Sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu học viên Access

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu học viên Access để theo dõi thông tin về các học viên của bạn, bao gồm cả liên hệ khẩn cấp, thông tin y tế và thông tin về người giám hộ của họ. Bạn cũng có thể tìm kiếm và bộ lọc, sinh viên, theo dõi ngày sinh viên, Hiển thị hoặc ẩn cột và ánh xạ các học viên địa chỉ.

Bạn muốn xem video về cách sử dụng mẫu này? Hãy xem bài viết này, sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu học viên.

Lưu ý: Mẫu cơ sở dữ liệu học viên đã được cập nhật qua số năm cuối cùng. Những hướng dẫn tham khảo phiên bản mới nhất của mẫu sẵn dùng cho việc tải xuống. Nếu các bước dưới đây không khớp với những gì bạn nhìn thấy, bạn có thể đang dùng phiên bản cũ hơn của mẫu.

Sử dụng cơ sở dữ liệu

Trong bài viết này, chúng tôi bao gồm các bước cơ bản về việc sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu học viên.

Chuẩn bị cơ sở dữ liệu để sử dụng

  • Khi bạn trước tiên mở cơ sở dữ liệu, Access sẽ hiển thị biểu mẫu chào mừng. Để ngăn không cho biểu mẫu này hiển thị lần sau khi bạn mở cơ sở dữ liệu, hãy xóa hộp kiểm Hiện chào mừng khi mở cơ sở dữ liệu này .

    Đóng biểu mẫu chào mừng để bắt đầu sử dụng cơ sở dữ liệu.

  • Để bảo đảm bảo rằng tất cả nội dung cơ sở dữ liệu được bật, trong thanh thông báo, bấm bật nội dung này.

    Để biết thêm thông tin về cách cho phép nội dung cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết quyết định tin tưởng một cơ sở dữ liệu.

Tìm kiếm một học viên

Hộp Tìm kiếm nhanh cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy một học viên trên biểu mẫu Danh sách học viên .

  • Nhập văn bản bạn muốn tìm kiếm trong hộp Tìm kiếm nhanh , sau đó nhấn ENTER.

    Access sẽ lọc danh sách để hiển thị chỉ những bản ghi có chứa văn bản mà bạn tìm kiếm. Để trở về danh sách đầy đủ, hãy bấm xóa tìm kiếm hiện tại. (Đó là dấu X bên trong hộp tìm kiếm.)

Lọc danh sách học viên

Trên biểu mẫu Danh sách học viên , bạn có thể lọc danh sách học viên, và lưu bộ lọc yêu thích của bạn để dùng sau này.

  1. Áp dụng bộ lọc bằng cách bấm chuột phải vào biểu mẫu và chọn bộ lọc mà bạn muốn.

  2. Bấm lưu bộ lọc.

  3. Trên biểu mẫu Chi tiết về lọc , hãy nhập một tên bộ lọc và mô tả, sau đó bấm đóng.

  4. Sử dụng hộp Danh sách yêu thích của bộ lọc để áp dụng bộ lọc đã lưu, hoặc bấm (Xóa bộ lọc) để loại bỏ bộ lọc.

Hiện hoặc ẩn cột

Trên biểu mẫu Danh sách học viên , một số trường (cột) được ẩn theo mặc định. Để thay đổi trường nào được hiển thị:

  1. Bấm hiện/ẩn trường.

  2. Trong hộp thoại Bỏ ẩn cột , hãy chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi cột bạn muốn hiển thị. Xóa hộp kiểm ẩn cột.

Hiển thị chi tiết học viên

Biểu mẫu Chi tiết học viên cho phép bạn xem và nhập thông tin về một học viên, bao gồm hình ảnh, người giám hộ, khẩn cấp thông tin, và tham dự. Để hiển thị biểu mẫu Chi tiết học viên :

  • Trên biểu mẫu Danh sách học viên , hãy bấm mở bên cạnh mục bạn muốn xem.

Thêm ảnh

Trên biểu mẫu Chi tiết học viên , bạn có thể thêm ảnh và các phần đính kèm.

  • Dưới khung ảnh, hãy bấm Sửa ảnh.

  • Trong hộp thoại phần đính kèm , bấm Thêm.

  • Trong hộp thoại Chọn tệp , duyệt đến thư mục chứa tệp.

  • Chọn tệp bạn muốn thêm, sau đó bấm mở.

  • Trong hộp thoại phần đính kèm , hãy bấm OK.

Lưu ý: Bạn có thể đính kèm nhiều tệp cho mỗi mục, bao gồm các tệp khác loại chẳng hạn như tài liệu hoặc bảng tính.

Thêm học viên từ Microsoft Outlook

Nếu bạn dùng Microsoft Outlook, bạn có thể thêm học viên từ chương trình đó mà không cần phải nhập lại thông tin.

  1. Trên biểu mẫu Danh sách học viên , hãy bấm Thêm từ Outlook.

  2. Trong hộp thoại Chọn tên để thêm , hãy chọn tên mà bạn muốn thêm vào cơ sở dữ liệu.

  3. Bấm Thêm, rồi bấm OK.

Hiển thị bản đồ địa chỉ của một học viên

Trên biểu mẫu Chi tiết học viên , nếu bạn đã nhập một địa chỉ đường phố cho sinh viên, bạn có thể hiển thị bản đồ vị trí đó:

  • Bấm Bấm vào bản đồ.

Hiển thị báo cáo

Cơ sở dữ liệu học viên bao gồm một vài báo cáo, bao gồm Tất cả học viên, dị ứng và thuốc, Thông tin liên hệ khẩn cấp, Guardian thông tinvà nhiều hơn nữa. Để hiển thị báo cáo:

  • Trong ngăn dẫn hướng, dưới báo cáo, bấm đúp vào báo cáo bạn muốn hiển thị.

Bạn có thể tạo báo cáo tùy chỉnh của riêng bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết tạo báo cáo đơn giản.

Sửa đổi cơ sở dữ liệu học viên

Bạn có thể tùy chỉnh cơ sở dữ liệu học viên bằng cách thêm trường mới vào bảng sinh viên, sau đó thêm trường đó vào biểu mẫu Danh sách học viên , biểu mẫu Chi tiết học viên và báo cáo Tất cả học viên .

Thêm trường vào bảng học viên

  1. Đóng tất cả mở tab.

  2. Trong ngăn dẫn hướng, bấm đúp vào bảng học viên .

  3. Cuộn sang phải cho đến khi bạn nhìn thấy cột có tên là Thêm trường mới. Bấm đúp vào đầu đề cột, và nhập tên trường.

Lần đầu tiên bạn nhập dữ liệu trong cột, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu cho bạn.

Thêm một trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo

Sau khi một trường đã được thêm vào bảng, bạn có thể rồi thêm nó vào một biểu mẫu hoặc báo cáo.

  1. Bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo trong ngăn dẫn hướng và sau đó bấm Dạng xem bố trí.

  2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm Thêm Trường Hiện có.

  3. Kéo trường mà bạn muốn từ danh sách trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×