Sử dụng truy vấn để xóa một hoặc nhiều bản ghi từ một cơ sở dữ liệu

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bài viết này giải thích cách xóa bỏ dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access 2007 bằng cách sử dụng Cập Nhật và xóa bỏ truy vấn. Bạn dùng truy vấn Cập Nhật để xóa bỏ các trường riêng lẻ từ bản ghi trong cơ sở dữ liệu, và bạn sử dụng truy vấn xóa khi bạn cần loại bỏ toàn bộ bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu, bao gồm giá trị khóa làm cho bản ghi duy nhất. Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng Access cũng cung cấp một số cách để xóa bỏ một phần hoặc tất cả các bản ghi theo cách thủ công.

Để biết thêm thông tin về việc xóa bỏ bản ghi theo cách thủ công, hãy xem bài viết xóa một hoặc nhiều bản ghi từ một cơ sở dữ liệu.

Trong bài viết này

Tìm hiểu về cách sử dụng truy vấn để xóa bỏ dữ liệu

Lập kế hoạch việc xóa bỏ

Dừng chế độ tắt chặn truy vấn

Xóa một phần bản ghi (một hoặc nhiều trường)

Xóa bỏ toàn bộ bản ghi

Tiêu chí mẫu cho truy vấn chọn

Tìm hiểu về cách sử dụng truy vấn để xóa bỏ dữ liệu

Bạn có thể sử dụng hai kiểu truy vấn để xóa bỏ dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access. Truy vấn mà bạn sử dụng tùy thuộc vào kiểu xóa mà bạn cần thực hiện.

  • Khi bạn cần xóa bỏ các trường riêng lẻ từ bản ghi trong một hoặc nhiều bảng, bạn có thể sử dụng một truy vấn Cập Nhật thay đổi các giá trị hiện có thành một giá trị null (tức là, không có dữ liệu) hoặc một chuỗi có độ dài bằng không (một cặp dấu ngoặc kép không có khoảng trắng giữa chúng).

    Bạn dùng truy vấn Cập Nhật để xóa bỏ dữ liệu trong các trường riêng lẻ vì, theo mặc định, xóa bỏ truy vấn chỉ loại bỏ toàn bộ hàng. Quá trình sử dụng một truy vấn Cập Nhật "xóa" dữ liệu theo những bước chung như sau: tạo một truy vấn chọn và đảm bảo rằng nó trả về chỉ dữ liệu mà bạn muốn xóa. Bạn sau đó chuyển đổi truy vấn thành một truy vấn Cập Nhật, sử dụng giá trị NULL hoặc chuỗi độ dài không làm giá trị Cập Nhật, và sau đó chạy truy vấn Cập nhật dữ liệu hiện có.

  • Khi bạn cần phải loại bỏ toàn bộ bản ghi (hàng), bạn có thể sử dụng truy vấn xóa.

    Theo mặc định, xóa bỏ truy vấn loại bỏ tất cả các dữ liệu trong mỗi trường, cùng với khóa chính vốn tạo ra một bản ghi duy nhất. Khi bạn chạy truy vấn, nó luôn sẽ loại bỏ toàn bộ hàng khỏi bảng. Quá trình theo những bước chung như sau: tạo một truy vấn chọn, hãy đảm bảo rằng nó trả về các bản ghi mà bạn muốn xóa, và sau đó chuyển đổi truy vấn vào truy vấn xóa bỏ và chạy để loại bỏ dữ liệu.

Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng nếu các bản ghi mà bạn muốn xóa nằm ở bên "một" của mối quan hệ một-nhiều, bạn phải trước tiên thay đổi thuộc tính của mối quan hệ trước khi bạn chạy truy vấn. Chuẩn bị cho việc xóa bỏ dữ liệu liên quan, ở phần sau của bài viết này giải thích cách thực hiện các nhiệm vụ đó. Bạn phải thực hiện các thay đổi bổ sung, vì theo mặc định, Access ngăn bạn xóa bỏ dữ liệu ở bên "một" của mối quan hệ một-nhiều.

Nếu bạn cần biết thêm thông tin về mối quan hệ một-nhiều, hãy xem các bài viết cơ sở dữ liệu thiết kế cơ bản và tạo, sửa hoặc xóa bỏ mối quan hệ.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng sau khi bạn Cập Nhật hoặc xóa bỏ một phần hoặc tất cả các bản ghi, bạn không thể hoàn tác thay đổi của bạn, vì vậy bạn nên luôn sao lưu dữ liệu của bạn trước khi bạn chạy truy vấn xóa. Hãy xem sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn, ở phần sau của bài viết này, để biết thêm thông tin.

Quy trình trong các phần sau đây sẽ giải thích cách tạo truy vấn Cập Nhật loại bỏ dữ liệu từ trường riêng lẻ, và làm thế nào để tạo xóa bỏ truy vấn đó xóa toàn bộ bản ghi.

Ghi chú: Thông thường, bạn dùng Cập Nhật và xóa bỏ truy vấn chỉ khi bạn cần thay đổi hoặc loại bỏ số lượng lớn dữ liệu nhanh chóng. Nếu bạn muốn loại bỏ một số nhỏ của bản ghi — bất kỳ số lượng bạn cảm thấy thoải mái xóa theo cách thủ công — bạn có thể mở bảng trong dạng xem biểu dữ liệu, chọn trường hoặc các hàng mà bạn muốn xóa bỏ và nhấn DELETE.

Để biết thêm thông tin về các cách khác để xóa bỏ dữ liệu, hãy xem bài viết xóa một hoặc nhiều bản ghi từ một cơ sở dữ liệu.

Đầu trang

Lập kế hoạch việc xóa bỏ

Quy trình sử dụng truy vấn để xóa bỏ bản ghi theo các bước tổng quát:

  • Lập kế hoạch xóa. Đảm bảo rằng bạn có các quyền cần thiết để xóa dữ liệu, đảm bảo rằng tất cả người dùng khác đã đóng mọi đối tượng sử dụng các bảng bị ảnh hưởng, rồi sao lưu cơ sở dữ liệu.

  • Hãy đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu nằm tại vị trí tin cậy, hoặc rằng nó được ký điện tử. Nếu không lựa chọn nào của các điều kiện áp dụng, bạn có thể chọn tin cậy cơ sở dữ liệu chỉ phiên hiện tại. Hãy nhớ rằng, theo mặc định, Access sẽ chặn tất cả các truy vấn hành động (truy vấn xóa, Cập Nhật và tạo bảng), trừ khi bạn lần đầu tiên tin cậy cơ sở dữ liệu. Để biết thông tin về tin tưởng một cơ sở dữ liệu, hãy xem Dừng chế độ tắt chặn truy vấn, ở phần sau của bài viết này.

  • Nếu bạn muốn xóa bỏ dữ liệu từ nhiều hơn một bảng, và các bảng có liên quan, bạn bật các tùy chọn Tính toàn vẹn tham chiếuXếp tầng xóa bản ghi liên quan cho từng mối quan hệ. Điều này cho phép truy vấn của bạn để xóa bỏ dữ liệu từ các bảng ở bên "một" và "nhiều" của mối quan hệ.

  • Tạo một truy vấn chọn, rồi thêm tiêu chí cần thiết cho đến khi truy vấn trả về tập hợp bản ghi chính xác.

  • Nếu bạn muốn xóa bỏ các trường riêng lẻ khỏi bảng, chuyển đổi truy vấn chọn thành truy vấn Cập Nhật, hãy nhập giá trị NULL hoặc chuỗi có độ dài không ("") làm tiêu chí Cập Nhật và chạy truy vấn.

  • Nếu bạn muốn xóa bỏ toàn bộ bản ghi, chuyển đổi truy vấn chọn thành truy vấn xóa, và sau đó chạy truy vấn.

Chuẩn bị chung

Thực hiện các tác vụ sau đây trước khi bạn xóa một phần hoặc toàn bộ bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu:

  • Đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu không phải là chỉ đọc. Để thực hiện việc này, trong Windows Explorer, bấm chuột phải vào tệp cơ sở dữ liệu (.accdb hoặc .mdb tệp), sau đó bấm thuộc tính trên menu lối tắt. Trong hộp thoại thuộc tính , hãy đảm bảo rằng các chỉ-đọc hộp kiểm bị xóa.

  • Xác nhận rằng bạn có quyền cần thiết để xóa bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu. Nếu bạn không chắc chắn, hãy liên hệ với người quản trị hệ thống hoặc người thiết kế cơ sở dữ liệu.

  • Kiểm tra với người dùng khác của cơ sở dữ liệu để đảm bảo rằng việc xóa bỏ sẽ không ảnh hưởng đến chúng ảnh hưởng xấu.

  • Yêu cầu tất cả người dùng của cơ sở dữ liệu để đóng tất cả các bảng, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo sử dụng dữ liệu mà bạn muốn xóa. Điều này giúp tránh vi phạm về khóa.

    Mẹo: Nếu có nhiều người dùng kết nối với cơ sở dữ liệu, bạn có thể cần phải đóng cơ sở dữ liệu và sau đó mở lại nó trong chế độ dành riêng. Để làm:

    1. Bấm vào Nút Microsoft Office Ảnh nút , rồi bấm vào Mở.

    2. Duyệt đến và chọn cơ sở dữ liệu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh nút mở , sau đó bấm Mở riêng.

      Mở tệp trong chế độ Mở riêng

  • Sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn trước khi bạn sửa hoặc xóa bỏ bản ghi. Một số thao tác xóa có thể đảo ngược, nhưng việc tạo bản sao đảm bảo rằng bạn luôn có thể đảo ngược việc thay đổi của bạn.

    Sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn

    1. Bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , trỏ đến Quản lý, rồi bên dưới Quản lý cơ sở dữ liệu này, hãy bấm Sao lưu Cơ sở dữ liệu.

    2. Trong hộp thoại Lưu như , xác định tên và vị trí cho bản sao, sau đó bấm lưu.

      Access đóng tệp gốc, tạo một bản sao lưu rồi sau đó mở lại tệp gốc.

      Để trở lại tệp sao lưu, hãy đóng và đổi tên tệp gốc để bản sao lưu có thể dùng tên của bản gốc. Gán tên của bản gốc cho bản sao lưu, rồi mở bản sao lưu đã được đổi tên trong Access.

Chuẩn bị cho việc xóa bỏ dữ liệu liên quan

Nếu bạn cần xóa bỏ dữ liệu trong bảng liên quan, hãy lưu quy tắc này ý: nếu dữ liệu nằm ở bên "nhiều" của mối quan hệ một-nhiều, bạn có thể xóa bỏ dữ liệu mà không cần phải thay đổi mối quan hệ. Tuy nhiên, nếu dữ liệu nằm ở bên "một" của mối quan hệ một-nhiều, trước tiên bạn phải thay đổi mối quan hệ hoặc Access sẽ chặn việc xóa bỏ.

Quá trình xóa dữ liệu liên quan theo những bước chung như sau:

  • Xác định những bản ghi nào nằm ở bên "một" của mối quan hệ và những bản ghi nào nằm ở bên "nhiều".

  • Nếu bạn cần xóa bản ghi ở bên "một" của mối quan hệ và bản ghi có liên quan ở bên "nhiều", bạn hãy bật một bộ quy tắc có tên là Tính toàn vẹn Tham chiếu và bật xóa xếp tầng. Các bước trong phần này giải thích về Tính toàn vẹn Tham chiếu và cách thực hiện cả hai tác vụ.

  • Nếu bạn cần xóa bỏ bản ghi chỉ ở bên "một" của mối quan hệ, trước tiên bạn phải xóa bỏ mối quan hệ đó rồi sau đó mới xóa dữ liệu.

    -hoặc-

    Nếu bạn cần loại bỏ dữ liệu chỉ ở bên "nhiều" của mối quan hệ, bạn có thể tạo và chạy truy vấn xóa bỏ mà không phải thay đổi mối quan hệ.

Các bước trong phần sau đây sẽ giải thích cách chuẩn bị dữ liệu liên quan để xóa bỏ.

Xác định những bản ghi nào nằm ở bên "một" và "nhiều" của mối quan hệ

  1. Trên tab Công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm Hiện/ẩn , bấm mối quan hệ.

    Tab mối quan hệ xuất hiện và hiển thị tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn và cũng mối quan hệ giữa mỗi bảng và mỗi bảng khác. Từng mối quan hệ được được mô tả dưới dạng một đường kết nối bảng giữa các trường.

    Hình sau đây thể hiện mối quan hệ điển hình. Hầu hết, nếu không phải tất cả, mối quan hệ trong cơ sở dữ liệu có một bên "một" và bên "nhiều". Sơ đồ quan hệ biểu thị ở bên "một" với số một (1) và bên "nhiều" với ký hiệu vô cực ().

    Mối quan hệ giữa hai bảng

    Dưới dạng một quy tắc, khi bạn xóa bỏ bản ghi ở bên "một" của mối quan hệ, bạn cũng xóa tất cả các bản ghi liên quan ở bên "nhiều" của mối quan hệ. Tuy nhiên, khi bạn xóa bỏ bản ghi ở bên "nhiều" của mối quan hệ, bạn thường không xóa bỏ bản ghi ở bên "một".

    Ngoài ra, theo mặc định, Access thi hành một bộ quy tắc được gọi là tính toàn vẹn tham chiếu. Các quy tắc này đảm bảo rằng các phím ngoại trong cơ sở dữ liệu chứa các giá trị chính xác. Khóa ngoại là một cột có giá trị khớp với các giá trị trong cột khóa chính của một bảng khác.

    Tìm hiểu về các quy tắc tính toàn vẹn tham chiếu

    • Quy tắc 1: Bạn không thể nhập một giá trị trong trường khóa ngoại của một bảng có liên quan, trừ khi giá trị đó đã tồn tại trong khóa chính của bảng chính. Tuy nhiên, bạn có thể nhập một giá trị null trong trường khóa ngoại.

    • Quy tắc 2: Bạn không thể xóa toàn bộ bản ghi từ một bảng chính nếu bản ghi khớp tồn tại trong bảng liên quan.

      Hãy nhớ rằng bạn có thể tránh quy tắc này bằng cách giúp các thuộc tính trong mối quan hệ giữa các bảng chính và phụ. Để biết thêm thông tin về cách làm như vậy, hãy xem thủ tục tiếp theo, sửa mối quan hệ.

    • Quy tắc 3: Bạn không thể thay đổi một giá trị khóa chính trong bảng chính nếu bản ghi đó có bản ghi liên quan.

      Tuy nhiên, bạn có thể cũng hoạt động xung quanh quy tắc này bằng cách giúp các thuộc tính trong mối quan hệ giữa các bảng chính và phụ.

      Trừ khi bạn dictate nếu không, Access thi hành các quy tắc mỗi khi bạn thêm, sửa hoặc xóa bỏ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Khi một hành động vi phạm quy tắc, Access sẽ hiển thị thư, như minh họa trong hình minh họa sau đây, và hủy bỏ hành động.

      Thông báo cho biết bạn không thể xóa bản ghi Customers

    Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng, mặc dù Access cho phép tính toàn vẹn tham chiếu theo mặc định trong hầu hết các trường hợp, cơ sở dữ liệu phải trước tiên đáp ứng các điều kiện sau đây:

    • Trường trùng khớp từ bảng chính phải, là khóa chính hoặc có chỉ mục duy nhất.

    • Các trường liên quan trong bảng liên quan chính và cả hai phải có cùng kiểu dữ liệu.

      Ghi chú: Access cung cấp hai ngoại lệ với quy tắc này. Một trường số tự động có thể có liên quan đến một trường số nếu trường số đó có một thuộc tính so với thiết đặt của Số nguyên dài Ngoài ra, một trường tự động đánh số có một thuộc tính so với thiết đặt của ID lặp có thể liên quan đến một trường số có một thuộc tính so với thiết đặt của ID bản sao.

    • Cả hai bảng phải thuộc cùng một quyền truy nhập cơ sở dữ liệu.

      Ghi chú: Nếu các bảng được nối kết, họ phải ở định dạng Access. Ngoài ra, bạn phải mở cơ sở dữ liệu có chứa các bảng được nối kết và sau đó bật tính toàn vẹn tham chiếu. Bạn không thể bắt buộc tính toàn vẹn tham chiếu quy tắc cho bảng được nối kết từ cơ sở dữ liệu trong các định dạng khác, chẳng hạn như Microsoft Office Excel 2007 sổ làm việc. Để biết thông tin về cách cho phép tính toàn vẹn tham chiếu, hãy xem các bước trong phần tiếp theo.

  2. Lưu ý tên của các trường bảng trên mỗi bên của mối quan hệ.

  3. Mở mỗi bảng và xem lại dữ liệu trong mỗi trường để xác nhận rằng các trường chứa dữ liệu mà bạn muốn xóa.

  4. Để mở ngăn mối quan hệ , và sau đó đến các bước trong phần tiếp theo.

Sửa mối quan hệ

Chỉ làm theo những bước này khi bạn cần xóa bỏ dữ liệu ở bên "một" và bên "nhiều" của mối quan hệ.

  1. Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy mở ngăn mối quan hệ .

    Trên tab Công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm Hiện/ẩn , bấm mối quan hệ.

  2. Bấm chuột phải vào mối quan hệ (đường) kết nối bảng có liên quan trong thao tác xóa bỏ, sau đó bấm Sửa quan hệ trên menu lối tắt.

    Hộp thoại Sửa Quan hệ xuất hiện.

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm Bắt buộc tính toàn vẹn tham chiếu được chọn.

  4. Chọn hộp kiểm Xóa xếp tầng xóa bản ghi liên quan .

    Ghi chú: Chừng nào bạn chưa tắt thuộc tính này thì việc xóa bỏ bản ghi ở bên "một" của mối quan hệ sẽ xóa bỏ tất cả các bản ghi có liên quan ở bên "nhiều" của mối quan hệ.

  5. Bấm OK, đóng ngăn mối quan hệ , và sau đó đến bộ các bước tiếp theo.

Xóa bỏ quan hệ

  1. Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy mở ngăn mối quan hệ .

    Trên tab Công cụ cơ sở dữ liệu , trong nhóm Hiện/ẩn , bấm mối quan hệ.

  2. Lưu ý các trường liên quan trong mối quan hệ để bạn có thể đi khôi phục mối quan hệ sau khi bạn xóa bỏ dữ liệu của bạn.

  3. Bấm chuột phải vào mối quan hệ (đường) kết nối bảng có liên quan trong thao tác xóa bỏ, sau đó bấm xóa bỏ trên menu lối tắt.

    -hoặc-

    Chọn mối quan hệ và nhấn DELETE.

Ghi chú: Để khôi phục mối quan hệ, hãy làm theo các bước trước đó để mở ngăn mối quan hệ , và sau đó kéo trường khóa chính từ "một" bảng và thả nó vào trường khóa ngoại của bảng "nhiều". Hộp thoại Sửa quan hệ xuất hiện. Nếu mối quan hệ cũ bắt buộc tính toàn vẹn tham chiếu, chọn Bắt buộc tính toàn vẹn tham chiếu, sau đó bấm tạo. Nếu không, chỉ cần bấm tạo.

Đầu trang

Không cho Chế độ Tắt chặn truy vấn

Theo mặc định, nếu bạn mở cơ sở dữ liệu bạn chưa chọn để tin cậy hoặc không nằm ở một vị trí tin cậy, thì Access sẽ chặn không cho chạy tất cả các truy vấn hành động.

Nếu bạn tìm cách chạy truy vấn hành động và dường như không có vấn đề gì xảy ra, hãy kiểm tra thanh trạng thái của Access để xem thông báo sau đây:

Chế độ Tắt đã chặn hành động hoặc sự kiện này.

Khi bạn thấy thông báo đó, hãy thực hiện các bước sau đây:

Cho phép nội dung bị chặn

  • Trên Thanh Thông báo, hãy bấm vào Tuỳ chọn.

    Hộp thoại Tùy chọn Bảo mật của Microsoft Office xuất hiện.

  • Bấm Cho phép nội dung này, rồi bấm OK.

  • Chạy lại truy vấn của bạn.

Nếu bạn không nhìn thấy thanh thông báo

  • Bấm vào tab Công cụ cơ sở dữ liệu , và trong nhóm Hiện/ẩn , bấm Thanh thông báo.

Để biết thêm thông tin về chế độ tắt và bảo mật của Access, hãy xem bài viết bảo mật cơ sở dữ liệu Access 2007.

Xóa một phần bản ghi (một hoặc nhiều trường)

Các bước trong phần này giải thích cách sử dụng một truy vấn Cập Nhật để xóa một phần bản ghi (trường riêng lẻ) từ bảng ở bên "nhiều" của mối quan hệ một-nhiều. Bạn cũng có thể làm theo các bước sau để xóa bỏ dữ liệu khỏi bảng mà không liên quan đến dữ liệu khác. Hãy nhớ rằng chạy một truy vấn Cập Nhật để xóa bỏ dữ liệu thay đổi giá trị hiện có của bạn thành NULL hoặc chuỗi độ dài không (một cặp dấu ngoặc kép không có khoảng trống trong), tùy thuộc vào các tiêu chí mà bạn xác định. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng truy vấn Cập Nhật, hãy xem bài viết có tiêu đề tạo và chạy một truy vấn Cập Nhật.

Tạo truy vấn chọn

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm vào Thiết kế Truy vấn.

    Trình thiết kế truy vấn sẽ mở ra, sẽ xuất hiện của tab thiết kế và hộp thoại Hiện bảng xuất hiện.

  2. Chọn bảng có chứa dữ liệu mà bạn muốn xóa, bấm Thêm, sau đó bấm đóng.

    Bảng xuất hiện dưới dạng một cửa sổ trong phần bên trên của lưới thiết kế truy vấn. Cửa sổ liệt kê tất cả các trường trong bảng. Hình này hiển thị bảng thông thường trong trình thiết kế.

    Bảng trong trình thiết kế truy vấn

  3. Thêm các trường mà bạn muốn đặt thành NULL trên hàng trường của trình thiết kế. Bạn có thể bấm đúp vào mỗi trường hoặc kéo và thả mỗi trường.

  4. Hoặc bạn có thể nhập tiêu chí cho một hoặc nhiều trường trong hàng tiêu chí của trình thiết kế.

    Bạn sử dụng tiêu chí để trả về chỉ các bản ghi mà bạn muốn xóa. Nếu không, truy vấn Cập Nhật thiết đặt là NULL mỗi bản ghi trong mỗi trường trong truy vấn của bạn. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tiêu chí, hãy xem tiêu chí mẫu cho truy vấn chọn, ở phần sau của bài viết này.

  5. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Xác nhận rằng truy vấn trả về các bản ghi mà bạn muốn đặt là NULL hoặc chuỗi có độ dài bằng không. Nếu cần, lặp lại bước 3-5 và thay đổi trường hoặc tiêu chí của bạn cho đến khi truy vấn trả về chỉ dữ liệu mà bạn muốn thay đổi.

  6. Duy trì truy vấn mở và sau đó đến các bước tiếp theo.

Chuyển đổi truy vấn chọn thành một truy vấn Cập Nhật

  1. Bấm Dạng xem thiết kế để chuyển đổi từ biểu dữ liệu vào trình thiết kế truy vấn.

  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, bấm Cập nhật.

    Truy nhập thay đổi truy vấn chọn thành truy vấn Cập Nhật, ẩn Hiển thị hàng trong phần dưới của lưới thiết kế, rồi thêm hàng Cập Nhật vào .

    Trong Cập Nhật vào hàng cho mỗi trường, hãy nhập hoặc NULL hoặc chuỗi có độ dài không — một cặp dấu nháy kép không có khoảng trắng giữa chúng ("").

  3. Bấm chạy Ảnh nút .

    Access sẽ nhắc bạn xác nhận các thay đổi.

    Đảm bảo rất bạn muốn thay đổi các giá trị, sau đó bấm để thay đổi dữ liệu.

Đầu trang

Xóa bỏ toàn bộ bản ghi

Các bước trong phần này giải thích cách sử dụng truy vấn xóa để xóa bỏ toàn bộ bản ghi từ một bảng.

Tạo truy vấn chọn

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm vào Thiết kế Truy vấn.

    Trình thiết kế truy vấn sẽ mở ra, sẽ xuất hiện của tab thiết kế và hộp thoại Hiện bảng xuất hiện.

  2. Chọn bảng ở bên "một" của mối quan hệ, bấm Thêm, sau đó bấm đóng.

    Bảng xuất hiện dưới dạng một cửa sổ trong phần bên trên của lưới thiết kế truy vấn. Cửa sổ liệt kê tất cả các trường trong bảng. Hình này hiển thị bảng thông thường trong trình thiết kế.

    Bảng trong trình thiết kế truy vấn

  3. Bấm đúp vào dấu hoa thị (*) để thêm tất cả các trường trong bảng vào lưới thiết kế.

    Thêm tất cả các trường bảng cho phép truy vấn xóa để loại bỏ toàn bộ bản ghi (hàng) từ bảng.

  4. Hoặc bạn có thể thêm một trường bảng cho phép bạn nhập tiêu chí.

    Ví dụ, giả sử một khách hàng đi ra khỏi doanh nghiệp và bạn cần phải loại bỏ tất cả các đơn hàng đang chờ cho khách hàng đó. Để tìm chỉ các bản ghi, bạn thêm các trường ID khách hàng và ngày đặt hàng vào lưới thiết kế.

  5. Nếu bạn làm theo bước trước đó, hãy nhập tiêu chí của bạn trong hàng tiêu chí của lưới thiết kế.

    Bạn sử dụng tiêu chí để trả về chỉ các bản ghi mà bạn muốn xóa. Nếu không, truy vấn xóa sẽ loại bỏ mọi bản ghi trong bảng. Để tiếp tục ví dụ từ bước trước đó, bạn nhập số ID khách hàng đã xảy ra ngoài doanh nghiệp và ngày mà đơn hàng của khách hàng đó trở nên không hợp lệ.

    Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tiêu chí, hãy xem tiêu chí mẫu cho truy vấn chọn, ở phần sau của bài viết này.

  6. Nếu bạn làm theo bước trước đó, hãy xóa hộp kiểm hiện đối với mỗi trường tiêu chí.

  7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Xác nhận rằng truy vấn trả về các bản ghi mà bạn muốn xóa.

  8. Duy trì truy vấn mở và sau đó đến các bước tiếp theo.

Chuyển đổi truy vấn chọn thành truy vấn xóa và xóa bỏ dữ liệu

  1. Bấm Dạng xem thiết kế để chuyển đổi từ biểu dữ liệu vào trình thiết kế truy vấn.

  2. Trên tab thiết kế , trong nhóm Kiểu truy vấn , bấm xóa.

    Access sẽ thay đổi truy vấn chọn thành truy vấn xóa, ẩn Hiển thị hàng trong phần dưới của lưới thiết kế, rồi thêm xóa hàng.

    Đảm bảo rằng xóa hàng trong cột * (Tất cả các trường) Hiển thị từ. Từ đó sẽ xuất hiện trong bất kỳ cột nào bạn dùng cho tiêu chí.

  3. Đảm bảo rằng bạn muốn xóa bỏ dữ liệu, sau đó bấm chạy Ảnh nút .

    Access sẽ nhắc bạn xác nhận xóa.

    Bấm để xóa bỏ dữ liệu.

Đầu trang

Tiêu chí mẫu cho truy vấn chọn

Danh sách bảng sau đây, một số mẫu tiêu chí mà bạn có thể sử dụng trong chọn truy vấn để đảm bảo rằng bạn xóa bỏ chỉ có dữ liệu chính xác. Bạn có thể điều chỉnh các mẫu để sử dụng với dữ liệu của bạn. Một số các ví dụ này sử dụng ký tự đại diện.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng ký tự đại diện, hãy xem bài viết tham khảo ký tự đại diện trong Access.

Tiêu chí

Tác động

> 234

Trả về tất cả số lớn hơn 234. Để tìm thấy tất cả các số nhỏ hơn 234, dùng < 234.

>= "Cajhen"

Trả về tất cả bản ghi từ Cajhen tới cuối bảng chữ cái

Between #02/02/07# And #01/12/07#

Trả về ngày 2 tháng 2 năm 2007 qua 1 tháng mười hai năm 2007 (ANSI-89). Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng ký tự đại diện ANSI-92, sử dụng dấu nháy đơn (') thay vì dấu thăng (#). Ví dụ: Giữa ' 2/2/2007' và ' 12/1/2007 '

Not "Nước Đức"

Tìm tất cả các bản ghi mà nội dung chính xác của trường không phải là "Nước Đức." Tiêu chí sẽ trả về các bản ghi có chứa các ký tự ngoài từ "Nước Đức" như "Nước Đức (châu âu)" hay "Châu Âu (Nước Đức)".

Not "T*"

Tìm tất cả các bản ghi trừ những bản ghi bắt đầu bằng chữ T. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng tập ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu phần trăm (%) thay cho dấu sao (*).

Not "*t"

Tìm tất cả các bản ghi không kết thúc bằng chữ t. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao (*).

In(Canada,UK)

Trong danh sách, tìm tất cả các bản ghi có chứa Canada hoặc Vương quốc Anh.

Like "[A-D]*"

Trong một trường văn bản, tìm tất cả các bản ghi bắt đầu bằng chữ A đến chữ D. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay cho dấu hoa thị (*).

Like "*ar*"

Tìm tất cả các bản ghi bao gồm chuỗi chữ "ar". Nếu cơ sở dữ liệu của bạn sử dụng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy sử dụng dấu phần trăm (%) thay vì dấu sao (*).

Like "Maison Dewe?"

Tìm tất cả các bản ghi bắt đầu bằng từ "Maison" và chứa chuỗi thứ hai có 5 chữ trong đó 4 chữ đầu tiên là "Dewe" chữ cuối cùng không rõ. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dùng bộ ký tự đại diện ANSI-92, hãy dùng dấu gạch dưới (_) thay vì dấu hỏi (?).

#2/2/2007#

Tìm tất cả các bản ghi cho ngày 2 tháng 2 năm 2007. Nếu cơ sở dữ liệu dùng bộ ký tự đại diện ANSI-92, bao quanh ngày với dấu ngoặc đơn thay vì dấu thăng (' 2/2/2007').

< Date() - 30

Dùng hàm Date để trả về tất cả các ngày tháng nhiều hơn 30 ngày về trước.

Date()

Dùng hàm Date để trả về tất cả các bản ghi chứa ngày hôm nay.

Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())

Dùng hàm DateDateAdd để trả về tất cả các bản ghi từ ngày hôm nay cho đến ba tháng tính từ ngày hôm nay.

Is Null

Trả về tất cả các bản ghi có chứa một giá trị null (trống hoặc chưa được xác định).

Is Not Null

Trả về tất cả các bản ghi có chứa bất kỳ giá trị nào (không phải là giá trị null).

""

Trả về tất cả các bản ghi có chứa một chuỗi có độ dài bằng không. Bạn dùng chuỗi có độ dài bằng không khi bạn cần thêm giá trị vào một trường bắt buộc, nhưng bạn chưa biết giá trị đó thực tế là gì. Ví dụ: Một trường có thể yêu cầu số fax nhưng một số khách hàng của bạn có thể không có máy fax. Trong trường hợp đó, thay vì nhập một số, bạn hãy nhập một cặp dấu ngoặc kép không chứa khoảng trống ("").

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×