Sử dụng danh bạ Outlook làm nguồn dữ liệu để phối thư

Sử dụng danh bạ Outlook làm nguồn dữ liệu để phối thư

Khi bạn có hàng loạt thư cần gửi cho mọi người trên danh sách liên hệ trong Outlook của mình, bạn có thể sử dụng tính năng phối thư trong Word. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách liên hệ Outlook làm nguồn dữ liệu để phối thư. Danh sách liên hệ là một sổ địa chỉ được sử dụng để thu thập và sắp xếp thông tin về mọi người.

Thực hiện phối thư bằng danh sách liên hệ Outlook

Bước quan trọng nhất trong quá trình phối thư là thiết lập và chuẩn bị dữ liệu để phối thư. Thẻ liên hệ Outlook có thể chứa các thông tin cơ bản—tên, địa chỉ email và thông tin bổ sung, như địa chỉ đường, số điện thoại và ảnh. Để thêm nhiều liên hệ vào sổ địa chỉ Outlook của bạn, xem mục Thêm liên hệ.

Khi danh sách liên hệ Outlook của bạn đã sẵn sàng, hãy làm theo các bước bên dưới để thực hiện phối thư với Word.

  1. Trong thư mục Liên hệ của Outlook, trên tab Trang đầu của Dải băng, chọn Phối Thư.

    Nút Phối Thư nằm trên tab Trang đầu trong nhóm Hành động

  2. Trong hộp thoại Phối Thư cho Liên hệ, chọn các tùy chọn bạn muốn, rồi chọn Loại tài liệu bạn muốn tạo. Bấm OK.

    Bấm vào Phối Thư trên tab Trang đầu của thư mục Danh bạ để bắt đầu phối thư

    Ghi chú: 

    • Nếu bạn chỉ muốn phối thư cho liên hệ được chọn, chọn nút chọn một Chỉ liên hệ được chọn. Tuy nhiên, bạn sẽ phải chọn những liên hệ đó trước khi đến điểm này, vì vậy, nếu sau đó bạn không chọn Hủy bỏ, hãy quay lại thư mục Liên hệ, chọn liên hệ, rồi bắt đầu lại ở bước 1.

    • Nếu bạn đã tạo và lưu tài liệu phối Word, hãy thay đổi nút chọn một thành Tài liệu hiện có và chỉ định tài liệu đó. Nếu không, hãy đánh dấu chọn nút chọn một Tài liệu mới và Word sẽ nhắc bạn tạo tài liệu mới khi đến bước 3.

    • Nếu bạn dự định sử dụng danh sách này lại trong tương lai, hãy đánh dấu chọn hộp Tệp vĩnh viễn, rồi đặt tên cho tệp liên hệ của bạn để lưu tệp. Điều này đặc biệt tiện lợi khi bạn đã chọn một tập hợp liên hệ cụ thể để phối và sẽ muốn sử dụng lại tập hợp đó mà không cần phải chọn liên hệ theo cách thủ công mỗi lần sử dụng.

  3. Microsoft Word sẽ mở ra. Tùy theo tùy chọn bạn đã chọn ở bước 2, bạn sẽ có tài liệu phối được tạo sẵn hoặc tài liệu trống mới. Nhập văn bản bất kỳ bạn muốn xuất hiện trên từng tài liệu đã phối của mình.

    Ghi chú: Nếu bạn muốn thêm trợ giúp cho quy trình phối thư, trên tab Gửi thư, trong nhóm Bắt đầu Phối Thư, chọn Bắt đầu Phối Thư>Trình hướng dẫn Phối Thư Từng Bước. Bạn có thể tham khảo thông tin trong bài viết này khi đến Bước 3 trong Trình hướng dẫn Phối Thư, Chọn người nhận.

  4. Chèn trường phối thư kéo thông tin từ danh sách liên hệ Outlook vào tài liệu của bạn.

    Ghi chú: Ví dụ về trường phối thư bao gồm:

    • Khối Địa chỉ. Dùng để thêm tên đầy đủ và địa chỉ của người nhận từ danh sách liên hệ Outlook của bạn vào thư hoặc email.

      Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn, chọn Khối Địa chỉ.

    • Dòng lời chào. Dùng để thêm lời chào (như Kính gửi Bà Mills) vào thư hoặc email.

      Trên tab Gửi thư, trong nhóm Viết & Chèn, chọn Dòng Lời chào.

    Nhóm Ghi và Chèn trường giúp bạn chèn các trường vào một tài liệu phối.

    Để biết thêm thông tin về việc thêm trường phối từ liên hệ Outlook của bạn, xem mục Chèn trường phối thư.

  5. Khi tài liệu của bạn đã sẵn sàng, hãy chọnXem trước Kết quả, rồi chọn nút ghi Tiếp theo Nút bản ghi tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư hoặc Trước đó Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư để xem từng bản tài liệu cụ thể.

  6. Để hoàn tất quy trình phối, trong nhóm Kết thúc, chọn Kết thúc & Phối, rồi chọn In Tài liệu hoặc Gửi Thư Email.

Lưu phối thư của bạn

Khi bạn lưu tài liệu phối thư, tài liệu đó vẫn duy trì kết nối với nguồn dữ liệu.

Để sử dụng lại tài liệu phối thư của bạn

  • Mở tài liệu phối thư, rồi chọn khi Word nhắc bạn duy trì kết nối.

Để chỉnh sửa danh sách gửi thư của bạn

  • Mở tài liệu phối thư, rồi chọn Chỉnh sửa Danh sách Người nhận để sắp xếp, lọc và chọn địa chỉ cụ thể.

Bạn có câu hỏi về phối tài liệu Word mà chúng tôi chưa trả lời tại đây không?

Đăng câu hỏi vào diễn đàn cộng đồng Word

Giúp chúng tôi cải thiện Outlook

Bạn có đề xuất về cách chúng tôi có thể cải thiện phối thư (hay bất cứ tính năng nào khác) trong Outlook không? Nếu có, vui lòng truy nhập mục Outlook User Voice và cho chúng tôi biết!

Chủ đề Liên quan

Phối Thư - Video hướng dẫn dài 10 phút miễn phí
Phối thư với phong bì

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×