Sử dụng liên hệ công việc trong Business Contact Manager

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể dùng bản ghi liên hệ công việc để sắp xếp và lưu trữ nhiều thông tin về những người mà bạn thực hiện công việc với.

Bài viết này mô tả cách tạo bản ghi mới và hoàn thành biểu mẫu liên hệ công việc.

Bạn muốn làm gì?

Tạo bản ghi liên hệ công việc mới

Sửa bản ghi liên hệ công việc

Lọc danh sách liên hệ công việc của bạn

Bạn có thể thực hiện các thao tác sau với hồ sơ liên hệ công việc:

  • Thêm họ bằng cách dùng nhiều phương pháp khác nhau.

  • Gán hồ sơ cho nhân viên hoặc đồng nghiệp.

  • Nối kết tài khoản cho họ.
    Bằng cách nối kết bản ghi liên hệ công việc với bản ghi tài khoản, bạn có thể kết nối thông tin về liên hệ công việc với các thông tin về các công ty của họ làm việc cho. Ví dụ, khi bạn nối kết một hoặc nhiều liên hệ công việc với bản ghi tài khoản, lịch sử giao tiếp của bản ghi tài khoản bao gồm các mục lịch sử liên lạc cho mỗi liên hệ công việc được nối kết với tài khoản đó.

  • Nối kết các mục lịch sử liên lạc với liên hệ công việc, theo dõi thông điệp email và lọc danh sách các mục lịch sử liên lạc.
    Bạn có thể theo dõi các nhiều hoạt động của bạn (bao gồm các cuộc gọi điện thoại, thông điệp email, các chữ cái hoặc tệp) liên quan đến liên hệ công việc của bạn trên trang lịch sử trong bản ghi liên hệ công việc.

    Bạn có thể tự động nối kết thông điệp email với bản ghi liên hệ công việc. Để biết thêm thông tin, hãy xem thông điệp email nối kết và theo dõi trong Business Contact Manager.

  • Chuyển đổi liên hệ công việc vào một điều khiển hoặc bản ghi khác dựa trên loại bản ghi liên hệ công việc.

  • Sửa thông tin trong bản ghi liên hệ công việc.

  • Tùy chỉnh biểu mẫu liên hệ công việc bằng cách thêm hoặc loại bỏ trường và mục trong danh sách trường.
    Cho thông tin về tùy chỉnh biểu mẫu hoặc tạo biểu mẫu khác để lưu trữ thông tin doanh nghiệp của bạn, hãy xem tạo và tùy chỉnh loại bản ghi và danh sách.

Đầu trang

Tạo bản ghi liên hệ công việc mới

Bản ghi liên hệ công việc có thể giúp bạn theo dõi thông tin mà bạn có về những người mà bạn thực hiện công việc với.

Trong phần này

Thêm theo cách thủ công bản ghi liên hệ công việc mới

Nhập liên hệ công việc từ một chương trình khác

Di chuyển hoặc sao chép liên hệ Outlook vào Business Contact Manager

Tạo bản ghi liên hệ công việc từ thông điệp email

Chuyển đổi bản ghi đầu mối thành bản ghi liên hệ công việc

Không có một vài cách để lấy thông tin vào các bản ghi liên hệ công việc. Bạn có thể nhập thông tin vào bản ghi, nhập dữ liệu từ Outlook hoặc các chương trình và sao chép một liên hệ Outlook.

Thông tin có thể bao gồm:

  • Thông tin doanh nghiệp, chẳng hạn như công ty hoặc tổ chức các liên hệ công việc.

  • Thông tin cá nhân chẳng hạn như ngày sinh.

  • Giao tiếp mục lịch sử, chẳng hạn như thông điệp email và cuộc hẹn.

  • Bất kỳ chi tiết mà bạn ghi lại trong các trường tùy chỉnh mà bạn thêm vào biểu mẫu.

    Mẹo: Bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu liên hệ công việc của bạn bằng cách thêm trường được dành riêng cho doanh nghiệp của bạn, hoặc di chuyển các phần để nhấn mạnh thông tin quan trọng nhất cho bạn. Ví dụ, một bán hoa có thể tạo một trường có tên là "Yêu thích hoa" và một chuyên gia hệ thống sưởi có thể tạo một trường có tên là "Lò mô hình". Để biết thêm thông tin về tùy chỉnh biểu mẫu, hãy xem tạo và tùy chỉnh loại bản ghi và danh sách.

Đầu trang

Thêm theo cách thủ công bản ghi liên hệ công việc mới

Nó chỉ mất vài phút để mở biểu mẫu liên hệ công việc trống và nhập một vài khóa phần dữ liệu. Lưu biểu mẫu tạo bản ghi liên hệ công việc mới. Sau này, khi bạn phát triển mối quan hệ của bạn với người đó, bạn có thể mở lại bản ghi và thêm chi tiết khác.

hình

Bạn sẽ nhận thấy sự giống nhau nhiều giữa biểu mẫu liên hệ công việc và biểu mẫu liên hệ Outlook.

Mở biểu mẫu liên hệ công việc

  1. Trong ngăn dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, bấm Trình quản lý liên hệ.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm mới , hãy bấm Liên hệ công việc mới.

Đầu trang

Hoàn thành biểu mẫu liên hệ công việc

Chẳng hạn như hầu hết các biểu mẫu khác, biểu mẫu liên hệ công việc bao gồm tổng quát, chi tiết, và lịch sử trang.

Bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu bằng cách di chuyển các phần và trường, đổi tên trường và thêm mục vào danh sách. Để biết thông tin về tùy chỉnh biểu mẫu hoặc tạo biểu mẫu khác để lưu trữ thông tin doanh nghiệp của bạn, hãy xem tạo và tùy chỉnh loại bản ghi và danh sách.

Trang Chung

Phần liên hệ công việc

  1. Nhập tên đầy đủ và chức danh của liên hệ công việc. Chọn tên tệp dưới dạng , như bạn muốn trong Outlook một biểu mẫu liên hệ.

    Tên đầy đủ là yêu cầu trường duy nhất. Thêm thông tin vào trường khác là tùy chọn.

  1. Gán liên hệ công việc     Để gán liên hệ công việc cho nhân viên khác, trong trường đã gán cho , bấm vào tên nhân viên.

    Ghi chú: Các tên trong danh sách đã gán cho là nhân viên mà bạn đã chia sẻ cơ sở dữ liệu Business Contact Manager. Để biết thêm thông tin về chia sẻ, hãy xem chia sẻ dữ liệu Business Contact Manager của bạn với người dùng khác.

    Phần thông tin Công ty

    Bạn có thể dùng trường công ty hoặc trường tài khoản để lưu trữ tên công ty liên hệ công việc. Sử dụng trường công ty nếu bạn không dùng hồ sơ tài khoản.

    Phần tài khoản được nối kết

    hình

  1. Nối kết liên hệ công việc với tài khoản     Bấm tài khoản để nối kết liên hệ công việc với một Tài khoản.

  2. Trong hộp thoại chọn tài khoản để nối kết đến liên hệ công việc này , bấm tài khoản, sau đó bấm Nối kết với.
    Giá trị của nối kết liên hệ công việc với tài khoản là rằng lịch sử giao tiếp của liên hệ công việc cũng được liệt kê trong lịch sử giao tiếp của bản ghi tài khoản. Nếu nhiều hơn một liên hệ công việc được nối kết với cùng một tài khoản, lịch sử giao tiếp của từng liên hệ công việc được nối kết cũng được liệt kê trong lịch sử liên lạc của tài khoản. Điều này cho phép bạn xem tất cả các lịch sử liên lạc và tất cả các liên hệ công việc liên kết với một tổ chức trong một chỗ. Để biết thêm thông tin về việc chọn bản ghi để nối kết, hãy xem nối kết bản ghi trong Business Contact Manager.

    Các phần Internet, số điện thoại, địa chỉ, và danh thiếp

  3. Nhập email và địa chỉ trang Web, số điện thoại, kinh doanh và địa chỉ nhà riêng. Nhập thông tin để hoàn tất danh thiếp, giống như bạn muốn trong biểu mẫu liên hệ Outlook.
    Một mũi tên bên cạnh tên trường (chẳng hạn như email) cho biết rằng bạn có thể thực hiện nhiều mục nhập trong trường.

    Mẹo: Nếu bạn nhập nhiều hơn một địa chỉ cho một liên hệ công việc, hãy chọn hộp kiểm đây là địa chỉ gửi thư để thiết lập địa chỉ nào được sử dụng trong quá trình phối thư.

    Phần thông tin Nguồn

    hình

  4. Trong phần Thông tin Nguồn, hãy nhập thông tin trong các trường sau đây:

    • Nguồn     Bấm vào phương pháp hoặc hành động theo đó liên hệ công việc này đã biết doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, một quảng cáo, hoặc word miệng.

    • Khởi tạo bởi     Bấm vào nút này để chọn hoạt động tiếp thị hoặc bản ghi kinh doanh (chẳng hạn như liên hệ công việc khác) đã giới thiệu này liên hệ công việc cho doanh nghiệp của bạn.

      Mẹo: Nhập tên của một hoạt động tiếp thị cho phép Business Contact Manager cho Outlook để theo dõi kiểu và số bản ghi kết quả từ các hoạt động. Nó cũng nối kết bản ghi hoạt động tiếp thị để liên hệ công việc. Để biết thêm thông tin về hoạt động tiếp thị, hãy xem tiếp thị sản phẩm và dịch vụ trong Business Contact Manager của bạn.

      Phần Chú thích

  5. Trong phần chú thích , nhập ghi chú, dán chú thích từ các tệp khác, hoặc đính kèm tệp, các mục Outlook, hoặc danh thiếp.

    hình

    Mẹo: Nếu nhiều hơn một đồng nghiệp hoạt động với các liên hệ công việc, nó có thể hữu ích nếu bạn lưu ý khi nhập chú thích. Bấm Thêm các ghi ngày và giờ của mỗi mục nhập.

  6. Khi bạn đã hoàn tất việc nhập thông tin, hãy bấm lưu & đóng.

Đầu trang

Trang Chi tiết

  1. Trên ruy-băng, trong nhóm hiện , hãy bấm chi tiết để hiển thị trang chi tiết .

  2. Nhập thông tin thêm về công việc của người đó, và dữ liệu, chẳng hạn như ngày sinh, trạng thái thanh toán, xem bản ghi có hoạt động hay không, và chọn phương thức liên lạc ưu tiên.

Trang Lịch sử

  1. Trên Ribbon, trong nhóm Hiển thị, bấm Lịch sử để hiển thị trang Lịch sử.

  2. Thêm hoặc xem các mục lịch sử liên lạc như thông điệp email, ghi chú công việc hoặc cuộc hẹn.

    Làm thế nào để tôi thêm mục lịch sử liên lạc?

    1. Dưới Lịch sử Liên lạc, bấm vào Mới, rồi bấm vào kiểu mục mà bạn muốn thêm.

    2. Nhập thông tin trên biểu mẫu, rồi bấm Lưu & Đóng.

      Để biết thêm thông tin về các mục lịch sử liên lạc, hãy xem theo dõi liên lạc của bạn với khách hàng trong Business Contact Manager.

  3. Nếu bạn muốn tìm kiếm một mục cụ thể, bạn có thể tìm kiếm hoặc lọc danh sách các mục lịch sử liên lạc.

    1. Làm thế nào để tôi tìm kiếm danh sách các mục lịch sử liên lạc?

      • Trong hộp Tìm kiếm, nhập thông tin mà bạn đang tìm kiếm, rồi bấm vào nút Tìm kiếm Biểu tượng Tìm kiếm .

        Ghi chú: Chỉ trường Chủ đề và Được nối kết với được tìm kiếm. Để liệt kê tất cả các mục của một kiểu nhất định, chẳng hạn như thông điệp email, hãy sử dụng một bộ lọc.

    2. Làm thế nào để tôi lọc danh sách các mục lịch sử liên lạc?

      • Trong Ribbon, bấm tab Xem.

      • Trong nhóm Lọc, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

        • Bấm vào kiểu bộ lọc, chẳng hạn như Kiểu Mục mà bạn muốn áp dụng, rồi bấm bộ lọc.

        • Bấm Bộ lọc, sau đó chọn tiêu chí cho bộ lọc.

          Để biết thêm thông tin về bộ lọc, hãy xem Lọc hồ sơ trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Nhập liên hệ công việc từ một chương trình khác

Bạn có thể nhập liên hệ công việc và các loại bản ghi từ các chương trình chẳng hạn như ACT! và Microsoft Excel.

Để biết thông tin về cách nhập dữ liệu từ các chương trình khác, hoặc thư mục liên hệ Outlook của bạn, hãy xem nhập dữ liệu của bạn vào Business Contact Manager.

Đầu trang

Di chuyển hoặc sao chép liên hệ Outlook vào Business Contact Manager

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm nút Liên hệ.

  2. Trong danh sách liên hệ, hãy bấm vào liên hệ mà bạn muốn di chuyển đến Business Contact Manager cho Outlook.
    Làm thế nào để tôi chọn nhiều bản ghi?

    Để chọn bản ghi liền kề nhau, hãy nhấn phím SHIFT, rồi bấm vào bản ghi đầu tiên và cuối cùng của nhóm mà bạn muốn thêm vào. Để chọn bản ghi không liền kề, hãy nhấn phím CTRL, rồi bấm bản ghi riêng lẻ. Để chọn tất cả các bản ghi, bấm vào một hồ sơ, rồi nhấn CTRL+A.

    Để sao chép toàn bộ nội dung của thư mục liên hệ Outlook của bạn vào Business Contact Manager, hãy nhập thư mục liên hệ Outlook của bạn vào liên hệ công việc. Để biết thông tin về cách nhập, hãy xem nhập dữ liệu của bạn vào Business Contact Manager.

  3. Trên ruy-băng, trong nhóm công việc , hãy thực hiện một trong các thao tác sau.

    • Di chuyển liên hệ   

      1. Bấm tạo bản ghi.

      2. Trỏ tới di chuyển vào Business Contact Manager, sau đó bấm Liên hệ công việc hoặc loại bản ghi mà bạn muốn.

    • Sao chép liên hệ   

      1. Bấm tạo bản ghi.

      2. Trỏ tới sao chép vào Business Contact Manager, sau đó bấm Liên hệ công việc hoặc loại bản ghi mà bạn muốn.

Nếu bạn muốn truy nhập liên hệ công việc của bạn trên điện thoại di động của bạn như cách bạn làm liên hệ Outlook của bạn, bạn có thể dùng tính năng đồng bộ liên hệ công việc để bao gồm các liên hệ công việc của bạn trong thư mục liên hệ Outlook của bạn. Để biết thông tin về đồng bộ liên hệ công việc, hãy xem truy nhập liên hệ công việc từ xa: sử dụng đồng bộ hóa trong Business Contact Manager.

Quan trọng: Bạn có thể kết thúc với bản ghi trùng lặp trong thư mục liên hệ của bạn nếu được bật tính năng đồng bộ liên hệ công việc. Tính năng đồng bộ liên hệ công việc tự động bao gồm bản ghi liên hệ công việc trong thư mục liên hệ Outlook của bạn. Khi liên hệ được di chuyển hoặc sao chép vào thư mục liên hệ công việc, họ sẽ được hiển thị trong thư mục liên hệ của bạn như liên hệ công việc quá.

Đầu trang

Tạo bản ghi liên hệ công việc từ thông điệp email

Bạn có thể tạo bản ghi liên hệ công việc từ thông điệp email từ một khách hàng mới.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm hộp thư đến.

  2. Bấm đúp vào thông điệp email để mở nó.

  3. Trên Ribbon, trong nhóm Công việc, bấm Tạo Bản ghi.

  4. Bấm Liên hệ công việc, hoặc loại bản ghi liên hệ công việc mà bạn muốn tạo bằng cách dùng địa chỉ email trên dòng từ của thư.

Bạn có thể tạo liên hệ công việc từ các địa chỉ email trong thư bằng cách bấm chuột phải vào tên, trỏ đến tạo trong Business Contact Manager, rồi bấm Liên hệ công việc.

Đầu trang

Chuyển đổi bản ghi đầu mối thành bản ghi liên hệ công việc hoặc chuyển đổi một điều khiển vào một liên hệ công việc

Nói chung, thông tin về một khách hàng tiềm năng được lưu trữ trong một bản ghi đầu mối. Khi người đó sẽ trở thành một khách hàng thực sự, bạn có thể chuyển đổi bản ghi đầu mối thành bản ghi liên hệ công việc.

Bạn cũng có thể chuyển đổi liên hệ công việc vào một điều khiển hoặc kiểu bản ghi khác dựa trên loại bản ghi liên hệ công việc.

Bạn có thể tạo các loại bản ghi mới chẳng hạn như nhân viên hoặc nhà cung cấp bằng cách bắt đầu với biểu mẫu liên hệ công việc. Để biết thêm thông tin về cách tạo các loại bản ghi mới, hãy xem tạo và tùy chỉnh loại bản ghi và danh sách.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm Quản lý Liên hệ.

  2. Trong workspace, hãy bấm vào điều khiển tab.

  3. Bấm đúp vào bản ghi mà bạn muốn chuyển đổi.

  4. Trên ruy-băng, trong nhóm sửa , bấm Chuyển đổi thành, sau đó bấm Liên hệ công việc.

  5. Sửa bản ghi mới theo nhu cầu.

  6. Khi bạn hoàn tất, hãy bấm Lưu & Đóng.

Đầu trang

Sửa bản ghi liên hệ công việc

Khi bạn thực hiện công việc với liên hệ công việc của bạn, bạn tìm hiểu thêm về chúng có thể bao gồm cách họ muốn liên hệ, tên của họ trợ lý, số điện thoại mới và tiếp tục. Giữ lập với dòng thông tin này là một nhiệm vụ hàng ngày mà bạn có thể đơn giản hóa bằng liên tục Cập Nhật và lưu bản ghi liên hệ công việc của bạn. Bạn có thể mở một bản ghi liên hệ công việc để thêm hoặc sửa thông tin, hoặc để xem các mục lịch sử liên lạc như thông điệp email được nối kết với liên hệ công việc.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm Quản lý Liên hệ.

  2. Trong workspace, hãy bấm vào tab Liên hệ công việc , sau đó:

    • Cuộn đến liên hệ công việc mà bạn muốn mở, rồi sau đó bấm đúp vào nó.

      —hoặc—

    • Dùng hộp tìm kiếm để nhập thông tin về liên hệ công việc mà bạn đang tìm kiếm và sau đó bấm đúp vào bản ghi.

  3. Thêm hoặc sửa thông tin theo nhu cầu.

    Mẹo: Nếu bạn có một địa chỉ email cho tài khoản, bạn có thể đảm bảo rằng thông điệp email đến và từ tài khoản tự động được bao gồm trong lịch sử giao tiếp của bản ghi. Trong nhóm sửa , bấm Theo dõi email và sau đó bấm theo dõi và quản lý nối kết. Chọn hộp kiểm cho địa chỉ email của tài khoản, sau đó bấm OK. Để biết thêm thông tin về tự động nối kết thông điệp email vào bản ghi, hãy xem thông điệp email nối kết và theo dõi trong Business Contact Manager.

  4. Khi bạn thực hiện xong, hãy bấm lưu & đóng.

Mẹo: Với một tính năng được gọi là sửa hàng loạt, bạn có thể sửa nội dung của một trường trong nhiều bản ghi liên hệ công việc. Đây là thuận tiện, ví dụ, nếu bạn muốn nhập một địa chỉ Web cho một chục liên hệ công việc tất cả những người làm việc ở trong cùng công ty. Để biết thêm thông tin về cách sửa đồng thời nhiều bản ghi, hãy xem sửa nhiều bản ghi đồng thời trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Lọc danh sách liên hệ công việc của bạn

Bạn không cần cuộn qua tất cả các liên hệ công việc của bạn để tìm những gì bạn muốn. Thay vào đó, bạn có thể lọc danh sách liên hệ công việc bất sao cho bạn thấy chỉ các bản ghi mà bạn quan tâm.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm Quản lý Liên hệ.

  2. Trong workspace, bấm chuột phải vào tab Liên hệ công việc , và sau đó bấm sửa đổi.

  3. Trong hộp thoại Tab sửa đổi , bấm bộ lọc.

  4. Trong hộp thoại Bộ lọc liên hệ công việc , bạn có thể dùng một hoặc cả hai thao tác sau:

    • Bộ lọc đơn giản     Chọn hoặc xóa thể loại cài sẵn.

    • Bộ lọc nâng cao     Tạo nhiều bộ lọc để lọc lựa chọn của bạn.

Danh sách đã lọc này có thể được dùng để tạo một tab tùy chỉnh, danh sách cuộc gọi hoặc danh sách gửi thư. Nó cũng có thể dùng làm cơ sở của báo cáo hoặc một tiện ích.

Để biết thêm thông tin về cách lọc, hãy xem lọc bản ghi trong Business Contact Manager. Để biết thêm thông tin về báo cáo, hãy xem sử dụng báo cáo và biểu đồ trong Business Contact Manager. Để biết thêm thông tin về Tiện ích, hãy xem sử dụng tiện ích trong Business Contact Manager.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×