào trường Năm của bảng Chuyên ngành của Học viên, sau đó kéo trường Chương trình giảng dạy từ bảng Đăng ký Lớp học vào trường Chuyên ngành trên bảng Chuyên ngành của Học viên. Vì các trường này có cùng kiểu dữ liệu nên bạn có thể so sánh chúng sử dụng kết hợp. Kết hợp là phương pháp ưu tiên để so sánh các trường có cùng kiểu dữ liệu.

  5. Hãy bấm đúp vào dấu sao (*) trên bảng Đăng ký Lớp học để thêm tất cả các trường trong bảng vào lưới thiết kế truy vấn.

    Ghi chú: Khi bạn sử dụng dấu sao để thêm tất cả các trường, chỉ một cột xuất hiện trong lưới thiết kế. Cột xuất hiện có tên bảng, theo sau là một dấu chấm (.) và một dấu sao (*). Trong ví dụ này, cột tên là Đăng ký Lớp học.*.

  6. Trong bảng Chuyên ngành của Học viên, hãy bấm đúp vào trường ID Học viên để thêm vào lưới.

  7. Bỏ chọn hộp kiểm trong hàng Hiển thị của cột ID Học viên trong lưới thiết kế. Trong hàng Tiêu chí của cột ID Học viên, hãy nhập Giống nhau [Đăng ký Lớp học].[ID Học viên].

  8. Trong bảng Chuyên ngành của Học viên, hãy bấm đúp vào trường Chuyên ngành để thêm vào lưới.

  9. Bỏ chọn hộp kiểm trong hàng Hiển thị của cột Chuyên ngành trong lưới thiết kế. Trong hàng Tiêu chí, hãy nhập TOÁN.

  10. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Truy vấn sẽ chạy, rồi chỉ hiển thị điểm môn toán cho chuyên ngành toán.

Đầu Trang

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×