Sử dụng dòng công việc Ba trạng thái

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Dòng công việc ba trạng thái được thiết kế để theo dõi trạng thái của một mục danh sách thông qua ba trạng thái (giai đoạn). Nó có thể được dùng để quản lý quy trình kinh doanh yêu cầu tổ chức để theo dõi một lượng lớn vấn đề hoặc mục, chẳng hạn như vấn đề hỗ trợ khách hàng, mối bán hàng hoặc nhiệm vụ dự án.

Trong bài viết này

Dòng công việc Ba trạng thái hoạt động như thế nào?

Thiết đặt danh sách để dùng với dòng công việc Ba trạng thái

Thêm một dòng công việc Ba trạng thái vào một danh sách

Bắt đầu một dòng công việc ba trạng thái trên một mục

Hoàn tất một nhiệm vụ dòng công việc trong một dòng công việc Ba trạng thái

Dòng công việc Ba trạng thái hoạt động như thế nào?

Dòng công việc ba trạng thái hỗ trợ quy trình kinh doanh yêu cầu tổ chức để theo dõi trạng thái của vấn đề hoặc mục qua ba trạng thái khác nhau và hai chuyển tiếp giữa các trạng thái. Với từng hiệu ứng chuyển tiếp giữa trạng thái, dòng công việc gán nhiệm vụ cho một người và gửi người đó một cảnh báo email về nhiệm vụ. Khi hoàn tất nhiệm vụ này, dòng công việc cập nhật trạng thái của mục và tiến triển vào trạng thái tiếp theo. Dòng công việc ba trạng thái được thiết kế để làm việc với mẫu danh sách Theo dõi vấn đề , nhưng nó có thể dùng với bất kỳ danh sách nào được thiết lập để chứa một lựa chọn cột với ba hoặc nhiều giá trị. Các giá trị trong cột này lựa chọn đóng vai trò là trạng thái dòng công việc theo dõi.

Dòng công việc ba trạng thái có thể được dùng để quản lý quy trình kinh doanh yêu cầu tổ chức để theo dõi một lượng lớn vấn đề hoặc mục, chẳng hạn như vấn đề hỗ trợ khách hàng, mối bán hàng hoặc nhiệm vụ dự án. Ví dụ, nhân viên ở một sự kiện nhỏ lập kế hoạch công ty có thể sử dụng danh sách theo dõi vấn đề và một dòng công việc ba trạng thái tùy chỉnh để quản lý nhiều nhiệm vụ liên quan đến sự kiện họ có kế hoạch. Dòng công việc ba trạng thái theo dõi các nhiệm vụ lập kế hoạch sự kiện qua ba trạng thái: hiện hoạt, sẵn sàng để xem lạihoàn thành. Tất cả các nhiệm vụ chuẩn bị sự kiện liên quan đến một sự kiện cụ thể được biên soạn vào danh sách theo dõi vấn đề đã được tạo cho sự kiện đó và được đánh dấu là hiện hoạt. Điều phối sự kiện dòng công việc giao nhiệm vụ riêng lẻ để các thành viên nhóm của người đó và sau đó bắt đầu dòng công việc ba trạng thái trên các mục để khởi tạo làm việc với nhiệm vụ sự kiện.

Khi dòng công việc bắt đầu, nó sẽ tạo ra một nhiệm vụ cho người đó chỉ định. Khi một thành viên nhóm nhận được một nhiệm vụ, thì người thực hiện việc yêu cầu để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này có thể làm việc diễn ra bên ngoài vào danh sách hoặc trang web có danh sách theo dõi vấn đề. Ví dụ, nếu một thành viên nhóm nhận được một nhiệm vụ dòng công việc phát triển một kế hoạch phục vụ, thì người liên hệ với một công ty phục vụ và đó có thể làm việc với chúng phát triển một gói. Khi lập kế hoạch phục vụ được soạn thảo, thành viên nhóm đánh dấu nhiệm vụ dòng công việc của họ là hoàn thành. Tại thời điểm này, dòng công việc cập nhật trạng thái nhiệm vụ sự kiện trong danh sách theo dõi vấn đề từ hoạt động để sẵn sàng để xem lạivà nó sẽ tạo ra một nhiệm vụ thứ hai để điều phối sự kiện để xem lại gói phục vụ. Sau khi điều phối sự kiện giá và phê duyệt phục vụ lập kế hoạch, cô ấy đánh dấu nhiệm vụ dòng công việc của cô là hoàn thành và dòng công việc cập nhật trạng thái nhiệm vụ từ sẵn sàng để xem lại để hoàn thành.

Một người dự dòng công việc có thể hoàn tất một nhiệm vụ dòng công việc trong một dòng công việc ba trạng thái trong hai cách khác nhau. Một người dự có thể sửa nhiệm vụ dòng công việc để đánh dấu là hoàn thành, hoặc một người dự có thể thay đổi trạng thái của dòng công việc, trong danh sách mục (nếu người dự có quyền thay đổi danh sách này). Nếu một người dự theo cách thủ công Cập nhật trạng thái của dòng công việc, trong danh sách mục, nhiệm vụ dòng công việc đã hoàn tất. Nếu người dự chỉnh sửa nhiệm vụ dòng công việc để đánh dấu là hoàn thành, trạng thái của dòng công việc, trong danh sách mục được Cập Nhật để hoàn thành.

Các hành động trong dòng công việc ba trạng thái trong ví dụ này làm theo quy trình này:

Lưu đồ ví dụ của dòng công việc Ba trạng thái

Đầu Trang

Thiết đặt danh sách để dùng với dòng công việc Ba trạng thái

Trước khi bạn có thể dùng một dòng công việc ba trạng thái, bạn phải thiết lập một danh sách để dùng kết hợp với dòng công việc. Danh sách này phải chứa các mục mà bạn dự định theo dõi hoặc quản lý bằng cách sử dụng dòng công việc. Mẫu danh sách Theo dõi vấn đề được thiết kế để hoạt động với dòng công việc ba trạng thái, nhưng bạn cũng có thể tạo một danh sách tùy chỉnh để dùng với các dòng công việc. Nếu bạn tạo một danh sách tùy chỉnh để dùng với dòng công việc ba trạng thái, bạn phải đảm bảo rằng danh sách chứa ít nhất một cột lựa chọn bao gồm ba hoặc nhiều lựa chọn giá trị. Khi bạn thiết lập một dòng công việc ba trạng thái để sử dụng với danh sách, bạn phải xác định lựa chọn cột chứa các giá trị trạng thái dòng công việc sẽ theo dõi.

Tạo một danh sách theo dõi vấn đề dùng với dòng công việc ba trạng thái

Theo mặc định, bạn có thể dùng dòng công việc Ba trạng thái với bất kỳ danh sách nào mà bạn tạo ra từ mẫu danh sách Theo dõi Vấn đề.

  1. Bấm Xem tất cả nội dung trang, sau đó bấm tạo tất cả trang nội dung trang.

    Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể dùng menu Hành động Site Ảnh nút thay vào đó để hoàn tất bước này.

  1. Bên dưới theo dõi, hãy bấm Theo dõi vấn đề.

    1. Trong hộp tên , nhập tên cho danh sách. Tên danh sách được yêu cầu.

      Tên xuất hiện ở phía trên cùng của trang danh sách, trở thành một phần của địa chỉ Web cho trang danh sách và xuất hiện trong các thành phần điều hướng giúp người dùng để tìm và mở danh sách.

  2. Trong hộp Mô tả, hãy nhập mô tả mục đích của danh sách. Mô tả là tùy chọn.

  3. Để thêm một nối kết này danh sách trên khởi động nhanh, bấm trong phần dẫn hướng .

  4. Bấm Tạo.

Tạo một danh sách tùy chỉnh dùng dòng công việc Ba trạng thái

Nếu bạn muốn tạo một danh sách tùy chỉnh để dùng với dòng công việc ba trạng thái, bạn phải thêm ít nhất một lựa chọn cột chứa các giá trị trạng thái dòng công việc sẽ theo dõi.

  1. Bấm Xem tất cả nội dung trang, sau đó bấm tạo tất cả trang nội dung trang.

    Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể dùng menu Hành động Site Ảnh nút thay vào đó để hoàn tất bước này.

  1. Bên dưới Danh sách tùy chỉnh, bấm Danh sách tùy chỉnh.

    1. Trong hộp tên , nhập tên cho danh sách. Tên danh sách được yêu cầu.

      Tên xuất hiện ở phía trên cùng của trang danh sách, trở thành một phần của địa chỉ Web cho trang danh sách và xuất hiện trong các thành phần điều hướng giúp người dùng để tìm và mở danh sách.

  2. Trong hộp Mô tả, hãy nhập mô tả mục đích của danh sách. Mô tả là tùy chọn.

  3. Để thêm một nối kết này danh sách trên khởi động nhanh, bấm trong phần dẫn hướng .

  4. Bấm Tạo.

Tùy chỉnh một danh sách tùy chỉnh bằng dòng công việc Ba trạng thái

  1. Nếu danh sách chưa được mở, bấm tên của nó trên khởi động nhanh.

    Nếu tên danh sách của bạn sẽ không xuất hiện, hãy bấm Xem tất cả nội dung trang, sau đó bấm vào tên của danh sách của bạn.

  2. Trên thiết đặt menu menu thiết đặt , hãy bấm Thiết đặt danh sách.

  3. Tại mục Cột, bấm vào Tạo Cột.

  4. Trong phần tên và kiểu , bên dưới tên cột, nhập tên của cột mà bạn muốn dùng để xác định các giá trị trạng thái cho dòng công việc.

  5. Tại mục Kiểu thông tin trong cột này là, hãy chọn Lựa chọn (menu để chọn từ đó).

  6. Trong phần Thiết đặt Bổ sung cho Cột, tại mục Mô tả, hãy nhập mô tả tùy chọn cho cột.

  7. Tại mục Yêu cầu cột này chứa thông tin, bấm vào .

  8. Trong hộp danh sách bên dưới nhập từng lựa chọn trên một dòng riêng biệt, hãy nhập ba hoặc nhiều lựa chọn giá trị mà bạn muốn cho cột này.

    Các giá trị này sẽ trở thành trạng thái cho dòng công việc.

  9. Tại mục Hiển thị lựa chọn bằng, hãy chọn Menu Thả Xuống hoặc Nút Radio.

  10. Tại mục Cho phép lựa chọn 'Điền vào', hãy bấm Không.

  11. Xác định liệu bạn muốn một giá trị mặc định cụ thể cho cột này hay bạn muốn thêm nó vào dạng xem mặc định cho danh sách.

  12. Bấm OK.

Đầu Trang

Thêm một dòng công việc Ba trạng thái vào một danh sách

Bạn phải thêm một dòng công việc ba trạng thái vào danh sách trước khi bạn có thể dùng nó trên các mục trong danh sách đó. Khi bạn thêm dòng công việc ba trạng thái vào danh sách, bạn chỉ rõ cột nào trong danh sách chứa các giá trị trạng thái mà bạn muốn dòng công việc theo dõi. Bạn cũng chỉ rõ thông tin về những gì bạn muốn xảy ra ở từng giai đoạn của dòng công việc. Ví dụ, bạn có thể xác định những cá nhân cho ai sẽ được giao nhiệm vụ và các chi tiết của email thông báo cho người nhận nhận nhiệm vụ đó.

Bạn phải có quyền Quản lý Danh sách để thêm một dòng công việc vào danh sách.

  1. Hãy mở danh sách mà bạn muốn thêm vào dòng công việc Ba trạng thái.

    1. Trên menu Thiết đặt menu thiết đặt , bấm vào Thiết đặt Danh sách, hoặc bấm các thiết đặt cho kiểu thư viện mà bạn đang mở.

      Ví dụ, trong một thư viện tài liệu, hãy bấm Thiết đặt Thư viện Tài liệu.

  2. Tại mục Quyền và Quản lý, bấm vào Thiết đặt dòng công việc.

    Nếu dòng công việc đã được thêm vào danh sách, thư viện, hay kiểu nội dung, bước này sẽ đưa bạn trực tiếp để thay đổi dòng công việc thiết đặt trang, và bạn cần phải bấm Thêm một dòng công việc để đi đến thêm trang dòng công việc. Nếu không có dòng công việc đã được thêm vào danh sách, thư viện, hay kiểu nội dung, bước này sẽ đưa bạn trực tiếp đến thêm trang dòng công việc.

  3. Trên trang thay đổi dòng công việc thiết đặt, bấm Thêm một dòng công việc.

  4. Trên trang thêm một dòng công việc, trong phần dòng công việc , bấm ba trạng thái bên dưới chọn một mẫu dòng công việc.

  5. Trong phần Tên, hãy nhập tên duy nhất cho dòng công việc.

  6. Trong phần Danh sách Nhiệm vụ, hãy xác định một danh sách công việc dùng với dòng công việc.

    • Bạn có thể sử dụng danh sách nhiệm vụ mặc định hoặc bạn có thể tạo một mật khẩu mới. Nếu bạn sử dụng danh sách nhiệm vụ mặc định, người tham gia dòng công việc sẽ có thể tìm và xem nhiệm vụ dòng công việc của mình dễ dàng bằng cách dùng dạng xem Nhiệm vụ của tôi của danh sách nhiệm vụ .

    • Tạo một danh sách nhiệm vụ mới nếu nhiệm vụ cho dòng công việc này sẽ hiển thị dữ liệu nhạy cảm hoặc bí mật mà bạn muốn giữ riêng khỏi danh sách nhiệm vụ chung.

    • Tạo một danh sách nhiệm vụ mới nếu tổ chức của bạn sẽ có nhiều dòng công việc hoặc nếu dòng công việc sẽ liên quan đến nhiều nhiệm vụ. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn tạo danh sách nhiệm vụ cho từng dòng công việc.

  7. Trong phần Danh sách Lịch sử, hãy chọn một danh sách lịch sử để sử dụng với dòng công việc này. Danh sách lịch sử hiển thị tất cả sự kiện xảy ra trong từng trường hợp của dòng công việc.

    Bạn có thể sử dụng danh sách lịch sử mặc định hoặc bạn có thể tạo một mật khẩu mới. Nếu tổ chức của bạn sẽ có nhiều dòng công việc, bạn có thể muốn tạo một danh sách lịch sử riêng cho từng dòng công việc.

  8. Trong phần Tùy chọn Bắt đầu, hãy thực hiện một trong những điều sau đây:

    • Nếu bạn muốn cho phép dòng công việc để bắt đầu theo cách thủ công, hãy chọn hộp kiểm cho phép dòng công việc này bắt đầu theo cách thủ công bằng người dùng được xác thực có quyền sửa mục . Chọn hộp kiểm Yêu cầu quản lý liệt kê quyền để bắt đầu dòng công việc nếu bạn muốn để yêu cầu bổ sung quyền để bắt đầu dòng công việc.

    • Nếu bạn muốn dòng công việc bắt đầu tự động khi mục mới được tạo ra, hãy chọn hộp kiểm Bắt đầu dòng công việc này khi một mục mới được tạo ra.

  9. Bấm Tiếp.

  10. Trong phần Trạng thái dòng công việc, tại mục Chọn một trường 'Lựa chọn', hãy chọn cột Lựa chọn từ danh sách chứa các giá trị mà bạn muốn dùng cho các trạng thái trong dòng công việc của mình, sau đó chọn các giá trị cột mà bạn muốn cho Trạng thái ban đầu, Trạng thái giữaTrạng thái cuối cùng của dòng công việc.

  11. Trong hai phần Xác định những gì bạn muốn xảy ra khi khởi tạo một dòng công việc (tùy chọn cho nhiệm vụ đầu tiên trong dòng công việc) và Xác định những gì bạn muốn xảy ra khi dòng công việc chuyển sang trạng thái giữa (tùy chọn cho nhiệm vụ thứ hai trong dòng công việc) xác định thông tin sau:

    Chi tiết Nhiệm vụ

Tiêu đề Nhiệm vụ:

Nhập bất kỳ thông tin nào bạn muốn đưa vào trong tiêu đề nhiệm vụ. Nếu bạn chọn hộp kiểm bao gồm danh sách trường , thông tin tiêu đề cho mục danh sách được thêm vào thư tùy chỉnh.

Mô tả Nhiệm vụ:

Nhập bất kỳ thông tin nào bạn muốn bao gồm trong mô tả nhiệm vụ. Nếu bạn chọn hộp kiểm bao gồm danh sách trường , thông tin tiêu đề cho mục danh sách được thêm vào thư tùy chỉnh. Nếu bạn chọn hộp kiểm chèn nối kết đến danh sách mục , nối kết đến mục danh sách được bao gồm trong mô tả.

Ngày Đến hạn của Nhiệm vụ:

Nếu bạn muốn xác định ngày đến hạn cho nhiệm vụ, chọn hộp kiểm bao gồm danh sách trường , sau đó chọn cột ngày tháng từ danh sách chứa đến ngày thông tin mà bạn muốn dùng.

Giao Nhiệm vụ Cho:

Để giao nhiệm vụ cho một người cụ thể trong danh sách, hãy bấm Bao gồm trường danh sách, sau đó chọn cột từ danh sách chứa thông tin người dùng mà bạn muốn sử dụng. Khi dòng công việc này bắt đầu, nhiệm vụ đầu tiên được giao cho người có tên xuất hiện trong cột này của mục dòng công việc.

Để gán nhiệm vụ này trong tất cả phiên bản của dòng công việc này cho một người bạn xác định, bấm tùy chỉnh, và rồi nhập hoặc chọn tên của người mà bạn muốn giao nhiệm vụ.

Chi tiết email

Chọn hộp kiểm gửi email nếu bạn muốn những người tham gia dòng công việc để nhận cảnh báo email về nhiệm vụ dòng công việc của mình.

Nếu bạn muốn đảm bảo rằng người tham gia dòng công việc nhận được email cảnh báo và lời nhắc về nhiệm vụ dòng công việc của mình sau khi dòng công việc được bắt đầu, hãy kiểm tra với người quản trị máy chủ của bạn để xác nhận rằng email được kích hoạt cho site của bạn.

Để

Nhập tên của người bạn muốn một cảnh báo email về nhiệm vụ dòng công việc gửi. Chọn hộp kiểm Bao gồm các nhiệm vụ gán cho nếu bạn muốn gửi cảnh báo email cho người sở hữu nhiệm vụ.

Chủ đề

Nhập dòng chủ đề mà bạn muốn dùng cho cảnh báo email. Chọn hộp kiểm Tiêu đề nhiệm vụ sử dụng nếu bạn muốn thêm tiêu đề nhiệm vụ để dòng chủ đề của thông điệp email.

Nội dung

Nhập thông tin mà bạn muốn xuất hiện trong phần nội dung thư của cảnh báo email. Chọn hộp kiểm chèn nối kết đến mục danh sách nếu bạn muốn đưa một nối kết đến danh sách mục trong thư.

  1. Bấm OK.

Đầu Trang

Bắt đầu một dòng công việc ba trạng thái trên một mục

Dòng công việc ba trạng thái trước tiên phải được thêm vào danh sách để làm cho nó sẵn dùng trên các mục trong danh sách đó.

Dòng công việc ba trạng thái có thể được cấu hình để bắt đầu tự động khi mục mới được thêm vào danh sách, hoặc nó có thể được cấu hình để cho phép người dùng có quyền cụ thể để bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công. Một số dòng công việc có thể cho phép cả hai tùy chọn. Để bắt đầu theo cách thủ công một dòng công việc ba trạng thái mục trong danh sách, bạn phải có quyền sửa mục cho danh sách. Một số dòng công việc có thể yêu cầu mà bạn có quyền quản lý danh sách.

Nếu bạn muốn đảm bảo rằng người tham gia dòng công việc nhận được email cảnh báo và lời nhắc về nhiệm vụ dòng công việc của mình sau khi bạn bắt đầu một dòng công việc, hãy kiểm tra với người quản trị máy chủ của bạn để xác nhận rằng email được kích hoạt cho site của bạn.

  1. Mở danh sách chứa mục bạn muốn bắt đầu dòng công việc Ba trạng thái.

  2. Trỏ tới mục mà bạn muốn bắt đầu một dòng công việc, bấm vào mũi tên xuất hiện, sau đó bấm dòng công việc.

    Ghi chú: Lệnh Dòng công việc chỉ sẵn sàng khi mục trong một danh sách hoặc thư viện có ít nhất một dòng công việc liên kết với nó.

  3. Tại mục Bắt đầu Dòng công việc Mới, bấm vào tên của dòng công việc Ba trạng thái mà bạn muốn bắt đầu.

    Dòng công việc bắt đầu ngay.

Đầu Trang

Hoàn tất một nhiệm vụ dòng công việc trong một dòng công việc Ba trạng thái

Để hoàn tất một nhiệm vụ dòng công việc trong dòng công việc Ba trạng thái bạn phải ít nhất có quyền Sửa mục cho các danh sách nhiệm vụ mà các nhiệm vụ dòng công việc được ghi nhận.

  1. Mở danh sách nhiệm vụ cho site, sau đó chọn Nhiệm vụ của tôi trên menu dạng xem để định vị nhiệm vụ dòng công việc của bạn.

    Ghi chú:  Nếu dòng công việc không dùng danh sách Tác vụ mặc định, tác vụ dòng công việc của bạn có thể không xuất hiện trong danh sách Tác vụ. Để định vị tác vụ dòng công việc của bạn, đi đến danh sách hoặc thư viện nơi lưu mục dòng công việc. Trỏ đến tên tác vụ bạn muốn hoàn thành, bấm mũi tên xuất hiện và sau đó bấm Dòng công việc. Trên trang Trạng thái Dòng công việc, trong phần Chạy Dòng công việc, bấm vào tên dòng công việc mà bạn là người tham dự. Dưới Tác vụ, định vị tác vụ dòng công việc.

  2. Trỏ tới tên nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành, hãy bấm vào mũi tên hiển thị, sau đó bấm Sửa Mục.

  3. Trong biểu mẫu xuất hiện, gõ hoặc chọn thông tin được yêu cầu hoàn thành tác vụ.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×