Sử dụng nhóm Office 365 thay vì hộp thư của Site

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Hộp thư của site đã được dùng bởi các tổ chức nhiều dưới dạng của công cụ cộng tác của lựa chọn. Nó đi kèm với một hộp thư chung để giúp bạn điều phối và lưu trữ các nhóm hoặc dự án email có liên quan trong một vị trí và một site SharePoint để lưu trữ tất cả các tệp thông thường của bạn. Tuy nhiên, như cách cộng tác mọi người đã thay đổi trong năm qua, khách hàng có yêu cầu cho một giải pháp sẽ quảng bá cho một biểu mẫu nhiều hoạt động của cộng tác. Do đó, chúng tôi đã không chấp nhận hộp thư của site và khuyến khích bạn để di chuyển đến Office 365 nhóm cung cấp trải nghiệm cộng tác phong phú hơn nhiều.

Để biết thêm thông tin về quyết định rằng vui lòng xem Deprecation của hộp thư của Site.

Nhóm trong Office 365 cho phép bạn chọn một tập hợp những người mà bạn muốn cộng tác với và dễ dàng thiết lập tập hợp các nguồn tài nguyên cho những người cần chia sẻ. Bạn không cần phải lo lắng về theo cách thủ công việc gán quyền cho tất cả các tài nguyên vì thêm thành viên vào nhóm sẽ tự động cung cấp cho họ quyền họ cần để các công cụ nhóm của bạn cung cấp.

Office 365 nhóm hãy đi xa hơn những gì hộp thư của site cung cấp dịch vụ và bao gồm:

  • Truy nhập dành cho khách – với hộp thư của trang mà bạn không thể cung cấp những người bên ngoài truy nhập tổ chức của bạn. Với các nhóm bạn có thể cung cấp dịch vụ khách truy nhập vào cuộc hội thoại email, tệp và thậm chí sổ tay OneNote được chia sẻ.

  • Hộp thư đến được chia sẻ - nơi hội thoại bạn truyền thống có trong hộp thư xảy ra. Hộp thư đến được chia sẻ này là đầy đủ các do vậy nó sẽ tạo ra một kho lưu trữ sống của các thư của nhóm. Người mới vào nhóm có thể tìm kiếm hoặc di chuyển lùi trong lịch sử tốc độ nhanh chóng trên những gì được truyền đạt với nhóm trước đó.

  • Tệp được chia sẻ thư viện - các nhóm của bạn có một tệp thư viện SharePoint nơi người dùng của bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu, sổ làm việc, bản trình bày, hình ảnh hoặc bất kỳ loại khác của họ cần để làm việc trên tệp.

  • Lịch chung - các nhóm của bạn được lịch được chia sẻ để đăng sự kiện liên quan đến nhóm. Mỗi thành viên đã đăng ký vào nhóm sẽ tự động được mời đến sự kiện được đăng vào lịch để các sự kiện cũng có thể xuất hiện trên lịch của Office 365 nếu họ muốn.

  • Chia sẻ sổ ghi chép OneNote - nhóm tự động có một sổ ghi chép được chia sẻ OneNote nơi các thành viên nhóm có thể thu thập và cộng tác trên thông tin. Nhóm nhiều sử dụng sổ ghi chép để tạo một wiki sống với câu hỏi thường gặp và tài nguyên khác.

  • Nội dung khám phá - nhóm trong Outlook là công cộng trong tổ chức của bạn theo mặc định, tức là họ được dễ dàng cho người khác trong tổ chức của bạn để khám phá và tham gia hoặc xem lại các tài liệu trong nhóm. Nếu nội dung của nhóm là nhạy cảm hơn, bạn có thể chuyển nhóm để riêng tư, mà ẩn nội dung từ không phải thành viên và yêu cầu chủ sở hữu nhóm để phê duyệt yêu cầu bất kỳ để gia nhập.

  • Tự phục vụ tạo - người quản trị không phải nhận được bogged xuống theo yêu cầu từ người dùng để tạo nhóm. Người dùng có thể tạo nhóm của riêng họ khi cần thiết. Nếu bạn muốn kiểm soát những người dùng trong tổ chức của bạn có thể tạo nhóm hãy xem kiểm soát những ai có thể tạo nhóm Office 365.

Quản lý thư mục

Giữ thư mục của bạn bên dưới điều khiển là mối của mọi người quản trị. Đây là một vài công cụ cung cấp dịch vụ nhóm Office 365 để giúp dễ mà:

  • Đặt tên cho chính sách - đặt tên cho chính sách cho phép bạn xác định những gì, và sẽ không, chấp nhận được tên cho nhóm của bạn. Mà ngăn không cho người dùng từ xúc phạm hoặc bị cấm tên cho nhóm. Ngoài ra, bạn có thể thực thi các công ty chuẩn tiền tố hoặc hậu tố cho các tên nhóm.

  • Tư cách thành viên động - động tư cách thành viên cho phép bạn thiết tư cách thành viên nhóm bằng quy tắc, trong đó sẽ thêm (hoặc loại bỏ) thành viên nhóm dựa trên siêu dữ liệu (chẳng hạn như các bộ phận hoặc vai trò) trong thư mục hoạt động của bạn.

  • Ẩn tư cách thành viên nhóm - nếu bạn có một lý do để muốn có danh sách tư cách thành viên của nhóm của bạn cần mang tính bảo mật, ví dụ: nếu các thành viên là sinh viên, bạn có thể ẩn danh sách thành viên từ bên ngoài.

  • Tạo quyền - có thể một số người trong tổ chức của bạn mà bạn không muốn có thể tạo nhóm mới. Không có một số kỹ thuật quản lý quyền tạo trong thư mục của bạn.

  • Kiểm tra Nhật ký - bạn có thể có thêm tin cậy cho phép người dùng của bạn để tạo nhóm và quản lý tư cách thành viên nhóm vì nhóm Office 365 Nhật ký kiểm nghiệm cho phép bạn theo dõi ai đã tạo hoặc xóa một nhóm cụ thể hoặc thực hiện thay đổi với tư cách thành viên của nhóm.

Quản lý chuyển phát

Quản lý chuyển phát cho bạn một số phương pháp xử lý như thế nào thư nên được gửi hoặc nhận theo nhóm. Ngoài ra, không có các công cụ để giám sát dòng những thông điệp.

  • Gửi dưới dạng hoặc gửi - các thiết đặt này cho phép người dùng đã xác định để gửi email, như thể chúng đến từ hoặc thay mặt cho, nhóm.

  • Hạn chế người gửi - các thiết đặt này cho phép bạn kiểm soát những người được phép gửi thư cho nhóm. Nhóm có thể được cấu hình để cho phép email từ bên ngoài, nhưng bạn có thể muốn chỉ cho mà chỉ cụ thể bên ngoài.

  • Hỗ trợ người dùng bên ngoài - bằng cách mời khách hàng để nhóm của bạn, bạn có thể chọn chúng trong cuộc hội thoại email trong nhóm.

  • Quy tắc truyền dẫn - quy tắc truyền dẫn làm việc cho các nhóm giống như chúng làm cho Exchange. Các quy tắc có thể tìm kiếm thư đáp ứng điều kiện cụ thể và sau đó có thể hoạt động trên các thư.

  • Mẹo thư - các mẹo thư là cung cấp thông tin thư Hiển thị cho người dùng trong khi họ đang soạn thảo thư. Họ có thể giúp giảm NDR bằng cảnh báo người dùng nếu thư của họ có thể để đi đến bên ngoài hoặc vượt quá hạn ngạch thư.

  • Nhiều địa chỉ proxy - nhóm có thể có biệt danh giống như một hộp thư của người dùng nào. Địa chỉ proxy bổ sung có thể là thuận tiện để chấp nhận thư được gửi đến những khác biệt danh hoặc để giúp dễ dàng hơn để đạt đến một nhóm có một dài hoặc khó tên chính tả.

  • Max gửi/nhận kích cỡ - hạn ngạch những có thể giúp giảm vấn đề với nhóm khi nhận (hoặc gửi) thư lớn quá cỡ nhằm quản lý yêu cầu về lưu trữ và băng thông.

Chính sách nội dung

Office 365 cũng cung cấp cho bạn một số công cụ quản lý loại nội dung được chia sẻ trong nhóm của bạn.

Hướng dẫn về cách dùng - bạn có thể xác định hướng dẫn về cách dùng cho nhóm Office 365 — để nâng cao hiểu biết người dùng của bạn về những cách thực hành tốt nhất giúp giữ các nhóm hiệu quả và nâng cao hiểu biết chúng trên chính sách nội dung nội bộ. Để biết ví dụ hãy xem: Cách dùng hướng dẫn Microsoft khách hàng và đối tác.

Phân loại dữ liệu - bạn có thể tạo một hệ thống phân loại dữ liệu có thể tùy chỉnh cho nhóm Office 365 cho phép khoảng phân tách các nhóm theo chính sách loại (ví dụ, "không phân loại," "công ty mật" hoặc "trên cùng bí mật"). Theo cách này, nhóm của bạn có thể chế sẽ xuất hiện chính sách nội dung khác trong tổ chức của bạn. Mở rộng chính sách cho phép tổ chức của bạn để cấu hình một điểm cuối được gọi là bất cứ khi nào một nhóm được tạo hoặc thay đổi — và sau đó bạn có thể thực hiện các chính sách của riêng bạn để tạo nhóm hoặc thay đổi.

Tại sao chúng tôi đang thực hiện thay đổi này không?

Hộp thư của site khuyến khích biểu mẫu bị động cộng tác. Với cộng tác trở nên quan trọng hơn cho nhóm hiện đại, khách hàng của chúng tôi có ngày càng yêu cầu cho các giải pháp cung cấp một trải nghiệm cộng tác thêm hiện hoạt. Do đó, chúng tôi quyết định hưu hộp thư của site và cách dùng nhóm tăng cấp.

Bắt đầu với nhóm thật dễ dàng và bạn có thể lập và sẵn sàng trong vài phút.

Tạo một site nhóm SharePoint Online đi kèm với một nhóm Office 365 bằng cách làm theo các bước sau đây:

  1. Đi đến SharePoint trực tuyến. Bạn có thể có bằng cách đăng nhập vào cổng thông tin Office 365 của bạn tại https://www.office.com, sau đó bấm công cụ khởi động ứng dụng ở góc trên bên phải của trình duyệt của bạn.

  2. Bấm + tạo trang trên trang chủ của SharePoint và chọn Site nhóm

  3. Nhập tên trang nhóm mới và mô tả, trong ngăn xuất hiện. Điền vào bất kỳ trường khác tổ chức của bạn yêu cầu và bấm tiếp theo.

  4. Thêm người sở hữu và thành viên vào trang web trong ngăn sau đây và bấm kết thúc. Bạn có thể chọn để thêm các thành viên cùng thuộc cổ điển của bạn trải nghiệm site nhóm.

Site nhóm SharePoint Online mới tạo đã sẵn sàng để sử dụng. Hãy xem tạo một site nhóm trong SharePoint Online để biết thêm chi tiết.

Để truy nhập nhóm của bạn, hãy bấm công cụ khởi động ứng dụng và đi tới thư. Bạn sẽ tìm thấy một tab nhóm bên dưới thư mục và nhóm sẽ được tạo ra cho bạn có cùng tên là tên trang web trên SharePoint. Nhóm này chứa các hộp thư chung trong biểu mẫu một khoảng trắng hội thoại, tab tệp cho một dạng xem nhanh của trang tài liệu từ SharePoint site, một lịch nhóm và một sổ ghi chép mà cũng có thể xem từ SharePoint site.

Bạn đã sẵn sàng để sử dụng nhóm.

Điều gì về hộp thư trang web hiện có của tôi?

Chúng tôi hiểu rằng một số của bạn có thể có dữ liệu quan trọng trong hộp thư trang web của bạn mà bạn sẽ cần cho hoạt động liên tục hoạt động của bạn. Hộp thư trang web hiện có của bạn sẽ tiếp tục hoạt động như trước cho thời gian.

Cần phải làm gì nếu tôi đang dùng Project Online?

Nếu bạn là một khách hàng Project Online , bạn sẽ không thể kết nối với site nhóm SharePoint Online. Tuy nhiên, bạn có thể tiếp tục sử dụng trang web nhóm dự án trải nghiệm cổ điển đó sẽ tiếp tục làm việc, trừ khả năng tạo hộp thư của trang mới. Nếu bạn cần một giải pháp thư cùng với các trang web, chúng tôi khuyên bạn tạo một nhóm Office 365 mới và sử dụng cho email. Hãy xem tạo một nhóm trong Outlook để biết thêm chi tiết.

Chúng tôi đang trong quá trình làm việc trên một giải pháp dài hạn và sẽ thông báo cho bạn khi chúng tôi có một giải pháp.

Tiếp theo là gì?

Trong tháng mười một, chúng tôi sẽ có một thủ tục mà sẽ giúp bạn kết nối hiện có site nhóm SharePoint của bạn với nhóm Office 365. Điều này sẽ loại bỏ cần để tạo một site nhóm SharePoint Online mới từ đầu. Hãy xem mới SharePoint và OneDrive chức năng tăng tốc độ của bạn chuyển đổi số để biết thêm chi tiết. Trong lúc này, chúng tôi khuyến khích bạn sử dụng nhóm cho tất cả các kịch bản nơi bạn có thể đã tạo hộp thư của trang mới.

Thông tin khác

Chúng tôi luôn lắng nghe

Bài viết này đã được cập nhật ngày 2 tháng 8, 2017 là kết quả của chú thích của bạn. Nếu bạn thấy thông tin này hữu ích và đặc biệt là nếu bạn không, hãy dùng các điều khiển phản hồi dưới đây để cho chúng tôi biết làm thế nào chúng tôi có thể làm nó tốt hơn.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×