Sử dụng trang Trung tâm Tài liệu

Sử dụng trang Trung tâm Tài liệu

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

SharePoint cung cấp nhiều tính năng để quản lý nội dung cũng như quy mô của tài liệu. Nếu bạn có hàng trăm hoặc hàng ngàn tài liệu, video v.v. mà bạn phải quản lý, hãy cân nhắc sử dụng một mẫu trang Trung tâm Tài liệu (được bao gồm trong SharePoint theo mặc định). Mẫu này được tối ưu hóa cho việc quản lý tài liệu quy mô lớn. Mẫu này có thể tiết kiệm thời gian và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, SharePoint cũng bao gồm mẫu trang Trung tâm Tài liệu. Các tính năng chính như phiên bản tài liệu, ID tài liệu, bộ tài liệu, dẫn hướng siêu dữ liệu và các kiểu nội dung được dựng sẵn trong mẫu cho bạn.

Một trang Trung tâm Tài liệu hoạt động cho cả hai tình huống này:

  • Môi trường tác giả    Trong một môi trường tác giả Trung tâm Tài liệu, người dùng tạo và sửa hàng ngàn tài liệu hoặc tài sản phương tiện được lưu trữ trong một kho lưu trữ trung tâm.

  • Kho lưu trữ nội dung    Trong một kho lưu trữ nội dung, chẳng hạn như cơ sở kiến thức, người dùng lưu trữ hoặc xem tài liệu.

Bài viết này sẽ cho bạn biết các tính năng trong một mẫu trang Trung tâm Tài liệu và cách tạo một trang Trung tâm Tài liệu.

Để tạo một trung tâm tài liệu, hãy xem sử dụng mẫu để tạo kiểu khác nhau của các trang SharePoint

Có gì trong một trang Trung tâm Tài liệu?

Mẫu trang Trung tâm Tài liệu có chứa các tính năng giúp cho việc tạo và quản lý các bộ tài liệu lớn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Trong hầu hết trường hợp, chủ sở hữu trang có thể thêm từng tính năng trong số những tính năng này một cách riêng biệt. Tuy nhiên, một mẫu trang Trung tâm Tài liệu tự động bật các tính năng quản lý tài liệu được đề nghị. Các phần sau đây mô tả ngắn gọn các tính năng này.

Bạn có thể sử dụng một trang Trung tâm Tài liệu như một môi trường tác giả hoặc một kho lưu trữ nội dung. Trong môi trường tác giả, người dùng thường xuyên kiểm tra các tệp trong và ngoài và tạo ra các cấu trúc thư mục cho các tệp đó. Tính năng Tạo phiên bản được bật và có thể tồn tại ít nhất 10 phiên bản trước đó của mỗi tài liệu. Ngoài ra, các dòng công việc có thể điều khiển vòng đời tài liệu.

Ngược lại, rất ít thao tác tác giả xảy ra trong một kho lưu trữ nội dung. Người dùng chỉ xem hoặc tải tài liệu lên. Mẫu trang Trung tâm Tài liệu hỗ trợ việc tạo ra một kiểu kho lưu trữ nội dung được gọi là kho lưu trữ cơ sở kiến ​​thức. Thông thường, cơ sở kiến thức chứa các phiên bản đơn lẻ của tài liệu và một trang có thể mở rộng đến 10 triệu tệp. Trong một tình huống điển hình, chẳng hạn như một trung tâm hỗ trợ kỹ thuật cho một tổ chức lớn, 10.000 người dùng có thể truy nhập nội dung, chủ yếu để đọc nội dung đó. Một tập hợp con gồm 3.000 đến 4.000 người dùng có thể tải nội dung mới lên trang.

Các mục sau đây mô tả một số tính năng SharePoint mà bạn có thể đưa vào một trang Trung tâm Tài liệu. Danh sách này chỉ mô tả một vài trong số các tính năng có thể có. Bên cạnh những chức năng này, hầu hết doanh nghiệp đều tùy chỉnh giao diện và việc dẫn hướng của Trung tâm Tài liệu, đưa vào các Phần Web được tùy chỉnh cho chức năng riêng của doanh nghiệp.

Siêu dữ liệu được quản lý là một hệ thống gán một số thuật ngữ cho tài liệu trong SharePoint. Sau đó, bạn có thể sử dụng những thuật ngữ đó để phân loại tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng siêu dữ liệu để tạo ra một công cụ dẫn hướng mạnh mẽ cho người dùng để giúp họ nhanh chóng tìm thấy những gì họ muốn.

Ví dụ, giả sử công ty của bạn có một kho lưu trữ cơ sở kiến thức có chứa các bài viết giúp mọi người khắc phục sự cố các vấn đề xảy ra với sản phẩm. Bạn có thể tạo các thuật ngữ siêu dữ liệu giúp người dùng lọc thông tin theo sản phẩm, theo loại hình vấn đề hoặc các đặc tính khác.

Trong một trang Trung tâm Tài liệu, mỗi phần nội dung có một ID duy nhất không liên quan đến vị trí tài liệu, như một nối kết URL. Điều này có nghĩa là nếu bạn di chuyển hoặc đổi tên tài liệu, thì ID vẫn giữ nguyên. Vì vậy, bạn có thể sử dụng ID để tạo ra một kiểu nối kết vĩnh viễn cho tài liệu và giảm thiểu khả năng các nối kết bị hỏng gây lãng phí thời gian.

Các phiên bản tài liệu sẽ tự động được bật trong một trang Trung tâm Tài liệu. Điều này có nghĩa là bạn sẽ tự động có lịch sử của tất cả các phiên bản khác nhau của một tài liệu. Ví dụ, trong quá trình xem xét tài liệu, điều này có nghĩa là bạn có một bản ghi của tất cả các bản cập nhật đã được nhập vào trong chu kỳ xem xét. Bạn có thể theo dõi các cập nhật, liên hệ những người trả lời v.v. Ngoài ra, nếu phát sinh một vấn đề với phiên bản hiện tại của một bài viết, bạn có thể nhanh chóng trở lại phiên bản thích hợp gần nhất,

Kiểu nội dung là một kiểu nội dung cụ thể cùng với một nhóm các thiết đặt về nội dung. Khi ai đó tạo ra một tài liệu theo một kiểu nội dung đã xác định, nó sẽ tự động nhận tất cả các thiết đặt thích hợp cho kiểu nội dung đó. Ví dụ, một Trung tâm Tài liệu có thể có một tuyển tập các kiểu nội dung - các loại tài liệu, video, mẫu v.v. khác nhau.

Bộ tổ chức Nội dung không được tự động bao gồm trong một trang Trung tâm Tài liệu. Tuy nhiên, nhiều người dùng thêm nó vào. Bộ tổ chức Nội dung là một tính năng SharePoint cho phép bạn quản lý toàn bộ tổ chức và cấu trúc của các mục. Bằng cách sử dụng siêu dữ liệu hoặc các kiểu nội dung, Bộ tổ chức Nội dung có thể tự động định tuyến tài liệu và các mục khác đến các vị trí cụ thể. Ví dụ, trong một cơ sở kiến thức, bạn có thể có làm cho Bộ tổ chức Nội dung tự động định tuyến tất cả các bài nộp mới vào một thư viện cụ thể có chức năng thu thập bài viết cho một sản phẩm cụ thể.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×