Sử dụng quy tắc để trả lời thư

Sử dụng quy tắc để trả lời thư

Nếu bạn sử dụng một tài khoản POP hoặc tài khoản IMAP, bạn không có quyền truy nhập vào tính năng trả lời tự động (vắng mặt). Tuy nhiên, nếu bạn để Outlook chạy trong khi bạn vắng mặt, bạn có thể sử dụng quy tắc để tự động trả lời thư email của mình. Quy tắc cũng cho phép bạn chuyển tiếp email đến một tài khoản khác, đánh dấu thư là đã đọc hoặc tự động di chuyển thư vào một thư mục. Để biết thêm thông tin về cách làm việc với các quy tắc, hãy xem mục Tạo quy tắc trong Outlook.

Sử dụng quy tắc để trả lời email đến khi bạn vắng mặt

Theo mặc định, tài khoản Microsoft Exchange Server (bắt đầu từ Exchange Server 2010) không thể dùng các quy tắc để chuyển tiếp thư đến địa chỉ email bên ngoài tổ chức của bạn. Thiết lập này giúp ngăn không cho thông tin bí mật và riêng tư của tổ chức bị tiết lộ. Chỉ người quản trị Exchange mới có thể thay đổi thiết đặt này.

Nếu bạn sử dụng tài khoản POP hoặc tài khoản IMAP, bạn có thể dùng các bước sau đây để trả lời tất cả các email đến bằng một thư thông báo rằng bạn đang vắng mặt.

  1. Chọn tab Tệp.

  2. Chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo.

  3. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, trên tab Quy tắc Email, bấm Quy tắc Mới.

  4. Dưới Bắt đầu từ một quy tắc trống, hãy bấm Áp dụng quy tắc cho những thư tôi nhận được, và bấm Tiếp.

  5. Để trả lời tất cả các thư email bạn nhận được, hãy giữ nguyên hộp Bước 1 và Bước 2 và bấm Tiếp theo một lần nữa. 

  6. Dưới mục Bạn muốn làm gì với thư, trong Bước 1: Chọn (các) hành động, chọn:

    • chuyển tiếp thư đến mọi người hoặc nhóm công cộng

    • chuyển hướng thư đến mọi người hoặc nhóm công cộng

  7. Dưới Bước 2: Sửa mô tả quy tắc, bấm vào văn bản được gạch dưới cho mọi người hoặc nhóm công cộng, xác định những người hoặc nhóm công cộng mà bạn muốn chuyển tiếp thư để, và sau đó bấm Tiếp.

  8. Dưới Bước 1: Chọn (các) ngoại lệ (nếu cần thiết), chọn bất kỳ ngoại lệ nào mà bạn muốn.

  9. Dưới Bước 2: Sửa mô tả quy tắc, bấm mỗi đoạn văn bản được gạch dưới, xác định các giá trị, và sau đó bấm Tiếp.

  10. Dưới Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này, hãy hãy nhập tên.

  11. Dưới Bước 2: Thiết lập các tùy chọn cho quy tắc, hãy đánh dấu vào hộp cho những tùy chọn mà bạn muốn.

    • Nếu bạn muốn chạy quy tắc này cho các thư đã có trong Hộp thư đến, hãy đánh dấu vào hộp Chạy quy tắc này ngay cho những thư đã nằm trong "Hộp thư đến".

    • Theo mặc định, quy tắc mới được bật. Để tắt quy tắc, hãy bỏ đánh dấu cho hộp Bật quy tắc này.

    • Để áp dụng quy tắc này cho tất cả các tài khoản email được thiết lập trong Outlook, hãy đánh dấu vào hộp Tạo quy tắc này cho tất cả các tài khoản.

  12. Bấm Kết thúc.

Lưu ý: Nếu bạn đang dùng tài khoản POP hoặc tài khoản IMAP, để quy tắc gửi trả lời tự động tới thư email trong khi bạn vắng mặt, bạn phải để Outlook chạy.

Ghi chú: Để tạo quy tắc cho một thư mục công cộng, bạn phải tạo từ hộp thoại Thuộc tính của thư mục.

  1. Bấm vào Thư trong Ngăn Dẫn hướng.

  2. Trên menu Công cụ, hãy bấm vào Quy tắc và Cảnh báo.

  3. Nếu bạn có nhiều tài khoản email trong hồ sơ email Outlook thì trong danh sách Áp dụng thay đổi đối với thư mục này, hãy bấm vào Hộp thư đến mà bạn muốn áp dụng quy tắc mới.

  4. Bấm Quy tắc Mới.

  5. Bên dưới Bắt đầu từ một quy tắc trống, bấm vào Xem thư khi thư đến, rồi bấm vào Tiếp theo.

  6. Bên dưới Bước 1: Chọn (các) điều kiện, chọn hộp kiểm bên cạnh từng điều kiện bạn muốn khớp thư đến.

  7. Bên dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, hãy bấm vào giá trị gạch dưới tương ứng với điều kiện, rồi chọn hoặc nhập thông tin cần thiết cho điều kiện.

    1. Bên dưới Bước 1: Chọn (các) điều kiện, chọn hộp kiểm từ danh sách mọi người hoặc danh sách phân phối.

    2. Bên dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, bấm vào danh sách mọi người hoặc danh sách phân phối.

    3. Ở một trong các danh sách địa chỉ, hãy bấm đúp vào tên người nhận, rồi bấm OK.

  8. Bấm Tiếp.

  9. Bên dưới Bước 1: Chọn (các) hành động, chọn một trong những hộp kiểm sau:

    • chuyển tiếp thư đến mọi người hoặc nhóm công cộng

    • chuyển hướng thư đến mọi người hoặc nhóm công cộng

  10. Bên dưới Bước 2: Chỉnh sửa mô tả quy tắc, bấm vào danh sách mọi người hoặc danh sách phân phối.

  11. Ở một trong các danh sách địa chỉ, hãy bấm đúp vào tên hoặc danh sách phân phối bạn muốn chuyển tiếp thư đến, rồi bấm vào OK.

  12. Bấm vào Tiếp theo hai lần.

  13. Bên dưới mục Bước 1: Xác định tên cho quy tắc này, hãy nhập tên.

    Để chạy quy tắc này trên thư đã nằm trong thư mục của bạn, hãy chọn hộp kiểm Chạy ngay quy tắc này trên thư đã nằm trong "thư mục".

    Để áp dụng quy tắc này cho tất cả các tài khoản email và hộp thư đến của bạn, hãy chọn hộp kiểm Tạo quy tắc này trên tất cả các tài khoản. Tùy chọn này sẽ chuyển sang màu xám nếu bạn không có nhiều tài khoản email hoặc Hộp thư đến.

  14. Bấm Kết thúc.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×