Sử dụng tính năng phối thư để gửi thư email hàng loạt

Sử dụng tính năng phối thư để gửi thư email hàng loạt

Trước khi bạn bắt đầu, hãy mở một tài liệu trống trong Word và nhập nội dung của thông điệp email mà bạn muốn gửi.

Để gửi email, một chương trình email tương thích với MAPI như Outlook hoặc Gmail cần được cài đặt.

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu chính của bạn

  • Đi đến thư > bắt đầu phối thư > email.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Bắt đầu Phối Thư và danh sách các tùy chọn có sẵn cho loại phối bạn muốn chạy.

Bước 2: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

Mẹo

  • Nếu không có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách trong quy trình phối thư.

  • Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel, hãy định dạng mã ZIP hoặc cột mã bưu chính là văn bản để giữ nguyên bất kỳ số không. Để biết thêm thông tin, hãy xem định dạng số phối thư, ngày tháng và các giá trị khác trong Excel.

  • Nếu bạn muốn sử dụng liên hệ Outlook của mình, hãy đảm bảo rằng Outlook là chương trình email mặc định của bạn và các phiên bản tương tự như Word.

Bước 3: Liên kết danh sách gửi thư của bạn với thư email

Đảm bảo nguồn dữ liệu của bạn có một cột cho địa chỉ email và có một địa chỉ email cho tất cả mọi người mà bạn đang gửi email đến.

  1. Đi đến gửi thư > chọn người nhận.

  2. Chọn một nguồn dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

  3. Chọn Tệp > Lưu.

Nếu bạn cần sửa, sắp xếp hoặc lọc danh sách gửi thư của mình, hãy xem phối thư: chỉnh sửa người nhận.

Bước 4: Thêm nội dung cá nhân hóa vào thư email

  1. Đi đến gửi thư > dòng lời chào.

  2. Chọn định dạng bạn muốn sử dụng.

  3. Chọn OK để chèn trường phối.

  4. Chọn tệp > lưu .

Bạn có thể thêm các trường khác từ nguồn dữ liệu của bạn vào thư email của bạn. Để biết thêm thông tin, xem mục Chèn trường phối thư.

Lưu ý: Bạn sẽ cần định dạng email của mình bằng cách thủ công sau khi chèn trường.

Nếu bất kỳ phần nào trong địa chỉ của bạn hoặc các trường khác bị thiếu, hãy xem mục phối thư: khớp với trường để khắc phục.

Để thay đổi phông chữ, kích cỡ hoặc dãn cách nội dung được phối, hãy chọn tên trường phối và thực hiện thay đổi bạn muốn.

Bước 5: Xem trước và hoàn tất

  1. Chọn xem trước kết quả, sau đó chọn tiếp Nút bản ghi tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư hoặc Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư trước đó để xem tên và địa chỉ trong nội dung thư của bạn.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị nhóm Xem trước Kết quả.

  2. Chọn Hoàn tất & Phối > Gửi Thư Email.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Kết thúc & Phối cùng các tùy chọn.

  3. Trong hộp đến , chọn cột địa chỉ email hoặc trường từ danh sách gửi thư của bạn.

    Lưu ý: Word sẽ gửi từng thư tới từng địa chỉ email. Bạn không thể CC hoặc Bcc những người nhận khác. Bạn có thể bao gồm các nối kết, nhưng bạn không thể thêm phần đính kèm vào email.

  4. Trong hộp Dòng chủ đề, nhập dòng chủ đề cho thư.

  5. Trong hộp Định dạng thư, chọn HTML (thiết đặt mặc định) hoặc Văn bản thuần để gửi tài liệu dưới dạng nội dung thư email.

  6. Bên dưới gửi bản ghi, hãy sử dụng một trong những thao tác sau đây:

    • Tất cả bản ghi (mặc định).

    • Bản ghi hiện tại chỉ có bản ghi có thể xem được trên màn hình của bạn đã được gửi thư.

    • Từ và chỉ gửi một phạm vi bản ghi.

  7. Chọn OK để chạy phối thư.

Bước 6: Lưu thư được cá nhân hóa

Đi đến tệp > lưu. Khi bạn lưu tài liệu chính, bạn cũng nên lưu kết nối đến nguồn dữ liệu. Để sử dụng lại, mở tài liệu và trả lời khi được nhắc để giữ kết nối đến nguồn dữ liệu.

Xem thêm

Trước khi bạn bắt đầu, hãy mở một tài liệu trống trong Word và nhập nội dung của thông điệp email mà bạn muốn gửi.

Để gửi email, một chương trình email tương thích với MAPI như Outlook hoặc Gmail cần được cài đặt.

  1. Đi đến thư > bắt đầu phối thư > email.

    email phối thư

  2. Trong Word, hãy nhập thông điệp email bạn muốn gửi.

Bước 2: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

Mẹo

  • Nếu không có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách trong quy trình phối thư.

  • Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel, hãy định dạng mã ZIP hoặc cột mã bưu chính là văn bản để giữ nguyên bất kỳ số không. Để biết thêm thông tin, hãy xem định dạng số phối thư, ngày tháng và các giá trị khác trong Excel.

  • Nếu bạn muốn sử dụng liên hệ Outlook của mình, hãy đảm bảo rằng Outlook là chương trình email mặc định của bạn và là cùng một phiên bản như Word.

Bước 3: Liên kết danh sách gửi thư của bạn với thư email

Đảm bảo nguồn dữ liệu của bạn có một cột cho địa chỉ email và có một địa chỉ email cho tất cả mọi người mà bạn đang gửi email đến.

  1. Đi đến gửi thư > chọn người nhận.

  2. Chọn một nguồn dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

  3. Chọn Tệp > Lưu.

Nếu bạn cần sửa, sắp xếp hoặc lọc danh sách gửi thư của mình, hãy xem phối thư: chỉnh sửa người nhận.

  1. Đi đến gửi thư > chèn trường phối, rồi chọn các trường cần thêm.

    Trên tab Gửi thư, Chèn trường phối được tô sáng

  2. Trong tài liệu chính của bạn, chọn kéo các trường vào hộp này hoặc nhập văn bản, rồi bấm hoặc gõ nhẹ vào văn bản để loại bỏ.

  3. Thêm và định dạng những trường bạn muốn đưa vào thư email, rồi chọn OK.

  1. Đi đến gửi thư > kết quả xem trước để xem cách diện mạo của email.

    Trên tab Gửi thư, Xem trước kết quả được tô sáng

    Sử dụng các nút mũi tên trái và phải trên tab Gửi thư để cuộn qua từng thư email.

  2. Chọn xem trước kết quả lần nữa để thêm hoặc loại bỏ các trường phối.

  3. Khi đã sẵn sàng, hãy đi đến gửi thư > kết thúc & phối > phối vào email.

    Phối vào email không sẵn dùng nếu bạn chưa chọn chương trình email mặc định.

  4. Chọn trường để phối, chủ đề và liệu có gửi dưới dạng văn bản, HTML hay dưới dạng tệp đính kèm. Khi bạn gửi dưới dạng phần đính kèm, email không có nội dung văn bản, nhưng thư được gửi dưới dạng một tài liệu được đính kèm.

  5. Chọn phối thư vào hộp thư đi.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×