Sử dụng tính năng phối thư để gửi thư email hàng loạt

Sử dụng tính năng phối thư để gửi thư email hàng loạt

Nếu bạn có thư cần gửi cho nhiều người qua email mà bạn muốn cá nhân hóa cho từng người nhận, hãy sử dụng tính năng phối thư. Để tạo một lô thư email cá nhân hóa có định dạng giống nhau và sử dụng cùng một văn bản cũng như đồ họa. Chỉ thay đổi và cá nhân hóa một số mục cụ thể của thư email. Phối thư—không giống như việc truyền phát thư tới một nhóm người—làm cho mỗi người nhận thư trở thành người nhận duy nhất.

Ba tệp trong quy trình phối thư là tài liệu chính cùng với một danh sách gửi thư tạo ra một tập hợp thư hay thư email, phong bì hoặc nhãn.

Có ba tài liệu liên quan đến việc tạo thư email sử dụng quy trình phối thư:

  • Tài liệu chính của bạn
    Tài liệu này là thư email của bạn, chứa văn bản và đồ họa (như logo hoặc hình ảnh) giống nhau cho từng phiên bản của tài liệu được phối.

  • Danh sách gửi thư của bạn
    Tài liệu này chứa dữ liệu được sử dụng để nhập thông tin trên thư. Chẳng hạn như danh sách gửi thư của bạn có tên và tài liệu chính của bạn là thư email sẽ được gửi đến các tên trong danh sách của bạn.

  • Tài liệu được phối của bạn
    Tài liệu này là sự kết hợp giữa tài liệu chính và danh sách gửi thư. Tính năng phối thư sẽ kéo thông tin từ danh sách gửi thư và đặt thông tin đó vào tài liệu chính của bạn, trả về một tài liệu được phối, cá nhân hóa cho mỗi người trên danh sách gửi thư.

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu chính của bạn

Nhập nội dung của thư email mà bạn muốn gửi cho mọi người trong Word trước khi bạn bắt đầu. Chẳng hạn, nếu bạn đang cho mọi người biết về sự kiện sắp tới, trong đó có tên, ngày, thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện. Để mọi người biết các chi tiết sự kiện đó là rất quan trọng.

  • Trên tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu Phối Thư, chọn Bắt đầu Phối Thư > Thư Email.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Bắt đầu Phối Thư và danh sách các tùy chọn có sẵn cho loại phối bạn muốn chạy.

Bước 2: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Để gửi email, cần cài đặt một chương trình email tương thích MAPI như Outlook hoặc Gmail. Nếu bạn đang sử dụng MAPI của Outlook, đảm bảo rằng các phiên bản Word và Outlook của bạn giống nhau.

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Đây có thể là một thư mục danh bạ Outlook, một cơ sở dữ liệu Access hoặc danh sách địa chỉ Office. Danh sách này có chứa các bản ghi mà Word sử dụng để kéo thông tin từ đó nhằm tạo các thư email của bạn.


Mẹo

  • Nếu bạn không có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách trong quá trình phối thư. Trước khi bắt đầu quá trình phối thư, bạn hãy thu thập mọi bản ghi dữ liệu của mình, rồi thêm chúng vào nguồn dữ liệu của bạn. Xem mục tạo danh sách mới trong Word.

  • Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel, đảm bảo rằng cột cho mã ZIP hoặc mã bưu chính được định dạng dưới dạng văn bản để bạn không mất bất kỳ số không nào. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel để phối thư trong Word

  • Nếu bạn muốn sử dụng danh bạ Outlook, hãy đảm bảo Outlook là chương trình email mặc định của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Sử dụng danh bạ Outlook làm nguồn dữ liệu để phối thư

Bước 3: Liên kết danh sách gửi thư của bạn với thư email

Giờ đã đến lúc chọn người nhận của bạn từ nguồn dữ liệu (danh sách địa chỉ). Đảm bảo nguồn dữ liệu của bạn chứa một cột cho địa chỉ email và có địa chỉ email cho mỗi người mà bạn đang gửi email tới.

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu Phối Thư, chọn mục Chọn Người nhận, rồi chọn một tùy chọn.

  2. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, hãy chọn mục Nhập Danh sách Mới và tạo một danh sách.

      hoặc

    • Nếu danh sách gửi thư của bạn nằm trong bảng tính Excel, cơ cở dữ liệu Access hoặc một loại tệp dữ liệu khác, hãy chọn Sử dụng Danh sách Hiện có. Sau đó, duyệt tới danh sách của bạn và chọn Mở.

      hoặc

    • Nếu bạn đang sử dụng danh bạ Outlook, chọn mục Chọn từ Danh bạ Outlook.

  3. Chọn Tệp > Lưu dưới dạng.

  4. Trong hộp Tên tệp, nhập tên tệp, rồi chọn Lưu.


Chỉnh sửa danh sách gửi thư của bạn

Nếu bạn đang gửi thư email cho mọi người trong danh sách, đi tới Bước 4: Thêm nội dung cá nhân hóa vào thư email. Nếu bạn chỉ muốn gửi email đến những người cụ thể trên danh sách của mình, bạn có thể thu hẹp danh sách, sử dụng các bước bên dưới mục Chỉnh sửa danh sách gửi thư của bạn.

  1. Chọn Chỉnh sửa Danh sách Người nhận.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Chỉnh sửa Danh sách Người nhận dưới dạng được tô sáng.

  2. Kiểm tra tên của những người mà bạn muốn nhận thư email của bạn.

    Chọn hàng bằng cách chọn hộp kiểm

Bạn cũng có thể sắp xếp hoặc lọc danh sách để giúp tìm tên và địa chỉ dễ dàng hơn.

Bước 4: Thêm nội dung cá nhân hóa vào thư email

Cá nhân hóa từng thư email bằng cách thêm tên và địa chỉ của một người. Cách tốt nhất để thêm những chi tiết này là chèn các trường phối vào tài liệu chính của bạn.

  1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Khối Địa chỉ.

    Chèn trường phối Khối Địa chỉ

  2. Trong hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ, chọn một định dạng cho tên người nhận khi hiển thị trong email.

    Các tùy chọn khối địa chỉ

  3. Chọn OK để chèn trường phối.

  4. Trong nhóm Viết & Chèn , chọn Dòng Lời chào.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Dòng Lời chào dưới dạng được tô sáng.

  5. Trong hộp thoại Chèn Dòng Lời chào, chọn định dạng bạn muốn sử dụng.

  6. Chọn OK để chèn trường phối.

  7. Chọn Tệp > Lưu để lưu giữ email của bạn.

    Ghi chú: Bạn sẽ cần định dạng email của mình bằng cách thủ công sau khi chèn trường.

Bạn cũng có thể thêm các trường khác từ nguồn dữ liệu vào thư email của mình. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Chèn trường phối thư.

Xác minh tên trường phối

    Đảm bảo Word tìm thấy tên và địa chỉ trong danh sách gửi thư.

    1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn Trường, chọn Khớp Trường.

      Mẹo: Cũng có thể mở Phối trường từ hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ mà bạn đã sử dụng để thêm khối địa chỉ vào tài liệu chính.

    2. Trong hộp thoại Khớp Trường, xác minh rằng các trường bản ghi xuất hiện trong danh sách khớp với tên của đầu đề cột cho các bản ghi trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư.

      Hộp thoại Khớp Trường

      Ghi chú: Có hai cột trong hộp thoại. Cột bên trái là danh sách các tên phổ biến trong bản ghi doanh nghiệp chẳng hạn. Cột bên phải là tên trường tên phổ biến được ánh xạ tới một đầu đề cột trong tệp nguồn dữ liệu của bạn.

    3. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

      • Nếu tên trường hiển thị khớp với đầu đề cột mà bạn đã sử dụng cho bản ghi trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư, bạn không phải thực hiện gì cả.

        hoặc

      • Nếu (không khớp) xuất hiện trong tên trường mà bạn muốn khớp với đầu đề cột trong nguồn dữ liệu, hãy chọn mũi tên thả xuống, rồi chọn tên trường trong nguồn dữ liệu danh sách gửi thư. Lặp lại nếu cần.

    4. Chọn OK.


    Định dạng các trường phối thư

    Để thay đổi phông chữ, kích cỡ hoặc dãn cách nội dung được phối, hãy chọn tên trường phối và thực hiện thay đổi bạn muốn.

    1. Trên tab Gửi thư, trong nhóm Xem trước Kết quả, chọn Xem trước Kết quả để chuyển từ kết quả được phối về các trường phối thư trong thư của bạn.

      Trong Word, trên tab Gửi thư, nhóm Xem trước Kết quả.

    2. Chọn tên trường phối.

      Trường Khối Địa chỉ đã chọn

    3. Trên tab Trang đầu, chọn phông chữ và cỡ phông mà bạn muốn sử dụng.

      Trong Word, trên tab Trang đầu, trong nhóm Phông chữ, chọn phông chữ và cỡ phông.

    4. Trên tab Bố trí Trang (Word 2013) hoặc tab Bố trí (Word 2016), chọn dãn cách đoạn mà bạn muốn.

      Trong Word, trên tab Bố trí, ở nhóm Đoạn văn, đặt dãn cách.

      Ghi chú: Vì Word coi mỗi dòng trong Khối Địa chỉ là một đoạn văn nên bạn có thể muốn giảm dãn cách giữa các dòng.

Bước 5: Xem trước và hoàn tất

Sau khi bạn thêm các trường phối vào tài liệu chính của mình, bạn đã sẵn sàng xem trước kết quả phối. Khi bạn đã hài lòng với bản xem trước, hãy hoàn tất việc phối.

  1. Chọn Xem trước Kết quả, rồi chọn nút ghi Tiếp theo Nút bản ghi tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư hoặc Trước đó Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư để đảm bảo tên và địa chỉ trong nội dung thư trông đẹp mắt.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị nhóm Xem trước Kết quả.

    Mẹo:  Để đi tới đầu danh sách, chọn nút ghi Đầu tiên Nút bản ghi đầu tiên cho kết quả xem trước phối thư , rồi đi tới cuối danh sách, chọn nút ghi Cuối cùng Nút bản ghi cuối cùng cho kết quả xem trước phối thư .

  2. Chọn Hoàn tất & Phối > Gửi Thư Email.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Kết thúc & Phối cùng các tùy chọn.

  3. Trong hộp Tới, chọn tên của cột địa chỉ email trong danh sách của bạn.

    Ghi chú: Word sẽ gửi từng thư tới từng địa chỉ email. Bạn không thể Cc hoặc Bcc người nhận khác và bạn không thể thêm tệp đính kèm vào email.

  4. Trong hộp Dòng chủ đề, nhập dòng chủ đề cho thư.

  5. Trong hộp Định dạng thư, chọn HTML (thiết đặt mặc định) hoặc Văn bản thuần để gửi tài liệu dưới dạng nội dung thư email.

    Quan trọng: Nếu bạn gửi thư email dưới dạng Văn bản thuần, tài liệu chính sẽ không bao gồm bất kỳ định dạng văn bản hay đồ họa nào.

  6. Dưới Gửi bản ghi, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Chấp nhận thiết đặt mặc định để phối và gửi Tất cả bản ghi.

      hoặc

    • Chọn Bản ghi hiện tại và chỉ bản ghi có thể xem trên màn hình của bạn được gửi thư.

      hoặc

    • Chọn tùy chọn cuối cùng và trong hộp Từ, nhập số bản ghi để bắt đầu phối, đồng thời trong hộp Tới, nhập số bản ghi để kết thúc phối.

      Ghi chú: Email không được gửi tới bất kỳ ai có số bản ghi bị loại trừ khỏi phạm vi Từ-Tới.

  7. Chọn OK để chạy phối thư.

Bước 6: Lưu thư được cá nhân hóa

Lưu thư email nếu bạn dự định sử dụng thư đó để phối thư khác.

Khi lưu tài liệu chính, bạn cũng lưu kết nối của tài liệu đó đến nguồn dữ liệu bạn đã chọn. Lần tới khi bạn mở tài liệu chính, Word sẽ nhắc bạn chọn giữ kết nối tới nguồn dữ liệu hay không.

  • Nếu bạn chọn , tài liệu mở ra sẽ hiển thị thông tin được phối với bản ghi đầu tiên.

  • Nếub ạn chọn Không, kết nối giữa tài liệu chính và nguồn dữ liệu sẽ bị ngắt. Tài liệu chính của email trở thành tài liệu Word chuẩn.

Xem thêm

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×