Sử dụng truy vấn chắp thêm để thêm bản ghi vào bảng

Bài viết này giải thích cách tạo và chạy truy vấn chắp thêm. Bạn sử dụng truy vấn chắp thêm khi cần thêm bản ghi mới vào bảng hiện tại bằng cách sử dụng dữ liệu từ các nguồn khác.

Nếu bạn cần thay đổi dữ liệu trong tập bản ghi hiện tại, chẳng hạn như cập nhật giá trị của một trường, bạn có thể sử dụng truy vấn cập nhật. Nếu bạn cần tạo bảng mới từ vùng chọn dữ liệu hoặc cần gộp hai bảng thành một bảng mới, bạn có thể sử dụng truy vấn tạo bảng. Để biết thêm thông tin về truy vấn cập nhật hoặc truy vấn tạo bảng hay để biết thông tin chung về các cách khác để thêm bản ghi vào cơ sở dữ liệu hoặc thay đổi dữ liệu hiện tại, hãy xem mục Xem Thêm.

Ghi chú: Truy vấn chắp thêm không sẵn dùng trong các ứng dụng web Access nhưng bạn có thể sử dụng truy vấn chắp thêm trong cơ sở dữ liệu web bằng cách mở cơ sở dữ liệu trong Access.

Trong bài viết này

Tổng quan

Tạo và chạy truy vấn chắp thêm

Ngăn Chế độ Tắt chặn truy vấn

Tổng quan

Truy vấn chắp thêm chọn các bản ghi từ một hoặc nhiều nguồn dữ liệu và sao chép bản ghi được chọn vào bảng hiện tại.

Ví dụ: giả sử bạn nhận được cơ sở dữ liệu chứa bảng khách hàng mới tiềm năng và bạn đã có một bảng lưu trữ loại dữ liệu đó trong cơ sở dữ liệu hiện tại. Bạn muốn lưu trữ dữ liệu ở cùng một nơi nên quyết định sao chép dữ liệu từ cơ sở dữ liệu mới vào bảng hiện tại. Để không phải nhập thủ công dữ liệu mới, bạn có thể sử dụng truy vấn chắp thêm để sao chép bản ghi.

Lợi ích của việc sử dụng truy vấn chắp thêm

Khi sử dụng truy vấn để sao chép dữ liệu, bạn có thể:

  • Gắn thêm nhiều bản ghi trong một lượt    Nếu bạn sao chép dữ liệu thủ công, bạn thường phải thực hiện nhiều thao tác sao chép/dán. Khi sử dụng truy vấn, bạn chọn tất cả dữ liệu cùng lúc, rồi sao chép.

  • Xem lại vùng chọn của bạn trước khi sao chép    Bạn có thể xem vùng chọn ở dạng xem Biểu dữ liệu và có thể thực hiện điều chỉnh vùng chọn khi cần trước khi sao chép dữ liệu. Thao tác này có thể đặc biệt tiện lợi nếu truy vấn của bạn bao gồm các tiêu chí hoặc biểu thức và bạn cần thử nhiều lần để có vùng chọn phù hợp. Bạn không thể hoàn tác truy vấn chắp thêm. Nếu làm sai, bạn phải khôi phục cơ sở dữ liệu từ một bản sao lưu hoặc sửa lỗi theo cách thủ công hoặc bằng cách sử dụng truy vấn xóa.

  • Sử dụng tiêu chí để tinh chỉnh vùng chọn của bạn    Ví dụ: có thể bạn chỉ muốn gắn thêm bản ghi của những khách hàng sống tại thành phố của bạn.

  • Gắn thêm bản ghi khi một số trường trong nguồn dữ liệu không tồn tại ở bảng đích     Ví dụ: giả sử bảng khách hàng hiện tại của bạn có mười một trường và bảng mới mà bạn muốn sao chép chỉ có chín trong số mười một trường đó. Bạn có thể sử dụng truy vấn chắp thêm để sao chép dữ liệu từ chín trường khớp và để trống hai trường còn lại.

Các bước cơ bản để tạo truy vấn chắp thêm

Quy trình tạo truy vấn chắp thêm gồm những bước cơ bản sau:

  • Tạo truy vấn chọn    Bạn bắt đầu bằng cách chọn dữ liệu mà bạn muốn sao chép. Bạn có thể điều chỉnh truy vấn chọn khi cần và chạy truy vấn bao nhiêu lần tùy ý để đảm bảo bạn đang chọn dữ liệu bạn muốn sao chép.

  • Chuyển đổi truy vấn chọn thành truy vấn chắp thêm    Sau khi bạn chọn xong, hãy thay đổi kiểu truy vấn thành Gắn thêm.

  • Chọn trường đích cho từng cột trong truy vấn chắp thêm    Trong một số trường hợp, Access sẽ tự động chọn trường đích cho bạn. Bạn có thể điều chỉnh trường đích hoặc chọn trường đích nếu Access không chọn.

  • Xem trước và chạy truy vấn để gắn thêm bản ghi    Trước khi gắn thêm bản ghi, bạn có thể chuyển sang dạng xem Biểu dữ liệu để xem trước bản ghi được gắn thêm.

Quan trọng: Bạn không thể hoàn tác truy vấn chắp thêm. Hãy cân nhắc sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn hoặc bảng đích.

Tạo và chạy truy vấn chắp thêm

Trong phần này

Bước 1: Tạo truy vấn để chọn các bản ghi cần sao chép

Bước 2: Chuyển đổi truy vấn chọn thành truy vấn chắp thêm

Bước 3: Chọn trường đích

Bước 4: Xem trước và chạy truy vấn chắp thêm

Bước 1: Tạo truy vấn để chọn bản ghi cần sao chép

  1. Mở cơ sở dữ liệu có chứa bản ghi mà bạn muốn sao chép.

  2. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm vào Thiết kế Truy vấn. Lưu ý: nếu bạn đang sử dụng Access 2007, hãy bấm vào Tạo > Khác > Thiết kế Truy vấn.

    Nhóm Truy vấn trong dải băng Access hiển thị hai tùy chọn: Trình hướng dẫn Truy vấn và Thiết kế Truy vấn

    Trình thiết kế truy vấn sẽ mở ra và hộp thoại Hiện Bảng sẽ xuất hiện.

    Hộp thoại Hiện Bảng trong Access hiển thị tên bảng
  3. Hãy bấm đúp vào bảng hoặc truy vấn có chứa bản ghi bạn muốn sao chép, rồi bấm Đóng.

    Bảng hoặc truy vấn sẽ xuất hiện như một hoặc nhiều cửa sổ trong trình thiết kế truy vấn. Mỗi cửa sổ sẽ liệt kê các trường trong bảng hoặc truy vấn. Hình này thể hiện một bảng điển hình trong trình thiết kế truy vấn.

    Bảng trong trình thiết kế truy vấn

    1. Bảng tài nguyên hiển thị trong trình thiết kế truy vấn

    2. Lưới thiết kế truy vấn

  4. Bấm đúp vào từng trường mà bạn muốn gắn thêm. Các trường đã chọn hiển thị trong hàng Trường tại lưới thiết kế truy vấn.

    Kiểu dữ liệu của các trường trong bảng nguồn phải tương thích với kiểu dữ liệu của các trường trong bảng đích. Trường văn bản tương thích với hầu hết các kiểu trường khác. Trường số chỉ tương thích với các trường số khác. Ví dụ, bạn có thể chắp thêm số vào trường văn bản nhưng bạn không thể chắp thêm văn bản vào trường số.

    Bạn cũng có thể sử dụng một biểu thức làm trường  — chẳng hạn như =Date() để tự động trả về ngày hôm nay — ngoài ra, bạn có thể sử dụng các biểu thức với bảng hoặc trường truy vấn trong lưới thiết kế để tùy chỉnh dữ liệu mà bạn chọn. Ví dụ: nếu bảng đích của bạn có trường lưu trữ một năm gồm bốn chữ số và bảng nguồn có trường ngày/giờ thông thường, bạn có thể sử dụng hàm DatePart với trường nguồn để chỉ chọn năm đó.

    Để thêm nhanh tất cả các trường trong bảng, hãy bấm đúp vào dấu sao (*) ở đầu danh sách của trường bảng. Hình này hiển thị lưới thiết kế với tất cả các trường đã được thêm.

    Truy vấn với tất cả các trường bảng đã thêm vào.

  5. Bạn có thể tùy chọn nhập một hoặc nhiều tiêu chí trong hàng Tiêu chí của lưới thiết kế. Bảng sau đây hiển thị một số tiêu chí mẫu và giải thích tác động của chúng đối với truy vấn.

Tiêu chí

Tác động

> 234

Trả về tất cả số lớn hơn 234. Để tìm thấy tất cả các số nhỏ hơn 234, dùng < 234.

>= "Callahan"

Trả về tất cả bản ghi từ Callahan tới cuối bảng chữ cái.

Between #02/02/2017# And #01/12/2017#

Trả về các ngày từ 02/02/2017 đến 01/12/2017 (ANSI-89). Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng ký tự đại điện ANSI-92, hãy dùng dấu nháy đơn (') thay cho dấu thăng. Ví dụ: Between '02/02/2017' And '01/12/2017'.

Not "Nước Đức"

Tìm tất cả các bản ghi mà nội dung chính xác của trường không phải là "Nước Đức." Tiêu chí sẽ trả về các bản ghi có chứa các ký tự ngoài từ "Nước Đức" như "Nước Đức (châu âu)" hay "Châu Âu (Nước Đức)".

Not "T*"

Tìm tất cả các bản ghi trừ những bản ghi bắt đầu bằng chữ T. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng tập ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu phần trăm (%) thay cho dấu sao (*).

Not "*t"

Tìm tất cả các bản ghi không kết thúc bằng chữ t. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng tập ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu phần trăm thay cho dấu sao.

In(Canada,UK)

Trong danh sách, tìm tất cả các bản ghi có chứa Canada hoặc Vương quốc Anh.

Like "[A-D]*"

Trong trường Văn bản, tìm tất cả các bản ghi bắt đầu từ chữ A tới chữ D. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng tập ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu phần trăm thay cho dấu sao.

Like "*ar*"

Tìm tất cả các bản ghi bao gồm chuỗi chữ "ar". Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng tập ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu phần trăm thay cho dấu sao.

Like "Maison Dewe?"

Tìm tất cả các bản ghi bắt đầu bằng từ "Maison" và chứa chuỗi ký tự thứ hai có 5 chữ cái trong đó 4 chữ cái đầu tiên là "Dewe" và chữ cuối cùng chưa biết (được thể hiện bằng dấu hỏi). Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng tập ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu gạch dưới (_) thay cho dấu hỏi.

#02/02/2017#

Tìm tất cả các bản ghi của 02/02/2017. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng tập ký tự đại diện ANSI-92, hãy đặt ngày trong dấu nháy đơn thay vì dấu thăng (#). Ví dụ: '02/02/2017'.

< Date() - 30

Trả về tất cả các ngày đã quá 30 ngày.

Date()

Trả về tất cả bản ghi chứa ngày hôm nay.

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Trả về tất cả bản ghi từ ngày hôm nay đến ba tháng kể từ ngày hôm nay.

Is Null

Trả về tất cả các bản ghi có chứa một giá trị null (trống hoặc chưa được xác định).

Is Not Null

Trả về tất cả bản ghi chứa giá trị.

""

Trả về tất cả các bản ghi có chứa chuỗi độ dài bằng 0. Bạn hãy dùng chuỗi độ dài bằng không khi cần thêm một giá trị vào trường bắt buộc nhưng bạn không biết giá trị đó là gì. Ví dụ, một trường có thể yêu cầu số fax nhưng một số khách hàng của bạn có thể không có máy fax. Trong trường hợp đó, bạn hãy nhập một cặp dấu ngoặc kép không có dấu cách ở giữa ("") thay vì một số.

  1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm vào Chạy Ảnh nút .

  2. Xác minh rằng truy vấn trả về các bản ghi mà bạn muốn sao chép. Nếu bạn cần thêm hoặc loại bỏ trường khỏi truy vấn, hãy chuyển về cửa sổ Thiết kế và thêm trường như đã mô tả trong bước trước đó hoặc chọn trường mà bạn không muốn và nhấn DELETE để loại bỏ chúng khỏi truy vấn.

Bước 2: Chuyển đổi truy vấn chọn thành truy vấn chắp thêm

  1. Trên tab Trang chủ, trong nhóm Dạng xem, hãy bấm Dạng xem, rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Chắp thêm.

    Hộp thoại Gắn thêm sẽ xuất hiện.

    Ảnh chụp màn hình hộp thoại Truy vấn chắp thêm

  3. Tiếp theo, hãy chỉ định bạn muốn gắn thêm bản ghi vào bảng trong cơ sở dữ liệu hiện tại hay vào bảng trong một cơ sở dữ liệu khác.

    Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Trong hộp thoại Gắn thêm, bấm vào Cơ sở dữ liệu Hiện tại, chọn bảng đích từ hộp tổ hợp Tên Bảng, rồi bấm vào OK.

      -hoặc-

    • Trong hộp thoại Gắn thêm, bấm vào Cơ sở dữ liệu Khác.

    • Trong hộp Tên Tệp, nhập vị trí và tên cơ sở dữ liệu đích.

    • Trong hộp tổ hợp Tên Bảng, nhập tên bảng đích, rồi bấm vào OK.

Bước 3: Chọn trường đích

Cách bạn chọn trường đích sẽ tùy thuộc vào cách bạn đã tạo truy vấn chọn trong Bước 1.

Nếu bạn đã...

Access...

Thêm tất cả trường từ bảng nguồn hoặc truy vấn của bạn

Thêm tất cả trường trong bảng đích vào hàng Chắp thêm vào trong lưới thiết kế

Thêm từng trường riêng lẻ vào truy vấn hoặc dùng biểu thức và tên trường trong bảng nguồn và bảng đích khớp với nhau

Tự động thêm các trường đích khớp vào hàng Chắp thêm vào trong truy vấn

Thêm từng trường riêng lẻ hoặc dùng biểu thức và bất kỳ tên nào trong bảng nguồn và bảng đích không khớp

Thêm các trường khớp và để trống các trường không khớp

Nếu Access để trống trường, bạn có thể bấm vào một ô trong hàng Chắp thêm vào và chọn trường đích.

Hình này minh họa cách bạn bấm vào ô trong hàng Chắp thêm vào và chọn trường đích.

Danh sách thả xuống trong hàng Chắp thêm vào

Ghi chú: Nếu bạn để trống trường đích, truy vấn sẽ không chắp thêm dữ liệu vào trường đó.

Bước 4: Xem trước và chạy truy vấn chắp thêm

  1. Để xem trước các thay đổi của bạn, hãy chuyển sang dạng xem Biểu Dữ liệu.

    Mẹo: Để chuyển nhanh dạng xem, hãy bấm chuột phải vào tab ở trên cùng của truy vấn, rồi bấm vào dạng xem mong muốn.

  2. Trở về cửa sổ Thiết kế, rồi bấm vào Chạy Ảnh nút để gắn thêm bản ghi.

    Ghi chú:  Khi chạy một truy vấn trả về lượng dữ liệu lớn, bạn có thể nhận được thông báo lỗi cho biết bạn sẽ không thể hoàn tác truy vấn. Hãy thử tăng giới hạn trên phân đoạn bộ nhớ lên 3MB để cho phép truy vấn đi qua.

Đầu Trang

Ngăn không cho Chế độ Tắt chặn truy vấn

Nếu bạn tìm cách chạy truy vấn chắp thêm và dường như không có gì xảy ra, hãy kiểm tra thanh trạng thái của Access xem có thông báo sau đây không:

Chế độ Tắt đã chặn hành động hoặc sự kiện này.

Để khắc phục lỗi này, bấm vào Bật Nội dung trong Thanh Thông báo để bật truy vấn.

Ghi chú: Khi bạn bật truy vấn chắp thêm, bạn cũng bật tất cả nội dung cơ sở dữ liệu khác.

Lưu ý: nếu bạn đang sử dụng Access 2007, bạn sẽ cần làm theo các bước sau để bật nội dung:

  1. Trong Thanh Thông báo, bấm vào Tùy chọn.

  2. Trong hộp thoại Tùy chọn Bảo mật Microsoft Office, bấm vào Bật nội dung này, rồi bấm vào OK.

Nếu bạn không thấy Thanh Thông báo, thanh này có thể bị ẩn. Bạn có thể hiển thị Thanh Thông báo, trừ khi thanh cũng bị tắt. Nếu Thanh Thông báo bị tắt, bạn có thể bật thanh này. Để bật Thanh Thông báo trong Access 2007, hãy đi đến khu vực Cài đặt Trung tâm Tin cậy trong hộp thoại Tùy chọn Access, bấm vào Hiển thị Thanh Thông báo trong tất cả các ứng dụng khi nội dung bị chặn, rồi bấm vào OK. Bạn cần đóng và mở lại cơ sở dữ liệu để áp dụng cài đặt đã thay đổi.

Đầu Trang

Xem Thêm

Tạo và chạy truy vấn cập nhật

Thêm một hoặc nhiều bản ghi vào cơ sở dữ liệu

Tạo truy vấn tạo bảng

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×