Sao lưu dữ liệu Outlook với công cụ sao lưu thư mục cá nhân của Microsoft Outlook

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Sao lưu thư mục cá nhân cụ cung cấp một cách nhanh chóng và dễ dàng để sao lưu thông tin Outlook của các lựa chọn vào ổ đĩa cứng hoặc mạng máy chủ của bạn hoặc chia sẻ.

Trong bài viết này

Về tệp thư mục cá nhân (.pst) và công cụ sao lưu

So sánh sao lưu thư mục cá nhân, xuất và lưu trữ

Cài đặt công cụ PST sao lưu

Sử dụng công cụ PST sao lưu

Khôi phục các mục từ bản sao lưu

Về tệp thư mục cá nhân (.pst) và công cụ sao lưu

Bài viết này được viết cho công cụ sao lưu thư mục cá nhân của Microsoft Outlook sẵn dùng như một tải xuống từ Microsoft.com.

Trừ khi bạn đang dùng tài khoản Microsoft Exchange hoặc tài khoản HTTP, chẳng hạn như Windows Live Mail, tất cả các dữ liệu Outlook của bạn được lưu trong một tệp thư mục cá nhân (.pst). Ngay cả khi bạn có tài khoản Exchange hoặc Windows Live Mail, bạn có thể sao lưu dữ liệu vào một tệp .pst, vốn sẽ được lưu cục bộ trên máy tính của bạn chứ không phải trên máy chủ email.

Mỗi tệp .pst chứa tất cả các thư mục Outlook của bạn, bao gồm hộp thư đến, lịchliên hệ. Bạn có thể có một tệp .pst đơn (thường được gọi là thư mục cá nhân trong danh sách thư mục của bạn), nhưng bạn cũng có thể có một tệp .pst bổ sung mà bạn dùng để lưu trữ. Dùng công cụ sao lưu thư mục cá nhân, bạn có thể sao lưu bất kỳ hoặc tất cả các tệp .pst.

Sau khi bạn sao lưu thông tin của bạn, bạn có thể sao chép các mục trùng lặp của dữ liệu Outlook của bạn vào một phương tiện di động chẳng hạn như một CD hoặc DVD. Tệp sao lưu chính xác bản sao của tệp gốc và được lưu ở định dạng tệp cùng. Bạn có thể nhận được lời nhắc định kỳ để sao lưu tệp của bạn.

  • Công cụ sao lưu thư mục cá nhân chỉ sao lưu các tệp .pst. Nếu bạn có một hộp thư Exchange, thư mục hộp thư của máy chủ của bạn sẽ được sao lưu thường xuyên bởi người quản trị Exchange.

  • Nếu bạn đang dùng một hệ điều hành đông á với phiên bản tiếng Anh của Microsoft Office, bạn không thể dùng tải xuống này.

Đầu trang

So sánh sao lưu thư mục cá nhân, xuất và lưu trữ

Có ba cách để sao lưu của bạn Outlook thông điệp email, liên hệ, cuộc hẹn, nhiệm vụ, ghi chú và mục nhập Nhật ký — công cụ sao lưu thư mục cá nhân, xuất và lưu trữ.

Công cụ sao lưu thư mục cá nhân    được dùng để sao chép toàn bộ .pst tệp hoặc các tệp của bạn vào ổ cứng hoặc vào một máy chủ mạng hoặc chia sẻ.

Xuất    được dùng để tạo một tệp có chứa thông tin Outlook, nhưng vẫn giữ dữ liệu gốc trong thư mục của bạn. Bạn chỉ có thể xuất một thư mục tại một thời điểm.

Lưu trữ    được dùng để di chuyển các mục mà bạn muốn sao lưu ra khỏi thư mục của bạn.

Đầu trang

Cài đặt công cụ PST sao lưu

  1. Thoát khỏi Outlook.

  2. Tải xuống công cụ sao lưu từ trang web Microsoft Office Online bằng cách bấm vào tải xuống nối kết và theo hướng dẫn trong hộp thoại.

    Để thay đổi ngôn ngữ, chọn một ngôn ngữ trong danh sách thay đổi ngôn ngữ , bấm đi, sau đó bấm tải xuống.

  3. Để bắt đầu thiết lập chương trình, bấm đúp vào tệp chương trình Pfbackup.exe trên ổ đĩa cứng của bạn.

  4. Hãy làm theo các hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình cài đặt.

  5. Khởi động Outlook.

Đầu trang

Sử dụng công cụ PST sao lưu

Mẹo: Trước khi bạn bắt đầu quy trình sao lưu, bạn có thể muốn kiểm tra kích cỡ tệp .pst của bạn. Nếu bạn có nhiều thư mục trong tệp .pst của bạn, bạn phải chọn thư mục mức cao nhất để xác định kích cỡ tệp tổng cho tất cả các thư mục.

Trong phần này

Sao lưu thư mục cá nhân của bạn

Bật hoặc tắt lời nhắc sao lưu

Thay đổi vị trí sao lưu cho một tệp thư mục cá nhân

Loại bỏ công cụ PST sao lưu

Xem trạng thái sao lưu thư mục cá nhân

Sao lưu thư mục cá nhân của bạn

Tệp thư mục cá nhân (.pst) mà bạn muốn sao lưu phải đang mở. Nếu tệp được hiển thị trong danh sách thư mục, đang mở.

  1. Trên menu tệp , bấm sao lưu.

    Lệnh sao lưu bị thiếu

    Công cụ sao lưu thư mục cá nhân hoặc không được cài đặt hoặc đã bị loại bỏ. Cài đặt công cụ sao lưu thư mục cá nhân.

    Ghi chú: Bạn có thể cần phải tải xuống bản sao lưu thư mục cá nhân từ trang Microsoft Office Online Web.

    Xác định thông tin cần sao lưu

    1. danh sách các tệp thư mục cá nhân (.pst) mà sẽ được bao gồm trong bản sao lưu.

    2. Hiển thị thời gian cuối cùng đã hoàn thành bản sao lưu.

    3 nút tùy chọn . là nơi bạn có thể đặt lời nhắc cho sao lưu, tệp thư mục cá nhân nào được bao gồm, và vị trí tệp nơi lưu bản sao lưu.

    4. bạn có thể mở bản sao lưu được tạo trước đó.

  2. Bấm Tùy chọn.

    Các tùy chọn cho sao lưu

    1. cách chọn hộp kiểm xác định lời nhắc là sử dụng. Bạn có thể chỉ định bất kỳ số nào giữa 1 và 999 ngày.

    2. Hãy chọn hộp kiểm cho mỗi tệp thư mục cá nhân mà bạn muốn sao lưu.

    3. vị trí tệp là nơi dữ liệu của bạn sẽ được sao chép vào. Dữ liệu gốc của bạn sẽ không được di chuyển và thay đổi. Sau khi hoàn tất một bản sao lưu, bạn có thể sử dụng Windows Explorer để đi đến vị trí này và xem tệp sao lưu hoặc sao chép nó vào các phương tiện di động chẳng hạn như một CD, DVD, ổ đĩa cứng di động, hoặc thiết bị di động bộ nhớ.

  3. Trong danh sách sao lưu các tệp thư mục cá nhân , hãy chọn hộp kiểm cho từng mục bạn muốn sao lưu.

  4. Thay đổi tên tệp .pst Hiển thị. Hoặc, để chọn một thư mục khác, bấm duyệt, dẫn hướng đến vị trí mà bạn muốn, sau đó bấm mở.

    Tên tệp mặc định và vị trí nơi lưu tệp .pst được hiển thị trong hộp vị trí tệp .

  5. Có Microsoft Outlook sẽ tự động nhắc nhở bạn tạo bản sao của tệp này, hãy chọn hộp kiểm nhắc tôi sao lưu mỗi n ngày , sau đó nhập số ngày giữa 1 và 999.

  6. Bấm vào OK.

  7. Bấm lưu bản sao lưu.

    Ghi chú: Mục đã chọn sẽ không được cập nhật lên cho đến khi bạn thoát khỏi Outlook.

Bật hoặc tắt lời nhắc sao lưu

  1. Trên menu tệp , bấm sao lưu.

  2. Bấm Tùy chọn.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để bật một lời nhắc sao lưu, hãy chọn hộp kiểm nhắc tôi sao lưu mỗi n ngày , sau đó nhập số ngày giữa 1 và 999.

    • Để tắt lời nhắc sao lưu, xóa hộp kiểm nhắc tôi sao lưu n ngày một lần .

  4. Bấm vào OK.

Thay đổi vị trí sao lưu cho một tệp thư mục cá nhân

  1. Trên menu tệp , bấm sao lưu.

  2. Bấm Tùy chọn.

  3. Trong danh sách sao lưu các tệp thư mục cá nhân , bấm vào tệp bạn muốn thay đổi vị trí sao lưu cho và sau đó thay đổi vị trí trong hộp sao lưu tệp đã chọn ở trên vào vị trí này .

  4. Bấm vào OK.

  5. Bấm lưu bản sao lưu.

Loại bỏ công cụ PST sao lưu

  1. Thoát khỏi Outlook.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Windows Vista   

      1. Trong Pa-nen điều khiển, bên dưới chương trình, bấm dỡ cài đặt chương trình.

      2. Chọn Sao lưu thư mục cá nhân của Microsoft Outlook, sau đó bấm loại bỏ.

      3. Xác nhận rằng bạn muốn dỡ cài đặt phần mềm này bằng cách bấm .

      4. Ghi chú: Nếu bạn đang sử dụng dạng xem cổ điển, bấm đúp vào chương trình, bấm đúp vào Chương trình cài đặt, chọn Sao lưu thư mục cá nhân của Microsoft Outlook, sau đó bấm loại bỏ. Xác nhận rằng bạn muốn dỡ cài đặt phần mềm này bằng cách bấm .

    • Microsoft Windows Server 2003 hoặc Windows XP   

      1. Trong Panel điều khiển, bấm Thêm hoặc loại bỏ chương trình.

        Ghi chú: Nếu bạn đang sử dụng dạng xem cổ điển, bấm đúp vào Thêm hoặc loại bỏ chương trình.

      2. Trong danh sách các chương trình trên tab Cài đặt/dỡ cài đặt , tìm Sao lưu thư mục cá nhân của Microsoft Outlook, sau đó chọn nó.

      3. Bấm Thay đổi/loại bỏ.

      4. Xác nhận rằng bạn muốn dỡ cài đặt phần mềm này bằng cách bấm .

Xem trạng thái sao lưu thư mục cá nhân

  • Trên menu tệp , bấm sao lưu. Trong hộp thoại Sao lưu thư mục cá nhân , bạn có thể nhìn thấy tệp thư mục cá nhân nào hiện đang là thiết lập để sao lưu và ngày sao lưu cuối cùng.

Đầu trang

Khôi phục các mục từ bản sao lưu

Trong phần này

Mở bản sao của tệp thư mục cá nhân

Nơi lưu tệp .pst

Khôi phục dữ liệu

Mở bản sao của tệp thư mục cá nhân

  1. Trên menu tệp , bấm sao lưu.

  2. Bấm mở sao lưu.

  3. Bấm tệp thư mục cá nhân mà bạn muốn mở, sau đó bấm mở.

Bạn cũng có thể mở một tệp .pst mà không cần dùng công cụ sao lưu thư mục cá nhân. Trong Outlook, bạn có thể mở tệp dữ liệu Outlook trên menu tệp .

Nơi lưu tệp .pst

Khi bạn tạo một tệp .pst, nó được lưu vào thư mục Outlook thiết đặt cục bộ.

  • Windows Vista   

    c:\users\user name\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

    Bạn có thể cần sửa đổi dạng xem mặc định trong Windows Explorer để xem thư mục ẩn.

    Làm thế nào để hiển thị thư mục ẩn

    1. Trong Windows, hãy bấm vào nút bắt đầu , sau đó bấm Pa-nen điều khiển.

    2. Bên dưới chọn một thể loại, bấm đúp hiệu suất và duy trì

      Ghi chú: Nếu bạn đang sử dụng Dạng xem cổ điển trong Pa-nen điều khiển, hãy chuyển sang bước tiếp theo.

    3. Trong phần Xem thêm, hãy bấm Kiểu tệp.

      Ghi chú: Nếu bạn đang sử dụng Dạng xem cổ điển trong Pa-nen điều khiển, bấm đúp vào Tùy chọn thư mục.

    4. Bấm vào tab Dạng xem .

    5. Bên dưới thiết đặt nâng cao, bên dưới tệp và thư mục, dưới tệp và ẩn thư mục, bấm hiện tệp và ẩn thư mục.

  • Microsoft Windows Server 2003, Microsoft Windows XP   

    c:\Documents và Settings\Profiles\user name\Local Settings\Application dữ liệu

    Bạn có thể cần sửa đổi dạng xem mặc định trong Windows Explorer để xem thư mục ẩn.

    Làm thế nào để hiển thị thư mục ẩn

    1. Bấm bắt đầu, sau đó bấm Máy tính của tôi.

    2. Trên menu công cụ , bấm Tùy chọn thư mục.

    3. Bấm tab xem , sau đó bấm Tùy chọn hiện tệp và ẩn thư mục .

Khôi phục dữ liệu

Lượng thông tin bạn muốn khôi phục sẽ xác định cách bạn khôi phục dữ liệu sao lưu của bạn. Nếu bạn muốn khôi phục:

  • Nếu bạn muốn khôi phục một số mục mà đã vô tình bị xóa hoặc thay đổi, mở tệp và sau đó di chuyển hoặc sao chép các mục từ tệp sao lưu vào tệp gốc của bạn.

    1. Trên menu tệp , trỏ tới mở, sau đó bấm Tệp dữ liệu Outlook.

    2. Bấm tệp .pst mà bạn muốn mở, sau đó bấm OK.

      Tên thư mục liên kết với tệp dữ liệu xuất hiện trong danh sách thư mục. Để xem danh Sách thư mục, trên menu đi , hãy bấm Danh sách thư mục. Theo mặc định, thư mục sẽ được gọi là Thư mục cá nhân.

  • Đóng tệp sao lưu bằng cách bấm chuột phải vào nó, sau đó bấm đóng.

  • Nếu bạn muốn khôi phục một số lượng lớn các mục hoặc toàn bộ một thư mục, nhập bản sao của tệp. Nếu bạn không cần phải thay thế toàn bộ thư mục, bạn có thể lọc các mục để có được những vùng bạn muốn. Hoặc bạn có thể nhập toàn bộ thư mục và xác định thay thế mục trùng lặp hay không.

    1. Trên menu tệp , bấm nhập và xuất.

    2. Bấm Nhập từ chương trình hoặc tệp khác, rồi bấm Tiếp.

    3. Bấm Tệp thư mục cá nhân (.pst), sau đó bấm tiếp theo.

    4. Trong hộp tệp cần nhập , hãy xác định đường dẫn tệp cùng tên của tệp .pst mà bạn muốn nhập.

      Nếu bạn không thể nhớ mà bạn đã lưu bản sao lưu

      1. Trên menu dạng xem , hãy bấm Danh sách thư mục.

      2. Bấm chuột phải vào thư mục mức cao nhất của tệp .pst mà bạn muốn xác định vị trí cho.

      3. Trên menu lối tắt, bấm thuộc tính cho < tên tệp >, sau đó bấm nâng cao. Thông tin vị trí sẽ được hiển thị trong hộp đường dẫn .

      Nếu bạn nhận được thông báo lỗi: "các thư mục cá nhân (.pst) < tên tệp > có thể không thể mở tệp. Tệp có thể không tương thích với phiên bản này của Outlook hoặc nó có thể bị hỏng."

      Hãy thử mở tệp .pst từ menu Outlook tệp . Nếu bạn nhận được thông báo lỗi "tệp < tên tệp > không phải là tương thích với phiên bản này của dịch vụ thông tin thư mục cá nhân. Liên hệ với người quản trị của bạn." sau đó tệp .pst chứa thông tin Unicode. Thông tin Unicode được hỗ trợ bởi Microsoft Office Outlook 2003 và sau đó. Nếu bạn đang dùng phiên bản cũ hơn của Outlook, tệp sẽ không thể truy nhập. Nếu bạn nhận được thông báo lỗi nói tệp không có khả năng đọc hoặc bị hỏng, hãy thử sử dụng công cụ sửa chữa hộp thư đến Outlook.

    5. Chọn một trong các mục sau:

      Thay thế trùng lặp với các mục nhập    Dữ liệu hiện có sẽ được ghi đè với thông tin trong tệp được nhập.

      Cho phép tạo trùng lặp    Dữ liệu hiện có sẽ không thể ghi đè, và nội dung trùng lặp sẽ được thêm vào thư mục Outlook hiện tại.

      Không nhập các mục trùng lặp    Dữ liệu hiện có sẽ được giữ lại, và thông tin trùng lặp trong tệp sẽ không được sao chép vào thư mục Outlook hiện tại.

    6. Hãy làm theo các hướng dẫn còn lại trong trình hướng dẫn xuất và nhập.

  • Nếu bạn muốn khôi phục tệp .pst toàn bộ của bạn, thoát khỏi Outlook và dùng lệnh Windows Tìm để định vị và đổi tên tệp .pst bị hư hại nào của bạn. Tạo bản sao của tệp .pst sao lưu của bạn, và sau đó cung cấp cho bản sao đó tên tệp .pst gốc bị hư hại nào của bạn. Tệp này cần nằm trong cùng một thư mục dưới dạng tệp .pst gốc. Khởi động lại Outlook.

Hãy thử phiên bản mới nhất của Outlook

Phiên bản mới nhất của Outlook sẽ cung cấp dễ dàng quản lý các tệp thư mục cá nhân và một trải nghiệm người dùng vững.

Hãy thử phiên bản mới của Office

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×