Sửa đổi cơ sở dữ liệu mới được tạo từ mẫu

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Mỗi mẫu đi kèm với Access là một ứng dụng theo dõi hoàn tất có chứa bảng đã xác định trước, biểu mẫu, báo cáo, truy vấn, macro và mối quan hệ. Các mẫu được thiết kế có ngay lập tức hữu ích xuất của-bộ-hộp, để bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu mới dựa trên một mẫu và lấy lên và chạy nhanh chóng. Tuy nhiên, có thể có đôi lúc bạn muốn sửa đổi cơ sở dữ liệu mới của bạn — ví dụ, để thêm hoặc đổi tên trường, hoặc thay đổi báo cáo.

Bài viết này giải thích cách thực hiện các sửa đổi phổ biến nhất mà bạn có thể áp dụng cho cơ sở dữ liệu đã được tạo từ mẫu. Hãy xem các nối kết đến bài viết này để biết thêm thông tin sâu hơn về vùng cụ thể.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu những điều cơ bản của bảng và trường

Thêm trường vào bảng

Xóa một trường từ bảng

Đổi tên một trường hoặc bảng

Thêm một trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo

Thêm một trường lưu trữ tài liệu, tệp hoặc hình ảnh

Thay đổi cách hiển thị một trường

Tìm hiểu những điều cơ bản của bảng và trường

Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu, bạn lưu trữ dữ liệu của bạn trong bảng — chủ đề dựa trên danh sách hàng và cột. Bạn lưu trữ các mục thông tin mà bạn muốn theo dõi trong trường (còn được gọi là cột). Ví dụ, trong bảng liên hệ, bạn có thể tạo các trường cho họ, tên, số điện thoại và địa chỉ. Đối với bảng sản phẩm, bạn có thể tạo các trường cho tên sản phẩm, mã sản phẩm và giá.

Điều quan trọng bạn chọn trường cẩn thận là. Ví dụ, nó thường là một ý tưởng không hợp lệ để tạo một trường để lưu một giá trị được tính toán. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể có Access tính toán giá trị khi nó cần thiết. Khi bạn chọn trường, hãy thử để lưu thông tin trong các phần hữu ích nhỏ nhất. Ví dụ, thay vì tên đầy đủ trong một trường, hãy cân nhắc việc lưu trữ họ và tên riêng biệt. Nói chung, nếu bạn cần để báo cáo, sắp xếp, tìm kiếm, hoặc thực hiện một phép tính trên một mục thông tin, đặt nó trong một trường đơn lẻ.

Để biết thêm thông tin về cách thiết kế một cơ sở dữ liệu và chọn trường, hãy xem bài viết Những vấn đề cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu.

Một trường có các đặc tính xác định. Ví dụ, mỗi trường có một tên duy nhất nhận dạng trường trong một bảng. Một trường cũng có một kiểu dữ liệu được chọn để khớp với thông tin được lưu trữ. Kiểu dữ liệu xác định các giá trị có thể lưu trữ và các hoạt động có thể được thực hiện trên các giá trị này, cũng như cách lưu trữ nhiều không gian để dành cho mỗi giá trị. Mỗi trường cũng có một nhóm liên kết của thiết đặt được gọi là thuộc tính xác định các đặc tính diện mạo hoặc hành vi của trường. Ví dụ, thuộc tính định dạng xác định một trường Hiển thị bố trí — tức là cách nó sẽ xuất hiện khi hiển thị.

Thêm trường vào bảng

Bạn có thể dễ dàng thêm trường vào bảng trong dạng xem biểu dữ liệu. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thêm một trường vào bảng trong dạng xem thiết kế. Trong dạng xem biểu dữ liệu, bạn thêm trường bằng cách nhập một số dữ liệu vào ô bên dưới đầu đề cột Bấm để thêm . Bạn cũng có thể thêm một trường vào bảng trong dạng xem thiết kế.

Để tìm hiểu thêm về cách thêm một trường vào bảng trong dạng xem biểu dữ liệu, hãy xem bài viết Thêm hoặc xóa bỏ cột trong biểu dữ liệu.

Để tìm hiểu thêm về cách thêm một trường vào bảng trong dạng xem thiết kế, hãy xem bài viết tạo bảng và thêm các trường.

Lưu ý: Khi bạn thêm trường mới vào bảng, trường được không tự động thêm vào biểu mẫu hiện có và báo cáo của bạn. Theo cách thủ công, bạn phải thêm trường vào các biểu mẫu và báo cáo để hiển thị chúng.

Xóa một trường từ bảng

Nếu được, bạn sẽ tránh xóa một trường từ một cơ sở dữ liệu đã được tạo ra từ một trong các mẫu được cung cấp — đó là có thể chứa trường được sử dụng trong các đối tượng cơ sở dữ liệu khác, chẳng hạn như biểu mẫu và báo cáo. Vì vậy, xóa bỏ trường sẽ tạo hậu quả khi bạn tìm cách sử dụng các đối tượng cơ sở dữ liệu khác mà sử dụng trường — vào đối tượng cơ sở dữ liệu sẽ không hoạt động như mong muốn. Bạn sẽ phải loại bỏ bất kỳ tham chiếu đến trường từ tất cả các đối tượng sử dụng nó theo thứ tự cho các đối tượng khác vào hoạt động đúng cách.

Khi bạn quyết định rằng bạn phải xóa một trường từ một cơ sở dữ liệu đã được tạo ra từ mẫu, bạn có thể làm như vậy trong dạng xem biểu dữ liệu hoặc dạng xem thiết kế. Hãy nhớ rằng nếu các đối tượng cơ sở dữ liệu tham chiếu trường đã xóa, bạn phải thay đổi các đối tượng khác để loại bỏ tham chiếu. Ví dụ, nếu báo cáo bao gồm một điều khiển được kết ghép với trường đã xóa và bạn chạy báo cáo, thông báo lỗi xuất hiện, vì Access không thể tìm thấy dữ liệu cho trường.

Khi bạn xóa một trường, bạn vĩnh viễn xóa bỏ tất cả thông tin được lưu trữ trong trường đó. Vì lý do nào đó, bạn nên sử dụng thận trọng khi xóa bỏ trường và bạn nên tạo bản sao lưu của cơ sở dữ liệu của bạn trước khi bạn xóa bỏ trường.

Trước khi bạn có thể xóa bỏ một trường, bạn phải đảm bảo rằng nó không tham gia vào mối quan hệ bảng bất kỳ. Nếu bạn cố xóa một trường mà mối quan hệ tồn tại, Access cảnh báo bạn rằng phải ban đầu bạn xóa mối quan hệ.

Để được hướng dẫn từng bước về cách xóa bỏ mối quan hệ bảng, hãy xem bài viết tạo, sửa hoặc xóa bỏ mối quan hệ.

Để được hướng dẫn từng bước về cách xóa bỏ trường khỏi bảng, hãy xem phần xóa bỏ một trường.

Đổi tên một trường hoặc bảng

Nếu được, bạn sẽ tránh việc đổi tên một trường hoặc các bảng trong cơ sở dữ liệu đã được tạo ra từ một trong các mẫu được cung cấp — đó là có thể chứa một hoặc nhiều bảng được sử dụng trong các đối tượng cơ sở dữ liệu khác, chẳng hạn như biểu mẫu và báo cáo. Vì vậy, đổi tên một hoặc nhiều bảng có thể tạo hậu quả khi bạn tìm cách sử dụng các đối tượng cơ sở dữ liệu khác mà sử dụng một hoặc nhiều bảng. Các đối tượng khác có thể không hoạt động như mong đợi nếu chúng vẫn tham chiếu tên cũ. Cho các đối tượng khác để hoạt động đúng cách, tên cũ phải được thay đổi thành tên mới. Nếu hộp kiểm thực hiện tự sửa tên được chọn trong thể loại Cơ sở dữ liệu hiện tại của hộp thoại Tùy chọn Access , nhiều công việc này sẽ được thực hiện cho bạn tự động.

Bạn có thể muốn thay đổi văn bản xuất hiện trong đầu đề cột trong dạng xem biểu dữ liệu. Bạn có thể làm như vậy mà không cần phải đổi tên trường. Nếu bạn muốn thay đổi văn bản trong đầu đề cột, và bạn không muốn đổi tên trường, hãy xem phần thay đổi văn bản xuất hiện trong đầu đề cột.

Khi cần thiết, bạn có thể đổi tên bảng trong ngăn dẫn hướng, hoặc đổi tên một trường trong dạng xem biểu dữ liệu hoặc dạng xem thiết kế. Trước khi bạn làm như vậy, bạn nên cân nhắc bật tùy chọn Tự sửa tên , nếu nó không được đã bật lên.

Bật tùy chọn tự sửa tên

Khi bạn đổi tên một đối tượng cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như trường, bảng, biểu mẫu hoặc báo cáo, thường có nghĩa là bạn muốn thay đổi tên được phát tán trong toàn bộ cơ sở dữ liệu đó. Nếu không, đối tượng tham chiếu tên cũ sẽ không hoạt động như mong muốn. Access cung cấp các tính năng tự sửa tên, giúp phát tán trên các thay đổi tên. Theo mặc định, Tự sửa tên được bật cho tất cả cơ sở dữ liệu mới trong Access. Tuy nhiên, nếu nó đã bị tắt, bạn có thể làm như sau để bật lại.

Bật tùy chọn tự sửa tên

  1. Bấm vào Tệp > Tùy chọn

  2. Trong hộp thoại Tùy chọn Access , trong ngăn bên trái, bấm Cơ sở dữ liệu hiện tại.

  3. Bên dưới Tùy chọn tự sửa tên, hãy chọn hộp kiểm theo dõi thông tin tự sửa tên , sau đó chọn hộp kiểm thực hiện tự sửa tên .

  4. Nếu bạn muốn giữ lại bảng mà bản ghi mỗi thay đổi được thực hiện bởi tự sửa tên, hãy chọn hộp kiểm thay đổi tự sửa tên đăng nhập .

  5. Bấm OK.

  6. Để lưu thay đổi của bạn, hãy bấm lưu trên Thanh công cụ truy nhập nhanh.

Lưu ý: Tính năng tự sửa tên không là giống như tính năng tự sửa. Tính năng tự sửa tên sửa lỗi tham chiếu giữa các đối tượng. Tính năng tự sửa sửa lỗi viết sai chính tả thường từ hoặc cụm từ.

Đổi tên một trường trong dạng xem biểu dữ liệu

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm đúp vào bảng mà bạn muốn đổi tên trường.

    Bảng được mở trong dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Bấm chuột phải vào đầu đề cột cho trường mà bạn muốn đổi tên, sau đó bấm Đổi tên trường trên menu lối tắt.

  3. Nhập tên mới cho trường sau đó nhấn ENTER.

Đổi tên một trường trong dạng xem thiết kế

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn đổi tên trường, sau đó bấm Dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

    Bảng được mở trong dạng xem thiết kế.

  2. Bấm vào ô trong cột Tên trường đối với trường mà bạn muốn đổi tên.

    Mẹo: Để chọn toàn bộ trường tên, trỏ chỉ sang bên trái của ký tự đầu tiên trong tên cho đến khi con trỏ thay đổi thành một mũi tên, sau đó bấm.

  3. Sửa văn bản để đổi tên trường.

  4. Để lưu thay đổi của bạn, hãy bấm lưu trên Thanh công cụ truy nhập nhanh.

Đổi tên bảng

Bạn có thể đổi tên bảng và hầu hết các đối tượng cơ sở dữ liệu trực tiếp từ ngăn dẫn hướng.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn đổi tên, sau đó bấm đổi tên trên menu lối tắt.

    Lưu ý: Bạn phải đóng tất cả mở đối tượng tham chiếu bảng trước khi bạn có thể đổi tên.

  2. Nhập tên mới và sau đó nhấn ENTER.

  3. Để lưu thay đổi của bạn, hãy bấm lưu trên Thanh công cụ truy nhập nhanh.

Thay đổi văn bản xuất hiện trong đầu đề cột

Chú thích là tiêu đề hoặc đầu đề mà bạn có thể gán cho một trường bằng cách đặt thuộc tính của trường chú thích . Chú thích được nối kết vào trường tên — mỗi trường có tên trường và cũng có thể có chú thích. Ví dụ, bạn có thể muốn tên trường của bạn là một từ mà không có khoảng trắng được nhúng. Bạn có thể dùng chú thích thuộc tính để tạo một tên mô tả hơn bao gồm khoảng trắng. Access Hiển thị chú thích thay vì tên trường trong dạng xem biểu dữ liệu và trong nhãn và đầu đề trong truy vấn, biểu mẫu và báo cáo.

Nếu bạn không cung cấp văn bản cho chú thích thuộc tính, tên trường được sử dụng theo mặc định.

Nếu bạn muốn thay đổi tên xuất hiện trong tiêu đề cho một cột trong dạng xem biểu dữ liệu, bạn có thể làm mà không thay đổi tên trường bằng cách đặt thuộc tính của trường chú thích . Để thay đổi thuộc tính của trường chú thích , hãy làm như sau:

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn thay đổi chú thích, sau đó bấm Dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

    Bảng được mở trong dạng xem thiết kế.

  2. Bấm vào ô trong cột Tên trường cho trường có thuộc tính chú thích bạn muốn đặt.

  3. Trong phần dưới cùng, bên dưới Thuộc tính trường, trên tab chung , bấm chú thích.

  4. Nhập chú thích mới cho trường.

  5. Để lưu thay đổi của bạn, hãy bấm lưu trên Thanh công cụ truy nhập nhanh.

Lần sau khi bạn mở bảng trong dạng xem biểu dữ liệu, chú thích thay vì tên trường sẽ xuất hiện trong tiêu đề cột.

Đầu trang

Thêm một trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo

Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu mà bạn dựa trên mẫu, cơ sở dữ liệu sẽ chứa một số dựng sẵn, thiết kế sẵn biểu mẫu và báo cáo mà bạn có thể làm việc với ngay lập tức. Bạn có thể tìm thấy, Tuy nhiên, bạn có muốn thêm một trường bổ sung vào một biểu mẫu hoặc báo cáo. Khi bạn thêm một trường vào một biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn tạo được gọi là gì một điều khiển.

Điều khiển là các đối tượng hiển thị dữ liệu, thực hiện hành động, cũng như để bạn xem và làm việc với các thông tin nhằm cải thiện giao diện người dùng, như nhãn và hình ảnh. Điều khiển có thể được gắn kết, không gắn kết và tính toán.

Để có danh sách đầy đủ các loại điều khiển, bạn có thể sử dụng trong biểu mẫu và báo cáo, hãy xem bài viết giới thiệu điều khiển.

Thêm trường vào một biểu mẫu hoặc báo cáo trong dạng xem bố trí

Sau khi bạn tạo một biểu mẫu hoặc báo cáo, bạn có thể dễ dàng tinh chỉnh thiết kế của nó bằng cách làm việc trong dạng xem bố trí. Bằng cách sử dụng dữ liệu trực tiếp thực tế là hướng dẫn của bạn, bạn có thể điều chỉnh chiều rộng của trường và sắp xếp lại các trường. Bạn có thể đặt trường mới trên biểu mẫu hoặc báo cáo và đặt các thuộc tính cho biểu mẫu hoặc báo cáo và điều khiển của họ.

Để chuyển sang dạng xem bố trí, trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo, sau đó bấm Dạng xem bố trí trên menu lối tắt. Ngoài ra, bạn có thể bấm vào nút Dạng xem bố trí trên thanh trạng thái Access, hoặc bạn có thể bấm chuột phải vào tab Tài liệu cho biểu mẫu hoặc báo cáo và sau đó bấm Dạng xem bố trí trên menu lối tắt.

Mở trang thuộc tính

  • Ở tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Bảng Thuộc tính.

    Lối tắt bàn phím Nhấn F4.

Bạn có thể dùng ngăn danh Sách trường để thêm các trường từ bảng hoặc truy vấn cơ sở để thiết kế của bạn. Để hiển thị ngăn danh Sách trường , trên tab định dạng , trong nhóm điều khiển , bấm Thêm trường hiện có. Bạn có thể rồi kéo trường trực tiếp từ ngăn danh Sách trường vào thiết kế của bạn.

Hiển thị ngăn danh sách trường

  • Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm Trường Hiện có.

Thêm một trường từ ngăn danh sách trường

  • Để thêm một trường, hãy kéo các trường từ ngăn danh Sách trường đến phần mà bạn muốn nó hiển thị trên biểu mẫu hoặc báo cáo.

  • Để thêm vài trường cùng một lúc, nhấn và giữ phím CTRL, rồi bấm vào trường bạn muốn. Kéo các trường đã chọn lên trên biểu mẫu hoặc báo cáo.

Khi bạn thả trường vào một phần, Access sẽ tạo ra một điều khiển hộp văn bản ràng buộc cho mỗi trường và tự động đặt một điều khiển nhãn bên cạnh mỗi trường.

Để biết thêm thông tin về biểu mẫu và báo cáo, hãy xem các bài viết Thêm trường vào một biểu mẫu hoặc báo cáo, tạo một biểu mẫu trong Accesstạo báo cáo đơn giản.

Thêm một trường lưu trữ tài liệu, tệp hoặc hình ảnh

Bạn có thể dùng Access để thêm một trường có kiểu dữ liệu phần đính kèm để lưu trữ một hoặc nhiều tài liệu, tệp hoặc hình ảnh. Bạn có thể dùng một trường đính kèm để lưu trữ một vài tệp trong một trường. Bạn thậm chí có thể lưu trữ nhiều hơn một loại tệp trong trường đó. Ví dụ, trong cơ sở dữ liệu ứng viên đi làm, bạn có thể đính kèm sơ yếu lý lịch một hoặc nhiều, ngoài việc một ảnh vào bản ghi cho mỗi liên hệ.

Thêm một trường đính kèm vào một bảng

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn thêm trường, sau đó bấm Dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

    Bảng được mở trong dạng xem thiết kế.

  2. Trong cột Tên trường , bấm vào hàng trống đầu tiên và nhập tên cho trường mới.

  3. Bấm vào ô liền kề trong cột Kiểu dữ liệu , sau đó chọn phần đính kèm trong danh sách.

  4. Để lưu thay đổi của bạn, hãy bấm lưu trên Thanh công cụ truy nhập nhanh.

    Truy nhập có thể hiển thị thông báo rằng bạn không thể hoàn tác thay đổi của bạn sau khi bạn lưu vào bảng. Điều này có nghĩa là bạn không thể chuyển đổi trường kiểu dữ liệu khác, nhưng bạn có thể xóa bỏ trường, nếu bạn nghĩ bạn đã thực hiện lỗi.

  5. Bấm để xác nhận thay đổi.

Sau khi bạn thêm vào trường đính kèm vào bảng, bạn có thể dùng hộp thoại phần đính kèm để thêm tài liệu, tệp hoặc hình ảnh vào bản ghi.

Thêm phần đính kèm vào một trường

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm đúp vào bảng mà bạn muốn thêm phần đính kèm.

    Bảng được mở trong dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Trong bảng, bấm đúp vào trường đính kèm.

    Hộp thoại Phần đính kèm sẽ xuất hiện.

  3. Bấm vào Thêm.

    Hộp thoại Chọn Tệp sẽ xuất hiện.

  4. Sử dụng danh sách Tìm để duyệt đến tệp hoặc các tệp bạn muốn đính kèm vào bản ghi, chọn tệp hoặc tệp, sau đó bấm mở.

    Lưu ý rằng bạn có thể chọn nhiều tệp bất kỳ kiểu dữ liệu được hỗ trợ.

  5. Trong hộp thoại Phần đính kèm, bấm OK để thêm tệp vào bảng của bạn.

    Access sẽ thêm các tệp vào trường và thay đổi số biểu thị các phần đính kèm phù hợp.

  6. Lặp lại các bước này nếu cần để thêm tệp vào trường hiện tại hay các trường trong bảng của bạn.

Để biết thêm thông tin về trường đính kèm, hãy xem phần đính kèm tệp và đồ họa vào bản ghi trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Đầu trang

Thay đổi cách hiển thị một trường

Bạn có thể tùy chỉnh cách hiển thị một trường khi nó được hiển thị. Ví dụ, bạn có thể đặt định dạng hiển thị để dùng trong toàn bộ cơ sở dữ liệu của bạn, chẳng hạn như trong biểu mẫu và báo cáo, hoặc khi bảng được mở trong dạng xem biểu dữ liệu. Để đặt một định dạng hiển thị, bạn đặt thuộc tính định dạng của trường. Thuộc tính định dạng của trường rồi kế thừa tự động bằng mới biểu mẫu và báo cáo mà bạn tạo.

Đặt định dạng hiển thị trong dạng xem biểu dữ liệu

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm đúp vào bảng có chứa trường có định dạng bạn muốn đặt.
    Bảng được mở trong dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Bấm vào trường có định dạng hiển thị mà bạn muốn đặt.

  3. Trên tab trường , trong nhóm định dạng , bấm vào mũi tên trong danh sách thả xuống bên cạnh định dạng, sau đó chọn một định dạng.

    Trường được hiển thị với định dạng hiển thị mới.

Đặt định dạng hiển thị trong dạng xem thiết kế

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng có chứa trường có định dạng hiển thị mà bạn muốn thay đổi, sau đó bấm Dạng xem thiết kế trên menu lối tắt.

    Bảng được mở trong dạng xem thiết kế.

  2. Bấm vào trường có định dạng hiển thị mà bạn muốn đặt.

  3. Bên dưới Thuộc tính trường, trên tab chung , bấm vào hộp định dạng .

  4. Bấm vào danh sách thả xuống và chọn một định dạng hiển thị.

  5. Để lưu thay đổi của bạn, hãy bấm lưu trên Thanh công cụ truy nhập nhanh.

Đầu trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×